Formular de foaie de pontaj. Denumiri și coduri în foaia de pontaj

Șabloanele se găsesc aici fișa de pontaj în excel. Șabloanele sunt calcularea automată a orelor și minutelor de lucru.
Zilele săptămânii sunt setate automat în funcție de lună . De exemplu: în luna februarie, prima zi cade sâmbătă. Puneți în celulă, sub numărul „1” denumirea „Sat”, apăsați „Enter” și toate zilele săptămânii se vor schimba în zilele corecte ale săptămânii din această lună.
Trebuie să puneți ore și minute de lucru în buletinul prin două puncte. Acesta este modul în care celulele sunt configurate pentru a calcula corect timpul. De exemplu: 8:15 .
Pentru mai multe informații, consultați articolul „Cum se calculează timpul în Excel”.
Pentru viteza de completare a foii de pontaj, puteți completa prima linie, apoi copiați foaia de pontaj, faceți modificări la concediu medical, concediu etc.

Cum să faci o foaie de pontaj, o foaie de pontaj, vacanțe etc., vezi articolul „Foașa de pontaj în Excel”.
Un astfel de program de schimbare automată poate fi descărcat.

Timpul de lucru al fiecărui salariat este supus reglementării, atât în ​​stabilirea normei, cât și în respectarea acesteia. În aceste scopuri, se întocmește o fișă de pontaj. Acest document include date de bază privind schimburile lucrate. Se ia in calcul si numarul de absenteism al angajatilor.

Fișa de pontaj - scop și utilizare

Scopul principal al fișei de pontaj este o afișare vizuală a informațiilor despre producția de muncă a angajatului. Pe baza acestor date se calculează salariul angajatului. Acest aspect devine scopul principal al menținerii acestui document.

Cu toate acestea, utilizarea unui astfel de model este relevantă și în alte probleme. Atunci când se analizează o situație de performanță, este adesea necesar să se calculeze pierderea timpului de lucru. Un astfel de eșantion de documentație vă permite să obțineți informații vizuale pentru o anumită perioadă calendaristică. Cu toate acestea, într-o situație în care este necesar fotografie a timpului de lucru sau calendarul, acest exemplu de documentație nu va oferi informațiile de care aveți nevoie.

Forma documentului are o formă stabilită legal pentru furnizarea departamentului de contabilitate a informațiilor de personal.

În acest caz, există două mostre principale care sunt completate în funcție de metoda de fixare a informațiilor:

• formularul T-12 este utilizat pentru completarea formularului în format A4, această opțiune este relevantă pentru introducerea manuală a datelor;
• proba T-13 este o foaie de calcul, datele pot fi introduse în ea atât automat de program, cât și manual, dar deja în format electronic.

Alegerea formei depinde de procedura internă de raportare. Este acceptabil să folosiți ambele opțiuni sau un sistem mixt.

Desemnări în foaia de pontaj

Simbolurile pot fi folosite la completarea formularului. Lista lor standardizată este prezentată în formularul T-12, totuși, pentru comoditate, poate fi adăugată și la versiunea electronică. În această listă, desemnările literelor din foaia de pontaj au un cod prescris.

La introducerea datelor în formular, atât valorile alfabetice, cât și valorile numerice pot fi indicate în mod egal. Prima opțiune este cel mai des folosită, deoarece este de obicei mai convenabilă - este mai ușor să navigați după primele litere, pe baza cărora se face desemnarea.

Obligația de a păstra o fișă de pontaj

Obligația de a introduce informații în acest formular depinde de mărimea organizației. Dacă este o companie mică, atunci tot personalul poate fi numărat de o singură persoană. Cu toate acestea, dacă există divizii și sucursale structurale, atunci este mai oportun să numiți persoane responsabile pentru fiecare departament.

