Длъжностна характеристика на секретаря на началника на болницата. Длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя

Длъжностна характеристикаСекретарят съдържа изисквания за квалификацията на служител, установява процедурата за неговото подчинение, назначаване и освобождаване. Документът описва функционалните отговорности, правата на служителя и неговите отговорности. Правомощията на секретаря се определят от спецификата на организацията.

Пример за типична длъжностна характеристика на секретар на мениджър

аз Общи положения

1. Секретарят принадлежи към категорията „технически изпълнители”.

2. Секретарят е на пряко подчинение на генералния директор/ръководителя на структурното звено.

3. Назначаването или освобождаването на секретаря се извършва със заповед на генералния директор.

4. На длъжността секретар се назначава лице със средно образование и минимум една година опит на подобна длъжност.

5. По време на отсъствието на секретаря функционалните задължения, права и отговорности се прехвърлят на друго длъжностно лице, както е посочено в заповедта за организацията.

6. Секретарят трябва да знае:

• организационна структура;
• норми делово общуванеи етикет;
• организиране на офис работа;
• основите на гражданското и трудовото законодателство на Руската федерация;
• правила за работа организационни и компютърни технологии;
• приложни програми (Word, Excel и др.);
• машинопис;
• правила за защита на труда, безопасност, противопожарна защита.

7. Секретарят в своята дейност се ръководи от:

• Устав на организацията;
• законодателство на Руската федерация;
• правила за вътрешния трудов ред, други нормативни актове на организацията;
• заповеди и указания от ръководството;
• тази длъжностна характеристика.

II. Длъжностни задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните функционални отговорности:

1. Приема посетители.

2. Приема и предава документи и лични становища на управителя за подпис.

3. Получава кореспонденция, изпратена до управителя за разглеждане. В съответствие с взетото решение го изпраща на структурни подразделенияили конкретни лицаза използване на работа.

4. Осъществява комуникация чрез комуникационни средства, регистрира и предава служебна информация на ръководителя.

5. Осъществява дейности, свързани с техническо и организационно обезпечаване работата на управителя.

6. Съставя молби, писма и други документи от името на управителя.

7. Участва в подготовката на срещи и срещи, организирани от управителя. Събира необходимата информация, регистрира, информира участниците за мястото, часа на срещата и дневния ред. Води и изготвя протоколи от заседания.

8. Организира командировки на управителя: закупува билети, наема транспорт, помещения.

9. Следи за изпълнението от служителите на организацията на инструкции и заповеди от ръководството.

10. Оформя досиета, осигурява безопасността на документите, предава ги в архива в установения срок.

11. Изпълнява индивидуални служебни възлагания на ръководителя.

III. права

Секретарят има право:

1. Приеми независими решенияв рамките на своята компетентност.

2. Не пристъпвайте към упражняване на правомощията си, ако има опасност за живота или здравето.

3. Предявяват изисквания към ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на техните служебни задължения, безопасност материални активи, документи.

4. Получават служебна информация в пълен обем за изпълнение на правомощията си.

5. Изпратете до управлението предложения за рационализацияда подобрят дейността на организацията и собствената си работа.

6. Информирайте ръководителя за установените недостатъци в дейността на организацията, направете предложения за тяхното отстраняване.

7. Получавайте от служителите на структурните подразделения необходимите материали и обяснения за причините за нарушаване на сроковете и качеството на изпълнение на задачите и инструкциите на ръководството.

IV. Отговорност

Секретарят отговаря за:

1. Провеждане на неоторизирано представителство на интересите на организацията и срещи.

2. Резултати от взетите решения, собствени действия.

3. Неправилно изпълнение на служебните задължения.

4. Нарушаване на изискванията на управителните документи на организацията.

5. Незаконно боравене с лична информация, прехвърляне на поверителна информация, търговски тайни.

6. Причиняване на вреди на организацията, нейните служители, контрагенти или държавата.

7. Нарушаване на изискванията трудова дисциплина, правилник за вътрешния трудов ред, стандарти за безопасност, противопожарна защита.

8. Нарушаване на етикета и стандартите за бизнес общуване.

Секретар на съдебното заседание

Съдебният секретар е държавен служител и работи само в съдилищата. Осигурява документалната работа на съдията, съдебните процеси, участва в заседанията. дадени официаленизпълнява следните функционални отговорности:

1. Събира и подготвя материалите по делото за разглеждане в съдебно заседание.

2. Води протокол от съдебното заседание.

3. Подготвя и изпраща призовки, призовава участниците на събранието.

4. Подготвя съдебни дела в съответствие със законовите изисквания.

деловодител секретар

Секретар секретар е длъжностно лице, което управлява документооборота на организацията. Неговите задачи включват:

1. Водене на телефонни разговори и работа с клиенти.

2. Следи за навременното изпълнение на документално записаните задължения.

3. Регистрация и обработка на кореспонденция.

4. Превод на документи и кореспонденция от чужд език.

5. Поддържане на архив от документи.

Предлагаме на вашето внимание типичен пример за длъжностна характеристика на секретар на мениджър, образец 2019. трябва да включва следните раздели: общи разпоредби,служебни задължения

секретар на управителя, права на секретаря на управителя, отговорност на секретаря на управителя.Длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя принадлежи към раздела " В цялата индустрияквалификационни характеристики".

длъжности на работници, заети в предприятия, учреждения и организации

Длъжностната характеристика на секретаря на мениджъра трябва да отразява следните точки:

1) Длъжностни задължения на секретаря на управителяИзвършва работа по организационно-техническата поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от ръководителя, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в работния процес или подготовка на отговори. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовка и вземане на решения. Приема документи и лични изявления за подпис от ръководителя на предприятието. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни звена и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изготвените проекти на документи, предадени на ръководителя за подпис, и осигурява тяхното висококачествено редактиране. Организира телефонните разговори на управителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез домофони (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, своевременно довежда до неговото внимание получената информация. чрез комуникационни канали. От името на управителя той съставя писма, искания и други документи и подготвя отговори до авторите на писмата. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от управителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи. Следи за изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и за спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол. Поддържа контролно и регистрационно досие. Осигурява работно мясторъководителят с необходимите средства за организационно оборудване, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи неговото ефективна работа. По указание на ръководителя отпечатва официални материали, необходими за работата му, или въвежда текуща информация в базата данни. Организира приемането на посетители, съдейства за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите. Оформя досиета по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установения срок. Копира документи на лична копирна машина.

Секретарката на мениджъра трябва да знае

2) При изпълнение на задълженията си секретарят на управителя трябва да знае:резолюции, заповеди, заповеди и други ръководни материали и нормативни документисвързани с дейността на предприятието и деловодството; структура и управление на предприятието и неговите поделения; организиране на офис работа; методи за регистрация и обработка на документи; архивно дело; машинопис; правила за използване на домофони; стандарти за единна система от организационна и разпоредителна документация; правила за писане бизнес писмаизползване стандартни форми; основи на етиката и естетиката; правила за бизнес комуникация; основи на организацията и управлението на труда; правила за работа с компютърна техника; основи административно правои трудовото законодателство; правилник за вътрешния трудов ред; правила и норми за защита на труда.

Изисквания към квалификацията на секретаря на управителя

3) Квалификационни изисквания.По-високо професионално образованиебез представяне на изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 2 години.

1. Общи положения

1. Секретарят принадлежи към категорията технически изпълнители.

2. За длъжността секретар се приема лице с висше професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 2 години.

3. Секретарят се назначава и освобождава от директора на организацията.

