Работи на каса без проблеми
Сега много счетоводители трябва да овладеят непознато преди това оборудване - касови апарати. Нека да разберем какво трябва да знаете, за да избегнете рекламации по време на проверката.

В. Яшина, одитор

Как да работите с касови апарати е описано в Стандартните правила за работа с касови апарати (одобрени с писмо на Министерството на финансите на Русия от 30 август 1993 г. № 104). Въпреки факта, че те се отнасят до населени места с населението, те могат да се използват и при селища с фирми.

Обърнете внимание: фирмата трябва да запознае срещу подпис касиер-оператора с тези правила. Освен това трябва да сключите споразумение с него за пълна финансова отговорност. За всеки касов апарат се води дневник на касиер-оператор (формуляр № КМ-4). Касиерът ежедневно въвежда в него данни за въведените начални и крайни суми и приходите за деня.

Преди работа с касов апарат той трябва да бъде програмиран така, че да отпечатва чекове с необходимите реквизити.

Специалист от центъра за техническо обслужване може да настрои машината.

Детайлите са задължителни и незадължителни.

Задължителните подробности включват:

• наименование и данъчен идентификационен номер на дружеството;
• KKM сериен номер;
• пореден номер на чека;
• дата и час на закупуване;
• покупна цена;

Допълнителни подробности, например, включват:

• раздели;
• подчертаване на данъци върху чекове;
• пароли за каса.

Секциите могат да бъдат разделени на отдели или групи клиенти. Например, разбивка по клиент може да изглежда така:

• 1-ви раздел - за населени места с лица(данъкът върху продажбите е посочен върху касовите бележки);
• 2-ри раздел - за разплащания с фирми (ДДС се показва като отделен ред при чекове);
• Раздел 3 - за сетълменти с предприемачи (ДДС и данък върху продажбите се отпечатват върху чекове).

Първи стъпки

След като включите машината, трябва да проверите датата. На повечето електронни касови апарати се инсталира автоматично. При други модели трябва да се инсталира ръчно. Датата не може да бъде по-ранна от датата на предишния Z-отчет. В противен случай касата няма да премине в текущия режим на работа.

Моля, обърнете внимание: датата и часът на проверките трябва да отговарят на изискванията, установени в Постановление на правителството № 23 от 8 януари 1992 г. „За реда за изчисляване на времето на територията руска федерация„Ако времето се отклонява от реалното с повече от пет минути, данъчните инспектори ще се опитат да го приемат като не прилагане на KKMи глобен.

Преди да започнете работа, трябва да се уверите, че машината ясно отпечатва разписките. За да направите това, трябва да отпечатате чек с нулева сума. Използва се и за проверка на точността на часа и датата. Докато не са направени покупки, тези данни могат да бъдат коригирани.

Нулевите чекове трябва да се пазят до края на деня.

След това изпълняват X-отчета (междинен). Той показва ненулеви салда на касови броячи (по раздели и по обща сума). Всяка машина има специфична клавишна комбинация за генериране на X отчет (например натискане на „Shift“ и „X“ едновременно). Тези показатели трябва да съвпадат с цифрите, записани в колона 9 на дневника на касиер-оператора за предходния ден. Те се отразяват в колона 6 като данни в началото на текущия ден.

На най-простите касови апарати чековете се пишат така. Касиерът въвежда покупната цена на касовата клавиатура, натиска номера на секцията и след това клавиша „Enter“. Касовият апарат може да предоставя и функции като въвеждане на цени чрез баркод, изчисляване на междинна сума (когато касиерът въвежда сумата, получена от купувача, а машината отчита рестото), работа с отстъпки (надценки) и др.Моля, обърнете внимание:

касова бележка

Ако касиерът удари грешна сума, трябва да избиете правилната разписка и да я дадете на купувача. Сгрешен чек трябва да бъде анулиран (разкъсан) и запазен. В края на деня се издава удостоверение за връщане за такива проверки (формуляр № KM-3). Актът трябва да посочи броя и размера на неправилно пробитите чекове. Чековете трябва да бъдат залепени на лист хартия или прикрепени към документ и представени в счетоводния отдел.

Погрешно въведената сума за деня се посочва в колона 15 на дневника на касиер-оператора.

С тази сума се намалява приходите от оперативната каса за този ден.

Ако купувачът върне стоката, парите се издават от главната каса. В същото време той трябва да напише изявление, в което заявява, че иска да вземе стоките обратно и да върне парите си.

Касиерът-оператор трябва да състави акт за връщане на чека (формуляр № KM-3). Парите се издават на купувача с касова бележка.

Погрешно въведената сума за деня трябва да бъде посочена в колона 15 на дневника на касиер-оператора.

С тази сума се намаляват паричните постъпления за текущия ден. Ако разписката за връщане на стоките е донесена в друг ден, това вече не се отразява в дневника на касиер-оператора.