Pentru a determina responsabilitățile, sunt emise ordine pentru fiecare angajat care este desemnat să completeze acest exemplu de documentație. Acest angajat pregătește documentul și îl semnează. Semneaza si seful departamentului care se ocupa de acesti angajati, dupa care acesta este trimis la departamentul de contabilitate.

Cum să completați corect foaia de pontaj

Regulile de completare a fișei de pontaj prescriu o anumită procedură de introducere a informațiilor.

Deoarece formularele T-12 și T-13 au diferențe minore, umplerea lor diferă puțin. Procedura este următoarea:

• în conformitate cu documentația principală, se indică denumirea organizației, precum și departamentul structural, dacă eșantionul ia în considerare doar una dintre divizii;
• se aplică datele de completare a formularului și numerotarea;
• perioada de raportare ia în considerare timpul pentru care sunt introduse informațiile;
• pentru completarea coloanei a doua și a treia se folosesc datele specificate în fișele personale ale angajaților;
• în continuare, în coloane se trec toate aparițiile și absenteismul, în funcție de prezența salariatului, se folosesc atât denumiri de litere, cât și de cod, după care se calculează numărul intermediar și total al schimburilor lucrate în ore și zile;
• ultima coloană pentru fiecare angajat indică numărul de concedii și zile libere.

Informațiile privind a doua secțiune sunt introduse direct de departamentul de contabilitate. Conține date de calcul pentru acumulare salariile inclusiv toate alocațiile și deducerile. La final este indicată suma totală de plătit.

Pleacă fără plată în foaia de pontaj

La completarea documentului, fiecare opțiune pentru absenteism are propria sa literă și denumirea codului.

Există două tipuri de concedii fără plată:

• dacă a fost acordat cu permisiunea angajatorului, atunci acest concediu este marcat cu literele DO sau codul 16;
• dacă concediul este prevăzut de lege, atunci acesta este marcat ca OZ sau 17.

Există, de asemenea, o desemnare pentru concediul anual care nu este plătit de angajator. În acest caz, în formular sunt introduse valorile DB sau 18. Pentru completarea corectă a formularelor T-12 și T-13, este important să se folosească denumirile prescrise. Pentru aceasta, se poate întocmi o instrucțiune separată, care va deveni un document de reglementare pentru un specialist. Potrivit acesteia, întreaga procedură de introducere a datelor ar trebui reglementată pentru a evita confuziile și erorile.

Formular pentru completarea formularului de pontaj 0504421

Noul formular OKUD 0504421 reprezintă recomandările și mostrele Ministerului de Finanțe pentru completarea fișei de pontaj. Eșantionul actual al acestor prescripții a fost aprobat în martie 2015 și este forma actuală. Pe baza acesteia, organizația își dezvoltă propriile instrucțiuni, ținând cont de specificul companiei.

Pe lângă recomandările generale, Ordinul Ministerului Finanțelor a stabilit și eșantioanele actuale ale T-12 și T-13. Au înlocuit vechile variante simplificând sistemul de umplere și făcându-l mai concis. Noul formular include și o listă simboluri folosit pentru umplere.

Bilanțul poate folosi coduri alfabetice sau numerice pentru a indica un anumit eveniment, de exemplu, prezența la muncă are litera I sau 01 în termeni numerici, absenteism - PR sau 24, zile libere suplimentare fără plată - HB sau 28.

Trebuie menționat că formularul unificat T-12 poate fi utilizat în orice organizație, indiferent de forma de proprietate, cu excepția instituțiilor bugetare.

ÎN instituţiile bugetare se folosește forma de contabilitate aprobată, care folosește alte desemnări numerice și alfabetice în foaia de pontaj.

1. În ce cazuri este pus codul HH?

