Avantajele și dezavantajele documentelor electronice. Ce este managementul documentelor electronice și beneficiile sale pentru afaceri. Beneficii pentru structura IT a unei întreprinderi?

Tehnologia informației pătrunde în diverse domenii ale afacerii cu o viteză atât de mare încât uneori este dificil să-i evaluăm relevanța. Un exemplu izbitor este implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Aceasta duce la dispariția teancurilor de documente de hârtie enervante. La prima vedere, acesta este un rezultat excelent și o altă tehnică similară va deveni în curând imposibilă. Este adevărat?

Argumente pentru EDS

Cifrele obținute în urma studiilor efectuate în SUA vorbesc în favoarea managementului electronic al documentelor:

1. Potrivit estimărilor, în această țară sunt folosite aproximativ 4 trilioane de documente pe hârtie, iar numărul acestora crește cu 22% pe an.
2. Aproximativ 90% dintre aceștia nu părăsesc biroul, ci pur și simplu se transmit de la angajat la angajat.
3. În medie, fiecare document este copiat de 19 ori.
4. Jumătate din timpul de lucru este petrecut căutând informațiile necesare și doar 10% studiind-o.
5. Aproximativ 8% din documente sunt pur și simplu pierdute.

Compania Advanced Processing & Imaging, după ce și-a efectuat cercetările, a ajuns la concluzia că o mică întreprindere formată din 20 de angajați cheltuiește aproximativ 180.000 de dolari pentru copierea sau tipărirea diferitelor documente. Aceasta este o cifră destul de impresionantă pentru gestionarea documentelor electronice.

Tehnologiile informaționale sunt introduse în mod deosebit activ în Singapore. De exemplu, toate birourile telegrafice au fost închise încă din 2002, deoarece aceste servicii nu mai erau solicitate.

Avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are o serie de avantaje semnificative:

• Asigură transparență și control eficient asupra creării, primirii și execuției documentelor, accelerează pe cât posibil procesele de afaceri;
• În practică, unele instrucțiuni pur și simplu nu sunt îndeplinite de angajați. EDMS vă permite să controlați nu numai procesul de lucru, ci și rezultatul acestuia;
• Reducerea timpului pentru trimiterea prin poștă, căutarea și crearea documentelor. Sistemul este capabil să creeze în mod independent registre, rapoarte și rezumate, ceea ce are un efect pozitiv asupra eficienței companiei;
• Orice întreprindere acordă o atenție deosebită păstrării confidențialității. Pierderea de informații valoroase poate duce la pierderi de milioane. Este destul de ușor să confiscați documente pe hârtie și să le transferați unei terțe părți. EDMS nu poate exclude complet astfel de situații, dar reglementează clar accesul la informații în funcție de autoritatea angajatului. În același timp, puteți controla oricând cine a folosit sau a făcut modificări în anumite documente;
• EDMS accelerează procesul de familiarizare a angajaților cu documente noi și asigură munca companiei într-un singur spațiu de informare.

Defecte

Sistemul electronic de gestionare a documentelor nu este lipsit de anumite dezavantaje:

• Principalul său dezavantaj este pericolul ca un virus să intre în computerele companiei și pierderea ulterioară a tuturor informațiilor. Pentru a fi în siguranță, veți avea nevoie de un sistem de rezervă;
• Un alt dezavantaj este lipsa de pregătire a personalului pentru implementarea unui astfel de sistem. Mulți angajați nu au cunoștințe suficiente pentru a lucra în mod competent în EDMS. Între timp, de aceasta depinde funcționarea neîntreruptă a funcționării acestuia;
• Introducerea managementului electronic al documentelor necesită investiții financiare semnificative;
• Trebuie menționat că un spațiu informațional unificat nu a fost încă format în Rusia sau CSI. În consecință, nu orice întreprindere poate face schimb de documente electronice;
• Există anumite restricții pentru implementarea EDMS. De exemplu, orice departament de HR solicită semnătura personală a angajatului pe o serie de documente. Procedura de păstrare a carnetelor de muncă este, de asemenea, strict reglementată.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor este util în primul rând pentru întreprinderile mari cu o structură ramificată de divizii. Poate îmbunătăți eficiența funcționării lor, dar deficiențele din această etapă împiedică procesul de implementare a acestuia. EDMS necesită îmbunătățiri serioase și, în timp ce dezvoltarea sa continuă, alb-negru va continua să fie solicitat.

