Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 91) stabilește obligația angajatorului de a ține evidența timpului lucrat de angajați. În acest scop sunt prevăzute formulare unificate de fișe de pontaj, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Utilizarea acestor formulare nu este obligatorie, prin urmare angajatorul are dreptul să-și elaboreze propriile formulare. Formularul nr. T-13 este folosit cel mai des, deoarece este folosit pentru procesarea automată a acreditărilor.

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n a aprobat formularul OKUD 0504421 pentru utilizare de către autoritățile publice (organisme de stat), organe administrației publice locale, organe de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat, de stat (municipale) instituţiilor. Același Ordin definește procedura de completare și aplicare a acestuia.

Fisa contabila in formularul T-12

Fisa contabila in formularul T-13

Fisa contabila conform formularului OKUD 0504421

A fost elaborată o formă specială de fișă de pontaj pentru instituțiile bugetare - OKUD 0504421.

Cum să înregistrezi timpul lucrat

Pentru orice durată a zilei de lucru, indiferent de modurile stabilite, timpul de lucru este reflectat în tabelul contabil în două moduri:

• metoda de înregistrare continuă a prezenței și absenței de la serviciu;
• prin înregistrarea doar a abaterilor (neprezentări, ore suplimentare etc.).

Dacă durata zilei de lucru (schimbului) rămâne neschimbată, este permisă înregistrarea numai abaterilor, întrucât termenii contractului de muncă sau regulamentele interne de muncă determină numărul de ore de lucru pentru fiecare zi lucrătoare.

Dacă numărul de ore lucrate în diferite zile (ture) este diferit, de exemplu, când se înregistrează timpul lucrat în total, atunci când se completează o fișă de pontaj, trebuie utilizată metoda de înregistrare continuă. Aceasta va permite, după încheierea perioadei contabile, identificarea eventualelor ore suplimentare și ajustarea implicării ulterioare a salariatului în muncă în limitele normei pentru durata de timp lucrată stabilită pentru această categorie.

Notele pe foaia de lucru despre motivele absenței de la serviciu, a muncii cu fracțiune de normă sau la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru scurtat etc. se fac pe baza unor documente întocmite în mod corespunzător (certificat de incapacitate de muncă, adeverinta de indeplinire a atributiilor de stat sau publice, avertisment scris cu privire la timpul nefunctional, cerere de munca cu fractiune de norma, acordul scris al angajatului in cazurile stabilite de lege etc.).

Cum se completează o foaie de pontaj

La compilare, trebuie să vă ghidați de Instrucțiunile pentru utilizarea și completarea formularelor de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Folosit. Când se reflectă timpul lucrat, se introduce un cod alfabetic (I) sau numeric (01) în dreptul numelui de familie al angajatului, iar durata muncii este indicată în rândurile inferioare. Dacă programul de lucru scade noaptea, atunci completați formularul cu coloane pentru a indica detaliile necesare.

Weekend-uri și sărbători în buletinul

Acestea sunt reflectate în conformitate cu, care ia în considerare toate sărbătorile stabilite și transferurile acestora în conformitate cu Decretele Guvernului. Zilele libere pentru diferite categorii de salariați variază în funcție de programul de lucru stabilit pentru acestea. Documentul utilizează diferite coduri contabile de sărbători. Depinde cum plătește organizația pentru aceste zile și pe ce bază sunt furnizate.

O zi liberă în conformitate cu programul angajatului este indicată printr-o literă (B) sau un cod numeric (26). Nu afectează salariile stabilite.

Dacă, la inițiativa companiei, angajații primesc o zi liberă suplimentară, iar compania le reduce rata lunară de muncă, atunci angajații primesc un salariu integral, iar aceste zile nu sunt plătite de companie. Pentru astfel de zile, foaia de pontaj conține un cod alfabetic (B) sau numeric (26).

