AHO специалист - кой е той? Административно-стопански отдел: структура, служители, управление. Правилник за работа на структурно звено "отдел Ахо" общи положения Кой е ръководителят на Ахо

Успехът очаква фирма само с първокласно ниво на организация. Необходимо е правилното решаване не само на основните въпроси, но и на икономическите. Офисите трябва да бъдат оборудвани с офис консумативи, помещенията да са подготвени за срещи, превозни средствапълни с гориво. В крайна сметка това създава предпоставки за повишаване на производителността на служителите. Задът на компанията е покрит.

AXO-shnik: функционални отговорности на специалист

Какво точно прави началникът на икономическия отдел? Списъкът с изисквания за специалист е доста широк - много зависи от големината на компанията и областта, в която е представена. Като цяло той контролира въпросите на лизинга, отговаря за взаимодействието с надзорните структури и ръководи работата обслужващ персоналофис или производствени помещения. Отговорностите на ръководителя на административната служба включват осигуряване функционирането на централата, закупуване на мебели, офис оборудване и консумативи. Силен личностни качестваСлужителят, който кандидатства за тази позиция, трябва да притежава комуникативни умения, взискателност, устойчивост на стрес и висока самоорганизация.

Рекрутърите търсят ли компанията като ръководител на администрацията?

Ефективни методи за търсене на мениджър икономически отделот мениджърите ви позволяват бързо да разрешите „недостиг на персонал“. По време на предварителната среща клиентът очертава списък с изисквания. Персоналът на агенцията за подбор на персонал вече търси кандидат, който най-добре отговаря на посочените критерии. Мениджърите на компанията за подбор на персонал избират най-подходящите кандидати за позицията, отсяват случайни кандидати и провеждат предварителен разговор с тези, които са отговорили на свободната позиция.

1. Общи положения

1.1. Ръководителят на административната служба принадлежи към категорията на ръководителите.

1.2. Квалификационни изисквания:
По-високо професионално образованиеи трудов стаж по специалността минимум 2 години или средно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 5 години.

1.3. Ръководителят на административната служба трябва да знае:
- решения, инструкции, заповеди, други ръководни и нормативни документивисши органи, свързани с административното и икономическото обслужване;
- структура на предприятието и перспективи за неговото развитие;
- процедура за поддържане на табели за работно време;
- средства за комуникация, изчислителна и организационна техника;
- ред и срокове за отчитане;
- средства за механизация на ръчния труд;
- процедурата за закупуване на оборудване, мебели, инвентар, офис консумативи и обработка на плащания за услуги;
- основи на икономиката, организацията на труда, производството и управлението;
- трудово законодателство;
- правилник за вътрешния трудов ред;
- правила и норми за защита на труда.

1.4. Назначаването на длъжността началник отдел "Административна поддръжка" и освобождаването от длъжност се извършват със заповед генерален директор.

1.5. Началникът на административния офис е пряко подчинен на генералния директор.

1.6. За да осигури своята дейност, ръководителят на административната и административната организация има право да подписва организационни и административни документи на Дружеството по въпроси, включени в неговия функционални отговорности.

1.5. По време на отсъствието на ръководителя на административната служба (командировка, ваканция, болест и др.) неговите задължения се изпълняват от лице, определено по предписания начин. Това лице придобива съответните права и носи отговорност за неправилното изпълнение на възложените му задължения.

2. Длъжностни задължения

Ръководител на административната дейност:

2.1. Осигурява икономична поддръжка и правилно състояние в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита на сгради и помещения, в които се намират поделенията на предприятието, както и наблюдение на изправността на оборудването (асансьори, осветление, отоплителни системи, вентилация и т.н.).

2.2. Участва в разработването на планове за текущи и основни ремонти на дълготрайни активи (сгради, водоснабдителни системи, въздухопроводи и други съоръжения), както и в изготвянето на разчети на стопански разходи.

2.3. Организира ремонт на помещения, следи за качеството на ремонтните работи.

