Totul despre profesia de secretar. Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară

Ele reprezintă partea principală a instrucțiunilor de desfășurare a activităților de muncă pentru postul desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie urmate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de responsabilitate al secretarului, precum și prevederile generale de muncă. Nu trebuie să presupunem că o astfel de poziție profesională este simplă și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.

Responsabilitati generale

În primul rând, trebuie să înțelegeți care sunt responsabilitățile clasice, unificate, ale unei secretare. Pe scurt, acestea pot fi rezumate ca următoarele recomandări obligatorii:

Cerințe de cunoștințe

Responsabilitățile unui angajat pot varia ușor în funcție de specializarea sa principală. Cu toate acestea, indiferent de aceasta, cunoștințele în următoarele domenii pentru această poziție vor fi utile și foarte utile:

• Fundamentele legislației muncii și administrative.
• Standarde generale de etică și etichetă în afaceri.
• Bazele muncii de birou.
• Măsuri de siguranță.
• Reguli de lucru cu calculatoare, săli de recepție și negociere, precum și echipamente de birou.
• Protecția muncii.
• Cerințe pentru efectuarea corespondenței de afaceri.

Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător sarcinile unui secretar fără cunoștințe despre fundamentele interne ale întreprinderii, procedurile de afaceri, documentele de reglementare și multe altele.

Responsabilitățile unui asistent manager

Responsabilitățile postului de secretar al managerului nu diferă cu mult de cerințele generale prezentate mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondența, copiază și arhivează documentele, controlează comunicarea comenzilor managerului către persoanele responsabile, efectuează actele necesare și asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist trebuie să fie capabil să:

De regulă, astfel de responsabilități de serviciu ale secretarului managerului pot fi îndeplinite de persoane cu studii superioare sau medii profesionale. În acest ultim caz, un avantaj semnificativ este deținerea de cel puțin 2 ani de experiență în profesie.

Drepturi de secretar

Trebuie amintit că nu numai responsabilitățile de serviciu ale secretarului îi determină munca, desigur, și anumite drepturi; Astfel, acestea includ posibilitatea de a vă familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul fișei postului dumneavoastră. În plus, la identificarea deficiențelor din competența sa, secretarul are dreptul de a atrage atenția managerului asupra acestor aspecte.

Cerințe pentru activitățile unui funcționar

Responsabilitățile postului unui secretar de birou, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul managerului trebuie să susțină în primul rând activitățile superiorilor săi, în timp ce funcționarul este concentrat mai ales pe documente. Instrucțiunile pentru activitatea sa de muncă trebuie să includă aspecte precum:

Cerințe pentru activitățile unui secretar de instanță

Schimbări mult mai semnificative includ responsabilitățile postului de secretar al instanței. De regulă, acești specialiști sunt implicați direct în desfășurarea și înregistrarea ședințelor de judecată. În plus, ei pregătesc scrisori, cereri și alte documente și pot cita persoane care participă la dezbateri judiciare. O astfel de muncă activă poate fi efectuată de o persoană cu studii superioare și superioare incomplete, fără experiență de lucru relevantă. De regulă, acest post este ales de tinerii bărbați și femei care doresc să dobândească experiență în domeniul judiciar și să-și continue cariera în domeniul dreptului.

Unii pot crede că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, așa că se va potrivi multor oameni, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Ce altceva mai face un grefier? Responsabilitățile sale de serviciu includ:

• Respectarea Constituției, a legilor federale și a oricăror alte reglementări și ordine.
• Executarea instrucțiunilor de la un judecător sau alte persoane autorizate.
• Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru rezolvarea problemelor de competența secretarului.

Informații generale

Atribuțiile postului de secretar-grefier, asistent manager și angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența acestuia în orice companie este obligatorie, deoarece conform listei de reguli specificate angajatul înțelege ce acțiuni trebuie să efectueze și care nu. Un astfel de document este elaborat și întocmit cu participarea echipei de conducere și conține în mod necesar subsecțiuni precum dispoziții generale, drepturi și obligații, domeniul de responsabilitate, relațiile cu angajații în cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.

Document: Ce ar trebui să poată face o secretară

Ce ar trebui să poată face o secretară

Nici un singur manager al unei companii mai mult sau mai puțin serioase nu se poate lipsi de o secretară. Cele mai importante fluxuri de informații converg spre el, iar în lumea modernă, acele întreprinderi care câștigă în primul rând competiția sunt cele care gestionează mai eficient fluxurile de informații. Deci, acest angajat modest joacă un rol mult mai semnificativ decât se crede în mod obișnuit și, în anumite privințe, poate, decisiv pentru soarta întregii întreprinderi.

O secretară modernă nu este doar o „fată la telefon” care îi servește periodic cafeaua șefului, ea este un adevărat dispecer al întregii întreprinderi. Ea trebuie să păstreze în memorie o mulțime de fapte și cifre, să își planifice rațional timpul de lucru propriu și al managerului (și adesea al adjuncților acestuia) și să conducă cu competență munca de birou. Plus capacitatea de a găsi abordarea potrivită și intonația potrivită într-o conversație cu o varietate de oameni - de la un simplu muncitor (al cărui vocabular este limitat la o duzină de cuvinte, dintre care doar jumătate pot fi pronunțate în societatea politicoasă) la un profesor inteligent de la un institut de cercetare prietenos.