Un alt caz în care o companie stabilește o zi liberă suplimentară este atunci când angajații merg într-o zi liberă, iar compania plătește aceste zile în funcție de medie. Se pare că lucrătorii primesc un salariu pentru zilele lucrate și un salariu mediu pentru zilele libere plătite suplimentare. Pentru un astfel de caz, este furnizat un cod alfabetic (OB) sau numeric (27).

Perioada de depozitare a foilor de pontaj

Un astfel de tabel contabil este un document de personal referitor la organizarea muncii, pentru care art. 22.1 din Legea cu privire la arhivistice stabilește o perioadă specială de păstrare și anume:

• cinci ani de la sfârșitul anului în care a fost întocmit, dacă fișa de pontaj a luat în considerare doar munca acelor salariați care lucrează în condiții normale de muncă;
• 50 de ani de la data întocmirii TURV, dacă s-a luat în considerare munca salariaților care desfășoară activități dăunătoare sau periculoase.

Contabilitate si impozite

Pe baza datelor indicate în tabel, departamentul de contabilitate calculează salariile și diverse beneficii. Aceste date afectează și plata impozitelor. Să fim atenți la principalele riscuri.

La trecerea controalelor fiscale, inclusiv a impozitului pe venit, compania trebuie să furnizeze date fiabile cu privire la numărul de zile și ore lucrate de fiecare angajat pentru a confirma corectitudinea angajărilor. În cazul în care se constată încălcări, se va recunoaște incorectă cuantumul impozitului pe venit indicat în rapoarte, ceea ce va atrage aplicarea de penalități.

Pe baza câștigurilor angajatului, organizația, în calitate de agent fiscal, trebuie să afle dacă această persoană este rezident fiscal al Federației Ruse pentru a utiliza rata de impozitare corectă în calcul. Cablul va putea confirma prezența efectivă a angajatului în țară. Această caracteristică ar trebui să fie luată în considerare în special de către acei angajatori care trimit angajați în călătorii de afaceri în Belarus sau Kazahstan, deoarece la trecerea acestor frontiere, nu se fac semne în pașaportul cetățeanului. În cazul în care apare un litigiu, compania va putea dovedi că a aplicat cota corectă, a reținut și a perceput integral impozitul pe venitul personal.

Completarea corectă a pontajului garantează companiei capacitatea Fondului de Asigurări Sociale de a număra cheltuielile cu concediul medical, deoarece este imposibil să se confirme oficial numărul de zile lucrate, care sunt extrem de importante la calcularea acestor sume.

Programele de urmărire a timpului se adresează în primul rând companiilor moderne care urmăresc să crească productivitatea personalului lor. Astfel de programe, prezentate de dezvoltatori interni și străini, diferă semnificativ în funcție de funcționalitate, cost și public țintă.

Programul meu

Serviciul My Schedule cloud este echipat cu tehnologie convenabilă de recunoaștere facială de la VisionLabs. Acesta urmărește orele de sosire și de plecare ale angajaților folosind telefoanele lor personale și routerul Wi-Fi. Identifică angajații după aspect și înregistrează mișcările acestora în cadrul biroului.

Domeniul de aplicare: comerț cu amănuntul, catering, sectorul serviciilor, centre de servicii, farmacii, instituții medicale.

Cost: de la 1.390 RUB/lună. pentru primii 50 de angajati. Pentru fiecare 20 de ruble ulterioare/lună.

Rapoartele sunt prezentate într-un tabel convenabil

OfficeMETRICS

Aplicația înregistrează orele de început și de sfârșit ale zilei de lucru, pauzele de masă și pauzele de lucru. Monitorizează activitatea angajaților atunci când folosește un computer, înregistrează clicurile, mișcările cursorului, derularea și timpul petrecut lucrând cu diverse site-uri. Datele obținute sunt rezumate în tabele și grafice analitice.

Domenii de aplicare: firme mici si mijlocii.

Cost: pentru 5 locuri de muncă - 4.250 de ruble, pentru 10 - 7.565 de ruble, pentru 20 - 14.240 de ruble, pentru 30 - 18.690 de ruble.

