Lista principalelor responsabilități ale secretarului de presă. Aspecte teoretice ale activității profesionale a unui secretar de presă Descrierea postului unui secretar de presă de spital

Această fișă a postului a fost tradusă automat. Vă rugăm să rețineți că traducerea automată nu este 100% exactă, așa că pot exista erori minore de traducere în text.

Prefață la fișa postului

0,1. Documentul intră în vigoare din momentul aprobării.

0,2. Dezvoltator de documente: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,3. Documentul a fost aprobat: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,4. Verificarea periodică a acestui document se efectuează la intervale care nu depășesc 3 ani.

1. Dispoziții generale

1.1. Postul „Secretar de presă” aparține categoriei „Manager”.

1.2. Cerințe de calificare- completă studii superioare domeniu relevant de formare (master, specialist) și experiență de lucru în specialitate - cel puțin 2 ani.

1.3. Cunoaște și aplică în practică:
- legislatia actuala si reglementărilor reglementarea activităților întreprinderii;
- reglementărilor pe probleme media;
- documente normative, metodologice și alte îndrumări în domeniu activitate profesională;
- bazele economiei de piață și antreprenoriatului, a face afaceri;
- baze de marketing și management;
- structura organizatorica, de productie si sociala, perspectivele de dezvoltare a intreprinderii;
- teoria și practica lucrului cu personalul;
- forme si metode de conducere campanii de publicitate;
- fundamente ale psihologiei comunicării, sociologiei și eticii relațiilor profesionale;
- bazele culturii naţionale, obiceiurilor, stilurilor corespunzătoare de literatură şi discurs de afaceri;
- metode de prelucrare a informatiilor folosind mijloace tehnice moderne, comunicatii si comunicatii, tehnologie informatică;
- bazele legislatiei muncii;
- reguli si reglementari privind protectia muncii;
- una sau mai multe limbi străine.

1.4. Secretarul de presă este numit și eliberat din funcție prin ordin al organizației (întreprindere/instituție).

1.5. Secretarul de presă raportează direct la _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Secretarul de presă conduce munca lui _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Pe durata absenței acestuia, secretarul de presă este înlocuit de o persoană desemnată conform procedurii stabilite, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost încredințate.

2. Caracteristicile muncii, sarcinilor și responsabilităților postului

2.1. Coordonează sistemul de interrelații și relații directe dintre manager și întreprindere cu publicul în conformitate cu cerințele stabiliteși ordinea, precum și relațiile managerului cu reprezentanții altor întreprinderi, parteneri, concurenți, clienți, elaborează măsuri și planuri adecvate pentru dezvoltarea unor astfel de relații.

2.2. Desfășoară programe de informare pentru informarea legiuitorilor, mass-media și publicul larg despre planurile, realizările și principiile de activitate ale managerului și ale întreprinderii în ansamblu.

2.3. Organizează conferințe de presă, întâlniri cu echipele de lucru, publicul și apariții în media ale liderilor companiei.

2.4. Pregătește materiale de presă adecvate, declarații, informații, mesaje.

2.5. Monitorizează materialele media pentru a se asigura că informațiile care ies din întreprindere sunt afișate cu acuratețe.

2.6. Aduce în atenția tuturor serviciilor interesate, organizațiilor terțe și indivizii continutul protocoalelor si deciziilor luate.

2.7. Oferă contacte cu departamentele relevante ale ministerelor și alte autorități executive pentru schimbul de materiale informative.

2.8. Oferă mass-media materiale despre activitățile întreprinderii.

2.9. Negociază contacte cu reprezentanții ziarelor, revistelor, radioului, televiziunii, organizațiilor sportive și culturale.

2.11. Oferă coordonarea comunicării și comunică direct cu periodice(ziare, reviste).

2.12. Colaborează cu serviciile de presă relevante ale altor întreprinderi.

2.13. Participă la pregătirea rapoartelor, a certificatelor și a altor materiale pentru discursurile conducătorului întreprinderii.

2.14. Monitorizează procesul de obținere a informațiilor necesare și controlează caracterul complet al primirii acestora.

2.15. Ajută șeful întreprinderii în respectarea standardelor adecvate de etichetă și protocol atunci când primește oficiali, vizitatori și oaspeți.

2.16. Dacă este necesar, însoțește șeful întreprinderii în timpul vizitelor, călătoriilor și călătoriilor de afaceri, îndeplinind sarcini și responsabilități care decurg din circumstanțe specifice.

2.17. Cunoaște, înțelege și aplică reglementările în vigoare referitoare la activitățile sale.

2.18. Cunoaște și respectă cerințele reglementărilor privind protecția muncii și mediu, respectă standardele, metodele și tehnicile de performanță în siguranță a muncii.

3. Drepturi

3.1. Purtătorul de cuvânt are dreptul de a lua măsuri pentru prevenirea și corectarea oricăror încălcări sau neconcordanțe.

3.2. Secretarul de presă are dreptul să primească totul prevazute de lege garanții sociale.

3.3. Secretarul de presă are dreptul de a cere asistență în îndeplinirea atribuțiilor sale responsabilități de serviciu si exercitarea drepturilor.

3.4. Secretarul de presa are dreptul de a cere crearea conditiilor organizatorice si tehnice necesare indeplinirii atributiilor oficiale si asigurarea echipamentul necesarși inventar.

3.5. Secretarul de presă are dreptul de a se familiariza cu proiectele de documente referitoare la activitățile sale.

3.6. Secretarul de presă are dreptul să solicite și să primească documente, materiale și informații necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale și ordinelor de conducere.

3.7. Secretarul de presă are dreptul de a-și îmbunătăți calificările profesionale.

3.8. Secretarul de presă are dreptul de a raporta toate încălcările și neconcordanțele identificate în cursul activităților sale și de a face propuneri pentru eliminarea acestora.