2.4. Осигурява подразделенията на предприятието със средства за механизация на инженерната и управленската работа, следи за тяхната безопасност и навременни ремонти.

2.5. Организира регистрация необходими документиза сключване на договори за предоставяне на услуги, получаване и съхраняване на необходимите домакински материали, оборудване и инвентар, предоставянето им на структурни звена, както и водене на отчет за тяхното разходване и съставяне на установена отчетност.

2.6. Контролира рационалното използване на материалите и средствата, отпуснати за стопански цели.

2.7. Наблюдава озеленяването, озеленяването и почистването на територията, празничната украса на фасадите и входовете на сградите.

2.8. Организира бизнес обслужване на срещи, конференции, семинари и други събития.

2.9. Осигурява изпълнението на противопожарните мерки и поддържането на противопожарното оборудване в изправност.

2.10. Предприема мерки за въвеждане на комуникационна, изчислителна и организационна техника.

2.11. Управлява служители на AHO.

3. Права

Ръководителят на административната служба има право:

3.1. Да изисква и получава от структурните звена информация, справочни и други материали, необходими за изпълнение на задълженията, предвидени в тази длъжностна характеристика.

3.2. Вземете мерки, когато бъдат открити дисциплинарни нарушенияподчинените работници и докладвайте за тези нарушения на ръководителя на предприятието, за да изправите виновните под отговорност.

3.3. В съгласие с ръководителя на предприятието привлича експерти и специалисти в областта на административно-стопанските дейности за консултации, изготвяне на становища, препоръки и предложения.

3.4. Запознайте се с документите, определящи неговите права и отговорности за длъжността, критерии за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.

3.5. Внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в настоящите Инструкции.

3.6. Изискване от ръководството на предприятието за осигуряване на организационни и технически условия и регистрация установени документинеобходими за изпълнение на служебните задължения.

4. Отговорност

Ръководителят на административната служба отговаря за:

4.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните задължения, предвидени в настоящата длъжностна характеристика, в границите, установени от действащото трудово законодателство. руска федерация.

4.2. За престъпления, извършени в хода на тяхната дейност - в границите, установени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

4.3. За причиняване на материални щетипредприятие - в границите, установени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Купете книги по управление на човешките ресурси

Почти всяко голямо предприятие с повече от 100 служители има ACS. Значението на това съкращение е административно-стопански отдел. Тази услуга изпълнява много функции в компанията, които са много важни за осигуряване на нормалното функциониране на компанията. Координираната работа на служителите на самата администрация и взаимодействието й с други отдели са необходими за просперитета на всяка организация.

Необходимостта от ACS

В малки предприятия с малък брой служители и обем на произведената продукция или извършената работа функциите на служителите по административно управление могат да се изпълняват от секретари и офис мениджъри. Средните организации също обикновено не изискват услугата ACS, чието декодиране е известно на всеки студент от Стопанския факултет. В тези предприятия всички въпроси, свързани с осигуряването на нормалната работа на компанията, се извършват от мениджъра по доставките. Пълноценен административно-стопански отдел съществува само при големи предприятия, където броят на служителите е толкова голям, че един човек просто не може да осигури функционирането на всички отдели в нормален режим.

Функции на единицата

ACS изпълнява много функции. Декодирането на това съкращение показва основните въпроси, които са от компетентността на служителите на отдела. Те решават различни икономически проблеми, т.е. осигуряват функционирането на всички останали отдели на компанията. Служителите от административно-стопанския отдел отговарят за:

1. Своевременно предоставяне на компанията на различни материални активи, използвани за работата на служителите на организацията.

2. Организиране на съхранение, издаване и отчитане на различни ценности, придобити за нуждите на предприятието.

3. Организиране на пълна поддръжка на всички фирмени помещения, контрол върху изпълнението на тази поддръжка, отстраняване на недостатъци.

