Exemplu de scrisoare de la o persoană fizică către o persoană juridică. Nuanțe și eșantion de întocmire a unei scrisori de garanție de la o persoană fizică pentru furnizarea unei adrese juridice Aplicație către o organizație de la o persoană fizică

Încheiem seria „Și asta este totul despre el” cu un articol despre declarații. Acesta este un tip specific de document, al cărui conținut, regulile de pregătire și fluxul documentelor depind de cine se adresează cui.

În acest articol vom lua în considerare trei tipuri principale de declarații:

• o scrisoare de cerere comercială trimisă de o organizație către alta;
• o cerere trimisă de o persoană unei organizații;
• declarația angajatului transmisă angajatorului.

Nu atingem un alt tip de afirmație – pretenții – pentru că secretara nu lucrează cu ei.

Toate cele trei tipuri de declarații enumerate au propriile lor caracteristici nu numai în pregătirea și pregătirea, ci și în munca de birou.

Scrisoare de cerere comercială

Ţintă scrisoare de afaceri- o declarație pe care o organizație o adresează alteia - indicați poziția organizației de trimitere, exprimați atitudinea acesteia față de problemă, oferiți o rațiune și o procedură pentru rezolvarea situației. Declarația nu pune întrebări, conține o viziune asupra situației uneia dintre părți.

Din paragraful anterior reiese că scrisorile de cerere „în timp de pace” nu sunt scrise, de obicei, la care se recurge doar în pragul unui conflict de interese sau chiar al unui conflict între două companii pentru documentarea și informarea celeilalte părți; atitudinea lor față de problemă.

Ce tip de scrisoare ar trebui să aleg?

Există o linie fină între o scrisoare de cerere, o scrisoare de cerere sau o scrisoare de cerere. Ca să fiu sigur făcând alegerea corectă tip de scrisoare, trebuie să înțelegeți: va fi declara despre ceva sau se va mai întâmpla cerere a face ceva destinatarului?

O cerere de scrisoare de afaceri este întocmită pe antet și are un set standard de detalii pentru o scrisoare de afaceri.

În conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru înregistrarea documentelor” formularul de scrisoare conține următoarele detalii:

• logo-ul organizației sau marcă comercială(marca de serviciu), emblema de stat Federația Rusă sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse, dacă instituția are dreptul de a plasa aceste semne pe antetele sale;
• codul de organizare;
• numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice;
• numele organizației;
• informații de referință despre organizație.

La pregătirea unei cereri ca tip de scrisoare de afaceri se întocmesc următoarele detalii obligatorii:

• data documentului;
• numărul de înregistrare a documentului;
• destinaţie;
• titlul textului;
• textul documentului;
• semnătură;
• marca despre interpret;
• o notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar (eliberată pe copia de viză a scrisorii).

O notă care indică prezența aplicației este emisă dacă aceasta este disponibilă.

Semnăturile de aprobare a documentului se întocmesc pe copia de viză a scrisorii, dacă regulile interne Există un proces de certificare a proiectelor de scrisori.

O scrisoare de cerere comercială este prezentată în Exemplul 1.

Spre deosebire de o scrisoare comercială obișnuită, textul cererii nu începe cu o adresă către funcționar - destinatar, ci cu numele tipului de scrisoare. Acest lucru subliniază faptul că documentul nu pur și simplu transmite informații, ci exprimă poziția de principiu a autorului său.

Documentarea scrisorilor de cerere de afaceri se efectuează în mod standard, în conformitate cu regulile interne ale organizației expeditoare și ale organizației destinatare.

Nu se știe la ce va duce conflictul de interese al companiilor: dacă se va putea rezolva problema prin negocieri sau dacă va fi necesară implicarea avocaților și implicarea în proceduri judiciare, dar, în orice caz, acceptarea a unei scrisori de cerere a unei organizații de la alta echivalează cu faptul că prima companie este informată despre poziția celei de-a doua.

Aplicație la o organizație de la o persoană

Să privim acest document din punctul de vedere al părții care primește.

