Какви са задълженията на секретар-асистент? Описание на длъжността Референтно звание Какво е референт-секретар.

Пример описание на работатасекретар-асистент (предполага ревизия, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация). Инструкциите могат да се използват като насоки за подготовка за работа като секретар. Почти всички разпоредби на инструкциите в една или друга форма са разкрити в съдържанието на нашия уебсайт. Документът е предоставен за изтегляне като шаблон на Word в края на статията.

1.1. Помощник-секретарят принадлежи към категорията специалист на организацията, приема се и се освобождава със заповед на генералния директор.

1.2. Секретарят-помощник се подчинява директно на генералния директор на организацията.

1.3. Основните задачи на секретаря-помощник са организационно и документално осигуряване на дейността на генералния директор.

1.4. В дейността си секретарят-помощник се ръководи от:

- действащо законодателство Руска федерация;

- устава на организацията;

- Вътрешен трудов правилник (Правилник за персонала);

- разпоредби относно структурните подразделения на организацията и обслужването на предучилищното образователно заведение;

- заповеди (инструкции) на ръководството на организацията;

- нормативни и методически материали по организацията на деловодството;

- тази длъжностна характеристика.

1.5. Секретарят - трябва да знае:

- структурата на организацията, посоката на нейната дейност, разпределението на отговорностите между заместниците на генералния директор, фамилиите, имената, бащините на ръководителите на структурни подразделения, организацията-майка, имената на нейните ръководители, основният партньор организации и тяхното ръководство;

- национални (държавни) стандарти за изпълнение на управленски документи;

- правописни и пунктуационни правила;

- Инструкция по документацията на ръководството на организацията;

- правила за работа на организационно и компютърно оборудване;

- бизнес етикет, етика бизнес комуникация;

- правила за провеждане на телефонни разговори;

- правила за безопасност и противопожарна защита;

- приеми за първа помощ.

1.6. Секретарят трябва да може:

- грим бизнес писма(включително на чужд език), проекти на административни документи, водят протоколи;

- превежда официална кореспонденция на чужд език на търговски партньор;

- работа на компютър в среда WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;

- използвайте базата данни;

- използвайте възможностите на Интернет;

- да получава и предава документи по факс и електронна поща, да извършва копирни работи;

- редактиране на текстове, извършване на корекция;

- да води бизнес преговори;

- при отсъствие на инспектор по персонала, извършват работа по документално осигуряване на дейността на персонала на организацията (издаване на заповеди за персонал, издаване трудови договории друга документация на персонала)

- работа с поверителна документация. ()

Основната задача на помощник-секретаря е да осигурява документация и информационна подкрепа за дейността на генералния директор. За да направите това, секретарят-помощник:

2.1. Ежедневно своевременно получава и преглежда получените документи, извършва регистрацията им, подбира документи, изискващи незабавно разглеждане, подготвя ги за доклад до генералния директор.

2.2. Подготвя проекти на решения за постъпили документи.

2.3. По указание на главния изпълнителен директор той планира работния си ден, коригира и помага за изпълнението му.

2.4. Ежедневно следи за сроковете за изпълнение на документите и устните указания на генералния директор от ръководителите на структурни поделения; го информира за състоянието на изпълнение на поръчките.

2.5. Изготвя проекти на документи от името на генералния директор, съгласува ги с ръководителите на структурни поделения.

2.6. Контролира изпълнението (пълнота на одобряване, наличие и пълнота на приложенията) на изходящи документи, подадени от структурни поделения за подпис до генералния директор.

2.7. Изготвя от името на генералния директор проекти на текстове на неговите изказвания, доклади и доклади, редактира ги, организира препечатване и четене на тези документи.

2.8. Изготвя седмични информационни резюмета за главния изпълнителен директор относно публикации в пресата, свързани с направленията на дейност на организацията.

2.9. Следи публикации в браншови (специални) издания и изготвя тематични рецензии, резюмета по тях и информира изпълнителния директор.

2.10. Контролира безопасността на документите в приемната на генералния директор, правилността на оформянето на делата.

2.11. Участва в работата по подобряване на работния процес в организацията, унифициране на документацията и подобряване работата на предучилищното образователно заведение.

2.12. По указание на генералния директор подготвя заседанията, осигурява воденето и съхраняването на протоколите.

2.13. Организира изпълнението на директорите и указанията на генералния директор за резервация на стаи в хотели, поръчка на самолетни и железопътни билети, настаняване на пътуващи по работа.

2.14. Организира работата на рецепцията, регулира потока от посетители, самостоятелно решава въпроси относно възможността за прием.

2.15. Контролира подготовката на делата на приемната за предаване в архива, предархивната им обработка, подписва описи и актове за унищожаване на документи.

2.16. Рендери методическа помощв работата на секретари (или служители, изпълняващи функциите на секретар) на структурни поделения. ()

За изпълнение на възложените му функции секретарят-помощник е длъжен:

3.1. Поддържайте поверителността на информацията.

