Eveniment în aer liber sau închis. Note pentru organizatorul de evenimente de masă

În orice companie, mai devreme sau mai târziu apare întrebarea despre necesitatea organizării unui eveniment informal pentru angajați. Și fiecare specialist în resurse umane începe să se gândească la cum ar trebui să fie acest lucru. Pe baza experienței practice, în acest articol vom analiza cum să abordăm corect o astfel de problemă.

În primul rând, înainte de a organiza un eveniment, trebuie să vă stabiliți obiective clare - pentru ce are loc evenimentul? Dacă echipa este în proces de formare și mulți angajați nu sunt familiarizați între ei, dacă colegii tăi nu comunică în persoană des (de cele mai multe ori e-mailși telefon), atunci pot fi identificate următoarele obiective principale ale evenimentului:

Cunoașterea și formarea echipei;

Formarea abilităților interpersonale într-o echipă;

Formarea și sprijinirea unei atitudini pozitive a participanților față de activitățile comune.

Aceasta înseamnă că organizarea unui eveniment de team-building devine optimă. Trebuie să vă pregătiți în avans. Mai întâi trebuie să decideți cu privire la formatul evenimentului. Există mai multe formate de bază pentru team building.

Antrenament „Curs de frânghie”

Cel mai faimos format. Participanții sunt supuși testelor stabilite la trei niveluri de înălțimi diferite (1-5 metri, 5-8 metri și 8-15 metri). În acest caz, întregul set de sarcini formează orașul de frânghie al companiei dumneavoastră.

Obiectivul principal al „Cursului de frânghie” este autodepășirea și provocarea personală. Team building are loc prin sprijinul interpersonal unul pentru celălalt la trecerea testelor. Principalul lucru este de a asigura siguranța participanților. Prin urmare, organizarea sa este realizată de angajați care au certificate de alpinist cu permisiunea de a lucra cu grupuri. De asemenea, este foarte important (pentru orice eventualitate) să oferiți asigurare de sănătate pentru fiecare participant.

Antrenament clasic de team building

Echipa companiei este împărțită în grupuri mici într-o ordine aleatorie de joc sau conform dorințelor. Toate echipele sunt supuse anumitor sarcini și teste, lucrând pentru un singur rezultat. Sarcinile și testele sunt disponibile pentru absolut toată lumea și sunt împărțite în fizice, logice și creative. Punctul culminant este atingerea unui scop comun.

Pe baza rezultatelor, se oferă un raport despre interacțiunea interpersonală în echipă, lideri exprimați și ascunși, puternici și punctele slabe echipe.

Team building scenariu

Aceasta este crearea unui program individual bazat pe valorile corporative și ideologia companiei, ținând cont de direcția și tipul de activitate. Un scenariu individual vă permite să difuzați informațiile conținute în acesta într-un format de joc, ceea ce contribuie la implicarea rapidă a tuturor participanților în procesul de team building. Scripturile gata făcute, fără adaptare la o anumită companie, nu sunt eficiente.

Joc de rol și formarea intelectuală a echipei

Rezolvând ghicitori și găsind indicii în locurile cele mai neobișnuite, interacționând cu cei mai neobișnuiți oameni și personaje, toată lumea se îndreaptă către un scop comun. Fiecare are un rol separat, în urma căruia este necesară îndeplinirea anumitor sarcini. Acest lucru duce la atingerea echipei la un rezultat comun.

Crearea echipei creative

Acest eveniment va fi amintit de angajați pentru o lungă perioadă de timp. Toți participanții sunt împărțiți în echipe pentru a finaliza un mare sarcina creativă. Aceasta ar putea fi filmarea unui film sau videoclip, o producție teatrală sub orice formă și multe altele. Fiecare grup creează doar o parte din acțiunea generală care va fi combinată în punctul culminant. Poate fi implementat atat in exterior cat si in interior. În același timp, pe lângă pregătirea unui scenariu individual, instructorii desfășoară o clasă de master profesionistă pe scenă și abilități de actorie.

Team building în formatul „Quest”.

O simbioză de team building clasic și bazat pe scenarii cu elemente ale „Cursului de frânghie” sub formă de căutare și aventură. Echipele urmăresc indicii și punctele de control către același scop. La fiecare punct trebuie să finalizați o sarcină. Este posibil să atingem un obiectiv comun numai împreună.

Ce formate sunt potrivite dacă trebuie doar să aduni angajați într-un cadru informal? Acestea sunt diverse tipuri de evenimente de divertisment, așa-numitele EVENIMENT. Acestea includ:

Divertisment sportiv și competiții;

Programe de divertisment pentru concerte;

Aventuri de diferite feluri și niveluri;

Programe motivaționale etc.

Este posibil să introduci elemente de team building în orice eveniment de divertisment, dar nu va fi complet în esență. Se pot distinge următoarele formate de evenimente corporative:

Evenimente creative

Activități comune ale participanților. Exemplu evenimente creative Pot exista programe comune „Teatru corporativ”, Filmarea unui lungmetraj corporativ („Premiul Oscar”) și „KVN corporativ”.

Ziua familiei

O vacanță comună în familie pentru angajați și cei dragi acestora poate deveni un exemplu de loialitate a companiei față de menținerea valorilor familiei și a importanței fiecărui angajat. Poate fi ținut într-o varietate de formate, de la sport la extrem. Un exemplu de idei pentru astfel de evenimente ar putea fi programul „Orașul antic al meșterilor”. Conceptul programului se bazează pe diverse cursuri de master, accesibile oricărei vârste, și o aventură echitabilă pentru întreaga familie.

Aventură extremă

Se obișnuiește adesea ca unele companii să introducă elemente de sporturi extreme în evenimentele lor: rafting cu elemente ale unei căutări, jeeping, drumeții, rafting, canyoning, etc. Să luăm în considerare jeeping-ul ca exemplu. Evenimentul off-road se desfășoară în împrejurimile pitorești ale drumurilor forestiere. Este un curs de orientare off-road pentru întreaga zi pe o pistă special pregătită. Conținutul poate fi fie conform unei anumite legende (participanții sunt cufundați într-un anumit subiect - de exemplu, căutarea comorilor, deminarea unui oraș etc. - cu împrejurimi tematice și îmbrăcăminte), fie pur și simplu pentru competiții între echipe (trecerea punctelor de control pentru viteză și precizie).

Format educativ

Participanții vor putea urma o serie de cursuri de master și sarcini care le vor lărgi orizonturile și le vor maximiza interesul. Un exemplu de astfel de format ar putea fi programul „Noapte la muzeu”, „Duel culinar” și multe altele.

Format social

Evenimentele sociale devin semnificative și puțin personale pentru fiecare participant. De exemplu, spălarea geamurilor într-un orfelinat, plantarea copacilor într-un parc al orașului, spectacolul pentru veterani... Acestea permit fiecărui participant să-și sărbătorească importanța și să arate responsabilitatea corporativă.

De regulă, evenimentele sociale devin tradiționale pentru companie și atrag numărul maxim de participanți.

Divertisment de seară

De asemenea, poate consta dintr-o varietate de concepte. Cele mai multe exemple interesante servește formatul mai multor carnavale sau un „Eurovision corporativ” creativ. Veți fi transportat într-un loc de concert și veți organiza un spectacol de muzică și cântece conform propriilor reguli. Colegii și conducerea vă vor aprecia talentele.

Sport eveniment corporativ

Sportul, ca parte a vieții noastre, este prezent, într-un fel sau altul, lângă orice persoană. Este important să alegeți pur și simplu momentul potrivit și să îl planificați, dedicând un loc sportului, pentru că niciodată nu există prea mult timp liber. Și uneori, petrecând 5 zile pe săptămână la birou, dorința de a face sport este fie mare, fie invers – foarte aproape de „zero”. Evenimentele sportive corporative nu sunt doar o vacanță minunată, ci și o oportunitate de a dezvolta un stil de viață sănătos.

Dacă v-ați hotărât asupra formatului necesar pentru eveniment, atunci acum este momentul să-l implementați.

