Care sunt responsabilitățile postului unui asistent de secretară? Descrierea postului titlului de asistent Ce este un asistent secretar.

Exemplu Descrierea postului secretar-asistent (implică modificare ținând cont de specificul unei anumite organizații). Instrucțiunile pot fi folosite ca ghid pentru pregătirea pentru munca ca secretară. Aproape toate prevederile instrucțiunilor sunt dezvăluite într-o formă sau alta în conținutul site-ului nostru. Documentul este furnizat pentru descărcare ca șablon Word la sfârșitul articolului.

1.1. Secretarul asistent este încadrat ca specialist al organizației și este angajat și eliberat din funcție prin ordin al directorului general.

1.2. Secretarul adjunct raportează direct directorului general al organizației.

1.3. Principalele sarcini ale asistentului-secretar sunt suportul organizatoric și documentar pentru activitățile directorului general.

1.4. În activitatea sa, secretarul-referent este ghidat de:

- legislatia in vigoare Federația Rusă;

— Carta organizației;

— Regulamentul intern al muncii (Statutul personalului);

— prevederi privind compartimentele structurale ale organizației și serviciul instituției de învățământ preșcolar;

— ordinele (instrucțiunile) conducerii organizației;

— materiale normative și metodologice privind organizarea muncii de birou;

- această fișă a postului.

1.5. Secretara trebuie sa stie:

— structura organizației, direcția activităților acesteia, repartizarea responsabilităților între directorii generali adjuncți, numele de familie, prenumele, patronimele șefilor diviziilor structurale, organizația-mamă, numele conducătorilor acesteia, principalele organizațiile partenere și managementul acestora;

— standarde naționale (de stat) pentru întocmirea documentelor de management;

— reguli de ortografie și punctuație;

— Instrucțiuni pentru suportul documentației managementului organizației;

— reguli de funcționare organizatorice și tehnologie informatică;

— eticheta de afaceri, etica comunicare de afaceri;

— reguli de desfășurare a convorbirilor telefonice;

— norme de siguranță și de protecție împotriva incendiilor;

— tehnici de prim ajutor.

1.6. Secretarul trebuie să fie capabil să:

- compune scrisori de afaceri(inclusiv într-o limbă străină), redactarea actelor administrative, ținerea proceselor-verbale;

— traducerea corespondenței oficiale într-o limbă străină a unui partener comercial;

- lucrați pe computer în mediul WINDOWS, WORD, EXCEL, PERSPECTIVE;

— utilizați baza de date;

— să utilizeze capacitățile internetului;

- primirea si transmiterea documentelor prin fax si e-mail, efectuează lucrări de copiere;

— editarea textelor, efectuarea corecturii;

— conduce negocieri de afaceri;

— în cazul absenței unui inspector de personal, desfășurarea lucrărilor de suport de documentare pentru activitățile de personal ale organizației (executarea ordinelor de personal, procesarea contracte de munca si alta documentatia personalului)

- lucreaza cu documente confidentiale. ()

Sarcina principală a secretarului-referent este documentarea și suport informativ activitatea directorului general. În acest scop, secretarul-referent:

2.1. În fiecare zi, în intervalul de timp stabilit, primește și examinează documentele primite, le înregistrează, selectează documentele care necesită examinare imediată și le pregătește pentru un raport către Directorul General.

2.2. Pregătește proiecte de rezoluție pentru documentele primite.

2.3. La îndrumarea Directorului General, își planifică ziua de lucru, ajustează și ajută la implementarea acesteia.

2.4. Monitorizează zilnic termenele de executare a documentelor și instrucțiunilor verbale ale Directorului General de către șefii diviziilor structurale; îl informează despre stadiul executării ordinelor.

2.5. Întocmește proiecte de documente în numele directorului general și le coordonează cu șefii diviziilor structurale.

2.6. Monitorizează execuția (completitudinea aprobării, disponibilitatea și caracterul complet al anexelor) a documentelor de ieșire transferate diviziuni structurale spre semnare de către directorul general.

2.7. În numele directorului general, întocmește proiecte de texte ale discursurilor, rapoartelor și lucrărilor sale, le editează și organizează retipărirea acestor documente.

2.8. Întocmește rapoarte săptămânale de informare pentru Directorul General cu privire la publicațiile din presă legate de activitățile organizației.

2.9. Monitorizează publicațiile din publicațiile din industrie (speciale) și compilează recenzii tematice și rezumate despre acestea și informează directorul general.

2.10. Monitorizează siguranța documentelor din zona de recepție a directorului general și corectitudinea formării dosarului.

2.11. Participă la lucrările de îmbunătățire a fluxului de documente în organizație, unificarea documentației și îmbunătățirea activității serviciului instituției de învățământ preșcolar.