Ако касата не работи, трябва да я изключите и да се обадите на администратора, за да регистрирате края на смяната. В дневника на касиер-оператора трябва да посочите времето и причината за завършване на работата.

Х-доклад . Използва се за предварителна проверка дали паричните средства в касата отговарят на въведените суми. За грешни проверки се съставя декларация за връщане (формуляр № KM-3).В края на работния ден касиерът отстранява

Z-отчет

. Тази операция записва натрупаната обща сума на въведените суми в паметта на машината и затваря фискалната смяна (нулира брояча на дневните приходи до нула).

Направените Z-доклади трябва да се съхраняват пет години. Заедно с нулевите проверки е по-добре да ги залепите на едно място, например в специална тетрадка. Ако дерегистрирате касовия апарат, данъчна службаможе да ги изисква за проверка.

Подготовка за работа

Редът и условията за използване на контрол касово оборудванерегулиран, както и с писмо на Министерството на финансите на Русия от 30 август 1993 г. № 104 "" (наричано по-долу стандартните правила), което се прилага до степента, която не противоречи. В същото време, според разясненията на Министерството на финансите на Русия и Федералната данъчна служба на Русия, стандартните правила не подлежат на задължително приложениеорганизации и индивидуални предприемачи, които са преминали към новата процедура за използване на касови системи ().

Касовият апарат се използва на мястото на сетълмент с купувача в момента на сетълмент от същото лице, което извършва сетълмент с купувача, с изключение на сетълменти, извършени чрез електронни средства за плащане в Интернет. В същото време касовият апарат, предназначен за използване само при извършване на плащания с електронни средства за плащане, се използва само за такива изчисления. А автоматизирани системиза BSO се използват само за извършване на плащания при предоставяне на услуги ().

Преди да започне работа с касовия апарат, на касиера се дават ключовете за касовия апарат и касовото чекмедже (ако има такова), дребни монети и банкноти в размер, необходим за разплащане с клиенти, принадлежности за работа и обслужване на машината. За записване на пари, издадени от касиер от касата на организацията на други касиери или упълномощено лице (дистрибутор), както и за записване на връщането на пари в брой, се използва книгата за отчитане на приетите и издадени от касата пари.

Ако е необходимо, трябва да инструктирате касиера относно мерките за предотвратяване на фалшифициране на чекове (кодиране на чекове, определен цвят на използваните касова лента, максимална сума на чека и др.).

След като се уверите, че машината е в изправност, можете да инструктирате касиера да започне работа.

При започване на работа касиерът трябва:

• проверете наличието на касова лента и, ако е необходимо, поставете нова;
• включете машината и проверете нейната работа, като получите нулева проверка;
• отпечатайте два или три чека без посочване на сумата (нула), за да проверите яснотата на отпечатването на детайлите върху касовата лента и правилността на датата и номерацията (нулевите чекове се прикрепят в края на смяната към касовия отчет ;
• избършете корпуса със суха кърпа и монтирайте табела с вашето име от страната на купувача (клиента);
• поставете оборудването, необходимо за работа.

Работа с CCP

ВАЖНО


Неупотреба касово оборудванев случаите, установени от законодателството на Руската федерация относно използването на касово оборудване, води до налагане на административна глоба на длъжностни лицав размер от една четвърт до една половина от сумата на сетълмента, извършен без използване на касов апарат, но не по-малко от 10 хиляди рубли; на юридически лица- от три четвърти до една от сумата на сетълмента, извършен с пари в брой и електронни средства за плащане без използване на касови системи, но не по-малко от 30 хиляди рубли. ().

През работния ден касиерът-оператор или друго материално отговорно лице (контрольор-касиер, сервитьор, продавач, барман, поръчач и др.) е длъжен да:

• предоставят внимателна грижаи внимателно боравене с машината, поддържането й чиста и подредена;
• извършва операции по въвеждане на суми в съответствие с инструкцията за експлоатация на този вид касов апарат;
• за един купувач (клиент) определете общата сума на покупката, услугата според индикатора на касовия апарат или с помощта на броячи и я кажете на купувача (клиента);
• получавате пари от купувачи (клиенти) за предоставени стоки или услуги според сумата, наречена от купувача (клиента), посочена в ценовата листа за предоставяните услуги, етикета с цената на продадените стоки, в предприятията кетърингпосочени в менюто или ценовите етикети в следния ред:
• ясно посочете сумата на получените пари и поставете тези пари отделно пред очите на купувача (клиента);
• отпечатайте касова бележка;
• назовете дължимата сума и я дайте на купувача (клиента) заедно с чека (в този случай раздайте едновременно хартиени сметки и дребни пари).

ВАЖНО


Имайте предвид, че предпечатът на касови бележки, който се използва в онлайн магазините, е забранен, тъй като касовата бележка, издадена на клиентите, трябва да съдържа задължителните реквизити, предвидени. Една от тези подробности е датата и часът на изчислението.