Algoritm

1. Este necesar să înțelegeți aproximativ ce doriți să organizați. Determinați aproximativ numărul de participanți și ziua evenimentului corporativ.
2. Pentru a înțelege care ar trebui să fie conținutul evenimentului, trebuie să contactați 4-5 companii care oferă servicii similare și să le cereți să pregătească o propunere. Ar trebui să existe un program, o posibilă locație pentru eveniment și servicii suplimentare(transfer, mese etc.).
3. După analizarea pieței, veți avea o idee despre ofertele, costul și posibilul conținut creativ al evenimentului.
4. Selectați propunerile care vă plac și cereți interpretului să le detalieze. Indicați toate cheltuielile și taxele posibile. Dacă nu înțelegeți nicio poziție, cereți un răspuns detaliat. Vă rugăm să rețineți că multe companii pot oferi anumite servicii gratuit sau pot beneficia de reduceri.
5. Alegeți antreprenorul care vă place și continuați să lucrați cu el. Încercați să faceți scenariul pentru formatul de eveniment ales individual, scris direct pentru compania dvs.
6. Când încercați să economisiți bani, amintiți-vă că acest lucru poate afecta calitatea întregului eveniment. Dar chiar și văzând poziții clar umflate (de exemplu, simplu apă minerală 200 de ruble fiecare) nu ezitați să vorbiți despre o reducere.
7. Atunci când alegeți un loc pentru un eveniment, ar trebui să acordați atenție distanței sale de Moscova și calității mâncării de pe site. Optimal factura medie pentru 4.000 de ruble, inclusiv o pauză de cafea, prânz și banchet de seară. Acesta va fi un meniu consistent, delicios, dar fără bibelouri.
8. Dacă aveți un antreprenor profesionist, atunci pregătirea va fi doar o bucurie.

Sper că acest articol vă va ajuta să organizați și să vă organizați la maximum evenimentul corporativ. nivel înalt si cu un minim de costuri! Mult succes in demersurile tale!

Dacă proiectul tău presupune desfășurarea frecventă de evenimente reale și de fiecare dată când întâmpinați o mulțime de dificultăți organizatorice, atunci acest material este special pentru tine. Elena Sergeeva, un organizator de evenimente cu experiență, va vorbi despre pașii principali și punctele principale care ar trebui să fie luate în considerare pe drumul către desfășurarea cu succes a unui eveniment mic.

Dimineața mea organizatorică începe nu cu cafeaua, ci cu faptul că actualizez pagina de vânzare a biletelor pentru evenimentele care sunt în lucru. Posibilitățile de marketing pentru evenimente nu se limitează la vânzarea de bilete cu ajutorul acestui instrument puteți rezolva o varietate de probleme de afaceri. De exemplu, creați un flux de clienți pentru specialiști independenți și freelanceri, uniți oamenii în jurul unui brand sau promovați un sediu nou deschis.

Folosind un intensiv educațional ca exemplu, ne vom uita la modul de organizare a unui eveniment și ce pași trebuie parcurși de la idee până la implementare.

Pasul 1. Dezvoltarea unei idei într-un concept

• Venim cu un nume și un format.
• Planificăm durata ținând cont de calendarul spectacolelor și pauzele de odihnă/alimentare.
• Determinăm numărul de participanți.

Dacă intenționați să vorbiți la un eveniment, dar experiența este nouă pentru dvs., nu ar trebui să urmăriți imediat numerele mari. A fi în două roluri în același timp - vorbitor și organizator - este destul de dificil și există riscul de eșec.

Avem un format intensiv de cinci ore (cu o oră pauză pentru prânz) „Promovarea evenimentelor cu și fără buget de la 50 la 5.000 de persoane”. În titlu, am restrâns și specificat subiectul fără creativitate inutilă.

• În această etapă, nu uitați de portretele publicului țintă.

Auzi în mod constant despre necesitatea de a-ți cunoaște publicul țintă, dar fără aceasta chiar nu poți merge mai departe. Este convenabil să structurați opțiunile de audiență în orice program de hărți mentale (eu folosesc XMind).

Călătorie Întâlnire masivă la Sankt Petersburg
pentru specialiştii din industria turismului

Pasul 2. Căutați un site

După ce ați determinat formatul și numărul de participanți, puteți începe să căutați o platformă potrivită.

Unde să caut? În primul rând, întrebați-vă colegii sau lăsați întrebări grupuri tematice pe rețelele sociale. Dacă nu există încă contacte în acest domeniu, deschidem un poster cu evenimentele din orașul nostru și ne uităm la ce locații au loc. Este util să te uiți la locurile selectate în timpul evenimentelor altor persoane - astfel poți vedea site-ul live și în acțiune și poți face alegerea finală.

Cu cât evenimentul tău este mai mare, cu atât mai devreme trebuie să cauți o casă temporară pentru el.

Pentru 50-70 de persoane din orașele mari, un site poate fi găsit în 3-5 zile. Dar este mai bine să nu-ți asumi riscuri și să alegi cu calm opțiunea potrivită în 3-4 săptămâni.

Pentru a căuta, trebuie să faceți în prealabil o listă de cerințe: accesibilitatea transportului și locația în oraș, zona și numărul de scaune, disponibilitatea unui proiector, ecran și echipament de sunet, răcitor cu apă potabilă sau posibilitatea instalării acestuia, numărul de toalete, prezența ferestrelor și o bună ventilație sau aer condiționat. Acest set de bază pentru un eveniment în format mic de prelegeri pentru 50–70 de persoane, care poate fi completat cu multe opțiuni, în funcție de conceptul dvs.

Organizatorii cu experiență țin cont și de factorul de adecvare al administrării site-ului: acordați atenție modului în care comunică cu dvs. în timpul primului apel sau întâlnire.

Închirierea locației ocupă adesea partea leului din întregul buget al evenimentului. Prin urmare, puteți implica în siguranță un negociator puternic, nu vă fie teamă să întrebați despre reduceri sau chiar să fiți de acord cu închirierea barter parțială sau integrală: experiența mea confirmă că acest lucru este foarte posibil atât pentru evenimentele gratuite, cât și pentru cele plătite. De exemplu, locațiile deschise recent au nevoie de PR și de un aflux de oaspeți, așa că oferă adesea condiții foarte favorabile.

Pasul 3. Promovați evenimentul

Se pot scrie mai multe cărți pe această temă, dar voi încerca să subliniez pe scurt câteva puncte importante. Dacă evenimentul este gratuit și nu există niciun buget pentru promovare (și acesta este cel mai adesea cazul), atunci puteți veni cu conditii speciale participare (de exemplu, un participant repostează anunțul pe pagina sa de rețea socială cu un comentariu obligatoriu despre motivul pentru care dorește să meargă la eveniment). Astfel, devenirea virală va ajuta la construirea unui public. Nu pierdeți din vedere opțiunea de a interacționa cu partenerii: faceți o listă cu orașe și comunități tematice și cereți-le să vă sprijine.

Pentru evenimentele plătite în absența unui buget, sarcina devine mult mai complicată. Pe lângă interacțiunea cu partenerii media, merită să aloci un buget minim pentru publicitatea plătită (de exemplu, de la primele vânzări).

La intensivul nostru pentru organizatori pentru 50 de persoane, cu un preț mediu al biletului de 1000 de ruble buget de publicitate pentru promovarea pe VKontakte s-a ridicat la doar 4.600 de ruble. După cum puteți vedea, acestea sunt numere destul de rezonabile care ne-au plătit de multe ori.

Astăzi, unele formate VK aproape că și-au pierdut eficiența în promovare (de exemplu, reclame direcționate pe lateral în versiunea web), dar formatul postărilor promoționale (postările publicitare care apar în feed) funcționează excelent.

Este important nu doar să scrieți textul și să alegeți o poză pentru postarea promoțională, ci și să selectați corect publicul căruia îi veți afișa acest anunț. Aici vă va fi de folos aceeași hartă mentală cu segmente din primul pas și servicii speciale de retargeting (Cerebro, Target Hunter), care vă vor ajuta să selectați cu precizie publicul pentru sarcinile dvs.: cei mai activi membri ai comunității, abonați și prieteni ai liderilor de opinie, participanții la evenimente concurente, cei care sunt în 3-4 comunități pe tema evenimentului dvs. și așa mai departe.

Am schițat un plan pentru canalele de atracție. Ce urmează? Trebuie să postezi undeva informații despre eveniment și să vinzi bilete sau să colectezi înscrieri. Cea mai ieftină și rapidă opțiune este să creezi o întâlnire de eveniment pe o rețea de socializare și să te conectezi la un serviciu de bilete (de exemplu, Timepad). În timpul întâlnirii, puteți posta anunțuri și „încălzi” publicul, iar pagina Timepad vă va ajuta să culegeți convenabil și legal date despre participanți și să activați vânzarea de bilete online.

Pasul 4. Procesarea cererilor

Dacă ați activat achiziția online de bilete, atunci tot ce trebuie să faceți este să actualizați pagina de serviciu de bilete și să vă bucurați de rezultate (sau nu). Se întâmplă adesea ca unele aplicații să rămână neplătite și organizatorii să nu lucreze cu ele. Dar degeaba! La urma urmei, ai plătit deja pentru aceste aplicații cu timp sau bani (și mai des, ambele) și este păcat să renunți într-un stadiu în care victoria este atât de aproape.