Fratele Mare

Aplicația este concepută pentru personalul cu program de lucru flexibil. Fixează durata zilei de lucru, notează în buletinul abaterilor de la norma specificată. Direct din foaia de pontaj, poți accesa pagina personală a angajatului pentru a analiza structura timpului lucrat. Rezumă datele în tabele și diagrame. Vă permite să controlați munca angajaților din birouri la distanță.

Public țintă: personal cu program de lucru flexibil, angajați ai unităților structurale aflate la distanță.

StaffCop

Programul vă permite să vedeți ora de începere și de sfârșit a angajaților, activitatea lor pe computere. Informațiile sunt rezumate în rapoarte PDF colorate cu tabele și diagrame, care sunt trimise zilnic pe e-mailul managerului. Conținutul rapoartelor și momentul livrării acestora sunt stabilite de către manager în mod independent. Programul poate fi folosit pentru a compila foile de pontaj și pentru a calcula salariile.

Public țintă: întreprinderi private și publice cu personal de la 5 la 25.000 de persoane.

Cost: licență perpetuă pentru 5–25 de computere - 4.200 de ruble, pentru 12 luni - 2.970 de ruble, pentru 6 luni - 1.732 de ruble, pentru 3 luni - 990 de ruble.

Yaware

Programul funcționează atât în ​​modul deschis, cât și în modul incognito. Pornește și se oprește împreună cu computerul. Înregistrează începutul și sfârșitul zilei de lucru, pauzele și calculează durata totală a timpului lucrat. Grupează site-urile și programele în funcție de productivitatea lor. Își amintește momentul în care angajatul a lipsit de la locul de muncă și îl invită să scrie un scurt raport pentru conducere. Personalizat la nevoile anumitor angajați și departamente.

Public țintă: companii de orice dimensiune care angajează lucrători la distanță și liber profesioniști.

Cost: până la 5 angajați gratuit. Mai mult de 5 angajați - de la 150 la 450 de ruble/lună.

Aplicația mobilă Yaware.Mobile este concepută pentru a urmări timpul de lucru al angajaților cu caracter de călătorie. Aplicația este instalată pe telefonul mobil al angajatului. Cu ajutorul acestuia, puteți controla apelurile primite și ieșite, mesajele SMS, timpul de utilizare a aplicațiilor mobile și site-urile web utilizate de un specialist.

Public țintă: personal mobil.

Cost: 380 rub./lună. pentru fiecare angajat mobil.

StaffCounter

Aplicația monitorizează activitățile curente ale angajaților folosind computere, laptopuri, tablete și telefoane. Analizează activitatea utilizatorilor, grupează programele utilizate și site-urile după gradul de utilitate. Monitorizează activitatea tastaturii și mouse-ului, face capturi de ecran ale monitorului, înregistrează sunete de la microfonul încorporat, înregistrează comunicațiile în mesagerie instant, urmărește mișcările pe hartă și pauzele de lucru. Funcționează în modul ascuns. Generează automat rapoarte privind performanța personalului și graficele dinamicii productivității.

Public țintă: organizații de orice profil și dimensiune.

Cost: 69 rub./lună. pentru un angajat la achiziționarea a până la 10 licențe, 65 de ruble/lună. la achiziționarea de la 11 la 90 de licențe și 59 de ruble/lună. per angajat la achiziționarea de la 91 la 500 de licențe.

Concediul de odihnă anual

Sistemul are ca scop coordonarea și monitorizarea absenței angajaților de la locurile lor de muncă, precum și calcularea costurilor asociate cu aceasta. Folosind sistemul, angajații pot depune cereri de concediu, iar reprezentanții serviciului HR le pot aproba sau respinge și întocmește rapoarte privind câte zile și din ce motive a lipsit angajatul de la locul de muncă în cursul anului.

Public țintă: companii cu până la 1.000 de angajați.

Cost: negociat individual cu fiecare client.