В съответствие с писмото на Министерството на данъците и данъците на Русия от 20 юли 2000 г. № VNK-6-16/549 "", датата и часът на перфорирана касова бележка не трябва да се различават от реалното време на получаване пари за повече от 5 минути. Подобно заключение се съдържа в.

Ако чекът е перфориран по-рано от 5 минути преди действителния час на получаване на парите или на купувача е дадено копие от разписката на касовия апарат, това може да се счита за неизползване на касовия апарат. По този начин куриерите на онлайн магазините са длъжни да носят и използват касови апарати, когато получават средства от купувача ().

На касиер-оператора е забранено:

• премахване на касовия апарат без разрешение на администрацията;
• не издават касова бележка на клиентите;
• да допуска неупълномощени лица в помещенията на касовия апарат до касовия апарат, с изключение на управителя, счетоводителя, дежурния администратор и с тяхно разрешение технически специалист или контролиращо лице за проверка на касовия апарат;
• напускат касата, без да уведомят администрацията и без да изключват касата, без да заключват касата или касовия апарат. При необходимост от напускане на касата, всички ключове (за кабината, работен ключ за касата и касовото чекмедже) се съхраняват от касиера;
• самостоятелно да прави промени в програмата за работа на касовия терминал;
• имат лични пари в касата и пари, които не са отчетени през касата (с изключение на реквизитите, издадени преди започване на работа).

Касиерът има право:

• по време на смяна, по указание на мениджъра, сменете кода, нанесете печати и отпечатъци;
• получавате разпечатки от касата.

Грешки и неизправности при работа с CCP

В случай на грешка касиер-оператор:

• ако въведете сумата и е невъзможно да осребрите чека по време на смяната, неизползваният чек се активира в края на смяната;
• при издаване на ресто на купувача (клиента), ако възникне спор, купувачът има право да изиска от администрацията да изтегли касовия апарат;
• съставете и съставете, заедно с администрацията на предприятието, акт във формуляра KM-3 за връщане на пари на купувачи (клиенти) за неизползвани касови бележки, анулирайте ги, залепете ги на лист хартия и заедно с акта ги предават в счетоводството;
• записва в „Книгата на касиер-оператора” платените суми по чекове, върнати от купувачи (клиенти) и броя на нулевите чекове, отпечатани за деня.

Трябва да се отбележи, че касиерът-оператор може да издава пари върху чекове, върнати от клиенти, само ако върху чека има подпис на мениджър и само върху чек, издаден на тази каса.

ПРИМЕР

При смяна на оператора на фискалните данни или извършване на промени във въведената в касовия апарат информация при генериране на справка за регистрация или справка за промяна на параметри за регистрация, потребителят чрез софтуерКасовият апарат трябва да генерира отчет за промени в параметрите на регистрация. В този случай всички генерирани фискални документи, за които не е получено потвърждение от оператора на фискални данни, се прехвърлят към оператора на фискални данни ().

Ако възникне неизправност, касиерът трябва:

• изключете касата;
• обадете се на представител на администрацията, като използвате алармената система, инсталирана в кабината;
• заедно с представител на администрацията определя естеството на неизправността;
• в случай на неясно отпечатване на детайлите върху чека или неиздаване на чек, подпишете чека заедно с представител на администрацията (ако чекът не е издаден, вместо това вземете нулев чек), като посочите правилната сума на гърба (рубли с думи, копейки с цифри);
• Ако по-нататъшната работа е невъзможна поради неизправност на банкомата, касиерът, заедно с представител на администрацията, формализира края на работата на този банкомат по същия начин, както в края на смяната, с бележка в “Книгата на касиер-оператора” за този банкомат часа и причината за приключване на работа.

Ако касиерът не може да отстрани неизправността, администрацията извиква технически специалист, като прави подходящ запис в дневника за извикване на техническия специалист и записва извършената работа.

Довършителни работи с CCP

Когато бизнесът затваря или при пристигането на инкасатора, ако е планирано да пристигне преди затварянето на бизнеса, касиерът трябва:

• чрез CCP генерирайте отчет за затваряне на смяна ();
• изготвят касови бележки и други платежни документи;
• съставете касов отчет и предайте постъпленията заедно с касовия отчет по разписката на старшия (главния) касиер (в малки предприятия с една или две каси, касиерът предава парите директно на касиера на банката) .

Представител на администрацията, в присъствието на касиера, отчита показанията на електромера и получава разпечатка. Представителят на администрацията подписва разпечатката, като в нея посочва вида и номера на машината, показанията на секционните и контролните измервателни уреди (регистри), дневния приход, датата и часа на приключване на работата.

Въз основа на показанията на измервателния уред в началото и в края на смяната се определя размерът на приходите. Размерът на приходите трябва да съответства на показанията на броячите за сумиране на пари и контролната лента (ако има такава). Тя трябва да съвпада със сумата, предадена от касиер-оператора на старши касиер и поставена в чантата за събиране с окончателната проверка на касата.