Contabilitatea, controlul și colectarea statisticilor sunt componente importante ale oricărei afaceri: pe baza datelor colectate, se iau decizii importante de management, se menține disciplina muncii și se realizează planificarea. Tehnologiile moderne au intrat ferm în viața noastră; acum nu ne putem imagina că lucrăm fără foi de calcul și baze de date care ne permit să procesăm cantități uriașe de informații și să menținem ordinea în treburile noastre. Dar, având toate avantajele utilizării unui computer, nu putem ignora formularele albe tradiționale și registrele de hârtie familiare bunicilor noștri.

Să încercăm să aflăm de ce sunt necesare teancuri de formulare de hârtie și un simplu creion în era tehnologiei înalte.

Disponibilitate și simplitate

În ciuda tuturor confortului, gestionarea electronică a documentelor are un mare dezavantaj - utilizarea sa presupune ca lucrătorii să aibă cel puțin cele mai elementare abilități de calculator. Din păcate, în țara noastră cunoștințele informatice nu sunt de 100%, Acest lucru este valabil mai ales pentru persoanele cu vârsta peste 40-45 de ani. În același timp, ei pot fi specialiști înalt calificați în domeniul lor sau pur și simplu buni muncitori.

De acord, un agent de securitate care își asumă îndatoririle cu responsabilitate, fără obiceiuri proaste, dar nu este familiarizat cu aplicațiile de birou, este mult mai valoros decât un slob „avansat”. Această problemă este deosebit de acută acolo unde, în mod tradițional, există o rotație mare a personalului: angajați de pază, curieri, catering și comerț cu amănuntul– utilizarea formularelor tradiționale de contabilitate pe hârtie va reduce costul pregătirii personalului și, prin urmare, va reduce costurile de producție.

Ieftinătate

Am luat deja în calcul costurile de instruire a angajaților pentru utilizarea programelor. Dar nu uitați că și pentru gestionarea electronică a documentelor aveți nevoie cumpără calculatoare, programe specializate licențiate(de exemplu, 1C), antivirusuri, aveți personal pentru un specialist care deservește întregul complex de software (sau apelați la companii de externalizare), actualizați-vă în mod regulat flota de echipamente și software... Dacă gestionați un depozit, un punct de vânzare cu amănuntul sau un terminal imens , va trebui inevitabil să mergeți pentru astfel de cheltuieli, dar pentru o afacere mică, această povară se poate dovedi a fi copleșitoare și adesea inutilă - formularele de hârtie sunt suficiente pentru a contabiliza bunurile în câteva tăvi mici.

...atât pe ploaie, cât și pe grindină!

Gadgeturile moderne sunt potrivite pentru a lucra într-o gamă foarte restrânsă de temperaturi și umiditate:în ploaie sau zăpadă abundentă este imposibil de utilizat, de exemplu, o tabletă sau un laptop, bateriile se termină foarte repede la frig, orice cădere la pământ poate fi fatală și în orice moment angajatul se poate găsi fără o contabilitate instrument. Și este o plăcere îndoielnică – într-un depozit frigorific sau descărcarea mărfurilor dintr-o mașină în ploaie torențială, cu degetele amorțite, încercând să introducă unele informații în baza de date. Și aici ne vin în ajutor forme vechi de hârtie bune și un simplu creion. Cu siguranță nu te vor dezamăgi!

Ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul!

Date înregistrate într-un jurnal legat și numerotat, este imposibil să ștergeți, să corectați sau să scrieți ceva retroactiv. Niciun hacker rău nu poate „pirata” chitanțe depuse, numerotate sau facturi ștampilate. De asemenea, este necesar să se țină seama de faptul că EDS (semnătura digitală electronică) nu este încă foarte răspândită în Rusia, iar semnătura personală și sigiliul organizației sunt încă, poate, singura modalitate de a certifica documentele.

Cerințe de bază pe care trebuie să le îndeplinească un sistem electronic de gestionare a documentelor:

• Stocare de încredere și căutare ușoară a documentației.
• Sprijiniți și îndepliniți sarcini de birou.
• Controlul la timp asupra executării documentelor și direcționării acestora.
• Realizarea de rapoarte analitice.
• Asigurarea securității informațiilor.