4. Търсене на организации и сключване на споразумения с тях за предоставяне на комунални услуги, поддръжка на електрически мрежи, съобщителни мрежи.

5. Навременен ремонт на фирмени помещения и различно имущество.

6. Контрол за спазване на правилата за пожарна безопасност.

7. Осигуряване на необходимата защита на фирменото имущество.

8. Осигуряване на материално-технически нужди по време на срещи и срещи на делегации на други фирми за преговори.

9. Организиране на благоприятни условия на труд и предвидени от законапочивка на служителите.

10. Финансова отговорност за получени стоки и материали.

Някои от изброените функции могат да бъдат възлагани на други отдели или изпълнявани съвместно с тях. Например защитата на собствеността и реда в една организация може да бъде отговорност на службата за сигурност.

Структура на отдела

Отделът се ръководи от началника на администрацията. По правило той има заместник, който поема контрола върху изпълнението на част от работата и също така замества шефа по време на неговото отсъствие. На тяхно подчинение има още няколко служители. Един обикновен специалист по AO може да отговаря за конкретна област от дейността на компанията или може едновременно да решава няколко проблема заедно с колегите си. Списъкът от функции както на ръководителя на отелването, така и на целия му екип се определя от длъжностната характеристика на Администрацията за всеки от служителите.

Началник отдел „Административна дейност“.

Ръководителят на административната служба носи пълна отговорност за изпълнението на функциите на отдела. Декодирането на това съкращение се намира в много заповеди на генералния директор на компанията, тъй като на отдела е възложен обширен списък от отговорности. Ръководителят на административно-стопанския отдел трябва не само да организира работата си, но и да следи за изпълнението на всички инструкции, дадени на служителите.

Правомощия на управителя

Ръководителят на администрацията обикновено се отчита пред генералния директор на организацията и има голям брой правомощия, които му позволяват да изпълнява инструкциите на ръководителя на компанията. В много организации той може, действайки от името на генералния директор, самостоятелно да решава следните въпроси:

1. Сключете договори за доставка материални активии изобразяване необходими за организациятаработа с различни компании на трети страни. Изборът на тези компании и условията за сътрудничество са изцяло под контрола на ръководителя на административния офис.

2. Разпределете служебни задължениямежду служителите в техния отдел и в съответствие с трудовите разпоредби, приети в организацията и длъжностните характеристики на служителите.

3. Извършете подбор на персонал за административно-икономическия отдел, оценете качеството на работа на вашите служители.

Финансова отговорност

Служители на AHO (това съкращение означава административен и икономически отдел), включително ръководителят на отдела, мечка финансова отговорностза ценности, прехвърлени им за временно съхранение или пари в брой. Въпреки факта, че повечето плащания към доставчици вече се извършват по банков път, специалистите могат да получат доста големи суми за покупката различни материали. Ако предприятието разполага със склад, в който се съхраняват предмети, необходими за дейността на организацията, тогава служителите на административното управление, които имат достъп до него и отговарят за издаването на ценности на други служители на предприятието, носят финансова отговорност за това.

Сътрудничество с други отдели

Почти всички служители на различни отдели на голяма организация поне веднъж са срещали съкращението AHO, чието декодиране е познато на всички. Всяка структурна единица на компанията е свързана с определени аспекти от нейната дейност:

1. Производствен отдел. Доставка на оборудване и различни материали за производство готови продуктиТова обикновено се извършва от отдела за покупки на предприятието. Въпреки това административно-стопанският отдел осигурява функционирането на закупените средства на труда. Неговите специалисти следят за непрекъснатото снабдяване на производството с електроенергия, вода и топлина. Служителите на AHO отговарят и за почистването на производствените площи.

2. Правен отдел. Служителите на тези структури са в постоянен контакт помежду си. Правният отдел получава за преглед и одобрение договорите, които ръководителят на административно управляващата компания планира да сключи. От своя страна служителите на икономическия отдел осигуряват нормални условия за работа на специалистите по правно обслужване.