2.12. La conducerea Directorului General, pregătește ședințe, asigură executarea și păstrarea proceselor-verbale.

2.13. Organizează implementarea instrucțiunilor și instrucțiunilor Directorului General pentru rezervarea camerelor de hotel, comandarea biletelor de avion și de cale ferată și cazarea călătorilor de afaceri.

2.14. Organizează activitatea recepției, reglează fluxul de vizitatori, rezolvă în mod independent problemele privind posibilitatea de primire.

2.15. Controlează întocmirea dosarelor de recepție pentru predarea la arhivă, prelucrarea acestora înainte de arhivă, semnează inventarele și actele de distrugere a documentelor.

2.16. Redări asistenta metodologicaîn activitatea secretarilor (sau a angajaţilor care îndeplinesc funcţiile de secretar) ai unităţilor structurale. ()

Pentru îndeplinirea atribuțiilor care îi sunt atribuite, asistentul secretarului este obligat să:

3.1. Păstrați confidențialitatea informațiilor.

3.2. Urmați instrucțiunile de la conducere.

3.3. Asigurarea respectarii regulilor si regulamentelor de inregistrare si a termenelor de intocmire si trimitere a documentelor. .

3.4. Respectați regulile de comunicare în afaceri, normele de etichetă oficială și lanțul oficial de comandă.

3.5. Asigurați siguranța documentelor.

3.6. Țineți o evidență a prezenței angajaților la locul de muncă și transmiteți-o departamentului de contabilitate. ()

Secretarul-asistent al directorului general are dreptul:

4.1. Solicitați de la diviziile structurale materialele necesare, precum și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiunilor Directorului General.

4.2. Verificați documentele și trimiteți-le spre executare managerilor și specialiștilor întreprinderii (în limitele specificate într-o listă specială de documente).

4.3. Solicitați executanților să finalizeze documentele pregătite cu încălcarea regulilor stabilite pentru pregătirea și executarea acestora.

4.4. Avizarea proiectelor de documente depuse spre semnare directorului general.

4.5. Trimiteți propuneri de îmbunătățire conducerii spre examinare suport de documentare activitățile organizației, îmbunătățirea formelor și metodelor de management al muncii bazate pe utilizarea tehnologiei electronice.

4.6. Solicitați managementului să creeze condiții normale pentru îndeplinire atributii oficialeși siguranța documentelor generate în activitățile organizației.

4.7. Lucrați cu documente cu caracter confidențial.

4.8. Rezolvați în mod independent problemele legate de vizitele neprogramate ale cetățenilor și apelurile telefonice.

4.9. Faceți propuneri conducerii cu privire la pedepse și recompense pentru angajații secretariatului.

4.10. Participa la selectia si plasarea angajatilor din subordine. ()

Secretarul asistent este responsabil pentru:

5.1. Calitatea documentelor depuse către semnătură către CEO.

5.2. Atitudine neglijentă, neglijentă față de îndatoririle oficiale ale cuiva.

5.3. Securitatea documentației, dezvăluirea informațiilor confidențiale.

5.4. Încălcarea reglementărilor muncii. Instrucțiuni pentru suportul documentației managementului organizației.

5.5. Utilizarea ilegală a drepturilor acordate, precum și utilizarea acestora în scopuri personale. ()

În activitatea sa, secretarul-asistent al directorului general interacționează cu:

6.1. Cu unități structurale pe probleme de obținere a informațiilor necesare și pregătire comună a documentelor.

6.2. CU serviciul juridic pe probleme de aprobare a proiectelor de acte administrative.

6.3. Cu organizații de nivel superior, cu organizații terțe, autorități și management pe probleme de obținere și furnizare de documente, organizare de întâlniri și contacte ale Directorului General. ()

7.1. Superior învăţământul profesional(managementul documentelor, educație economică sau juridică).

7.2. Utilizarea tehnologiei moderne și a comunicațiilor organizaționale.

7.3. Cunoașterea unei limbi străine (engleză, germană).

7.4. Cel puțin un an experiență de lucru ca secretar. ()

Mai sus este fișa postului secretarului-asistent, întocmită pe baza nivelurilor C și D ale documentului EAPS- Asociaţia Europeană a Secretarilor Profesionişti- luând în considerare particularitățile muncii în organizații, întreprinderi mici și mijlocii din Rusia.

Recomandările prevăd patru niveluri (A, B, C, D) de ascensiune pe scara carierei pentru un angajat începător - de la secretar-dactilograf (nivel A), secretar (nivel B), secretar-asistent (nivel C) până la birou. manager (nivel D) .

După cum sa spus, instrucțiunile implică modificarea acesteia în funcție de specificul unei anumite organizații ( structura organizatorica, volumul fluxului de documente etc.). Pe baza acestei fișe a postului, prin reducerea anumitor funcții prevăzute în ea, de exemplu, desfășurarea negocierilor de afaceri, traducerea documentației oficiale în limbi străine și altele, se poate întocmi o fișă a postului pentru un secretar și, dimpotrivă, prin adăugarea unui numărul de funcții; precum executarea munca administrativa, organizarea de prezentări, conducerea întâlnirilor etc., a fost întocmită o fișă de post pentru șeful biroului, șeful serviciului instituție de învățământ preșcolar și, în final, șeful biroului.