EDMS modern are, de asemenea, funcții pentru interacțiunea cu clienții, procesarea cererilor acestora și instrumente suplimentare utile care permit rezolvarea multor probleme aplicate.

Tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor

Există diferite tipuri de clasificare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, dar cea mai indicativă clasificare este împărțirea EDMS în funcție de funcționalitatea titlului. Orice EDMS este poziționat de dezvoltatorul său așa cum este destinat în primul rând îndeplinirii unui anumit tip de sarcină. Acest lucru nu înseamnă că nu oferă tehnologii suplimentare inerente majorității „fraților” săi. Doar că setul de instrumente ale fiecărui sistem electronic de gestionare a documentelor are propriile sale puncte forte și puncte slabe. Clasificarea după funcționalitatea titlului ia în considerare punctele forte ale EDMS.

Deci, arata cam asa:

• EDMS conceput pentru crearea și lucrul cu documentație electronică, precum și analogi digitale ale documentelor pe hârtie.
• Sisteme de contabilitate care automatizează înregistrarea evenimentelor și documentelor pe întregul ciclu de viață al acestora (arhive electronice).
• EDMS, a cărui sarcină principală este de a automatiza lucrul cu depozite mari de informații corporative.
• Sisteme care gestionează arhivele electronice de documentație.
• EDMS, a cărui funcționalitate este specializată în extragerea informațiilor necesare din arhive și alte surse electronice.
• Sisteme care gestionează procesele corporative, procesarea documentelor și activitățile angajaților organizației care sunt implicați în lucrul cu documentația de afaceri.
• EDMS de informații care gestionează dispozitivele de stocare a datelor.

Există, de asemenea, o scurtă clasificare a EDMS în funcție de țara de origine, utilizată numai în Rusia. Potrivit acesteia, sistemele electronice de gestionare a documentelor din țara noastră sunt împărțite în autohtone, de import și rusești, dezvoltate pe platforma străină Lotus/Domino. Revizuirea noastră include exemple de doar două EDMS străine - EMC Documentum și Lotus Domino.Doc. Toate celelalte SED au „cetățenie” rusă.

TOP 10 sisteme electronice de gestionare a documentelor

Am evaluat sistemele electronice de management al documentelor pe baza unei comparații a cinci parametri care sunt decisivi atunci când alegem un sistem electronic de management al documentelor pentru automatizarea fluxului de documente într-o întreprindere. Scara este de zece puncte.

Notă: evaluarea finală a sistemului din tabel nu se pretinde a fi 100% obiectivă și reflectă opinia autorului, pe baza unei analize aprofundate a acestui subiect. Această revizuire a sistemelor electronice de gestionare a documentelor este realizată numai printre produse software de înaltă calitate care pot fi alese în siguranță pentru utilizare în diferite tipuri de afaceri.

CAZ

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un lider recunoscut în segmentul său în întreg spațiul post-sovietic. Atât cele mai mari holdinguri și corporații, cât și întreprinderile mici, desfășoară cu succes fluxul de documente și munca de birou în ele. În legătură cu acest sistem, este oportun să se aplice o tautologie: „AFFARI” își cunoaște afacerea. Într-adevăr, acest software este ideal pentru automatizarea profundă a muncii de birou și a fluxului de documente.

Pro

• Abilitatea de a urmări toate etapele deplasării oricărui document electronic.
• Simplitate și comoditate în crearea proiectelor de documentare.
• Netezimea generală și funcționalitatea sistemului.

Contra

• Dezavantajele „strânse” includ o interfață oarecum arhaică și o anumită dificultate în stăpânire.

Care este pretul?

Prețul unei licențe de utilizare a sistemului „DELO” într-un singur loc de muncă (DBMS - Oracle) depinde de numărul total planificat al acestor locuri și variază de la 11.000 de ruble (201-500 de ruble) la 13.400 de ruble (1-5 ruble /m). ). Dacă o organizație folosește un SGBD Microsoft SQL Server, atunci o licență pentru un loc de muncă va costa între 7.200 și, respectiv, 9.500 de ruble.