3.9. Secretarul de presă are dreptul de a se familiariza cu documentele care definesc drepturile și responsabilitățile funcției ocupate, precum și cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Responsabilitate

4.1. Secretarul de presă este responsabil pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea prematură a atribuțiilor atribuite prin prezenta fișă a postului și (sau) neutilizarea drepturilor acordate.

4.2. Secretarul de presă este responsabil pentru nerespectarea reglementărilor interne de muncă, protecția muncii, normele de siguranță, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.

4.3. Secretarul de presă este responsabil pentru dezvăluirea informațiilor despre o organizație (întreprindere/instituție) legate de un secret comercial.

4.4. Secretarul de presă este responsabil pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a cerințelor interne documente de reglementare organizație (întreprindere/instituție) și ordinele juridice de conducere.

4.5. Secretarul de presă răspunde de infracțiunile săvârșite în cursul activității sale, în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.

4.6. Secretarul de presă este responsabil pentru cauza daune materiale organizație (întreprindere/instituție) în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.

4.7. Secretarul de presă este responsabil pentru utilizarea ilegală a competențelor oficiale acordate, precum și pentru utilizarea acestora în scopuri personale.

Succesul unei organizații depinde adesea de cât de des și de ce tip de informații despre activitățile sale apar în presă.

Scopul principal al serviciului de presa este crearea unui mediu socio-politico-psihologic extern si intern favorabil succesului organizatiei, asigurand comportamentul necesar al acestui mediu in raport cu organizatia. Activitățile serviciului de presă se pot desfășura în mai multe direcții, concentrate pe diverse grupuri de public sau pentru atingerea unor obiective specifice.

Principalele domenii sau domenii de activitate ale serviciului de presă din administrație sunt: ​​lucrul cu mass-media, sau mass-media, relațiile cu publicul local, relațiile cu angajații administrației, relațiile cu conducerea administrației regionale, managementul crizelor.

Miezul activității serviciului de presă la orice nivel este influența asupra stării opiniei publice. Majoritatea acțiunilor serviciului de presă se desfășoară cu următoarele obiective:

1) convinge oamenii să-și schimbe opinia cu privire la orice problemă sau activitate a organizației;

2) formulează opinie publică când el nu este acolo;

3) consolidarea opiniei publice existente.

„Opinia publică este ansamblul multor opinii individuale cu privire la o anumită problemă care afectează un grup de oameni.” Opinia publică este un consens care se realizează prin eforturile globale ale serviciului de presă după un studiu amănunțit al nevoilor, intereselor, obiceiurilor, situației economice și comportamentului general al principalelor grupuri sociale publicul țintă.

Activitatea serviciului de presă ar trebui să țină cont de câteva caracteristici ale opiniei publice:

Opinia publică se schimbă - nu este suficient să o formați o dată - trebuie să lucrați cu ea constant;

Direcția potențială a comportamentului public este determinată de realitățile realității;

Nu există un public larg unic și unificat în lucrul cu acesta - influența asupra opiniei publice ar trebui să se concentreze asupra unor grupuri specifice;

Opinia publică se schimbă de obicei mai mult sub influența evenimentelor decât a cuvintelor;

Opinia publicului este determinată de interesele sale.

Orice organizație trebuie să aibă în personal un ofițer de relații publice sau un secretar de presă. Un astfel de specialist este necesar pentru a stabili relații cu mass-media și a forma opinia publică.

Activitățile secretarului de presă sunt determinate de o serie de prevederi din acte normative de reglementare, judecăți de specialitate, precum și experiență istorică în desfășurarea acestui tip de activitate.

Principala sursă care descrie activitățile secretarului de presă este Regulamentul cu privire la serviciul de presă, elaborat în orice organizație în care funcționează serviciul de presă.

Set tipic fișele postului, conform lui S.N Ilchenko, arată după cum urmează. Secretar de presa:

Organizează activitatea serviciului de presă, îndrumat de Regulamentul privind serviciul de presă al asociației administrative;

Pregătește conferințe de presă pentru șeful asociației administrative;

Interacționează cu media locală (orașă, regională) tipărită și electronică;

Pregătește comunicate de presă și altele materiale informative pentru mass-media;

Pregătește recenzii media pentru șeful asociației administrative;

Are dreptul de a participa la ședințele administrației orașului;

Are dreptul de a solicita informațiile necesare, de a primi comenzile necesare, acte ale Ilchenko S.N., Krivonosoe A.D. Serviciu de presă modern: Proc. indemnizatie. - Sankt Petersburg: Universitatea de Stat din Sankt Petersburg, 2005. - P. 34..

Potrivit lui Shishkina M.A. un secretar de presă trebuie să aibă o serie de calităţi personale şi profesionale.

Secretarul de presă trebuie să aibă înaltă cultură generală și erudiție, precum și:

Formare profesionala ca specialist in relatii publice;

Pregătire în industrie, care necesită cunoașterea condițiilor pieței relevante, analiza situației informaționale din jurul subiectului PR, structura managerială și echipa de conducere, sistemul de divizii ale subiectului PR;

Responsabilitate socială pentru rezultatele muncii cuiva și loialitate față de subiectul PR Shishkina, M.A. Relații publice în sistem managementul social. - Sankt Petersburg, 1999. - P. 75..