1. DISPOZIȚII GENERALE 1.1. Secretarul asistent aparține categoriei specialiștilor întreprinderii și este angajat și eliberat din funcție de director. 1.2. Principalele sarcini ale asistentului de secretariat sunt suportul organizatoric si documentativ pentru activitatile de management., asigura activitatile financiare si economice ale intreprinderii. 3.2. Asigură recepție, contabilitate, înregistrare, control asupra execuției documentelor, servicii de informare și referință și stocare a informațiilor documentare. 3.3. Monitorizează calitatea pregătirii, corectitudinea întocmirii, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii. 3.4. Monitorizați execuția documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii, luați măsuri prompte în vederea executării lor la timp și de înaltă calitate. ; ) "__"_________ 199_ COMENTARII: ------------ Fișa postului este un document care definește funcțiile, drepturile și responsabilitățile unui angajat al întreprinderii. O fișă a postului este necesară în cazul unor dispute sau situații conflictuale în relațiile de muncă. Pe baza fișei postului se întocmește un contract de muncă cu salariatul.

3.5. Organizați pregătirea, luarea deciziilor și comunicarea acestora către executorii imediati. Analizează certificatele și rapoartele furnizate conducerii și da concluzii competente cu privire la acestea.

3.6. Menține o comunicare promptă cu organizațiile terțe (atât comerciale, cât și guvernamentale) și cu cetățenii individuali pe probleme de actualitate
activitatea întreprinderii
(telefon, fax etc.).
3.7. Primește vizitatori. 3.8. Efectuează lucrări de suport de documentare pentru activitățile de personal ale întreprinderii: - întocmirea comenzilor pentru personal;
- înregistrarea cardurilor personale din formularul T-2 sau a dosarelor personale;

- înregistrare

înregistrările de lucru

Fișa postului nu este inclusă în lista documentelor solicitate ale întreprinderii, dar prezența acesteia vă permite să definiți în mod clar lista drepturilor și responsabilităților care revin angajaților organizației, inclusiv secretarii. CONFIRM: Director general

SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”

Shirokov

/Shirokov I.A./

„12” august 2014

Fișa postului de secretar

Prevederi generale 1.1. Acest document afirmă funcțiile postului

, puterile, responsabilitatea și alte condiții de muncă ale secretarului organizației.

1.2. Funcția de secretar are dreptul de a fi ocupată de o persoană care deține un certificat de studii medii generale absolvite și a absolvit suplimentar o pregătire profesională specială sub formă de cursuri, cu vechime în muncă de cel puțin șase luni.

— Reguli de ortografie, gramatică, stil, punctuație și alte secțiuni ale limbii ruse scrise necesare pentru redactarea competentă și executarea documentației de afaceri;

— Formulare unificate, obligatorii, mostre, modele de documente administrative;

— Fundamentele organizării proceselor de muncă;

— Etica, bazele comunicării și stilului de afaceri, incl. desfășurarea negocierilor, redactarea scrisorilor, codul vestimentar etc.;

— Reguli, metode de lucru cu echipamente informatice și de birou, inclusiv cunoașterea programelor aplicate de calculator (Word, Excel etc.);

— Norme și reguli aprobate privind protecția muncii, securitatea și reglementările interne.

Responsabilitati functionale

2.1. Adăugați pe listă functii de munca Sarcinile secretarului includ următoarele:

— Furnizarea la timp a funcționării neîntrerupte a biroului directorului;

— Întocmirea unui program de întâlniri de afaceri, conferințe, întâlniri și alte evenimente ale managerului, organizarea acestora;

— Organizarea călătoriilor de afaceri pentru manager, incl. achiziționarea biletelor, închirierea spațiilor, transportul etc.

— Negocieri pe probleme de actualitate cu șefii diviziilor structurale, transmiterea tuturor informațiilor necesare de la aceștia către directorul întreprinderii, precum și comunicarea ordinelor directorului către angajați;

— Colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor solicitate către manager;

— Monitorizarea executării ordinelor managerului trecute în jurisdicția secretarului;

— Organizarea și susținerea convorbirilor Skype și telefonice ale managerului, primirea și trimiterea de mesaje fax, în lipsa managerului la locul de muncă - primirea informațiilor transmise acestuia și aducerea acesteia șefului;

— Achiziționarea de rechizite de birou pentru manager;

— Monitorizarea funcționării echipamentelor de birou, luarea de măsuri în timp util în cazul avariilor și avariilor;

— Efectuarea documentelor interne și externe legate direct de manager (întocmire ordine, instrucțiuni, scrisori, contracte etc.)