3. Счетоводство. Служителите на AHO докладват на счетоводните служители за средствата, издадени им за закупуване на материални активи или плащане на услуги на изпълнители.

Общи положения

1. 
   Отдел "Администрация и поддръжка" е структурно подразделение на недържавното учебно заведение„Руско икономическо училище“ (наричано по-долу NES).
2. 
   Отдел „Администрация и управление” е на пряко подчинение на заместник-ректора по управление и развитие.
3. 
   В своята работа Административният отдел се ръководи от Конституцията и законите на Руската федерация, Хартата на НСЗ, длъжностните характеристики, действащите политики на НСЗ, както и тези разпоредби.
4. 
   Методическата координация на работата на отдела се осъществява от началника на отдел „Администрация“.
5. 
   Работата на административния отдел се осъществява съвместно с други структури
   поделения на НСЗ.
6. 
   Всички документи за собственост, свързани с отдел администрация, както и
7. 
   длъжностните характеристики на служителите в катедрата се утвърждават от заместник-ректора по управление и развитие по предложение на ръководителя на катедрата.
8. 
   Изпълнението на конкретните задачи, функции и права се извършва в съответствие с длъжностните характеристики на служителите на катедрата и правилника за работа, изготвен от ръководителя на катедрата и утвърден от заместник-ректора по управление и развитие.
9. 
   Ръководителят на катедрата се назначава и освобождава със заповед на заместник-ректора по управление и развитие на НСЗ.
10. 
    Ръководител на административната дейност:
    1. 
       - ръководи цялата дейност на АЧ, носи персонална отговорност за навременното и качествено изпълнение на възложените на АЧ задачи и функции;
    2. 
       - осъществява в рамките на своята компетентност управленски функции (планиране, организация, мотивация, контрол), взема решения, които са задължителни за всички служители на администрацията;
    3. 
       - разпределя функционалните отговорности и индивидуалните задачи между служителите на административното управление, установява степента на тяхната отговорност и, ако е необходимо, прави предложения до ръководителя на организацията за промени длъжностни характеристикиподчинените му служители;
    4. 
       - прави предложения до ръководството на организацията за подобряване на работата на администрацията, оптимизиране на нейната структура и численост;
    5. 
       - участва в подбора и разполагането на административно-управленски персонал, прави предложения на ръководството на организацията за насърчаване и налагане дисциплинарни наказанияна работниците по административната поддръжка, изпращането им за преквалификация и повишаване на квалификацията;

1. 
   По време на отсъствието на ръководителя на административната служба неговите задължения се изпълняват от неговия заместник (ако има такъв) или друг служител, назначен със заповед на ръководителя на организацията.
2. 
   ръководителят на организацията за административно обслужване или лицето, изпълняващо неговите задължения, има право да подписва документи, изпратени от името на организацията за административно управление по въпроси от нейната компетентност
3. 
   Настояща позиция, структура и щатно разписание AO се одобряват от ръководителя на организацията.

2.2. Организационно и методическо управление и контрол на дейността на структурните подразделения на организацията по въпросите на икономическите услуги, рационалното използване на материални и финансови ресурси и безопасността на имуществото на организацията.

2.3. Усъвършенстване и въвеждане на нови методи за организация на работата, включително чрез използване на съвременни информационни технологии.

2.4. Участие в подготовката и изпълнението управленски решениянасоки за административно и икономическо подпомагане на дейността на организацията.

2.6. Наблюдава, в рамките на своята компетентност, спазването на санитарния и противоепидемичния режим, правилата за пожарна безопасност, стандартите за безопасност, своевременно вземане на необходимите мерки при установяване на факти за тяхното нарушаване.

2.7. Поддържане на съответната документация, предвидена от действащите разпоредби, предоставяне на статистическа и друга информация за дейността на административните и административните организации в рамките на установените срокове.

2.8. Решаване на други проблеми в съответствие с целите на организацията.
Основни функции на СКУД
3.1. Планиране, организация и контрол на административно-икономическата поддръжка на дейността на организацията.