O atenție deosebită trebuie acordată procesării cererilor de la persoane fizice. Protejarea intereselor solicitanților este Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” (modificată la 24 noiembrie 2014; denumită în continuare Legea federală nr. 59-FZ).

Este o greșeală să crezi că efectul său se aplică doar organismelor guvernamentale, organismelor administrația localăŞi organizatii bugetare. Acesta nu a fost cazul de mult timp. În 2013, această listă a fost completată de organizații „încredințate cu implementarea unor funcții semnificative din punct de vedere public”. Nu există nicăieri o definiție clară a ceea ce sunt aceste funcții, dar din formulare reiese clar că acest concept este destul de larg și teoretic orice organizație ai cărei clienți sunt persoane fizice poate „cădea sub el”.

Spre deosebire de o scrisoare de cerere comercială, o declarație individual poate fi o cerere, o cerere sau o revendicare. Să ne uităm la definiția cuvântului „statement”:

Dicționarul nostru

Declaraţie - cererea unui cetățean de asistență în punerea în aplicare a drepturilor și libertăților sale constituționale sau a drepturilor și libertăților constituționale ale altor persoane sau un mesaj despre încălcarea legilor și a altor acte legislative de reglementare, deficiențe în activitatea organelor de stat, a autorităților locale și a funcționarilor, sau critici la adresa activităților acestor organisme și persoane funcționare

O companie își poate dezvolta propria formă convenabilă a unei aplicații standard de la o persoană și o poate face disponibilă publicului. Dar este imposibil să faceți acest formular obligatoriu și să nu acceptați o cerere doar pentru că nu este întocmit așa cum ar trebui să fie. Oamenii nu sunt obligați să cunoască despre existența formularului de cerere dezvoltat de companie și nici să folosească internetul, de unde acest formular poate fi descărcat. Legea federală nr. 59-FZ definește setul minim de blocuri de informații în circulație:

Extracţie

din Legea federală nr. 59-FZ

Articolul 7. Cerințe pentru o cerere scrisă

1. Un cetățean în contestația scrisă trebuie să indice fie numele agentie guvernamentala sau organismul administrației publice locale la care trimite o contestație scrisă, sau numele de familie, prenumele, patronimul respectivului oficial, sau poziția persoanei relevante, precum și numele dvs. de familie, prenumele, patronimul (cel din urmă - dacă este disponibil), adresa postala, la care trebuie trimis răspunsul, notificarea de transmitere a contestației, stabilește esența propunerii, declarației sau plângerii, pune semnătură personală și data.

După cum puteți vedea, setul este minim și nu putem obliga solicitanții noștri să-și indice nici măcar telefoanele mobile. Se poate recomanda doar includerea metodelor de comunicare operațională în declarații.

"Ești liber să alegi..."

O persoană poate completa o cerere după cum dorește:

manual sau în formă tipărită;

numiți-o „declarație”, „apel”, „cerere” sau nu o numiți deloc;

scrieți pe scurt și la obiect sau furnizați-vă propria autobiografie detaliată;

și, de asemenea, trimiteți documentul prin poștă sau aduceți-l personal.

Organizația este obligată să accepte cererea dacă aceasta conține informațiile minime necesare.

Cererea unei persoane, care a fost supusă procesării inițiale la biroul companiei destinatare, este prezentată în Exemplul 2.

Organizația decide singură dacă va separa cererile cetățenilor în gestionarea separată a evidențelor. Vă recomandăm să faceți acest lucru dacă:

• aplicații mai mult de 10% din volumul total fluxul de intrare documentare;
• La ele lucrează angajați special autorizați (centru de servicii pentru clienți, departament de daune etc.);
• Pe baza cererilor de la persoane fizice, organizația își desfășoară activitățile de bază.

