Public țintă:
Ţintă: stăpânirea tehnologiei de desfășurare a sesiunilor strategice
Partea I. Preferință video „Pregătirea unei sesiuni strategice”
Partea a II-a. Training „Sesiunea strategică. Etape și instrumente
efectuarea”.
Partea a III-a. Seminar online „Sesiunea strategică. Secrete de implementare
soluții în practica de muncă"
Durata 1,5 ore
pozitia de lider
- metodologie
- unelte
— colectarea rezultatelor și administrare
În timpul instruirii, participanții vor înțelege formatele sesiunilor strategice și de proiect și se vor familiariza cu etapele sesiunii. În practică, ei vor stăpâni instrumentele individuale ale fiecărei etape.
Durata 16 ore
Tehnologie „Positive Research” (“Positive Change Conference”)
Costul de participare: 15.000 de ruble.
Trainingul este condus de Daria Molchanova
În timpul instruirii, studenții vor folosi „propriile lor” exemple pentru a exersa tehnica de a conduce sesiuni strategice și de a dezvolta o strategie și vor dobândi abilități practice pentru dezvoltarea independentă a unei strategii de dezvoltare pentru compania lor. La sfârșitul seminarului, toți participanții vor primi certificate și consultații pe toate problemele de interes.
Munca de grup care vizează dezvoltarea în comun a deciziilor semnificative strategic ale organizației, cu participarea liderilor cheie ai companiei.
Obiectivele sesiunilor strategice:
- Dezvoltarea unei strategii a companiei sau a unui proiect semnificativ.
Căutarea și dezvoltarea unei soluții pentru a ieși dintr-o situație dificilă (întâmplată sau așteptată).
Asigurarea unei viziuni comune cu privire la situație, deciziile luate, planurile (cazuri în care o sesiune strategică urmărește în primul rând scopul de team building).
Creșterea cunoștințelor despre orice problemă sau schimbarea atitudinilor față de orice subiect (sunt cazuri când sesiunea strategică este legată de scopuri educaționale sau propagandistice).
Mai jos sunt exemple de obiective ale unora dintre sesiunile de strategie specifice care au fost deja efectuate.
1. „Asigurați-vă că șefii birourilor regionale (150 de persoane) admit că calitatea muncii cu clienții este nesatisfăcătoare, iar responsabilitatea pentru aceasta revine acestora, și nu companiei de management. După sesiunea strategică, participanții ar trebui să vină cu idei și planuri specifice despre cum să îmbunătățească calitatea serviciilor în birourile lor reprezentative, trebuie să dorească sincer să implementeze aceste planuri.”
2. „Găsiți oportunități de reducere a bugetului cu 10% pentru anul următor și formulați un plan optimizat de dezvoltare a companiei.”
3. „Dezvoltați o strategie și un plan pentru lansarea unei noi linii de afaceri N, asigurați o viziune unificată asupra noii afaceri în rândul tuturor membrilor echipei.”
4. „Identificați toate proiectele care se suprapun (direct și indirect) lansate în companie, asigurați integrarea proiectelor între ele și cu obiectivele companiei și formați un program unificat de proiecte.”
Rezultatele sesiunilor strategice sunt de obicei:
Soluții și planuri bine dezvoltate.
Difuzarea de informații sau idei importante (participanții „intră” în idei).
Viziune comună și spirit de echipă.
Idei noi și strategii alternative.
O sesiune de strategie este condusă de obicei de un moderator care utilizează tehnici de moderare și, respectiv, de facilitare. Cât de reușită va avea munca întregului grup depinde de profesionalismul acestei persoane. Deoarece la sesiunile strategice participă de obicei manageri și experți, al căror timp este destul de costisitor, este indicat să atrageți un profesionist care să acționeze ca moderator-facilitator. În caz contrar, sesiunea strategică se poate transforma într-un „Congres al Deputaților Poporului”, polifonie, „vărsare din gol în gol”, care nu duce la o viziune și o soluție unitară a problemei.
Moderarea diferă de facilitare prin faptul că are un algoritm specific, clar pentru munca grupului. Iar facilitarea este mai degrabă un set de metode diferite de lucru în grup, aranjate la discreția facilitatorului, nu există un scenariu universal strict.
De ce este important un moderator sau un facilitator profesionist (la urma urmei, puteți numi unul dintre liderii sau experții dvs. pentru a coordona activitatea grupului)? Voi da principalele argumente:
Un moderator sau un facilitator profesionist poate dezvolta inițial cel mai optim scenariu de lucru în funcție de obiectiv.
El poate selecta instrumentele și formele de lucru optime pentru fiecare etapă a sesiunii strategice, astfel încât munca să fie interesantă și, în același timp, fiecare minut de muncă colectivă ajută la înaintarea spre obiectiv.
Știe să gestioneze dinamica grupului, să lucreze cu rezistența participanților individuali, să-i implice pe cei care nu sunt implicați, să neutralizeze participanții activi distructiv etc.
Oferă vizualizarea eficientă a sarcinilor, înregistrând deciziile de grup (nu doar notarea ideilor inteligente pe un flipchart, ci oferind note structurate care pot fi utilizate convenabil în viitor. Vizualizarea în sine este o artă!).