3.2. Поддържане на домакинството и осигуряване на добро състояние в съответствие с правилата и разпоредбите за промишлена санитария и противопожарна защита на сгради и помещения, в които се намират подразделенията на организацията, следене на изправността на оборудването.

3.3. Участие в инвентаризация на помещения и оборудване с цел наблюдение на тяхната безопасност и техническо състояние.

3.4. Ремонт на помещения, контрол на качеството на ремонтните работи.

3.5. Осигуряване на организационни звена с мебели, домакинско оборудване, средства за механизация на инженерната и управленската работа, наблюдение на тяхното рационално използване, безопасност и навременни ремонти.

3.7. Изготвяне на необходими документи за сключване на договори за работа и предоставяне на услуги от трети лица.

3.8. Получаване и съхраняване на офис консумативи, домакински материали, оборудване, инвентар, предоставянето им на структурните подразделения на организацията, отчитане на разходите им и изготвяне на установена отчетност.

3.9. Следи за рационалното използване на материалите и финансовите средства, предназначени за стопански цели.

3.10. Озеленяване, почистване на територията, участие в организиране на събития на НСЗ.

3.11. Почистване на срещи, конференции, семинари и други събития.

3.12. Организиране на транспортна поддръжка на дейността на организацията.

3.13. В съответствие с действащите правила и разпоредби, организация на експлоатация и навременни ремонти техническо оборудване(електрически мрежи, климатици), непрекъснато снабдяване на помещенията на организацията с електричество, вода, контрол върху тяхното рационално използване.

3.14. Организиране и осигуряване на контрол на достъпа

3.15. Организация и контрол на складовите бази за различни продукти на административно-стопанските услуги.

3.16. Провеждане на разяснителна работа сред служителите на организацията, насочена към осигуряване на безопасността и поддръжката на помещенията и имуществото на организацията в добро състояние, грижа за оборудването и икономично използване на материални и енергийни ресурси (вода, офис консумативи, консумативи и др.).

3.17. Провеждане на противопожарни и противоепидемични мерки.

3.18. Осъществяване на други функции в рамките на своята компетентност в съответствие с целите и задачите на организацията.
4. Права и отговорности
4.1. AHO има право:

Получаване на документи и други документи, получени от организацията информационни материалисъобразно профила им на дейност за запознаване, системно записване и използване в работата;

Да изисква и получава от ръководителите на организацията и нейните структурни подразделения информацията, необходима за изпълнение на възложените й задачи и функции;

В рамките на своята компетентност извършват проверка и координация на дейностите на структурните звена по въпросите на административната и икономическата поддръжка, докладват резултатите от проверките на ръководството на организацията;

Прави предложения за усъвършенстване на формите и методите на работа на администрацията и организацията като цяло;

Участвайте в подбора и назначаването на персонал според вашия профил;

Прави предложения до ръководството на организацията за професионално развитие, насърчаване и налагане на наказания на служители на организацията за административна поддръжка и други структурни подразделения на организацията в тяхната област на дейност;

Участвайте в срещи, когато разглеждате въпроси на икономическата подкрепа за дейността на организацията.

4.2. Ръководителят на административната служба отговаря лично за:

Осъществяване на функциите и задачите, възложени на Администрацията;

Организация на работата на администрацията, своевременно и квалифицирано изпълнение на заповеди, указания, указания от висшето ръководство, действащи нормативни документи в областта на тяхната дейност;

Рационално и ефективно използванематериални, финансови и човешки ресурси;

Състоянието на трудовата и изпълнителската дисциплина в администрацията, изпълнението от нейните служители на техните функционални задължения;

Спазване от служителите на AHO на вътрешните правила, санитарния и противоепидемичния режим, противопожарната безопасност и правилата за безопасност;

Поддържане на документация, предвидена в действащите нормативни документи;

Предоставяне по установения ред на достоверна статистическа и друга информация за дейността на административната организация;

Готовност на СКУД за работа в извънредни ситуации.