Secretarul de presă trebuie să:

Știi piata moderna Mass-media, structura ei; principiile managementului, orientarea politică și specificul economic al activităților mass-media specifice; caracteristicile tipice și specifice ale mass-media; caracteristici tehnologice ale producției tipărite, radio și televiziune; evaluarea produselor difuzate și tipărite; politica de prețuri publicitare;

Să posede abilitățile jurnalistice necesare care să permită colectarea și prelucrarea informațiilor primare, pregătindu-le pentru publicare în cele mai comune genuri ale presei scrise și electronice;

Să fie capabil să monitorizeze și să analizeze informațiile curente din mass-media;

Să fie capabil să utilizeze mijloace tehnice individuale (dictafon, cameră, cameră video, computer, scaner, copiator);

Este recomandabil să existe contacte cu participanți în relații cu mass-media orientați profesional în acest domeniu (publicații din industrie și de specialitate, programe de radio și televiziune, agenții de știri, resurse de pe internet), precum și legături personale cu jurnaliști specifici specializați în industrie Utkin E.A. Managementul relatiilor publice. PR - M.: TEIS, 2001. - P. 97..

Metodele de lucru ale secretarului de presă includ următoarele:

Conferințe de presă,

Briefing-uri,

Previzualizare (previzualizare),

mese rotunde,

Intalniri cu jurnalisti,

Interviu cu Tatarinov, G. Introducere în specialitatea „Relații cu publicul”: Manual educațional și metodologic. Omsk: Editura Universității Tehnice de Stat din Omsk, 2000. - P. 101..

Conferința de presă este o întâlnire a unui reprezentant (reprezentanți) ai unei entități de PR cu jurnaliști, cu scopul de a oferi mass-media informații problematice, faptice și de comentariu.

Durata conferinței de presă este de la 30-40 de minute până la 1 oră 15 minute. Forma de comunicare o constituie răspunsurile reprezentanților PR-ului la întrebările jurnaliştilor. Numărul de participanți din partea care primește este de la două până la trei până la cinci persoane, de obicei un moderator (prezentatorul este un angajat al serviciului de presă), prima persoană (oficială) este un producător de știri și un expert responsabil cu furnizarea de informații speciale. În anumite cazuri (mai ales dacă vorbim de sfera socio-culturală a PR, prezentarea la o conferință de presă, de exemplu, a unui nou film, atunci numărul participanților poate fi mult mai mare).

Normele de reprezentare a presei la o conferință de presă în practică reală sunt următoarele: ediție tipărită- 1 corespondent + fotograf, companie de televiziune - 1 echipă de filmare dintr-un program, post de radio - 1 corespondent dintr-un program sau program, publicații online, agenții de presă - 1 corespondent Tulchinsky, G.L. PR al companiei: tehnologie și eficiență. - Sankt Petersburg, 2001. - P. 82..

Briefing-ul este o scurtă întâlnire (nu mai mult de 30 de minute) a jurnaliștilor cu reprezentanții subiectului PR, în timpul căreia aceștia primesc fie informații de comentariu, fie declarații relevante cu privire la o anumită problemă de informare. Briefing-ul poate fi dedicat și anumitor aspecte procedurale ale relației dintre subiectul PR și reprezentanții mass-media (de exemplu, pe probleme de acreditare la întreprinderea însăși sau despre evenimente și evenimente organizate de acest subiect PR). Cel mai adesea, briefing-ul este organizat de subiecții PR care sunt învestiți cu putere și sunt obligați să raporteze publicului țintă.

Forma de comunicare la briefing este discursurile reprezentanților oficiali ai subiectului PR. Mesajele de la briefingul media sunt unilaterale și de natură informativă. Întrebările jurnaliştilor nu sunt permise în timpul briefing-ului. În practică, după finalizarea oficială a briefing-ului, destul de des jurnaliştii încep să pună întrebări. Numărul de vorbitori nu este mai mare de unul sau doi. Numărul de jurnaliști, ca în timpul unei conferințe de presă, nu este limitat, dar se pot aplica restricții de statut.

Preview (preview) este o cunoaștere preliminară special organizată a jurnaliștilor cu un anumit obiect (expoziție, expoziție, complex, structură etc.) programat pentru deschidere. În timpul inspecției preliminare, jurnaliștii primesc informații complete despre obiectul descoperit și îl filmează. Previzualizarea poate fi inclusă în itinerarul turului de presă.

Principala formă de comunicare este o poveste și o demonstrație a obiectului, urmată de răspunsuri la întrebări sau comentarii direct în timpul inspecției (excursiei).

De obicei, previzualizările durează mai puțin de o oră, dar nu mai mult de două.

O masă rotundă este o întâlnire special organizată a jurnaliștilor cu reprezentanții unui subiect de PR (sau a mai multor subiecte de PR), dedicată schimbului de opinii asupra unei probleme, fenomen sau eveniment comun pentru toate părțile invitate. Scopul principal al mesei rotunde este de a atrage atenția publicului asupra unei probleme urgente. De regulă, o masă rotundă este folosită ca parte la scară mai mare evenimente organizatorice, precum: simpozioane, seminarii științifice și practice, întâlniri, congrese, convenții.

Principala formă de comunicare este un schimb multilateral de opinii, discuție pe tema enunțată. Durata ședințelor mesei rotunde este de la 1 oră la 2,5-3 ore. Numărul de participanți de fiecare parte se negociază separat, dar, de regulă, pentru a respecta principiul egalității, norma de reprezentare este de natură parită. Numărul jurnaliștilor participanți este fie determinat de numărul de instituții media interesate de tema mesei rotunde, fie este convenit în prealabil de către organizatori.

O întâlnire cu jurnaliştii este o comunicare special organizată între un reprezentant al unei entităţi de PR şi jurnalişti într-un cadru informal. Nu are reglementări formale strict definite. Principala formă de comunicare este schimbul liber de opinii într-un mod de dialog pe o gamă prestabilită de probleme de interes comun. Este de așteptat și permis un mod reciproc de întrebări și răspunsuri. Este folosit pentru o cunoaștere mai strânsă cu reprezentanții specifici ai presei, în stadiul inițial al relațiilor dintre prima persoană (oficială) nou numită și jurnaliști, și poate deveni, de asemenea, o formă de comunicare constantă între jurnaliști și, de exemplu, șefii de teritorii. .