Dacă ceri e-mailurile participanților la înregistrare, trimite-le un memento sau spune-le mai multe despre tine sau despre eveniment. Dacă aveți numere de telefon, nu ezitați să sunați și să aflați ce a împiedicat persoana respectivă să cumpere un bilet. Această abordare mă ajută să obțin încă 30–40% din vânzări din numărul de aplicații neplătite.

Pasul 5. Ziua X. Găzduiește un eveniment și supraviețuiește

O mică listă de verificare va fi utilă aici:

• pregătiți o „listă de verificare de dimineață” în care notați toate acțiunile pentru a începe evenimentul - astfel nu veți uita nimic, iar creierul descărcat va da semnale că totul este sub control și vă va umple de calm și încredere;
• dacă sunteți și speaker și organizator, atunci în ziua evenimentului, luați una sau două persoane ca asistenți pentru a-i întâlni pe invitați, inclusiv pe cei care întârzie (când începi deja să vorbești);
• Discutați în prealabil cu administrația șantierului care va monta echipamentul și dacă un tehnician va fi disponibil pe toată durata evenimentului;
• pentru un eveniment educațional în format de prelegere pentru 50–70 de persoane, este logic să ajungeți la fața locului cu 1–2 ore înainte (dacă nu există decorațiuni și instalații complexe);
• nu uitați să vă răsfățați oaspeții cu ceai și bunătăți în timp ce ei așteaptă începutul. Vă va costa câteva sute de ruble, iar valoarea evenimentului și prietenia atmosferei vor crește semnificativ;
• cereți fotografului să facă fotografii generale ale sălii, emoțiile oamenilor și vorbitorului, detalii care transmit spiritul evenimentului;
• Nu uitați să faceți pauze pentru odihnă și mâncare. Chiar dacă simți că ești gata să vorbești timp de patru ore fără să te oprești, amintește-ți că nu toată lumea este pregătită să asculte fără pauză și nimeni nu a anulat nevoile umane de bază.

Organizarea unui eveniment este o experiență nouă și distractivă, indiferent de ce este: o petrecere, un eveniment corporativ, o întâlnire pentru prieteni și familie, o nuntă sau orice eveniment formal. Organizarea corectă este o parte importantă a oricărui eveniment și poți fi sigur că eforturile tale nu vor trece neobservate. În acest articol, veți învăța cum să organizați un eveniment, cum să rezolvați conflictele și să găsiți o cale de ieșire din situații dificile și cum să evitați problemele printr-o planificare clară.

Pași

Sarcinile principale

Definiți-vă scopurile și obiectivele.Înainte de a începe planificarea, este important să vă dați seama ce dimensiune va avea locația, care va fi bugetul, ce se va întâmpla, câți oaspeți vor fi, ce fel de oameni vor fi și să decideți pentru ce strategie de planificare va funcționa. tu. Cum vrei să arate evenimentul? Ce vreţi să faceţi?

• Odată ce ați stabilit despre ce va fi evenimentul (sărbătorirea unui eveniment, strângerea de bani, educație, vânzări, formularea de sugestii), va trebui să luați în considerare Pentru ce tu faci asta. Înțelegerea de ce vă va ajuta să vă concentrați și să continuați cu sarcina.
• De asemenea, va trebui să vă gândiți care vor fi obiectivele dvs. Este imposibil să atingi un obiectiv dacă nu știi ce este. Un obiectiv te va menține motivat până la final.

1. Selectați o dată și o oră. Acesta este unul dintre punctele cheie de planificare. Dacă alegi o dată și o oră care nu se potrivesc nimănui, toate eforturile tale vor fi în zadar. Dacă alegi o zi care nu vine curând sau, dimpotrivă, prea devreme, există riscul ca oamenii fie să uite de eveniment, fie să-și planifice altfel timpul. Este extrem de important să alegeți o dată care să fie convenabilă pentru majoritatea.

   • Cel mai bine este să anunțați oaspeții despre eveniment cu două săptămâni înainte. Probabil că nu vor avea încă alte planuri. Apoi, puteți reaminti despre eveniment o dată sau de două ori mai aproape de data selectată. Alege o zi pana la care mai ai 2-3 saptamani, dar numai daca reusesti sa faci totul la timp.

2. Alegeți o locație. Acum știți ce veți face și când, trebuie să decideți care locație vi se potrivește și să verificați cu mai multe locații pentru a vedea dacă data de care sunteți interesat este disponibilă. Ce fel de spațiu ai nevoie? Cum va fi folosit spațiul? Oaspeții vor sta în rânduri de scaune, pe bănci, la mese sau pe pături pe iarbă? Ai nevoie de un loc unde să dansezi, de o scenă sau de tribune? Asigurați-vă că scaunul pe care îl alegeți este dimensiunea potrivită pentru dvs.

   • Vizitați site-ul în avans și schițați un plan de etaj. Veți putea folosi acest plan pentru a aranja mese, a organiza catering, a lua în considerare accesul fără bariere pentru persoanele cu dizabilități și rutele de ieșire, precum și pentru a plasa echipamente. Marcați locația sursei de alimentare (dacă este necesar), precum și locațiile echipamentelor externe (frigidere, mașină de gheață, grătar, aragaz etc.). Hartați toate prizele și locurile unde vor rula cablurile (pot fi ascunse de covor) și orice articole care necesită o atenție specială din punct de vedere al siguranței.
   • Ai nevoie de o permisiune specială? Uneori aveți nevoie de un permis special pentru vânzarea de alcool, precum și pentru organizarea de evenimente zgomotoase, organizarea accesului la transport, parcare și instalarea de structuri mari (de exemplu, pavilioane).

3. Decideți câți oameni veți invita. Pentru câte persoane este bugetul tău? Intrarea la eveniment se face doar pe bază de bilet sau invitație, ceea ce simplifică planificarea, dar sosiri târzii și participanți suplimentari (de exemplu copii, soții, prieteni) sunt întotdeauna posibile. Amintiți-vă că, cu cât sunt mai mulți oameni, cu atât veți avea nevoie de mai mult personal.

   • Deoarece numărul de persoane poate fi o problemă majoră, este important să oferiți suficient spațiu pentru toți oaspeții.
   • Decideți numărul maxim de persoane care pot participa la evenimentul dvs.

4. Stabiliți un buget. Faceți echipă cu câțiva oameni de încredere și decideți de câți bani veți avea nevoie pentru a găzdui evenimentul. Veți angaja personal? Va trebui să închiriați echipament și să plătiți chiria pentru locație? De câți bani ai nevoie pentru mâncare și băutură? Dar tipărirea mică? Decideți câți bani veți avea la dispoziție și faceți planuri în funcție de bugetul dvs. Nu ar trebui să-ți cheltuiești banii personali pe ceva pentru care nu trebuie să-i cheltuiești.

   • Este posibil să puteți atrage fonduri de sponsorizare sau donații voluntare, dar acest lucru nu se întâmplă întotdeauna. Dacă nu sunt așteptate fonduri suplimentare, este important să nu bugetați bani în plus. Dacă serviciul de catering costă o grămadă de bani, invitați fiecare să-și aducă mâncarea și băutura. Nu veți avea nevoie de servicii de personal, dar va trebui să găsiți o masă, bănci și frigidere. Pentru a evita să cheltuiți bani pentru un fotograf, fotografiați-vă unul pe celălalt. Fii creativ!

5. Adună-ți echipa. Distribuiți sarcinile între membrii echipei. Dacă organizați un eveniment informal, membrii echipei pot include prieteni, familia și alții. Organizarea unui eveniment presupune repartizarea zonelor de responsabilitate între oameni. Asigurați-vă că toată lumea știe ce să facă.

   • Atribuiți responsabilități în timp ce angajați personal și pregătiți invitațiile. Atribuiți responsabilitatea cât mai curând posibil și oferiți-le o alegere de sarcini, dacă este posibil. De asemenea, ar trebui să aveți mai multe persoane în rezervă, pentru că nu este exclusă posibilitatea suprapunerii.

6. Gândiți-vă la succesiunea evenimentelor. Este imposibil să faci planuri fără a cunoaște ordinea evenimentelor de la eveniment. Când vor ține discursurile lor? Vor fi jocuri, prezentări, divertisment la eveniment? Cât va dura până când oaspeții pot mânca? Gândește-te bine plan detaliat, luând în considerare toate evenimentele.

   • Lăsați ceva timp în rezervă, deoarece sunt posibile abateri de la program. Oamenii pot întârzia, discursurile pot fi mai lungi decât era planificat, iar linia de mâncare poate fi lungă. Desigur, merită să luați în considerare un program, dar este important să înțelegeți că nu totul merge întotdeauna exact conform planului.

Începutul pregătirii

1. Trimite invitații. Fără o invitație, nimeni nu va ști despre evenimentul tău. Invitația ta este fața evenimentului, așa că trebuie să iei designul cu responsabilitate. Prima impresie a evenimentului se va forma grație invitației. Încercați să faceți totul la un nivel decent.

   • Luați în considerare opțiunile clasice: cărți poștale, fluturași și alte imprimate mici. Rețineți că invitațiile pot fi trimise și digital: prin e-mail, buletin informativ prin e-mail, rețele sociale sau site-uri web de design de invitații. Alternativ, puteți pur și simplu să marcați evenimentul în calendar.
     • Dacă doriți ca cât mai mulți oameni să participe la evenimentul dvs., trimiteți invitații prin intermediul rețelelor sociale. Dacă evenimentul este doar pentru câțiva selectați, renunțați la rețelele de socializare.

2. Înregistrați toate persoanele care și-au confirmat participarea. Va trebui să știi exact câți oameni vor veni. Cel mai probabil, numărul de invitați la eveniment va diferi în continuare de numărul de persoane care și-au confirmat participarea, dar ar trebui să aveți cel puțin o idee aproximativă la ce să vă așteptați. Există site-uri speciale care vă permit să păstrați înregistrări, dar puteți folosi instrumente de rețele sociale (de exemplu, Facebook) sau puteți înregistra persoane în Excel.

   Luați în considerare toți oamenii. Va trebui să găsiți și să angajați fotografi, constructori, designeri, decoratori, vorbitori, sponsori, prezentatori, muzicieni, clerici, dansatori, alți animatori sau să le externalizați responsabilitățile către altcineva? Luați în considerare toți acești oameni atunci când planificați astfel încât să existe suficient spațiu și mâncare pentru toată lumea, dacă acest lucru este inclus în aranjamente.

   • Va fi mâncare și băutură la eveniment? Dacă o fac, știți cine va fi responsabil pentru pregătirea alimentelor, servirea acesteia și curățarea acesteia. Ce mâncare va fi servită? Vor fi oaspeți cu alergii, vegetarieni sau vegani, diabetici, persoane cu restricții alimentare din motive religioase etc.? Vor exista bebeluși, copii, vârstnici sau persoane cu dizabilități care nu vor putea mânca alimente solide?
   • Luați în considerare dacă va exista divertisment la eveniment și ce este necesar pentru a-l organiza. Poate fi necesar să comandați echipamente muzicale, scene de sunet sau corturi, decorațiuni, lumini, microfoane, amplificatoare, surse de alimentare, proiectoare sau ecrane de prezentare de diapozitive, aparate de ceață, oglinzi de scenă, streamere, postere cu numele companiei și așa mai departe.
     • Dacă angajați o companie care să ofere divertisment, aflați dacă le poate oferi echipamente proprii, precum și ce echipament va fi în locația selectată. Acordați un program. Astfel vei ști ce ajutor va fi nevoie de la tine.
   • Companiile de catering, florarii, prezentatorii si alti specialisti pun in valoare timpul lor, asa ca ar trebui sa negociati cu ei cat mai devreme (cu cat faceti acest lucru mai tarziu, cu atat serviciile lor pot fi mai scumpe). Dacă faceți acest lucru devreme, veți avea timp să găsiți un înlocuitor dacă refuză.

3. Găsiți un prezentator. Este necesar un prezentator pentru a se asigura că evenimentul decurge conform programului. Gazda ține discursuri, te invită la masă, anunță începerea dansului sau a altor distracție și prezintă oaspeții de onoare. Acordați cu gazda data și planul. Dacă prezentatorul este inteligent, te va ajuta semnificativ în organizarea evenimentului.

   • Poate că trebuie să fii gazda. Acest lucru va fi mai dificil, deoarece va trebui să controlați procesul până la sfârșit. Este important să atribuiți oameni responsabili fiecăruia dintre grupurile dvs. de asistenți, astfel încât să le puteți delega responsabilități.

4. Pregătiți-vă echipamentul. Atunci când angajezi un echipaj, asigură-te că aduc tot ce le trebuie cu ei. Este posibil ca oamenii să aducă cu ei toate echipamentele, dar sunt șanse să fii nevoit să-l cauți separat. Echipamentul poate fi închiriat, cumpărat sau împrumutat. Parcurgeți întreaga listă, de la șervețele până la prelungitoare.

   • Decorațiile sunt o parte importantă a oricărui eveniment. Fețe de masă, flori, cadouri, lumânări, baloane, postere, bannere, zone foto, covoare roșii și orice altceva trebuie căutat din timp.

5. Luați în considerare modul în care camera se potrivește nevoilor dvs. Organizatorii neexperimentați trec adesea cu vederea cantitatea și calitatea lucrurilor precum toalete, parcări, rampe pentru scaune cu rotile, vestiare, zone de depozitare, bucătării, coșuri de gunoi, găleți pentru gheață, prize electrice și așa mai departe. Gândiți-vă în avans la toate nuanțele.

   • Luați în considerare, de asemenea, cum vor ajunge oamenii la eveniment. Oaspeții străini vor avea nevoie de cazare și transport? Va trebui să rezervați un transfer pentru ei?

6. Aflați cu cine veți lucra. Dacă ideea evenimentului nu este a ta, este important să știi cum te vei comporta în orice situație. Pentru ca clientul să aibă încredere în tine, ar trebui să afli:

   • Cine sunt invitații principali? Acest lucru este de obicei de înțeles - de exemplu, mirii. Clientul nu este întotdeauna oaspetele principal. El poate participa sau nu la eveniment.
   • Cine inițiază evenimentul? De obicei, acești oameni stau la masa lor și îi ajută pe oaspeți să se cunoască și să comunice. De regulă, acești oameni știu să creeze atmosfera potrivită și să ofere noi subiecte de conversație, să invite pe toată lumea la dans și să-și prezinte oaspeții. De obicei te poți baza pe astfel de oameni pentru că îți vor spune toate informațiile importante, pot lua singuri cuvântul sau pot acționa ca prezentatori. De regulă, evenimentele se desfășoară fără probleme datorită acestor oameni.
   • Cine va ajuta la restabilirea ordinii în caz de probleme. Aflați cine vă poate ajuta să rezolvați problemele dacă este necesar. Cel mai adesea, acest rol este jucat de capi de familie, tutori, manageri sau securiști.
   • Cine ia deciziile? În majoritatea situațiilor, tu, în calitate de manager, vei lua decizia, dar pot exista situații în care va trebui să explici ceva oaspeților, iar acest lucru nu va fi pe deplin convenabil. Aflați cu cine puteți vorbi în caz de urgență. Cel mai probabil, va trebui să comunicați cu persoana care plătește pentru evenimentul sau serviciile dvs. și pe care o considerați client.

Pregătirea înainte de eveniment

1. Cercetați locația evenimentului.Înainte de eveniment, vizitați locul și gândiți-vă cum va fi organizat totul. Este posibil să aveți nevoie echipamente suplimentare- prelungitoare, lumini și așa mai departe. Dacă nu le puteți găsi imediat, oaspeții dvs. le va fi și mai greu să le găsească. Luați în considerare acest lucru.

   • Dacă este posibil, decideți unde și ce va merge. Dacă nu există loc pentru toate, va trebui să se renunțe la ceva. Discutați cu managerul locației pentru a vedea dacă vă poate ajuta și întrebați dacă aveți circumstanțe sau cerințe speciale de luat în considerare.

2. Pregătește coșuri cadou pentru membrii echipei tale. Toată lumea va trebui să muncească din greu. Pentru a le mulțumi oamenilor pentru munca lor și pentru a-ți arăta aprecierea, pregătește cadouri. Setul poate include sticle de apă, batoane granola, ciocolată, suveniruri mici și orice altceva considerați potrivit. Acest lucru va întări spiritul de echipă.

   • Pregătește insigne sau mici suveniruri care vor rămâne ca amintire a evenimentului. Asigurați-vă că toată lumea poate mânca și bea la timp. Încercați să vă vedeți angajații ca pe o resursă pe care o puteți utiliza în viitor.

3. Contactați toți membrii echipei înainte de eveniment. Este important să vă asigurați că toată lumea știe ce să facă și este dispus să lucreze. Oferă tuturor instrucțiuni clare cu privire la orele de sosire și înmânează tuturor informațiile tale de contact. Dacă nimeni nu are întrebări, putem continua.

   • Verificați dacă toată lumea este gata de plecare. Nu toată lumea va putea spune adevărul, așa că încercați să trageți propriile concluzii. Oamenii par încrezători și gata de muncă? Dacă nu, liniștiți-i, treceți din nou peste toate responsabilitățile lor și puneți câteva întrebări. Dacă vă îndoiți că cineva își va face față sarcinilor, asociați-l cu un angajat mai experimentat.

4. Pregătiți o listă de contacte și alte documente, dacă este necesar. Auto-organizarea ta este, de asemenea, importantă. Dacă ești pregătit, poți salva orice situație, dar dacă nu ești, lucrurile vor scăpa de sub control. Iată câteva modalități de pregătire:

   • Faceți o listă cu toate numerele de telefon și adresele de care aveți nevoie. Patiserul s-a gândit că o să iei singur prăjitura? Nicio problemă - sună-l pe Masha, care locuiește în apropiere, și roagă-i să ridice tortul în drum spre eveniment.
   • Faceți o listă cu toate. Parcurgeți listele și verificați ce articole, echipamente și oameni lipsesc.
   • Pregătiți toate facturile și contractele. Cu cât te pregătești mai bine, cu atât vei avea mai puține probleme mai târziu.

5. Încercați să nu schimbați nimic în ultimul moment. Simți că clientul va încerca să facă ajustări până în ultimul moment? Atunci când organizează nunți, clienții solicită adesea să schimbe ceva în design în ultimul moment. Stabiliți un termen limită pentru efectuarea modificărilor. De regulă, termen maxim- aceasta este cu o săptămână înainte de eveniment. Înainte de acest termen limită, modificările pot fi încă făcute fără prejudicii semnificative bugetului sau organizației.

   • Dacă modificările sunt minore și nu implică costuri suplimentare, nu refuzați să faceți aceste modificări. Încercați să tratați clientul cu înțelegere, deoarece acesta așteaptă un eveniment foarte important pentru el.

Activități în timpul evenimentului

1. Pregătește totul. Ajungeți la locul evenimentului înaintea tuturor. Asigurați-vă că toți sosesc la timp și sunați pe cei care întârzie. Ajută oamenii care au nevoie de ajutor și oferă îndrumări acolo unde este nevoie. Nu interveni dacă prezența ta nu este necesară undeva. Asigurați-vă că nimeni nu este rănit.

   • Te vei simți mai bine dacă faci o listă de lucruri de făcut și o parcurgi. Dați lista fiecărei echipe: celor pe care i-ați angajat; cei care răspund de decorarea și amenajarea mobilierului; cei care se ocupa de echipament. Asigurați-vă că totul este la locul său.

2. Delegați munca. Nu vă fie teamă să delegeți responsabilități. Este imposibil să faci totul, așa că trebuie să distribui responsabilitățile. Dacă cineva este rău la locul lui de muncă, dă-i altul. Sarcina ta este să distribui corect munca. Nu comandați și nu încălcați granițele personale - pentru asta ați fost angajat.

   • Fii politicos, dar vorbește ferm și cu încredere. De exemplu, așa: „Maxim, am nevoie de ajutorul tău pentru catering.” Echipa ta trebuie să lucreze împreună. Pentru a fi mai ușor pentru toată lumea, asumă-ți rolul de lider care ar trebui să fii.

3. Aflați cum să vă adaptați.Încercați să respectați programul și să găsiți o cale de ieșire dacă nu puteți ține pasul cu programul, dar cel mai important lucru este Nu vă faceți griji. Dacă începi să devii nervos, vei pierde controlul asupra ta și nu va ieși nimic bun din asta. Dacă un discurs durează 10 minute și vorbitorul ignoră semnele tale, relaxează-te. Veți servi băuturile puțin mai târziu și nimeni nu va observa. Nu sa întâmplat nimic rău.

   • Sunt posibile orice suprapuneri. Este imposibil să planifici totul și cu cât înveți mai devreme să accepți acest lucru, cu atât mai bine. Un event manager calm poate rezolva orice problemă, dar unul agitat nu. Așa că nu fi nervos și lasă lucrurile să-și urmeze cursul. Evenimentul se va încheia în curând!

4. Tine toata lumea la curent cu ce se intampla.În ziua evenimentului, verificați numărul de invitați și toate celelalte detalii. Dacă trebuie să se schimbe ceva, anunțați persoanele responsabile cât mai curând posibil. Ar trebui să fiți primul care observa orice problemă.

   • Întrebați clienții cum se simt. Ei pot fi nervoși, îngrijorați, plictisiți, fericiți sau îngrijorați de ceva, iar vorbirea cu dvs. îi poate ajuta să-i calmeze și să îi motiveze să facă ceva. Încurajați oaspeții și membrii echipei dvs. după cum este necesar.

5. Gândește-te de treaba ta. Să presupunem că fiecare membru al echipei este capabil să facă față sarcinii sale: dacă îi încredințezi ceva, atunci ei vor face față. Oferiți ajutor dacă este necesar, dar toată lumea din echipa dvs. ar trebui să aibă suficientă experiență pentru a nu avea nevoie de acest ajutor. Amintiți-vă următoarele:

   • Salutați toți oaspeții la intrare. Odată ce evenimentul începe, permiteți gazdei să implice oaspeții. Sarcina ta va fi să rezolvi problemele și să controlezi toate procesele pe care oaspeții nu le pot vedea (gătit și alte sarcini).
   • Observați oaspeții și discutați cu gazda din când în când în cazul în care vreun plan se schimbă.
   • Păstrați distanța față de oaspeții principali ai serii. Aceasta este vacanța lor. Dar fii pregătit să verifici cu ei în momentele potrivite dacă sunt mulțumiți de tot și dacă au vreo solicitare sau dorință.

6. Dacă evenimentul este în scop promoțional, pregătiți suveniruri. Oaspeții ar trebui să-și amintească de această seară, dar cel mai probabil aveți nevoie nu numai atât. Probabil doriți ca oaspeții să vă viziteze site-ul, să facă o donație sau să spună altora despre compania dvs. Pentru a face evenimentul memorabil, pregătiți-vă suveniruri. Aceasta ar putea fi o poză, un fluturaș, un stilou - ceva care le va aminti invitaților de tine și de evenimentul tău.

7. După eveniment, felicită-te. Se pare că evenimentul are loc de la sine și nimeni nu vede pregătirea. Lăudați-vă - o meriți! Dar este prea devreme să te relaxezi - lucrarea nu este încă finalizată.

   • După eveniment, fă-ți timp să te întâlnești cu clientul și să-i mulțumești. Oferă clientului un mic cadou în cinstea acestui eveniment - astfel de lucruri mărunte fac întotdeauna întâlnirile mai plăcute. În plus, acest lucru va face clientul mai dispus să vă recomande. Oferă flori sau o fotografie înrămată a serii (cum ar fi tăierea panglicii, evidențierea performanței, ceremonia de premiere, sărutul mirilor, stingerea lumânărilor pe tort) sau orice alt cadou care ar fi potrivit pentru ocazie.

8. Curăță și du-te acasă.Încercați să părăsiți locul în aceeași formă în care a fost înainte. Spuneți echipei dvs. că este timpul să faceți curățenie și nu plecați până când curățarea este completă. Nu uita că trebuie să participi și tu.

   • Acest lucru nu este doar politicos, dar vă va permite și să evitați cheltuielile inutile. Multe locuri includ în factură curățenia după eveniment. Încercați să evitați costurile ascunse.

9. Aranjați returnarea și plata tuturor echipamentelor și mulțumiți tuturor celor cu care ați lucrat. Poate fi necesar să faci asta mai târziu. Întrebați clientul cum i-a plăcut evenimentul. Chiar dacă ești plătit mai târziu, mulțumește-i clientului pentru oportunitatea de a lucra cu el și cere-i cartea de vizită.

   • Mulțumim membrilor echipei tale. Asigurați-vă că toată lumea este plătită. Strângeți cecurile și aveți grijă de toată lumea. Trebuie să fii ultimul care a părăsit camera.

Rezolvarea problemelor

1. Aflați ce să faceți dacă oaspeții întârzie și cum să faceți față altor probleme. Oamenii întârzie adesea și ar trebui să fii pregătit pentru asta. De regulă, întârzierile sunt greu de evitat (din cauza caracterului imprevizibil al ambuteiajelor, de exemplu), dar oaspeții care sosesc la timp le iau în pas. Pentru a evita dificultățile inutile:

   • Asigurați-vă că invitația indică clar ora. Dacă le cereți oaspeților să confirme prezența, cereți-le să confirme și ora. Contactați gazda, oaspeții (de obicei cei mai importanți), animatorii și personalul din bucătărie dacă deveniți conștienți de o problemă care este greu de rezolvat rapid. Dacă invitații principali (de exemplu, mirii) întârzie, puteți face următoarele:
   • Luați legătura cu întârziații și cereți o oră aproximativă de sosire. Anunțați bucătăria cu privire la noua oră, astfel încât personalul să poată încetini sau accelera munca.
   • Nu informați toți oaspeții că începerea este întârziată din cauza întârzierii oaspeților (toată lumea va înțelege acest lucru singur). Spuneți oaspeților principali că sunteți conștienți de acest lucru. Explicați ce intenționați să faceți, dar oferiți-le oamenilor posibilitatea de a decide singuri, deoarece se cunosc cel mai bine și pot lua decizii care funcționează pentru toată lumea.
   • Fii cu ochii pe ceas, deoarece toată lumea trebuie să-și țină discursurile. Dacă oaspeții tăi principali întârzie, oferă oamenilor gustări sau băuturi pentru a nu se plictisi.
   • Dacă oaspeții întârzie foarte mult și nu îi poți aștepta (de exemplu, pentru că unele feluri de mâncare nu pot fi servite mai târziu), începeți evenimentul la timp, iar când sosesc oaspeții întârziați, serviți-le aceeași mâncare pe care o servește toată lumea, chiar dacă este desert.
   • Invitați pe toată lumea să danseze, să se joace, să țină un discurs sau să organizeze orice alt divertisment, mai ales dacă implică muzică. Cereți fotografilor să lucreze cu oaspeții până la sosirea târzie. Creați un plan de rezervă cu o zi înainte de eveniment.
   • Dacă oaspeții doresc în mod special să vină mai târziu, tratați acest lucru ca pe o alegere a oaspeților, nu ca pe un eșec din partea dvs. Sarcina ta este să te ocupi de acei oaspeți care au sosit deja. Acționează ca și cum nu ar fi nicio problemă.

   • Aflați cum să rezolvați problemele alimentare. Aceste probleme se întâmplă rar dacă totul a fost gândit dinainte, dar uneori sunt posibile surprize: un copil poate vărsa mâncare sau poate apărea un fel de accident în bucătărie. Aflați dinainte ce fel de invitați vor fi la eveniment, astfel încât să puteți planifica aranjarea meselor cu mâncare și a locurilor pentru oaspeți.

     • Dacă undeva este o scurgere, aceasta trebuie curățată cât mai curând posibil din motive de siguranță, chiar dacă trebuie să mutați covorul, orice obiecte decorative sau mobilier. Dacă pata nu poate fi mascata (de exemplu, dacă este un obiect antic), este mai bine să îndepărtați elementul cu pata. Dacă aveți mobilier de rezervă, folosiți-l. Dacă nu, aranjați restul mobilierului astfel încât absența unui articol să nu fie vizibilă.
     • Zona alimentară poate fi împrejmuită cu un gard de frânghie, perdea sau ecran. Acest lucru poate fi util dacă farfuriile cu aperitiv abia încap pe masa de bufet sau dacă intenționați să afișați ceea ce va fi servit mai târziu. Unii oaspeți pot presupune că mâncarea este servită în cantități nelimitate și poate fi luată pe cont propriu, dar nu este întotdeauna cazul.
     • Schimbați meniul. Dacă o parte din farfurie nu poate fi servită (de exemplu, o garnitură este arsă), eliminați-o, înlocuiți-o cu alta sau reduceți porția astfel încât să rămână suficient garnitură pentru toată lumea. În același timp, trebuie să măriți porțiile din alte alimente. Comunicați decizia celor responsabili.
     • Nu ar trebui să existe vegetarieni surpriză, absenți sau oaspeți alergici dacă ați gândit bine lucrurile din timp, dar nu este neobișnuit ca oamenii să aducă rude sau prieteni apropiați fără să le spună în prealabil, mai ales dacă evenimentul nu are o limită strictă a invitațiilor. De regulă, astfel de probleme sunt ușor de rezolvat. Salutați oaspeții la intrare și întrebați dacă au preferințe alimentare. Comunica orice preferinte in bucatarie imediat ce le cunosti.
     • Dacă vin mai mulți oaspeți decât vă așteptați, aranjați-vă să pregătiți mai multă mâncare sau să cumpărați mai multe produse alimentare, dacă este necesar. De regulă, bucătăria are un stoc de alimente pentru a ține seama de posibila deteriorare și, de cele mai multe ori, există mai multă mâncare decât este necesar, nu mai puțin. Puteți reduce porțiile și servi mai multă pâine, salată sau legume, alimente pe care le puteți cumpăra rapid de la supermarket.

   • Aflați cum să rezolvați problemele cu copiii. Nu faceți greșeala pe care o fac mulți manageri - amintiți-vă că copiii au aceleași nevoi ca și adulții: își doresc să se distreze și să nu se plictisească. Părinții sunt adesea jigniți dacă nu există divertisment pentru copii la un eveniment. Cel mai bine este să cereți tuturor oaspeților care intenționează să aducă copii să vă anunțe despre acest lucru atunci când trimiteți un RSVP la invitația dvs.

     • Pentru copiii mici (sub 10 ani), cel mai bine este să oferiți mâncare sau gustări devreme, deoarece cina nu începe de obicei până la ora 20:00, care este mult mai târziu decât mănâncă de obicei copiii. Mâncarea ar trebui să fie interesantă și sănătoasă pentru copii, dar și la fel de atentă ca și pentru adulți – părinții vor aprecia acest lucru. Consumul de alimente hrănitoare pentru copii va ușura lucrurile pentru părinți, astfel încât aceștia să poată avea o seară relaxantă.
     • Copiilor peste 10 ani li se poate servi de obicei mâncare pentru adulți și mărimea porțiilor la fel ca și adulții, deși copiii de cele mai multe ori nu mănâncă întreaga porție. Cu acordul părinților, oferiți copiilor un meniu pentru copii dacă nu le place mâncarea pentru adulți. Adolescenții aleg adesea aceleași alimente ca și copiii pentru că sunt mai simple. Din acest motiv, unele unități redenumesc meniurile pentru copii în meniuri alternative. Discutați în avans meniurile pentru copii și opțiunile de divertisment pentru copii și seniori cu oaspeții principali.
     • Oferiți un loc privat pentru femeile cu bebeluși pentru a-i hrăni și schimba, precum și un loc unde copiii mici să doarmă dacă obosesc.

   • Aflați cum să vă descurcați cu oaspeții zbuciumați și în stare de ebrietate, precum și cu oamenii care încearcă să intre într-un eveniment fără o invitație.

     • În mod ideal, acest lucru poate fi evitat, dar nu întotdeauna - pot apărea probleme la evenimente corporative și de familie. Adesea apar nuanțe despre care nu știai și despre care nu puteai ști, așa că fii pregătit pentru orice.
     • Întrebați clientul și principalii oaspeți despre posibilele scenarii de comportament în astfel de cazuri. Dacă nu este potrivit să discutați despre asta cu ei, discutați cu alți responsabili pentru a evita problemele de așezare. Atribuiți responsabilitatea pentru aceste situații, monitorizați situația și fiți gata să interveniți dacă este necesar. Strict vorbind, responsabilitatea ta este să conduci evenimentul, dar nu ești responsabil pentru problemele personale ale invitaților. Din acest motiv, ar trebui să aflați pe cine trebuie să contactați dacă apare o situație neplăcută.
     • Situațiile cu oameni care încearcă să ajungă la un eveniment fără invitație sunt întotdeauna destul de dificile. În acest caz, cel mai bine este să le cereți calm să părăsească evenimentul, dar mai întâi verificați cu invitații principali dacă acești oameni nu sunt într-adevăr pe lista de invitații. Dacă oamenii acționează agresiv, este de datoria ta să protejezi oaspeții în măsura posibilului. Sunați poliția sau securitatea dacă oaspeții neinvitați nu pleacă în ciuda solicitărilor dvs.
     • Oaspeții ignoră adesea graficul de locuri și se așează unde doresc sau lângă cei cu care doresc să stea. Întrebați oaspeții principali dacă acest lucru este acceptabil. Cel mai bine este să discutați totul cu clienții în avans. Dacă este nevoie de locuri, nu permiteți nimănui să intre în sala de mese până când începe cina. Oaspeții sunt adesea în hol, foaier sau bar până la cină. Dacă unele persoane nu ar trebui să se întâlnească din cauza diferențelor de familie, puteți împărți oamenii în grupuri și îi puteți conduce separat la mesele respective.

   • Aflați ce să faceți dacă vremea vă stă în cale.În unele zone este posibilă ploaie sau ninsoare bruscă, precum și căldura sau frigul extrem. De regulă, vremea nu are de mare importanță, dacă evenimentul se desfășoară în interior, dar în cazul evenimentelor în aer liber totul este mai complicat. Dacă se așteaptă vreme rea, mutați evenimentul într-o altă locație. Dacă acest lucru nu este posibil, închiriază un pavilion mare sau un cort (deși această opțiune poate fi costisitoare dacă este rezervată în ultimul moment). Monitorizați vremea în pregătirea evenimentului. În caz de vreme rea, este extrem de dificil să corectați situația, așa că faceți tot ce vă stă în putere pentru a preveni problemele.