4. Секретарят трябва да знае:

• резолюции, инструкции, заповеди и други насоки и нормативни документи, свързани с дейността на организацията и воденето на документация;
• структура и управление на организацията и нейните подразделения;
• организиране на офис работа;
• методи за регистрация и обработка на документи;
• архивно дело;
• машинопис;
• правила за използване на домофони;
• стандарти за единна система от организационна и разпоредителна документация;
• правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;
• основи на етиката и естетиката;
• правила за бизнес комуникация;
• основи на организацията и управлението на труда;
• правила за работа с компютърна техника;
• основи на административното право и трудовото законодателство;
• правилник за вътрешния трудов ред;
• правила и разпоредби за защита на труда, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

5. В дейността си секретарят се ръководи от:

• законодателството на Руската федерация,
• Харта на организацията,
• заповеди и инструкции на служителите, на които е подчинен в съответствие с тези инструкции,
• тази длъжностна характеристика,
• Вътрешен трудов правилник на организацията.

6. Секретарят се отчита директно на директора на организацията (директор на организацията, ръководител на отдел и др.)

7. По време на отсъствието на секретаря (командировка, ваканция, болест и др.), Неговите задължения се изпълняват от лице, назначено от директора на организацията по предписания начин, което придобива съответните права, задължения и отговаря за изпълнението на възложените му задължения.

2. Длъжностни задължения на секретаря на управителя

секретарка:

1. Извършва работа по организационна и техническа поддръжка на административните и административни дейности на директора на организацията.

2. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от директора, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или изготвяне на отговори.

3. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърна техника, предназначена за събиране, обработка и представяне на информация при подготовка и вземане на решения.

4. Приема документи и лични становища за подпис от директора на организацията.

5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на директора.

6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на постъпилите за изпълнение документи, проверява коректността на изготвените проектодокументи, предадени на директора за подпис, и осигурява тяхното висококачествено редактиране.

7. Организира телефонни разговори с директора, записва получената информация в негово отсъствие и довежда съдържанието й до знанието му, предава и получава информация чрез домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, своевременно съобщава на своите информация информация, получена чрез комуникационни канали.

8. От името на директора съставя писма, искания и други документи, подготвя отговори на авторите на писмата.

9. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от директора (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържане и изготвяне на протоколи от срещи и срещи.

10. Следи за изпълнението от служителите на организацията на издадените заповеди и инструкции, както и за спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на директора на организацията, взети под контрол.

11. Поддържа контролно и регистрационно досие.

12. Осигурява работното място на директора с необходимото организационно оборудване, канцеларски материали и създава условия, благоприятстващи ефективната му работа.

13. Отпечатва по указание на директора служебни материали, необходими за работата му или въвежда текуща информация в базата данни.

14. Организира приемането на посетителите, съдейства за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите.

15. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установения срок.

16. Копира документи на личен копир.

17. Спазва правилника за вътрешния трудов ред и други местни наредбиорганизации.

18. Съответства вътрешни правилаи стандарти за здраве, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

19. Осигурява чистота и ред на работното си място.

20. Работи в граници трудов договорзаповеди на служителите, на които е подчинен в съответствие с тези инструкции.

3. Права на секретаря на управителя

Секретарят има право:

1. Представете предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в тази инструкция, за разглеждане от директора на организацията.

2. Изискване от структурни подразделения и служители на организацията информацията, необходима му за изпълнение на служебните му задължения.

3. Да се ​​запознае с документите, определящи правата и отговорностите му за длъжността, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.

4. Запознайте се с проектите на решения на ръководството на организацията, свързани с нейната дейност.

5. Изискване от ръководството на организацията за оказване на съдействие, включително осигуряване на организационни и технически условия и регистрация установени документинеобходими за изпълнение на служебните задължения.

6. Други права, установени с настоящ трудовото законодателство.

4. Отговорност на секретаря на управителя

Секретарят отговаря в следните случаи:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на трудовите задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, установени от трудовото законодателство руска федерация.

2. За престъпления, извършени в процеса на тяхната дейност - в границите, установени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване материални щетиорганизации - в границите, установени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Длъжностна характеристика на секретаря на управителя - образец 2019 г. Длъжностни задължения на секретаря на управителя, права на секретаря на управителя, отговорност на секретаря на управителя.