CrocoTime

Instrumentul de urmărire a timpului este conceput pentru a urmări timpul de lucru și pentru a evalua volumul de muncă al personalului. Avantajul trackerului este capacitatea de sincronizare cu telefonia IP, turnichete și calendar. Datorită acestei funcții utile, conducerea companiei primește o imagine completă a zilei de lucru a subordonaților lor. Un raport privind absenteismul, întârzierea și plecările anticipate de la locul de muncă este transmis conducerii.

Public țintă: orice companie, indiferent de profil și dimensiune

Costul versiunii cloud pentru un loc de muncă este de 250 de ruble/lună. Versiunea locală este disponibilă în condiții individuale.

Doctorul timpului

Programul monitorizează site-urile și aplicațiile utilizate de angajat. Afișează structura timpului de lucru folosind diagrame (verde - lucru la calculator, galben - timp nefuncțional, albastru - lucru mobil). Programul monitorizează activitatea tastaturii și mouse-ului și face capturi de ecran ale ecranului la anumite intervale. Funcția de urmărire prin GPS este indispensabilă pentru gestionarea angajaților din teren.

Public țintă: companii care au angajați cu caracter de călătorie a muncii (livrare de pizza, flori, corespondență).

Cost: 600 rub./lună. pentru un singur loc de muncă.

Comutați

Principalul avantaj al serviciului este simplitatea acestuia. Serviciul este axat pe autocontrol: utilizatorul notează numele sarcinii, pornește cronometrul și îl oprește când lucrarea este finalizată. El poate vizualiza o listă de sarcini finalizate, poate construi diagrame de sarcini și poate monitoriza finalizarea acestora.

Public țintă: liber profesioniști, antreprenori individuali, utilizatori privați.

Cost: gratuit. Pentru 5 USD puteți extinde semnificativ funcționalitatea programului.

Folosind programele enumerate, puteți optimiza structura timpului de lucru al personalului și puteți crește productivitatea acestora prin reducerea numărului de întârzieri, plecări premature și timpi de nefuncționare. Software-ul permite managementului și reprezentanților departamentului de resurse umane să identifice angajații cheie și cei din afară, să distribuie remunerația între ei mai eficient și, de asemenea, să controleze timpul de lucru al personalului din unitățile structurale îndepărtate și al angajaților cu o natură de călătorie a muncii și program flexibil.

O fișă de pontaj este un document folosit pentru a introduce informații cu privire la timpul petrecut la locul de muncă de către un angajat al companiei. Pe baza informațiilor furnizate, contabilul calculează salariile și plățile. Orice organizație ar trebui să aibă un astfel de document, indiferent de forma sa de proprietate. În lipsa acesteia, răspunderea administrativă este prevăzută în conformitate cu legislația în vigoare.

Completarea documentului

Formularul T-12‒T-14 poate fi completat personal de către angajat, un angajat al departamentului de personal, șeful unei unități structurale sau un cronometru angajat. Este considerat documentul contabil principal și, în funcție de caracteristicile evidenței personalului, poate fi creat pentru persoanele fizice din organizație sau menținut individual pentru fiecare departament.

Documentul conține informații despre organizație, conținând: numele complet, codul OKPO, tipul de activitate, statutul juridic și departamentul structural căruia i se aplică buletinul. Apoi, numărul de serie corespunzător fluxului de documente este introdus în câmpul prevăzut și se înregistrează perioada de raportare. Formularul T-13 este utilizat atunci când înregistrarea prezenței și absenței unui angajat la locul de muncă se realizează automat.

O foaie goală de pontaj este considerată un document obișnuit, așa că este compilată din nou în fiecare lună. Toate copiile au un număr de serie specific, care este egal cu luna creării lor. Acest tip de documentație poate fi completat în formă scrisă și electronică. După introducerea datelor necesare, acesta se semnează de către persoanele responsabile.

De ce trebuie să păstrați o foaie de pontaj?

Datorită fișei contabile, ofițerii de resurse umane și contabilii pot face:

• Calcularea timpului angajat;
• Controlul respectării programului pe perioada de lucru;
• Calculul salariilor pe baza informațiilor specificate.