— Organizare evenimente corporative, vacanțe, seminarii de formare etc.

— Primirea și trimiterea scrisorilor;

— Primirea documentelor și declarațiilor personale de la angajații organizației pentru aprobarea managerului;

— Organizarea procesului de primire a vizitatorilor care nu sunt angajați ai întreprinderii;

— Participarea la adunările generaleși întâlniri;

— Amabilitate, dispoziție pozitivă, crearea unui microclimat favorabil în echipă.

Drepturi

Secretarul are următoarele drepturi:

3.1. Cere condiții de muncă care să contribuie la creșterea productivității muncii sale (inclusiv furnizarea de modele îmbunătățite de echipamente de birou, respectarea standardelor de organizare a locului de muncă etc.);

3.2. Solicita si primeste documente, certificate, comenzi, instructiuni legate direct de activitatile sale;

3.3. Interacționează cu șefii de departamente, șefii diviziilor structurale și managementul superior pentru a rezolva problemele legate de activitatea organizației;

3.4. Să fie reprezentant al întreprinderii în alte organizații, atât guvernamentale, cât și comerciale, în toate problemele care intră în competența acesteia;

3.5. Participarea la cursuri de perfectionare;

3.6. Refuzați să executați responsabilități de muncă dacă ceva îi amenință viața sau sănătatea la locul de muncă.

Responsabilitate

Responsabilitatea secretarului (strict în cadrul legislației în vigoare) este prevăzută pentru apariția următoarelor situații:

4.1. Calitatea proastă sau performanța intempestivă a funcțiilor profesionale, precum și eșec complet de la serviciu;

4.2. Refuzul de a îndeplini instrucțiuni, sarcini, întrebări, instrucțiuni și ordine ale managerului;

4.3. Furnizarea intenționată și sistematică de informații false sau incomplete cu privire la activitatea sa;

4.4. Atitudine neglijentă față de asigurarea măsurilor de protecție a muncii, a reglementărilor interne și a siguranței, precum și lipsa acțiunii reale atunci când acestea sunt identificate de alți angajați;

4.5. Încălcare deliberată disciplina muncii sub rezerva absenței motive întemeiateși documente care confirmă disponibilitatea acestora.

4.6. Nesupunere.

Conditii de munca

5.1. Programul de muncă și odihnă al secretarului este prevăzut în regulamentul intern al muncii;

5.2. Posibil călătorii de afaceri(să însoțească managerul), atât în ​​interiorul orașului, cât și în alte regiuni.

Semnătura dreapta

6.1. Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente legate direct de activitatea sa.

DE ACORD
Șeful Departamentul HR
(telefon, fax etc.).
Semenov/Semenov R.A./
- înregistrarea cardurilor personale din formularul T-2 sau a dosarelor personale;

AM CITIT INSTRUCȚIUNILE
Vederkina Anna Valerievna
Secretar al SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Pașaport 7685 Nr 975849
Eliberat de Departamentul Afacerilor Interne al districtului Leninsky din Perm
14.09.2012 cod departament 123-425
Semnătura Vederkina
„17” august 2014

FIȘIERE

De ce ai nevoie de o fișă a postului?

Acest document este la fel de important atât pentru secretarul însuși, cât și pentru conducerea companiei. Pe de o parte, se precizează clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul, regulile și legile pe care trebuie să le cunoască, procedura de numire și demitere a acestuia, precum și drepturile sale etc. Pe de altă parte, același document permite angajatorul să coordoneze munca subordonaților și să gestioneze eficient procesul de producție.

Destul de des, atunci când apar conflicte, dispute și dezacorduri, fișele postului devin documente semnificative din punct de vedere juridic și capătă forță probatorie. De aceea, nu trebuie să tratați cu nepăsare pregătirea fișelor de post, trebuie să notați cu atenție și atenție fiecare articol.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului pentru un secretar

Nu există o formă unică și obligatorie de fișă a postului pentru o secretară, așa că o puteți întocmi deja conform șablon gata făcut sau elaborați un document la propria discreție. Când pregătiți documentul, merită să rețineți că diferite intreprinderi Secretarii pot îndeplini diferite funcții, dar activitatea lor principală ar trebui să fie aceeași.

Versiunea standard, cea mai comună a fișei postului secretarului include patru secțiuni:

• „Dispoziții generale”
• „Responsabilitățile locului de muncă”
• „Drepturi”
• "Responsabilitate".

Cu toate acestea, dacă se dorește sau este necesar, documentul poate fi extins pentru a include și alte elemente (de exemplu, „Alte condiții”, „Dreptul de semnare”, etc.).

Documentul este de obicei scris într-un singur exemplar - este semnat și de angajatul pentru care se întocmește, precum și de șeful de departament și de directorul organizației, dar dacă există mai multe secretare, puteți tipări fișa postului în numărul necesar de exemplare. Fiecare dintre ele trebuie să aibă, de asemenea, semnături originale și, dacă este necesar, corectate astfel încât să nu existe dublarea acelorași responsabilități.