Dacă o organizație este obișnuită să lucreze în conformitate cu regulile muncii tradiționale de birou, atunci nu trebuie să-și facă griji prea mult cu privire la îndeplinirea cerințelor Legii federale nr. 59-FZ. În condiții standard, cererile trec pe aceeași cale ca și alte documente primite. Regulile de lucru cu ele practic nu diferă de cele general acceptate și chiar permit unele libertăți în gestionarea cererii, în special pot trece trei zile între acceptare și momentul înregistrării acesteia prin lege. Răspunsul este dat în 30 de zile de la data înregistrării cerere scrisă.

Aplicație în managementul evidenței personalului

Un nivel special de declarații sunt declarațiile de personal. Scopul acestor documente este de a exprima cererea sau voința salariatului către angajator.

Formularul de aplicare pentru resurse umane este relativ gratuit. Nimeni nu cere angajaților să cunoască nuanțele detaliilor de înregistrare, așa că este suficient să se respecte minimul necesar.

În opinia noastră, declarațiile de personal ar trebui scrise exclusiv de mână de către angajații înșiși. Nu există obligații conform legislației muncii în acest sens. Dar este mult mai dificil să contestați în instanță o declarație scrisă cu propria dvs. mână decât una care a fost scrisă pe computer (semnătura de mână din ea este doar semnătura autorului). În acest din urmă caz, angajatul poate pretinde că a fost obligat să semneze un text gata făcut.

• La cine de la cine. Destinatarul cererii de personal este angajatorul - prima persoană din organizația în care lucrează autorul cererii. El a fost cel care l-a angajat pe autor, și nu șeful departamentului de personal, așa că cererea va fi scrisă managerului ( director general, director, președinte etc.) al companiei. Numele, inițialele și funcția managerului sunt scrise în partea de sus a foii de cerere, mai aproape de marginea din dreapta, în cazul dativ.

Întrucât angajații nu au propriul formular pentru scrisori, aici trebuie introduse informații despre autorul cererii. Trebuie să vă scrieți numele de familie, prenumele, patronimul și unitate structurală. Dacă angajatul își cunoaște numărul de personal, este bine, dar aceasta nu este o informație obligatorie.

Sub această informație, în centrul rândului, este scris denumirea tipului de document - o declarație, apoi pe o nouă linie este menționat textul declarației - cererea sau exprimarea voinței angajatului. Cererea se completează cu semnătura personală a angajatului și data întocmirii documentului.

Intrebare pe subiect

Cum se scrie corect cuvântul „afirmație”?

Există două forme de scriere a numelui unui tip de document: cu o literă majusculă fără punct la sfârșit (ca în Exemplul 3) și cu o literă mică cu un punct la sfârșit.

Forța juridică a enunțului nu este afectată în niciun fel de forma în care este scris cuvântul. A doua opțiune este considerată depășită, dar are tot dreptul să existe.

Când ar trebui un angajat să declare o cerere într-o declarație și când este suficientă o contestație verbală către departamentul de resurse umane?

Dacă Codul Muncii vorbește direct despre o „declarație scrisă a angajatului”, atunci această întrebare nu se pune. În alte cazuri, este reglementată fie de regulile interne ale organizației, fie de oportunități. De exemplu, cel mai bine este ca un angajat să depună în scris cererea de modificare a documentelor în legătură cu schimbarea numelui de familie, în ciuda faptului că nu există prevederi speciale. legislatia muncii nu oferă nicio informație în acest sens. Astfel de modificări sunt inițiate printr-un ordin al angajatorului, iar o declarație scrisă de mână a angajatului însoțită de o copie a certificatului de căsătorie va deveni baza pentru emiterea unui ordin.

În organizațiile mari, unde există câteva zeci sau chiar sute de oameni per angajat al departamentului de resurse umane, cererea angajatului este acceptată sub forma unei cereri doar pentru ca ofițerul de resurse umane pur și simplu să nu uite de ea.

În companiile mici, dacă Codul Muncii al Federației Ruse nu necesită o cerere scrisă, vă puteți descurca cu o solicitare orală sau o conversație direct cu șeful organizației, care poate instrui un angajat al personalului să rezolve problema.