5 Структура на отдела
Административно-стопанският отдел е структурно подразделение на НСЗ.

АО се ръководи от началника на отдела, на който са подчинени следните служители:

Инженер по поддръжката;

Ръководител копирно-печатен център;

Препращач на поща;

Гардеробник;
- чистач на офиси;

Охранител

Куриер

Електрофотограф

Шофьор

Вечерен секретар

6. Сфери на отговорност
AHO отговаря за:

Планиране, организация и контрол на административно-икономическата поддръжка на дейността на организацията.
Неизпълнение на поетите функции, установени с този правилник и измененията към него, както и други правни документи;

Неразкриване на поверителна информация, намираща се в една информация
NES система;
Всеки служител е лично отговорен за:
Установено пълно и точно изпълнение на възложените му задължения
длъжностни характеристики;
Мениджърът има право да държи всеки служител тройно отговорен
неизпълнение на служебните задължения, документирано;
След три предупреждения служителят се уволнява;
7. Условия на труд
Отдел „Администрация“ е структурно подразделение на НСЗ и е подчинено на общата работа

график, одобрен от НСЗ, но поради естеството на тяхната работа служителите може да бъдат задължени да работят през почивните дни и празници;

Приемливо е да закъснявате работно мястоза не повече от 15 минути.

Закъснението с повече от 15 минути без обяснение на причината, предоставяне на потвърждение и уведомяване на висшия мениджмънт се наказва с дисциплинарна отговорност съгласно действащото трудово законодателство;

Позицията на началник на административно-стопанския отдел (ACD) по правило съществува в предприятия с над 100 служители. В останалите случаи функциите на началник на администрацията и целия отдел се изпълняват от секретаря (до 25 души), както и от офис мениджъра или отговорника по доставките (до 100 души).

Ръководителят на отдела за поддръжка контролира работата на ремонтни екипи (ключари, водопроводчици и др.), общи работници и чистачи. В сравнително малки организации (до 600 души), охраната, транспортът (шофьори и механици) и складовите услуги (складодържател) обикновено попадат под негово командване. В големите предприятия и в образователните институции длъжността ръководител на административния отдел съответства на длъжността на заместник-директора по административен и административен отдел или административен отдел (административен отдел или работа).

Отговорности на ръководителя на административната служба.

Ръководителят на административния офис отговаря за почистването и поддръжката на помещенията и свързаните с тях зони, като се вземат предвид санитарните и противопожарни стандарти. Той организира текущата и основен ремонтсгради, сключва споразумения за услуги с доставчици на комунални и комуникационни услуги. Осигурява на работниците консумативи за домакинство и канцеларски материали, а съгласувано с директора и мебели и офис оборудване.

Работи като ръководител на административна службапоема отговорност за обслужване на делегации, посещаващи предприятието.

Наложена отговорност служебни задължения, принуждава ръководителя на административната служба да работи в тясно сътрудничество със счетоводния отдел.

Ръководителят на администрацията води отчети за дейността на отдела. Наградите, наказанията, наемането и освобождаването на служители от отдела се извършват от директора по препоръка на ръководителя на административната служба.

Такова разнообразие от отговорности изисква от началника на административния офис високи комуникационни умения (способност за общуване на всяко ниво), отговорност, дисциплина, точност, мобилност, независимост и устойчивост на стрес. Да притежава умения за работа с документи, универсални инженерни и технически познания.

За такава позиция може да кандидатства лице с висше професионално или средно специално образование и трудов стаж в тази област съответно най-малко 2 и 5 години. Най-често, поради специфичните изисквания, това са мъже на възраст 30-45 години (жените заемат длъжности офис мениджър и гледач в малки институции). В зависимост от региона и предприятието, заплатата на ръководителя на отдела за администриране и поддръжка в Русия варира от 1000 до 2000 в доларов еквивалент.