Un astfel de document este eliberat fiecărui angajat împreună cu carnetul de muncă la concediere.

Formularul T-12

Legislația muncii a Federației Ruse nu reglementează utilizarea formularului actual de pontaj, dar descărcarea unui formular gata făcut în Excel va fi mult mai ușoară și mai rapidă decât să îl compilați singur. Formularul T-12 este întreținut manual și constă din 2 secțiuni:

• Calculul timpului petrecut la muncă;
• Calcul legat de plata salariului.

Documentul înregistrează timpul lucrat și nelucrat, care este afișat în ore și minute. Se intocmeste cu o luna inainte si trebuie sa contina declaratii ale personalului. Formularul completat este semnat de persoana principala si de un specialist din departamentul HR, dupa care este transmis contabilului.

Note pe buletinul de calificare

Conform regulilor de introducere a datelor în foaia de pontaj, formular 0504421 pentru perioada 2017, informațiile privind prezența și absența unui angajat sunt afișate sub formă de coduri. Sunt furnizate denumiri folosind litere și cifre:

• „I”, „01” - lucrează în tura de zi;
• „P”, „14” - concediu în legătură cu sarcina, nașterea și adopția unui copil recent născut;
• „OJ”, „15” - lăsați să îngrijească un nou-născut până la împlinirea vârstei de 3 ani;
• „DIN”, „09” - concediu principal, care se plătește;
• „OD”, „10” - concediu suplimentar, care este plătit.

Pe site-ul nostru puteți descărca gratuit un formular alb de fișă de pontaj și alte documente care sunt solicitate în diverse domenii de activitate. Dacă este necesar, puteți vedea un exemplu de completare corectă a documentației, ținând cont de toate cerințele. Pentru a găsi fișierul de care aveți nevoie, utilizați căutarea.

Descărcați documente

Dacă nu ați găsit răspunsul la întrebarea dvs. sau există încă neînțelegeri, contactați un avocat pentru o consultație gratuită în chat-ul de pe site-ul nostru

Fișa timpului de lucru T-12
Fișa timpului de lucru-T-13
Fișa universală de timp de lucru Ucraina

Se știe că specialiștii care lucrează în departamentul HR al unei întreprinderi mari sau al unei companii mici, indiferent, se confruntă cu o mulțime de sarcini care necesită o rezolvare rapidă cu un rezultat profitabil garantat. Angajații cu experiență din departamentul de personal decid să descarce programul de pontaj pe computerul lor pentru a rezolva simultan toate problemele organizaționale care apar managerilor. Imediat și puțin înainte, vreau să confirm, în numele unui specialist cu experiență, faptul că acest program este cel mai bun dintre toți analogii existenți în prezent, care sunt a priori mai puțin solicitați și interesați.

Dacă decideți să urmați sfatul meu și să descărcați programul de pontaj pe computerul de lucru al departamentului de resurse umane, credeți-mă, nu vă va mai afecta nicio întrebare dificilă, despre care aș vrea să vorbesc separat. Programul, numit foaie de pontaj pentru angajații întreprinderii, are o interfață de utilizator foarte convenabilă și funcțională, care oferă o organizare rapidă și competentă cu distribuirea orelor de lucru pentru fiecare angajat sau pentru întregi departamente, dacă este necesar.

Descărcați programul de pontaj fără înregistrare

Program Salariul Fișă de pontaj Personal- simplu, intuitiv program pentru mentinerea pontajelorîntr-o întreprindere cu toate capacitățile necesare. Raportul programului- parte integrantă a programului complex „Salariu, Fișă de pontaj, Personal”, dar poate fi achiziționat separat de alte funcții. În acest program, imprimarea unui formular de foaie de pontaj pentru toți angajații sau pentru angajații unui departament selectat este GRATUITĂ. Înregistrarea orelor de lucru pe foaia de pontajîn program se realizează pe bază calendarul de producție program de lucru conform unui program de cinci și șase zile sau conform unui program configurat de utilizator.