Logice

Până în 2012, programul „EDMS Logic” a fost numit „Boss-Referent” și a fost unul dintre cele mai populare sisteme electronice de management al documentelor rusești, un concurent serios al EDMS „Delo”. Schimbarea numelui nu a afectat în niciun fel calitatea acestui produs software și continuă să fie un sistem fiabil și funcțional pentru managementul birourilor în întreprinderi de orice tip și dimensiune.

Pro

• Abilitatea de a construi rute complexe pe mai multe niveluri pentru aprobarea documentelor.
• Grad ridicat de protecție a datelor utilizatorului.
• Ușurință relativă de a stăpâni principalele componente ale sistemului.
• Procese de procesare a documentației personalizabile și modificabile în mod flexibil.

Contra

• Diferențierea neplăcută a drepturilor de acces în timpul schimbării grave de personal.
• Nu este cea mai conștiincioasă muncă de suport tehnic.
• Interfață arhaică.

Care este pretul?

Costul unei licențe pentru utilizarea acestui program depinde de numărul de angajați conectați la acesta. Dacă numărul acestora nu depășește 49 de persoane, atunci prețul va fi de 5.900 pentru fiecare loc de muncă; de la 50 la 199 de angajați conectați – 5.200 de ruble; și dacă există mai mult de 200 de locuri de muncă, atunci prețul unei licențe va fi minim - 4900 de ruble.

EUFRATE

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor a fost dezvoltat în deplină conformitate cu cerințele standardului de calitate ISO 9000 și GOST-urile rusești în domeniul muncii de birou. „EUFRATES” diferă de „colegii” săi prin prezența multora dintre propriile dezvoltări software unice care nu pot fi găsite în EDMS concurente. Din punct de vedere pur tehnologic, acest sistem este unul dintre cele mai „avansate” de pe piața modernă rusă a EDMS.

Pro

• Pachetul de livrare al acestui sistem include un DBMS Nika încorporat, care eliberează automat organizația utilizatorului de achiziționarea de software suplimentar.
• Interfață prietenoasă cu un design plăcut, memorabil.
• Mecanism de rol încorporat pentru gestionarea drepturilor de acces.

Contra

• Viteză destul de mică, mai ales pe computere slabe.
• Defecțiuni periodice și suport tehnic lent.

Care este pretul?

O licență standard cu instalarea sistemului pe propriul server al organizației costă de la 5.200 la 7.300 de ruble pe stație de lucru, mai mulți utilizatori – preț mai mic. Cu toate acestea, există și opțiunea de a plasa componenta server pe echipamentul producătorului. În acest caz, se utilizează un sistem de taxe de abonament - patru tarife, care costă de la 10.000 la 95.000 de ruble pe lună.

1C: Arhivă

Acesta este unul dintre cele mai bune și cu siguranță cele mai versatile software pentru gestionarea fluxului de documente ale întreprinderii. „1C:Arhive” asigură stocarea fiabilă și, cel mai important, centralizată a documentelor de afaceri de diferite formate, cu acces la aceasta de către personalul autorizat care poate edita fișiere.

Pro

• Un algoritm bine depanat pentru căutarea rapidă a datelor necesare.
• Posibilitatea de stocare a documentelor de orice tip - de la text și grafică, la fișiere audio și video.
• Cele mai largi capabilități posibile de scalare vă permit să utilizați cu succes acest software atât în ​​întreprinderile mari, cât și în cele mici.
• Principalul avantaj al 1C:Archive, care diferențiază acest program de concurenții săi, este combinația optimă între prețul produsului și funcționalitatea acestuia.
• Suportă integrarea cu aplicații externe.

Contra

• Consumă o cantitate mare de resurse de sistem.
• Dificultate crescută de învățare chiar și pentru utilizatorii experimentați.

Care este pretul?

Prețul „asamblarii” acestui program variază de la 12.000 la 57.000 de ruble, iar prima sumă va trebui plătită exclusiv pentru actualizarea versiunii anterioare a 1C: Arhivă.