Въз основа на резултатите от одита администрацията на предприятието, в случай на недостиг на средства, трябва да вземе мерки за възстановяването им от виновните лица по предписания начин, а ако има излишък на средства, да ги въведе в счетоводство и ги причислява към резултатите стопанска дейност.

След завършване на регистрацията касови документи, касиерът извършва междуремонтна поддръжка на машината и я подготвя за следващия ден в съответствие с изискванията на ръководството за експлоатация на този вид касово оборудване.

След извършване на поддръжка, касиерът:

• затваря касовия апарат с капак, като предварително го е изключил от захранването;
• предава ключовете за касата или касовия апарат на директора (управителя) на предприятието, дежурния администратор или старши (главния) касиер за съхранение срещу разписка.

Използваните касови бележки и копия от квитанции за продажби се съхраняват от финансово отговорни лица най-малко 10 дни от датата на продажба на стоките върху тях и проверка на отчета за продажбите от счетоводния отдел.

Всяка работа на мястото на касата започва със зареждане на касата. За да направите това, в него се поставя лента, върху която се прилага специална маркировка, съдържаща номера на устройството и неговия тип. Лентата съдържа и датата на операцията, точно времевключвания. Първо се нанасят показанията на брояча в момента на пристигането на касиера. Преди първата операция всички статистически данни се заверяват от оператора или началника на смяна.

Следващ етапсе състои от проверка на датата на CCP. Повечето електронни касови апарати извършват автоматична инсталация и проверка на датата. Но някои механични модели изискват ръчна проверка. Средно датата не трябва да е по-рано от последния Z доклад. В противен случай ще бъде невъзможно да започне текущата работа.

Всички стандарти и изисквания за задаване и наблюдение на час и дата се съдържат в Указ на Руската федерация, издаден през януари 1992 г. Ако на касовия апарат е отбелязано отклонение от 5 минути или повече, тогава по време на данъчна ревизия служителите подлежат на глоба за неизползване на касови апарати.

Откриване на смяна на каса

При отваряне на смяна се проверява изправността на касата. За целта се отпечатва тестова бележка. При необходимост могат да се отпечатат няколко чека с нулева сума. Основната задача на нулевата проверка е да се провери яснотата на печата, качеството на обозначението на детайли, дати и контролни цифри. Преди да започнете да въвеждате реални числа в операцията на касата, можете да направите корекции на датата и часа. Пробните чекове се съхраняват до края на смяната на оператора или приключване на работата на отдела. Те се прилагат към отчета от касата.

След това X-отчетът се отпечатва. Има междинен характер. Когато се отпечата, текущата сума не се нулира. Текущите показания на измервателния уред се отпечатват върху Х-доклада. Те са разделени на раздели и общи показатели. Основната задача на първия отчет е да съгласува показателите в колона 9 на Дневника за предходния ден с текущите данни. Те се записват и в дневника на оператора за текущия ден в колона 6. По време на работа на оператора се снемат няколко X отчета. Предназначени са за контрол на постъпващите средства в касата. Те се отпечатват и при депозиране на част от приходите. Броят на перфорираните Х-доклади на ден не е ограничен. Това не засяга работните статистики, но помага на касата да следи правилността на сетълмент транзакциите.

X отчетите се различават по вид. Те могат да бъдат отстранени на части, въз основа на резултатите от смяната или крайния резултат. Те следят за наличие на липси или излишни средства на касата. При отпечатването на отчета стойността се сравнява с текущата наличност в касата.

Най-простите модели отпечатват разписка само след въвеждане на стойността на продукта и натискане на клавиша за въвеждане. Повечето касови апарати имат въвеждане на разходите чрез баркод. Също така е възможно да се извършват междинни операции, да се изчислява ресто от получената сума и да се прилагат отстъпки по специални карти.

Разписка, потвърждаваща покупката, се дава на купувача в момента на получаване на парите. Счита се за некоректно издаването на касова бележка в момента на доставка на стоките. Операцията по пробиване на чек е значително различна, когато плащането се извършва по безкасов метод (банкови карти, чекове, купони).

Авансова система

При работа като предприемачи е разрешена авансова система. В нейния случай плащането за стоки и услуги се получава на касата предварително частично. Това явление се нарича аванс. Данъчната система настоява за авансовото плащане да се издава чек от касата. Ако част от сумата е получена, а останалата стойност е платена при получаване на стоката, тогава трябва да се издаде отделен чек за тази сума. Така цялата цена на стоките и услугите трябва да минава през касата.

Някои предприемачи не са съгласни с това споразумение. Те отбелязват, че продажбата става само при прехвърляне на стоките, следователно авансовото плащане не минава през касата. Но в случая ситуацията се оспорва в съда.