Întocmirea unei fișe de post pentru o secretară

Capac

În partea de sus a instrucțiunilor, în partea din dreapta sus, trebuie alocat un loc pentru aprobare de către șeful întreprinderii. Aici trebuie să completați doar câteva rânduri: poziția lui ( director general, director), denumire companie, prenume, prenume, patronim și lăsați spațiu pentru o semnătură cu transcriere. Apoi, numele documentului este scris în mijlocul rândului.

Secțiunile principale încep cu a doua parte.

înregistrările de lucru

În prima secțiune numită „Dispoziții generale”În primul rând, se notează ceea ce se va discuta în acest document, apoi procedura de numire și eliberare din funcție a secretarului, căruia îi raportează exact, precum și cerințele de calificare pe care trebuie să le îndeplinească (specializare, studii, cursuri suplimentare etc. ), și sunt indicate vechimea necesară și experiența de muncă.

Apoi, aceeași secțiune enumeră toate legile, regulamentele, regulile, ordinele cu care secretarul trebuie să fie familiarizat: standarde și forme de documente adoptate în organizație, reguli de păstrare a evidenței, cunoaștere a echipamentelor de birou etc. Mai jos trebuie să scrieți cine îl înlocuiește pe secretar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă (fără a indica numele anumitor angajați).

Responsabilitatile secretarului

Următoarea secțiune „responsabilități funcționale” se referă la atribuţiile ce urmează a fi îndeplinite de secretar. Acestea trebuie descrise cât mai detaliat posibil, în paragrafe separate, în conformitate cu nevoile companiei și ținând cont de timpul de lucru al angajatului.

Drepturi de secretar

Capitol „Drepturi” cuprinde inițiativele și puterile pe care secretarul are dreptul să le folosească pentru cele mai eficiente activități. De obicei, aceasta include posibilitatea interacțiunii sale cu alte divizii structurale ale companiei, precum și cu managementul.

Responsabilitatea secretarului

In sectiunea "Responsabilitate"Încălcările pentru care secretarul poate face obiectul unei pedepse disciplinare sub formă de privare de bonus, mustrare, mustrare sau chiar concediere ar trebui precizate cu precizie. Într-unul dintre puncte se poate observa că măsurile aplicate respectă legea și Codul Muncii RF.

Conditii de munca

În secțiunea a cincea din fișa postului de secretar, intitulată „Condiții de muncă”, în ce se încadrează, aceste condiții sunt determinate (de exemplu, de reglementările interne ale muncii), precum și unele caracteristici - de exemplu, călătorii de afaceri, programe de schimb etc.

Semnătura dreapta

Ultima secțiune a acestui document cuprinde un singur punct, și anume, definește documentele pe care secretarul are dreptul să le certifice cu semnătura sa.

După completarea cu atenție a fișei postului, aceasta trebuie convenită cu angajatul care este responsabil pentru respectarea regulilor și reglementărilor prevăzute în fișa postului a secretarului (acesta poate fi șeful secretariatului, șeful serviciul de personal etc.). Aici trebuie să introduceți poziția sa, numele companiei, numele de familie, prenumele, patronimul și, de asemenea, să certificați toate acestea cu o semnătură cu o transcriere.

În continuare, indicăm date oficiale și personale despre angajat: nume, prenume, patronim, funcția, din nou numele organizației, datele pașaportului, semnătura și data revizuirii documentului. Nu este necesar să puneți o ștampilă, deoarece documentul face parte din fluxul de documente intern al organizației.

Executarea funcțiilor organizatorice și administrative este o opțiune ineficientă pentru gestionarea unei întreprinderi. Pentru eliberarea directorului de sarcini obișnuite și de rutină care nu țin de luarea deciziilor responsabile, personalul poate asigura postul de asistent.

Vom vorbi despre caracteristicile întocmirii unei fișe a postului pentru acest specialist în materialul prezentat.

Despre document

Pentru fiecare angajat și specialist al întreprinderii, este furnizată o listă individuală de drepturi, responsabilități și puteri. Ele se reflectă în actele locale ale companiei, contract de munca cu salariatul, precum și în conținutul fișei postului.

Acest document este eliberat pentru fiecare angajat, deși, conform normelor Codului Muncii al Federației Ruse, nu face parte din formularele obligatorii pe care participanții trebuie să le întocmească. relaţiile de muncă.

Esență și scop

A avea o fișă a postului pentru un angajat simplifică semnificativ implementarea relațiilor de muncă:

• Conducerea întreprinderii prevede imediat ce și cum va face angajatul la locul de muncă;
• specialistul știe dinainte ce listă de drepturi și responsabilități îi este transferată pentru îndeplinirea funcțiilor de muncă;
• părțile stabilesc limitele de autoritate și răspundere pentru îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de muncă.