DIRECTUM

Un DIRECTUM EDMS simplu și funcțional va fi o soluție excelentă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Datorită acestui sistem, gestionarea documentelor electronice poate fi combinată cu succes cu cele tradiționale pe hârtie, astfel încât ulterior organizația să poată fi transferată complet „nedureros” la lucrul în DIRECTUM. Tehnologia avansată de flux de lucru asigură automatizarea eficientă a proceselor de birou.

Pro

• Disponibilitatea unor instrumente software specializate care simplifică pe cât posibil căutarea și identificarea documentației.
• Posibilități largi de modificare independentă a sistemului pentru sarcini specifice.
• Opțiuni de integrare extinse cu alte programe.

Contra

• Sistemul este axat pe managementul întreprinderii - este mai dificil pentru funcționarii obișnuiți să lucreze în ea.
• O politică de preț oarecum confuză și netransparentă.

Care este pretul?

Licențele de utilizare a acestui EDMS sunt achiziționate atât individual, cât și ca parte a ofertelor de pachete. Cea mai ieftină licență de bază pentru client costă 7.800 de ruble. Costul pachetelor de licență începe de la 148.200 de ruble (de bază pentru 20 de angajați) și ajunge la 2.010.000 de ruble (pentru 200 de angajați).

OPTIMA-WorkFlow

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un țăran mijlociu puternic în segmentul său. Este în continuă dezvoltare și încă nu poate concura în condiții de egalitate cu mastodontii recunoscuți de pe piață. Cu toate acestea, OPTIMA-WorkFlow are o serie de „ași în mânecă” - tehnologii unice care îl fac să iasă în evidență din mulțime.

Pro

• Implementarea funcției de introducere în serie a tipurilor identice de documente și a informațiilor de înregistrare a acestora.
• Scanarea cu un program antivirus.
• Indexarea opțională a documentelor simple și criptate.
• Interfață de utilizator multilingvă.

Contra

• Dezavantaje ale funcționalității standard care sunt eliminate definitiv prin actualizările viitoare.

Care este pretul?

Soluțiile tipice bazate pe această platformă costă între 55.000 și 75.000 de ruble.

EMC Documentum

Această platformă pentru automatizarea proceselor de flux de documente a fost dezvoltată de liderul mondial în industria IT, EMC. Funcționalitatea puternică, împreună cu configurarea flexibilă a instrumentelor individuale, fac din EMC Documentum cel mai bun EDMS străin disponibil pe piața rusă.

Pro

• Grad ridicat de confort în gestionarea documentelor de proiectare și construcție.
• Implementarea unui mecanism de check-in/check-out care vă permite să gestionați distribuirea drepturilor de acces.
• Prezența unei funcții care vă permite să implementați procedura de aprobare la mai multe niveluri.
• Suport pentru dispozitive de scanare și recunoaștere a documentelor.

Contra

• Funcționează numai cu browserul Internet Explorer.
• Lipsa documentației tehnice și practice disponibile public despre sistem.
• „Frâne” și întârzieri frecvente atunci când sistemul este încărcat puternic.

Care este pretul?

Nu există prețuri fixe pentru utilizarea acestei platforme. Costul implementării acestuia este discutat individual cu fiecare client.

LanDocs

Dezvoltată în 1997 de compania autohtonă LANIT, această platformă pentru automatizarea managementului documentelor rămâne în căutarea multor întreprinderi și instituții până în prezent. LanDocs vă permite să construiți un mediu confortabil de lucru de birou și flux de documente, oferind tuturor categoriilor de utilizatori setul necesar de instrumente pentru a-l gestiona.

Pro

• Disponibilitatea instrumentelor integrate de protecție criptografică.
• Posibilitatea includerii angajaților din sucursale îndepărtate în procesul de flux de documente.
• Disponibilitatea funcției de scanare lot pentru documentația pe hârtie.

Contra

• Problemele de performanță sunt destul de frecvente.
• Capacități slabe de a extinde funcționalitatea.
• Dificultate în a stăpâni sistemul de la zero.

Care este pretul?

Prețul unei licențe de server variază de la 30.000 la 216.000 de ruble. Licențele de utilizator pot fi achiziționate la prețuri cuprinse între 5.600 și 8.400 de ruble.

CompanyMedia

CompanyMedia este un întreg set de soluții software concepute pentru a automatiza procesele de afaceri, fluxul de documente și munca de birou. Acest EDMS diferă de concurenții săi prin flexibilitatea de neegalat a setărilor și prezența modulelor independente care pot fi instalate separat.