Прекъсване на тока (светлина) при работа на каса

Често възникват ситуации, когато електричеството в помещенията е прекъснато. Ако машината не работи, тогава предприемачите или касиерите трябва да спрат да работят, докато светлината не светне. Отчитането във формуляр OKUD № 0700003 не е разрешено, тъй като не е посочено в закона. Съгласно писмото от 19 април 2005 г. „Относно използването на касово оборудване при извършване на парични разплащания с населението“ и други правни документи, съдът взема решение за осъждане, ако чек не е пробит по време на прекъсване на електрозахранването. Известни са случаи, когато предприемач е бил глобен до 30 хиляди рубли за липса на касова бележка, особено ако има касови апарати, които работят без пряка връзка с електрозахранването.

На чека се появява грешна сума

При работа под натоварване възникват ситуации, когато върху чека е отпечатана грешна сума. В този случай трябва да издадете отново чека за правилната стойност. Грешният чек се запазва до края на работата в анулиран вид. При закриване на смяна и подаване на дневен отчет те се прилагат и оформят в един документ. Нарича се Закон за връщане на средства на клиенти за неизползвани парични бележки. В акта се посочва модел, вид, клас, номер на производителя му, регистрационен номер на касовия апарат. Колоната Програма за приложение съдържа информация за програмата, която се използва за записване на стоки и поддържане на счетоводство за предприемач. Ако програмата не е инсталирана, тогава в колоната е посочено тире. Редът на касиера трябва да съдържа информация за персоналния номер на оператора, който подава отчетите и е въвел неправилно касовата бележка. Актът съдържа и информация за номера на чека и сумата, която е вписана върху него. Самият чек се залепва върху листа и се прикрепя към акта.

Самият акт се заверява от касиера и предприемача. Ако самият ръководител на предприятието е на касата, тогава той подписва и одобрява акта независимо.

Връщане на стоки през касата

По същия начин се оформят документи при връщане на стока, ако се открият дефекти. Законът „За защита на правата на потребителите“ от 7 февруари 1992 г. гласи, че купувачът има право да откаже стоката и да поиска възстановяване на закупената стока, ако бъдат открити значителни недостатъци и дефекти. Връщанията се извършват в рамките на гаранционния срок, който е не повече от 2 години. Връщането на стоки може да се извърши без касова бележка или други документи, потвърждаващи покупката. Съгласно параграф 5, параграф 18 от статията магазинът няма право да откаже на купувача, но може да изиска да напише лично изявление, в което да посочи паспортни данни и причини за връщането. Освен това купувачът ще трябва да докаже факта на покупка в този конкретен клон на магазина.

Продукти, които не са подходящи за купувача по редица причини, също подлежат на връщане: стил, цвят, размер или други причини. В този случай купувачът може да възстанови сумата, ако стоката не е използвана, няма дефекти и документите за нея са запазени. Когато се свързвате с магазина, трябва да предоставите етикети и касовата бележка, използвани за извършване на покупката. Посочена е и причината, поради която е възникнал повредата. Документите могат да бъдат: гаранционна карта, касова или касова бележка, контролна лента, която може да бъде поискана от предприемача. Средно трябва да продължи пет години.

При връщане на покупка в деня на покупката можете да представите касова бележка. В този случай касиерът или операторът, който издава декларацията, поставя подпис върху нея. След това се съставя документ за връщане на стоката. Носи ежедневна униформа. След като документите са попълнени и подписани от предприемача или управителя, касиерът може да даде на купувача пари в брой. След това трябва да съставите акт, който отговаря за връщането на сумата пари на купувача. Процедурата за регистриране на акта беше описана по-горе. Актът е съставен в съответствие с всички изисквания, съответстващи на формуляр № KM-3. Сумата за възстановяване се записва в колона 15 от дневника на оператора. Дневните приходи се намаляват с размера на издадените средства. Съответно, ако чек бъде внесен в ден, различен от този, в който е издадена декларацията, тогава той не минава през документите.

Приключване на работния ден на каса

В края на работната смяна се отпечатва X-отчет. Служи за предварителна проверка на състоянието на касовия апарат и паричните средства. След това касиерът перфорира Z-отчета. Служи за нулиране на дневната информация в касата. Всички данни се прехвърлят от RAMкаси към фискалната служба. В резултат на това дневният приход се нулира на нула и фискалната промяна се затваря.

Z-отчетът служи не само за показване на текущите суми, преминали през касата през работния ден, но и за показване на броя връщания. Той показва приложени отстъпки, анулирани покупки и друга информация. В резултат на това дневните приходи в касата трябва да съответстват на информацията, която е показана в контролната фигура на отчета и сумата, предадена на предприемача. Приходите могат да бъдат доставени няколко пъти по време на работна смяна. Честотата на събиране на пари зависи от обема на направените покупки. При събиране на средства се издава касов ордер. Има формуляр № КО-1. В този случай касиерът пази разписка, в която се посочва колко е внесена. Ако мениджърът изпълнява функциите на касиер, тогава той може да направи без депозиране на средства и попълване на поръчка.