Durata unor astfel de întâlniri nu este specificată în mod specific, dar experiența arată că acestea durează de la una la două ore. Numărul participanților nu este mai mare de unul sau doi din partea invitatoare și nu mai mult de zece jurnaliști. Compoziția calitativă și cantitativă a invitaților este determinată de acele persoane care intră într-un mod similar de comunicare cu aceștia.

Un interviu este o formă de comunicare dialogică între un anumit jurnalist personal și unul dintre reprezentanții subiectului PR pentru a obține informații, judecăți și aprecieri. Apare adesea ca un caz special de comunicare cu presa în forme de comunicare precum turul presei, avanpremiera, întâlnirea cu jurnaliştii. Principala formă de comunicare este un dialog în sistemul „întrebare-răspuns”, care este dirijat de jurnalistă în raport cu persoana intervievată. Interviul durează de la 20 de minute la o oră. Numărul de participanți este strict definit: aceasta este de obicei o conversație unu-la-unu. În cazuri rare, o persoană este intervievată de mai mulți jurnaliști.

Secretar de presă- șeful serviciului de presă sau singurul reprezentant al acestuia care este responsabil de lucrul cu mass-media din organizație, adesea un fost jurnalist.

Absența unui secretar de presă în personalul unei organizații duce adesea la următoarele consecințe negative:

Termenele prevăzute de jurnaliști pentru rezolvarea unei anumite probleme nu sunt respectate;

Informația este distorsionată sau chiar „scurtă” din cauza lipsei de experiență a specialiștilor din administrație în comunicarea cu jurnaliştii;

Activitatea administrației este adesea prezentată într-o lumină nefavorabilă;

Încrederea în organizație scade.
Între timp, dialogul dintre agențiile guvernamentale, afaceri și mass-media este extrem de important. Primul element fundamental pentru orice stat democratic este dreptul societății de a primi informații de încredere. Este greu de spus cine este mai interesat să stabilească parteneriate și prietenii. Pe de o parte, jurnaliştii au nevoie de informaţii oficiale în fiecare zi. Pe de altă parte, organizațiile și firmele se străduiesc să stabilească legături puternice cu mass-media („al patrulea stat”), care nu numai că informează publicul de masă, ci și influențează serios formarea opiniei publice și creează o anumită stare de spirit în rândul maselor. Secretarul de presă este responsabil de reglementarea interacțiunii dintre aceste două părți.
De obicei, un secretar de presă este responsabil pentru următoarele sarcini:

Diseminarea promptă a informațiilor oficiale despre activitățile organizației în mass-media și pe site;

Organizarea suportului media pentru inițiativele, programele și proiectele politice, sociale, economice ale organizației, formând astfel opinia publică despre activitățile acesteia;

Studiază materialele de presă pentru a informa conducerea despre poziția presei în ceea ce privește activitățile organizației, întocmește în mod sistematic recenzii ale presei locale și, la instrucțiunile conducerii, monitorizează mass-media;

Monitorizați rapoartele media și, dacă este necesar, luați măsuri pentru corectarea erorilor, organizați discursuri cu respingeri sau comentarii adecvate, răspundeți la solicitările mass-media, oferindu-le informații complete. servicii de informare;

Pregătiți texte de felicitare pentru structurile guvernamentale locale și regionale, comunitățile profesionale, echipele întreprinderilor etc.;

Alcătuiește reportaje foto pe evenimente de PR;

Oferă asistență în pregătirea textelor, fotografiilor și amenajărilor standurilor de informare dedicate activităților organizației;
Pentru cel mai mult executie eficienta responsabilitățile postului, secretarul de presă este învestit cu anumite atribuții manageriale:

Solicitați și primiți materialele analitice, informaționale și de referință necesare de la manageri diviziuni structurale;

Utilizați sistemele de comunicare și comunicare disponibile în organizație;

Faceți sugestii de îmbunătățire suport informativ activitățile organizației;

De comun acord cu managementul, atrageți specialiști din mediul creativ pentru a lucra pe bază de contract.
Pe baza gamei conturate de drepturi și responsabilități ale secretarului de presă, este clar că acesta poate revendica rolul unui angajat care implementează de unul singur politica de informare a organizației stabilită de conducere. În acest caz, personalitatea specialistului responsabil de relațiile cu mass-media joacă un rol important. Sociabilitatea, relațiile de prietenie și capacitatea de a-și prezenta în mod discret punctul de vedere determină dacă se va forma o imagine pozitivă a companiei, organizației și managementului în rândul jurnaliștilor și, în consecință, în rândul populației.
Funcțiile atribuite secretarului de presă necesită nu numai calități profesionale, ci și anumite calități psihologice. Să le enumerăm pe cele principale:

Apariția secretarului de presă trebuie să corespundă anumitor cercuri ale comunicării sale;

Secretarul de presă trebuie să aibă un stil comunicativ și abilități de comunicare, care să includă o cultură generală înaltă, tehnică de expresivitate și vorbire figurativă, stăpânire perfectă a diverse tipuri comunicare, capacitatea de a folosi tehnici de influență manipulativă asupra interlocutorului, de a stăpâni tehnica contagiunii emoționale și de a inspira încredere partenerilor de comunicare;

Secretarul de presă trebuie să fie competent profesional, ceea ce include o înaltă erudiție generală și specială, o minte flexibilă, cunoștințe de psihologie, orientarea ideologică a acelor jurnaliști cu care trebuie să comunice;