Pro

• Posibilitatea de funcționare cu succes a sistemului în întreprinderi cu o structură corporativă complexă și structură teritorială.
• Fiabilitatea fără precedent a sistemului, care îi permite să funcționeze activ non-stop, 365 de zile pe an.
• Suport automat pentru lucrul cu mai multe tipuri de locuri de muncă.
• Diferențierea drepturilor de acces în funcție de structura ierarhică a organizației.

Contra

• Interfața web are suport limitat pentru unele browsere, în special pentru FireFox.
• Sistemul se concentrează în primul rând pe întreprinderile mijlocii și mari.

Care este pretul?

Prețul final al acestui software constă din multe componente, inclusiv instruirea personalului, instalarea de module suplimentare și transferul drepturilor de utilizare a sistemului. Limita superioară a sumei totale este de 99.000 de ruble. Cel mai ieftin modul tematic va costa 4.000 de ruble.

Lotus Domino.Doc

Acest EDMS este o aplicație pentru binecunoscuta platformă Notes/Domino, care are un sistem de securitate a datelor de nivel înalt. Lotus Domino.Doc are, de asemenea, o arhivă electronică avansată, care vă permite să implementați o stocare mare de documentație corporativă.

Pro

• Disponibilitatea sistemelor de replicare unice concepute pentru o soluție cuprinzătoare la problemele de gestionare a fluxurilor de documente într-un mediu distribuit.
• Abilitatea de a căuta documente în părți individuale ale depozitului de informații.
• Directoarele LDAP cresc la nivel de întreprindere.

Contra

• Dezavantajele acestui sistem provin în principal din originea sa occidentală - există anumite întrebări privind interfața și implementarea unor funcții.

Care este pretul?

Costul licențelor de utilizator și server este calculat individual pe site-ul platformei.

În cele din urmă

Trasând o linie sub revizuire, aș dori să remarc o nuanță importantă: introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în afacerea dvs. nu garantează deloc o creștere imediată a profitabilității sale și, în unele cazuri, poate face rău. Dacă organizația dvs. funcționează cu succes și obține profit, lucrând fără EDMS, atunci gândiți-vă de o mie de ori înainte de a decide să le implementați. Nu este nevoie să urmăriți „moda progresivă” și să instalați aceste sisteme fără o nevoie serioasă de ele. Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea se extinde și angajații sunt foarte încărcați, un sistem electronic de gestionare a documentelor poate deveni un fel de salvare care va ajuta compania să iasă din vârtejul de documente.

Multe companii mari și mici au apreciat deja beneficiile trecerii la fluxul de documente electronice între organizații. Astăzi, EDI intră cu încredere în viața de zi cu zi, înlocuind birocrația obișnuită a hârtiei, iar pentru afaceri de succes este important să înveți cum să o gestionezi. Să ne uităm la principalele aspecte pozitive și negative ale tranziției la EDI 2017.

Care sunt avantajele managementului electronic al documentelor?

• Primul avantaj al EDF este o economie semnificativă a resurselor de timp necesare pentru generarea, verificarea și aprobarea documentelor. Acest lucru se aplică gestionării înregistrărilor interne ale companiei și schimbului de date cu contractanții și agențiile guvernamentale.

Trimiterea rapoartelor electronic cu sistemul Bukhsoft Online - gestionarea electronică convenabilă, accesibilă și sigură a documentelor cu agențiile guvernamentale!

