Caracteristici ale EDMS „Practică” Ușurință de întreținere și implementare Interfață intuitivă Posibilitatea de lucru la distanță Colaborare cu alte organizații online Utilizarea semnăturilor electronice Flexibilitatea în stabilirea drepturilor de acces Scalabilitate Birou mobil al managerului

Scenariul diagramei fluxului documentului DOCUMENT DE INTRARE EXTERN Organizare externă SA Biroul „_________”. SecretaryHeadDepartment 1Department 2 1 Scrisoare primită 6. Semnătură 4. Aprobare 5. Scrisoare trimisă 3. Proiect de scrisoare trimisă 7. Înregistrare 1. Înregistrare în curs 2. Rezoluție 4. Aprobare

Etapa 1. Înregistrarea unui document în EDMS Numerotarea automată a documentelor; Completarea automată a câmpurilor din directoare preconfigurate; Link către documentele aferente; Trimiterea unui document prin e-mail; Verificarea ortografică a textului documentului introdus; Controlul executiei documentelor; Lucru complet cu fișiere; Diferențierea drepturilor de acces; Semnătura documentului electronic. Functionalitate:

Etapa 2. Rezoluţie. Lucrați cu instrucțiuni: proiecte de rezoluții și rezoluții: text, grafic și voce; Număr nelimitat de rezoluții; Distribuirea automată a rezoluțiilor; Urmarirea automata prin sistemul de termene pentru executarea documentelor; Tipărire de grup de rezoluții; Trimiterea în grup de documente către destinatari. Functionalitate:

Introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în ultimii doi ani, ne confruntăm din ce în ce mai mult „Practică” EDMS, dezvoltat aici în Tatarstan. Întâlnesc atât agenții guvernamentale, cât și agenții comerciale, ceea ce desigur este plăcut, sistemul este cel tătar natal, așa cum se spune. « Bik әybәt", dar având în vedere funcționalitatea slabă a sistemului, vă confruntați cu neînțelegere, de ce ar avea clienții nevoie de un sistem atât de prost, care nici măcar nu poate fi numit EDMS???

Dar mai întâi lucrurile.

Ploi de aur de la ministrul practicii

Acum politica de distribuție nu s-a schimbat, EDMS Praktika este încă distribuit cu ajutorul presiunii administrative din partea ministrului comunicațiilor Nikiforov, ai cărui foști însoțitori și prieteni sunt Nikifrov Timur Yakubovși Dmitri Yurtaev conform Portalului Kazan (http://e-kazan.ru/) ei sunt proprietarii companiei Document Management Systems. Nikiforov și Yakubov au lucrat, de asemenea, împreună ca programatori la Institutul de Cercetare de Matematică și Mecanică, care poartă numele. Chebotarev la Universitatea de Stat din Kazan, creată cu sprijinul lui George Soros.

Ministrul nostru al Comunicațiilor Nikolai Nikiforov este cel mai bun „director de vânzări” Practică EDMS

În prezent, „Practica” EDMS este utilizată de aproximativ 4.000 de organizații: Ministerul Afacerilor Interne al Federației Ruse, Ministerul Culturii al Federației Ruse, Ministerul Resurselor Naturale al Federației Ruse, Academia Rusă de Economie Națională și Administrația publică sub președintele Federației Ruse, guvernul de la Moscova, Teritoriul Primorsky, Republica Tuva, Tatneft, Kamaz și alte organizații.

4.000 de clienți în doar 9 ani de existență a companiei- asta e foarte tare, avand in vedere ca Document Management Systems a reusit sa achizitioneze 90% dintre ele doar in ultimii 3 ani. Acesta este doar un fel de succes fenomenal, pentru că dacă compari principalii vechi de pe piață, ei au indicatori mai slabi - Directum are doar 1700 clienți în 12 ani, iar EOS are 6.000 de clienți în 20 de ani.

Timur Yakubov este coproprietar al sistemelor de management al documentelor și un bun prieten al ministrului comunicațiilor Nikolai Nikiforov

Se dovedește că aveți conexiuni la nivel de guvern, ceea ce înseamnă că veți obține atât gesheft, cât și o afacere profitabilă dacă nu aveți legături, mergeți la muncă și nu plângeți. Un bun exemplu de nepotism, despre care probabil că toată lumea știe deja.

Mă întreb dacă Vladimir Vladimirovici este măcar conștient?

Posibilitățile EDMS „Practice”

• Ușurință de întreținere și implementare
• Interfață intuitivă
• Posibilitate de lucru la distanță
• Colaborare online cu alte organizații
• Utilizarea unei semnături electronice
• Flexibilitate în stabilirea drepturilor de acces
• Suport tehnic 24/7
• Scalabilitate flexibilă
• Birou executiv mobil

Nu voi infirma multă vreme avantajele indicate de dezvoltator, vă voi spune doar ce am văzut și am învățat din EDMS „Practice”, după ce m-am uitat la unul dintre obiectele din Republică. Veți înțelege capacitățile acestui așa-numit EDS.

Deci, iată un tabel rezumativ:

Opinia „Greslei Managerilor de Documentare” cu privire la „Practică” EDMS

Suportul logistic al întreprinderilor holdingului se ocupă de Departamentul Tatneftesnab, care interacționează cu zeci de mii de furnizori, achiziționează materialele, echipamentele necesare și le transferă către diviziile Tatneft. Pentru oficializarea acestor operațiuni este necesară generarea, coordonarea, semnarea și înregistrarea a sute de mii de documente - contracte, acorduri, facturi, facturi, acte etc.

Procesarea rapidă a unui volum atât de semnificativ de documentație este imposibilă fără instrumente moderne care pot asigura un schimb rapid de date între organizațiile terțe și toate departamentele companiei.

În 2015, conducerea PJSC TATNEFT a inițiat un proiect de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor pentru a optimiza și accelera interacțiunea dintre diviziile Companiei și a reduce timpul de schimb de documente atât în ​​cadrul companiei, cât și cu contractorii externi.

Pe parcursul proiectului s-au planificat:

• Transformați volumul maxim de flux de documente în formă electronică.
• Oferiți angajaților posibilitatea de a accesa instantaneu informații relevante din punct de vedere juridic prin sistemele de informații ale întreprinderii.
• Reduceți timpul pentru crearea, acordul și semnarea documentelor.
• Organizarea schimbului electronic de documente - certificate de acceptare pentru lucrare finalizată (N-A4), facturi (TORG-12), facturi cu contractori terți, inclusiv cu propriile departamente pe baza propriilor formate dezvoltate și aprobate ale M-15 factura si acte N-A7.
• Accelerează schimbul de documente în cadrul companiei.

Trecerea la EDI

Partenerul pentru realizarea unui sistem electronic de management al documentelor la PJSC TATNEFT a fost compania 1C-Rarus Kazan.

Conform cerințelor conducerii PJSC TATNEFT, sistemul EDI trebuia să ofere soluția pentru următoarele sarcini:

• standardizarea și automatizarea lanțurilor de aprobare a documentelor contabile primare;
• semnarea documentelor cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită;
• schimb de documente semnate cu contractori terți și în cadrul companiei între diviziile structurale;
• utilizarea formatelor de documente contabile primare aprobate de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei;
• dezvoltarea și sprijinirea propriilor formate de documente electronice;
• minimizarea introducerii manuale a datelor în sistemele informaționale ale întreprinderii;
• integrarea cu sistemele de contabilitate SAP și 1C ale companiei.

Pentru a crea un astfel de sistem, soluția „1C: Document Flow 8 KORP” a fost aleasă ca sistem unificat de flux de documente electronice (EDF) al PJSC Tatneft, care trebuia să fie integrat cu sistemele de contabilitate ale întreprinderii.

Departamentul Tatneftesnab a fost ales ca unitate pilot pentru implementarea EDI. Transferul Tatneftesnab la EDI a fost finalizat în 2,5 luni. În acest timp, a fost realizat un sondaj pre-proiect, a fost elaborat un plan calendaristic, a fost configurat și testat sistemul, au fost obținute chei electronice și s-au decis alte măsuri organizatorice. Această sarcină a fost finalizată cu succes de echipa de management de proiect a Tatneftesnab, condusă de managerul de proiect M. Z. Turusheva și de compania 1C-Rarus Kazan, antreprenorul.

În prima etapă a proiectului, a fost organizat schimbul de documente semnificative din punct de vedere juridic între Direcția Tatneftesnab și unul dintre principalii parteneri - compania grupului TMS, parte a holdingului de servicii petroliere TAGRAS-Holding.

La a doua etapă a proiectului, în decurs de 3 luni, 73 de întreprinderi TAGRAS-Holding au fost conectate la sistemul electronic de management al documentelor cu Administrația Tatneftesnab.

La a treia etapă, schimbul de documente în cadrul companiei a fost automatizat - între Departamentul Tatneftesnab și 21 de divizii structurale ale PJSC Tatneft. De asemenea, au fost alocate trei luni pentru a treia etapă a proiectului.

A fost nevoie de 8,5 luni pentru a implementa toate cele trei etape ale lansării EDI la Tatneft. În acest timp, 22 de divizii ale PJSC Tatneft și 73 de întreprinderi - parteneri strategici ai holdingului - au fost conectate la sistemul EDO-Tatneft. La momentul finalizării proiectului, volumul cantitativ al gestionării documentelor electronice se ridica la 250.000 de documente anual.

Rezultatele cheie ale implementării sistemului EDI

«

Decizia de a trece la EDI se pregătește de mult timp. Și această decizie a fost corectă și justificată. Ne-am atins obiectivele pe care ni le-am propus. Am implementat nu doar un sistem de schimb electronic cu organizații terțe, am implementat două proiecte într-unul: am organizat fluxul de documente cu contractori externi prin operatorul EDI Taxcom folosind soluția 1C-Takskom și, în același timp, am introdus un flux de documente intern. sistem în care fiecare document financiar este aprobat conform lanțului standard care este prestabilit pentru un anumit contract. Dezvoltăm și extindem treptat sistemul EDI în compania noastră. În prezent, alte 97 de întreprinderi partenere sunt pregătite să lucreze cu noi folosind sistemul electronic de management al documentelor.”

Ahmetshin Ramil Akhmetovich,

Schimb rapid organizat de documente semnificative din punct de vedere juridic cu contrapartidele.

Sistemul EDI este integrat cu sistemele de contabilitate ale întreprinderii. Pentru tranzacțiile de expediere, utilizatorul EDF creează un document în sistemul său contabil, încarcă documentul creat în sistemul electronic de gestionare a documentelor, unde procesul de aprobare predefinit pentru acest document (în cadrul acestui contract sau acord) este lansat automat. Un document semnat de o persoană autorizată este transmis automat prin operatorul EDF către contrapartidă.

Volumul documentelor cu contrapărți este în continuă scădere; acesta este un proces progresiv. În special, schimbul de documente cu 73 de întreprinderi de servicii ale TAGRAS-Holding, unul dintre partenerii cheie ai PJSC TATNEFT, a fost transferat către EDI. Pe o bază anuală, fluxul de documente al PJSC TATNEFT cu acest holding reprezintă aproximativ 44,8% din fluxul total de documente externe al companiei.

«

Sarcina este de a converti complet tot fluxul de documente dintre TAGRAS-Holding și toate diviziile structurale ale PJSC TATNEFT în formă electronică în cursul anului 2016. Ca rezultat așteptat, 44,8% din fluxul de documente al companiei Tatneft cu organizații terțe va deveni electronic. Aceasta este o cifră foarte mare și serioasă. „TAGRAS-Holding” a susținut la un moment dat inițiativa noastră, iar în paralel cu PJSC „Tatneft” a început implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor la toate întreprinderile holdingului. Astăzi, 73 de întreprinderi Tagras Holding fac schimb de documente electronice cu noi. Fluxul total de documente pentru 2015 în ambele direcții pe o bază anuală s-au ridicat la peste 250.000 de documente. aceasta este o scrisoare de parcurs (TORG-12), facturi, certificate de acceptare a lucrărilor finalizate (N-A4)"

Turusheva Maulida Zalyayletdinovna,
contabil șef al departamentului Tatneftesnab

Volumul fluxului de documente pe hârtie în cadrul întreprinderii a fost redus semnificativ

Pentru a reduce volumul fluxului de documente pe hârtie la întreprindere, în conformitate cu prevederile Legii federale 402-FZ și 93 art. Codul Fiscal al Federației Ruse și-a dezvoltat propriul format de scrisoare de trăsură electronică pentru eliberarea de materiale către terți și deplasarea în cadrul companiei - formatul M-15 folosind o semnătură electronică de înaltă calificare.

«

Anterior, a fost întocmită o copie certificată pentru fiecare document pe hârtie care urma să fie furnizat în timpul controalelor fiscale. Traducerea unui document pe hârtie în formă electronică ne permite să refuzăm tipărirea și stocarea acestuia și să refuzăm crearea unei a doua copie pe hârtie (copie), ceea ce a contribuit la reducerea semnificativă a arhivei pe hârtie a documentelor și a timpului de pregătire și depunere a documentelor la taxă. autoritatile. Pe parcursul proiectului, ne-am dat seama că este foarte posibil să convertim toate documentele primare pe care le schimbăm în cadrul companiei între diviziile structurale în formă electronică. Acesta a devenit principalul argument pentru dezvoltarea propriului format pentru scrisoarea de trăsură M-15 și Actul intern N-A7. Împreună cu specialiști IT, am elaborat și aprobat prin protocol formatul avizului de trăsură electronică M-15 pentru eliberarea materialelor către terți și deplasarea acestora în cadrul companiei și formatul Legii N-A7. Doar în luna ianuarie am compilat aproximativ 2.500 de documente electronice folosind aceste formate. Cât de mult va fi în total pe o bază anuală va deveni clar puțin mai târziu, deoarece nu ne vom opri aici și ne vom stabili sarcina de a converti alte forme de documente în formă electronică.”

Artamonov Boris Nikolaevici,

Aprobarea accelerată a documentelor

A fost dezvoltat și implementat un sistem de aprobare internă a documentelor. Sistemul are lanțuri standard configurate pentru aprobarea fiecărui tip de document în contextul proceselor de afaceri și al diviziunilor companiei - în prezent există peste 400 de astfel de lanțuri, aproximativ 2.500 de utilizatori și peste 200 de semnatari, participă la aprobarea documentelor.

A furnizat livrarea direcționată a unui document electronic către un anumit destinatar

Formatele de documente aprobate de Serviciul Fiscal Federal nu conțin suficiente informații pentru a identifica ruta de circulație a documentului și a-l livra unui anumit destinatar. Documentele electronice primite trebuie procesate și redirecționate către departamentele specifice la care se referă aceste documente. Pentru a elimina legătura intermediară pentru prelucrarea manuală a fluxului de intrare de documente electronice în timpul implementării sistemului EDI la Tatneft, au fost dezvoltate și utilizate cu succes 15 câmpuri suplimentare opționale, care conțin informații despre adresarea locului de expediere și a locului. de livrare a bunurilor materiale și a documentelor electronice către acestea. Contrapartea (cumpărătorul, dacă este o organizație terță) sau destinatarul (dacă o unitate structurală) depune o cerere de furnizare a oricărui echipament sau materiale către sistemul de contabilitate al Direcției Tatneftesnab prin interfața web, completează aceste câmpuri suplimentare , inclusiv adresa locului de livrare. Documentul electronic procesat, după semnarea de către conducerea Tatneftesnab, este transmis automat destinatarului folosind detaliile specificate. Astfel, nu este nevoie să determinați manual la ce depozit sau departament trebuie trimis documentul. Toate informațiile sunt într-un document electronic. Iar documentul își va găsi automat destinatarul printre sute de depozite, baze și persoane responsabile atât la trimitere, cât și la primire.

«

Nivelul rezultat de automatizare a proceselor de flux de documente prin introducerea EDI va face contabilitatea operațională și contabilă identică. Acest lucru schimbă fundamental paradigma contabilității într-o companie.”

Ahmetshin Ramil Akhmetovich,
Contabil șef adjunct, curator al întregului proiect la PJSC TATNEFT

Costuri reduse cu forța de muncă pentru crearea și monitorizarea completării corecte a documentelor contabile

Astăzi, la Tatneft, intrarea în sistemul documentelor primare în cadrul contractelor se realizează nu de către contabili, ci de către inițiatorii contractului, întrucât aceștia sunt cei care au cele mai complete informații despre fiecare contract și fiecare document care îl însoțește. Totodată, contabilul desfășoară funcții de control de verificare a corectitudinii datelor introduse și, pe baza acestor date, generează date contabile. Un contabil ia ceva timp pentru a verifica fiecare document. Cu un volum de documente de câteva sute de mii sau milioane de documente pe an, munca necesară pentru a verifica compararea datelor necesită mult timp.

Astăzi, sistemul EDI al PJSC TATNEFT a implementat un mecanism de control automat al codurilor de intrare. La generarea unui document în baza unui acord cu PJSC Tatneft, contrapartea se obligă să utilizeze codurile din directorul nomenclatorului Tatneft. În plus, datele necesare lansării documentului prin lanțul de avizare cu persoanele responsabile sunt controlate automat. Această funcționalitate reduce numărul de operații manuale pentru introducerea datelor în sistem pentru documentele primite.

Conceptul PJSC TATNEFT presupune că documentele electronice care conțin toate detaliile necesare, care au trecut procedura de aprobare și semnate pe ambele părți cu semnături electronice, sunt considerate automat fiabile de către companie și nu ar trebui să facă obiectul unor verificări suplimentare suplimentare. În același timp, la sfârșitul lanțului de aprobare, după semnarea documentului pe ambele părți, documentul este transferat contabilului relevant, iar contabilul va confirma doar că documentul a fost înregistrat și semnat. Această lucrare se află în stadiul de instalare și testare a sistemului și va permite în viitor reducerea semnificativă a costurilor cu forța de muncă pentru păstrarea evidenței. În plus, este planificată implementarea posibilității de verificare încrucișată a documentelor completate în sistemele EDI și contabile, ceea ce, conform estimărilor conducerii, va reduce costurile cu forța de muncă pentru contabilitate cu câteva procente.

«

Prin eliminarea necesității de a introduce și verifica manual fiecare document, simplificăm astfel munca serviciului de contabilitate și îl facem mai confortabil. Prin urmare, prioritatea noastră principală este să automatizăm încărcarea și procesarea documentelor primite în cea mai mare măsură posibilă și, ca urmare, eliminăm complet necesitatea reconcilierii documentelor.”

Portnov Vitali Ivanovici,
manager de proiect al Centrului de Servicii pentru Afaceri (BSC) al PJSC TATNEFT

Planuri de dezvoltare a sistemului EDI

Treceți la schimbul electronic de documente cu toți partenerii PJSC TATNEFT

Sistemul EDI de la PJSC TATNEFT continuă să se dezvolte activ. Compania intenționează să treacă la EDI cu numărul maxim de contrapărți, printre care se numără și mici companii partenere care în prezent nu au și nu sunt pregătite să implementeze sisteme electronice de management al documentelor. Pentru aceștia se preconizează implementarea posibilității de a face schimb de documente electronice printr-un portal web, atunci când contrapartea de pe portal va întocmi un document electronic, îl va certifica cu cheie personală de semnătură electronică și îl va trimite prin operatorul EDI către diviziile TATNEFT. .

«

Introducerea managementului electronic al documentelor, în mod surprinzător, presupune nu doar trecerea la managementul electronic al documentelor, ci și un număr imens de avantaje asociate pe care le poate primi o companie. Astăzi ne dezvoltăm în această direcție, nu separat, ci cuprinzător, adică dezvoltăm toate sistemele conexe cu care EDI este conectat. Sarcina noastră din perspectiva strategică este să transferăm tot fluxul de documente interne în formă electronică și să facem din sistemul EDI un sistem la nivel de holding, la care toate subsidiarele Tatneft - peste 160 de organizații - vor fi conectate treptat și vor implica numărul maxim de contrapărți. , dintre care sunt zeci, în schimbul electronic de documente mii."

Ahmetshin Ramil Akhmetovich,
Contabil șef adjunct, curator al întregului proiect la PJSC TATNEFT

Implementați generarea automată a tranzacțiilor

În prezent, se lucrează în plină desfășurare pentru integrarea perfectă a sistemului EDI cu sistemele de contabilitate ale companiei - atât 1C, cât și SAP. Această integrare se bazează pe tehnologia serviciilor web, atunci când sistemul EDI informează sistemul de contabilitate despre schimbările în starea anumitor documente (documentul este respins, semnat, respins pe cealaltă parte de destinatar, semnat de destinatar etc.) , iar pe baza acestor stări din contabilitate Sistemul va genera automat tranzacțiile necesare. Cu această schemă de lucru, sistemul contabil va reflecta tranzacțiile de vânzare doar pe baza documentelor electronice semnate pe ambele părți, iar departamentul de contabilitate va fi eliberat de nevoia de a inversa tranzacțiile în situații de urgență. Acest lucru va reduce costurile cu forța de muncă, va reduce riscurile fiscale și va reduce numărul de documente clarificatoare pentru inspectoratul fiscal.

«

Am urmat o cale bazată pe următorul principiu: formarea unui document electronic în orice sistem informatic trebuie efectuată o singură dată de partea contractantului - contrapartea a generat documentul, l-a semnat și l-a trimis electronic. Nu ar trebui să facem nimic mai mult cu acest document decât aprobări și semnări. Totul ar trebui automatizat: aprobarea printr-un lanț unificat, semnarea, trimiterea automată a documentului semnat către contrapartidă și generarea automată a tranzacțiilor în sistemul contabil. În același timp, costurile de introducere a documentelor în sistemele contabile ar trebui să fie zero. Aceasta este o nouă oportunitate pe care ne-o oferă sistemul EDI în integrare cu sistemul contabil. Și aceasta este o schimbare semnificativă în filozofia de a lucra cu documente la întreprindere"

Ahmetshin Ramil Akhmetovich,
Contabil șef adjunct, curator al întregului proiect la PJSC TATNEFT

Extindeți lista de documente electronice interne

«

După ce ne-am format și am aprobat propriul format M-15, ne-am dat seama că suntem gata să convertim întregul flux de documente interne al companiei în formă electronică. Articolul 9 din Legea 402-FZ „Cu privire la contabilitate” ne deschide oportunități enorme. Și acum acesta este unul dintre domeniile promițătoare care ne va permite să aprobăm rapid formatul fiecărui document, să dezvoltăm reglementări pentru fiecare document electronic și să le punem în practică.”

Artamonov Boris Nikolaevici,
Contabil șef adjunct Metodologie

Implementați capacitatea de a lucra cu EDO-Tatneft printr-o aplicație mobilă

Acest lucru este valabil mai ales pentru PJSC TATNEFT, ca întreprindere cu o structură organizațională complexă și ramificată. 2.500 de angajați lucrează cu sistemul EDI, 200 dintre ei au certificate de semnătură electronică emise, mulți angajați sunt în permanență în mișcare. Aplicația mobilă le va permite să aprobe și să semneze documente în orice moment, în orice locație și de pe orice dispozitiv mobil conectat la Internet.

Organizarea schimbului direct de documente electronice cu băncile

Pentru optimizarea lucrului cu băncile care deservesc întreprinderile Tatneft, se are în vedere problema schimbului direct de documente folosind tehnologia 1C: DirectBank, care va permite trimiterea ordinelor de plată către bancă și primirea extraselor de cont curent cu semnătură electronică direct din sistemele contabile, fără comutare. către sistemul „Client” -bancă”. Acest lucru va reduce timpul de încărcare și descărcare a fișierelor electronice, precum și reconcilierea suplimentară a documentelor contabile cu datele din extrase de cont.”

Tatneft este una dintre cele mai mari companii petroliere ruse. Grupul TATNEFT include producția de petrol și gaze, rafinarea petrolului și gazelor, întreprinderi petrochimice, întreprinderi de vânzare de petrol, gaze și produse ale acestora, un complex de anvelope, o rețea de benzinării și un bloc de structuri de servicii.

PJSC TATNEFT a organizat schimbul rapid de documente electronice între 22 de divizii proprii, precum și cu 73 de contractori externi folosind 1C:Enterprise 8

Specialiștii de la biroul din Kazan „1C-Rarus” au implementat un sistem electronic de gestionare a documentelor la PJSC Tatneft. Noul sistem, creat pe baza soluției 1C: Document Flow 8 KORP și a serviciului 1C-Taxcom, a acoperit 2.500 de locuri de muncă în 22 de divizii ale holdingului. Principalul volum al fluxului de documente a fost transformat în formă electronică. Timpul pentru generarea, acordarea și semnarea documentelor a fost redus. Schimbul de documente în cadrul companiei s-a accelerat semnificativ. Schimbul electronic de documente semnificative din punct de vedere juridic a fost organizat cu 73 de contractori externi. S-a implementat verificarea automată a corectitudinii completării documentelor primite. Timpul necesar pentru introducerea datelor primare în sistemele contabile ale întreprinderii este redus la minimum. A fost asigurată livrarea direcționată a documentelor electronice către anumiți destinatari - acum fiecare document își găsește automat destinatarul printre sute de persoane responsabile situate la sute de unități ale întreprinderii. Documentele nu se mai pierd. În viitorul apropiat, conducerea PJSC Tatneft intenționează să

PJSC TATNEFT a organizat schimbul rapid de documente electronice între 22 de divizii proprii,
precum și cu 73 de contractori externi care folosesc „1C:Enterprise 8”

Specialiști Biroul Kazan „1C-Rarus” implementat un sistem electronic de management al documentelor în PJSC „Tatneft”. Noul sistem, creat pe baza soluției 1C: Document Flow 8 KORP și a serviciului 1C-Taxcom, a acoperit 2.500 de locuri de muncă în 22 de divizii ale holdingului. Principalul volum al fluxului de documente a fost transformat în formă electronică. Timpul pentru generarea, acordarea și semnarea documentelor a fost redus.Schimbul de documente în cadrul companiei s-a accelerat semnificativ. Schimbul electronic de documente semnificative din punct de vedere juridic a fost organizat cu 73 de contractori externi. S-a implementat verificarea automată a corectitudinii completării documentelor primite. Timpul necesar pentru introducerea datelor primare în sistemele contabile ale întreprinderii este redus la minimum. A fost asigurată livrarea direcționată a documentelor electronice către anumiți destinatari - acum fiecare document își găsește automat destinatarul printre sute de persoane responsabile situate la sute de unități ale întreprinderii. Documentele nu se mai pierd. În viitorul apropiat, conducerea PJSC Tatneft plănuiește să reproducă sistemul tuturor celor 160 de întreprinderi ale holdingului.

PJSC Tatneft este una dintre cele mai mari companii petroliere ruse, un holding integrat vertical recunoscut la nivel internațional. Ca parte a complexului de producție al companiei, producția de petrol și gaze, rafinarea petrolului, petrochimie, un complex de anvelope, o rețea de benzinării și un bloc de structuri de servicii se dezvoltă constant.

În fiecare zi, angajații PJSC Tatneft lucrează cu mii de documente, dintre care o parte semnificativă sunt documente de vânzare de mărfuri - contracte, acorduri, facturi, facturi, acte etc. Pentru a crește eficiența întreprinderii, conducerea a PJSC Tatneft a decis să implementeze un sistem electronic de management al documentelor (EDF), care să grăbească formarea, aprobarea și semnarea acestor documente. A fost necesară standardizarea și automatizarea lanțurilor de aprobare a documentelor, asigurarea semnării documentelor cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită și organizarea rapidă a schimbului de documente semnate atât în ​​cadrul companiei, cât și cu contractorii terți.

Pentru implementarea pilot a sistemului, a fost selectat Departamentul Tatneftesnab, care este responsabil de logistica diviziilor PJSC Tatneft. Compania „1C-Rarus Kazan” a fost invitată ca partener de implementare. Baza pentru crearea sistemului a fost „1C: Document Flow 8 KORP” și serviciul de schimb electronic de documente „1C-Taxcom”.

În 8,5 luni, noul sistem EDI a fost implementat în 2.500 de locuri de muncă. În prima etapă a proiectului, a fost organizat schimbul de documente semnificative din punct de vedere juridic între Direcția Tatneftesnab și unul dintre principalii parteneri ai PJSC Tatneft - compania TMS-Group, parte a holdingului de servicii petroliere TAGRAS-Holding. La a doua etapă a proiectului, toate cele 73 de întreprinderi ale TAGRAS Holding au fost conectate la sistemul electronic de management al documentelor cu Direcția Tatneftesnab. Pe o bază anuală, fluxul de documente al PJSC Tatneft cu acest holding reprezintă aproximativ 44,8% din fluxul total de documente externe al companiei. La a treia etapă, schimbul de documente în cadrul companiei a fost automatizat - între Departamentul Tatneftesnab și 22 de divizii structurale ale PJSC Tatneft.

Rezultate cheie ale implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

• Schimb rapid organizat de documente semnificative din punct de vedere juridic cu contrapartidele. Sistemul EDI este integrat cu sistemele de contabilitate ale companiei. Pentru tranzacțiile de expediere, utilizatorul EDF creează un document în sistemul său de contabilitate, îl încarcă în sistemul electronic de gestionare a documentelor, unde este lansat automat procesul de aprobare predefinit pentru acest tip de document. Un document semnat de o persoană autorizată este transmis automat prin operatorul EDF către contrapartidă.
• Volumul fluxului de documente pe hârtie în cadrul întreprinderii a fost redus semnificativ.În conformitate cu prevederile Legii federale 402-FZ și 93st. Compania NKRF a dezvoltat propriul format de scrisoare de trăsură electronică pentru eliberarea materialelor către terți și circulația acestora între propriile departamente - formatul M-15 folosind o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Utilizarea acestui document a făcut posibilă reducerea semnificativă a volumului documentelor interne și reducerea timpului de pregătire și depunere a documentelor către autoritățile fiscale.
• Aprobarea documentelor s-a accelerat. Sistemul are peste 400 de lanțuri standard configurate pentru a coordona fiecare tip de document în procesele de afaceri și diviziile companiei. În coordonare sunt implicați aproximativ 2.500 de utilizatori, inclusiv. peste 200 de angajați cu drepturi de semnătură digitală.
• A furnizat livrarea direcționată a unui document electronic către un anumit destinatar.În acest scop, la formularele de documente electronice au fost adăugate 15 câmpuri suplimentare, care conțin informații despre adresa locului de expediere și locul de livrare a bunurilor materiale și documentelor electronice către acestea. Contrapartea (cumpărătorul, dacă este o organizație terță) sau destinatarul (dacă este o unitate structurală) depune o cerere de furnizare a oricăror echipamente sau materiale către sistemul de contabilitate al Managementului Tatneftesnab printr-o interfață web și completează în domenii suplimentare. Documentul electronic procesat în sistem este transmis automat destinatarului folosind detaliile specificate în aceste câmpuri. Acest lucru a eliminat necesitatea de a determina manual la ce depozit și la ce departament ar trebui trimis documentul. Fiecare document își găsește automat destinatarul printre sute de persoane responsabile situate la sute de unități ale întreprinderii - atât la trimitere, cât și la primire.
• Formarea și controlul completării corecte a documentelor a fost simplificată. Astăzi, la Tatneft, introducerea documentelor primare în cadrul contractelor în sistem este efectuată nu de contabili, ci de inițiatorii contractului. Contrapartea, în conformitate cu termenii acordului, este obligată să utilizeze codurile din directorul nomenclatorului Tatneft la generarea documentului. La primirea unui document, sistemul verifică automat numerele de cod pentru conformitatea cu directorul și, de asemenea, monitorizează disponibilitatea datelor necesare lansării documentului prin lanțul de aprobare cu persoanele responsabile. Acest lucru a redus numărul de operații manuale și erori la introducerea documentelor primare în sistem. În viitor, este planificată implementarea posibilității de verificare încrucișată a documentelor completate în sistemul EDI și sistemul contabil, ceea ce, conform estimărilor conducerii, va face posibilă reducerea costurilor cu forța de muncă pentru contabilitate cu câteva procente.

În prezent, sistemul EDI de la PJSC TATNEFT continuă să se dezvolte activ:

• Compania intenționează să treacă la EDI cu numărul maxim de contrapărți, inclusiv mici companii partenere care în prezent nu sunt pregătite să implementeze un sistem electronic de gestionare a documentelor. Aceștia vor putea face schimb de documente electronice printr-un portal web: contrapartea de pe portal va întocmi un document electronic, îl va certifica cu o cheie personală de semnătură electronică și îl va trimite diviziilor Tatneft prin operatorul EDI.
• O altă direcție de dezvoltare a sistemului este implementarea generării automate a tranzacțiilor. Pentru a realiza acest lucru, se lucrează în prezent pentru a integra fără probleme EDI cu diferite sisteme de contabilitate ale companiei. Sistemul EDI va informa sistemul contabil cu privire la modificările în starea anumitor documente (documentul este respins, semnat de destinatar, semnat pe ambele părți etc.), pe baza acestor stări, tranzacțiile necesare vor fi generate automat în sistem contabil. Cu această schemă de lucru, contabilitatea întreprinderii va reflecta doar tranzacțiile bazate pe documente electronice semnate pe ambele părți, iar departamentul de contabilitate va fi eliberat de nevoia de a inversa tranzacțiile în situații de urgență. Acest lucru va reduce costurile cu forța de muncă, va reduce riscurile fiscale și va reduce numărul de documente clarificatoare pentru inspectoratul fiscal.
• În plus, este planificată implementarea capacității de a lucra cu EDF printr-o aplicație mobilă, care va oferi angajaților posibilitatea de a aproba și semna documente în orice moment, în orice unitate și de pe orice dispozitiv mobil conectat la Internet.
• Pentru a optimiza lucrul cu băncile care deservesc întreprinderile Tatneft, se va organiza un schimb direct de documente prin serviciul 1C: DirectBank, care vă va permite să trimiteți ordine de plată către bancă și să primiți extrase de cont bancar direct din sistemele contabile, fără a trece la Client. sistem. Acest lucru va reduce timpul de încărcare și descărcare a fișierelor electronice, precum și reconcilierea suplimentară a documentelor contabile cu datele din extrase de cont.

Akhmetshin Ramil Akhmetovich, contabil șef adjunct, supervizor de proiect la PJSC Tatneft, notează:„Am urmat o cale bazată pe următorul principiu: formarea unui document electronic în orice sistem informatic ar trebui să se facă o singură dată de partea contractantului - contrapartea a generat documentul, l-a semnat și l-a trimis electronic acest document, cu excepția aprobărilor și semnării, nu ar trebui să se facă totul: aprobarea printr-un lanț unificat, semnarea, trimiterea automată a documentului semnat către contraparte și generarea automată a tranzacțiilor în sistemul contabil de introducere a documentelor în sistemele de contabilitate ar trebui să fie zero, în integrare cu sistemul de contabilitate. Și aceasta este o schimbare semnificativă în filozofia de a lucra cu documente în cadrul sistemului 1C: Enterprise 8 ne ajută să implementăm aceste sarcini.

Astăzi, 2.500 de angajați ai PJSC TATNEFT lucrează deja cu succes în sistemul EDI bazat pe 1C, iar schimbul prompt de documente este organizat atât în ​​cadrul întreprinderii, cât și cu contractori externi. Sarcina noastră din perspectiva strategică este să transformăm tot fluxul de documente interne în formă electronică și să facem din sistemul EDI un sistem de nivel de deținere, la care toate subsidiarele Tatneft (peste 160 de organizații) vor fi conectate treptat, precum și să implicăm maximum numărul contrapărților noastre în schimbul electronic de documente, dintre care sunt zeci de mii.”

PJSC „Tatneft”- una dintre cele mai mari companii petroliere ruse, un holding integrat vertical recunoscut la nivel internațional. Ca parte a complexului de producție al Companiei, producția de petrol și gaze, rafinarea petrolului, petrochimie, un complex de anvelope, o rețea de benzinării și un bloc de structuri de servicii se dezvoltă constant. Tatneft participă și la capitalul companiilor din sectorul financiar (bancar și asigurări).

Departamentul Tatneftesnab este un complex modern de înaltă tehnologie care asigură furnizarea întreprinderilor grupului de companii TATNEFT cu produse de înaltă calitate în scopuri industriale și tehnice. Managementul include: aparat de management (Bugulma), baza Almetyevsk, baza Bugulminsk, baza Leninogorsk, baza Nijnekamsk.

„grup TMS” este o companie tânără, în dezvoltare dinamică, care operează pe piața serviciilor petroliere din Republica Tatarstan și în Federația Rusă în ansamblu. Creat pe baza unui puternic bloc de întreprinderi de servicii ale OAO Tatneft în 2005, TMS Group oferă întreținere completă eficientă a zăcămintelor petroliere și a echipamentelor de foraj, își desfășoară închirierea operațională, producția de echipamente, diagnosticarea tehnică și examinarea siguranței industriale.
Holdingul TMS Group include companiile Management Company LLC TMS Group, LLC NPO-MekhServis, LLC Tatneft-RNO-MekhServis, LLC TMS-Logistics, LLC NKT-Service, LLC TMS-Burovoy Service”, SRL „TMS-TruboprovodServis”, SRL „TMS-Technovek”. În total, compania are peste 4.500 de mii de angajați.

"1C-Rarus"- o societate mixtă între 1C și Rarus, creată în 1994. Astăzi, 1C-Rarus este un holding ale cărui filiale operează în 14 orașe din Rusia și Ucraina.
Peste 21 de ani de muncă pe piață, peste 100.000 de întreprinderi din Rusia și țările CSI, precum și divizii ale celor mai mari companii din lume, au devenit clienți 1C-Rarus. Specialiștii 1C-Rarus au dezvoltat 70 de soluții standard pentru 17 sectoare de afaceri.
„1C-Rarus” este un partener principal al companiei 1C, partener certificat al Microsoft, Google, partener de aur al Beeline și 1C-Bitrix, membru al Asociației Non-Profit Partnership of Software Product Suppliers (NP PPP).
Grupul de companii 1C-Rarus are peste 2.500 de angajati, majoritatea fiind certificati de 1C. Sistemul de management 1C-Rarus respectă standardul internațional de calitate ISO 9001:2008.
Site-ul web al grupului de companii: http://www.rarus.ru/.

Introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în ultimii doi ani, ne confruntăm din ce în ce mai mult „Practică” EDMS, dezvoltat aici în Tatarstan. Întâlnesc atât agenții guvernamentale, cât și agenții comerciale, ceea ce desigur este plăcut, sistemul este cel tătar natal, așa cum se spune. « Bik әybәt", dar având în vedere funcționalitatea slabă a sistemului, vă confruntați cu neînțelegere, de ce ar avea clienții nevoie de un sistem atât de prost, care nici măcar nu poate fi numit EDMS???

Dar mai întâi lucrurile.

Ploi de aur de la ministrul practicii

Acum politica de distribuție nu s-a schimbat, EDMS Praktika este încă distribuit cu ajutorul presiunii administrative din partea ministrului comunicațiilor Nikiforov, ai cărui foști însoțitori și prieteni sunt Nikifrov Timur Yakubovși Dmitri Yurtaev conform Portalului Kazan (http://e-kazan.ru/) ei sunt proprietarii companiei Document Management Systems. Nikiforov și Yakubov au lucrat, de asemenea, împreună ca programatori la Institutul de Cercetare de Matematică și Mecanică, care poartă numele. Chebotarev la Universitatea de Stat din Kazan, creată cu sprijinul lui George Soros.

Ministrul nostru al Comunicațiilor Nikolai Nikiforov este cel mai bun „director de vânzări” Practică EDMS

În prezent, „Practica” EDMS este utilizată de aproximativ 4.000 de organizații: Ministerul Afacerilor Interne al Federației Ruse, Ministerul Culturii al Federației Ruse, Ministerul Resurselor Naturale al Federației Ruse, Academia Rusă de Economie Națională și Administrația publică sub președintele Federației Ruse, guvernul de la Moscova, Teritoriul Primorsky, Republica Tuva, Tatneft, Kamaz și alte organizații.

4.000 de clienți în doar 9 ani de existență a companiei- asta e foarte tare, avand in vedere ca Document Management Systems a reusit sa achizitioneze 90% dintre ele doar in ultimii 3 ani. Acesta este doar un fel de succes fenomenal, pentru că dacă compari principalii vechi de pe piață, ei au indicatori mai slabi - Directum are doar 1700 clienți în 12 ani, iar EOS are 6.000 de clienți în 20 de ani.

Timur Yakubov este coproprietar al sistemelor de management al documentelor și un bun prieten al ministrului comunicațiilor Nikolai Nikiforov

Se dovedește că aveți conexiuni la nivel de guvern, ceea ce înseamnă că veți obține atât gesheft, cât și o afacere profitabilă dacă nu aveți legături, mergeți la muncă și nu plângeți. Un bun exemplu de nepotism, despre care probabil că toată lumea știe deja.

Mă întreb dacă Vladimir Vladimirovici este măcar conștient?

Posibilitățile EDMS „Practice”

• Ușurință de întreținere și implementare
• Interfață intuitivă
• Posibilitate de lucru la distanță
• Colaborare online cu alte organizații
• Utilizarea unei semnături electronice
• Flexibilitate în stabilirea drepturilor de acces
• Suport tehnic 24/7
• Scalabilitate flexibilă
• Birou executiv mobil

Nu voi infirma multă vreme avantajele indicate de dezvoltator, vă voi spune doar ce am văzut și am învățat din EDMS „Practice”, după ce m-am uitat la unul dintre obiectele din Republică. Veți înțelege capacitățile acestui așa-numit EDS.

Deci, iată un tabel rezumativ:

Opinia „Greslei Managerilor de Documentare” cu privire la „Practică” EDMS