Este important ca un secretar de presă să posede abilități speciale, care includ comportament natural, inițiativă, inclusiv în situații dificile de comunicare;

Secretarul de presă trebuie să fie capabil să controleze situația și, în același timp, să fie amabil cu reprezentanții diferitelor orientări de partid și să respecte alegerea acestora;

Secretarul de presă trebuie să răspundă calități morale, fii sincer, decent, principial;

Secretarul de presă trebuie să fie curajos și obiectiv, să stăpânească tehnici de apărare psihologică: autoreglare, rezistență la stres etc.
În ciuda diferențelor dintre servicii de presă structurile guvernamentale și de afaceri, principiile principale ale activităților lor trebuie respectate în activitatea fiecăruia dintre ele. În primul rând, principiul consistenței, care constă într-un sistem de tehnici, metode și proceduri testate cu succes de interacțiune cu publicul. În al doilea rând, principiul mobilității– capacitatea structurii de a se adapta la condițiile de funcționare în schimbare și de a-și ajusta activitatea. În al treilea rând, trebuie respectat principiul adecvării– conformitatea structurii serviciului PR cu sarcinile atribuite organizației.

Articolul descrie trăsăturile profesiei de secretar de presă, cerințele pentru un candidat pentru acest post și oferă, de asemenea, recomandări despre cum să dezvolte abilități utile în lucrul cu informațiile necesare unui secretar de presă.

Din articol vei afla:

Principalele funcții și responsabilități ale unui secretar de presă

Secretarul de presă formează opinia publică despre compania pentru care lucrează. Comunicarea cu jurnalistii, pregatirea comunicatelor de presa, organizarea conferintelor de presa, lucrul la completarea informatiilor corporative site-ul companiei- acestea sunt principalele responsabilitati ale secretarului de presa.

Dacă o companie este interesată să creeze și să mențină o imagine pozitivă în mass-media, atunci personalul organizației trebuie să includă funcția de secretar de presă.

Apariția profesiei în Rusia modernă datează de la mijlocul anilor 90 ai secolului trecut. Ea era angajată politic la acea vreme. Sarcina principală a secretarului de presă a fost să creeze o imagine pozitivă a unui anume partid politic. Mai târziu profesia a intrat în toate sferele de activitate publică și comercială.

Responsabilitatile secretarului de presa

Secretarul de presă trebuie să cunoască bine toate evenimentele care se petrec în organizarea cărora este chipul.

Schematic, direcția vectorilor activității secretarului de presă poate fi reprezentată astfel:

Vector extern

Oferirea de răspunsuri cuprinzătoare și bine motivate la întrebările reprezentanților mass-media, participând la filmări și susținând interviuri.

Vector intern

Conținutul site-ului corporativ informatii la zi, participarea la sistem comunicatii interne companii, răspunsuri la întrebările vizitatorilor site-ului.

Vector spre trecut

Monitorizarea presei și a publicațiilor online, urmărirea publicațiilor legate de activitățile companiei. Intocmirea rapoartelor analitice pentru management.

Vector către viitor

Abilități utile ale unui secretar de presă: trei tehnici de lucru cu informații

Secretarul de presă lucrează cu informații în fiecare zi în condiții de timp limitat și exigențe mari. cap. Prin urmare, analiza, structurarea și memorarea textului este o abilitate relevantă pentru el.

Vă sugerăm să stăpâniți și să aplicați trei tehnici de lucru cu informația.

Abstract clasic

Cunoști această metodă de a lua notițe de la școală. Esența unei note clasice este de a nota cele mai importante informații într-o formă prescurtată. În rezumatul dvs., asigurați-vă că indicați despre ce este vorba. Notează autorul cărții, titlul și amprenta acesteia.

EXEMPLU

Ilyahov M., Sarycheva L. Scrie, scurtează. Cum se creează text puternic. M.: Editura Alpina, 2017.

Scrieți pe scurt și suficient de concis pentru a fi înțeles. Amintiți-vă scopul notelor: de ce aveți nevoie de ele? Dacă dați note altor persoane, informațiile trebuie să fie complete. Tezele care vă sunt evidente pot fi necunoscute altora.

Vino cu propriile definiții pentru cuvintele utilizate în mod obișnuit. Notează-le în marginile primei pagini a notelor tale. Acesta va fi un indiciu pentru dvs. și pentru alți utilizatori ai notelor. Evidențiați subtitlurile și cuvinte cheie- vă ajută să navigați în ceea ce este scris. Folosește culoarea pentru asta. Scurtați cuvintele care apar frecvent.

EXEMPLU

Secretar-referent - s/r, munca de birou - d/p, Sankt Petersburg - Sankt Petersburg.

Dacă luați notițe manual, lăsați o marjă de aproximativ 5 cm pentru note, completări și comentarii.

Unele cuvinte sau expresii sunt mai ușor de desenat decât de scris. Vino cu propriile definiții pentru cuvintele utilizate în mod obișnuit. Notează-le în marginile primei pagini a notelor tale. Utilizați notații general acceptate.

EXEMPLU

Mai mult - ">", mai puțin - "<», примерно - «~», время - «t».

Nu utilizați un fragment din textul altcuiva în lucrarea dvs. fără a indica sursa - acesta este plagiat. Indicați pagina cărții sau a articolului de unde ați obținut informația, chiar dacă nu notați textual, ci schițați ideea generală.

Abilitatea de a lua notițe a ajutat în mod repetat mulți secretari de presă și asistenți.