Описанието на длъжността не е включено в списъка необходими документипредприятие, но присъствието му позволява ясно да се определи списъкът с права и отговорности, предоставени на служителите на организацията, включително секретари.

ПОТВЪРЖДАВАМ:
Главен мениджър
LLC "Доставки на едро"
Широков/Широков И.А./
"12" август 2014 г

Длъжностна характеристика на секретаря

Общи положения

1.1. Този документ гласи работни функции, правомощия, отговорност и други условия на работа на секретаря на организацията.

1.2. Длъжността на секретар има право да бъде заета от лице, което има сертификат за завършено средно общо образование и допълнително е преминало специално професионално обучение под формата на курсове, с трудов стаж най-малко шест месеца.

1.3. Назначаването и освобождаването на секретар става по начина, установен от действащия Кодекс на труда на Руската федерация, с отделна заповед на ръководителя на организацията.

1.4. Директорът на организацията действа като непосредствен ръководител на секретаря

1.5. В случай на отсъствие от работното място секретарят трябва да бъде заменен от служител, одобрен със специална заповед на ръководителя на предприятието.

1.6. Секретарят трябва да знае:

— Основи на трудовото право и гражданско право RF;

— структура на предприятието, управленски персонал, включително ръководители на отдели;

— Правила за водене на документация;

— Правила за правопис, граматика, стил, пунктуация и други раздели на писмения руски език, необходими за компетентно писане и изпълнение на бизнес документация;

— Унифицирани, задължителни формуляри, образци, образци на административни документи;

— Основи на организацията трудови процеси;

— Етика, основи на бизнес комуникацията и стила, вкл. водене на преговори, писане на писма, дрескод и др.;

— Правила, методи за работа с компютърна и офис техника, включително владеене на приложни компютърни програми (Word, Excel и др.);

— Утвърдени норми и правила за защита на труда, безопасност и вътрешни правила.

Функционални отговорности

2.1. Списъкът с длъжностни функции на секретар включва следните задачи:

— Своевременно осигуряване на непрекъсната работа на кабинета на управителя;

— Изготвяне на график на бизнес срещи, конференции, срещи и други събития на мениджъра, тяхната организация;

— Организиране на командировки на управителя, вкл. закупуване на билети, наемане на помещения, транспорт и др.

— Преговори по текущи въпроси с ръководителите на структурни подразделения, предаване на цялата необходима информация от тях на директора на предприятието, както и съобщаване на заповедите на директора на служителите;

— Събиране, обработка и предаване на необходимата информация на управителя;

— Наблюдение за изпълнението на заповедите на мениджъра, прехвърлени към юрисдикцията на секретаря;

— Организиране и поддържане на Skype и телефонни разговори на мениджъра, получаване и изпращане на факс съобщения, при отсъствие на мениджъра на работното място - получаване на информация, предадена на него и предаването й на шефа;

— Закупуване на офис консумативи за управителя;

— Следене на работата на офис техниката, вземане на своевременни мерки при повреди и повреди;

— Водене на вътрешна и външна документация, свързана пряко с управителя (изготвяне на заповеди, инструкции, писма, договори и др.)

— Организация корпоративни събития, почивки, обучителни семинари и др.

— Получаване и изпращане на писма;

— Приемане на документи и лични изявления от служители на организацията за одобрение от ръководителя;

— Организация на процеса на приемане на посетители, които не са служители на предприятието;

— Участие в общи събранияи срещи;

— Приветливост, положително настроение, създаване на благоприятен микроклимат в екипа.

права

Секретарят има следните права:

3.1. Изисквайте условия на труд, които допринасят за повишаване на неговата производителност на труда (включително предоставяне на подобрени модели на офис оборудване, спазване на стандартите за организация на работното място и др.);

3.2. Да изисква и получава документи, удостоверения, заповеди, инструкции, пряко свързани с дейността му;

3.3. Взаимодейства с ръководители на отдели, ръководители на структурни подразделения и висше ръководство за разрешаване на въпроси, свързани с работата на организацията;

3.4. Да бъде представител на предприятието в други организации, както държавни, така и търговски, по всички въпроси, които са от неговата компетентност;

3.5. Посетете курсове за напреднали;

3.6. Отказ от изпълнение трудови задълженияако нещо застрашава живота или здравето му на работното място.