• Fluxul de documente al aplicațiilor de personal. Angajații departamentului de resurse umane au nevoie de copii originale ale declarațiilor angajaților. Ulterior, după cum sa menționat deja, multe dintre ele vor deveni baza pentru comenzile privind personalul. Dar angajatul are tot dreptul să monitorizeze soarta cererii sale și să primească confirmarea de la angajator că documentul a fost acceptat de acesta.

Important!

Este imposibil să înregistrați cererea unui angajat ca document de intrare. Acest lucru se face adesea pur și simplu pentru că nu știu cum altfel să confirme primirea acestuia.

Între timp există două moduri de a înregistra o aplicație corect.

Confirmarea faptului că angajatorul a acceptat cererea angajatului poate fi:

• înregistrarea cererii într-o bază de date specială. De asemenea, nu se recomandă introducerea unei cereri de personal în registrul documentelor interne: este foarte ușor să încălcați legislația privind datele personale. Cel mai bine este ca secretara să aibă o specială jurnal electronicînregistrare pentru cereri de personal, note oficiale și explicative și documente similare.

Numărul de înregistrare al cererii se lipește pe exemplarul acesteia. O copie împreună cu numărul este oferită angajatului. Dacă un angajat vine cu două copii ale cererilor, înainte de a pune numărul, secretarul trebuie să le compare (asigură-te că sunt identice);

• procesul-verbal de acceptare a cererii formulat de secretar pe copie. Dacă nu există un jurnal de înregistrare, iar angajatul insistă asupra confirmării admiterii, secretarul poate face următoarea înregistrare pe o copie a cererii:

Intrarea afirmă:

• faptul acceptarii documentului;
• data (obligatoriu!);
• funcția, semnătura personală și transcrierea semnăturii angajatului care acceptă.

Cererea angajatului este transmisă direct șefului organizației, care o examinează și ia o rezoluție, de exemplu:

La departamentul HR. Pregătește o comandă.

Davydov 17.09.2015

Relua

1. O cerere este un document, a cărui formă și reguli de flux de documente depind de destinatar și destinatar.
2. O scrisoare-solicitare de afaceri are scopul de a exprima poziția organizației de trimitere asupra unei probleme controversate.
3. Se recomandă ca o cerere trimisă unei organizații de către o persoană să fie procesată în conformitate cu Legea federală Nr. 59-FZ.
4. Declarații în managementul înregistrărilor de personal sunt expresia scrisă a voinței angajatului și servesc adesea drept bază pentru emiterea de comenzi pentru personal.

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări de scriere a scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de scrisori de afaceri și discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Adresa.
• Numerele de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Logo.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să includă în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce să se bazeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care autorul îl urmărește. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiind problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul transmite clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Aceste tipuri de eșantioane de scrisori de afaceri constau de obicei dintr-o secțiune introductivă, de corp și de închidere.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații și evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că trebuie să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum au fost lucrurile și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în cea principală.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim consecvente și ușor de înțeles.

Fiecare literă începe cu o adresă centrată. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Eticheta.

Ar trebui să existe o formă politicoasă la sfârșitul scrisorii. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumire pentru invitație)...” Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie păstrate stil formal de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru oficial relații de afaceri. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți în relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele cărora sunt scrise scrisori manageri și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl constituie activitățile companiei.
• Documentele de management au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
• Adresat, destinat unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a-l determina pe destinatar să efectueze orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe expresii, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea unui limbaj emoțional și expresiv.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără a folosi expresii care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetate.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri de cuvinte în formă prescurtată: grn, zh-d, etc.).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („oferiți sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt prezentate în versiunea completă(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe o anumită problemă. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme deodată, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot avea următorul conținut:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a vă informa unde să trimiteți documentele.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Exemplu scrisoare de intentieîi va ajuta pe cei care au nevoie să întocmească acest tip de document.)