Astfel, scopul cheie al întocmirii unui DI poate fi recunoscut ca documentarea reglementării relațiilor de muncă dintre angajator și angajat.

Când pregătiți fișele postului pentru un supervizor, trebuie să țineți cont de următoarele nuanțe:

• instrucțiunea trebuie să conțină o listă a drepturilor și responsabilităților unui anumit specialist - dacă societatea angajează mai mulți asistenți deodată, fiecare dintre aceștia trebuie să aibă propria fișă a postului întocmită;
• responsabilități de serviciu referenții, de regulă, sunt asociați cu subordonarea directă față de conducătorul întreprinderii - conținutul DI trebuie să stipuleze clar cine din conducerea companiei are dreptul de a da instrucțiuni, instrucțiuni și;
• funcția de supraveghetor se caracterizează prin caracterul universal al atribuțiilor îndeplinite - conținutul DI trebuie să prevadă imediat domeniile în care se vor desfășura activitățile supraveghetorului.

Prezența unei fișe de post vă permite să simplificați munca asistentului. Documentul va conține o listă completă de drepturi și obligații, limite de autoritate și responsabilitate, cerințe de calificare și temeiuri pentru aplicarea măsurilor disciplinare.

Ce reglementări guvernează

La nivel legislativ nu au fost aprobate cerințele privind forma și conținutul fișei postului asistentului. Un formular DI standard poate fi aprobat de întreprindere, iar la completarea acestuia trebuie să se țină seama de următoarele standarde:

• prevederile Codului Muncii al Federației Ruse - privind garanțiile angajatului și angajatorului, reguli generale emiterea de salarii etc.;
• prevederi ale actelor locale ale întreprinderii - în ceea ce privește asigurarea timpului de muncă și disciplina muncii, aplicarea unui sistem de recompense și stimulente etc.;
• cerinţele reglementărilor relevante în anumite domenii de activitate.

Dacă acte locale Au fost aprobate regulamente interne, disciplina muncii si alte documente similare de acestea vor fi luate in considerare la intocmirea fisei postului.

Specie

Termenii fișelor postului depind de domeniile de activitate ale referentului și ale companiei în sine. Se pot distinge următoarele tipuri de referenți, pentru fiecare dintre care se va dezvolta un DI unic:

• – cel mai comun grup al acestor specialiști, ale cărui responsabilități includ suport organizațional deplin pentru activitățile managerului;
• asistent de personal– se ocupa de suport documentar pentru serviciul de personal al intreprinderii, mentinerea jurnalelor de comenzi etc.;
• – acordă suport pentru negocieri în limbi străine, traducere de documentație profesională și de afaceri, primirea delegațiilor firmelor și companiilor străine;
• – conduce fluxul de documente de intrare și de ieșire al întreprinderii, întocmește documentația, întocmește rapoarte și rapoarte în numele managerului.

Aceasta este doar o listă aproximativă a referenților care pot fi în personalul întreprinderii. De asemenea, este posibilă repartizarea responsabilităților între mai mulți referenți, în fiecare instrucțiune sunt cuprinse prevederile corespunzătoare;

Cine inventează

Întocmirea fișelor postului are loc după ce salariatul este înregistrat la muncă. De regulă, întocmirea documentelor referitoare la angajare este responsabilitatea. În plus, poate fi, de asemenea, implicat. Pentru a întocmi fișa postului, trebuie să aveți un ordin de muncă aprobat și un contract de muncă semnat.

După întocmirea fișei postului, supervizorul trebuie să se familiarizeze cu conținutul acesteia. Pentru a face acest lucru, puneți o semnătură de mână pe formularul DI sau într-un jurnal special al departamentului de personal. O copie a instrucțiunilor este dată supervizorului, iar a doua este atașată la dosarul personal al angajatului.

Utilizare

Instrucțiunile sunt utilizate în următoarele domenii:

• examinatorul trebuie să țină cont de conținutul DI în activitățile curente, să respecte responsabilitățile și cerințele înregistrate;
• orice instrucțiuni și ordine în legătură cu supervizorul pot fi emise numai în cadrul instrucțiunilor, iar extinderea listei de atribuții sau competențe poate avea loc numai cu acordul angajatului;
• in cazul indeplinirii necorespunzatoare a atributiilor de serviciu se pot aplica masuri disciplinare - in acest scop se efectueaza o ancheta interna si se determina gama de responsabilitati conform fisei postului;
• conținutul DI este folosit pentru a determina nivelurile de subordonare - cui trebuie să raporteze referentul în lucrarea curentă, precum și o listă de specialiști care au voie să dea instrucțiuni.

După semnarea instrucțiunii de către angajat și aprobată de șeful întreprinderii, orice modificare a documentului este permisă numai prin acordul comun al părților. O excepție de la această regulă este permisă numai atunci când se transferă la un alt loc de muncă, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse.

Conținutul instrucțiunilor referentului poate fi împărțit în două părți. Primul bloc va include reglementări și reguli care se aplică tuturor angajaților unei anumite întreprinderi (se vor respecta normele Codului Muncii al Federației Ruse și actele locale). A doua parte va cuprinde prevederile, cerințele, drepturile și responsabilitățile unui specialist referent specific.

Cerințe generale

Prima parte ar trebui să includă următoarele puncte:

• data și locul întocmirii documentului - deși legea nu conține un termen exact pentru întocmirea DI, ambele părți sunt interesate să semneze documentul cât mai curând posibil pentru a înlătura eventualele litigii;
• detalii complete ale părților - societatea și managerul acesteia, precum și referentul;
• informații despre numele exact și complet al postului;
• atribuirea unui post unei anumite unitati structurale, indicarea nivelului de subordonare;
• parcurge cerințe de calificare la referent - disponibilitatea educației, experiență de muncă, calități profesionale și personale, aptitudini.

De regulă, prevederile enumerate nu se vor modifica chiar dacă este desemnat un nou referent pentru a înlocui un specialist care lucra anterior. Cerințe speciale Legea nu cere studiile unui asistent este suficient pentru a finaliza studiile secundare profesionale.

Bloc special

Blocul special al fișei postului va cuprinde următoarele elemente:

• determinarea atribuțiilor referentului, precum și delimitarea acestora în raport cu alte funcții;
• o indicare a drepturilor și responsabilităților specialistului pe care le va îndeplini în activitățile sale curente;
• condițiile zilei de lucru, ținând cont de specificul activității desfășurate (de exemplu, pentru a însoți un manager în călătorii de afaceri, pentru un asistent i se poate stabili o zi de lucru neregulată);
• norme de protectie si securitate a muncii;
• o listă de cunoștințe și abilități speciale pe care referentul trebuie să le îndeplinească - de exemplu, cunoașterea anumitor limbi străine sau sisteme software;
• condițiile de plată a remunerației bănești, inclusiv sumele suplimentare de tip stimulent și stimulativ;
• motive pentru aplicarea măsurilor disciplinare în cazul în care supraveghetorul încalcă atribuțiile oficiale.

Acest videoclip va vorbi despre munca secretarului și separat a referentului:

Responsabilitati

Fișele de post ale angajaților stabilesc o listă a responsabilităților acestora. Pentru referent, acestea pot include:

• organizarea muncii managerului și/sau a adjuncților acestuia - planificarea zilei, pregătirea întâlnirilor și negocierilor, documentarea rezultatelor întâlnirilor etc.;
• evidență - înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire, ținerea jurnalelor de înregistrare, arhivare;
• rezolvarea problemelor economice legate de susținerea activităților de management - achiziționarea de articole de papetărie, trimiterea de scrisori, organizarea convorbirilor telefonice și comunicațiilor video etc.;
• traducerea documentației din limbi străine, sprijinirea negocierilor cu participarea partenerilor străini;
• selectarea materialelor analitice pentru echipa de management sau alți specialiști ai companiei, generarea de rapoarte și rapoarte.

Cu cât responsabilitățile postului revizorului sunt mai detaliate și mai precise, cu atât va fi mai ușor să se delimiteze competențele și domeniile de responsabilitate în activitatea curentă.

Fișele postului de referință pot fi descărcate.

Fișele de post ale referentului (eșantion)

Responsabilitatile secretarului la fiecare producție individuală sunt determinate de fișa postului respectivului angajat. LA atributii ale secretarului poate include o mare varietate de funcții - totul depinde de activitati de productie companii (organizatii, intreprinderi). Vom vorbi despre responsabilitățile postului care pot fi atribuite unei secretare în acest articol.

Responsabilitatile asistentului secretarului

Responsabilitatile secretarului includ de obicei munca organizatorica, se lucreaza la colectarea si distribuirea informatiilor in randul angajatilor privind inregistrarea, pastrarea, sistematizarea documentelor, indeplinirea instructiunilor de la conducere etc.

În funcție de tipul de activitate în care se desfășoară compania, responsabilitățile acestui angajat pot include:

• efectuarea corespondenței de afaceri;
• lucrul cu arhiva;
• transferul la timp a documentelor între diviziile structurale ale organizației și executanți specifici;
• executarea comenzilor de la manager;
• organizarea timpului de lucru al managerului;
• îndeplinirea funcțiilor de intermediar atunci când lucrează cu parteneri străini (inclusiv traducerea discursului oral și a documentelor).