Отговорност

Отговорността на секретаря (стриктно в рамките на действащото законодателство) е предвидена за възникването на следните ситуации:

4.1. Лошо качество или късно изпълнение професионални функции, а също така пълен провалот работа;

4.2. Отказ за изпълнение на указания, задачи, въпроси, инструкции и разпореждания на ръководителя;

4.3. Умишлено и системно предоставяне на невярна или непълна информация относно работата му;

4.4. Небрежно отношение към осигуряването на мерките за защита на труда, правилата за вътрешния ред и безопасността, както и липсата на реални действия, когато бъдат идентифицирани от други служители;

4.5. Умишлено нарушаване на трудовата дисциплина при липса на основателни причинии документи, потвърждаващи тяхната наличност.

4.6. Неподчинение.

Условия на работа

5.1. Графикът за работа и почивка на секретаря е предписан в правилника за вътрешния трудов ред;

5.2. възможно командировки(да придружава управителя), както в рамките на града, така и в други региони.

Право на подпис

6.1. Секретарят има право да подписва документи, пряко свързани с работата му.

ДОГОВОРЕНО
Началник отдел "Човешки ресурси".
LLC "Доставки на едро"
Семенов/Семенов Р.А./
"12" август 2014 г

ПРОЧЕТОХ ИНСТРУКЦИИТЕ
Ведеркина Анна Валериевна
Секретар на LLC "Доставки на едро"
Паспорт 7685 № 975849
Издадено от Министерството на вътрешните работи на Ленинския район на Перм
14.09.2012 код на отдел 123-425
Подпис Ведеркина
"17" август 2014 г

ФАЙЛОВЕ

Защо ви е необходима длъжностна характеристика?

Този документ е еднакво важен както за самия секретар, така и за ръководството на компанията. От една страна, в него ясно са посочени функциите, които служителят трябва да изпълнява, правилата и законите, които трябва да познава, редът за неговото назначаване и освобождаване, както и неговите права и т.н. От друга страна, същият този документ позволява работодателят да координира работата на подчинените и ефективно да управлява производствения процес.

Много често, когато възникнат конфликти, спорове и разногласия, длъжностните характеристики стават правно значими документи и придобиват доказателствена сила. Ето защо не трябва да се отнасяте небрежно към подготовката на длъжностните характеристики; трябва внимателно и внимателно да запишете всеки елемент.

Основни правила за съставяне на длъжностна характеристика на секретар

Няма единна задължителна форма на длъжностна характеристика за секретар, така че можете да я съставите според вече готов шаблонили разработете документ по свое усмотрение. Когато изготвяте документа, си струва да запомните това различни предприятияСекретарите могат да изпълняват различни функции, но основната им работа трябва да бъде една и съща.

Стандартната, най-разпространена версия на длъжностната характеристика на секретаря включва четири раздела:

• "Общи положения"
• „Работни отговорности“
• "Права"
• „Отговорност“.

Въпреки това, ако желаете или е необходимо, документът може да бъде разширен, за да включва други елементи (например „Други условия“, „Право на подпис“ и др.).

Документът обикновено се пише в един екземпляр - той се подписва и от служителя, за когото се съставя, както и от ръководителя на отдела и директора на организацията, но ако има няколко секретари, можете да разпечатате длъжностната характеристика в необходимия тираж. Всеки от тях трябва да има и оригинални подписи и при необходимост коригирани, за да няма дублиране на едни и същи отговорности.