Așa le-a spus editorilor Veronika Komleva, secretarul de presă al companiei de consultanță. Veronica îl însoțește adesea pe manager în timpul negocierilor. Șeful cere ca discuția să fie înregistrată cât mai detaliat. Anterior, ea nu a avut timp să ia notițe despre jumătate din informații. Prin urmare, ea și-a creat propria metodă de scriere cursivă: a scurtat cuvintele care apar frecvent și a omis vocalele în rest. Acest lucru a ajutat să înregistreze aproape fiecare frază și să mențină sincronizarea. Într-o zi, un client a început să fie indignat de prețul ridicat al serviciilor oferite. La care Veronica a spus: „Dar tu însuți ai spus la 16.23: „Cel mai important este să rezolvi cât mai repede problema scurgerii de personal. Costul nu este important.” Clienta a acceptat acest argument și apoi a întrebat-o îndelung pe Veronica cum a reușit să noteze tot ce s-a spus la întâlnire.

Tehnica „Al tău este al meu”.

Esența tehnicii este că nu înregistrați mecanic informațiile, ci le analizați și le amintiți. Ajută la structurarea informațiilor cât mai repede posibil. Luați o foaie de hârtie și desfaceți-o pe orizontală. În colțul din stânga sus, notează autorul și titlul cărții, articolului sau subiectului întâlnirii. Desenați un tabel cu trei coloane: „Plan”, „Al tău”, „Al meu”.

• În coloana „Plan”, notați conturul schiței: agenda întâlnirii, numele capitolelor sau secțiunilor.
• „Al tău” - principalele teze ale autorului sau lectorului.
• În coloana „A mea”, introduceți gândurile, emoțiile, asocierile dvs.

Asociațiile ajută la reținerea informațiilor. Cu cât există mai multe conexiuni logice sau emoționale cu ceea ce citiți sau auziți, cu atât informațiile vor fi reținute mai ferm în memorie.

Citiți rezumatul articolului Alinei Maksimova „ ”, Nr. 9, 2017 folosind tehnica „al tău este al meu” din Tabelul 1. Pentru a exersa tehnica, notează un articol dintr-o revistă.

Tabelul 1. Rezumatul articolului folosind tehnica „al tău este al meu”.

Nu este suficient să notezi faptele și ideile cheie. Gândiți-vă la cum puteți implementa recomandările culese din cărți și din presă.

Tehnica ADV

Dacă la serviciu citești o mulțime de articole și cărți greu de reținut, folosește tehnica ADV. De asemenea, este util atunci când nu este nevoie de o schiță detaliată sau nu există timp pentru aceasta. Tehnica ADV include trei elemente: adnotare, dominantă și inferență.

Rezumat - o scurtă repovestire a textului în unul până la trei paragrafe. Dominanta este ideea principală dintr-o propoziție, răspunsul la întrebarea „Despre ce este acest text?” Concluzie - evaluările dvs., gândurile, planul de acțiune bazat pe ceea ce citiți.

Notați ADV-ul fiecărui text util pe care îl citiți. În acest fel vă veți aminti cele mai importante informații și vă va fi mai ușor să navigați prin ceea ce citiți. Exemple de note ADV pentru articole și cărți sunt în Tabelul 2. Luați notițe pentru orice articol folosind tehnica ADV.

Tabelul 2. Rezumate ale articolelor și cărților în tehnica ADV

Sincer, de la bun început a fost greu să eviți ispita și să nu introduci definiția unui secretar de presă sub forma unui fel de formulă cuprinzătoare și aforistică. Cu toate acestea, nu am făcut asta și iată de ce. Conform unei definiții comune, secretarul de presă prezidențial, ca și secretarul de presă în general, este Responsabil cu mass-media si relatii publice,îndeplinirea tuturor sarcinilor care decurg din această responsabilitate. Aceasta este o definiție simplă, dar destul de exactă și, indiferent de modul în care considerăm toate diferitele funcții și puteri ale secretarului de presă prezidențial, va rămâne adevărată. Totuși, acesta este un caz clasic al definiției celei mai generale, la fel cu a spune că un politician este o persoană implicată în politică. Existența multor alte definiții, introduse în momente diferite de specialiști sau de purtătorii de cuvânt înșiși, precum „un secretar de presă este un rezident dublu în slujba societății și guvernului”, „un diplomat verbos”, „un jurnalist oficial”, „un consilier de presă”, „tehnolog PR”, „punte în două sensuri”, etc. - arată că activitățile secretarului de presă, presupusele calități ale acestuia și implicarea în procesul politic sunt mult mai ample și din punct de vedere profesional. , simpla definitie data la inceput nu ii este suficienta . În același timp, o serie de aspecte speciale ale activităților sale, inclusiv un angajament oficial mai mare față de schimbări permanente în domeniul de aplicare a funcțiilor, o schimbare a echilibrului de percepție a delegării din partea societății/autorității în legătură cu schimbările din situația politică, factorul personalitate etc., face imposibilă formularea unei definiţii succinte şi precise a secretarului de presă al Preşedintelui. Fiecare secretar de presă specific, având descrieri comune tuturor, are și propria definiție, bazată pe funcționalitatea sa specifică.

Pe baza acestui fapt, în continuare în prezentarea materialului voi opera cu definiții descriptive necesare pe măsură ce examinăm în detaliu diferitele funcții și aspecte ale activității secretarului de presă, fără a pretinde că creez definiții aforistice, dar cu jumătate de inimă.