La multe întreprinderi atributii ale secretarului Aceasta include, de asemenea, menținerea evidențelor personalului. Adevărat, lucrul cu documentele de personal necesită anumite cunoștințe și abilități, așa că aceasta poate fi numită o parte opțională a puterilor secretarului. Aici, evidența personalului trebuie înțeleasă nu doar ca înregistrarea angajării sau concedierii angajaților, ci și ca menținerea fișelor de pontaj, crearea dosarelor personale pentru angajați, pregătirea contractelor de muncă și ținerea registrului acestora, pregătirea documentelor pentru călătoriile de afaceri, lucrul cu certificate de incapacitate. pentru muncă și așa mai departe.

În companiile mici atributii ale secretarului includ uneori lucrări în domeniul protecţiei muncii şi securităţii la incendiu. În acest caz, i se încredințează următoarele responsabilități:

• privind desfășurarea de briefing-uri introductive și briefing-uri la locul de muncă (inițiale, neprogramate, repetate);
• instruirea lucrătorilor cu privire la securitatea la incendiu;
• desfăşurarea de instruire privind acţiunile angajaţilor întreprinderii în caz de situaţii de urgenţă.

De asemenea, secretarul participă la investigarea accidentelor de muncă, întocmește și transmite documente referitoare la sănătatea și securitatea în muncă.

Nu-ți cunoști drepturile?

Pe lângă cele de mai sus, secretarul poate fi responsabil pentru furnizarea de materiale consumabile personalului de conducere sau supervizorului imediat. Această categorie include organizarea aprovizionărilor apă potabilă, furnizarea de rechizite de birou, monitorizarea funcționalității echipamentelor de birou, organizarea la timp a înlocuirii acestuia etc.

Dacă este obișnuit ca o companie să organizeze întâlniri de afaceri, negocieri (inclusiv sub formă de diverse prânzuri de afaceri) sau să organizeze pauze de cafea, responsabilitățile pentru desfășurarea acestora sunt de obicei atribuite și secretarului.

Fișa postului de secretar

Tot ceea ce atributii de secretar nu au fost prevăzute în fiecare organizație specifică, în orice caz, acestea trebuie menționate în fișa postului. Familiarizarea cu aceasta se realizează în momentul în care un cetățean este angajat, după care trebuie să semneze pentru familiarizare. Doar semnătura personală a unui angajat este o bază suficientă pentru ca angajatorul să-i ceară îndeplinirea deplină a funcțiilor sale de muncă și, de asemenea, dă dreptul de a-l trage la răspundere pentru neîndeplinire.

- înregistrare include aceleași secțiuni principale ca fișele postului pentru alți angajați:

1. Prevederi generale. Aici vorbim despre modul în care un angajat este angajat și concediat, ce sarcini principale sunt stabilite pentru un astfel de angajat, ce ghidează secretarul în munca sa și, de asemenea, enumeră cerințele de bază pe care trebuie să le îndeplinească un candidat pentru această funcție.
2. Responsabilitatile postului de secretar. Această secțiune ar trebui să stabilească toate funcțiile referentului care vor fi îndeplinite de acesta în timpul activității sale în această organizație. Este important de înțeles că un angajat nu este obligat să îndeplinească acele funcții care nu sunt prevăzute direct în fișa postului său, prin urmare această secțiune ar trebui să conțină cea mai completă descriere.
3. Dacă există responsabilități, atunci trebuie să existe și drepturi, care trebuie reflectate și în fișa postului secretarului.
4. Concluzia conține de obicei o secțiune care definește tipurile de responsabilitate a angajatului pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor sale de serviciu.

Cerințe pentru solicitanți

În funcție de responsabilitățile postului care îi sunt oferite secretarului, angajatorii au dreptul să prevadă cerințe diferite pentru nivelul de calificare și educația solicitanților. Astfel, în companiile în care secretarul este încredințat nu numai responsabilități organizatorice, angajatorul poate solicita salariatului să aibă studii superioare, medii de specialitate sau profesionale suplimentare.

În special, dacă munca de secretar este legată de munca în domeniul internațional și necesită cunoștințe de limbi străine, poate fi necesară pregătirea unui lingvist-traducător. Dacă un astfel de angajat este responsabil de organizarea muncii în domeniul protecției muncii și securității la incendiu, angajatul va trebui să urmeze pregătire în domenii speciale (cu privire la protecția muncii și standardele de securitate la incendiu). Specialiștii a căror activitate va include evidența personalului trebuie să aibă un anumit nivel de cunoștințe care să le permită să își îndeplinească în mod corespunzător atribuțiile, de exemplu, să aibă o educație juridică superioară.

Pe de altă parte, astfel de cerințe pentru educația și calificările unui secretar depind în cele mai multe cazuri numai de dorințele angajatorului. Singura excepție, probabil, este protecția muncii și siguranța împotriva incendiilor. Dacă astfel de funcții sunt atribuite unui angajat, acesta trebuie să urmeze o pregătire adecvată, deoarece această cerință este consacrată în lege. În alte cazuri, de regulă, nu este necesară confirmarea calificărilor (cu excepția cazului în care, desigur, angajatorul a prevăzut în mod specific o cerință de educație).