Exemplu de comandă pentru persoana responsabilă cu păstrarea evidenței. Interacțiunea dintre grefier și serviciul juridic al organizației

Pentru a stabili funcționarea cu succes a companiei și a stabili o procedură clară de rezolvare a problemelor organizatorice, este importantă delimitarea ariilor de responsabilitate ale angajaților, cu respectarea legislației în vigoare. Angajații responsabili sunt numiți cel mai mult zone diferite activitatile organizatiei. O astfel de numire este oficializată prin ordin al șefului - un ordin. Vom furniza mostre și vom descrie regulile de bază pentru întocmirea unor astfel de documente.

În ce domenii de activitate ale organizației sunt desemnați persoanele responsabile?

Cel mai frecvent tip de responsabilitate este responsabilitatea materială, în care este desemnat un angajat sau un grup de angajați care sunt personal responsabili pentru valorile, banii și bunurile companiei.

Este important ca un angajat să poată fi responsabil pentru bunurile și obiectele de valoare ale organizației numai pe baza unui acord scris privind răspundere financiară. Angajatul trebuie să fie de acord să-și asume o astfel de responsabilitate, așa că o comandă în sine nu este suficientă pentru a impune răspunderea financiară. Responsabilitatea financiară a angajaților individuali (director adjunct, contabil șef) conform Artă. 243 Codul Muncii al Federației Ruse poate fi menționat direct în contractul de muncă. Atunci când includeți condiții privind o astfel de responsabilitate într-un contract scris cu un angajat, nu este necesar să emitați o comandă suplimentară, dar angajatorul poate face acest lucru dacă este convenabil pentru el să susțină acordul cu o comandă atunci când efectuează fluxul de documente.

Responsabilitatea financiară este departe de a fi singurul caz în care un manager emite un ordin de numire a unei persoane responsabile. Angajații specifici sunt, de asemenea, responsabili pentru:

• protecția muncii și respectarea reglementărilor de siguranță (numai un angajat care a urmat o pregătire în materie de siguranță, a promovat examenul și a primit certificatul necesar și are, de asemenea, grupul de autorizare de siguranță electrică necesar), este permis să controleze;
• securitate la incendiu;
• utilizarea surselor de pericol crescut;
• efectuarea evidenței personalului;
• urmărirea timpului de lucru;
• formarea avansată și recalificarea angajaților;
• circulația obiectelor deosebit de valoroase;
• rulaj de valută și valori mobiliare;
• și așa mai departe.

Tipurile de responsabilitate atribuite angajaților prin ordinele conducerii depind de specificul activităților unei anumite întreprinderi.

Formular de ordin de numire a unei persoane responsabile și reguli de completare

Ordinul de numire a unei persoane responsabile nu are o formă stabilită oficial. Este întocmit arbitrar, dar cu respectarea regulilor aplicabile tuturor documente primare. Aceste reguli sunt stabilite prin lege din data de 06.12.2011 06.12.2011 N 402-FZ. Formularul trebuie sa contina:

• denumirea organizației, informații de bază despre aceasta, orașul locației;
• data și numărul documentului;
• Numele complet director general sau o persoană autorizată să emită ordine;
• preambul, care indică scopul scurt al emiterii ordinului și conține un link către norma juridică pe baza căreia a fost emis (de exemplu, un link către Codul Muncii al Federației Ruse);
• esența comenzii;
• semnătura managerului;
• semnăturile angajaților în privința cărora a fost întocmit ordinul, care confirmă familiarizarea acestora cu documentul.

Formularul este semnat de șeful organizației - directorul general.

Exemplu de comandă pentru numirea unei persoane responsabile financiar

Iată un exemplu de ordin de numire a unei persoane responsabile în zona de control bunuri materiale. Lista posturilor cu ai căror angajați este posibil să se încheie acorduri scrise privind responsabilitatea financiară individuală deplină pentru lipsa bunurilor încredințate este prezentată în Anexa nr. 1 la Hotărârea Ministerului Muncii din 31 decembrie 2002 N 85. Fără un acord privind responsabilitatea financiară deplină sau includerea unei prevederi privind responsabilitatea financiară în contractul de muncă, ordinul nu are forță juridică. Un șablon pentru un astfel de document poate arăta astfel (puteți descărca o mostră mai jos):

Documentul completat arată astfel:

Exemplu de comandă pentru numirea persoanelor responsabile

Cu o singură comandă, managerul poate atribui responsabilitatea pentru depozitarea bunurilor materiale unui grup de oameni simultan. Este important ca potrivit art. 245 din Codul Muncii al Federației Ruse, fără un acord scris privind responsabilitatea financiară colectivă deplină, care se încheie între angajator și toți membrii echipei, documentul nu poate avea forță juridică. Să dăm un exemplu:

Pentru a numi responsabili cu munca de birou (de exemplu, pentru ținerea evidenței orelor de lucru), se poate emite un document care afectează și un grup de persoane dintr-o dată. Numirile care nu au legătură cu responsabilitatea financiară nu prevăd acorduri suplimentare cu angajații. Un exemplu de astfel de ordin.

Legea stabilește că în timp ce salariatul este angajat contract de munca, dosarul său de muncă trebuie păstrat la întreprinderea care îi este angajator. Deoarece acest formular este considerat BSO, este necesar să se organizeze în mod corespunzător contabilitatea primirii cărților, depozitarea și emiterea acestora. În acest scop, conducerea entității trebuie să emită un ordin de numire a unui responsabil cu întreținerea înregistrările de lucru.

Toată forța de muncă care intră în întreprindere și oamenii care lucrează trebuie depozitate într-un loc special amenajat în acest scop. Pentru deteriorarea sau pierderea acestei forme, compania, precum și managerul acesteia, poartă responsabilitatea corespunzătoare. La urma urmei, aceste documente reflectă toate informațiile necesare pentru a stabili o pensie pentru angajat în viitor.

Prin urmare, directorul organizației va crea toate condițiile pentru funcționare corectă cu muncitori la întreprinderi. Și întrucât are multe alte chestiuni importante pe lângă aceasta, managerul selectează un funcționar care, pe baza ordinului emis, este însărcinat cu ținerea evidenței formelor de muncă.

În acest caz, responsabilitatea rămâne a managerului, iar persoana selectată este responsabilă de contabilizarea forței de muncă numai în cadrul unei anumite entități comerciale. El va fi cel care va accepta evidențele de muncă ale angajaților, le va păstra corect evidența, va face înscrieri corespunzătoare documentelor justificative și le va elibera angajaților companiei la concediere.

Atenţie!În cazul în care nu își îndeplinește atribuțiile sau nu le îndeplinește în totalitate, va răspunde în fața conducerii societății pe baza unui ordin emis de numire a acestui angajat responsabil.

Este posibil să te descurci fără cineva responsabil?

Managerul, în conformitate cu legea, trebuie să desemneze pe cineva responsabil de conduita muncii sau să-și asume această responsabilitate. Astfel de cerințe sunt specificate în Regulile pentru păstrarea carnetelor de muncă.

Astfel, necesitatea stabilirii persoanei responsabile este consacrată în lege.

Dacă încă nu este atribuit, atunci, în conformitate cu Codul contravențiilor administrative, va fi aplicată o amendă, a cărei valoare va ajunge la 50 de mii de ruble. Mai mult, această pedeapsă este impusă nu oficialului, ci direct organizației.

Motivul articolului au fost două întrebări ale cititorilor despre numirea responsabililor cu munca de birou. Dar s-au dovedit a fi mai complicate decât par la prima vedere, inclusiv. din cauza insuficientei reglementari prin lege.

Restrângeți afișarea

Unde: delo@site
Subiect:

Spune-mi, te rog, poate o organizație să aibă doi oameni responsabili cu munca de birou? Dacă da, ar trebui emis un ordin de separare a responsabilităţilor lor?

Restrângeți afișarea

Unde: delo@site
Subiect: Consultatii gratuite pentru abonați

Planificăm să numim, prin ordin al organizației, responsabili cu munca de birou în departamente și să le atribuim anumite responsabilități. Vă rugăm să acoperiți mai detaliat această problemă, și anume: care ar trebui să fie responsabilitățile celor responsabili cu munca de birou în departamente și cum să documentați acest lucru?

Managerul este responsabil pentru tot!

Responsabilitatea pentru fondul documentar al organizației, și deci pentru sistemul de management al biroului și construcția acestuia, poartă supraveghetor(adică organ executiv unic). Pentru documente guvernanța corporativă iar munca de birou corespunzătoare poartă aceeași responsabilitate consiliul de administrație/președintele acestuia și secretar corporativ . Aceasta este responsabilitatea către fondatori/proprietari pentru organizarea activităților și responsabilitatea în conformitate cu legislația în vigoare, inclusiv față de autoritățile de reglementare ale statului.

Dar în niciuna reglementare actuală act juridic Responsabilitatea managerului pentru întregul fond documentar al organizației, din păcate, nu este consemnată în formă directă, sub formă de formulare specifică. Ea exprimat indirect, de regulă, sub forma împuternicirilor organelor de conducere de a aproba documente, de a emite ordine, de a numi persoane responsabile / de a delega competențe, din nou pe bază de ordine.

Restrângeți afișarea

Roman Avalyan, redactor-șef revista „Directorul juridic al managerului”

Din aprilie 2016, articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse a fost ajustat: acum pentru absență în perioadele de stocare stabilite documente contabile(înregistrări primare, registre, raportări, raport de audit) „funcționarii” pot fi amendați, iar în cazul încălcării repetate, descalificați. Dar cine se înțelege prin funcționari nu este specificat în acest articol.

Prin urmare, să ne întoarcem la partea 1 a articolului 7 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Se spune că managerul este responsabil pentru organizarea contabilității și stocarea documentelor relevante. În consecință, dacă managerul a atribuit, de exemplu, contabilului șef responsabilitatea ținerii evidenței și stocării documentelor, atunci acesta va trebui pedepsit. Dacă o astfel de îndatorire nu este atribuită niciunui angajat, atunci managerul însuși va trebui să plătească amenda.

Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată de Plenul Curții Supreme a Federației Ruse în paragraful 24 din rezoluția din 24 octombrie 2006 nr. 18 „Cu privire la unele probleme care apar instanțelor la aplicarea părții speciale a codului Federația Rusă privind încălcările administrative”. Se spune că atunci când se decide dacă se aduce un funcționar la răspundere administrativă, este necesar să se facă referire la legislația în materie de contabilitate, în conformitate cu care managerul poartă responsabilitatea. pentru organizarea contabilitatii, A contabil șef - pentru ținerea evidențelorși transmiterea la timp a situațiilor financiare complete și de încredere.

De asemenea, instanțele consideră că această abordare este legitimă (a se vedea, de exemplu, deciziile Tribunalului orașului Moscova din 6 mai 2015 nr. 4a-0628/15 și din 29 aprilie 2014 nr. 4a-748/2014). Ei deseori anulează deciziile instanțelor inferioare care țin la răspundere un manager dacă există un contabil șef în personal.

Și există, de asemenea, un minunat paragraful 4 al articolului 10 din Legea federală din 26 octombrie 2002 nr. 127-FZ „Cu privire la insolvență (faliment)”, care vă permite direct să mutați plata datoriilor asupra managerilor unei persoane juridice falimentare incl. in caz de lipsa documentelor" contabilitateși (sau) raportare, obligația de menținere (compilare) și stocare care este stabilită prin lege” sau dacă informațiile din acestea au fost denaturate.

Încălcări în administrare managementul înregistrărilor de personal intră sub incidența părții 1 a articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, care vă permite din nou să amendați nu numai o persoană juridică, ci și un funcționar al angajatorului (cine este: un manager sau un executor direct?) . Dacă, de exemplu, managerul Ivan Ivanovici a delegat (documentat) în mod corespunzător responsabilitatea pentru menținerea registrelor de muncă către Marya Ivanovna și a pierdut cartea de muncă a angajatului, atunci ea va fi trasă la răspundere (paragraful 2, clauza 45 din Regulile pentru menținerea și stocarea cărților de muncă, formularele de carte de muncă de producție și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”).

Desigur, Ivan Ivanovici o poate supune pe Marya Ivanovna actiune disciplinara, reduce prima, etc., dar în instanță sau de către funcționari inspecția muncii Atât persoana responsabilă - executorul direct (a se vedea, de exemplu, decizia Tribunalului orașului Moscova din 10 iulie 2012 în cazul nr. 7-1306/2012), cât și directorul general (a se vedea, de exemplu, decizia Tribunalul Moscova din 8 iulie 2012) poate fi pedepsit 2015 în dosarul nr. 7-6031/2015).

Există și alte domenii de activitate reglementate de legislație separată (de exemplu, lucrează cu apelurile cetățenilor). Aici totul se reduce la cine poate fi considerat oficial. Există un răspuns clar doar în paragraful 5 al articolului 4 din Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” (denumită în continuare Legea cu privire la cetățeni). Contestații):
„funcționar este persoana care în mod permanent, temporar sau prin autoritate specială exercită funcțiile de reprezentant al guvernului sau îndeplinește funcții organizatorice, administrative, administrative și economice...”.

Pe cine va pedepsi instanța pentru încălcarea procedurii de examinare a contestațiilor cetățenilor în temeiul art. 5.59 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse: un manager (care organizează munca și semnează răspunsurile) sau un executant obișnuit autorizat în mod corespunzător (care conduce toată munca și pregătește documentul pentru semnare)? Se pare că este primul dintre ei! Acest lucru este confirmat, de exemplu, de poziția Curții Supreme a Federației Ruse (rezoluția nr. 11-AD12-11), care în noiembrie 2012 a anulat deciziile instanțelor inferioare, înlăturând responsabilitatea interpretului și transferând-o către manager (în virtutea articolelor 4 și 10 din Legea cu privire la contestațiile cetățenilor).

Deci, anumite domenii de activitate pot fi reglementate de legislație specială și atunci trebuie să înțelegeți cu atenție ce este scris acolo. În toate celelalte cazuri(nereglementat în mod specific), „toate drumurile duc” la lider.

În statutul aproape oricărei organizații responsabilitatea este stabilită organele executive(colegial - consiliu sau persoană fizică - președinte de consiliu, director general) pentru organizarea sistemului de management, iar sistemul de gestionare a documentelor (documentele) este considerat în prezent una dintre cele mai importante infrastructuri componente, împreună cu sistemele de management al personalului, contabilitate și contabilitate fiscală, management de proiect, securitatea informatiei, managementul calității, finanțare și bugetare etc. În plus, statutul fiecărei organizații și statute model, care sunt în curs de dezvoltare pentru întreprinderile mijlocii și mici, prevăd responsabilitatea transferului documentelor organizațiilor în cazul lichidării către instituția/arhiva corespunzătoare. Comisia de lichidare/administratorul de faliment acceptă documente pe act de la primul șef al organizației.

Revizuiri ale practicii arbitrale și ale curților de jurisdicție generală, care sunt publicate pe paginile revistei noastre, mai arată că responsabilitatea financiară și administrativă pentru fondurile documentare și de arhivă revine în primul rând șefilor organizațiilor.

Vezi știrea „Răspunderea subsidiară a fostului șef al unei organizații în faliment a depășit pragul miliardului”

Vezi știrea „Directorul nu este responsabil pentru siguranța documentației științifice și tehnice (spre deosebire de documentația financiară și economică)! »

De la șeful organizației care aprobă structura organizatorica, masa de personal, reglementările privind departamentele și fișele postului, depinde în cele din urmă de crearea, subordonarea și denumirea serviciului de management al biroului, componența sa numerică și cerințe de calificare către angajați. Să ne amintim, de asemenea, că nomenclatorul dosarelor organizației, cu ajutorul căruia se sistematizează fondul documentar, inventarele de caz și actele privind alocarea documentelor pentru distrugere, sunt aprobate de șeful organizației. Prin aprobarea nomenclatorului cazurilor / cu semnătura sa pe mărcile de omologare, își formalizează și își confirmă responsabilitatea pentru fondul documentar, starea și deplasarea acestuia. Instrucțiunile pentru munca de birou, formularele și formularele standard unificate de documente ale organizației sunt, de asemenea, aprobate prin ordinele șefului. Și dacă acordă dreptul de a emite astfel de ordine unuia dintre adjuncții săi și îi încredințează controlul asupra respectării lor sau chiar pentru şeful serviciului management birou, apoi, în conformitate cu legea, statutul organizației și principiile delegării de competențe, el este în continuare responsabil pentru implementarea competențelor delegate de către toți persoane autorizate de acesta.

Din păcate, nu toți managerii înțeleg întotdeauna că informațiile și documentele sunt proprietatea și bunul organizației. Și fondul documentar și sistemul de evidență sunt în curs de formare și dezvoltare. Nu este o coincidență faptul că standardele actuale pentru managementul documentelor, reflectând experiența „bune practici” globale, consolidează acest concept în raport cu documentele și sunt destinate în primul rând managementului / managementului de vârf al organizațiilor:

• GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Managementul documentelor. Cerințe generale„Și
• GOST R ISO 30300-2015 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Informații și documentații. Sisteme de management al documentelor. Fundamente și vocabular.”

Consultați articolul „Noul GOST R ISO 30300-2015” despre standard, care a intrat în vigoare la 1 iulie 2016. Acordați atenție „revoluției” în înțelegerea termenului „sistem de management al documentelor” (DMS), precum și în ceea ce priveşte „neregularităţile” terminologice ale noului GOST

Recomandăm ca departamentele de HR ale organizațiilor să facă la funcția de președinte al consiliului de administrație/director general (și, în consecință, șefi de divizii structurale) organizația are nevoie de formulare despre responsabilitate (și este mai bine în secțiunea 1 „ Prevederi generale"), vezi Exemplul 1 pentru o mostră.

O astfel de reglementare în regulamentele privind funcțiile șefilor organizației și în fișele posturilor șefilor de divizii structurale constituie baza organizatorică pentru asigurarea acceptarea documentată și transferul cazurilor conform actului în cazul schimbării acestor persoane.

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

În cele din urmă, din moment ce primul manager este responsabil pentru sistemul de management al înregistrărilor și fondul documentar al organizației, de pe vremea Unificatului sistem de stat munca de birou (M., 1974; în continuare - EGSD) există o recomandare foarte corectă privind asigurarea subordonării serviciului de management al biroului direct conducătorului organizaţiei.

Cine se va ocupa de documente?

Astfel, șeful organizației este de fapt responsabil pentru munca de birou, care este un instrument al sistemului de management. Determină modul în care va fi organizată munca de birou, numește responsabili pentru conducere munca de birou in diviziile de organizare si structura.

Depinde de primul manager cum va fi construit sistemul de management al biroului, dacă se va crea un serviciu de management al biroului și cum se va numi, care va fi personalul acestuia și numele posturilor de specialitate, fondul de salarii etc. aspecte organizatorice. În acest caz, desigur, trebuie avute în vedere direcțiile și amploarea activității, distribuția teritorială, forma organizatorică și juridică etc. factori. Se are în vedere volumul circulației documentelor, de care depinde structura serviciului de management al biroului și numărul acestuia. Denumirile standard ale serviciului de birou (conducere birou, birou, departament general, secretariat) au fost la un moment dat stabilite de Serviciul Unificat de Statistică de Stat. Și în prezent se recomandă calcularea numărului de angajați din serviciul de management al biroului (sau responsabili de întreținerea acestuia) în conformitate cu documentele normative și metodologice actuale:

• Standarde de timp integrate intersectoriale pentru lucrul privind suportul documentației pentru management (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 25 noiembrie 1994 nr. 72) și
• Standarde de timp pentru lucrul în sprijinul documentației structurilor de management ale autorităților executive federale (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 26 martie 2002 nr. 23).

Vezi articolul „Angajarea serviciului suport documentație”. Acesta propune mai multe metode de calcul al numărului necesar de personal de birou. Limbajul numerelor vă va ajuta cel puțin să demonstrați conducerii că oamenii dvs. sunt suprasolicitați și să îi protejeze de disponibilizări și, la maximum, să justifice angajarea altora noi.

Într-o organizație mică (sau într-o unitate separată geografic) cu un volum mic de flux de documente toate operațiunile asupra evidenței se poate efectua secretar al organizației (sau secretar al diviziei). Un astfel de sistem de management de birou se numește centralizat. Și dacă volumul fluxului de documente este mare, atunci chiar și în organizațiile mici poate fi creat serviciu / departament / sector / grup de gestionare a înregistrărilor sau instituție de învățământ preșcolar, format din 1-2 salariati, ale caror functii de munca vor fi legate exclusiv de munca de birou.

Responsabil cu munca de birou (pentru intretinerea acesteia), care sunt discutate în întrebare, sunt atribuite, de regulă:

• în organizații mici cu un volum modest de flux de documente, de întreaga prelucrare de care sunt responsabili;
• sau, dimpotrivă, în organizațiile mari cu un volum semnificativ de flux de documente, când serviciul de management al biroului (case management etc.) este o unitate structurală specializată care este creată exclusiv pentru a organiza sistemul de management al documentelor al întregii companii, iar direct executorii stau „la sol” în departamentele care desfășoară lucrări de birou la locul lor și sunt responsabili pentru aceasta.

La crearea serviciilor de birou, recomandăm în prezent să se pornească de la definiția consacrată în Regulile muncii de birou în organele executive federale (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477): „Serviciul de muncă de birou este o unitate structurală încredințată cu funcțiile de întreținere a lucrărilor de birou, precum și persoane responsabile cu evidența în alte direcții structurale.” Astfel, Într-o organizație pot exista mai multe persoane responsabile de păstrarea evidenței.

Acest responsabilitate presupune că păstrarea evidenței pentru un anumit angajat poate să nu fie principalul, dar functie suplimentara , alături de cele pe care le prestează, fiind specialist în altul domeniul subiectului(și aproape toate funcțiile sunt legate de documentație). O asemenea responsabilitate pentru conducere sarcinile de birou sunt în prezent atribuite celor mai mici posturi din organizație și fără nicio creștere a salariului.

Analiza practicii dezvăluite 3 modalități principale de a formaliza responsabilitatea pentru păstrarea înregistrărilor.

Prima cale, în care fișa postului, de exemplu, a unui contabil, inginer, administrator, specialist în vânzări sau consilier juridic care are cel mai scăzut nivel de calificare (sau a fost angajat recent în organizație), include pur și simplu funcțiile de muncă corespunzătoare legate de munca de birou . Si in aceste conditii se incheie contract de munca si se emite ordin de angajare. Este utilizat în organizații mici cu un volum mic de flux de documente. De exemplu, în Secțiunea 1 „Dispoziții generale” din fișa postului oricărui specialist, poate fi inclus următorul articol:

Exemplul 2

Fragment din fișa postului a persoanei responsabile cu munca de birou

Restrângeți afișarea

1.2. Consultantul juridic junior desfășoară activități de birou în conformitate cu instrucțiunile de lucru de birou ale Tekhnoservice LLC și alte localități reglementărilor reglementarea problemelor muncii de birou.

Desigur, instrucțiunile pentru munca de birou trebuie să fie întocmite și aprobate în prealabil, deoarece este imposibil să se solicite elaborarea de instrucțiuni de la persoana responsabilă cu munca de birou, care îndeplinește această funcție ca una suplimentară și este chiar dificil să cer calitatea performanței operațiunilor de birou. Această metodă corespunde celor mai bune practici străine, dar crește costul muncii de birou, deoarece salariul unui specialist în industrie (de exemplu, un consilier juridic junior) este de obicei mai mare decât salariile muncitor clerical. Iar calitatea funcției de birou ca funcție suplimentară necesită un control mai atent.

A doua cale utilizat în organizațiile mari atunci când este necesară atribuirea responsabilității pentru evidența în diviziile structurale. Întregul sistem de management al biroului în acest caz va fi construit ca amestecat, în care o parte din operațiunile de birou sunt efectuate centralizat, iar o parte - în unități structurale de către angajați special desemnați. Responsabilitatea serviciului de management al biroului „central” crește în acest caz, deoarece ea:

• în instrucțiunile de birou ale organizației, stabilește căror specialiști din unitățile structurale pot fi încredințați cu munca de birou și ce operațiuni efectuează. În fiecare secțiune a instrucțiunilor de lucru de birou, se pot distinge subsecțiuni:
  • „Gestionarea afacerilor este realizată de...”
  • „persoana responsabilă cu lucrări de birou într-o unitate structurală desfășoară...”;
• dacă este necesar, elaborează și organizează aprobarea instrucțiunilor sau regulilor de desfășurare a lucrărilor de birou în diviziile structurale (ținând cont de documentele referitoare la sistemele speciale de documentare - contabilă, științifică și tehnică, producție, financiară etc., precum și munca de birou la contestațiile din partea munca de birou pentru cetățeni și personal, care poate fi implementată în aceste divizii structurale);
• dacă este cazul, elaborează o fișă standard a postului pentru persoana responsabilă cu evidența într-o unitate structurală, care acționează ca o completare la fișa principală a postului pentru post/specialitate/profesie;
• inițiază emiterea de comenzi (în cazuri extreme, le coordonează în mod necesar dacă inițiatorul unui astfel de ordin este șeful unității) atribuind responsabilitatea evidenței în unitățile structurale anumitor angajați și exonerându-i de răspundere în legătură cu schimbarea personalului . Aceste comenzi pot fi clasificate ca comenzi pentru activități administrative și organizatorice care au o durată de valabilitate de 5 ani. La pregătirea comenzilor preliminare, vă recomandăm să utilizați formule standard de vorbire:

  Exemplul 3

  Fragment din ordinul de numire a unei persoane responsabilă cu păstrarea evidenței în departament

  Restrângeți afișarea

  1.1. Atribuiți responsabilitatea pentru păstrarea înregistrărilor (sau atribuiți funcția de evidență)în departamentul de vânzări și lucru pentru clienți al PJSC „Techcertification” pentru un specialist în departamentul de vânzări și lucru pentru clienți, Oleg Vasilievich Meshkov (în baza unui acord de modificare a termenilor contractului de muncă determinat de părți cu O.V. Meshkov).

  Exemplul 4

  Fragment din ordinul de înlăturare a responsabilității pentru păstrarea evidenței în departament

  Restrângeți afișarea

  1.1. Eliberați-l pe Oleg Vasilievich Meshkov, specialist în departamentul de vânzări și de lucru pentru clienți, de la îndeplinirea sarcinilor persoanei responsabile cu păstrarea evidenței (sau îndeplinind o funcție de birou)în departamentul de vânzări și servicii clienți al PJSC „Techcertification” din 22 septembrie 2016 (în baza unui acord de modificare a termenilor contractului de muncă determinat de părți cu O.V. Meshkov).

  1.2. Ordinul intră în vigoare de la data semnării.

• menține liste cu angajații numiți responsabili cu evidența în diviziile structurale și le actualizează;
• împreună cu departamentul de personal, face completări corespunzătoare la fișele de post ale angajaților care sunt responsabili cu păstrarea evidenței;
• organizează formarea avansată a angajaților și participă la certificarea acestora în ceea ce privește calitatea performanței functii de muncași operațiuni în procesul de evidență;
• la nevoie, organizeaza inlocuirea responsabililor cu munca de birou in unitati structurale in cazul absentei temporare a acestora.

Această metodă este adesea folosită în organizațiile și exploatațiile distribuite geografic, atunci când departamentele nu numai că nu creează departamente specializate de management al biroului, dar economisesc și la introducerea posturilor specialiștilor relevanți. Această metodă, din păcate, nu este nici propice pentru calitatea procesării documentelor.

A treia cale, cel mai frecvent, prevede introducerea simplă a posturilor obișnuite în tabelul de personal secretari sau funcţionari ca responsabili cu munca de birou în departamente organizații mari, ceea ce este posibil cu amestecat sistem de lucru de birou (când unele operațiuni de muncă de birou sau o parte din ele sunt efectuate de un serviciu central (gestionare de caz, birou, departamentul general), iar unele - descentralizate în departamente de secretari sau funcţionari). Titlurile postului și nivelurile de calificare necesare ale secretarilor și funcționarilor responsabili cu evidența trebuie să respecte noul standard profesional„Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul organizației” (aprobat prin ordin al Ministerului Muncii din Rusia din 6 mai 2015 nr. 276n). Descrierea postului contracte de munca iar ordinele de angajare a secretarilor si functionarilor sunt in curs de elaborare tinand cont de acest standard profesional.

În practică, poți întâlni și alte situații când Responsabilitatea este pentru ținerea evidenței solicitărilor cetățenilor, ținerea evidenței pentru executarea contractelor, pentru lucrul cu documentația științifică și tehnică și păstrarea acesteia etc. Cel mai important lucru este reglementarea cuprinzătoare a acestei responsabilități în cadrul construirii unui sistem de management pentru organizație și documentele acesteia.

Tehnologia de birou sau Cum să distribuiți responsabilitățile între „centru” și „responsabil”

Munca de birou este tehnologie, în care operațiunile interdependente sunt efectuate secvenţial. Munca de birou este analizată și reglementată operațional, în special cu cea mai comună formă mixtă de organizare a acesteia. Pentru a stabili responsabilitatea pentru păstrarea evidenței, este necesar să se analizeze și să se stabilească în reglementările locale relevante (cel puțin în instrucțiunile de gestionare a evidenței) ce operațiuni (acțiuni) și cu ce categorie/tipuri de documente/fluxuri de documente sunt efectuate de către „centrala”. ” serviciul de evidență, și ce operațiuni și acțiuni pot desfășura responsabilii cu munca de birou, care, în esență, nu sunt însărcinați cu responsabilitate în înțelegerea legislației în vigoare, ci doar functia de ghidare munca de birou - efectuarea de operatii individuale cu documente sub indrumare metodologica sau directa liniar-functionala din serviciul de birou „central”.

Vă vom arăta opțiune posibilă repartizarea responsabilităţilor pentru evidenţa într-o formă mixtă. Din Exemplul 5 este clar că serviciului de birou „central”, care interacționează direct cu primul șef al organizației, ar trebui să i se atribuie soluția problemelor organizaționale, elaborarea reglementărilor locale privind munca de birou, îndrumări metodologice pentru aplicarea acestora, precum și probleme de bugetare a costurilor pentru recepția, livrarea și transferul documentelor. Responsabilii cu munca de birou pot fi subordonați direct din punct de vedere administrativ șefilor de departamente, inclusiv celor izolați teritorial, dar trebuie să desfășoare munca de birou strict sub îndrumarea metodologică a serviciului de birou „central”, care asigură managementul funcțional al implementării aceste operațiuni.

A se vedea articolul „Autorități: distribuiți și delegați” în Nr. și ' 2013. Sunt prezentate exemple de documente pentru înregistrarea diferitelor opțiuni de transfer de autoritate: în mod permanent (de exemplu, în timpul reorganizării), pe termen lung și ocazional (în timpul vacanței sau călătoriilor de afaceri ale angajatului înlocuit). Veți înțelege diferența dintre înlocuirea cu normă întreagă și munca cu fracțiune de normă și transferul la un alt loc de muncă.

Cartea de muncă de astăzi este practic cea mai mare document important, care confirmă experiența de muncă a cetățeanului atunci când solicită o pensie. Intrucat acest document se preda angajatorului spre pastrare la angajare, acesta din urma este obligat sa organizeze corespunzator lucrarile de inregistrare, pastrare, completare si emitere. În conformitate cu paragraful 45 din Regulile din 16 aprilie 2003. Nr. 225, angajatorul emite un ordin prin care se desemnează o persoană responsabilă cu ținerea evidenței muncii.

Organizarea corectă a muncii

Ca regulă generală, toată responsabilitatea pentru organizarea corespunzătoare a lucrărilor de contabilitate, depozitare și execuție a documentelor raportare strictă revine liderului. Legiuitorul stabilește, de asemenea, că în cadrul organizației un anumit angajat trebuie să fie responsabil de siguranța și evidența cărților, de executarea la timp și de încredere a acestora. Ordinul corespunzător pentru persoana responsabilă cu menținerea evidenței muncii este emis de manager.

Procedura de numire a unei persoane responsabilă cu înregistrarea și completarea carnetelor de muncă.

Când operează o rețea extinsă de divizii structurale la o întreprindere, de regulă, funcționează serviciul de personal. Acest departament este responsabil cu personalizarea organizației, pregătirea întregii documentații privind angajarea și concedierea angajaților. Aceste acte sunt depozitate în departamentul de personal al întreprinderii și se predau proprietarului numai în caz de concediere.

Dar, în ciuda prezenței unei unități structurale speciale, pentru a respecta cerințele legale, șeful întreprinderii ar trebui să emită un ordin de numire a unui responsabil cu carnetele de muncă.

Exemplu de comandă

Societatea cu răspundere limitată"Melodie"

Melodiya LLC

În conformitate cu paragraful 45 din Reguli, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225

comand:

1. Numiți șeful departamentului de resurse umane, K.B Ivanov, ca persoană responsabilă cu menținerea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă.
2. Las controlul execuției în seama mea.

Director general Solomin A.B. Solomin

Absența ofițerului de resurse umane de la locul de muncă

În practică, apar adesea situații în care persoana desemnată prin ordinea de a ține evidența muncii este absentă de la locul de muncă din cauza:

• călătorii de afaceri)
• vacanţă)
• invaliditate temporara)
• concedieri)
• alt motiv întemeiat.

Dacă apar aceste circumstanțe, autoritatea trebuie să fie transferată oficial unui alt angajat. În timpul executării acestui transfer de autoritate, trebuie emis un nou ordin și asupra celor responsabili cu ținerea evidenței muncii. Transferul documentelor în sine trebuie să aibă loc conform actului.

La începerea lucrului, un nou angajat HR trebuie:

1. Acceptați documentele angajaților stocate în serviciul de personal conform actului relevant)
2. Verificați siguranța și corectitudinea completării cărții ținând evidența mișcării cărților și a inserțiilor acestora)
3. Verificați siguranța și disponibilitatea documentelor relevante)
4. Verificați stocul de formulare)
5. Dacă sunt identificate fapte de lipsă sau absență a anumitor documente, este necesar să se afle motivele absenței acestora)
6. Se creează o comisie pentru căutarea documentelor dispărute. Rezultatele lucrărilor comisiei sunt documentate într-un act care descrie activitățile desfășurate și concluziile trase.

Responsabilitate

Angajatorul este obligat să organizeze în mod corespunzător activitatea întreprinderii în această direcție. Persoana autorizata este responsabil pentru oportunitatea, corectitudinea și fiabilitatea introducerii informațiilor.

În orice companie, indiferent de forma sa organizatorică și juridică, zeci, sute și chiar mii de documente sunt create zilnic în procesul activităților operaționale. diverse tipuri: scrisori de ieșire, comenzi pentru activități de bază sau administrative, ordine de management, procese-verbale ale ședințelor operaționale sau ale consiliului de administrație, precum și contracte, facturi, facturi etc.

Fluxul documentelor din momentul înregistrării persoană juridică iar până la închiderea acesteia (și adesea după) este de o importanță cheie pentru funcționarea deplină a companiei. Un sistem de flux de documente organizat profesional într-o organizație vă permite să gestionați informațiile, să aveți acces la istoricul oricărei probleme de interes, să monitorizați activitatea angajaților individuali sau a întregilor departamente și, de asemenea, să sprijineți activitățile de management prin confirmarea deciziilor luate la întreprindere, urmărirea progresul implementării acestora și înregistrarea rezultatelor.

Funcționar – „filtru de informații” al organizației

Una dintre sarcinile principale ale unui funcționar este organizează un sistem de muncă de birou și poartă responsabilitatea domeniului de lucru care îi este încredințat. Să reamintim că grefierul, de regulă, înregistrează și stochează documente precum scrisorile de ieșire și primite, comenzi pentru activități de bază, comenzi, procese-verbale ale ședințelor operaționale, precum și, în numele managerului, alte tipuri de documente, care nu sunt trecute în competența departamentelor de specialitate. La prima vedere, functionarul in persoana secretarului sau asistentului managerului are o relatie foarte indirecta cu documentele emise de angajatii firmei sau diviziile sale structurale. Dar, în realitate, acest lucru nu este în întregime adevărat.

Munca unui secretar de birou este adesea subestimată de angajații unei organizații. De regulă, acest lucru se datorează faptului că legislația din țara noastră nu prevede răspundere administrativă sau de altă natură pentru încălcarea regulilor de evidență și organizare a fluxului de documente. Documentele metodologice și standardele în vigoare în țară au caracter consultativ și nu conțin informații privind sancțiunile pentru nerespectare. Cu toate acestea, merită să ne amintim că Atitudinea neglijentă față de documente, executarea, publicarea, păstrarea, înregistrarea acestora poate duce la consecințe neplăcute. De exemplu, dacă se pierde o scrisoare sau un document, devine necesară reelaborarea acestuia, convenirea asupra acesteia și semnarea acestuia, ceea ce implică pierderi semnificative de timp. O scrisoare sau o notificare a organismelor și serviciilor guvernamentale care nu a fost înregistrată în timp util (de exemplu, de la biroul fiscal) poate duce la întârzieri în furnizarea documentelor solicitate, iar în unele cazuri – amenzi și penalități.

De regulă, dacă apar probleme legate de execuția incorectă a documentelor, depozitarea necorespunzătoare a arhivelor sau pierderea unor documente importante pentru companie, pretențiile conducerii se adresează în mod special celor responsabili cu munca de birou. Cu toate acestea, grefierul nu are adesea posibilitatea de a urmări fiecare document, de a verifica execuția lui corespunzătoare și de a-l înregistra în consecință, deoarece deseori redactorii și executanții diferitelor tipuri de documente sunt alți angajați ai organizației. Funcționarul este un fel de „filtru de informații” al organizației: prin aceasta trec majoritatea documentelor companiei, corespondența cu partenerii și contractanții; La el se adresează atât managerul, cât și angajații atunci când este nevoie să găsească un document, să vizualizeze istoricul corespondenței, să verifice data primirii sau trimiterii anumitor documente. Fiecare departament al companiei creează o anumită gamă de documente în cursul activităților sale. Deci, departamentul HR conduce managementul înregistrărilor de personal in conformitate cu legislatia muncii, intocmeste diverse tipuri de documentele de personal pe formulare aprobate, menține propria numerotare a documentelor de ieșire și se ghidează după actele legislative și de reglementare în vigoare în acest domeniu de activitate de birou. Departamentul Finanțe se ghidează după legile și actele legislative adoptate în Federația Rusă în domeniul contabilității, ține evidența documentelor financiare (facturi, facturi, facturi). Departamentul juridic este responsabil de executarea, înregistrarea, stocarea și arhivarea tuturor tipurilor de documente juridice (contracte, acorduri, revendicări, procese-verbale ale ședințelor fondatorilor etc.).

Funcționarul nu trebuie să cunoască cadrul legislativ și de reglementare care guvernează fiecare dintre departamentele organizației, dar este necesar să țină cont de particularitățile fluxului de documente ale departamentelor. să organizeze sistemul de lucru de birou la întreprindere și să coordoneze documentul de reglementare intern (instrucțiuni pentru munca de birou, reglementări privind munca de birou) cu toate departamentele organizației.

Document important sau „coală suplimentară”?

Atunci când se organizează un sistem de management al documentelor și se elaborează Regulamente privind managementul biroului într-o organizație, este necesar să se solicite sprijinul complet al serviciului juridic.

Principalele sarcini ale serviciului juridic sunt:

• consolidarea statului de drept în activitățile organizației;
• analiza documentelor și deciziilor luate în organizație pentru respectarea anumitor acte legislative;
• protejarea drepturilor și intereselor legitime ale întreprinderii și ale angajaților acesteia.

Practica arată că interacțiunea dintre un avocat și un asistent manager care îndeplinește atribuțiile de funcționar nu este întotdeauna eficientă. Adesea, motivul pentru aceasta este angajarea constantă a avocatului și îndeplinirea lui de sarcini „mai importante” decât aprobarea unei scrisori, a unui ordin, a Regulamentului privind munca de birou sau a unui pachet de documente trimis acestuia pentru a fi trimis contrapărții.

Dacă rolul muncii de birou este subestimat de avocatul unei organizații, este necesar să-i reamintim că, dacă munca de birou într-o organizație este sistematizată și reglementată la toate nivelurile, atunci serviciul juridic trebuie să urmeze procedura stabilită. Unul dintre argumentele unei astfel de conversații ar putea fi: „Împlinesc instrucțiunile managerului meu, care consideră că este necesar să standardizeze documente, să creeze sistem unificat fluxul documentelor și prescriu principiile păstrării evidenței.

În unele cazuri, avocații se referă la faptul că acestea sunt „bucăți de hârtie în plus care complică doar munca”, dar aici trebuie să rețineți că un document intern al companiei, semnat de prima persoană, este obligatoriu pentru executarea de către toți. angajații organizației. Apropo, motivul reticenței angajaților organizației de a conveni asupra clauzelor Regulamentului privind munca de birou este adesea faptul că introducerea unui astfel de document adaugă responsabilitate și necesită o atenție sporită la pregătirea și pregătirea documentelor.

Între timp, Regulamentul privind munca de birou și controlul asupra punerii în aplicare a acestuia de către grefier oferă serviciului juridic o garanție că nici un singur document nu va părăsi biroul până când nu este convenit și aprobat în mod corespunzător.În plus, de fapt, documentul va economisi timp în viitor, întrucât reglementările clar definite pentru aprobarea documentelor care indică termene limită îl vor elibera pe avocat de întrebări inutile și intempestive care sunt adesea adresate de angajații organizației.

Procesul de elaborare și aprobare a acestui regulament nu este întotdeauna ușor, deoarece este necesară o analiză amănunțită a documentelor și a proceselor de flux de documente din organizație. Cu toate acestea, în viitor, prezența unui astfel de document și execuția acestuia vor facilita în mod semnificativ controlul funcționarului asupra muncii de birou și a fluxului de documente, iar angajații departamentului - pregătirea și executarea documentelor.

Determinarea gamei de sarcini care necesită interacțiune

Deoarece funcționarul este un fel de „filtru de informații” al organizației, iar avocatul analizează documentele și deciziile luate în organizație pentru conformitate reglementărilor, oferă asistență juridică în pregătirea documentelor concomitent cu dezvoltarea unui sistem de lucru de birou și flux de documente, este necesar să se determine gama de probleme și sarcini care necesită munca comună a grefierului și a avocatului (vezi Tabelul).

Repartizarea responsabilităților pentru dezvoltarea unui sistem de management al biroului

Exemplul 1

Ordin de numire a unei persoane responsabilă cu păstrarea evidenței în organizație

Deschide societate pe actiuni"Magnolie"
(Magnolia LLC)

COMANDA

13.01.2014 № 002

Moscova

La numirea unei persoane responsabile cu păstrarea evidenței

Pentru a îmbunătăți și crește eficiența suportului de documentare la Magnolia LLC (denumită în continuare Compania)

COMAND:

1. Numiți un asistent manager al lui Solntseva M.Yu. responsabil cu organizarea si intretinerea muncii de birou din 13.01.2014.
2. Asistent manager Solntseva M.Yu. să elaboreze, împreună cu serviciul juridic, Reglementări privind desfășurarea muncii de birou în Companie până la data de 20 ianuarie 2014.
3. Asistent manager Solntseva M.Yu., avocat Maksimov D.M. elaborarea de formulare pentru o scrisoare de ieșire, comandă, instrucțiuni în Companie, precum și alte tipuri de documente utilizate în activitățile curente ale organizației.
4. Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.

Director general Perepelkin A.E. Perepelkin

Exemplul 2

Fragment din Regulamentul muncii de birou, convenit cu avocatul și aprobat de șef

REGULAMENTE PRIVIND PRODUCEREA CAZULUI
La MAGNOLIA LLC

I. Prevederi generale

1.1. Reglementările privind evidența la Magnolia SRL (denumite în continuare Regulamente) au fost elaborate cu scopul de a îmbunătăți suportul documentar al conducerii și de a crește eficiența acestuia.

Instructiuni - document normativ, stabilirea unor reguli uniforme pentru întocmirea și executarea documentelor, păstrarea evidenței, înregistrarea și controlul asupra executării documentelor.

Aceasta nu este o listă completă de probleme și sarcini care necesită o colaborare între un funcționar și un avocat, dar am atins principalele puncte.

Pentru a organiza încă de la început munca coordonată a lucrătorului de birou și a serviciului juridic, se recomandă precizarea principalelor sarcini rezolvate în comun în Reglementările privind munca de birou. În funcție de nevoile organizației, de propuneri care pot fi făcute de către serviciul juridic, documentul poate include un bloc separat dedicat reglementărilor pentru interacțiunea departamentelor, procedurii de aprobare a documentelor, precum și calendarul aprobării acestora și aprobare.

Evidențele și fluxul documentelor sunt componente cheie ale funcționării eficiente a unei organizații. Prezența unui sistem clar de flux de documente vă permite să stabiliți interacțiuni între departamentele interne, diviziile, departamentele și un sistem bine coordonat. colaborare angajații și departamentele reprezintă cheia succesului companiei în ansamblu.

În sensul acestui articol, prin ofițer de birou vom înțelege un angajat al unei organizații responsabil cu menținerea muncii de birou în organizație.