Deci, secretarul de presă prezidențial este un reprezentant oficial al statului și guvernului, cel mai mult reprezentantul personal al președintelui accesibil prin definiție o sursă, în mod constant deținând o cantitate semnificativă de informații despre acțiunile autorităților care prezintă interes pentru societate/comunitate/grup și este autorizată să emită aceste informații sub formă de spoturi de informare, declarații și interviuri. A priori este clar că această informație este indirectă, nu este, ca să spunem așa, proprietate intelectuală sau un produs al activității politice a secretarului de presă, deși poate avea un clar personal colorare Secretarul de presă își exprimă puterea doar dacă este necesar prin diseminarea informațiilor necesare. Desigur, abaterile serioase de la această regulă, cu alte cuvinte, performanța amatorilor, pun sub semnul întrebării caracterul adecvat al funcționării unui anume secretar de presă. Sunt multe cazuri cunoscute în care, devenind un curs permanent de acțiune, aceste abateri au dus la înlăturarea lui Spoxman din funcție, ceea ce este complet corect. Secretarul de presă al președintelui sau șeful de facto al statului trebuie să precizeze periodic poziția țării sale pe diverse probleme, dar să facă acest lucru exclusiv în contextul semantic și emoțional determinat de decidentul său politic.

Practica

Françoise Ducrot, secretarul de presă al premierului canadian, l-a numit idiot pe președintele american George W. Bush în timpul unei discuții publice despre situația din jurul Bagdadului, la summitul NATO de la Praga. Prim-ministrul Jean Chrétien a trebuit apoi să caute scuze pentru o lungă perioadă de timp. „Nu este deloc un idiot. „Este un prieten”, a spus ulterior șeful guvernului canadian, încercând să iasă dintr-o situație neplăcută. Sub presiunea opoziției, Françoise a fost nevoită să demisioneze. Chrétien nu a acceptat prima ei scrisoare de demisie, dar a semnat-o pe a doua.

Secretarul de presă este foarte susceptibil la schimbări în domeniul de aplicare a funcțiilor în funcție de schimbările din situație. Nivelul de activitate publică a secretarului de presă depinde în totalitate de nivelul de activitate publică a președintelui (în majoritatea cazurilor vorbim de proporționalitate inversă) și de ideile acestuia din urmă cu privire la gradul acceptabil de publicitate a unui reprezentant al guvernului. Pe baza acesteia, un anumit președinte alege un anumit candidat pentru funcția de Purtător de cuvânt. Președintele, care vorbește de mai multe ori pe zi și comunică des cu jurnaliştii, are nevoie de un secretar de presă mai mult ca funcționar sau ca specialist în domeniul mass-media. În acest caz, ar putea fi chiar doar un membru al echipei înzestrat cu calități reprezentative. Într-un alt caz, președintele, care închide ochii față de componenta publică a activității sale, are nevoie de un secretar de presă activ, care să-l salveze de la comunicarea „inutilă” cu jurnaliştii etc. Astfel, se pare că singura sarcină aici este să alegeți corect un candidat. Dar problema este că sarcinile stabilite inițial, bazate pe o situație politică specifică, se pot schimba dramatic, ceea ce va presupune o schimbare la fel de dramatică a sferei funcțiilor. De exemplu, boala bruscă a unui președinte activ poate forța un secretar de presă mai mult sau mai puțin pasiv să țină zilnic conferințe de presă și să înlocuiască aproape literalmente șeful statului în mass-media. O campanie electorală lungă cu discursuri permanente ale președintelui candidat pentru un al doilea mandat poate recalifica un vorbitor public într-un organizator din culise. Nici măcar să nu vorbim despre diverse tipuri de urgențe, schimbări în situația internațională etc. În cele din urmă, președintele însuși poate schimba pur și simplu setarea inițială. Astfel, atunci când alegeți un spoxman, aparent, ar trebui să țineți cont de întreaga sferă a funcțiilor sale ipotetice, ceea ce îi va permite să-și stabilească diverse sarcini în funcție de situație și să conteze pe succes.

Dacă încercăm să clasificăm posibilele „tipuri” de secretar de presă pe baza celor de mai sus, putem distinge următoarele:

1. „substudant”;

2. „deputat”;

3. „producător”;

4. „de rezervă”.

Numele de aici vorbesc de la sine: „substudiul” îl înlocuiește aproape complet pe președinte în mass-media; „deputatul” îl completează la nevoie; „producătorul” este aproape străin de publicitate, dar el este cel care organizează întreaga „publicitate” a președintelui de la început până la sfârșit și, în cele din urmă, „rezerva” - o persoană care are puțin din toate calitățile de mai sus, nu este deosebit de public, dar este, în mod necesar, pregătit pentru publicitate. Foștii mei colegi se pot identifica cu ușurință atât pe ei înșiși, cât și pe ceilalți colegi în această clasificare, mai ales că componentele sale sunt ușor compatibile, și nu doar în perechi stricte bazate pe principiul nord-vest sau sud-est. De-a lungul anilor de lucru împreună, probabil că am întâlnit cu toții studenți de rezervă, producători înlocuitori și producători de rezervă și mulți alții.

Printre responsabilitățile directe ale secretarului de presă, voi remarca organizarea tuturor contactelor dintre președinte și jurnaliști – de la interviuri individuale la conferințe de presă ample, iar aceasta poate fi atât o latură pur organizatorică, cât și de fond. Se crede că orice comunicare, chiar trecătoare, între jurnaliști și președinte ar trebui să aibă loc în prezența secretarului de presă. Așa se explică faptul că Purtătorul de cuvânt îl însoțește constant pe Președinte: la toate evenimentele de protocol, în timpul călătoriilor locale și al vizitelor în străinătate.

Dacă este necesar, chiar secretarul de presă inițiază activitatea publică a președintelui. Face propuneri de organizare a anumitor evenimente publice pentru a crea posibilitatea președintelui de a vorbi pe o anumită temă de actualitate sau de a comunica cu jurnaliştii.

Responsabilitățile secretarului de presă includ și furnizarea de feedback - informarea președintelui. Recenzii ale presei locale și străine, fluxuri de știri ale zilei, materiale analitice, comentarii etc. - toate aceste materiale sunt pregătite zilnic, dacă nu direct de Purtătorul de cuvânt, atunci sub conducerea acestuia*.