3.2. Следвайте заповедите на ръководството.

3.3. Осигурете спазване на правилата и разпоредбите за подготовка и доставка на документи. ...

3.4. Спазвайте правилата за бизнес комуникация, нормите на официалния етикет и официалната командна верига.

3.5. Осигурете безопасността на документите.

3.6. Поддържайте график за присъствието на служителите на работа и го прехвърлете в счетоводния отдел. ()

Секретарят-помощник на генералния директор има право:

4.1. Изисквайте от структурните поделения необходимите материали, както и обяснения за причините за забавянето на изпълнението на задачите и заповедите на генералния директор.

4.2. Разгледайте документите и ги изпратете за изпълнение на ръководители и специалисти на предприятието (в рамките, посочени в специален списък с документи).

4.3. Изисквайте от изпълнителите да ревизират документи, изготвени в нарушение на установените правила за тяхното изготвяне и изпълнение.

4.4. Визуализирайте проектодокументите, представени за подпис до генералния директор.

4.5. Внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на документацията за дейността на организацията, усъвършенстване на формите и методите на управленска работа на базата на използването на електронни технологии.

4.6. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебни задълженияи безопасността на документите, генерирани в дейността на организацията.

4.7. Работа със затворени документи.

4.8. За самостоятелно решаване на въпроси, свързани с непланирани посещения на граждани, телефонни обаждания.

4.9. Правете предложения до ръководството за наказания и награди за служителите на секретариата.

4.10. Участвайте в подбора и назначаването на подчинени служители. ()

Помощник-секретарят отговаря за:

5.1. Качеството на документите, представени за подпис до главния изпълнителен директор.

5.2. Небрежно, небрежно отношение към служебните си задължения.

5.3. Безопасност на документацията, разкриване на поверителна информация.

5.4. Нарушаване на правилата на трудовия график. Инструкции за управление на документите на организацията.

5.5. Неправилно използване на предоставените права, както и използването им за лични цели. ()

Секретарят-помощник на генералния директор в дейността си взаимодейства:

6.1. Със структурни поделения за получаване на необходимата информация и съвместна подготовка на документи.

6.2. С правната служба по одобряване на проекти на нормативни документи.

6.3. С висши организации, с трети организации, органи и администрации по въпроси на получаване и предоставяне на документи, организиране на срещи и контакти на генералния директор. ()

7.1. Висше професионално образование (управление на документи, икономическо или юридическо образование).

7.2. Използването на съвременни организационни технологии и комуникации.

7.3. Владеене на чужд език (английски, немски).

7.4. Трудов опит минимум една година като секретар. ()

По-горе е длъжностната характеристика на помощник-секретаря, изготвена на базата на нива C и D от документа EAPS- Европейската асоциация на професионалните секретари- като се вземат предвид особеностите на работата в организации, малки и средни предприятия в Русия.

Препоръките предвиждат четири нива (A, B, C, D) на изкачване по кариерната стълбица на начинаещ служител - от секретар на машинописец (ниво A), секретар (ниво B), помощник секретар (ниво C) до офис мениджър (D ниво) ...

Както бе споменато, инструкцията предполага нейната ревизия въз основа на спецификата на конкретна организация ( организационна структура, обем на работния процес и др.). Въз основа на тази длъжностна характеристика чрез намаляване на определени функции, предвидени в нея, например водене на бизнес преговори, превод на официални документи на чужди езици и някои други, може да се състави длъжностната характеристика на секретаря и, обратно, чрез добавяне редица функции; като извършване на административна работа, организиране на презентации, провеждане на срещи и т.н., е изготвена длъжностна характеристика за ръководителя на кабинета, ръководителя на предучилищното образователно заведение и накрая офис мениджъра.

1. ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ 1.1. Секретарят-помощник принадлежи към категорията специалисти на предприятието, приема се и се освобождава от директора. 1.2. Основните задачи на помощник-секретаря са организационно и документално осигуряване на управленските дейности. 1.3. Секретарят-помощник се подчинява директно на директора на предприятието. 1.4. В своята дейност помощник-секретарят се ръководи от: - законодателните актове на Руската федерация; - устава на предприятието; - Правилник за функционалните услуги на предприятието; - заповеди (инструкции) на ръководството на предприятието; - нормативни и методически материали по организацията на деловодството; - тази длъжностна характеристика. 1.5. На длъжността секретар-помощник се назначават лица с висше, средно специално образование и трудов стаж най-малко 1 година или без трудов стаж, но подлежащи на обучение в курсовете за помощници секретар. 1.6. Секретарят-помощник трябва да знае следните въпроси: - перспективите за развитие на предприятието, неговата финансово-стопанска дейност; - организация на работа с документи, изготвяне на документация; - организацията на управленската работа; - използването на изчислителни и организационни технологии; - превод на сервизна документация на чужд език на търговски партньор; - трудова култура и етика на обслужване; - охрана на труда, безопасност и противопожарна охрана. 2. ФУНКЦИИ На помощник-секретаря се възлагат следните функции: 2.1. Информационно-справочно обслужване по документите на предприятието. 2.2. Методическо ръководство и контрол по организацията на деловодството в структурните поделения и клоновете на предприятието. 2.3. Документиране на дейността на консултативните органи на предприятието. 2.4. Услуги за оперативно и организационно управление. 2.5. Поддържане на изпълнението на кадровата документация и счетоводство (при отсъствие на инспектор по персонала). 3. СЛУЖЕБНИ ОТГОВОРНОСТИ Секретарят-помощник трябва: 3.1. Извършете подготовка задължителни документи, за осигуряване на финансово-стопанската дейност на предприятието. 3.2. Осигурява прием, счетоводство, регистрация, контрол на изпълнението на документи, информационно-справочни услуги и съхранение на документална информация. 3.3. Контролирайте качеството на подготовката, правилността на съставянето, съгласуването, одобрението на документите, представени за подпис до ръководството на предприятието. 3.4. Наблюдава изпълнението на документите и инструкциите на ръководството, предприема оперативни мерки, насочени към тяхното навременно и качествено изпълнение. 3.5. Извършва организацията на подготовката, вземането на решения и довеждането им до непосредствените изпълнители. Анализирайте предоставените на ръководството сертификати и отчети, дайте компетентни становища по тях. 3.6. Осъществявайте оперативна комуникация с организации на трети страни (както търговски, така и държавни) и отделни граждани по ток дейности на предприятието(телефон, факс и др.). 3.7. Приемайте посетители. 3.8. Извършват работа по документационно осигуряване на кадровата дейност на предприятието: - изпълнение на поръчки за персонал; - регистрация на лични карти от формуляр Т-2 или лични досиета; - Регистрация трудови книжки ; - регистрация и поддържане на трудови договори (споразумения); - регистрация на документи за пътуване; - регистрация на листове за неработоспособност; - водене на табела; - издаване на удостоверения за стаж и заплата. 3.9. Осигурява изпълнението на машинописни и копиращи и размножаващи работи. 3.10. Използвайте персонален компютър като средство за автоматизиране на документацията на предприятието. 3.11. Провеждайте годишен подбор на документи за архивно съхранение или унищожаване. 3.12. Да изпълнява индивидуални указания на ръководството по профила на финансово-стопанската дейност на предприятието. 4. ПРАВА Помощник-секретарят има право: 4.1. Изискайте от функционалните служби необходимите материали, както и обяснения за причините за забавянето на изпълнението на задачите и указания на ръководството. 4.2. Разгледайте документите и ги изпратете за изпълнение на ръководителите и специалистите на предприятието. 4.3. Изисквайте от изпълнителите да преразгледат документи, изготвени в нарушение на установените правила за тяхното изготвяне и изпълнение (GOST 6.38-90), международни правила за изпълнение на документи (ISO). 4.4 Документи за посещение на управленски дейности в рамките на тяхната компетентност. 4.5. Внасяйте в ръководството предложения за подобряване на документацията на предприятието, подобряване на формите и методите на управленска работа въз основа на използването на електронни технологии. 4.6. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в дейността на предприятието. 4.7. Работете с документи с надпис "CT" или "Confidential". 4.8. Взема решения в рамките на тяхната компетентност. 4.9. Взаимодействайте с всички служби (служители) на предприятието по въпросите за проверка на изпълнението на документи и предоставяне на необходимата информация на ръководството. 5. ОТГОВОРНОСТ Помощник-секретарят отговаря за: 5.1. Качеството на документите, представени за подпис до ръководството на предприятието. 5.2. Небрежно, небрежно отношение към регистрацията и управлението на документи. 5.3. Безопасност на документацията, разкриване на информация, класифицирана като "Поверителна" или "CT". 5.4. Неясно и ненавременно изпълнение на служебните задължения, предвидени в тази инструкция. Генерален директор ________________ __________________________ (подпис) (Фамилия, и.д.) Юридически съветник ________________ __________________________ (подпис) (Фамилия, и.д.) ) "__" _________ 199_. КОМЕНТАРИ: ------------ Длъжностна характеристика - документ, който определя функциите, правата и задълженията на служител на предприятието. Длъжностната характеристика е необходима при възникване на спорове, конфликтни ситуации в трудовите правоотношения. Въз основа на длъжностната характеристика се съставя трудов договор със служителя. Длъжностната характеристика се разработва от отдела за персонал, съгласува се с юрисконсулта на предприятието и се одобрява от ръководителя на предприятието. Всички съществени промени в длъжностната характеристика се извършват със заповед на директора (заместник-директора) на предприятието.

Описанието на длъжността не е включено в списъка на необходимите документи на предприятието, но присъствието му позволява ясно да се определи списъкът с права и отговорности, които са възложени на служителите на организацията, включително секретари.