Codul HH, sau absența unui angajat din motive neexplicate, se aplică de fiecare dată și atât timp cât salariatul nu se află la locul de muncă, iar persoana responsabilă nu deține documente despre motivele absenței sale. Chiar dacă șeful persoanei absente jură că angajatul este absenteism (cod PR), nu vă grăbiți să puneți acest cod în documentele contabile primare, așteptați până când persoana respectivă aduce un document care să explice absența sa, altfel se poate întâmpla ca timpul foaia cu codul greșit va fi furnizată departamentului de contabilitate, iar ulterior se dovedește că angajatul a lipsit dintr-un motiv întemeiat, iar apoi va trebui să faceți modificări în documentele contabile primare.

2. Cum sunt desemnate zilele libere în călătoriile de afaceri?

Există două puncte de vedere cu privire la problema desemnării codului zilelor libere atunci când călătoresc într-o călătorie de afaceri: unii cred că ar trebui setat codul K (), cei din urmă susțin că ar trebui setat codul B (). Ambele au propriile argumente rezonabile și justificate din punct de vedere legal, dar nu există o abordare unică, așa că procedați de la propria practică stabilită.

3. Sunt marcate zilele libere în foaia de pontaj atunci când un angajat este bolnav?

Când un angajat se află în concediu medical, codul B (invaliditate temporară) este aplicat pentru întreaga perioadă de invaliditate temporară, inclusiv în weekend și sărbători.

O înregistrare continuă similară se efectuează atunci când angajații se află în concediu de maternitate (P), în concediu pentru îngrijirea unui copil când împlinesc vârsta de trei ani (JO) și în concediu fără plată (DO).

4. Cum sunt indicate zilele libere în concediu?

Dacă, atunci când un salariat se află într-un concediu anual de bază plătit (OT) sau într-o vacanță anuală (OT), un concediu cade în perioada de odihnă, în foaia de pontaj codul OT sau OD trebuie înlocuit cu B (weekend-uri). și concediile nelucrătoare), deoarece, în conformitate cu articolul 120 din Codul Muncii al Federației Ruse, vacanțele nelucrătoare care se încadrează în perioada concediului plătit, printre zile calendaristice sarbatorile nu sunt incluse.

5. Ce denumiri trebuie trecute în buletinul de evaluare: digitală sau alfabetică?

Nu există instrucțiuni clare în acest sens, prin urmare, în fiecare organizație, informațiile din foaia de pontaj sunt introduse pe baza practicii consacrate și a ușurinței de utilizare. Dacă vă place desemnarea literei din foaia de pontaj, utilizați-o. Dacă nu, introduceți numere.

6. Ce formă a fișei de pontaj este mai convenabil de utilizat pentru completare?

Forma foii de pontaj nu contează, puteți alege formularul aprobat prin Decretul Goskomstat al Rusiei din 01/05/2004 nr. 1 (, ), puteți utiliza formularul aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30.03.2015 Nr.52n.

Formularul nr. 52n

În general, dacă lucrezi în organizare comercială, vă puteți dezvolta și aproba în mod independent propriul formular cu propriile desemnări alfabetice sau digitale, nimeni nu interzice acest lucru, principalul lucru este să fie de fapt.

7. Cine ar trebui să țină evidența orelor de lucru și cine ar trebui să fie responsabil pentru aceasta?

Dacă organizația este mică, o singură persoană poate conduce.

Dacă structura întreprinderii este semnificativă, se recomandă desemnarea unui responsabil în fiecare divizie.

Toate persoanele responsabile, indiferent de numărul lor, sunt desemnate prin ordine pentru activitatea principală pentru a evita diferitele neînțelegeri.

Responsabilitatea pentru exhaustivitatea și corectitudinea completării fișei de pontaj revine persoanei autorizate prin comandă.

Șeful departamentului este responsabil pentru depunerea la timp a fișei de pontaj către departamentul de contabilitate.

Angajatorul este responsabil pentru toată lumea.

8. Cum se ține o evidență a timpului de lucru dacă compania este mică și programul de lucru este de cinci zile?

Nu există o abordare unică a contabilității, puteți păstra una continuă (înregistrați toate faptele), sau puteți înregistra doar abaterile (invaliditate temporară, absență din motive necunoscute etc.). Criteriul principal este corectitudinea fixării pe hârtie a orelor efective lucrate, deoarece acest document este cel principal pentru calcularea salariilor.