• Garantat. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare etc. poate fi garantată.
• Mulţumesc. Ele au început să fie folosite mai ales des în ultima perioadă. Astfel de scrisori demonstrează un ton bun de parteneriat. Pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Se întocmește un eșantion din soiul de mulțumire în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu ornament, poate atârna pe perete în camera companiei la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• Felicitări.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri de cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a atrage atenția, și cu atât mai mult, pentru a deveni interesat. Dar dacă îl compui conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, invitându-i să participe la diverse evenimente. Acestea sunt de obicei adresate unui manager sau oficial, dar pot fi adresate și unei întregi echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii formulate în prima literă. Apoi se acordă rezultatele examinării acesteia și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. În mod obișnuit, îndeplinește următoarele principii:

• Disponibilitatea unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Domeniul de aplicare și aspectele de conținut comparabile.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Înregistrare

Pe lângă utilizarea antetelor corporative pentru scrisorile de afaceri, este necesar să se țină cont de alte subtilități atunci când le proiectați. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, adrese de scriere, titluri, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri vă ajută să o compuneți, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de lucrătorii de birou începători, cât și de lucrătorii experimentați. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

Aveți întrebări urgente pentru organizație care ar trebui înregistrate? În acest caz, redactarea unei contestații scrise este indispensabilă. Cu toate acestea, nu totul este atât de simplu pe cât pare. Scrierea unei scrisori de afaceri competente este o intreaga stiinta. Și nu ar strica toată lumea să învețe sau să-și amintească abilitățile de bază de compilare.

• Computer (laptop);
• Editor de text;
• E-mail.

Dacă utilizați metoda de scriere manuală, veți avea nevoie și de o imprimantă pentru imprimare.

1. Numele organizației la care aplicați;
2. Numele complet al directorului organizației sau al persoanei responsabile;
3. adresa instituției;
4. Data cererii;
5. Orașul de aplicare.

Elementele de „antet” de dorit includ și coordonatele companiei - fax, telefon, adresă de e-mail, OKPO, OGRN, INN/KPI. Depinde de subiectul contestației și de organizația în sine.

• Scrisori promoționale;
• Scrisori de recomandare;
• Scrisori de informare;
• Scrisori de intentie;
• Scrisori de recunoștință;
• Scrisori de felicitare;
• Scrisori de instruire;
• Scrisori de anchetă;
• Scrisori de cerere;
• Scrisori de răspuns;
• Scrisori de notificare;
• Scrisori de invitație.

În funcție de tipul de apel pe care îl utilizați, formulați corect conținutul. De exemplu, dacă compuneți feedback pozitiv organizației, ar trebui să descrieți în detaliu motivul cererii dvs., ce anume v-a plăcut și așa mai departe.

Descărcați de pe portalul nostru:

Etapa finală a oricărei scrisori de afaceri este data și semnătura. La prima vedere, un detaliu nesemnificativ, dar foarte important. Este recomandabil să semnați manual pe un document tipărit. Dacă reprezentați interesele unei companii, utilizați stema sau sigiliul facsimil al acesteia. Scrisoare de scrisori competente organizarea potrivită

– cheia succesului apelului dumneavoastră. Studiați cu atenție toate punctele descrise mai sus și nu ezitați să treceți la lucru. Nu uitați că scrisoarea nu trebuie să conțină greșeli de ortografie, punctuație și stilistice.

O parte integrantă a fluxului de lucru al unei companii este pregătirea și primirea scrisorilor oficiale.

Există mai multe tipuri de aceste documente, întocmite în conformitate cu anumite cerințe, care vor fi discutate în acest articol.

Una dintre modalitățile de a face schimb de informații comerciale este emiterea unei scrisori oficiale. Aceste documente constituie o parte esențială a documentației de intrare și de ieșire a oricărei companii sau organizații.

• Există 3 tipuri de litere:
• personal;
• semi-formal (de obicei despre o solicitare a unor informații);

afaceri (cu alte cuvinte, oficial).

Ultimul tip este cel mai comun și mai divers. Textul unei scrisori oficiale trebuie să fie întocmit în conformitate cu cerințele etichetei în afaceri. Astfel de documente exprimă salutări cu o ocazie specială, felicitări, urări, transmit orice informații legate de afaceri etc. De exemplu, scrisori de multumire

ajută la consolidarea parteneriatelor între întreprinderi sau angajații acestora.

• Există mai multe tipuri de scrisori oficiale:
• publicitate;
• însoțitor;
• informativ;
• garanție;
• instructiv;
• pretenții;
• comercial;
• scrisori de notificare;
• scrisori care conțin o cerere, un răspuns, o solicitare sau o memento a unui eveniment.

Documentul trebuie întocmit pe o coală de hârtie A4 sau un antet special al companiei. În primul caz, sunt necesare detaliile organizației care a trimis scrisoarea.

Utilizarea hârtiei A5 este permisă, dar antetul oficial al întreprinderii se bucură de o mare încredere din partea clienților și contrapărților.

• „pălărie” (detalii companie);
• data scrierii;
• scopul recursului (esența principală a scrisorii);
• concluzie (scurt rezumat, cerere, așteptarea unui răspuns la o întrebare etc.);
• informații despre expeditor și metoda de feedback;
• aplicatii.

Atunci când scrieți corespondența de afaceri, este important să respectați anumite reguli și stil de comunicare, despre care vor fi discutate mai jos.

Detalii

Dacă cererea se face pe antet companiei, nu este nevoie să reintroduceți detaliile. Expeditorul are dreptul de a adăuga site-ul web al organizației, numele complet și numărul de telefon al oficialului care a pregătit textul documentului.

Detalii care sunt de obicei indicate cu litere:

• Numele companiei;
• Cod OKPO și/sau OKUD;
• sigla organizației (dacă întreprinderea este de stat sau municipală, este indicată emblema statului);
• adresa poștală, e-mail și legală;
• numere de telefon și fax;
• detalii bancare;
• informatii despre destinatar;
• semnătura expeditorului.

Dacă scrisoarea este un răspuns la un apel din partea unui cetățean sau organizație, antetul acesteia trebuie să includă un link către documentul în care a fost adresată întrebarea și data la care a fost compilată. În plus, după detaliile din centru trebuie să scrieți numele scrisorii (de exemplu, „Decizie”, „Notificare”, etc.).

Un document este considerat valabil dacă indică data efectivă a executării lui și a trimiterii ulterioare către destinatar.

Scopul recursului

În această parte a textului, trebuie să indicați motivele pentru care ați contactat compania. Dacă motivul a fost orice eveniment (de exemplu, o hotărâre judecătorească sau achiziția unui produs de calitate scăzută), documentul trebuie să se refere la acest factor și să-și fundamenteze poziția cu ajutorul probelor.

Dacă este necesar, expeditorul îl atașează la scrisoarea principală dovezi documentare pozitia ta.

Concluzie

În această parte, persoana care contactează organizația folosind o scrisoare de afaceri enumeră concluziile pe care le-a tras pe baza observațiilor descrise mai sus, prezintă cereri sau sugestii, pune o întrebare etc.

În practică, scrisorile formale pot include doar partea finală.

Informații despre expeditor

De obicei, informațiile personale despre expeditor sunt indicate în antetul documentului. Semnătura solicitantului trebuie să apară la sfârșitul scrisorii de afaceri. De obicei, această responsabilitate cade pe umerii șefului întreprinderii și, în absența acestuia, a unui funcționar autorizat (de exemplu, un adjunct).

Dacă contestația este transmisă la inițiativa unui cetățean sau a unui antreprenor individual, documentul conține semnătura personală a persoanei și numele complet al acestuia.

Aplicații

Nu sunt o completare obligatorie la scrisoare, dar dacă este necesar sunt atașate documentului pe foi separate.

Conținutul documentului este descris într-un limbaj simplu și ușor de înțeles, fără a folosi expresii grosolane sau neculte. Se recomandă compunerea textului într-un volum care să nu depășească o pagină sau o foaie (dacă este completat pe ambele fețe).

Principalele caracteristici ale unor astfel de scrisori:

• continutul informatiilor;
• concizie.