АЗ ОДОБРЯВАМ:
Управител
ООО "Доставки на едро"
Широков/ Широков И.А. /
12 август 2014 г

Длъжностна характеристика на секретаря

Общи положения

1.1. Този документ предписва работни функции, правомощия, отговорност и други условия на труд на секретаря на организацията.

1.2. Длъжността секретар има право да заема лице, което има свидетелство за завършено средно общо образование и е преминало допълнително специално професионално обучение под формата на курсове, с трудов стаж от шест месеца или повече.

1.3. Назначаването и освобождаването на секретаря се извършва по начина, предписан от действащия Кодекс на труда на Руската федерация, с отделна заповед на ръководителя на организацията.

1.4. Директорът на организацията действа като пряк ръководител на секретаря.

1.5. При липса на работно място секретарят трябва да бъде заменен от служител, одобрен със специална заповед на ръководителя на предприятието.

1.6. Секретарят трябва да знае:

- Основи на трудовото право и гражданското право на Руската федерация;

- Структурата на предприятието, ръководен персонал, включително ръководители на отдели;

- Правила за водене на деловодство;

- Правила за правопис, граматика, стилистика, пунктуация и други раздели на писмения руски език, необходими за правилното писане и изпълнение на бизнес документацията;

- Единни, задължителни за ползване формуляри, образци, образци на административни документи;

- Основи на организацията трудови процеси;

- Етика, основи на бизнес комуникацията и стил, вкл. водене на преговори, писане на писма, дрескод и др.;

- Правила, методи за работа с компютърна и офис техника, включително притежаване на приложни компютърни програми (Word, Excel и др.);

- Утвърдени норми и правила за охрана на труда, безопасност и вътрешни правила.

Функционални отговорности

2.1. Списъкът с трудовите функции на секретаря включва следните задачи:

- Навременно осигуряване на безпроблемната работа на кабинета на управителя;

- Планиране на бизнес срещи, срещи, срещи и други събития на ръководителя, тяхната организация;

- Организиране на командировки за ръководителя, вкл. закупуване на билети, наемане на помещения, транспорт и др.

- Преговори по актуални въпроси с ръководителите на структурни поделения, предоставяне на цялата необходима информация от тях до директора на предприятието, както и съобщаване на заповеди и заповеди на директора на служителите;

- Събиране, обработка и предаване на необходимата информация до ръководителя;

- Контрол върху изпълнението на разпорежданията на ръководителя, прехвърлени в правомощията на секретаря;

- Организиране и поддържане на скайп и телефонни разговори на ръководителя, получаване и изпращане на факс съобщения, при отсъствие на ръководителя на работното място - получаване на предадената му информация и довеждането им до ръководителя;

- Закупуване на канцеларски материали за ръководителя;

- Контрол върху работата на офис техниката, своевременно вземане на мерки при нейните повреди и повреди;

- Провеждане на вътрешна и външна офис работа, свързана директно с ръководителя (изготвяне на заповеди, заповеди, писма, договори и др.)

- Организиране на корпоративни събития, празници, обучителни семинари и др.

- Получаване и изпращане на писма;

- Приемане от служители на организацията на документи и лични заявления за одобрение на ръководителя;

- Организиране на процеса на приемане на посетители, които не са служители на предприятието;

- Участие в общи събранияи срещи;

- Добра воля, положително настроение, създаване на благоприятен микроклимат в екипа.

права

Секретарят има следните права:

3.1. Изисквайте условия на труд, благоприятстващи повишаване на производителността на труда му (включително предоставяне на подобрени модели офис оборудване, спазване на правилата за организация на работното място и др.);

3.2. Изискване и получаване на документи, удостоверения, заповеди, заповеди, пряко свързани с дейността му;

3.3. Взаимодейства с ръководителите на отдели, ръководителите на структурни подразделения и висшето ръководство за решаване на въпроси, свързани с работата на организацията;

3.4. Да бъде представител на предприятието в други организации, както държавни, така и търговски, по всички въпроси, които са от неговата компетентност;

3.5. Посещавайте опреснителни курсове;

3.6. Отказва да изпълнява трудови задължения, ако нещо застрашава живота или здравето му на работното място.

Отговорност

Отговорността на секретаря (стриктно в рамките на действащото законодателство) е предвидена за възникване на следните ситуации:

4.1. Лошо или ненавременно изпълнение на професионалните функции, както и пълен отказ от работа;

4.2. Отказ от изпълнение на инструкции, задачи, въпроси, заповеди и заповеди на ръководителя;

4.3. Умишлено и систематично предоставяне на невярна или непълна информация относно работата му;

4.4. Небрежност при осигуряване на мерките за охрана на труда, вътрешните разпоредби и безопасността, както и липсата на реални действия при установяването им от други служители;

4.5. Умишлено нарушаване на трудовата дисциплина, при условие че няма уважителни причини и документи, потвърждаващи тяхната наличност.