Изготвяне на длъжностна характеристика на секретар

капачка

В горната част на инструкциите, в горната дясна част, трябва да се запази място за одобрение от ръководителя на предприятието. Тук трябва да попълните само няколко реда: неговата позиция ( генерален мениджър, директор), наименование на фирмата, фамилия, собствено име, бащино име и оставете място за подпис с препис. Тогава в средата на реда се изписва името на документа.

Основните части започват с втората част.

Общи положения

В първия раздел нар "Общи положения"Първо се записва какво ще се обсъжда в този документ, след това процедурата за назначаване и освобождаване на секретаря, на кого точно се отчита, както и изискванията за квалификация, на които трябва да отговаря (специализация, образование, допълнителни курсове и др. ), и са посочени необходимият стаж и трудов стаж.

След това в същия раздел са изброени всички закони, наредби, правила, заповеди, с които секретарят трябва да е запознат: стандарти и форми на документи, приети в организацията, правила за водене на документация, познаване на офис оборудване и др. По-долу трябва да напишете кой замества секретаря в случай на отсъствието му от работното място (без да посочвате имената на конкретни служители).

Отговорности на секретаря

Следващ раздел "Функционални отговорности"се отнася до задълженията, изпълнявани от секретаря. Те трябва да бъдат описани възможно най-подробно, в отделни параграфи, в съответствие с нуждите на компанията и като се има предвид работното време на служителя.

Секретарски права

Глава "Права"включва инициативите и правомощията, които секретарят има право да използва за най-ефективни дейности. Обикновено това включва възможността за неговото взаимодействие с други структурни подразделения на компанията, както и с ръководството.

Отговорност на секретаря

В секцията "Отговорност"Трябва точно да бъдат посочени нарушенията, за които секретарят може да бъде подложен на дисциплинарно наказание под формата на лишаване от премия, забележка, порицание или дори уволнение. В една от точките може да се отбележи, че приложените мерки са в съответствие с рамката на закона и Кодекс на труда RF.

Условия на работа

В пети раздел от длъжностната характеристика на секретаря, озаглавен "Условия на труд", в какво се вписват, тези условия се определят (например от правилата за вътрешния трудов ред), както и някои характеристики - например командировки, график на смени и др.

Право на подпис

Последният раздел на този документ включва само една точка, а именно определя документите, които секретарят има право да заверява с подписа си.

След внимателно попълване на длъжностната характеристика, тя трябва да бъде съгласувана със служителя, който отговаря за спазването на правилата и разпоредбите, предписани в длъжностната характеристика на секретаря (това може да бъде ръководителят на секретариата, гл. кадрово обслужванеи т.н.). Тук трябва да въведете неговата длъжност, име на фирма, фамилия, име, бащино име и също така да удостоверите всичко това с подпис с препис.

След това посочваме официална и лична информация за служителя: фамилно име, име, бащино име, длъжност, отново името на организацията, паспортни данни, подпис и дата на преглед на документа. Не е необходимо да се поставя печат, тъй като документът е част от вътрешния документооборот на организацията.

Длъжностна характеристика на секретаря

Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена въз основа на трудов договор с Наталия Владимировна Иванова и в съответствие с
разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация и други нормативни актове
закони, регулиращи трудовите отношения в Руската федерация.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията технически ръководители; той се назначава и освобождава със заповед на директора на предприятието.
1.2. На длъжността секретар се назначава лице с висше професионално образование, без да се представят изисквания за трудов стаж, или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.
1.3. Секретарят на управителя е пряко подчинен на ръководителя на предприятието.
1.4. В дейността си секретарят на управителя се ръководи от:
нормативни документи за извършената работа;
методически материали, свързани с релевантни въпроси;
уставът на предприятието;
трудова нормативна уредба;
заповеди и инструкции на директора на предприятието (директен ръководител);
тази длъжностна характеристика.

