Calculul diurnelor pentru călătoriile de afaceri în străinătate pe an. Aranjarea unei călătorii de afaceri de o zi

) nu limitează durata unei călătorii de afaceri nici la o perioadă minimă sau maximă. Aceasta înseamnă că durata călătoriei de afaceri este determinată exclusiv de angajator, ținând cont de natura misiunii oficiale a angajatului. Prin urmare, o călătorie de afaceri de o zi pentru un angajat nu contravine legii.

Călătorie de afaceri de o zi. Ce fel de excursie este aceasta?

O călătorie de afaceri de o zi presupune că angajatul este trimis într-o zonă din care există posibilitatea revenirii zilnice la locul său de reședință permanentă ().

În acest caz, fezabilitatea returnării zilnice este determinată de angajator pe baza următorilor factori:

• cât de mare este distanța de la locul de muncă până la locul de călătorie de afaceri;
• comunicarea de transport între aceste locuri este suficient de dezvoltată și accesibilă;
• oare misiunea de afaceri a lucrătorului detașat permite finalizarea acesteia rapid și eficient într-un timp scurt;
• dacă angajatul se va putea odihni pe deplin după încheierea unei sarcini de muncă și după întoarcerea acasă, astfel încât să poată merge la muncă și să lucreze a doua zi.

Cheltuieli de călătorie pentru o zi de călătorie de afaceri

Pentru o călătorie de afaceri de o zi, se aplică regulile generale ale articolelor 167, 168 din Codul Muncii al Federației Ruse privind garanțiile, dar cu unele excepții.

Astfel, cheltuielile de deplasare pentru un angajat detașat sunt întotdeauna rambursate la furnizarea documentelor de călătorie, precum și alte cheltuieli efectuate cu permisiunea/cunoștința angajatorului.

Cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit sunt rambursate numai în cazurile în care, de comun acord cu șeful organizației, angajatul rămâne la locul călătoriei de afaceri la sfârșitul zilei de lucru și la furnizarea documentelor relevante (cecuri de la hotel , contracte cu proprietarul imobilului etc.).

Cheltuielile zilnice pentru călătoriile de afaceri pentru 1 zi în Rusia nu sunt plătite din cauza indicației directe a acestui lucru în paragraf. 4 clauza 11 din Regulamentul privind caracteristicile.

În cazul în care salariatul este trimis în străinătate pentru o zi, atunci diurna se plătește în cuantum de 50% din costul standard al plății diurnei pentru călătoriile de afaceri în străinătate, determinat de reglementările locale privind călătoriile de afaceri (clauza 20 din Regulamentul menționat). , Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de o zi de afaceri nu s-au modificat în 2016, deși a existat un proiect de lege pentru desființarea lor. Poate asta se va întâmpla anul viitor. Dar până când se întâmplă acest lucru, regulile anterioare rămân în vigoare.

Se plătește diurnă pentru 1 zi de călătorie de afaceri?

Cu toate acestea, angajatorul are posibilitatea de a plăti călătorilor de afaceri pentru o zi echivalentul cheltuielilor zilnice.

Dacă reglementările locale ale organizației privind călătoriile de afaceri (sau ordinul corespunzător) stabilesc posibilitatea de a plăti compensații în loc de indemnizații zilnice pentru călătoriile de afaceri pentru o zi, atunci angajații nu vor fi jignați. Doar evitați cuvântul „diurnă” în numele acestei plăți.

Aranjarea unei călătorii de afaceri de o zi

Într-o organizație comercială, procedura de trimitere în călătorii de afaceri poate fi stabilită printr-un act de reglementare local (de exemplu, un regulament privind călătoriile de afaceri) cu specificarea acestei proceduri (Partea 4 a articolului 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). ).

Dacă un astfel de act local este absent sau această procedură nu este specificată în el, atunci se aplică cea generală stabilită prin Regulamentul cu privire la Caracteristici.

Nu există diferențe față de călătoriile de afaceri de mai multe zile în ceea ce privește procedura de înregistrare a unei călătorii de afaceri pentru 1 zi.

Prima etapă a procedurii este emiterea unui ordin sau a instrucțiunii din partea angajatorului (în scris) de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. În acesta, pe lângă detaliile cerute pentru acest document, sunt determinate locul, durata și scopul călătoriei de afaceri, puteți indica și sursa de finanțare a călătoriei de afaceri și alte puncte importante prevăzute de reglementările locale privind afacerile. excursii.

A doua etapă a organizării unei călătorii de afaceri pentru o zi este acordarea unui avans angajatului pentru plata cheltuielilor de deplasare (clauza 10 din Regulamentul privind caracteristicile speciale). Poate fi efectuat atât prin eliberarea de numerar angajatului la casa de marcat a organizației, cât și prin transferul sumelor contabile pe cardul său bancar, dacă condiția corespunzătoare este consacrată în actul local privind călătoriile de afaceri.

Dacă acest act local prevede păstrarea unui jurnal al călătoriilor de afaceri (călătorii de afaceri sosiți/plecați), atunci un alt pas va fi să faceți înregistrări corespunzătoare în acestea.

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat în cadrul unei afaceri oficiale în afara localității în care se află organizația. Dacă călătoria implică părăsirea țării, atunci aceasta este o călătorie de afaceri în străinătate. Cum este diferită călătoria în străinătate? Cum se finalizează o comandă?

Călătorie de afaceri în străinătate: înregistrare

Pachetul de documente pentru călătoriile de afaceri în străinătate nu diferă de cele întocmite pentru călătoriile în interiorul țării.

Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, se întocmesc următoarele documente:

• Un memoriu adresat managerului cu o cerere de trimitere a angajatului într-o călătorie, indicând locul și ora. Acesta nu este un document obligatoriu în unele organizații, decizia privind o călătorie de afaceri poate fi luată prin ordin verbal al managerului. Compilat în formă liberă.
• O comandă care urmează să fie trimisă într-o călătorie de afaceri este emisă într-un formular unificat T-9 sau T-9a. Comanda nu menționează că aceasta este o călătorie de afaceri în străinătate, acest lucru este deja de înțeles, deoarece formularul de comandă prevede un termen limită pentru a indica exact unde merge angajatul.
• Raport în avans - întocmit după întoarcerea angajatului din călătorie.