     • Unele țări au asigurare împotriva intemperiilor și a altor probleme. Dacă vremea în zona dvs. este imprevizibilă, aveți un plan de vreme rea. Aflați costul asigurării și al mutării evenimentului în altă locație, deoarece acest lucru vă va ajuta să vă pregătiți clientul pentru eventuale costuri suplimentare.

• Păstrați elementele esențiale, cum ar fi șervețele, stingătorul de incendiu, trusa de prim ajutor și alte articole într-un singur loc convenabil. Dacă totul merge bine, nu veți avea nevoie de ele, dar pentru evenimente mai mari cel mai bine este să le aveți la îndemână pentru orice eventualitate.
• Dacă vreunul dintre oaspeți sau vorbitori este obosit sau cu jetlag, verificați cu ei sau cu asistenții lor pentru a vedea dacă au nevoie de o sesiune de spa, de un masaj sau de orice altceva care îi va face să se simtă mai bine. Dacă nu au mâncat de ceva vreme, le poți trimite prânzul, iar dacă nu se simt bine, pastile (de exemplu, în cazul unei dureri de cap din cauza stresului sau al unei dureri de stomac din cauza unui zbor). Oaspeții obosiți sau vorbitorii sunt modalități de a strica orice eveniment, indiferent cât de mult ai încerca.
• Asigurați-vă că toată lumea poate vedea scena și auzi muzica sau spectacolele.
• Amintiți-vă că este o mare onoare să fiți implicat în organizarea evenimentului altcuiva, chiar dacă procesul în sine se dovedește a fi foarte deranjant. Munca ta poate face mulți oameni fericiți și le poate oferi experiențe de neuitat. Această experiență vă va fi utilă, deoarece veți dobândi multe abilități noi.
• Puteți ține singur un discurs sau chiar să dansați cu cineva dacă face evenimentul mai interesant. Este important să vă puteți delega responsabilitățile în cazul în care trebuie să participați la un dans sau să țineți un discurs. Este important să nu existe tăcere la nicio masă.

Informații despre articol

wikiHow funcționează ca un wiki, ceea ce înseamnă că multe dintre articolele noastre sunt scrise de mai mulți autori. În timpul creării acestui articol, 30 de persoane, inclusiv anonime, au lucrat pentru a-l edita și îmbunătăți.

În alte limbi:

Această pagină a fost vizualizată de 57.546 ori.

A fost util acest articol?

Astăzi nu vom atinge toate punctele (sunt mai mult de 100). Dar promit că le vom lua în considerare pe cele mai elementare și pe cele în care se greșesc cel mai des.

Cum se organizează un eveniment public:

Pasul 1. Stabiliți scopul evenimentului.

Primul lucru care este important de făcut în orice chestiune, mai ales legată de afaceri: înțelegeți cui este dedicat evenimentul și în ce scop? Poate vindeți toalete uscate și trebuie să atrageți parteneri. Poate ai o rețea clinici dentare, și doriți să organizați o expoziție vitrine pentru a găsi noi clienți/pacienți.

Gândește-te la asta, de cine ai nevoie și de ce. De ce ar trebui să se oprească din ceea ce fac și să-ți rezerve un loc? Și de aici veți înțelege despre ce ar trebui să fie conferința/expoziția/clasa de master și cum ar trebui să fie prezentată.

Pasul 2: Alegeți o locație.

Înainte de a alege o locație, este important să: a) calculați numărul aproximativ de persoane care vor participa la evenimentul dvs., b) reduceți numărul rezultat cu 30%. De ce este necesar acest lucru? În primul rând, unele persoane nu vor putea veni (chiar dacă au plătit biletul). În al doilea rând, o sală mică, dar plină, este mai bună decât o sală imensă, pe jumătate goală.

Pasul 3. Faceți invitații/fluturași de înaltă calitate.

Pentru a face un fluturaș corect, există câteva reguli simple:

1. prospect mare (aproximativ A5),
2. font mare și ușor de citit (de preferință fonturi simple pe care le citim în fiecare zi, de exemplu, Arial).

Ar trebui să existe un minim de text, maximum de imagini luminoase și elegante. Scopul pliantului este de a ridica întrebări și dorința de a afla mai multe. Sub nicio formă nu ar trebui să spună toate detaliile.

*Important: asigurați-vă că verificați dacă pliantul conține adresa exactă, numărul de telefon, data și ora evenimentului.

Având un pachet de astfel de fluturași, le puteți lipi și distribui oriunde doriți (cu excepția locurilor care sunt protejate prin lege de postarea ilegală). La discursuri publice, cu parteneri la evenimente, la pichete, expoziții, pe rafturile magazinelor - în general, oriunde s-ar afla publicul țintă.

Pasul 4. Invitați și aprobați lista de vorbitori.

După ce v-ați hotărât o dată, este timpul să invitați vorbitori. Dacă vor veni vorbitori din alt oraș, atunci este necesar să faceți aranjamente cu cel puțin 4 săptămâni înainte de eveniment.

Pasul 5. Strigă despre evenimentul tău peste tot, încurajându-i și pe alții să țipe despre el.

Astăzi nu vom vorbi despre publicitate. Dar este important de menționat că sarcina ta este să atragi atenția maximă asupra acestui eveniment. Pentru a face acest lucru, trebuie să te comporți ca al tău. campanie de publicitate, și PR de la: vorbitori, parteneri, participanți.
Vorbitorii filmează invitații video, trimit scrisori abonaților și vorbesc despre eveniment rețelele sociale. Partenerii sunt aceiași, plus propriile lor canale media. Participanții își împărtășesc emoțiile și vorbesc despre eveniment, de exemplu, pentru un cadou (simplu, dar cel mai important - ușor accesibil).

Pasul 7: Folosiți mass-media atunci când este posibil

De asemenea, vă puteți acoperi evenimentul la radio sau TV. Pentru a face acest lucru, este suficient, de exemplu, să aranjați un interviu sau un reportaj cu unul dintre vorbitorii de la evenimentul dvs.

Pasul 8. Pregătește toate materialele pentru eveniment

La evenimentul dvs. trebuie să existe bannere cu parteneri, un tabel cu literatură pe tema evenimentului (cărțile dvs., cărțile partenerilor, vorbitori) și pliante. Oamenii vor putea să ia notițe în fișe, dar acesta nu este principalul lucru. Scopul lor este să vă reamintească după încheierea evenimentului.

Când oamenii părăsesc sala, de regulă, după 20 de minute vor trece la alte lucruri. Probabilitatea ca ei înșiși să te amintească într-o săptămână este incredibil de neglijabilă.

Dar când văd un pachet cu logo-ul tău, un caiet, un calendar sau un pix de la evenimentul tău, cu siguranță își vor aminti de tine. Prin urmare, tratați acest lucru în mod responsabil.

Pasul 9: Numiți un moderator.

Poate că va ține niște semne care spun „5 minute” sau o alarmă va apărea pe computer pentru a semnala sfârșitul discursului în 10 minute.

Să rezumăm:

Foarte curând, Infobusiness2.ru va găzdui următorul eveniment de mare amploare pentru oamenii de afaceri - Conferința de afaceri All-Russian 2015. Cu vorbitori precum: Andrey Parabellum, Konstantin Benko, Radislav Gandapas, Nikolay Mrochkovsky, reprezentanți ai VTB Bank și Euroset și mulți alții.

Asigurați-vă că citiți mai multe despre această conferință accesând site-ul web, deoarece nu vă pot transmite întreaga amploare și puterea acestui eveniment pe scurt.

Între 31 ianuarie și 1 februarie, Andrey Parabellum, împreună cu întreaga companie și partenerii Infobusiness2.ru, organizează Conferința de Afaceri All-Russian 2015. Și trebuie să fii, fără greș. Și veți afla totul pe site, la care veți accesa făcând clic pe butonul de mai jos.

Competițiile, festivalurile, concertele, flash mob-urile, conferințele, mitingurile turistice, paradele și procesiunile conțin o anumită componentă de conținut și, în același timp, acestea sunt evenimente de masă, în cadrul cărora trebuie respectate anumite cerințe.

Ce este un eveniment de masă

Un eveniment de masă este o adunare a unui număr semnificativ de persoane cu scopul de a participa la orice eveniment care are natura unui apel patriotic, vacanță, publicitate, spectacol, întâlnire de afaceri sau timp liber.
Locuri evenimente de masă diferit:

• piețe și parcuri;
• piețe și străzi ale orașului;
• clădiri publice;
• săli de teatru;
• locuri de concerte;
• săli de sport.