1.5. Секретарят на мениджъра трябва да знае:
резолюции, инструкции, заповеди и други насоки и нормативни документи, свързани с дейността на предприятието и воденето на документация;
структура и управление на предприятието и неговите поделения;
организиране на офис работа;
методи за регистрация и обработка на документи;
архивно дело;
машинопис;
правила за използване на домофони;
стандарти за единна система от организационна и разпоредителна документация;
правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;
основи на етиката и естетиката;
правила за бизнес комуникация;
основи на организацията и управлението на труда;
правила за работа с компютърна техника;
основи на административното право и трудовото законодателство;
правилник за вътрешния трудов ред;
правила и норми за защита на труда.
1.6. По време на отсъствието на секретаря на управителя неговите задължения се изпълняват по предписания начин от назначен заместник, който носи пълна отговорност за правилното изпълнение на възложените му задължения.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря на управителя са възложени следните функции:
2.1. Извършване на работа по организационна и техническа поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието.
2.2. Водене на деловодство.
2.3. Организация на приемането на посетители.

3. ДЛЪЖНОСТНИ ОТГОВОРНОСТИ

За да изпълнява възложените му функции, секретарят на ръководителя на предприятието е длъжен:
3.1. Извършва работа по организационна и техническа поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието.
3.2. Приемайте кореспонденция, получена за разглеждане от ръководителя, прехвърляйте я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в работния процес или подготовка на отговори.
3.3. Извършване на офис работа, извършване на различни операции с помощта на компютърна технология, предназначена за събиране, обработка и представяне на информация при подготовка и вземане на решения.
3.4. Приемайте документи и лични изявления за подпис от ръководителя на предприятието.
3.5. Подгответе документи и материали, необходими за работата на мениджъра.
3.6. Наблюдавайте навременния преглед и представяне от структурни звена и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверявайте правилността на изготвените проекти на документи, предадени на ръководителя за подпис, и осигурявайте тяхното висококачествено редактиране.
3.7. Организирайте телефонни разговори с управителя, записвайте информацията, получена в негово отсъствие и довеждайте до неговото съдържание, предавайте и получавайте информация чрез домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, довеждайте до неговото внимание в навременна информация, получена чрез комуникационни канали.
3.8. От името на управителя съставете писма, искания, други документи и подгответе отговори на авторите на писмата.
3.9. Извършване на работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от управителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), поддържане и изготвяне на протоколи от срещи и срещи.
3.10. Наблюдава изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол.
3.11. Поддържайте контролно и регистрационно досие.
3.12. Осигурете работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, офис консумативи и създайте условия, благоприятстващи ефективната му работа.
3.13. Отпечатайте, според указанията на мениджъра, официални материали, необходими за неговата работа, или въведете актуална информация в базата данни.
3.14. Организира приемането на посетителите, улеснява бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.
3.15. Оформя досиета в съответствие с утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установения срок.
3.16. Копирайте документи на лична копирна машина.

Секретарят има право:
4.1. Запознайте се с проекти на решения на ръководството на предприятието относно неговата дейност.
4.2. Да внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в настоящите инструкции.
4.3. Получава от ръководителите на структурни подразделения, специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на служебните им задължения.
4.4. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на служебните си задължения и права.

5. ОТГОВОРНОСТ

Секретарят отговаря:

5.1. За неизпълнение (неправилно изпълнение) на трудовите си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, в границите, определени от действащото трудово законодателство.
5.2. За нарушения, извършени при осъществяване на дейността си - в рамките, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство.
5.3. За причиняване на материални щети - в рамките, определени от действащото трудово, наказателно и гражданско законодателство.

Прочетох тази длъжностна характеристика: Дата. Подпис.

Секретарите са служители, без чието участие, знания и умения е трудно да се осигури координираната работа на един икономически субект. Обхватът на служебните задължения на секретаря е доста широк. Струва си да се запознаете с тях, за да имате представа за значението на тази професия в съвременната реалност.

Характеристики на секретарската професия и изисквания към служителя

Тази работа не само изисква от човек да бъде организиран, общителен и събран, но и може да му обещае отлични перспективи за кариера. Например, в бъдеще той може да разчита на позиция като служител на отдел и т.н.