Fiţi atenți! În prezent, certificatul de călătorie și misiunea oficială nu sunt documente obligatorii atunci când sunt trimise într-o călătorie de afaceri.

Călătorie de afaceri în străinătate: diurnă 2017

Plata indemnizațiilor zilnice atunci când sunt trimise în călătorii de afaceri în străinătate este prevăzută la articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse. Ea arată că pentru angajații din sectorul public cuantumul plăților se stabilește la nivel legislativ, iar pentru alte categorii se stabilește de către angajator.

Indemnizații zilnice pentru călătoriile de afaceri în străinătate pentru angajații de stat

Valoarea indemnizației zilnice pentru angajații din sectorul public este stabilită prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 812 din 26 decembrie 2005, Anexa 1. În acest document, este stabilită o anumită sumă pentru fiecare țară, exprimată în echivalent în dolari. De exemplu, diurna în Kazahstan este de 55 USD.

Mai jos sunt câteva exemple despre ceea ce sunt diurnele pentru călătoriile de afaceri în străinătate în 2017.

Masă

Sumele de mai sus se aplică tuturor angajaților organizațiilor bugetare și guvernamentale.

Călătorie de afaceri în străinătate: diurne 2017 pentru întreprinderile private

Toate întreprinderile care nu sunt finanțate de la buget au voie să își stabilească propriile rate de plată pentru cheltuielile zilnice atunci când angajații călătoresc în afara țării.

Această valoare poate fi setată:

• Contract colectiv;
• Politica contabila;
• Un alt document de reglementare local al companiei.

Suma plății poate varia în funcție de circumstanțe:

• Destinații;
• Durata călătoriei;
• Scopurile călătoriei;
• Funcțiile persoanei detașate etc.

Întreprinderile pot folosi ca bază sumele stabilite pentru angajații din sectorul public.

Diurnă în străinătate 2017: nuanțe de calcul

Atunci când plătiți diurnă unui lucrător detașat, trebuie luate în considerare următoarele nuanțe:

• data trecerii frontierei atunci când călătoriți la destinație este socotită ca o călătorie de afaceri în străinătate.
• Data trecerii frontierei la întoarcere este luată în considerare ca o călătorie obișnuită de afaceri.
• Alocațiile zilnice în străinătate în 2017 nu sunt impozitate numai dacă nu depășesc 2.500 de ruble. Dacă dimensiunea lor este mai mare, atunci totul peste suma specificată este supus impozitării.
• în ciuda faptului că sumele sunt indicate în dolari, acestea pot fi plătite angajatului și în echivalent ruble.
• Cursul se ia in suma stabilita in ultima zi a lunii in care salariatul a depus raportul de avans.

Aceste nuanțe sunt importante de luat în considerare pentru procedura de impozitare corectă pentru o organizație și un călător de afaceri.

De exemplu, un călător de afaceri călătorește cu trenul de la Moscova la Helsinki. Plecare la ora 19.15 pe 10 octombrie din Moscova si sosire la Helsinki pe 11 octombrie la ora 15.30. Trecerea frontierei la 03.15. Plata se va face pentru 10 octombrie - 700 de ruble, pentru 11 octombrie - 2500 de ruble.

Raport în avans privind călătoria de afaceri în străinătate 2017

După întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul este obligat să contabilizeze banii cheltuiți, inclusiv diurnele. Acest lucru trebuie făcut în cel mult trei zile lucrătoare.

Raportul prealabil pentru o călătorie de afaceri în străinătate 2017 se întocmește conform Formularului AO - 1, este obligatoriu întrucât se referă la documentele contabile primare.

Călătorie de afaceri în străinătate: pregătirea raportului în avans

Raportul de avans (poate fi vizualizat un model de formular) este întocmit de doi angajați:

• Un angajat care a plecat într-o călătorie de afaceri;
• Un contabil care verifică documentele furnizate de un angajat.

Toate sumele indicate în raportul de avans, cu excepția diurnelor, trebuie să fie documentate.

Dacă documentele justificative sunt scrise într-o limbă străină, la acestea trebuie atașată o traducere.

Dacă indemnizația zilnică a angajatului a fost acordată în valută, aceasta trebuie reflectată în raportul prealabil.

Călătoriile de afaceri în străinătate în 2017 sunt procesate și plătite după cum urmează:

• Se emite un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri, în care se specifică destinația, indicând țara;
• Angajatului i se acordă fonduri pentru a acoperi cheltuielile legate de călătoria de afaceri. Indemnizațiile zilnice în străinătate în 2017 sunt stabilite la discreția companiei, iar în cazul angajaților guvernamentali - de legislația federală.
• După încheierea călătoriei în străinătate, raportul prealabil trebuie completat în termen de trei zile.

Particularitatea unei călătorii de afaceri este că durata acesteia este determinată de complexitatea sarcinii managerului. Execuția sa poate dura o zi sau poate dura câteva luni.

Totodată, organizarea unei călătorii de afaceri este legată de executarea instrucțiunilor angajatorului. În consecință, angajatorul este obligat să ofere salariatului cazare și să-l despăgubească pentru toate cheltuielile efectuate în legătură cu călătoria. Una dintre formele de sprijinire a unei persoane în timpul unei călătorii de afaceri este plata diurnelor.

Trebuie să rezerv o călătorie de afaceri pentru o zi?

Legislația muncii stabilește obligația tuturor angajaților de a respecta timpul de muncă și de odihnă la întreprindere. Ora specificată este notă pe foaia de pontaj. În același timp, în acest document sunt introduse anumite coduri care indică cutare sau cutare oră - a fi în invaliditate temporară, a fi trimis pe alt teritoriu, concediu de maternitate etc.

Dar dacă călătoria de afaceri cade într-un weekend? Cum îl poate plăti șeful unui lucrător detașat? Răspunsul este în articolul de la link.

Totodată, trebuie evidențiate câteva argumente care indică importanța rezervării călătoriilor, chiar și pentru o zi:

• Trebuie să faceți o notă pe foaia de pontaj. Dacă nu înregistrați călătoria, se dovedește că angajatul nu s-a prezentat la serviciu dintr-un motiv nejustificat. Și asta înseamnă absenteism și necesitatea aplicării măsurilor disciplinare acestuia;
• În plus, se pune problema compensației legate de călătorie. În primul rând, vorbim despre cheltuielile de călătorie. La plecare, angajatul este obligat să cumpere bilete de autobuz sau să plătească benzina pe vehiculele companiei. Prin urmare, aceste costuri ar trebui rambursate din fondurile angajatorului. Și fără înregistrarea unei călătorii de afaceri, va fi imposibil să faci asta;
• Înregistrarea unei călătorii de afaceri este, de asemenea, importantă pentru înregistrarea timpului total lucrat.

Ziua specificată nu ar trebui să iasă din experiența de muncă a persoanei. Trebuie luat în considerare ca deșeu și plătit. Astfel, înregistrarea este obligatorie. Prin urmare, angajatorul trebuie să întocmească o comandă sau un regulament special în acest sens.

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru o zi?

Există două opțiuni pentru trimiterea angajaților în călătorii de afaceri. Prin urmare, angajatorul are dreptul de a emite un ordin de deplasare sau o direcție. Ambele forme de exprimare a deciziei autorităților sunt echivalente. Ele sunt la fel de valide și obligatorii.

În general, procedura de proiectare este următoarea:

• Când este necesară plecarea, șeful unității informează conducerea superioară despre acest lucru. Mesajul este emis sub forma unei note. Indică motivul plecării și sarcinile care se recomandă a fi atribuite angajatului;
• Notă de serviciu este considerat de conducerea companiei. Dacă este justificat, atunci managerul trebuie să instruiască serviciul de personal să întocmească un ordin de detașare;
• Documentul completat este semnat de manager si comunicat angajatului. În acest caz, angajatul este obligat să se familiarizeze cu acesta împotriva semnăturii.

Angajatul nu are posibilitatea de a refuza călătoria. Singurele excepții sunt anumite categorii de angajați. Acestea includ femei cu copii sub 14 ani și alte persoane aflate în întreținere, persoane cu dizabilități și angajați similari.

Comandă de călătorie de afaceri pentru o zi

Exemplul de ordin de călătorie de afaceri de o zi include aceleași prevederi ca orice alt ordin de călătorie de afaceri.

Printre aceste condiții, ar trebui enumerate principalele:

• Este necesar să se reflecte scopul plecării. Aceasta ar putea fi o excursie la o întâlnire la un centru regional sau pe orice bază. În acest caz, salariatul este obligat să raporteze asupra execuției managementului. Dacă este necesar, puteți solicita depunerea documentelor;
• Trebuie indicată perioada de plecare. Dacă aceasta este o zi, atunci trebuie inclusă în textul actului administrativ;
• O circumstanță importantă este includerea informațiilor despre persoana care pleacă în călătorie.

În acest caz, trebuie să indicați poziția sa și detaliile pașaportului. Ordinul original, semnat de angajat, trebuie păstrat în arhivele organizației.

O călătorie de afaceri de o zi, există sau nu diurnă?

Trebuie spus că diurnele reprezintă o plată în numerar pentru toți angajații care se află în călătorii de afaceri. Aceștia sunt plătiți pentru fiecare zi de plecare într-o sumă stabilită de angajator. Cu toate acestea, diurna pentru o călătorie de afaceri pentru o zi nu este plătită.

Această prevedere este cuprinsă în lege. Prin urmare, dacă plecarea și întoarcerea la locul de muncă se efectuează într-o zi, atunci nu este nevoie să plătiți transferurile zilnice. Cu toate acestea, angajatorul este obligat să ramburseze costurile de transport.

Indemnizație zilnică pentru o călătorie de afaceri pentru o zi - calcul

Daca vorbim in mod special despre diurna, aceasta nu este listata. La urma urmei, durata plecării nu a depășit o zi și angajatul nu a petrecut noaptea departe de casă în timpul călătoriei. În acest caz, ziua lucrătoare specificată este inclusă în vechimea totală în muncă și se plătește în funcție de venitul mediu. Prin urmare, el nu va fi pierdut.

Din acest articol veți învăța:

• Ce este o călătorie de afaceri
• Cine poate fi trimis într-o călătorie de afaceri
• Ce conțin Regulamentul de călătorie de afaceri?
• Cum să aranjezi o călătorie de afaceri
• Cum arată o comandă de călătorie de afaceri?
• Cum să pregătiți un raport de călătorie
• Călătoria de afaceri a directorului - ceea ce merită luat în considerare
• Documente care confirmă durata și cheltuielile unei călătorii de afaceri
• Cum se notează o călătorie de afaceri pe foaia de pontaj
• Cum se plătește o călătorie de afaceri?
• Durata călătoriei

În cazul în care un angajator a încheiat un contract de muncă cu un angajat și îi cere să efectueze urgent o misiune în cadrul sarcinilor stabilite prin contract (nu pe teritoriul întreprinderii), trebuie aranjată o călătorie de afaceri. Plecarea (în afaceri oficiale) este confirmată printr-o comandă de călătorie de afaceri. Documentul specifică durata șederii într-un alt oraș și scopul vizitei unei anumite întreprinderi. Sarcini pe care angajatul trebuie să le îndeplinească. După întoarcerea în întreprindere, angajatul este obligat să prezinte un raport privind călătoria de afaceri și să informeze despre fondurile utilizate. Weekend-urile unei călătorii de afaceri sunt considerate zile lucrătoare dacă se dovedește că în această perioadă specialistul a călătorit/întors sau a executat instrucțiuni de la manager.

Ce este o călătorie de afaceri

O călătorie de afaceri este plecarea unui angajat în altă țară sau oraș, inițiată de angajator pentru a îndeplini o misiune nu în organizația în care a fost încheiat un contract de muncă cu acesta, ci într-o altă întreprindere. Conform clauzei 3 „Regulamente privind călătoriile de afaceri” (aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749), locul de muncă (permanent, așa cum se reflectă în contract) ar trebui considerat locația reală. a întreprinderii la care se formalizează raportul de muncă cu persoana respectivă.

Rețineți că nu orice plecare poate fi recunoscută ca o călătorie de afaceri. Dacă responsabilitățile de muncă ale unui angajat sunt legate de prezența constantă în altă regiune, pe drum și pe drum, absența unui specialist nu poate fi documentată ca trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri.

Călătoria de afaceri a angajatului trebuie să îndeplinească anumite cerințe:

Călătoria a fost inițiată de lider și nu luată din proprie voință.

Misiunea oficială trebuie îndeplinită în afara locului permanent de muncă.

Sejurul în alt oraș este limitat la o anumită perioadă de timp (indicată în comanda de călătorie de afaceri completată conform eșantionului).

Un specialist nu poate îndeplini sarcini oficiale în timp ce se află pe drum, iar munca sa nu poate fi caracterizată ca fiind de călătorie.

Călătoria de afaceri trebuie să fie documentată în forma corespunzătoare. Pentru a face acest lucru, întreprinderea emite o comandă și pregătește o misiune de călătorie de afaceri conform eșantionului. Cheltuielile zilnice sunt calculate și eliberate angajatului pe toată durata călătoriei.

Raport de călătorie de afaceri.

Cine poate fi trimis într-o călătorie de afaceri în 2017 în conformitate cu noile reguli contabile

Șeful unei întreprinderi (orice formă juridică) nu are autoritatea de a iniția o călătorie de afaceri (pentru atribuții oficiale) a unei persoane dacă nu a fost oficializat niciun raport de muncă cu cetățeanul (nu a fost încheiat niciun contract). Legea interzicea trimiterea în călătorii a cetățenilor care prestează servicii unice sau multiple unei întreprinderi în baza unui contract civil.

Dacă un angajator organizează o călătorie de afaceri pentru un străin care nu lucrează la întreprindere, autoritatea fiscală nu recunoaște cheltuielile corespunzătoare drept cheltuieli de călătorie de afaceri. Este interzisă trimiterea următoarelor categorii de cetățeni într-o călătorie de afaceri:

Femeile însărcinate. Salariata trebuie să prezinte rapoarte medicale și certificate care să confirme situația sa.

Angajații cu care s-a încheiat un acord de studenți, numai dacă călătoria nu are legătură cu necesitatea de a urma cursuri de formare în altă regiune/țară/oraș.

Femei care au copii mici (până la 3 ani), tați și mame care cresc singuri un copil fără un al doilea părinte (până la 5 ani). Angajatorul se obligă să informeze în scris salariatul cu privire la dreptul de a refuza călătoria.

Este imposibil să trimiți un angajat într-o călătorie de afaceri dacă are statutul de tutore. Cetăţeni care depind de copii minori, persoane cu dizabilităţi sau persoane cărora li se acordă îngrijire constantă. Călătoriile de afaceri sunt permise numai cu acordul lor scris.

Angajații cu vârsta sub 18 ani. Singura excepție poate fi personalul creativ a cărui activitate implică mass-media, cinema, teatru, concerte, circuri etc.

Persoanele cu handicap nu sunt trimise în călătorii de afaceri dacă călătoria încalcă planul de reabilitare.

Candidații (înregistrați) care candidează pentru funcții alese.

Astfel de acțiuni pot fi considerate o încălcare a disciplinei muncii. Specialistul ar trebui să fie supus unor măsuri disciplinare. Motiv - disciplina muncii obligatorii la întreprindere a fost încălcată (reflectată în actele locale ale întreprinderii).

Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri.

Reglementări privind călătoriile de afaceri

Acesta este documentul principal („Regulamente privind călătoriile de afaceri”, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749), care reglementează relația dintre angajator și angajat în timpul unei călătorii de afaceri.

Potrivit Regulamentelor, angajatorul se obligă să întocmească o instrucțiune scrisă pentru o călătorie de afaceri (folosind eșantionul). Definiți clar obiectivele și oferiți sprijin financiar angajatului în timp ce acesta nu își poate îndeplini sarcinile în cadrul întreprinderii sale.

Documentul precizează că durata călătoriei se calculează pe baza complexității și volumului misiunii oficiale. Este oferită o listă completă de documente care pot confirma cheltuielile în timpul călătoriei. O atenție deosebită se acordă garanțiilor oferite angajaților în timpul executării comenzilor de la angajator (călătorie de afaceri). Își păstrează salariul mediu în timp ce ocupă o funcție la întreprindere (nu poate fi concediat în această perioadă). Cheltuielile asociate cu cazarea, masa și călătoria la destinație (plata biletelor pentru toate tipurile de transport) sunt rambursate. Sunt compensate și alte cheltuieli asociate călătoriei de afaceri a angajatului, cu condiția furnizării documentelor corespunzătoare (cecuri, legitimații de călătorie etc.).

Rezoluție privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri.

Aranjamente de călătorie de afaceri

Înainte de a se formaliza trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, șeful organizației trebuie să întocmească documente care să reflecte scopul călătoriei și să confirme inițiativa personală a managerului de a încredința sarcina unui anumit angajat. Pentru o călătorie de afaceri, trebuie să pregătiți o sarcină de lucru (această cerință nu este obligatorie, dar pregătirea ei vă va permite să determinați cu exactitate scopul călătoriei). Acesta poate fi compilat folosind formularul nr. T-10a. Este acest document care poate fi considerat baza pentru emiterea unui ordin de călătorie de afaceri în 2017 (urmând exemplul).

Vă rugăm să rețineți că acum nu este nevoie să obțineți un certificat de călătorie.

Misiunea oficială pentru o călătorie de afaceri trebuie să indice:

Numele întreprinderii în care lucrează angajatul (exact așa cum este indicat în documentele constitutive). Dacă se indică și numele prescurtat al organizației, acesta este duplicat în atribuirea oficială pentru călătoria de afaceri (indicați în paranteze imediat după numele complet).

Detalii pașaport ale specialistului - numele complet, funcția ocupată, precum și unitatea structurală de care aparține.

Începutul și sfârșitul unei călătorii de afaceri - consultați data documentelor de călătorie.

Motivele unei călătorii de afaceri - poate fi o comandă de la șeful întreprinderii, șeful unei unități structurale (memorandum) sau un acord cu întreprinderea.

Scopul călătoriei de afaceri a angajatului este de a contura pe scurt esența misiunii, de a identifica instrumentele pentru rezolvarea acesteia (negocieri, semnarea unui contract, efectuarea de teste, studierea specificului producției etc.).

După ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, acesta se obligă să explice cât de multă muncă a fost finalizată și să semneze personal misiunea de muncă. Managerul citește explicațiile și scrie o concluzie, confirmând sau infirmând îndeplinirea sarcinii de către angajat, aprobă documentul și pune o dată.

Trebuie să completați coloana „raport”. Legiuitorul solicită raport pentru munca efectuată în cel mult 3 zile de la întoarcerea în întreprindere dintr-o călătorie de afaceri.

Comanda călătoriei de afaceri

După finalizarea misiunii oficiale, se emite un ordin de călătorie de afaceri (formularul T-9 sau T-9a, dacă mai mulți angajați sunt trimiși într-o călătorie de afaceri). Deși Regulamentele nu conțin o regulă care să oblige întocmirea unui ordin (doar documentație scrisă a inițiativei angajatorului), aceasta trebuie făcută pentru a confirma faptul că salariatul a plecat tocmai la inițiativa angajatorului. Fără o comandă, plecarea unui angajat într-o călătorie de afaceri (în timpul unui audit) poate fi considerată absenteism cu toate consecințele care decurg.

Documentul trebuie să indice cine finanțează călătoria și care este scopul plecării. Se înregistrează durata șederii în călătorie. Comanda pentru o călătorie de afaceri în anul 2017 se completează conform eșantionului cu introducerea obligatorie a datelor personale ale salariatului, precum și funcția și apartenența acestuia la o anumită unitate structurală. De asemenea, este necesar să se reflecte scopul călătoriei, descriind pe scurt acțiunile necesare ale angajatului. De exemplu, vizitarea unei anumite întreprinderi, atragerea de noi clienți, testarea echipamentelor etc. O comandă de călătorie de afaceri trebuie păstrată timp de 75 de ani.

O comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Raport de călătorie de afaceri

În termen de 3 zile de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul se obligă să prezinte angajatorului un raport prealabil, în care să explice toate cheltuielile. Toate documentele financiare disponibile legate de călătoria de afaceri trebuie să fie atașate raportului. Doar după verificarea raportului se poate face plata finală către angajat. Dacă a cheltuit fonduri personale suplimentare față de cele care i-au fost date în avans, diferența trebuie plătită după efectuarea calculelor.

Dacă călătorul de afaceri a cheltuit mai puțin decât fondurile care i-au fost acordate în avans, acesta se obligă să le returneze la casieria companiei.

De asemenea, angajatul se obligă să scrie un raport de călătorie de afaceri (folosind un eșantion sau în formă gratuită) în termen de 3 zile. În document, angajatul rezumă călătoria:

S-a finalizat domeniul de activitate?

Au fost atinse obiectivele principale?

Ce activități suplimentare au fost efectuate, resursele necesare cheltuite etc.

Ca exemplu de redactare a unui raport de călătorie de afaceri, puteți utiliza o comandă de călătorie de afaceri sau o misiune oficială. Aceste documente reflectă toate condițiile importante ale călătoriei, angajatul poate „răspunde” pe scurt la întrebările specificate în documente.

Raport în avans.

Călătoria de afaceri a directorului - ceea ce merită luat în considerare

Dacă șeful unei întreprinderi pleacă într-o călătorie de afaceri, este necesar să se pregătească toate documentele necesare descrise mai sus. Dar cum rămâne cu faptul că legiuitorul a stabilit că chiar și directorul (managerul) are dreptul să stabilească obiectivele și calendarul călătoriei de afaceri? Într-adevăr, el are astfel de puteri și poate semna personal ordinul pentru călătoria de afaceri a directorului. Există o altă opțiune. Dacă directorul pleacă, trebuie emis un ordin de transfer de competențe unui deputat sau altei persoane. Documentul poate indica faptul că puterile se transferă numai în absența managerului este necesar să se precizeze durata înlocuirii, acțiunile pe care acesta trebuie să le efectueze în această perioadă. De exemplu, este planificată semnarea unui contract, primirea de echipamente de la un furnizor etc.

Ordin privind transferul de atribuții al directorului general.

Merită luat în considerare faptul că, în timp ce directorul se află într-o călătorie de afaceri, este necesar să se elibereze o procură deputatului, care să îi permită să desfășoare acțiuni legale legate de activitățile organizației. La sosirea dintr-o călătorie de afaceri, directorul:

Completează un raport în avans pentru o călătorie de afaceri (conform cerințelor legiuitorului în 2017).

Predă fondurile rămase neutilizate la casieria întreprinderii.

Furnizează toate documentele care confirmă reședința și călătoria în alt oraș.

Contează depășirile de costuri în călătoriile de afaceri.

Dacă directorul organizației aparține categoriei cetățenilor care au dreptul de a lucra fără deplasări de afaceri, adjunctul acestuia sau altă persoană împuternicită poate fi trimisă pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale.

Documente care confirmă durata și cheltuielile unei călătorii de afaceri

În timpul unei călătorii de afaceri, angajații trebuie să fie rambursați pentru următoarele cheltuieli (sub rezerva documentelor justificative):

Călătorește în ambele direcții. Dacă este necesar să utilizați un alt mod de transport pentru a ajunge la destinație.

Cazare în alt oraș în timpul unei călătorii de afaceri.

Cheltuieli zilnice (suplimentare), care vor asigura mijloace de trai în condiții de trai în afara locului de reședință permanentă.

Alte cheltuieli - conform acordului cu angajatorul.

Diurnele nu se plătesc dacă sunt trimise într-o călătorie de afaceri (completate după modelul stabilit în 2016), dacă călătoria este planificată într-o zonă de unde angajatul se poate întoarce acasă în fiecare zi.

După sosirea dintr-o călătorie de afaceri, fiecare angajat întocmește un memoriu, indicând în acesta perioada de absență din întreprindere (actuală, dacă aceasta nu coincide cu cea specificată în ordinul de călătorie de afaceri, completată conform eșantionului). Se întocmește o notă în următoarele cazuri:

În cazul în care angajatul a folosit transport deținut de companie (contabil în bilanţ).

Mi-am condus propria mașină.

Am ajuns la locul călătoriei mele de afaceri cu transportul, pe care l-am condus prin procură.

Nota poate fi întocmită în formă liberă, sau organizația are dreptul să elaboreze un model de document. Dacă un angajat a călătorit exclusiv cu transportul public în timpul unei călătorii de afaceri, perioada de ședere într-o călătorie de afaceri este confirmată de biletele de călătorie corespunzătoare. În caz de pierdere a acestora, se poate justifica absența de la locul de muncă cu documente care confirmă închirierea locuinței în alt oraș.

Vă rugăm să rețineți că, începând cu 21 octombrie 2015, au intrat în vigoare regulile (noile) pentru furnizarea de servicii hoteliere cetățenilor (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 9 octombrie 2015 nr. 1085). Acum, locuința temporară în timpul unei călătorii de afaceri poate fi asigurată numai la încheierea unui acord, care trebuie să reflecte:

Pretul camerei.

Durata șederii (în zile).

Documentul de raportare la încheierea contractului va fi o chitanță în numerar pentru plata serviciilor se întocmește numai pe un formular strict de raportare;

Dacă se ajunge la un acord între angajator și călătorul de afaceri, puteți închiria o cameră pentru a sta direct de la proprietar (persoană fizică) în timpul călătoriei de afaceri. Într-o astfel de situație, contractul de închiriere dintre cele două părți vă va permite să confirmați durata călătoriei și cheltuielile de trai. Acesta trebuie să fie însoțit de o chitanță care confirmă primirea sumei integrale a plății pentru sejur (se indică costul total și pe zi).

Dacă călătoria de afaceri a unui angajat implică zborul cu avionul la locul de executare a unei sarcini de muncă, confirmarea duratei șederii și a cheltuielilor va permite:

Primirea biletului, inclusiv a unui bilet electronic.

Cartea de îmbarcare.

Verificarea bagajelor.

În cazul pierderii documentelor, angajatul are dreptul de a contacta transportatorul aerian și de a solicita un document justificativ.

Atunci când un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri folosind transportul personal, acesta se obligă să întocmească un memoriu la întoarcere și să furnizeze:

Foaia de transport sau foaie de traseu.

Facturi, chitanțe în numerar pentru combustibil achiziționat.

Alte documente care vor confirma respectarea traseului călătoriei de afaceri - tipărituri tahograf, facturi de la furnizori (cu adrese), etc.

Cum se notează o călătorie de afaceri pe foaia de pontaj

În baza normei din partea 4 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, șeful întreprinderii este obligat să păstreze o fișă de pontaj a timpului efectiv lucrat de fiecare angajat. Momentul călătoriei de afaceri a unui angajat nu face excepție, deoarece acesta îndeplinește sarcinile care îi sunt atribuite. Întregul timp petrecut în afara întreprinderii în care a fost încheiat contractul de muncă trebuie să fie afișat cu denumirea „K”, dacă este codificat cu cifre - „06”. Nu este nevoie să introduceți numărul de ore lucrate în coloanele corespunzătoare, deoarece în timpul călătoriei de afaceri persoana își păstrează câștigul mediu.

Dacă un angajat se îmbolnăvește în timpul unei călătorii de afaceri (acest fapt trebuie confirmat prin furnizarea unui certificat de concediu medical), codificăm zilele în foaia de pontaj cu litera „B”. Într-o astfel de situație, este necesar să se plătească despăgubiri pentru invaliditate temporară.

Vă rugăm să rețineți că acum nu este nevoie Menține două tipuri de jurnale la întreprindere:

Contabilitatea angajaților care pleacă în călătorii de afaceri.

Contabilitatea lucrătorilor care vin la întreprinderea la care au fost trimiși.

Documentele au fost desființate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2017 nr. 771, care a intrat în vigoare la 8 august. 2015

Foaia de pontaj.

Plata călătoriei de afaceri

Plățile pentru călătoriile de afaceri sunt calculate ținând cont de câștigul mediu al angajatului și plățile zilnice pentru toate zilele de absență de la serviciu. Vă rugăm să rețineți că plata pentru o călătorie de afaceri într-un weekend, precum și pentru timpul de călătorie și sărbători sunt, de asemenea, prevăzute de lege. În acest caz, ei vor fi taxați atât indemnizația zilnică, cât și câștigul mediu pentru fiecare zi.

De exemplu, un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri sâmbătă și s-a întors la locul său de reședință permanentă duminică - trebuie să plătească pentru ambele zile libere.

Dacă călătoria este planificată doar pentru o zi (doar pe teritoriul Federației Ruse), nu trebuie să plătiți diurne. Dar șeful organizației are dreptul să prevadă în reglementările locale compensații suplimentare pentru o călătorie de afaceri de o zi.

Dacă calcularea călătoriilor de afaceri pe baza câștigului mediu este reglementată de legiuitor (trebuie să plătiți o sumă corespunzătoare timpului efectiv lucrat), atunci valoarea diurnei poate fi stabilită în reglementările locale ale întreprinderii. Pentru a vă asigura că indemnizațiile zilnice pentru o călătorie de afaceri nu sunt supuse impozitului pe venitul personal, se recomandă stabilirea sumei plăților:

700 de ruble. - în fiecare zi în toată Federația Rusă.

2500 de ruble. - o zi de ședere în străinătate a Rusiei.

Vă rugăm să rețineți că indemnizațiile zilnice pot fi acordate unui angajat înainte de o călătorie de afaceri de la casieria companiei sau transferate pe un card bancar. Iar calculul călătoriilor de afaceri pe baza câștigurilor medii se face pentru ultimele 12 luni. Suma este calculată și plătită în următoarea zi de plată în organizație.

Cum să plătiți corect zilele de călătorie de afaceri?

Z = Zrp/Drp x D com

C - câștiguri (medie) pentru toate zilele petrecute într-o călătorie de afaceri (lucrate).

Z rp - toate plățile care au afectat valoarea câștigurilor medii (în perioada de facturare de 12 luni).

D rp - numărul total de zile în care angajatul a lucrat în perioada de plată.

D com - zile care corespund perioadei petrecute într-o călătorie de afaceri.

Contabilitatea plăților pentru călătorii de afaceri și cheltuieli de călătorie.

În cazul în care angajatul dumneavoastră nu a lucrat 12 luni, dar a fost deja trimis într-o călătorie de afaceri, perioada de calcul ar trebui să fie considerată timpul de la prima zi de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu până la ultima zi înainte de călătorie.

Weekend-urile unei călătorii de afaceri, precum și vacanțele, sunt supuse plății dacă se dovedește că salariatul îndeplinea sarcini sau se afla în drum spre destinație sau se întorcea acasă.

Weekend-urile unei călătorii de afaceri trebuie plătite la dublu față de tariful zilnic sau orar, conform graficului tarifar. Este permisă plata unei singure tarife în weekend, dar apoi angajatului i se acordă concediu pentru ziua respectivă.

Călătorie de afaceri de o zi - detalii de plată

Legiuitorul nu a stabilit o perioadă minimă pentru ca un angajat să rămână într-o călătorie de afaceri. Prin urmare, chiar și o absență de o zi va trebui înregistrată ca o călătorie pe termen lung:

Emite o comandă.

Emite o sarcină.

Plătiți o sumă în avans pentru cheltuielile din timpul călătoriei.

Marcați călătoria de afaceri pe foaia de pontaj.

La întoarcere, angajatul trebuie să se prezinte pentru munca depusă, să explice unde și cât a cheltuit fondurile alocate (depune un raport în avans asupra călătoriei de afaceri, completează-l conform eșantionului).

În ceea ce privește diurnele, acestea nu trebuie plătite pentru o călătorie de o zi dacă persoana se mută pe teritoriul Rusiei. Ce să faci în astfel de situații:

Angajatorul are dreptul, din proprie inițiativă, să acumuleze și să plătească unui specialist o anumită sumă, care compensează lipsa cheltuielilor zilnice pentru o călătorie de afaceri.

La deplasarea în străinătate, întreprinderea este obligată să despăgubească salariatul pentru călătorie în cuantum de 50% din diurna stabilită la această întreprindere (pentru cei care călătoresc în străinătate).

Durata călătoriei

Angajatorul stabilește în mod independent durata călătoriei de afaceri, evaluând volumul și specificul misiunii de muncă. Concluzie - legiuitorul nu a stabilit un termen limită pentru călătorie, așa că șeful întreprinderii are dreptul să facă acest lucru în mod independent.

Data plecării trebuie luată în considerare (inclusiv în weekend-urile unei călătorii de afaceri) ora și ziua plecării transportului cu care persoana călătorește la destinație. Ziua de întoarcere - sosirea vehiculului la locul de muncă (orașul de reședință permanentă).

Merită luat în considerare faptul că, dacă un tren sau autobuz pleacă înainte de ora 24.00, ziua plecării trebuie considerată ziua calendaristică curentă. Dacă plecarea este programată pentru ora 00 sau mai târziu de această oră - a doua zi.

Dacă aeroportul, stația de autobuz sau portul de agrement sunt situate în afara orașului sau așezării în care persoana este trimisă, se ia în considerare și timpul necesar pentru a ajunge la instalație. Situația este similară cu ziua sosirii dintr-o călătorie.

Să ne uităm la un exemplu:

Salariatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri (avion) ​​pe 4 noiembrie la ora 0.25. În același timp, trebuia să ajungă la aeroport, timp de călătorie a fost de 1,5 ore pentru a se preînregistra; Atunci data de începere a călătoriei de afaceri ar trebui luată în considerare 3 noiembrie, chiar dacă biletul indică data de 4 a lunii. Dar pentru a confirma plecarea, angajatul trebuie să furnizeze bilete care indică data și locul sosirii (tren, autobuz etc.).

Garanții pentru angajat în timpul unei călătorii de afaceri

Este de remarcat faptul că legiuitorul protejează drepturile unui angajat în timp ce acesta este absent de la locul de muncă. Dacă există un ordin de călătorie de afaceri, zilele de absență de la locul de muncă nu pot fi socotite ca absenteism, o astfel de abatere nu face obiectul unor măsuri disciplinare. Nu poți concedia un călător de afaceri. Conform Regulamentului privind călătoriile de afaceri (poți găsi un eșantion în articol), angajatului i se garantează în absența sa:

Calculul câștigului mediu pentru zilele lucrate - aici trebuie să numărați atât zilele de călătorie de afaceri, cât și timpul petrecut pe drum, zilele de oprire forțată.

Când călătoresc pentru cetățenii care lucrează cu normă parțială, câștigurile medii ale angajatorului care a emis misiunea de călătorie de afaceri (urmând exemplul) sunt reținute. Dacă ambii angajatori trimit simultan o persoană într-o singură misiune oficială, salariul mediu trebuie menținut în ambele posturi, în timp ce costurile diurnei și alte cheltuieli se împart proporțional între întreprinderi sau prin acordul angajatorilor.

Este permisă implicarea unui angajat într-o călătorie de afaceri în îndeplinirea atribuțiilor oficiale de sărbători și weekend. În acest caz, va trebui să plătiți dublu tariful zilnic, iar dacă este prevăzut timp liber, single.

Un angajat se poate îmbolnăvi în timpul unei călătorii de afaceri, caz în care are dreptul la compensație pentru invaliditate temporară. Ca confirmare a faptului se acceptă un certificat de concediu medical (tratament ambulatoriu sau internat). Fiţi atenți! Pe toată perioada de boală, angajatorul este obligat să ramburseze salariatului nu numai câștigul mediu, ci și costurile de închiriere a locuinței și diurnele.

Dacă este nevoie să rechemați urgent un specialist dintr-o călătorie de afaceri, trebuie să întocmiți o comandă de rechemare adecvată. Nu există un formular unificat, îl puteți dezvolta singur și obțineți aprobarea unui act local la întreprindere.

Ordin de rechemare a unui angajat dintr-o călătorie de afaceri.

Vă rugăm să rețineți că legiuitorul nu reglementează în mod clar modul de a anunța un angajat cu privire la necesitatea întreruperii unei călătorii. De regulă, managerul sună specialistul sau îl anunță în scris, prin scrisoare recomandată.

O călătorie de afaceri este (conform Codului Muncii al Federației Ruse) doar o călătorie temporară a unui angajat, care a fost inițiată de angajatori. Deoarece managerii trimit o persoană la muncă, aceasta trebuie să devină un garant al respectării drepturilor sale legale. Prin urmare, ar trebui să acordați o atenție deosebită pregătirii documentelor relevante, să efectuați plățile la timp și să eliberați un avans înainte de următoarea călătorie de afaceri. Angajatorul nu are dreptul de a solicita anumitor categorii de salariați să efectueze o sarcină de muncă legată de deplasarea în alt oraș. În caz de nerespectare a cerinței, salariatul are dreptul de a da în judecată societatea în judecată.

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). În acest caz, angajatorul este obligat să ramburseze angajaților cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri. Cheltuielile rambursabile includ și diurna, adică cheltuielile suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Am vorbit despre cuantumul indemnizațiilor zilnice pentru călătoriile de afaceri în străinătate, precum și despre impozitarea acestora la noi. În acest articol vom vorbi despre indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri în Federația Rusă.

Ratele indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în 2017 (suma) în Rusia

Valoarea indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în cadrul Federației Ruse, precum și procedura de rambursare a acestora, sunt stabilite printr-un contract colectiv sau un act de reglementare local al organizației (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Aceasta înseamnă că nu a fost stabilit un standard unic pentru cheltuielile zilnice de călătorie în 2017, care ar fi obligatoriu pentru toate organizațiile.

În acest caz, în orice caz, o astfel de valoare trebuie să fie justificată economic.

Impozitarea diurnei

În cheltuielile cu impozitul pe venit, indemnizațiile zilnice plătite sunt luate în considerare în suma reală (clauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Acest lucru se explică prin faptul că standardul pentru astfel de costuri nu este prevăzut în Codul Fiscal al Federației Ruse. În mod similar, în sumele stabilite de organizație, diurnele sunt recunoscute la aplicarea sistemului fiscal simplificat (clauza 13, clauza 1, articolul 346.16 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Dar conform impozitului pe venitul persoanelor fizice există un standard privind diurnele. În 2017, indemnizațiile zilnice în Rusia sunt supuse unei limite de 700 de ruble pe zi de călătorie de afaceri (clauza 3, articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse). În consecință, diurnele plătite în plus față de această sumă pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri sunt supuse impozitului pe venitul personal.

Valoarea cheltuielilor de călătorie în 2017 (diurnă), supusă contribuțiilor de asigurare conform Codului Fiscal al Federației Ruse, este similară cu cea utilizată la calcularea impozitului pe venitul personal. Aceasta înseamnă că contribuțiile pentru pensia obligatorie, asigurările medicale și sociale în caz de invaliditate temporară în Federația Rusă sunt evaluate în măsura în care depășesc 700 de ruble pe o zi de călătorie de afaceri (clauza 2 din articolul 422 din Codul fiscal al Rusiei). Federaţie).

Dar în ceea ce privește primele de asigurare „pentru vătămări”, întreaga sumă a indemnizației zilnice plătite angajatului nu este supusă acestor contribuții (clauza 2, alineatul 1, articolul 20.2 din Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ, Scrisoarea Fondului de Asigurări Sociale din 17 noiembrie 2011 Nr. 14 -03-11/08-13985).

Rambursarea cheltuielilor de deplasare (diurne) în 2017: contabilitate

În contabilitate, plata cheltuielilor zilnice de călătorie în anul 2017 se reflectă prin înscrierea obișnuită în debitul contului 71 „Decontări cu persoane responsabile” și creditarea conturilor contabile de casă. Totodată, plata diurnelor pentru călătoriile de afaceri în anul 2017 se poate face fie în numerar de la casieria organizației, fie prin virament în contul salariatului (de obicei pe cardul de salariu) (Ordinul Ministerului Finanțelor din 31 octombrie, 2000 nr. 94n):

Cont de debit 71 – Cont de credit 50 „Numerar”, 51 „Conturi de decontare”

La aprobarea raportului de cheltuieli se vor face următoarele înregistrări contabile:

Debitul conturilor 20 „Producție principală”, 26 „Cheltuieli generale de afaceri”, 44 „Cheltuieli de vânzări”, etc. – Creditul contului 71