În munca de zi cu zi, prima opțiune este mai convenabilă când perioadele de muncă, a doua variantă este de preferat atunci când durata timpului de lucru este neschimbată, așa cum este cazul perioadei de cinci zile.

În orice caz, fixarea timpului de lucru se efectuează zilnic și este furnizată departamentului de contabilitate lunar.

Exprimați-vă părerea despre articol sau adresați-i experților o întrebare pentru a obține un răspuns

Urmărirea timpului este o sarcină foarte importantă. Angajatul nu vrea să-și piardă banii câștigați cu greu, iar organizația, la rândul ei, nu caută să plătească pentru absenteism.

Pentru a evita astfel de neînțelegeri, menținerea în timp util și corectă a documentației de raportare privind înregistrarea timpului de lucru va ajuta.

Pentru ce este

Fișa de pontaj este un document stabilit care conține informații despre respectarea programului de lucru de către fiecare dintre salariați. Cu alte cuvinte, acesta este un tabel în care se introduc date despre aspectul sau absența fiecăruia dintre angajații organizației.

Pe baza acestui document se calculează salariile și sporurile sau se aplică penalități pentru întârziere, absenteism și alte abateri de la programul de lucru.

O astfel de fișă de pontaj trebuie să existe într-un singur exemplar și să fie păstrată de angajatul care a fost desemnat responsabil cu executarea acesteia. Cel mai adesea, această muncă este încredințată departamentului de personal și contabilitate, uneori șefului de departament sau managerului superior. Numirea în funcția de „cronometru”, sau mai degrabă impunerea sarcinilor relevante, ar trebui să se reflecte în contractul de muncă.

Opțiuni de formă

Puteți lua în considerare câte zile și ore a lucrat un angajat folosind diverse metode, dar Roskomstat a pregătit formulare speciale. Sunt simple și clare de utilizat, cu ajutorul lor puteți urmări vizual „prezența” de lucru și, ulterior, puteți utiliza eficient datele obținute.

Pentru organizațiile bugetare a fost introdusă o formă specială de pontaj nr. 0504421.

Pentru toate celelalte organizații și întreprinderi au fost aprobate formularele T-12 și T-13. Acestea din urmă diferă unele de altele prin faptul că T-13 este utilizat acolo unde aparițiile și absențele sunt controlate nu de oameni, ci cu ajutorul sisteme automatizate(turnichete). Am venit la serviciu, m-am înregistrat la punctul de control cu ​​permis și am continuat. În acest fel, este ușor de controlat întârzierile, absenteismul și alte abateri de la programul de lucru.

Formularele din formularul T-13 sunt cel mai adesea completate mod automat, sau cu utilizarea parțială a mijloacelor tehnice.

Foile de pontaj din formularul T-12 sunt, de asemenea, completate în scopul calculării salariilor, așa că este convenabil să încredințați menținerea unui astfel de program unui contabil.

Cum se completează

Cele mai importante aspecte ale menținerii unei foi de pontaj:

• tabelul există într-o singură copie;
• completate zilnic pe baza de documente oficiale (concediu medical, ordine, ordine etc.);
• este interzisă eliminarea oricăror coloane și câmpuri din tabelul general acceptat.

Cu toate acestea, puteți modifica în continuare tabelul. Uneori există situații în care trebuie să adăugați câmpuri suplimentare la un formular existent. De exemplu, să țină cont de anumite ore de lucru pentru ture nestandard. În acest caz, modificările sunt posibile, dar numai după semnarea ordinului relevant al șefului.

Înainte de începerea lunii de raportare (cu 2-3 zile înainte), angajatul responsabil deschide bilanțul. Acesta este momentul să decideți ce metodă de conducere va fi aleasă. Aceasta poate fi înregistrarea continuă – note zilnice de prezență/neprezentare, sau introducerea exclusiv a abaterilor de la regim – întârzieri, ture de noapte, ore suplimentare etc.