Основните изисквания към този специалист са следните:

1. Средно, висше образование;
2. трудов стаж;
3. Компютърни умения и способност за работа с офис техника;
4. Познаване на основите на офис работата;
5. Владеене на чужд език (често английски).

Освен това много работодатели се фокусират върху личностни качествачовек (дружелюбност, отзивчивост, точност), отношението му към най-малките детайли, способността да се справя с широк спектър от отговорности и задачи, приятен външен вид.

Заплатите на специалистите варират от 15 000 до 40 000 рубли. Зависи от обема на работата и финансовото състояние на самата организация.

Има няколко основни специализации на секретар:

• Помощник управител;

Длъжностната характеристика на секретаря на мениджъра трябва да отразява следните точки:

Назначаването и освобождаването на този служител може да става само със заповед на ръководителя, на чието подчинение е той. В заповедта се определя и длъжностното лице, на което се възлагат задълженията на секретар на управителя по време на отсъствието му от работа.

В своята дейност този служител се ръководи от:

• регулаторни правни актове на федерално и регионално ниво;
• Харта и местни вътрешни разпоредби;
• разпоредби от длъжностната характеристика.

Задълженията на секретаря на управителя включват:

• осигуряване на административни и административни дейности на ръководителя (систематизиране и структуриране на всички необходими за това материали);
• осигуряване на управителя с всичко необходимо за работа - изправна организационна техника, офис консумативи;
• подготовка на срещи и срещи, провеждани от управителя;
• организиране на бизнес пътуване на мениджъра (резервация на билети и хотелски резервации);
• изготвяне на молби и писма от името на началници;
• организиране на приема на посетители (ако е необходимо, посрещане и настаняване на гости);
• отговаряне на входящи обаждания, запис на получената информация и предаването й на мениджъра;
• приемане на заявления и предаването им за подпис на управителя;
• трансфер на информация от ръководството към крайните потребители (конкретни изпълнители, партньори, клиенти);
• контрол на времето и качеството на изпълнение от служителите на предприятието на заповеди и инструкции от ръководството;
• извършване на копирна и размножителна работа с всякаква сложност и обем;
• поддържане на оперативна комуникация с други компании (правителствени и търговски), лицапо въпроси, свързани с пряката дейност на предприятието.
• издаване на необходимите удостоверения за трудов стаж на служителите, както и за техните трудови възнаграждения.

Секретарят изпълнява и отделни служебни задачи на прекия си ръководител.

Освен отговорности, този специалист има и права. Той може:

Секретарят на управителя отговаря за:

• нарушения на правилата за вътрешния трудов ред и правилата за безопасност;
• неспазване на заповеди, правилници и други местни актове;
• неизпълнение на задълженията, предвидени в длъжностната характеристика;
• изготвяне на документи, които се представят на управителя за подпис;
• разкриване на поверената му информация.

Длъжностни отговорности на деловодител секретар

Чиновникът е едно стъпало по-ниско от асистента. Но това не намалява кръга му от отговорности.

По този начин длъжностните задължения на секретар-чиновник включват:

Много от задълженията, които са възложени на чиновник, могат да се изпълняват и от секретаря на управителя, но си струва да се изясни, че неговата функционалност е много по-широка. Това се дължи преди всичко на необходимостта от осигуряване на управленските дейности на ръководството.

Чиновникът, както всеки друг специалист, има редица права, по-специално:

• право на достъп до информация, необходима за дейността му;
• право да заверява определени документи със собствен подпис;
• право на запознаване с документи, както и решения, взети от ръководството относно обхвата на техните служебни задължения;
• правото да защитава своите интереси.

За да бъдете назначен на длъжността секретар, трябва правилно да съставите формуляра за кандидатстване. Важно е да посочите всичките си основни професионални предимства, лични качества и, разбира се, подходящ професионален опит. Можете също така да изтеглите подходяща автобиография от интернет, да я попълните и да я изпратите на потенциален работодател за разглеждане.