În administrațiile prezidențiale din multe țări, secretarul de presă este responsabil pentru toate informațiile de la cele mai înalte autorități: este responsabil pentru conținutul site-ului oficial al președintelui, controlează întregul volum de informații care emană din administrație, inclusiv interviuri, conferințe de presă şi întâlniri individuale cu jurnalişti ai personalului superior al preşedintelui aparatului. În conformitate cu sistemul politic al țării, purtătorul de cuvânt poate supraveghea activitatea serviciilor de presă și a departamentelor de relații publice ale tuturor ministerelor și departamentelor.

În fine, secretarul de presă este un oficial de rang înalt din echipa președintelui, un om politic public. Având acces la aproape toate informațiile de la autorități și având statutul (în funcție de tradițiile administrative ale unei anumite țări) de asistent sau consilier al președintelui, secretarul de presă are, de obicei, alte sarcini care nu sunt legate de activitățile directe în conformitate cu ordinele. a șefului statului.

Voi spune câteva cuvinte despre delegare. Folosind lista de mai sus de funcții ale secretarului de presă, nu este greu de imaginat cum se alternează „responsabilitățile” sale în raport cu autoritățile și societatea. Pe de o parte, în percepția publicului, purtătorul de cuvânt lucrează pentru autorități și apără pozițiile acestora, pe de altă parte, îndeplinește funcția de intermediar, de reprezentant al publicului în guvern, „eliminând” informațiile din birourile închise și oferindu-l publicului. Secțiunea prezentată aici este condiționată: nu mi-am propus deloc sarcina de a plasa puterea și societatea în părți opuse și de a-l scoate pe Prometeu din secretarul de presă. Dar, în sens pur tehnic, această împărțire este convenabilă pentru prezentarea materialului: ne permite să evidențiem scara echilibrului delegării reciproce și să prezentăm metamorfozele secretarului de presă în percepția publică - de la un om de stat la un funcționar obișnuit, dar public. , unui politician celebru. Delegarea purtătorului de cuvânt poate fi pe deplin echilibrată doar în vremuri „liniștite” pentru țară, într-o perioadă pașnică fără alegeri, răsturnări sociale acute, urgențe, amenințări externe etc. Aici puteți lucra cu calm conform mecanismului descris mai sus - primiți întrebări de la societate , „cere” răspunde autorităților, transmite-le societății - apărând pozițiile de putere. Într-o perioadă, de exemplu, de luptă politică internă acută, echilibrul este brusc deranjat în favoarea autorităților, iar atunci secretarul de presă în percepția publică este mai mult un politician care se luptă cu adversarii decât un oficial guvernamental. În cazul unei amenințări externe sau al unei urgențe interne, cum ar fi un atac terorist, secretarul de presă reprezintă statul în unitatea societății și guvernului. Într-un fel sau altul, ca și în cazul domeniului de aplicare a funcțiilor, cel mai bine este ca o persoană care deține postul de secretar de presă al președintelui țării să țină cont în mod constant de existența unei astfel de scale și să fie pregătită pentru cele descrise. metamorfozele percepției.

În încheierea acestui capitol introductiv, voi reveni încă o dată la cele mai importante calități ale unui secretar de presă care au fost evidențiate la început - accesibilitatea, conștientizarea lui constantă și prezența unei note personale la declarații.

Disponibilitate un secretar de presă este una dintre cele mai importante și definitorii calități ale sale, principala garanție a succesului său. Un reprezentant al presei ar trebui să poată obține aproape întotdeauna informații sau comentarii de la secretarul de presă cu privire la diverse probleme, dacă este necesar - și prompt, fără a aștepta următoarea conferință de presă sau următorul comunicat de presă. Furnizarea de informații de interes către cel mai apropiat comunicat de presă este sarcina comună atât a jurnalistului, cât și a secretarului de presă. În același timp, hiperactivitatea secretarului de presă sub forma distribuirii nediscriminatorii a interviurilor și comentariilor poate deveni obositoare pentru societate și poate duce la scăderea eficienței activității. Până la urmă, nu trebuie să uităm că responsabilitățile secretarului de presă includ retenţie echilibrarea activităţii de informare din partea autorităţilor.

Sarcina este paralelă cu accesibilitatea conștientizare constantă spoxman. Indiferent de proximitatea următoarei întâlniri cu jurnaliştii, acesta ar trebui să fie mereu la curent cu procesul politic general şi să cunoască abordările oficiale ale şefului statului pe probleme de actualitate. Desigur, este imposibil să știi absolut totul, dar este necesar să avem acces constant la informații și posibilitatea unei comunicări productive constante cu președintele.

Referitor la personal colorarea declarațiilor sale, apoi, în ciuda cerinței de neutralitate impusă secretarului de presă, Purtătorul de cuvânt nu poate fi încă un robot lipsit de emoții care reproduce textele altora sau o mașinărie în cravată care răspunde la întrebări. Puterea de exprimare nu implică deloc o pierdere a personalității. Secretarul de presă trebuie să se investească într-un anumit fel în declarații, să le facă proprii și uneori să se joace cu ele. Nu spun deloc că un spoxman trebuie să aibă niște abilități de actor, deși nu exclud asta. În mod ideal, secretarul de presă ar trebui să fie sau eventual să devină membru al unei echipe politice specifice, o persoană care împărtășește convingerile actualului guvern. Acest lucru îi va permite secretarului de presă să fie sincer, natural și să se poziționeze ca asociat al șefului statului. În acest caz, vă puteți aștepta ca informațiile planificate pentru transmitere să aibă toate șansele să ajungă la destinatari după cum este necesar.