Acționează ca un arbitru independent, asigură imparțialitatea și crește șansele de a găsi, auzi și lucra la idei solide, chiar dacă acestea sunt în conflict cu ideile liderilor participanților la sesiunea de strategie (se întâmplă adesea ca ideile semnificative să nu apară pentru simplu). motivul pentru care liderul are prea multă influență asupra minții participanților la sesiunea de strategie - acesta este cazul dacă sesiunea de strategie este gestionată de unul dintre ei, și nu de un moderator expert extern).
Iată un exemplu de frază a șefului unei companii pentru care am desfășurat o sesiune strategică: „De ce nu putem noi înșine, lucrând împreună (la întâlniri, de exemplu), să obținem aceleași rezultate? Oamenii sunt la fel , timpul este același, problemele și sarcinile inițiale sunt similare, dar rezultatul lucrului împreună este complet diferit."
Pentru a evalua importanța atragerii unui profesionist, vă sugerez să urmăriți exemplele de obiective prezentate mai sus în acest articol. Dacă sunteți încrezător că puteți obține rezultate pentru aceste obiective, de exemplu, într-o zi lucrătoare, poate că nu aveți nevoie de un facilitator expert. Dar, de regulă, pentru a îndeplini timpul limitat și a asigura rezultatul cu calitatea cerută, nu se poate face fără un expert adecvat.
Factori importanți care influențează succesul unei sesiuni de strategie:
· Pregătire temeinică (80% din timp în raport cu ora evenimentului – fiecare detaliu trebuie gândit).
· Implicarea participanților (folosind tehnologii adecvate).
· Atenție la detalii (capacitatea de a auzi semnale subtile despre ceva important de la participanți).
· Atitudine creativă (ieșire, pe cât posibil, din ideile-cadru despre situație, problemă, scop).
· Logistică competentă (cine, unde, când, cât timp, cu ce ajutor).
· Formarea de intenții generale și individuale pentru acțiuni specifice pe baza rezultatelor sesiunii strategice (nu „doar convenit asupra unui lucru” - sesiunea trebuie să se încheie cu un plan de acțiune elaborat, profund simțit de fiecare participant, și nu un plan de acțiune formal care să conțină criterii pentru rezultate, inclusiv intermediare).
Etape aproximative ale unei sesiuni strategice :
1. Pregătire (crearea unei atmosfere de lucru).
2. Stabilirea obiectivelor.
3. Analiza situaţiei actuale.
4. Prognoza.
5. Identificarea alternativelor.
6. Evaluarea și selectarea strategiei alternative.
7. Elaborarea deciziei luate în detaliu.
8. Determinarea criteriilor de eficacitate a implementării strategiei alese
9. Cascadă de scopuri și obiective, formând un plan de acțiune.
10. Finalizare.
Cele mai frecvente dificultăți la desfășurarea sesiunilor strategice:
· Limită de timp.
· Motivarea scăzută a participanților.
· Lipsa informațiilor inițiale pentru luarea deciziilor sau calitatea scăzută a acesteia.
· Conflicte, contradicții de interese.
· Lipsa condițiilor pentru munca continuă eficientă a participanților (distrageri, premise zgomotoase, bariere ale gândirii stereotipe care nu au fost înlăturate la început etc.).
Un moderator profesionist va depăși cu măiestrie toate aceste dificultăți. Sarcinile tale cheie în calitate de client client sunt să stabilești obiectivul sesiunii de strategie și să reuniți oamenii la ora stabilită.
Alegerea unui moderator sau facilitator nu este dificilă - uită-te la experiența și instrumentele pe care le folosește expertul. Nu există mulți profesioniști pe piață, dar sunt destui pentru a-ți găsi „persoana ta”.
Câteva sfaturi despre cum să alegeți un facilitator de sesiune de strategie :
· Este foarte de dorit ca expertul să fie familiarizat cu instrumentele clasice de moderare și facilitare și să fi urmat o pregătire adecvată (deține un certificat), de preferință de la maeștri occidentali sau folosind metode occidentale. Dacă tu însuți ai fost instruit, de exemplu, de germani, atunci înțelegi de ce este important acest lucru - ei se gândesc și verifică fiecare „strănut” în timpul sesiunii, au multe de învățat (comparativ cu abordarea noastră „creativă” internă de „săpat pe aici”). Tehnici de vizualizare, tehnologii pentru formularea întrebărilor cheie, algoritmi de scenarii - toate aceste subtilități, invizibile pentru participanți, afectează direct rezultatul sesiunii strategice.
· Cereți facilitatorului potențial să descrie scenarii pentru sesiunile desfășurate anterior și să arate fotografii cu flipchart-uri sau alte materiale (subiectul sesiunii de strategie nu trebuie să fie similar cu al dumneavoastră). Evaluați consistența etapelor, calitatea vizualizării, conformitatea algoritmului sesiunii și rezultatele cu scopul stabilit. Dacă aveți de unde alege, după ce ați analizat trei sau patru opțiuni pentru sesiuni strategice ale diferiților prezentatori, veți putea face o alegere - de obicei diferența de abordări și profunzimea elaborării este clar vizibilă cu ochiul liber. Dacă există posibilitatea de a obține feedback de la companiile pentru care s-a desfășurat o anumită sesiune, faceți acest lucru.