Organizarea de evenimente culturale contribuie la realizarea nevoilor rezidenților de natură politică, culturală, economică și religioasă.

Forme de evenimente publice

Există diverse grupuri și forme de evenimente publice:

• Stat și politic: adunări ale acționarilor, conferințe științifice și practice, congrese, parade, procesiuni.
• Evenimente culturale: seară la nivel de oraș pentru absolvenți, spectacole de teatru, festivaluri populare, târguri și expoziții, procesiuni de carnaval, spectacole de festival, programe de concerte, programe de spectacole.
• Sport și divertisment: meciuri sportive, festivaluri sportive, curse și raliuri auto, atletism fond, jocuri olimpice.
• Evenimente cu caracter religios: sărbători, procesiuni ceremoniale.
• Privat: banchete, nunți, aniversări.

Toate evenimentele pot avea loc la nivel municipal, regional, rusesc sau nivel international. Modul în care apar astfel de acțiuni este împărțit în două grupuri mari:

• Spontan.
• Organizat.

Acestea pot fi efectuate o singură dată sau periodic, permițând participarea unui număr limitat de persoane sau fiind deschise publicului larg.

Cum să organizezi un eveniment în masă

O serie de structuri sunt implicate în pregătirea și desfășurarea evenimentelor:

• Organismele guvernamentale locale.
• Instituții aparținând diferitelor departamente și forme de proprietate.
• Șefii instituțiilor pe teritoriul cărora se desfășoară.

Un eveniment de masă înseamnă respectarea strictă a principalelor condiții, proceduri și cerințe pentru desfășurarea acestuia, menținând siguranța personală a tuturor celor prezenți.
Desfășurarea evenimentelor culturale implică rolul incontestabil al asistenței medicale, transportului auto și întreprinderi comerciale, instituții de servicii pentru consumatori, informații și resurse de internet.

Dacă se pregătesc evenimente de amploare, administrația municipală poate forma consilii de coordonare și sedii care coordonează și controlează toți participanții. Astfel de comitete sunt responsabile pentru elaborarea planurilor adecvate, menținerea ordinii și a legii și evacuarea urgentă a spectatorilor și a participanților dacă există o amenințare la adresa vieții și sănătății lor.

Ce să ia în considerare

Când discutați despre procedura de desfășurare a unui eveniment în masă, trebuie să luați în considerare condițiile pentru desfășurarea acestuia:

• Programul transportului public municipal (toți cei prezenți trebuie să poată folosi transportul în comun la final).
• Condițiile meteo și climatice.
• Locuri de parcare pentru vehicule.
• Comoditatea de apropiere a locului principal, ținând cont de accesul limitat pentru vehicule.
• Disponibilitatea spațiilor de depozitare.
• Posibilitatea acordării asistenței medicale primare.
• Exploatarea punctelor de alimentare și vânzarea băuturilor nealcoolice (înviorătoare pe vreme caldă, încălzire pe vreme rece).
• Disponibilitatea băilor.

Instrucțiuni de organizare și desfășurare

• Sfaturi voluntare organizatii sportive iar comisia sportivă sunt obligate să coordoneze examinările necesare cu administrația municipală, structurile inginerești, stația sanitară epidemiologică, organele de drept, direcțiile de apărare civilă și situatii de urgenta. Rezultatele sondajelor ar trebui să fie acte relevante.
• Organizatorii asigură procesul de desfășurare a evenimentului (respectarea de către personal a normelor de securitate la incendiu și desemnarea persoanelor responsabile), anunță în mod corespunzător administrația municipală despre locul, când și la ce oră va avea loc evenimentul, indică denumirea, formatul, date despre numărul de participanți, informații de contact.
• Managerii în al căror departament se află clădiri și structuri sunt obligați să asigure fiabilitatea standurilor și a altor structuri utilizate, precum și posibilitatea evacuării generale în cazul în care există un pericol pentru viața și sănătatea celorlalți.

Trăsături caracteristice ale unui eveniment de masă

Formatul unui eveniment public determină trăsăturile sale caracteristice. În mod convențional, orice eveniment public în masă poate fi clasificat ca unul dintre principalele tipuri în funcție de locație:

• Închis. În acest caz, un cerc restrâns de anumiți invitați se adună într-o cameră separată, accesul oaspeților este limitat de carduri de invitație, nivelul social și interesele celor adunați sunt aproximativ aceleași.
• Deschide. Acest format oferă oricui posibilitatea de a lua parte la evenimentele planificate. Acest lucru crește semnificativ riscul de situații periculoase.

Eterogenitatea compoziției celor prezenți se manifestă cel mai clar în timpul evenimentelor sportive și de divertisment:

• Suporterii aparțin unor cluburi sportive rivale, contingentul lor este clar marcat.
• Pasiunile vii, fanatice pentru clubul sau echipa cuiva se manifestă în strigăte, sloganuri și intonarea anumitor fraze.
• Vârsta și compoziția socială, nivelul de educație și cultură, precum și orientările valorice ale celor prezenți pot varia foarte mult, ceea ce poate duce la situații conflictuale.

Amenințări potențiale

Un eveniment de masă este cea mai accesibilă oportunitate de a satisface nevoile unui grup mare de oameni. În același timp, aceasta este o potențială amenințare pentru viața și sănătatea tuturor participanților, fanilor și spectatorilor. Acest lucru se datorează mai multor factori:

• Un spațiu închis crește riscul încălcării legii și ordinii de către un grup de persoane format spontan sau organizat.
• O schimbare a ritmului și dinamicii obișnuite a evenimentelor poate provoca cazuri de conflicte între cetățeni individuali sau anumite grupuri ale acestora. Formatele specifice ale evenimentelor informale contribuie în special la aceasta.
• Atunci când există o mulțime semnificativă de oameni, apare posibilitatea de furt și daune materiale.
• O adunare colectivă a unui anumit contingent de oameni (fani radicali, partide rivale, fani rock) poate acumula manifestarea emoțiilor negative.
• Chiar și o situație neobișnuită pe termen scurt poate contribui la panică, ducând la un număr mare de victime.
• Există o amenințare reală a unui act terorist ca urmare a implementării unor planuri criminale sau antisociale.

Măsuri de securitate din partea organizatorilor

Organizatorul este responsabil în primul rând pentru siguranța celor prezenți. Dacă sistemul de securitate nu este format corespunzător, atunci chiar și cel mai vibrant, spectaculos, interesant și important eveniment din conținut își va pierde semnificația și poate duce la consecințe îngrozitoare.

Asigurarea securității evenimentelor publice se realizează prin dotarea punctelor unde vor fi amplasate participanții, spectatorii, serviciile de securitate, precum și echipamentele de stingere a incendiilor.

Este necesar să se mențină condiții sanitare și igienice adecvate pe întreg teritoriul. Accesul liber la structuri și sursele de alimentare cu apă trebuie să fie organizat pentru vehiculele oficiale în caz de pericol de incendiu. Planurile de evacuare și semnele de ieșire de urgență trebuie amplasate în locații centrale.

Asigurarea securității pentru oamenii legii

Evenimentele publice necesită respectarea siguranței publice, care este realizată de agențiile de aplicare a legii. La ce anume ar trebui să acorde atenție?

• Angajații organelor de afaceri interne sunt obligați să împiedice cetățenii să intre în stare de ebrietate cu droguri, toxice sau alcoolice.
• O atenție deosebită trebuie acordată persoanelor care doresc să poarte cu ele orice tip de armă.
• În cazul în care standardele de ocupare pentru spații devin maxime admisibile, atunci oamenii legii trebuie să ceară organizatorilor să nu mai permită vizitatorilor (spectatori, fani) să intre pe teritoriul unde va avea loc evenimentul.
• Dacă apare o amenințare percepută, toți cei prezenți trebuie evacuați din sală și din tribune.
• În procesul de suprimare a cazurilor de încălcare a legii și ordinii, este necesar să se excludă posibilitatea de panică.

Reguli de conduită pentru cei prezenți

Regulile de conduită în timpul evenimentelor sportive, de divertisment și culturale sunt determinate de reguli standard și interzic:

1. Aduceți arme, explozibili, droguri narcotice, băuturi alcoolice, saci mari.
2. Alergați pe teren sau pe scenă, fiți pe culoar sau pe scări.
3. Deranjați ordinea: beți alcool, insultați și umiliți pe cei prezenți, dați semne de extremism.
   

Un eveniment de masă este o situație unică în care o persoană se poate simți într-un cerc de oameni care au aceleași gânduri, poate fi implicată în evenimente importante de stat, religioase sau de altă natură și își poate petrece timpul liber cu interes și beneficiu.