4.6. Нарушаване на субординацията.

Условията на труд

5.1. Графикът на работа и почивка на секретаря е посочен във вътрешния трудов правилник;

5.2. Възможни са командировки (за придружаване на управителя), както в рамките на града, така и в други региони.

Подпис вдясно

6.1. На секретаря се дава право да подписва документи, пряко свързани с работата му.

СЪГЛАСНО
Шефе отдел Човешки ресурси
ООО "Доставки на едро"
Семенов/ Семенов Р.А./
12 август 2014 г

ЗАПАЗЕН С ИНСТРУКЦИИТЕ
Ведеркина Анна Валериевна
Секретар на LLC "Доставки на едро"
Паспорт 7685 No 975849
Издадено от Департамента на вътрешните работи на Ленински район на Перм
14.09.2012 г. код на подразделение 123-425
Подпис Ведеркина
17 август 2014 г

Файлове

За какво е длъжностната характеристика?

Този документ е еднакво важен както за самия секретар, така и за ръководството на компанията. От една страна, в него ясно са посочени функциите, които служителят трябва да изпълнява, правилата и законите, които трябва да познава, процедурата за неговото назначаване и освобождаване, както и правата му и т.н. От друга страна, същият документ позволява на работодателя да координира работата на подчинените и ефективно да управлява производствения процес.

Доста често длъжностните характеристики в случай на конфликти, спорове и разногласия се превръщат в правно значими документи и придобиват доказателствена сила. Ето защо не трябва да се отнасяте небрежно към изготвянето на длъжностни характеристики, трябва внимателно и внимателно да предписвате всеки елемент.

Основни правила за съставяне на длъжностната характеристика на секретаря

Няма единен, задължителен формуляр за длъжностната характеристика на секретаря, така че можете да го съставите по готов шаблон или да разработите документ по ваша преценка. Когато съставяте документ, си струва да запомните това различни предприятияСекретарите могат да изпълняват различни функции, но основната им работа трябва да е една и съща.

Стандартната, най-често срещаната версия на длъжностната характеристика на секретаря включва четири раздела:

• "Общи разпоредби"
• "Длъжностни отговорности",
• "Права",
• "Отговорност".

Въпреки това, по желание или при необходимост, документът може да бъде разширен с други елементи (например "Други условия", "Право на подпис" и т.н.).

Документът обикновено е написан в един екземпляр - той е подписан и от служителя, за когото е съставен, както и от ръководителя на отдела и директора на организацията, но ако има няколко секретари, можете да отпечатате заданието описание в необходимия брой екземпляри. Всеки от тях трябва да има и оригинални подписи и при необходимост коригиран, за да няма дублиране на едни и същи отговорности.

Изготвяне на длъжностната характеристика на секретаря

Шапка

В горната част на инструкциите, в горната му дясна част, трябва да има място за одобрение от ръководителя на предприятието. Тук трябва да попълните само няколко реда: неговата позиция ( управител, директор), име на фирма, фамилия, собствено име, бащино име и оставете място за подпис с дешифриране. След това името на документа се изписва в средата на реда.

Основните раздели започват с втората част.

Общи положения

В първия раздел, озаглавен "Общи разпоредби"първо се вписва в това, което ще бъде обсъдено в този документ, след това се посочва процедурата за назначаване и освобождаване на секретаря, на кого точно той се отчита, както и квалификационните изисквания, които трябва да отговаря (специализация, образование, допълнителни курсове и др.), необходимия опит и трудов стаж.

След това в същия раздел са изброени всички закони, наредби, правила, заповеди, с които секретарят трябва да е запознат: стандарти и форми на документи, приети в организацията, правила за провеждане на офис работа, познания за офис оборудване и др. По-долу трябва да напишете кой замества секретаря, ако той отсъства от работното място (без да посочва имената на конкретни служители) ..

Задължения на секретаря

Следващ раздел "Функционални отговорности"се отнася до задълженията, които трябва да изпълнява секретарят. Те трябва да бъдат описани възможно най-подробно, в отделни точки, в съответствие с нуждите на компанията и като се вземе предвид работното време на служителя.

Права на секретар

Глава "права"включва инициативите и правомощията, които секретарят има право да използва за най-ефективна работа. Обикновено тук се вписва възможността за неговото взаимодействие с други структурни подразделения на компанията, както и с ръководството.

Отговорност на секретаря

В гл "Отговорност"нарушенията, за които секретарят може да бъде подложен на дисциплинарно наказание под формата на лишаване от премии, забележки, порицания или дори уволнение, трябва да бъдат точно посочени. В една от точките може да се отбележи, че прилаганите мерки за въздействие са в съответствие с рамката на закона и Кодекс на труда RF.

Условията на труд

В пети раздел от длъжностната характеристика на секретаря, озаглавен "Условията на труд", в какво се вписват, тези условия се определят (например от вътрешния трудов график), както и някои характеристики - например командировки, графици на смени и др.

Подпис вдясно

Последният раздел на този документ включва само една точка, а именно, той определя документите, които секретарят има право да удостоверява с подписа си.

След внимателно попълване на длъжностната характеристика, тя трябва да бъде съгласувана със служителя, който отговаря за спазването на правилата и разпоредбите, предписани в длъжностната характеристика на секретаря (това може да бъде ръководителят на секретариата, ръководителят на службата за персонал, и др.). Тук трябва да въведете неговата длъжност, име на фирма, фамилия, собствено име, бащино име, а също и да удостоверите всичко това с подпис с декриптиране.

След това посочваме официалните и лични данни за служителя: фамилия, собствено име, отчество, длъжност, отново името на организацията, паспортни данни, подпис и дата на запознаване с документа. Не е необходимо да се поставя печат, тъй като документът е част от вътрешния работен процес на организацията.

Изпълнението на организационни и административни функции е неефективен вариант за управление на предприятието. За освобождаване на директора от обикновени и рутинни задачи, които не са свързани с вземане на отговорни решения, персоналът може да осигури позицията на помощник.

Ще ви разкажем за характеристиките на съставянето на длъжностната характеристика на този специалист в представения материал.

Относно документа

За всеки служител и специалист в предприятието се предоставя индивидуален списък с права, задължения и правомощия. Те са отразени в локалните актове на дружеството, трудовия договор със служителя, както и в съдържанието на длъжностната характеристика.

Този документ се съставя за всеки служител, въпреки че според нормите на Кодекса на труда на Руската федерация той не е включен в задължителните формуляри и формуляри, които трябва да бъдат съставени от участниците в трудовите правоотношения.

Същност и цел

Длъжностната характеристика на служителя значително опростява изпълнението на трудовите отношения:

• ръководството на предприятието незабавно определя какво и как ще прави служителят на работното място;
• специалистът знае предварително какъв списък от права и задължения се прехвърлят към него за изпълнение на трудови функции;
• страните определят границите на правомощията и отговорността за неправилно изпълнение на трудовите задължения.

По този начин основната цел на съставянето на CI може да бъде призната като документално подреждане на трудовите отношения между работодател и служител.

При регистриране на длъжностни характеристики за асистент трябва да се вземат предвид следните нюанси:

• инструкцията трябва да съдържа списък с правата и задълженията на конкретен специалист - ако в компанията работят няколко референта наведнъж, всеки от тях съставя собствена длъжностна характеристика;
• работни задълженияреферентите по правило са свързани с пряко подчинение на ръководителя на предприятието - в съдържанието на идентификатора е необходимо ясно да се посочи кой от управленския екип на компанията има право да дава инструкции, инструкции и;
• длъжността асистент се характеризира с универсалния характер на изпълняваните задължения - в съдържанието на ИД е необходимо незабавно да се предвиди в кои посоки ще се осъществява дейността на асистента.

Наличието на длъжностна характеристика ви позволява да рационализирате работата на асистента. Документът ще съдържа пълен списък на правата и задълженията, границите на правомощията и мерките за отговорност, квалификационните изисквания и основанията за прилагане на дисциплинарни мерки.

Какви разпоредби се уреждат

На законодателно ниво не са утвърдени изискванията за формата и съдържанието на длъжностната характеристика на асистента. Типичен формуляр CI може да бъде одобрен в предприятието и при попълването му трябва да се вземат предвид следните норми:

• разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация - по отношение на гаранциите за служителя и работодателя, Общи правилаизплащане на заплати и др.;
• разпоредбите на местните актове на предприятието - по отношение на осигуряването на режима на работно време и трудовата дисциплина, прилагането на системата от стимули и стимули и др .;
• изискванията на специализираните нормативни актове в определени области на дейност.

Ако вътрешните разпоредби, трудовата дисциплина и други подобни документи са одобрени с местни актове, те ще бъдат взети предвид при съставянето на длъжностната характеристика.

Изгледи

Условията на длъжностните характеристики зависят от указанията на референта и самата компания. Могат да се разграничат следните типове референти, за всеки от които ще бъде разработен уникален ID:

• - най-често срещаната група от тези специалисти, чиито отговорности включват пълно организационно осигуряване на дейността на ръководителя;
• асистент по персонала- се занимава с документална поддръжка на кадровата служба на предприятието, водене на дневници за поръчки и др .;
• - занимава се с подпомагане на преговори с използване на чужди езици, превод на професионална и бизнес документация, приемане на делегации на чуждестранни фирми и фирми;
• - провежда входящ и изходящ документооборот на предприятието, оформя документация, изготвя отчети и отчети от името на ръководителя.

Това е само приблизителен списък на сътрудниците, които може да са в персонала на предприятието. Възможно е също да се разпределят отговорностите между няколко рефери; за това съответните разпоредби са включени във всяка инструкция.

Кой е

Длъжностните характеристики се издават след наемане на служител. По правило изготвянето на документи, свързани с наемането на работа, е отговорност на. Освен това и може да участва. За да издадете длъжностна характеристика, трябва да имате одобрена заповед за наемане на работа и подписан трудов договор.

След съставяне на длъжностната характеристика референтът трябва да се запознае с нейното съдържание. За това се поставя ръкописен подпис върху формуляра CI или в специален дневник на отдела за персонал. Единият екземпляр от инструкцията се връчва на референта, а вторият се прилага към личното дело на служителя.

Използване

Инструкциите се използват в следните насоки:

• референтът трябва да вземе предвид съдържанието на ИД в текущата дейност, да спазва фиксираните задължения и изисквания;
• всякакви инструкции и заповеди по отношение на референта могат да се издават само в рамките на инструкцията, а разширяването на списъка със задължения или правомощия може да се извърши само със съгласието на самия служител;
• при неправилно изпълнение на задълженията е възможно прилагане на дисциплинарни мерки - за това се извършва служебно разследване и мандата се определя съгласно длъжностната характеристика;
• съдържанието на КИ се използва за определяне на нивата на подчинение - на кого трябва да се подчинява референтът в текущата работа, както и списъка на специалистите, на които е разрешено да дават указания.

След като инструкцията бъде подписана от служителя и одобрена от ръководителя на предприятието, всякакви промени в документа се допускат само по взаимно съгласие на страните. Изключение от това правило се допуска само при преместване на друга работа в съответствие с изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация.

Съдържанието на инструкциите на инструктора може да се раздели грубо на две части. Първият блок ще включва разпоредби и правила, които се прилагат за всички служители на това предприятие (те ще спазват нормите на Кодекса на труда на Руската федерация и местните актове). Втората част ще включва разпоредбите, изискванията, правата и задълженията на конкретен специалист-референт.

Общи изисквания

Първата част трябва да включва следните елементи:

• дата и място на съставяне на документа - въпреки че законът не съдържа точен срок за издаване на лична карта, и двете страни са заинтересовани да подпишат документа възможно най-скоро, за да се отстранят евентуални спорове;
• пълни данни за страните - фирмата и нейния ръководител, както и референта;
• информация за точното и пълно наименование на длъжността;
• възлагане на длъжност към конкретна структурна единица, посочване на нивото на подчинение;
• списък с квалификационни изисквания за асистент - образование, трудов стаж, професионални и лични качества, умения.

По правило изброените разпоредби няма да се променят дори при издаване на нов асистент, който да замести вече назначения специалист. Законът не налага специални изисквания към образованието на асистент, достатъчно е да завършите средно професионално образование.

Специален блок

Специален блок от длъжностни характеристики ще включва следните елементи:

• определяне на правомощията на асистента, както и разграничаването им по отношение на други длъжности;
• посочване на правата и задълженията на специалист, които ще изпълнява в текущата дейност;
• условия на работния ден, като се вземат предвид спецификата на извършваните дейности (например, за придружаване на ръководителя в командировки, може да се установи нередовен работен ден за асистента);
• правила за безопасност и здраве при работа;
• списък на специалните знания и умения, които референтът трябва да срещне - например владеене на определени чужди езици или софтуерни системи;
• условия за изплащане на парично възнаграждение, включително допълнителни стимули и поощрителни суми;
• основание за прилагане на дисциплинарни мерки, ако референтът наруши служебни задължения.

Това видео ще ви разкаже за работата на слуга и отделен асистент:

Отговорности

В длъжностните характеристики на служителите се установява списък на техните задължения. За референта те могат да включват:

• организиране на работата на ръководителя и/или неговите заместници - планиране на деня, подготовка на срещи и преговори, документиране на резултатите от срещите и др.;
• деловодство - отчитане на входяща и изходяща кореспонденция, водене на регистрационни книги, архивиране;
• решаване на икономически въпроси, свързани с осигуряване на дейностите по управление - закупуване на канцеларски материали, изпращане на писма, организиране на телефонни разговори и видеокомуникация и др .;
• превод на документация от чужди езици, поддръжка на преговори с участието на чуждестранни партньори;
• подбор на аналитични материали за управленския екип или други специалисти на фирмата, формиране на отчети и отчети.

Колкото по-подробни и по-точни са длъжностните задължения на асистента, толкова по-лесно ще бъде да се очертаят правомощията и областите на отговорност в текущата работа.

Длъжностните характеристики на асистента могат да бъдат изтеглени.

Длъжностни характеристики на асистента (образец)

Задължения на секретаря при всяко отделно производство се определят от длъжностната характеристика на такъв служител. ДА СЕ секретарможе да се отнася до голямо разнообразие от функции - всичко зависи от производствените дейности на компанията (организация, предприятие). В тази статия ще говорим за официалните задължения, които могат да бъдат възложени на секретаря.

Задължения на секретар-помощник

Задължения на секретаряобикновено включват организационна работа, работа по събиране и разпространение на информация сред служителите за регистрация, съхранение, систематизиране на документи, изпълнение на указания от ръководството и др.

В зависимост от вида дейност, с която фирмата се занимава, задълженията на този служител могат да включват:

• делова кореспонденция;
• работа с архива;
• своевременно прехвърляне на документи между структурните подразделения на организацията и конкретни изпълнители;
• изпълнение на заповеди на ръководителя;
• организация на работното време на ръководителя;
• извършване на посреднически функции при работа с чуждестранни партньори (включително превод на устна реч и документи).

В много предприятия до секретарвключва също поддържането на кадрови досиета. Вярно е, че работата с кадрови документи изисква определени знания и умения, така че това може да се нарече незадължителна част от правомощията на секретаря. Счетоводството на персонала тук трябва да се разбира не само за регистриране на приемане или уволнение на служители, но и за водене на графики, формиране на лични досиета на служители, изготвяне на трудови договори и поддържане на техния регистър, документи за командировки, работа с отпуск по болест и т.н.

В малките компании до задълженията на секретаряпонякога се споменава работа в областта на охраната на труда и пожарната безопасност. В същото време на него са възложени следните задължения:

• за провеждане на встъпителни инструктажи и инструктажи на работното място (основни, извънпланови, повторни);
• инструктаж на служителите по пожарна безопасност;
• провеждане на обучения за действията на служителите на предприятието при извънредни ситуации.

Секретарят участва и в разследването на производствени злополуки, подготвя и подава документи, свързани с охрана и безопасност на труда.

Не знаете правата си?

В допълнение към горното, на секретаря могат да бъдат възложени отговорности за снабдяването на апарата за управление или на прекия ръководител с консумативи. Тази категория включва организацията на доставките пия вода, осигуряване на офис консумативи, контрол върху изправността на офис техниката, навременна организация на нейната подмяна и др.

Ако във фирмата е прието да се организират бизнес срещи, преговори (включително под формата на различни бизнес обяди) или да се организират кафе паузи, отговорностите за тяхното провеждане обикновено се възлагат и на секретаря.

Длъжностна характеристика на секретаря

Както и да е секретарски задълженияне са предвидени във всяка конкретна организация, те във всеки случай трябва да бъдат посочени в длъжностната характеристика. Запознаването с такива се извършва в момента на наемане на гражданин, след което той трябва да подпише запознанството. Само личният подпис на служителя е достатъчно основание работодателят да изиска от него пълното изпълнение на трудовите му функции, а също така дава право да бъде държан отговорен за неизпълнението им.

Длъжностна характеристика на секретарявключва същите основни раздели като длъжностните характеристики на други служители:

1. Общи положения. Тук говорим за това как се извършва наемането и уволнението на служител, какви са основните задачи за такъв служител, какво ръководи секретарят в работата си, а също така изброява основните изисквания, на които трябва да отговаря кандидатът за тази позиция.
2. Служебни задължения на секретаря... Този раздел трябва да определя всички функции на асистента, които ще се изпълняват от него през периода на работа в тази организация. Важно е да се разбере, че служителят не е длъжен да изпълнява тези функции, които не са пряко предвидени в неговата длъжностна характеристика, следователно този раздел трябва да съдържа възможно най-пълното описание.
3. Ако има задължения, тогава трябва да има и права, които също трябва да бъдат отразени в длъжностната характеристика на секретаря.
4. В заключение обикновено следва раздел, който определя видовете отговорност на служителя за неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовите му задължения.

Изисквания към кандидатите

В зависимост от това какви длъжности са предвидени за секретаря, работодателите имат право да предвидят различни изисквания за нивото на квалификация и образование на кандидатите. Така че в компании, в които на секретаря са поверени не само организационни задължения, работодателят може да изисква от служителя да има висше, средно специализирано или допълнително професионално образование.

По-специално, ако работата на секретар е свързана с работа в международната сфера и изисква владеене на чужди езици, може да се наложи образованието на лингвист-преводач. Ако такъв служител е отговорен за организирането на работа в областта на защитата на труда и пожарната безопасност, служителят ще трябва да премине обучение в специални области (по охрана на труда и пожаро-технически минимум). Специалистите, чиято работа ще включва кадрови записи, трябва да имат определено ниво на знания, което им позволява да изпълняват правилно задълженията си, например да имат висше юридическо образование.

От друга страна, подобни изисквания към образованието и квалификацията на секретаря в повечето случаи зависят единствено и само от желанието на работодателя. Единственото изключение, може би, е охраната на труда и пожарната безопасност. Ако такива функции са възложени на служител, той трябва да премине подходящо обучение, тъй като това изискване е залегнало в закона. В други случаи, като правило, няма нужда от потвърждаване на квалификация (освен ако, разбира се, работодателят изрично не е предвидил изискването за образование).