· Este bine dacă liderul sesiunii strategice are o înțelegere destul de completă a structurii companiei, a principalelor inputuri manageriale și cunoaște aparatul conceptual de bază. Poate fi foarte amuzant atunci când, de exemplu, într-o companie de telecomunicații, liderul de sesiune, când aude cuvântul „migrarea abonaților”, își imaginează modul în care oamenii fizici se deplasează de la un teritoriu la altul și în timpul discuției pune întrebări pe baza acestei înțelegeri. ale lui (deși se referea la transferul datelor abonaților de la un sistem la altul). Există o mulțime de controverse în acest sens, se crede că facilitatorul nu trebuie să înțeleagă specificul subiectului sesiunii și specificul afacerii. Și teoretic, sunt de acord cu asta - dacă ai un instrument bun, chiar nu trebuie să-l dai seama. Dar, în practică, un nivel insuficient de competență al prezentatorului poate duce la faptul că sesiunea nu va fi percepută de participanți ca un eveniment serios, semnificativ (vor chicoti între ei sau, mai rău, vor trata munca în mod formal).
· Dacă sesiunea strategică este mare și necesită implicarea unui număr mare de prezentatori, asigurați-vă că solicitantul dumneavoastră are experiență în dezvoltarea și transferul scenariilor către alți prezentatori (pentru a nu se dovedi a fi „cine este în pădure , care nu mai are nimic” atunci când formatul de rezultat al unui grup de lucru nu funcționează cu formatul rezultatului altui grup).
· Persoana liderului sesiunii strategice este importantă. Pe de o parte, această persoană ar trebui să fie percepută de managerii de top ca un partener, propria persoană, iar pe de altă parte, acesta este un „lider invizibil” care controlează ceea ce se întâmplă la sesiune. Participanții ar trebui să aibă impresia completă că toată munca este realizată de ei înșiși, nu există nicio idee sau decizie impusă lor de prezentator. Acest lucru garantează că în viitor deciziile luate de participanții la sesiune vor fi implementate cu un grad mai mare de probabilitate. În acest sens, carisma și strălucirea antrenorului, care este solicitată în programele de antrenament, se pot dovedi în acest caz a fi un dezavantaj. Teoretic, prezentatorul poate fi o persoană strălucitoare, dar într-o sesiune strategică trebuie să fie capabil să-și mențină atenția asupra sarcinii și nu asupra lui însuși. Acesta este un punct critic.
Pentru a diagnostica capacitatea sa potențială de a fi o „eminență gri” și nu o „vedetă” în etapa de selectare a unui moderator-facilitator, acordă atenție modului în care expertul interacționează cu tine în cadrul negocierilor Raportează orice problemă care te privește vezi reacția potențialului facilitator este implicat, în timpul conversației, prin auto-poziționare (s-a arătat narcisist? - fenomen întâlnit adesea în rândul celor care aleg profesia de „conducere de grupuri”)? Sau magic, fără să știi, această persoană te-a ajutat să avansezi în înțelegerea și rezolvarea problemei.
· Nu contează pe cine angajezi - o mare companie contractantă sau un freelancer care va aduna o echipă de lideri pentru tine pe cont propriu. Uită-te la interpretul individual, și nu la marca și regalia companiei.
1. Asigurați-vă că interpretul înțelege contextul, de ce a apărut necesitatea unei sesiuni de strategie, cu ce sarcini curente se confruntă compania, cum a fost rezolvată anterior sarcina, problema unei sesiuni de strategie. Descrieți profilul participanților, atitudinea acestora față de subiectul sesiunii strategice, specificul personal și profesional.
2. Acordați asupra scopurilor și obiectivelor sesiunii strategice.
3. Acordați asupra logisticii sesiunii strategice (program de lucru, pauze de cafea, prânzuri, călătorii, furnizare de materiale - cine, când, unde, cu ce, ce fac). Adesea, o a treia companie este implicată în sarcini de logistică, este bine dacă acești doi interpreți își înțeleg sarcinile, munca lor va fi coordonată unul cu celălalt.
4. Acordați cerințele pentru locație sau oferiți contractantului o descriere detaliată a spațiilor disponibile și asigurați-vă că acestea sunt adecvate. Indiferent cât de banal ar părea, uneori o cameră poate strica toate planurile moderatorului.
De exemplu, plănuiam o conferință de dealeri cu elemente de moderare pentru o mare companie de automobile. Ni s-au oferit informații despre incintă; în fotografie erau camere spațioase, fiecare dintre ele putea găzdui cu ușurință 2 grupuri pentru lucru. Dar când am ajuns acolo, s-a dovedit că sălile erau mici (de 3 ori mai mici decât ne așteptam), iar mesele celor două grupe erau chiar una lângă alta. A trebuit să schimbăm rapid formatul de lucru, să combinăm grupurile într-unul mare la fiecare site, să schimbăm scenariul, să dăm noi instrucțiuni tuturor antrenorilor.
5. Asigurați o întâlnire între furnizor și clientul intern (cel mai probabil aceasta este prima persoană) pentru a conveni asupra obiectivelor și scenariului sesiunii de strategie și pentru a oferi suport. În plus, de regulă, întâlnirile cu managerii cheie înainte de o sesiune strategică sunt utile pentru a discuta obiectivele sesiunii strategice și viziunea lor.
6. Acordați formatul de raportare de la furnizor (structura raportului, fotografii etc.)
7. Acordați posibila participare a prezentatorului la lucrările ulterioare după sesiunea strategică (uneori sunt necesare post-sesiuni intermediare, ca în instruire, și este bine dacă sunt conduse de aceeași persoană sau companie).
8. Discutați algoritmul pentru scenariul sesiunii strategice, ajutați furnizorul să prezică din timp ce răspunsuri va primi cel mai probabil la întrebările de susținere din formularea curentă.
9. Oferiți interpretului suport moral și informațional. Lucrezi pentru un singur scop. Dacă ați ales un interpret, nu mai trebuie să-l verificați „pentru puncte slabe” oferiți toate oportunitățile pentru pregătirea lui eficientă.
Pentru a înțelege ce fel de sprijin este necesar după o sesiune strategică, să ne dăm seama de ce este nevoie de acest sprijin.
Obiectivele cheie sunt următoarele :
· 
Oferiți sprijin pentru implementarea deciziilor luate în cadrul ședinței - uneori apar noi dificultăți care necesită înțelegere generală și elaborare într-un format similar, dar simplificat, ca la o ședință strategică mare. Uneori, aceasta este o muncă individuală „ala coaching”.
· Asigura controlul intermediar al deciziilor luate. Apoi, facilitatorul este implicat în desfășurarea procesului de prezentare și în discutarea rezultatelor intermediare. Aceasta nu este o întâlnire obișnuită, ci un eveniment de hotar, simbolizând sfârșitul unei etape cheie.
· Furnizarea de PR și promovarea activităților și soluțiilor post-sesiune.
În total, pe baza rezultatelor multor ani de observații, pot spune că chiar și o sesiune de strategie condusă cu succes în sine este mai puțin eficientă pe termen lung decât o sesiune mai slabă, dar inclusă într-un fel de sistem holistic de activități legate de dezvoltarea companiei. În linii mari, o sesiune de strategie nu este o „viziune trecătoare”, ci un element al atingerii scopurilor și obiectivelor specifice ale companiei. Nu ar trebui să se întâmple „deodată” și nu „pentru că a sosit momentul întâlnirii anuale”, ci din cauza faptului că au apărut probleme semnificative care necesită o discuție comună.
M. Ivanova, business coach, consultant în domeniul managementului de proiect, moderator sesiuni strategice.
În 2016, se primesc un număr mare de comenzi pentru diferite tipuri de sesiuni corporative, pe care companiile le desfășoară împreună cu angajații lor, hotărând unde să se deplaseze în continuare, cum să-și schimbe propriul model de afaceri, cum să devină mai flexibile și mai adaptabile. În același timp, clienții numesc evenimente „strategice” cu scopuri și compoziție foarte diferite a participanților. În articol voi împărtăși experiența mea în desfășurarea unor astfel de sesiuni, concentrându-mă pe cele mai importante puncte de care organizatorul nu ar trebui să le uite și care trebuie să fie clar agreate cu clientul.
Deci, să ne imaginăm că există o cerere de conduită sesiune strategică durează de la una până la trei zile pentru 20-50 sau chiar 100 de participanți. Poate exista și o opțiune complexă, care implică manageri din firma-mamă sau clienți, care adaugă mai multă muncă pregătitoare.
1. Întâlnește-te cu clientul și discutăasteptari. Următoarele întrebări vă vor ajuta:
Dacă la sesiune vor fi prezenți oameni din alte companii, merită să clarificăm alte câteva întrebări:
De asemenea, este important să fim de acord că clientul principal va deschide sesiunea și, în propriile sale cuvinte, timp de aproximativ cinci minute, va vorbi despre scopuri și obiective și de ce este atât de important să o ținem aici și acum. Pentru participanții la întâlnire, aceasta este o confirmare a stării și semnificației acestui eveniment și adesea o motivație suplimentară pentru a contribui la rezolvarea problemelor importante pentru companie. Iar pentru prezentator, aceasta este confirmarea mandatului de a organiza evenimentul.
2.Studiați materialele disponibile despre companie. Dacă, de exemplu, sesiunea este dedicată construirii planurilor de dezvoltare pentru următorii unu până la trei ani, atunci vor fi utile datele despre schimbările care sunt deja implementate și problemele care apar. Dacă aveți ocazia să efectuați unul sau două interviuri cu mai mulți angajați ai companiei, vă sfătuiesc cu tărie să faceți acest lucru, deoarece acest lucru vă va cufunda cât mai mult posibil în contextul lucrării care urmează.
3.Următorul pas în pregătirea sesiunii va fi elaborarea și convenirea unui scenariu cu clientul. Este important să rețineți regula potrivit căreia durata maximă a oricărei discuții nu este mai mare de o oră și jumătate. După care merită să schimbați activitatea sau să amestecați echipele pentru a continua discuțiile.
Formularea întrebărilor în sine trebuie elaborată echipe Este foarte util să scrieți în limba acceptată de companie, în cuvinte care să fie recunoscute pentru ei.
Din experiența mea, atunci când creez un scenariu de eveniment, numărul maxim de activități este mai întâi descris în condiții ideale, când nu are loc nici o singură defecțiune și echipe nu este nevoie de timp suplimentar și nimeni nu clarifică sau comentează nimic. În practică, trebuie să existe întârzieri: așteptând sosirea tuturor; Un subiect vă va captiva atât de mult încât aveți nevoie de mai mult timp; clarificarea unei sarcini. Prin urmare, liderul trebuie să fie gata să redeseneze planul în orice moment, înțelegând ce discuții în echipe sunt obligatorii și ce poate fi sacrificat. Avem nevoie de un script de rezervă pre-dezvoltat, o versiune a planului principal tăiată la jumătate.
Prima jumătate de oră a sesiunii este de obicei petrecută exprimându-și scopurile și obiectivele, principalele etape ale lucrărilor viitoare și regulile de lucru.
Iată câteva reguli generale utile de angajare:
Pe măsură ce discuția progresează, poate fi necesar să reveniți la aceste reguli și să le amintiți de ele.
Mai întâi trebuie să spargi gheața și să încurajezi participanții la sesiune să-și folosească imaginația. Acest instrument este foarte important de utilizat, pe lângă logica strictă la care aderă aproape toți angajații marilor companii. Pot recomanda lucrul cu fotografii. Indiferent cât de bine se cunosc oamenii, trebuie să înceapă să comunice și să se pregătească să lucreze la acest subiect. Tema alegerii unei imagini foto funcționează cel mai bine pentru aceasta.
În această etapă, puteți folosi fotografii pentru a prezenta participanții într-un mod neobișnuit și pentru a vă cunoaște mai bine. De exemplu, puteți invita participanții să aleagă dintre diferite imagini ale podurilor, clădirilor și mecanismelor ceea ce le place cel mai mult și să spună ce le-a atras atenția și dacă este într-un fel similar cu persoana însăși.
Dacă nu există timp sau sarcină pentru a prezenta oamenii, atunci folosind aceleași fotografii puteți trece imediat la discutarea subiectului muncii grupului. Cea mai simplă opțiune este de a cere fiecărui participant să aleagă două fotografii: cum este acum și cum ne dorim să fie în viitor. Apoi începeți să creați o imagine generală pe perete: agățați imaginile în stânga așa cum sunt și în dreapta așa cum ar trebui să fie și cereți tuturor să comenteze pe scurt. De asemenea, puteți atribui cuvinte cheie imaginilor foto selectate. Acest lucru va demonstra foarte clar întregului grup modul în care toată lumea înțelege situația actuală, dacă există imagini similare și, cel mai important, procesul de creare. viziune comună asupra viitoruluiîntreaga echipă.
Fotografiile pot și trebuie folosite într-o varietate de moduri, cu diferite emoții și culori ale vieții, deoarece oamenii, după ce au ales o imagine care este în consonanță cu ei înșiși, își vor spune cu siguranță asocierile. După aceasta, puteți trece direct la lucrul la probleme care sunt relevante pentru companie.
În timpul sesiunii, este extrem de important să ții evidența timpului pentru fiecare dintre discuții și să poți gestiona discuția, mai ales dacă brusc echipăîncepe să iasă în afara subiectului. Se întâmplă că clientul însuși începe să „direcționeze” și să încerce, din obișnuință, să gestioneze în mod independent cursul sesiunii. Aici merită să indicați cu blândețe și persistență că structura sesiunii și desfășurarea acesteia sunt domeniul dvs. de responsabilitate, dar conținutul rezultatelor obținute este responsabilitatea lui și a echipei sale. Acest lucru este de obicei suficient pentru a-i concentra pe toată lumea pe subiectul său.
Accentul principal în această etapă ar trebui să fie de a nu pierde nimic valoros din propunerea echipei și de a-l transmite clientului în formatul care îi este cel mai familiar și util.
Îmi amintesc de una dintre primele mele ședințe, înainte de care nu am precizat sub ce formă ar trebui furnizate rezultatele. După ce am pregătit o prezentare cu o mulțime de fotografii și videoclipuri și un fișier Excel detaliat cu un plan de acțiune, am fost foarte surprins când am aflat că raportul final nu este bun. S-a dovedit că atât pentru departamentul de contabilitate, cât și pentru managerul care a monitorizat implementarea acordurilor pe sesiune, a fost suficient un simplu document în Word, care consemna principalele decizii ale echipei. După ce am discutat acest lucru în prealabil, aș fi economisit mult timp în crearea și refacerea raportului.
În concluzie, aș dori să remarc încă o dată că pregătirea și conduita sesiune strategică– un proces foarte viu și dinamic. Este foarte asemănător cu improvizația de jazz: faci multă pregătire, înveți note și compoziții de jazz. Și când începe spectacolul, ai încredere în fluxul muzical și îți urmezi intuiția și sentimentul momentului. De asemenea, desfășurarea unei sesiuni strategice: este foarte important să vă pregătiți organizațional și semnificativ, să aveți cel puțin două scenarii în stoc, iar în timpul sesiunii, observând modul în care echipele fac față sarcinilor, să fiți gata să urmăriți fluxul de lucru în echipă și efectuați rapid modificări.
Sesiune strategică - o parte integrantă a vieții oricărei companii căreia îi pasă de existența pe termen lung. - nu numai procesul de analiză și formulare a scopurilor, coordonarea abordărilor. Dar, în același timp, creșterea angajamentului angajaților și transferul responsabilității acestora.
În acest articol vom încerca să vorbim despre principalele caracteristici ale sesiunilor strategice, despre procesul de desfășurare a acestora și despre capcanele care pot fi întâlnite la planificarea lor.
Mai întâi, să definim conceptele. O sesiune strategică nu este ceva diferit la nivel global de o întâlnire (sau conferință). Acesta este un format în care participanții ascultă, gândesc, discută și iau decizii. Și în acest sens, nu este nimic mistic sau supercomplicat în organizarea acestei activități.
Facem o împărțire condiționată a sesiunilor strategice în:
într-adevăr, sesiune strategică — procesul de analiză a stării firmei și de elaborare a deciziilor de natură strategică (determinând durata de viață a afacerii sau cu un orizont lung de planificare). Un astfel de eveniment nu atrage un număr mare de participanți. De regulă, aceștia sunt proprietarii/acționarii de afaceri și conducerea de vârf. Adesea, o astfel de întâlnire este precedată de un fel de sesiune de previziune.
Sesiune de previziune
- un eveniment/discuție care vizează prognozarea situației la nivel macro (țară, lume, industrie) sau în încercarea de a prezice dezvoltarea/apariția așa-ziselor tendințe. De exemplu, apariția noilor tehnologii, schimbări în caracterul sociocultural etc. În esență, o sesiune vizionară. O astfel de prognoză vă permite să „vedeți” posibilitățile de dezvoltare ulterioară a companiei și, la sesiunea strategică ulterioară, să alegeți direcția corectă de dezvoltare și să stabiliți obiectivele corecte. Un astfel de eveniment (sau proces) reunește experți din multe domenii, dar poate fi și destul de comprimat în compoziție și timp.O sesiune strategică poate deveni un instrument pentru creșterea angajamentului și transferul responsabilității către angajați. Și team building la nivel de coordonare și acceptare a obiectivelor și abordărilor de afaceri, repartizarea sarcinilor între funcții. De asemenea, este posibil să se considere astfel de evenimente ca una dintre etapele introducerii schimbărilor în companie.
În acest caz, sesiunea strategică trebuie să se desfășoare cu implicarea numărului maxim de angajați (de exemplu, toți managerii) conform formatului conferință corporativă .
Pentru timp pierdut... pentru buget irosit... pentru relatii distruse intre colegi... DIN LIPSA DE REZULTATE!
Principalele probleme cu care se confruntă companiile în desfășurarea unei sesiuni strategice sunt standard:
Și lista continuă și continuă. Unele dintre problemele enumerate sunt rezolvate prin invitarea consultanților terți. Dar nu toate. Va trebui să transpiri pe cont propriu.
Există o opinie: „hai să invităm un facilitator cool cu o diplomă să conducă o sesiune strategică pentru noi”. Conducerea unei sesiuni de strategie este doar un eveniment pe termen scurt. De fapt, această abordare duce adesea la performanța unei maimuțe narcisiste și la lipsa rezultatelor. O sesiune strategică trebuie planificată și pregătită. Chiar dacă este o sesiune strategică a unei mici divizii a companiei. Și de multe ori poți să faci fără a invita un facilitator de lux.
Sarcina facilitatorului (sau moderatorului) este de a oferi condiții confortabile pentru atingerea scopurilor evenimentului. Aceasta poate implica lucrul cu un grup – stabilirea regulilor, gestionarea discuțiilor și activității participanților, propunerea de formate pentru elaborarea și adoptarea deciziilor. În esență, facilitatorul este organizatorul procedurii. Și un psiholog de grup. Pentru că o sarcină importantă pentru un facilitator este menținerea atmosferei și monitorizarea dinamicii grupului.
Dacă în echipă există o persoană (de preferință nici măcar un reprezentant al departamentului) care, după ce s-a distanțat de discuția și poziția ierarhică din companie, își poate asuma rolul de a conduce o astfel de întâlnire, merită să o luăm mai aproape. uita-te la el. Dar…
...Dar în unele cazuri este imposibil să faci fără un(i) specialiști terți. De exemplu, statutul participanților nu permite invitarea unui facilitator intern... sau aceasta este o conferință corporativă în care un număr mare de grupuri trebuie să se deplaseze simultan conform unui program pre-dezvoltat... sau un nivel ridicat de rezistență/ este de așteptat un conflict între participanții la sesiune... Pot exista multe situații.
În primul rând, aceasta este o persoană care are experiență în dezvoltarea și desfășurarea unor astfel de evenimente. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să te uiți la CV-ul tău și la prima întâlnire să pui întrebări despre sarcinile care trebuiau rezolvate.
Modelul STAR folosit pentru . Cu cât candidatul dumneavoastră descrie mai pe deplin situația, sarcinile, acțiunile și rezultatele (chiar eșecurile), cu atât mai multă încredere poate inspira.
Al doilea punct important este înțelegerea contextului de afaceri, a proceselor care au loc în companii. Consultantul nu trebuie neapărat să vă cunoască în detaliu afacerea. Dar experiența de lucru cu companii similare este de dorit. Va fi foarte experiența managerială este utilă(care uneori lipsește în formatorii „carte”).
Al treilea punct este cum confortabil în comunicații cu această persoană. În special oficialii de vârf ai companiei, cu care va trebui să lucreze îndeaproape în pregătirea programului. De asemenea, importantă este aceeași poziție de „consultant” - înțelegerea capacităților cuiva și, în unele cazuri, lipsa de dorință de a urma exemplul clientului (dar numai pentru binele său). Cât de asemănătoare și de încrezătoare este poziția acestui specialist (acesta nu este narcisism) în comunicare? La urma urmei, această persoană trebuie să lucreze cu grupul și să netezeze eventualele momente tensionate.
Dacă este nevoie de o întreagă echipă de facilitatori, atunci este o idee bună să vă asigurați în avans de competența acestora. Prezentatorul principal trebuie să aibă experiență ca „mare trainer” - să fie capabil să transmită programul/tehnologia dezvoltat, să coordoneze munca mai multor specialiști.
Toate cele de mai sus pot fi clarificate in timpul primei intalniri cu un consultant, in momentul discutarii scopurilor si obiectivelor sesiunii dumneavoastra strategice.
Să încercăm să subliniem pe scurt punctele cheie în elaborarea planului pentru sesiunea strategică. Această listă mică poate fi folosită ca o listă de verificare (desigur, completările și adaptările la condițiile dvs. sunt binevenite.)
Planul strategic al sesiunii reprezintă răspunsurile la întrebările din primele trei puncte. După ce ați înțeles numărul de subiecte/sarcini și le-ați estimat aproximativ timpul, puteți crea prima versiune a programului. Și răspunzând la întrebările ulterioare, detaliați și completați.
Când planificați timpul fiecărui bloc, este util să bugetați cu 10% mai mult decât pare la prima vedere. De asemenea, trebuie să ne amintim că formatele care necesită coordonarea sau implicarea participanților necesită mai mult timp. De exemplu, o serie de grupuri de lucru în cascadă ar trebui să se încheie cu prezentarea rezultatelor muncii lor (o serie de prezentări) și apoi consolidate într-un singur document. Și durează mult, dar nu există nicio cale de a o ocoli. Pentru că, dacă episodul de prezentare a rezultatelor muncii fiecăruia este „înghițit”, în etapa următoare grupul poate experimenta rezistență sau o scădere a motivației.
Un element obligatoriu al planului strategic al sesiunii ar trebui să fie activitățile menite să lucreze cu starea emoțională a participanților. La începutul, mijlocul și sfârșitul zilei/evenimentului. Și acest lucru necesită timp - energia psihică nu poate fi ignorată.
După cum știți, majoritatea oamenilor care trăiesc pe Pământ sunt oameni vizuali. Acest lucru a permis odată omenirii ca specie să supraviețuiască. Așadar, pentru ca sesiunea strategică să aibă și șansa să „supraviețuiască” și să nu se usuce în dezbateri sau, dimpotrivă, în absența dinamicii, trebuie să te gândești la vizualizare. Diagramele de performanță financiară sunt bune. Dar mai e nevoie de ceva.
Un instrument standard pentru o sesiune strategică sunt tabelele goale care stabilesc structura discuției de grup și formatul rezultatului acesteia. Opțiune mai avansată - "Șervețel de afaceri" - o formă specială în care este prezentă și informația stimul, iar structura pare să conducă participanții la rezultatul planificat.
Tot ceea ce dorim să oferim mai jos se bazează pe cei peste 10 ani de experiență. O atenție deosebită este necesară pentru momentul dezvoltării programului și al pregătirii raportului. Adesea, planificarea incorectă sau dorința de a face lucrurile mai repede au dus la o sesiune strategică ineficientă.
1. Formularea scopurilor și obiectivelor sesiunii. Definirea rezultatelor dorite și a formatelor acestora.
Cu cel puțin 1,5 luni înainte de sesiune.
2. Stabilirea datei și locației. Selectarea preliminară a site-ului. Prezentarea candidaților pentru rolul de moderator al sesiunii strategice.
Cu cel puțin 1,5 luni înainte de sesiune.
3. Selecția finală a prezentatorului. Determinarea blocurilor de program și a rapoartelor necesare. Formarea primului proiect al programului. Rezervare camera.
Cu cel puțin 1 lună înainte de sesiunea strategică.
4. Dezvoltarea programului la nivel de discuții și sesiuni plenare. Determinarea formatului de ieșire a rezultatelor după discuții. Intocmirea de rapoarte si speakeri. Determinarea blocurilor de programe suplimentare - masă bufet, team building etc.
cu 2 saptamani inainte de eveniment.
5. Formarea listelor de grupuri de lucru. Instruirea facilitatorilor interni sau invitați. Exersarea activităților cheie în grupuri focale (dacă este necesar). Materiale de imprimare.
7-4 zile inainte de sedinta.
Petreceți timpul rămas înainte de sesiune cu tratamente spa și pregătire mentală. Glumă! Dar ar trebui să rămână întotdeauna câteva zile pentru orice schimbare.
Când? Cu siguranță nu într-un moment de criză pentru companie, când se pune problema supraviețuirii, sau reticența proprietarilor de a privi în viitor. De asemenea, nu se recomandă elaborarea unei strategii în condiții de instabilitate extremă a mediului extern. Dificultăți apar în cazul startup-urilor - produse/servicii complet noi cu o piață neformată - greu de anticipat.
În toate celelalte cazuri, indiferent de sarcini (dezvoltarea obiectivelor sau creșterea implicării), o sesiune strategică poate fi planificată și implementată.