Și, în același timp, trebuie să rămâi mereu elegant, fermecător și prietenos: la urma urmei, secretara este chipul companiei.

Postul de secretar este în mod tradițional feminin, deși istoria ne-a adus informații despre mulți secretari de sex masculin legendari (de exemplu, niciunul dintre oamenii de stat din epoca lui Stalin nu a evitat figura lui Poskrebyshev, secretarul personal al lui Stalin, în memoriile lor). Adevărat, acum bărbații se găsesc din ce în ce mai mult în această poziție, dar „egalitatea de gen” completă este încă departe. Și femeile, sincer vorbind, datorită particularităților minții și caracterului lor, sunt mai potrivite pentru îndeplinirea funcțiilor de secretariat.

Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară? Cu toate acestea, aceasta este a doua întrebare. În primul rând, ar trebui să vă gândiți la ce calități personale ar trebui să aibă o persoană care aplică pentru acest loc de muncă. Să încercăm să desenăm o imagine a unei secretare ideale. Deci, este foarte de dorit ca el (ea) să posede astfel de calități precum:

memorie bună;

Capacitatea de a vă schimba rapid atenția;

Capacitatea de a lua decizii independente;

Nivel ridicat de rezistență la stres;

Punctualitate;

Capacitatea de a efectua lucrări monotone;

Performanţă;

Precizie;

Abilitatea de a-ți planifica timpul de lucru și de a prioritiza sarcinile;

Amabilitate (crede-mă, aceasta este o calitate importantă: poți „auzi” un zâmbet nesincer chiar și atunci când vorbești la telefon);

Abilitatea de a comunica cu persoane din diferite grupuri sociale;

Abilitățile unui psiholog, „simțul unui șef”.

La aceasta, desigur, trebuie să adăugați o comunicare orală și scrisă competentă, combinată cu un aspect reprezentativ. Dacă o companie este implicată activ în activitate economică străină, calitățile necesare ale unui secretar ar trebui să includă cunoașterea unei limbi străine (limbi) în măsura determinată de specificul întreprinderii.

După cum puteți vedea, găsirea unui candidat potrivit pentru funcția de secretar nu este o sarcină ușoară. Nu toată lumea poate face munca de secretariat: unii sunt complet neliniștiți de mustrarea oricărui șef, unii au în mod clar umflat stima de sine și își percep munca ca pe o favoare și există mulți solicitanți care sunt ferm convinși că toate sarcinile de secretariat se rezumă la a servi periodic. cafeaua șefului și „creați condiții confortabile”.

Desigur, calificările necesare sunt dobândite cu experiență, astfel încât întreprinderile de renume, atunci când fac publicitate pentru posturi vacante de secretar, adesea limitează vârsta solicitanților (de exemplu, nu mai puțin de 30-35 de ani). Dar există un alt pericol aici: s-ar putea dovedi că este mai dificil să recalificați un nou angajat cu experiență vastă decât să antrenezi o fată de 20 de ani „de la zero”.

Dar a fost găsită o persoană potrivită, iar acum este necesar să-l inițiezi în complexitatea lucrării. Principalele responsabilități ale secretarului sunt consemnate în instrucțiunile de lucru (un exemplu este dat mai jos). De asemenea, precizează cerințele pentru calificări și competențe pur tehnice (cum ar fi capacitatea de a lucra pe un computer, de a manipula un fax și alte echipamente de birou, tastare rapidă sub dictare etc.).

Cu toate acestea, munca unui secretar are multe caracteristici care nu pot fi notate în instrucțiunile de lucru. Pentru a evita insultele reciproce și reproșurile nemeritate, este recomandabil să instruiți imediat secretarul despre astfel de caracteristici. De exemplu, îi va fi util să știe:

1. Cum să te prezinți la telefon? Conform etichetei, se obișnuiește să se numească compania și apoi să se salute, dar în practică, mulți manageri, din motive de securitate, nu permit rostirea numelui companiei.

2. Care este ierarhia formală și reală a angajaților din companie? Trebuie să execut instrucțiuni de la alți angajați și, dacă da, în ce ordine?

3. Cum să „filtrați” apelurile telefonice? Cu cine ar trebui să te conectezi în orice moment și cu cine nu ar trebui să te conectezi niciodată?

4. Care este procedura de primire a vizitatorilor? Cine poate accesa managerul oricând, fără programare și fără raport?

5. Care este „ritualul” servirii ceaiului și cafelei? Ce și când preferă un manager? Când ar trebui să fie oferită o ceașcă de ceai sau cafea vizitatorilor?

6. Care este programul aproximativ al zilei de lucru și al săptămânii pentru un manager?

7. Când se termină efectiv munca secretarei - la o oră strict definită sau după plecarea managerului?

În următoarele numere ale săptămânalului nostru vom vorbi mai detaliat despre unele dintre nuanțele „tehnologiei” activității de secretariat. Și acum - instrucțiuni de lucru. Vă reamintim că acesta este doar un eșantion pe care îl puteți modifica la discreția dvs., adăugând puncte care credeți că lipsesc și eliminați-le pe cele inutile. Și nu uitați să vă familiarizați secretara cu aceste instrucțiuni împotriva semnăturii.

Alena Myshkina,
avocat

Serghei Koval,
avocat

Instructiuni de lucru pentru secretara managerului

I. Dispoziţii generale

1. Această instrucțiune de lucru definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului managerului (denumit în continuare secretar).

2. Secretarul este angajat și concediat prin ordin al conducătorului întreprinderii, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Ucrainei și legislația în vigoare a muncii.

3. Secretarul raportează direct conducătorului întreprinderii.

II. Cerințe de calificare

Secretara trebuie sa stie:

1. Managementul întreprinderii și al diviziilor acesteia.

2. Organizarea și conținutul activității directorului întreprinderii.

3. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, reglementări, instrucțiuni și alte materiale privind păstrarea evidenței.

4. Reguli pentru redactarea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard.

5. Reguli de prelucrare a informațiilor orale și scrise (documentare).

6. Reguli de funcționare a echipamentelor informatice și a sistemelor de comunicații.

7. Procese tehnologice de prelucrare a informaţiei, instrucţiuni de lucru, programe, machete, materiale normative şi metodologice privind tehnica şi succesiunea operaţiilor în sistemele informatice (reţele).

8. Cerințe tehnice pentru discuri magnetice și laser, alte medii de stocare utilizate, hârtie, consumabile pentru imprimantă și fax.

9. Regulile de ortografie și punctuație (pentru limbile rusă și ucraineană), au abilitatea de a tasta de mare viteză.

10. Limba engleză* în măsura necesară pentru muncă.

11. Discursul de afaceri și etica relațiilor oficiale.

12. Reglementări interne de muncă.

13. Fundamentele legislaţiei muncii, organizarea muncii.

14. Norme și reglementări privind protecția muncii.

III. Sarcini și responsabilități

Secretarul este obligat:

1. Îndeplinesc funcții tehnice pentru a asigura și întreține munca șefului întreprinderii.

2. Lucrați cu informațiile și documentele necesare conducerii, conducerii și interacțiunii unităților structurale.

3. Primiți de la departamente sau executanți informațiile necesare managerului și apelați angajații la instrucțiunile acestuia.

4. Asigurați locul de muncă al managerului cu rechizite de birou și creați condiții favorabile pentru munca sa productivă.

5. Trimiteți și primiți informații prin fax, e-mail etc.

6. Organizați convorbiri telefonice ale managerului, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în timpul absenței managerului și aduceți-i în atenție conținutul.

7. Organizați pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de manager (strângeți materialele necesare, anunțați participanții despre ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, păstrați înregistrarea etc.), întocmește procese-verbale.

8. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită în numele managerului, o sistematizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și o transferă, după examinarea acesteia de către manager, către departamente sau interpreți specifici.

9. Monitorizați progresul executării ordinelor luate sub control, determinați motivele executării lor intempestive și informați în permanență managerul despre acest lucru.

10. Cunoașteți locația oficialilor de conducere ai companiei și a altor angajați cheie (conform listei).

11. În conformitate cu instrucțiunile managerului, organizați munca vehiculelor oficiale, comandați transportul terților dacă este necesar și, de asemenea, asigurați comanda biletelor pentru trenuri, avioane etc. pentru conducerea întreprinderii în cazul unei călătorie de afaceri.

12. Acceptați documentele și declarațiile personale ale angajaților pentru semnare de către manager.

13. Organizați primirea vizitatorilor, facilitați luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

14. Formează dosare, asigură păstrarea și clasarea acestora în arhivă în termenul stabilit.

15. Respectați cerințele necesare de securitate informatică. Actualizați bazele de date antivirus în timp util, verificați toate fișierele primite pentru viruși în timpul lucrului și nu permiteți lucrul pe Internet sau în rețeaua locală de computere fără un program antivirus activat.

16. Nu permiteți instalarea de software fără licență sau a oricăror programe pe computer care nu au legătură cu îndeplinirea directă a atribuțiilor oficiale. Instalarea oricărui program trebuie să fie autorizată de șeful întreprinderii sau de administratorul de sistem al rețelei de calculatoare.

17. Raportați angajatului responsabil despre toate abaterile detectate în funcționarea echipamentelor informatice, virușii detectați, precum și programele instalate neautorizat pe computer în lipsa secretarei.

18. Păstrați secretele comerciale și luați măsuri pentru a le proteja:

18.1. Nu lăsați niciun document nesupravegheat, inclusiv cele de pe suporturi magnetice și laser, nu le scoateți din întreprindere fără permisiunea managerului, nu le transferați altor persoane, nu faceți copii în mod inutil.

18.2. Nu dezvăluiți colegilor de muncă informații care nu au legătură directă cu responsabilitățile lor.

18.3. Nu dezvăluiți informații referitoare la mijloacele tehnice de prelucrare și stocare a informațiilor, inclusiv computere (parole, coduri, nume și locații ale fișierelor și directoarelor, conținutul acestora) și nu permiteți accesul persoanelor fără acces și străinilor.

19. Îmbunătățiți constant abilitățile și obiceiurile de lucru.

20. Execută sarcini oficiale individuale ale managerului.

Secretarul are dreptul:

1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului întreprinderii referitoare la activitățile sale.

2. Trimite propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile sale pentru a fi luate în considerare de către conducerea întreprinderii.

3. Informați șeful întreprinderii despre toate deficiențele identificate în activitățile întreprinderii și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Cere și primește personal sau în numele directorului întreprinderii de la șefii diviziilor structurale și de la specialiști informațiile și documentele necesare.

5. Cere asistență de la conducerea întreprinderii în îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale.

V. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea obligațiilor oficiale prevăzute în aceste instrucțiuni - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Ucrainei.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația civilă, administrativă și penală în vigoare a Ucrainei.

3. Pentru producerea de prejudicii materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația civilă în vigoare și legislația muncii a Ucrainei.

4. Pentru divulgarea secretelor comerciale - răspundere penală conform art. 232 din Codul penal al Ucrainei.

VI. Relații

1. În absența secretarului, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite.

2. Pentru îndeplinirea atribuțiilor și exercitarea drepturilor, secretarul interacționează:

2.1. De la _____________________ pentru întrebări: ______________________

2.2. De la _____________________ pentru întrebări: ______________________

Şeful unei unităţi structurale.

Secretarul este un angajat de birou proactiv căruia îi sunt încredințate o gamă largă de responsabilități: preluarea apelurilor telefonice, înregistrarea corespondenței, organizarea de întâlniri, desfășurarea activității de birou, precum și îndeplinirea tuturor instrucțiunilor de la manager și luarea deciziilor independente în competența sa.

Scopul activității secretarului este de a asigura managementul și activitățile administrative eficiente ale întreprinderii.

Tipuri de profesie

Conceptul de „secretar” ascunde oameni de diverse profesii:

• Secretara de receptie– primește și distribuie apeluri telefonice, salută vizitatorii și execută instrucțiuni minore pentru manager. Postul nu necesită studii speciale. Uneori, un astfel de angajat este însărcinat cu achiziționarea de apă sau de papetărie. În ceea ce privește prestigiul, acest loc se află la cel mai jos nivel al carierei.
• secretar-asistent- Aceasta este o poziție destul de responsabilă și este în multe privințe similară cu munca unui manager de birou. Este necesar să pregătiți soluții de proiectare, să editați documente și să compuneți texte pentru discursul șefului la diferite evenimente. Controlul asupra muncii altor angajați revine și secretarului asistent. O profesie poate fi obținută după studiile la o școală de specialitate, un centru de formare sau după absolvirea unei instituții de învățământ secundar de specialitate.
• Asistent manager - ocuparea postului de asistent este considerată onorabilă. Funcționarul nu trebuie doar să stabilească o relație de încredere cu managerul, ci și să aibă rezistență la stres și încredere în sine. Un specialist de acest nivel trebuie să rezolve probleme organizatorice și administrative și să organizeze munca personalului.

Pe lângă domeniile principale ale activității de lucru a secretarului enumerate mai sus, există nume suplimentare ale acestei profesii care au unele caracteristici.

• Aşa, secretar tehnic trebuie să poți introduce 145 de caractere pe minut fără să te uiți la tastatură, folosind toate cele zece degete simultan. O astfel de persoană trebuie să-și aducă munca cu echipamente de birou și să se angajeze în serviciul telefonic la automatizare.
• Pentru secretar-traducător Pe lângă funcțiile de bază, este important să cunoașteți o limbă străină profesională pentru a participa la negocieri cu partenerii de afaceri străini.
• Responsabil funcţionar include sistematizarea documentației instituției, precum și lucrul cu arhiva, înregistrarea corespondenței și procesarea facturilor.
• Problemele administrative și economice cad pe umerii secretar de birou. Pe lângă efectuarea corespondenței de afaceri, este necesar să rezervați bilete și hoteluri, să întâlniți oaspeți și parteneri și să executați comenzile de la manager.
• O poziție cu specificități ușor neobișnuite de muncă pentru această profesie - grefier de judecată. Locul de muncă al unui astfel de specialist este instanța. Salariatul verifică prezența persoanelor citate la ședința de judecată, ține procese-verbale de ședință, tipărește actele judiciare și execută toate instrucțiunile judecătorului.

Istoria profesiei de secretar

Dacă ridicăm cortina istoriei și mergem în căutarea unui răspuns la întrebarea: de unde a venit profesia de „secretar”, atunci, cel mai probabil, drumul ne va duce la funcționari și cronicari. Acești oameni erau angajați în corespondență, țineau o evidență a ordinelor și decretele regelui și înregistrau evenimentele în ordine cronologică.

De asemenea, era dificil pentru oamenii de stat și politicienii să facă față fără un asistent . În Rusia, funcția de secretariat a fost introdusă de Petru I în 1720, impunând profesiei mari pretenții. Munca de secretar a fost încredințată unor oameni cu cunoștințe ale legilor, educație și stăpânire a tuturor complexităților profesiei.

Din 1840, șefii multor întreprinderi au început să numească un secretar personal ca asistent. Cu toate acestea, persoane fără aptitudini speciale nu au fost angajate pentru acest post. Așa că au început să se deschidă cursurile de secretariat. Interesant, au apărut pentru prima dată în Harkov, iar în SUA abia unsprezece ani mai târziu.

Progresul științific și tehnologic s-a dezvoltat rapid: copiile carbon și mașinile de scris sunt de domeniul trecutului, oferind locului de muncă al secretarului de astăzi calculatoare moderne, faxuri și alte echipamente de birou.

Sărbătoarea profesională a „secretarului” este de obicei sărbătorită în ultima miercuri a săptămânii întregi a lunii aprilie.

Argumente pro şi contra

Profesia are, fără îndoială, un avantaj în:

• posibilitatea în unele cazuri de a combina studiile și munca;
• lipsa activității fizice;
• condiții de lucru confortabile într-o cameră caldă;
• abilități utile de comunicare și dobândirea de conexiuni profitabile;
• Puteți utiliza oricând un fotocopiator în scopuri personale.

Defecte:

• nevoia este în permanență în vizorul șefului;
• trebuie să arăți impecabil în fiecare zi, deoarece reputația unei companii este adesea judecată după aspectul angajaților săi;
• uniformitatea și rutina muncii (în instituții mici);
• în unele companii este greu să se realizeze;
• program de lucru neregulat.

Cerințe pentru profesia de secretar

Un candidat pentru această profesie trebuie în primul rând:

• au studii medii sau superioare;
• deține un computer personal și poți lucra cu pachetul software Microsoft Office;
• cunoașteți elementele de bază ale muncii de birou;
• să aibă cunoștințe de bază în domeniul de activitate al unui secretar;
• cunoașterea procedurilor standard de birou;
• dacă este necesar, vorbește engleză.

Responsabilitatile secretarului

Managerii firmelor mici vor un secretar:

• corespondența revizuită;
• corespondența sortată și înregistrată de intrare și de ieșire;
• a răspuns la apeluri telefonice;
• asigurat functionarea biroului (comandarea apei);
• a comunicat cu clienții;
• a supravegheat executarea diferitelor sarcini.

În companiile mai reputate, responsabilitățile secretarului pot fi mult mai largi. Grefierului i se cere:

• organizați o recepție sau o întâlnire;
• planificați programul de lucru al managerului;
• cumpără articole de papetărie și alte lucruri;
• rezervați bilete de hotel sau de avion pentru șeful sau angajații dvs.;
• ține procesele verbale ale ședinței;
• pregătirea negocierilor cu partenerii de afaceri.

Secretara este obligată să facă muncă de birou.

Responsabilitatea secretarului

În unele companii, funcția de secretar nu trebuie să răspundă de nimic, în altele este împovărat cu responsabilitate financiară și disciplinară, pe lângă volumul de muncă al responsabilităților sale de serviciu.

În cazul în care secretarul pierde orice document important, nu specialistul va fi tras la răspundere administrativă, ci o persoană juridică, i.e. companie.

Secretarul poate fi o persoană responsabilă financiar și monitorizează disponibilitatea bunurilor materiale de bază care se află în biroul sub controlul său: mobilier, echipamente de birou și altele.

Puterile secretarului

Managerul este obligat să furnizeze toate informațiile necesare pentru ca secretarul să poată face față sarcinii. Acest lucru este valabil și pentru datele confidențiale.

Secretarul poate discuta cu managerul întrebări despre viziunea sa, cum își poate îmbunătăți munca și activitatea organizației.

Are dreptul:

• solicita angajaților companiei documentația necesară pentru a se conforma punctelor din fișa postului lor;
• solicita managerului să ia măsuri pentru a asigura siguranța documentației și a bunurilor materiale;
• rezolvă problemele de producție în limitele competenței lor.

Caracteristicile profesiei

Postul de secretar este un privilegiu pentru femei. Liderii lor sunt cei care vor să-i vadă ca asistenți ai lor. Acest lucru se explică prin capacitatea femeilor de a da dovadă de flexibilitate, de a preveni agresivitatea șefului și de a-i înțelege starea de spirit și trăsăturile de caracter. Jumătatea echitabilă va putea face un birou de afaceri confortabil și va impresiona partenerii.

Cu toate acestea, un bărbat poate aplica pentru postul de asistent manager obținând un loc de muncă într-o companie mare.

Abilitățile și abilitățile profesionale ale unui secretar

Pentru a lucra ca secretar este important:

• să fie în concordanță cu prenumele cu un computer personal;
• să aibă o cultură a comunicării;
• să poată găsi o abordare a vizitatorilor;
• arata acuratete si punctualitate.

Unele companii văd o persoană cu cunoștințe de limbi străine ca secretară.

Calitățile personale ale unei secretare

Dacă îi întrebați pe șefii diferitelor întreprinderi ce trăsături de caracter ar trebui să fie înzestrate cu secretarul lor personal, atunci putem presupune că răspunsul lor va fi fără echivoc:

• abilități de comunicare și responsabilitate,
• punctualitate si organizare,
• toleranta si rezistenta la stres.

În plus, ei notează un aspect prezentabil, un discurs frumos și o memorie bună.

După ce a comunicat cu secretarul companiei, vizitatorul ar trebui să se simtă încrezător că îl vor ajuta să-și rezolve problema.

Carieră

Poziția de secretar este învăluită în mituri despre dificultățile asociate cu urcarea pe scara carierei. În parte, acest lucru este adevărat. Dar acest lucru este doar parțial - totul depinde de fiecare persoană personal.

Unii oameni își arată cea mai bună parte după 1-2 ani și avansează cu încredere spre numeroase perspective, în timp ce pentru alții funcția de secretar se dovedește a fi mult.

Angajații inteligenți și proactivi își pot găsi o poziție mai respectabilă în cadrul aceleiași companii, devenind, de exemplu, asistent manager, iar apoi manager sau chiar director.

Unde să lucrezi ca secretară

Secretarii necesari:

• diverse organizații și companii;
• tribunale, avocați și notari.

Este nevoie de o secretară atât într-o companie mare, cât și într-o întreprindere mică.

Cât câștigă o secretară?

Este imposibil să numim vreo sumă fixă ​​dacă vorbim despre salariul mediu lunar al persoanelor care dețin funcția de secretar.

Agențiile guvernamentale nu își răsfață funcționarii cu salarii mari și le plătesc aproximativ 300 de dolari. Dar, dacă mergi să lucrezi pentru o companie străină mare, îți poți crește venitul la 1.000 USD.

Educaţie

La solicitarea unui post vacant de asistent manager sunt luate în considerare persoanele cu studii superioare sau certificat de absolvire a unui centru specializat de formare pentru secretari. Uneori, formarea poate fi finalizată la o companie care acceptă să te angajeze.

Poți lucra ca secretară fără studii superioare, dar companiile de renume doresc să vadă în echipa lor specialiști certificați cu cunoștințe de birou, etica comunicării în afaceri, psihologie, stenografie și citire rapidă, capacitatea de a lucra în 1C și de a gestiona cu pricepere biroul. echipamente.

Alexandru Iurievici

Director al unei agenții de recrutare

SECRETARUL ȘEFULUI

Cuvântul „secretar” provine din medievalul „secretarius” și însemna inițial „confidant”. În Rusia, funcția de secretar a apărut în secolul al XVIII-lea. la început tocmai ca funcţia de secretar personal al împăratului.

În dicționarul explicativ, V. Dahl definește: „Secretarul de stat” este funcționarul de încredere al suveranului.” În primul sfert al secolului al XVIII-lea. secretarul devine funcționar al instituției. În prezent, dicționarele definesc cuvântul „secretar” ca „o persoană care conduce corespondență de afaceri pentru o persoană sau o instituție, precum și desfășoară activități de birou”.

Rolul din ce în ce mai mare al managerului în condițiile moderne ne obligă să aruncăm o privire nouă asupra responsabilităților, drepturilor, organizării muncii și locului secretarului în sistemul de management al organizației.

Secretarul este organizatorul personal al managerului, îl ajută în planificarea timpului de lucru și în desfășurarea activităților planificate, îl scutește de efectuarea operațiunilor tehnice auxiliare, filtrează fluxul de corespondență, apeluri telefonice și vizitatori. Secretarul este persoana nu numai a conducătorului său, ci și a instituției în ansamblu.

Atribuțiile secretarului includ îndeplinirea domeniului de activitate privind colectarea, compilarea, prelucrarea, prelucrarea informațiilor orale și documentare, precum și organizarea primirii vizitatorilor, pregătirea întâlnirilor și conferințelor, serviciului telefonic etc.

În mod convențional, atribuțiile unui secretar pot fi împărțite în:

Lucru cu documente (servicii de informare și documentare);

Munca organizatorica (servicii fara documente).

Responsabilitățile secretarilor față de manageri la diferite niveluri de management diferă atât ca conținut, cât și ca scop. În funcție de aceasta, există trei niveluri ale ierarhiei secretariale.

1. Secretarul șefului nivelului inferior de conducere - secretar-dactilograf (îndeplinește funcții tehnice și de serviciu).

2. Secretarul managerului de nivel mediu - asistent secretar (asigură servicii de documentare, organizare și documentare întâlniri, recepții de vizitatori etc.).

3. Secretarul șefului de cel mai înalt nivel de conducere - secretar-asistent manager, director de birou, șef de secretariat (împuternicit ca reprezentant în alte organizații).

Rolul de secretar presupune multă responsabilitate și solicită mari. Munca unui secretar este multidisciplinară, necesită nu numai o cultură generală și educație destul de înaltă, ci și cunoștințe și abilități speciale. Un bun secretar trebuie să aibă următoarele calități de afaceri: abilități profesionale, organizare, inițiativă, responsabilitate, punctualitate, diplomație, conștientizare și capacitate de previziune.

Secretara trebuie să aibă un nivel ridicat de comportament. Indicatorii importanți ai culturii unui secretar sunt politețea, corectitudinea și politețea. În comunicarea cu vizitatorii, angajații și conducerea, secretarul trebuie să dea dovadă de bunăvoință, să fie un bun asistent, să ofere asistență maximă și, dacă este necesar, să meargă la unele inconveniente personale de dragul cauzei comune.

Unul dintre cele mai importante contacte de afaceri este interacțiunea dintre manager și secretară. O muncă comună eficientă între manager și secretar este posibilă numai dacă există încredere reciprocă și înțelegere între ei. Pentru a face acest lucru, managerul trebuie să reglementeze în mod clar procedura de lucru în comun și să își planifice cu strictețe timpul de lucru. Managerul trebuie să folosească cât mai bine abilitățile secretarului său și să îi ofere o inițiativă largă.

La rândul său, secretarul trebuie să studieze trăsăturile de caracter, sistemul de gândire, manierele de comportament și conversație, logica luării deciziilor de management ale liderului său și să încerce să-l ajute să obțină eficacitatea muncii sale.

SECRETAR CULTURA MUNCII

Munca unui secretar se caracterizează printr-o situație în schimbare rapidă, o varietate de sarcini îndeplinite și necesitatea unei soluții prompte a acestora, nevoia de a desfășura adesea mai multe tipuri de muncă în paralel și o varietate de contacte.

Prin urmare, secretarului îi sunt prezentate o serie de cerințe, care pot fi împărțite în cerințe de afaceri și calități personale.

LA calitati de afaceri, in primul rand relateaza aptitudini profesionale, aceste. Secretarul trebuie să posede un complex de cunoștințe, abilități și abilități profesionale.

Secretarul trebuie să aibă un nivel înalt de organizare. Aceasta este capacitatea de a vă organiza locul de muncă, de a planifica rațional distribuția responsabilităților în timp și de a asigura finalizarea la timp a operațiunilor de zi cu zi.

Nu mai puțin importantă este calitatea de secretar, așa cum responsabilitate pentruîndeplinirea de înaltă calitate și la timp a sarcinilor atribuite.

Secretara trebuie să fie diferită iniţiativă, capacitatea de a lua decizii în mod independent în limitele competenței cuiva, fără a aștepta instrucțiuni de la manager cu privire la fiecare problemă.

La selectarea secretarelor, unul dintre primele locuri este cerința păstrează secretele oficiale.

Cele mai importante calități ale unui secretar includ punctualitate. Aceasta este capacitatea nu numai de a planifica evenimentele corect, ci și de a le desfășura strict la timp.

Secretara trebuie să aibă capacitatea de a prevedea situații tensionate și să poată planifica munca în detaliu în acest moment.

Munca unui secretar nu va avea niciodată succes dacă nu este devotat companiei sau organizației sale. Devotamentîn munca ta - principala calitate pentru o relație ideală cu managerul tău.

Pentru a dezvolta calitățile de afaceri necesare în munca de secretar, un număr de calitati personale, fără de care este dificil să devii profesionist.

Dintre acestea, trebuie pus primul loc capacitatea de adaptare, aceste. trece rapid de la un tip de muncă la altul și abilitatea de a îndeplini simultan mai multe sarcini.

O trăsătură de caracter la fel de importantă este abilități de comunicare aceste. capacitatea de a stabili cu ușurință contacte și conexiuni, deoarece secretarul trebuie să comunice cu un grup mare de oameni.

Calități personale necesare pentru o secretară: includ curtoazie, politețe, bunăvoință, receptivitate.

Calități precum flexibilitate, loialitate, echilibru, ingeniozitate, conștiinciozitate, acuratețe.

O calitate importantă și necesară a unui secretar este dorința lui de îmbunătățire continuă, adică. completarea constantă a cunoștințelor generale și profesionale.

Secretara trebuie să fie întotdeauna îngrijită și capabilă să se îmbrace cu gust și potrivit situației de afaceri.

Secretara trebuie sa stie:

Temeiul juridic al managementului:

dreptul administrativ, al muncii, comercial;

Acte legislative și de reglementare care determină procedurile de funcționare ale organizației de tipul în care funcționează.

Bazele managementului:

sistemul de autorități și management din țară și din regiunea sa;

Industria în care își desfășoară activitatea și relațiile sale;

Funcții, sarcini, structura organizației în care lucrează, conexiunile acesteia;

Locul managerului în structură, contactele sale interne și externe. Fundamentele managementului.

Fundamentele organizării științifice a muncii manageriale. Tehnologia informatică și organizațională. Fundamente ale psihologiei generale și sociale. Fundamentele eticii și esteticii. Munca de birou:

metode de creare și prelucrare a documentelor;

Organizarea muncii cu documente;

Serviciu fără documente. Chestiune de arhivă. Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să fie capabil să: Creați condiții pentru munca eficientă a unui manager:

acorda asistenta in planificarea zilei de lucru;

Organizează locul de muncă al managerului;

Monitorizați termenele limită pentru completarea instrucțiunilor de la conducere. Furnizați servicii de informare managerului:

" documentar;

Nedocumentat;

Să fie capabil să lucreze cu periodice (pregătiți recenzii de presă). Organizați primirea vizitatorilor.

Stabiliți contacte.

INTERACȚIUNEA MANAGERULUI ȘI A SECRETARULUI

Interacțiunea dintre manager și secretar

Alocă-ți timp în fiecare zi pentru a discuta despre volumul tău de muncă cu secretara ta;

Nu vă programați niciodată, lăsați secretara să o facă;

Dacă nu sunteți la birou, ar trebui să sunați de cel puțin două ori pe zi pentru a vă informa despre modificările planurilor și mesajele lăsate pentru dvs.;

Notați în jurnal când să terminați cutare sau cutare lucrare;

Când vă planificați munca zilnică, alocă-ți mult timp.

Există mai multe tehnici care pot ajuta un manager să facă telefonul mai mult un instrument de lucru și mai puțin deranjant:

Cereți-i secretarei să „screeneze” apelurile. Spune-i la ce persoane nu te deranjează să apelezi și pe cine ar trebui să suni mai târziu, la un moment mai convenabil pentru tine.

Anunțați oamenii când este în regulă să vă sune și când nu este în regulă să vă sune.

Stabiliți o comunicare bidirecțională cu secretara dvs. Dacă face o treabă care este cu adevărat importantă pentru tine, atunci oferă-ți să răspunzi singur la apeluri pentru o perioadă.

Dacă trebuie să vorbiți cu oamenii la telefon, cereți-i secretarei să stabilească un program de apeluri.

Spuneți-i secretarei în avans cine vă poate și nu vă poate distrage atenția de la principalele sarcini.

În afara acestor aranjamente, lăsați-l pe secretar să ia decizii personal. Există o serie de beneficii care provin din delegarea autorității.

catre secretara:

Acest lucru eliberează timpul managerului;

Managerul are ocazia de a se concentra asupra muncii creative

O misiune este un mijloc excelent de a motiva și de a întări încrederea într-un secret -

O misiune este cea mai bună modalitate de a pregăti un secretar pentru a-și asuma o responsabilitate suplimentară și a dezvolta capacitatea de a „ghici” cu precizie în absența managerului ce ar face el într-o situație dată;

Un secretar profesionist, bine pregătit, cu responsabilitatea și autoritatea care i-au fost încredințate, este un merit pentru managerul său.

Interacțiunea dintre secretar și manager

Experții în domeniul managementului și organizării muncii numesc următoarele calități necesare pentru a crea relații normale între secretar și manager.

1. Secretarul nu trebuie să greșească în niciun document și astfel să-și elibereze managerul de necesitatea verificării fiecărui document. De asemenea, secretarul trebuie să demonstreze managerului prin munca sa că poate lucra independent.

2. Când vorbiți la telefon, puteți răspunde cu tact la orice întrebare, iar managerul trebuie să aibă încredere în secretarul său pentru a rezolva toate problemele care sunt considerate confidențiale în activitățile companiei.

3. Să fie capabil să selecteze pentru manager cele mai importante fapte cuprinse în rapoarte și jurnale pentru a-l salva de nevoia de a studia în mod independent materialele în detaliu.

4. Înțelegeți că, în caz de muncă urgentă, trebuie să rămână după sfârșitul zilei de lucru, dar managerul, cu toate acestea, nu trebuie să se aștepte ca secretarul să rămână chiar și atunci când nu este nevoie de o astfel de muncă.

5. Înțelegeți clar responsabilitățile și nivelul de competență atunci când rezolvați în mod independent problemele în absența managerului, iar managerul trebuie, la rândul său, să fie încrezător că secretarul va face față muncii care ar putea apărea în absența sa. Ambele părți au nevoie de simțul umorului. Comportamentul secretarului și eficiența muncii sale sunt un exemplu pentru toți angajații. El trebuie să fie întotdeauna curat și îmbrăcat îngrijit, deoarece atât autoritatea sa, cât și autoritatea liderului său depind de asta.

Secretara trebuie să fie cu ochii pe evenimentele din viața personală a managerului, de exemplu, să aibă grijă de flori pentru ocazii speciale, felicitări etc.

Secretar este nevoie de orice organizație și, prin urmare, fișa postului de secretar va fi utilă fiecărei companii. Este important să precizați clar responsabilitățile postului de secretară, care nu se limitează deloc la preluarea apelurilor și a zâmbetelor dulci. Vă oferim un exemplu de fișă a postului pentru secretarul unui manager - director general, șef de departament, director de filială etc.

Fișa postului de secretar

AM APROBAT
Director general
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum a anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Statutul companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
- ordine si instructiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unitățile structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații oficiale managerului, organizează convorbiri telefonice cu managerul.
2.5. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
2.10. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.11. Organizează călătorii de afaceri pentru manager: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.