Captură de ecran din programul de pontaj

PROGRAMUL ORAR ŞI DE CE AI NEVOIE DE UN ORAR DE LUCRU

După cum arată practica de comunicare cu utilizatorii programelor din seria 1C, există un cerc destul de mare de organizații mici și mijlocii care nu țin evidența timpului lucrat la întreprindere de către angajații lor. Motivul principal nu este doar lipsa dorinței de a face muncă suplimentară (și, după cum știți, în organizațiile mici această responsabilitate este de obicei atribuită unui contabil), ci și convingerea că nu este nevoie să păstrați o fișă de pontaj.
Mulți contabili cred că foile de pontaj se referă mai mult la documente care reflectă disciplina muncii în organizație. Politica întreprinderilor mici este tipică: un salariu oficial scăzut, care, chiar dacă angajatul lipsește zilele de lucru, este plătit integral, iar alte probleme sunt rezolvate cu „bonusuri”.
Cu toate acestea, merită să rețineți că foaia de pontaj are și implicații fiscale. Ideea este exact asta buletinul de calificare este baza de calcul a salariilor pentru angajații organizației. În miezul ei buletinul de calificare este asemănător unui proces-verbal asupra muncii prestate, care trebuie întocmit cu angajații în baza unor contracte civile. Absența foaia de pontaj presupune calcularea nejustificată a salariilor și, prin urmare, costurile cu forța de muncă nu pot reduce profitul impozabil. Astfel, acest document nu trebuie neglijat.

Formular de raportare aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”

Formular de foaie de pontaj

În programele din seria 1C, foile de pontaj pot fi completate automat pentru toți angajații în conformitate cu calendarul timpului de lucru.

Calendar de producție bazat pe o săptămână de lucru de cinci zile

Calendar de producție bazat pe o săptămână de lucru de șase zile

Calendar de producție bazat pe un program alunecător al săptămânii de lucru

Conform articolului 112 din Codul Muncii al Federației Ruse (modificat prin Legea federală nr. 201-FZ din 29 decembrie 2004), sărbătorile nelucrătoare în Federația Rusă sunt:

1, 2, 3, 4 și 5 ianuarie - sărbătorile de Anul Nou;
7 ianuarie - Crăciun;
23 februarie - Ziua Apărătorului Patriei;
8 martie - Ziua Internațională a Femeii;
1 mai - Primăvara și Ziua Muncii;
9 mai - Ziua Victoriei;
12 iunie - Ziua Rusiei;
4 noiembrie este Ziua Unității Naționale.

Calendare de producție pentru o săptămână de lucru de cinci și șase zile sunt furnizate în programe din seria 1C într-o formă personalizată, ținând cont de sărbătorile specificate. Astfel, dacă utilizatorul este interesat de formal păstrarea foii de pontaj, apoi în câteva secunde programul va genera foi de pontaj pentru toți angajații conform principiului „toată lumea a lucrat toate zilele lucrătoare”. Dacă utilizatorul conduce foaia de pontajținând cont de lacune, programul oferă posibilitatea de a selecta următoarele tipuri de perioade:

Orele de deschidere (zi, seara)
Program de noapte
Program în weekend și sărbători
Orele suplimentare
Călătorie de afaceri
Concediu de bază plătit anual
Concediul de maternitate
Concediu parțial plătit pentru îngrijirea copilului
Invaliditate neplătită
Timpul de nefuncționare nu este vina angajatului
Grevă
Si alte perioade prevazute de lege.

Caracteristică raportul de program de la 1C este că la o dată se pot face mai multe înregistrări despre diferite tipuri de perioade de timp lucrat sau nelucrat. Utilizatorul își poate atribui propriul tip de acumulare fiecărei perioade. La calcularea salariilor, programul va ține cont automat de tipurile de timp lucrat și va calcula angajamentele stabilite pe foaia de pontaj.
Raportul programului vă permite să conduceți foaia de pontaj atât în ​​cadrul întreprinderii cât și în cadrul departamentelor. Toate totalurile sunt calculate automat.

Vă dorim muncă plăcută!