Ar trebui să vă așteptați să dureze cel puțin 1 zi. Acest timp permite tuturor participanților să se cufunde în subiect, să dezvolte și să convină asupra soluțiilor optime, să elaboreze foi de parcurs și să distribuie responsabilitățile.
Ne pare rău, dar în unele cazuri este obișnuit ca managerii să se ocupe doar de sarcini pe termen scurt. Prin urmare, pentru companiile care vor desfășura o sesiune strategică pentru prima dată, merită să planificați module în programul de imersiune în proces, obișnuindu-vă cu faptul că trebuie să priviți în viitor și să efectuați analize de sistem. Da, iar instrumentele de analiză/prognoză (de exemplu, analiza SWOT sau PEST) nu pot fi implementate într-o oră.
De asemenea, dezvoltarea obiectivelor strategice este adesea însoțită de o discuție despre cultura corporativă și. Pentru că cultura corporativă și strategia companiei, precum Yin și Yang, sunt interconectate și interdependente. Și asta necesită timp.
De multe ori a trebuit să implementăm sesiuni de 2-3 zile. Un număr mai mare de zile afectează dinamica grupului și implicarea participanților. Prin urmare, dacă există un număr mare de blocuri de discuții planificate, este mai bine să le împărțiți în sesiuni strategice separate.
Alegerea opțiunilor de implementare este limitată doar de oportunitate și buget.
În primul rând, să ne uităm la obiectivele sesiunii. Dacă dezvoltarea și coordonarea deciziilor și stabilirea obiectivelor au loc într-un cerc îngust și într-un timp scurt, atunci cel mai bun loc este biroul directorului general sau o sală de ședințe confortabilă. Și astfel de sesiuni au fost destul de eficiente în experiența noastră. Avantajul acestei soluții poate fi considerat eficiență (inclusiv obținerea informațiilor necesare) și costuri reduse.
Dacă există o sarcină suplimentară (formarea echipei, creșterea loialității, adăugarea de semnificație evenimentului, necesitatea de a organiza o vacanță comună - alegeți oricare), va exista un număr mare de participanți sau este nevoie de o distragere a atenției de la activitățile obișnuite, atunci este mai bine să planificați sesiunea departe. Sala inchiriata, pensiune.
În practica noastră, am întâlnit călătorii corporative în străinătate (Muntenegru, Georgia, chiar Thailanda - ca parte a călătoriei, am efectuat și o căutare pe teren). Pentru iubitorii de exotic, puteți organiza o sesiune strategică combinată cu turismul.
Realizarea unei sesiuni strategice este un proiect responsabil care trebuie să devină un prototip sau o metaforă a muncii întregii companii. Viitorul companiei depinde de cum merge și, cel mai important, de ce se întâmplă cu rezultatele sale.
În practica noastră, au existat mai multe cazuri în care o sesiune desfășurată cu succes (au fost dezvoltate soluții talentate, participanții au fost implicați și sarcinile au fost distribuite) nu a „continuat” dincolo de eveniment. Trivial, la nivelul executării deciziilor. Sau soluțiile dezvoltate au provocat respingerea angajaților.
Prin urmare, sarcinile principale după sesiunea strategică sunt detalierea finală și executarea tuturor deciziilor, precum și difuzarea largă și implicarea întregului personal al companiei în procesul de implementare. Și acesta este managementul schimbării.
Deci există un subiect pentru următorul articol.
Contactați-ne dacă aveți sarcina de a dezvolta și desfășura o sesiune strategică
Ministrul Economiei și Finanțelor din Regiunea Moscova Educație: 2002 Universitatea Drexel (SUA), specializare în Finanțe,...
Automatizarea proceselor de producție este principala direcție în care producția se mișcă în prezent...
Public țintă: proprietari, directori generali;
Care, pe parcursul întregului proces de producție, își transferă costul în părți asupra produselor fabricate. Aşa...
Teorie Această proprietate a fost observată pentru prima dată de Kenneth Arrow într-o lucrare din 1963 intitulată „Incertitudine și...
Salariile din sectorul public afectează într-un fel sau altul valoarea câștigurilor din organizațiile comerciale. Prin urmare...
Vara este vremea vacanțelor și a călătoriilor. Și mergând astăzi la drum, aproape toată lumea se străduiește să-și surprindă...
Vara este vremea vacanțelor și a călătoriilor. Și mergând astăzi la drum, aproape toată lumea se străduiește să-și surprindă...
Păsările sunt prietenii cu pene ai omului. Rolul lor în natură este de neprețuit. Citiți despre ele și protecția lor în articolul Păsări: general...
Interviul este în plină desfășurare și ai reușit deja să vorbești despre educația, realizările tale și să explici de ce ți-ai dorit...
Fiecare persoană din cele aproape șapte miliarde de oameni care trăiesc astăzi pe planeta noastră este complet unică. Acest...
Buna ziua! Astăzi vom vorbi despre sucursale și reprezentanțe ale persoanelor juridice. Dezvoltarea oricărei afaceri...
Există o mulțime de cărți în lume. Și probabil că aveți o mulțime de basme, povești, colecții diferite acasă...
Succesul este un profesor prost. Îi face pe oameni deștepți să creadă că nu pot pierde.
Ministrul Economiei și Finanțelor din Regiunea Moscova Educație: 2002 Universitatea Drexel (SUA), specializare...
Automatizarea proceselor de producție este direcția principală în care...