O mostră de completare a unei foi de pontaj folosind exemplul formularului T-12

În primul rând, se completează antetul și primele trei coloane. Aceste informații, de regulă, rămân constante - unitate structurală, numele complet al angajaților, numerele de personal.

În coloanele de la 4 la 7, zilnic, se notează aparițiile, absențele, zilele libere și zilele de boală. Pentru aceasta, sunt utilizate denumiri speciale pentru fiecare dintre motive. Deci, concediul medical este desemnat prin codul B, ziua liberă de lucru este RV și vacanta anuala- OT. O listă completă a denumirilor poate fi găsită în forma cea mai unificată de pe prima pagină.

Este important să rețineți că orice semne sunt trecute în foaia de pontaj numai pe baza oricărui document. Acesta poate fi un concediu medical, un ordin intern sau un ordin muncă peste program cu semnătura unui angajat familiar.

Adesea există situații în care nu este complet clar ce cod să pun. De exemplu, un angajat este în concediu plătit, i se atribuie un cod OT. Dar la vremea aceea a avut imprudența să se îmbolnăvească și nu s-a dus la muncă la data stabilită.

Dacă angajatul nu ne-a avertizat, atunci este indicat să notăm codurile HH (neprezentare din motive necunoscute), iar după primirea concediului de boală, corectați aceste desemnări la codul „B”. În cazul în care un angajat a găsit o modalitate de a-și raporta boala, puteți marca imediat codul „B”.

Poate într-o astfel de situație, este mai bine să marcați mai întâi codurile „НН” și „Б” cu un creion, pentru a nu strica aspectul unui document care există într-o singură copie. Dacă formularul este păstrat în formă electronică, atunci astfel de probleme nu vor apărea.

O parte din absenteism este considerată a fi în „zile”, deoarece angajatul nu poate fi doar în vacanță pentru o jumătate de zi, sau în concediu medical timp de trei ore. În acest caz, o coloană goală este lăsată sub denumirea literei. Dacă angajatul a întârziat 30 de minute sau a lucrat 4 ore suplimentare, atunci timpul de abatere de la regimul de lucru este indicat sub litera de desemnare.

Coloanele 5 și 7 sintetizează rezultatele intermediare și finale ale zilelor lucrate, iar coloanele 8 până la 17 oferă un raport complet pentru fiecare angajat - cât a lucrat, cât s-a odihnit, cât a ratat și de ce. Din numele antetului de deasupra fiecărei coloane, devine clar ce date trebuie rezumate.

Caracteristicile menținerii unei foi de pontaj în organizațiile bugetare

Formularul nr. 0504421 este, de asemenea, utilizat pentru a monitoriza respectarea regimului de lucru, dar are o denumire ușor diferită „Contabilitatea utilizării timpului de lucru”, care reflectă specificul activității organizațiilor bugetare. În acest raport, puteți găsi denumiri precum „zile libere școlare”, „înlocuire în grupul de zile prelungite”, „concediu pentru studii”.

Procedura de menținere a unei astfel de fișe de pontaj nu este diferită de formularele contabile unificate T-12 și T-13:

• realizat într-un singur exemplar;
• se deschide cu 2-3 zile înainte de începerea perioadei de facturare;
• utilizat fără modificarea formei standard.

De asemenea, au fost adoptate două proceduri de înregistrare - continuă (se notează toate aparițiile și neprezentele) și cu indicarea abaterilor.

Tabelul în sine are mai multe diferențe. În antetul foii de pontaj, pe lângă numele organizației, unitatea structurală și perioada de referință, tipul acesteia trebuie indicat cu un număr. Dacă foaia de pontaj este trimisă „ca atare” fără a face modificări, atunci se numește primară și este marcată în această coloană ca „0”. Cu fiecare ajustare ulterioară, trebuie să indicați numărul modificării în ordine.