• Gestionarea electronică a documentelor asigură siguranța documentelor create. Toate informațiile sunt stocate într-o singură bază de date, care este copiată în mod regulat. Cu această abordare, este imposibil din punct de vedere fizic să pierdeți iremediabil documente importante.
• Arhiva electronică asigură sistematizarea competentă și stocarea compactă a unei cantități uriașe de date. Dosarele cu mai multe volume cu hârtii, depuse și depozitate cu grijă de funcționar, se potrivesc cu ușurință pe mai multe medii de stocare amovibile și pe hard disk-uri ale computerelor.
• Este imposibil să nu menționăm controlul complet al managerului asupra tuturor proceselor de afaceri din organizația sa. EDI face posibilă urmărirea implementării oricărei lucrări documentare pas cu pas, ceea ce îmbunătățește semnificativ disciplina performanței.
• Gestionarea documentelor electronice configurată corespunzător vă permite să segmentați drepturile și autoritățile. Angajații responsabili primesc acces numai la acele documente de care au nevoie în sfera atribuțiilor și competenței lor. Aceasta oferă o abordare pe mai multe straturi a confidențialității datelor. În plus, sistemul stochează toate informațiile despre cele mai recente modificări, ștergeri și crearea de noi documente de către angajați.
• Ca parte a fluxului de documente interne al companiei, EDO 2017 se asigură că noile reglementări de lucru, instrucțiuni, ordine ale managerului și alte acte juridice locale sunt comunicate rapid angajaților pentru revizuire. Managementul electronic al documentelor creează un spațiu informațional unificat, implică fiecare angajat în procesul de afaceri și formează o cultură corporativă în cadrul echipei.
• În sfârșit, merită spus că în lumea modernă, cei care au reușit să se adapteze în timp la toate schimbările rapide de pe piața standardelor internaționale rămân competitivi și profitabili. Și sistemul electronic de gestionare a documentelor contribuie la acest lucru în mare măsură.

Avantajele EDI sunt semnificative, dar sistemul nu este lipsit de unele aspecte negative. Să ne uităm la ele.

Ideea de a abandona gestionarea documentelor pe hârtie a fost discutată de foarte mult timp. Noile tehnologii fac posibilă eliminarea aproape completă a hârtiei. Dar asta nu înseamnă că această soluție este potrivită pentru fiecare companie și este atât de ușor de implementat. Din păcate, posibilitatea gestionării electronice a documentelor este în prezent limitată de lege, iar utilizatorii nu sunt încă pregătiți pentru un astfel de regim. Să ne uităm la avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor.

Pro

Economisire. Eliminarea documentelor poate duce la economii semnificative de costuri. Gândiți-vă cât cheltuiți în fiecare lună pe hârtie, cerneală, poștă etc. În plus, aceste documente trebuie păstrate undeva. Toate acestea te pot costa un ban frumos.

Acces. Managementul electronic al documentelor presupune formatul digital al tuturor documentelor. Acestea pot fi stocate în cloud, accesând datele prin intermediul aplicațiilor web. Acest lucru crește mobilitatea angajaților care pot lucra de la distanță.

Organizare. Documentele electronice sunt mai ușor de organizat, căutat și editat. Este mult mai ușor și mai rapid să găsești fișierul de care ai nevoie pe computer decât să sapi printr-o grămadă de hârtii.

Ecologie. În Rusia, problemele de mediu nu sunt încă foarte la modă în afaceri, dar totuși, refuzul de a folosi hârtie de birou va salva o mulțime de copaci. Gândiți-vă la producția și eliminarea cartuşelor dăunătoare pentru mediu, precum și la electricitatea consumată de imprimante.

Contra

Continuitate. Datele digitale pot fi ușor accesate, dar pot fi și pierdute cu ușurință. Dacă hard disk-ul se defectează, toate documentele stocate pe acesta se vor pierde. Pentru a evita pierderea datelor, trebuie să utilizați un sistem de rezervă extern.

Siguranţă. Confidențialitatea informațiilor este o preocupare majoră în birourile fără hârtie. Puteți utiliza servere locale, criptare și acces limitat. Unele documente trebuie să fie pe hârtie.

Procesele. Tranziția la gestionarea electronică a documentelor implică o revizuire a proceselor și operațiunilor curente. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de o semnătură digitală sau de un sistem electronic de plată. În plus, angajații dvs. trebuie să poată lucra cu aceste sisteme.

Timp. Tranziția la gestionarea electronică a documentelor nu poate fi realizată peste noapte. Trebuie să luați în considerare consecințele faptului că nu aveți hârtie. Este posibil să vă dureze mai mult decât credeți să implementați toate modificările operațiunilor dvs.

Trecerea la gestionarea electronică a documentelor nu este o soluție universală; fezabilitatea acesteia depinde de specificul companiei. Luați în considerare beneficiile acestei tranziții și creați un proces care vă va îmbunătăți productivitatea.

Pe baza materialelor