Всички взети отчети от касата имат пореден номер. При вземането на Z-отчетите броят им нараства с 1. Всички отчети, независимо от вида им, се записват през целия ден и се съхраняват в отделна документация. Те се прилагат към дневния отчет на касиера в края на смяната.

В края на смяната касиерът издава сертификат. Има формуляр № КМ-6 и носи отчетна форма. Данните за справка са взети от окончателния Z-доклад. Основната задача е в него да се посочи стойността на броячите на касата, дневните приходи и направените връщания. Датите и броят на разписките за получаване в случай на работа на самия предприемач не се издават. Ако приходите се предават на банката на инкасатора, се попълват полетата „Предадено на банката“ и номерът на разписката.

Ако в една точка на продажба работят няколко машини, в края на работния ден се създава обобщен отчет. Има формуляр № KM-7. Съдържа данни, получени от Удостоверителните отчети на всички касиери. Повече подробности за него можете да намерите в Решение № 132.

След като касиерът приключи смяната и вземе Z-отчета, той е длъжен да направи записи в дневника за стойността на касовите гишета в началото и края на смяната. Те се отбелязват в колони 6 и 9. Също в колона 10 вписва дневния приход. Накрая оставя личен подпис под данните. Неговата информация се удостоверява с подписа на предприемача или генералния директор.

Всички записи в дневника се правят с помощта на Z-отчети. При липса на приход за деня се издава нулев отчет. Всички полета се попълват съответно. Първата колона винаги показва датата, на която е направен Z-докладът. След това се въвежда поредният номер на справката. За тях са предназначени колони 4 и 5. Точка 11 от дневника съдържа информация за паричните средства, предадени на предприемача или генералния директор. Тази колона съдържа данни за сумите, които управителят тегли от касата по различни причини.

За въвеждане на информация за покупки, направени по банков път (кредитни и банкови карти), има колони 12 и 13. В тях се въвежда общата стойност на всички такива покупки. Раздел 15 на дневника е предназначен за записване на средства, които са върнати за стоки или въведени неправилно.

Всички данни, въведени в дневника, трябва да бъдат заверени с подписа на касиер-оператора, който предава смяната, и предприемача или генералния директор. За това са предназначени съответно колони 8, 17 и 7, 16. Ако фирмата няма отделен касиер, управителят може да остави подпис само в колони 7 и 16.

Цялата информация, която потвърждава прехвърлянето и получаването на средства, като дневник на касата, z-отчети за всички работни дни, контролни ленти и други документи, се съхраняват за периода, определен за съхранение първични документи. Това е най-малко 5 години. Цялата отговорност за съхраняването на информация пада върху предприемача.

В случай премахване на KKMот регистрацията, данъчната служба има право да поиска за проверка всички документи, потвърждаващи преминаването на средствата през касата.

Онлайн касов апарат е касов апарат, който е оборудван с вградено фискално устройство, което може да предава информация за финансови разплащания на регулаторните органи в реално време. При обвързване парична транзакцияДанните веднага се получават от данъчната служба и се съхраняват на нейните компютърни сървъри. Такова оборудване работи само ако имате достъп до интернет.

От какво се състои онлайн касата?

За да разберете по-подробно принципа на работа на такова оборудване, трябва да знаете от какви основни компоненти се състои.

Базира се на три части, вградени в кутията с бутони на външната повърхност:

1. Устройство, предназначено за отпечатване на касови бележки.
2. Фискално съхранение. Осигурява подписването на чековете, криптирането им за фискалния оператор и дешифрирането на данните от него.
3. Мрежова карта. Предоставя възможност за свързване на касата към интернет. Има специални конектори за свързване на кабелен или безжичен интернет.

Работа с онлайн касови апарати

Не всеки знае на какъв принцип работи онлайн касовият апарат и как данните се прехвърлят към Федералната данъчна служба.

Как работи онлайн касата:

1. Продавачът, изчислявайки купувача, въвежда сумата с помощта на клавиатурата и натиска бутон за отпечатване на касовата бележка.
2. Сумата, въведена в касовата бележка и друга информация, свързана с продажбата (наименование на продукта, количество и др.), се предават в криптиран вид на оператора на фискалните данни. Това е посредник, с който предприемачът сключва договор за услуга.
3. Операторът проверява информацията и потвърждава нейното получаване.
4. Фискалният оператор изпраща същата информация на данъчната служба и тя се съхранява там най-малко 5 години.

Целият процес отнема няколко секунди, тъй като системата работи автоматично.

важно! Предприемачът подписва договор с фискалния оператор след закупуване на онлайн касата, при инсталирането му. Обслужващата компания трябва да бъде акредитирана от данъчната служба.

Изисквания към онлайн касата

Данъчната служба поддържа специален регистър на разрешените за използване онлайн касови апарати. Този списък може да се види на официалния уебсайт на Федералната данъчна служба. Този списък включва оборудване, което отговаря на държавни стандарти. Когато купуват оборудване за касови апарати, предприемачите трябва да знаят следните съвременни изисквания, които се прилагат за онлайн касовите апарати в съответствие с член 4. Федерален закон№ 54-FZ от 22 май 2003 г. „За използването на касово оборудване...“:

1. Калъфът трябва да има обозначение със сериен номер.
2. Вътре трябва да се монтира устройство за отпечатване на разписки.
3. Устройството трябва да има часовник, който може да показва реално време.
4. Устройството трябва да поддържа работата на фискалното устройство и прехвърлянето на въведената информация към него.
5. Устройството трябва да поддържа функцията за генериране на фискални документи в електронен вид.
6. Касовият апарат трябва да поддържа отпечатване на хартиени чекове (изключение за онлайн магазините, тъй като те изпращат чекове в електронен формат).

Как се различават онлайн касовите апарати от старите касови апарати?

Основната разлика между касовите апарати от ново поколение е, че поддържат функцията за свързване към интернет и прехвърляне на данни от фискалното устройство към данъчната служба. Но има няколко по-съществени разлики, които им осигуряват предимства пред стари касови апарати. Сравнение на разликите е дадено в таблицата по-долу.

По този начин устройствата от ново поколение са способни да предават информация чрез финансови изчислениядо данъчната служба чрез интернет. Вече няма нужда от поддръжка от централизирания сервизен център. Това гарантира намаляване на данъчните проверки на място на предприемачите. Също така, чек, издаден от онлайн каси, съдържа максимум информация, която гарантира защитата на правата и интересите на потребителите.

Как да използвате онлайн касата

За да започнете да работите с онлайн касови апарати, първо трябва да закупите устройство и да го регистрирате във Федералната данъчна служба. За да избегнете последващи проблеми, важно е да разберете как протича процесът и откъде да започнете:

1. Вие купувате касов апарат, който е включен в официалния регистър на разрешените за използване онлайн касови апарати.
2. Подписвате споразумение с оператор на фискални данни, акредитиран от данъчната служба.
3. Регистрирайте модела онлайн чрез уебсайта на OFD или Федералната данъчна служба.
4. Настройте устройството за работа (свържете интернет към него).

Инструкциите стъпка по стъпка за работа на касата са както следва:

1. Продавачът отчита сумата на покупките, показва общата сума и получава пари от потребителя в брой или безкасова форма.
2. Необходимата сума се въвежда на касата.
3. Отпечатва се касова бележка и се издава на купувача безпроблемно.
4. По желание на клиента продавачът изработва електронен чек.

В този момент фискалният оператор получава информация за извършената транзакция, след което я съхранява на своя сървър. Веднъж на ден той предава всички данни на данъчната служба.

Как да получите електронен чек:

Най-добрите предложения в цена и качество

1. Купувачът предоставя информация за телефонен номер или имейл адрес.
2. Генерира се електронен бон и на купувача се изпраща връзка към него.
3. Данните могат да бъдат дешифрирани чрез сканиране на QR баркода, съдържащ се във всяка разписка. За да направите това, на вашия смартфон трябва да бъде инсталирано специално приложение от Федералната данъчна служба.

Ако се генерира грешна касова бележка и тя вече е отпечатана, нищо не може да бъде променено. Данните ще бъдат изпратени на регулаторните органи. В този случай е необходимо да се извърши операция по връщане, която също се прехвърля на Федералната данъчна служба. Такива грешни разписки трябва да се съхраняват и да се представят на Службата за вътрешни приходи при поискване.

В началото на работното време касиерът трябва да отвори смяна, като отпечата протокол за отваряне на смяна, в който се посочват датата и името на касиера. В края на работния ден трябва да извършите процедурата за затваряне на смяна. По време на процедурата към OFD се предават данни за приключване на смяна, брой проверки, суми на транзакции, видове транзакции (в брой или банков превод) и др. Менюто за различните модели касови апарати е различно, но принципът на работа е еднакъв за всички.

За да направите процеса на използване по-ясен, вижте видео инструкциите за работа с онлайн касови апарати.

Видео за онлайн касови апарати

Длъжностна характеристика на касиер

активност индивидуални предприемачии организациите се контролират от данъчните власти онлайн, така че допускането на грешки при работа с касовия апарат е силно нежелателно. Това може да породи редица въпроси от страна на контрольорите и да доведе до проверка на място.

За транзакции за финансов сетълмент финансова отговорностсе поема от касиера или продавача. При наемане от индивидуален предприемач или друга институция те се обучават за работа с касов апарат, а при регистрация им се дават длъжностна характеристиказа справка. Според политиката на много работодатели, отговорностите на касиера включват следното:

1. Правилно изчисление на купувачите.
2. Задължително предаване на ресто в пълен размер.
3. Внимателно боравене със средства.
4. Разрешаване на спорове с клиенти (връщане на стоки и средства).
5. Събиране и доставка на колекции.
6. Контрол на работното място (не трябва да се допуска присъствието на неупълномощени лица в касата, напускане работно място, работа без касова лента и др.).
7. Начална смяна.
8. Закриване на смяна и предаване на приходите на съответните лица.

Отговорност за пари в брой, техният излишък или недостиг се поемат от касата. Ако бъдат допуснати грешки, ръководството има право да налага глоби в съответствие с вътрешните разпоредби на организацията.

Работата с онлайн касата е лесна и проста. За продавача и обикновените потребители процесът на обмен на информация с регулаторните органи е невидим, така че в действителност всичко изглежда както обикновено.

Говорейки на прост език, KKM е касов апарат или касова система, която днес е оборудвана с всеки магазин или изход. Но, разбира се, използването на касови апарати не се ограничава само до тях: устройствата се използват успешно извън търговската сфера.

Какви са там

KKM се различават по дизайн. Има:

• Автономният касов апарат е високоспециализирано устройство, чиято функционалност може да бъде разширена единствено чрез свързване допълнително оборудване I/O Между другото, тази група включва и устройства, които работят без непрекъсната връзка с контакт.
• Пасивен системен касов апарат - касови апарати касови машини, които функционират като част от компютърна система, но не знаят как да я управляват.
• Активен системен касов апарат - тези касови апарати не могат да работят само в касов апарат операционна система, но и да го управлявате. Към групата на активните системи (притежават всички възможности на настолните компютри за съхранение, вход-изход и обработка на данни). Активната системна каса е универсална и функционална. В същото време може да се използва като функционална пасивна или автономна касова система.
• Фискалният регистратор е касов апарат, който може да функционира само като част от касова система, като получава и записва информация чрез комуникационен канал.

Всички тези устройства имат една функция - да правят изчисления и да издават касова бележка. Оборудването, което можете да закупите, е на тези страници:

Компоненти на KKM

ЕКЛЗ блок

Блокът EKLZ е автономно устройство за съхранение в касов апарат. Съхранява почти всички данни за работата на касовия апарат: от отварянето на смяна до всеки перфориран чек.

Фискална памет

Фискалната памет е един от основните елементи на касовия апарат. Той съдържа данни като TIN и потребителски регистрационен номер, парола на данъчен инспектор, номер на последния взет „фискален“ отчет и т.н.
Невъзможно е да работите на касов апарат без фискална регистрация, тъй като неговият знак е посочен на всеки чек.

Контролна лента

Тази част от касовата машина се предлага в два вида: хартиена (съхранява информация за всяка покупка) и електронна (EKLZ - електронна защитена контролна лента).

важно! Контролната лента на касовия апарат трябва да се съхранява доста дълго (пет години) независимо дали използвате касов апарат или не!

Касов апарат: как да работите с него

Начало на работа

Преди да започнете работа с касовия апарат, трябва да поставите контролна лента в него. Необходимо е да посочите няколко допълнителни данни върху него, по-специално вида и номера на касовия апарат, времето и данните на секционните измервателни уреди. След това операторът и касовият администратор заверяват показанията на лентата.
Освен това трябва да се уверите, че касата разпечатва добре касовите бележки.
След това се прави междинен отчет на касата, който показва ненулевите салда на финансовите броячи (по раздели и по общи суми).

След това изпълняват X-отчета (междинен). Той показва ненулеви салда на касови броячи (по раздели и по обща сума). Всяка машина има специфична клавишна комбинация за генериране на X отчет (например натискане на „Shift“ и „X“ едновременно). Тези показатели трябва да съвпадат с цифрите, записани в колона 9 на дневника на касиер-оператора за предходния ден. Те се отразяват в колона 6 като данни в началото на текущия ден.

На най-стандартните видове контролни касови апарати чековете се пробиват по следния начин. Служителят въвежда цената на закупения артикул на клавиатурата, натиска номера на секцията и след това бутона „Enter“. Касовият апарат също така предоставя такива функции като определяне на цената на даден продукт чрез баркод, изчисляване на междинна сума, работа с отстъпки и др.

Край на смяната

В края на работния ден първо трябва да отпечатате отчет. Служи за проверка на предварителното съответствие на парите в касата с перфорираните суми. За некоректни чекове се съставя акт за връщане.
След това се взема окончателният отчет от касата и се приключва фискалната смяна (броячът на приходите за деня се нулира).

Значението на поддръжката на KKM

След регистрация в държавни агенцииСъгласно изискванията на руското законодателство счетоводството на касовия апарат трябва да бъде подложено на тримесечна поддръжка. При проверка от държавната данъчна служба оставеният без надзор касов апарат ще се наказва строго - нарушителите подлежат на същите санкции като за счупен чек.

Е, вече знаете откъде да закупите касови апарати. Обадете се!