Primele patru coloane sunt completate imediat - acestea sunt numele complete ale angajaților, numerele de personal și posturile. Următoarele coloane sunt completate pe măsură ce perioada progresează. În partea superioară a coloanei, abaterile de la modul de funcționare în ore (dacă există), sunt indicate, în partea inferioară, denumirea cu litere a motivului abaterii. Coloanele 20 și 37 rezumă totalurile intermediare și, respectiv, lunare.

Nu există calcule suplimentare în acest formular. La sfârșitul perioadei de facturare, acest document este transferat departamentului de contabilitate, unde, pe baza acestuia, se vor calcula salariile angajaților unei organizații bugetare.

Lista denumirilor utilizate în această fișă de pontaj (formular nr. 0504421) poate fi găsită în tabel:

Cum se definește vacanța?

Cuvântul vacanță în afacerea de personal reunește o mulțime de concepte. Începând de la și terminând cu decret. Multe mame tinere nu vor fi de acord, dar aceasta este și o vacanță, deși este oferită pentru îngrijirea unui copil mic.

Fiecare dintre aceste sărbători este notat în felul său în foaia de pontaj și merită să acordați o atenție deosebită celor mai frecvente tipuri de sărbători și înregistrării lor.

La timp

Pe baza ordinului de concediu, care trebuie să conțină și semnătura turistului însuși, codul „OT” este aplicat pe foaia de pontaj dacă aceasta este vacanța principală, sau codul „OD” dacă este suplimentar.

Pe cheltuiala ta

Sunt momente când un angajat trebuie să primească mai multe zile de vacantaîn afara programului tău principal. Motivele pot fi diferite, dar soluția este aceeași - concediu fără plată.

Legislația prevede mai multe motive pentru o astfel de vacanță - o nuntă, nașterea unui copil sau evenimente mai triste, precum moartea unei rude apropiate. În aceste cazuri, trebuie aplicat codul „OZ”.

Dacă angajatul are un alt motiv și primește un concediu similar de comun acord cu managerul, atunci se folosește codul „TO”. În ambele cazuri, marca se face pe baza ordinului relevant semnat de angajat.

Instruire

Combinația dintre muncă și studii în timpul nostru este mai degrabă norma decât excepția, iar legislația în această materie susține astfel de lucrători, oferind o garanție pentru concediul de studii. După ce ați acceptat cererea relevantă de la angajat și ați primit un ordin semnat de student, puteți marca în siguranță codul „U” în buletinul de calificare pentru întreaga perioadă de concediu de studii.

Este de remarcat faptul că, dacă un angajat se îmbolnăvește în următoarea ședință, atunci acest concediu nu se prelungește pentru perioada concediului medical și codul „B” poate fi introdus doar în zilele următoare încheierii concediului de studii, dacă salariatul nu a avut timp să-și revină înainte de încheierea vacanței și a furnizat un certificat de concediu medical care confirmă neprezentarea după încheierea ședinței.

Pentru sarcina si nastere

O astfel de perioadă binecuvântată pentru angajatele de sex feminin, desigur, nu ar trebui să fie umbrită de birocrația cu documente; prin urmare, concediul de maternitate este acordat pe baza unui concediu medical, codul din buletinul este „P”. Același cod este utilizat și în cazul adopției unui nou-născut.

Pentru îngrijirea copiilor

Și după aceea, se emite ordin de concediu pentru creșterea copilului până la vârsta de trei ani. O astfel de vacanță este marcată cu codul „OZH”.

Lucrul cu documentele este întotdeauna o sarcină responsabilă, dar cunoașterea elementelor de bază pentru completarea unei foi de pontaj te va scuti de litigiile de salarizare și alte mici supărări de acest gen.

Video - compilarea unei foi de pontaj și a unui stat de plată în 1C: