Protocol adunarea generală Participanții SRL este un document care înregistrează acordurile participanților organizației cu privire la punctele de pe ordinea de zi. După studierea articolului, cititorul va afla ce este acest document, cum este întocmit, care sunt forma și conținutul acestuia, dacă protocolul este supus notarii și în ce ordine este semnat. Puteți descărca o mostră a documentului în cauză folosind linkul de la sfârșitul articolului.

Aspectele referitoare la activitățile SRL sunt reglementate de Legea federală „Cu privire la LLC” din 02/08/1998 nr. 14 și de Codul civil al Federației Ruse. În date reglementărilor există și cerințe pentru procesele verbale de ședințe, dar să vorbim despre totul în ordine.

Corpul principal al societății cu răspundere limitată, care este formată din mai mulți participanți, este o adunare generală (Partea 1, articolul 32 din Legea federală nr. 14). Competența sa include soluționarea diferitelor probleme, care pot fi împărțite în două mari grupuri:

1. Probleme care intră în competența reuniunii pe baza cerințelor legii, în special Legea federală nr. 14 și Codul civil al Federației Ruse.
2. Probleme pe care adunarea generală le rezolvă pe baza Cartei.

Pentru a rezolva problemele, organizațiile țin întâlniri. Ei, în virtutea cerințelor părții 1 a art. 32 Legea federală nr. 14 poate fi realizată fie în mod regulat, fie în mod extraordinar. Toate subiectele de pe ordinea de zi a unei viitoare întâlniri sunt stabilite în prealabil și doar astfel de subiecte prestabilite sunt discutate și rezolvate.

Documentul care se întocmește în urma ședinței este procesul-verbal. Procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL este păstrat de către președintele sau secretarul adunării.

Ce cerințe impune legea cu privire la conținutul protocolului?

Cerințele pentru procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL sunt consacrate în art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse. Pentru protocolul și decizia unui participant, sunt comune, dar de fapt sunt documente diferite și este necesar să înțelegem acest lucru.

Protocolul conține diverse informații, și anume:

1. Data și ora întâlnirii.
2. Locul unde a avut loc.
3. Informații despre participanții companiei care au luat parte la întâlnire.
4. Informații despre rezultatele votului pe toate problemele care au fost discutate.
5. Informații despre persoanele care au numărat voturile pe baza rezultatelor votării.
6. Informații despre cine a votat împotriva oricărui punct de pe ordinea de zi, în cazul în care aceste persoane au cerut să includă aceste informații în protocol.

Acest cerințe obligatorii, fără respectarea acestora, protocolul nu poate fi recunoscut ca fiind valabil și ședința nu poate fi considerată valabilă. Totodată, este indicat să includeți în document informații suplimentare, care, deși nu sunt obligatorii, vă permit să individualizați documentul și să evitați eventualele dispute cu privire la desfășurarea ședinței și a procedurii de vot.

Informațiile opționale includ:

1. Numărul de serie al protocolului (în scopuri de birou).
2. Informații despre cine a vorbit în timpul discuției fiecărei probleme, ce argumente au dat (pentru a înregistra atitudinea participanților față de esența anumitor probleme).
3. Date despre modul în care s-a desfășurat votul și ce vot a exprimat fiecare participant (pentru, împotrivă, abținere).

În ce formă este întocmit protocolul și se cere autentificare notarială?

Este scrisă forma procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL, care este menționat în mod expres la paragraful 3 al art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse. Legea cere, de asemenea, legalizarea proceselor-verbale ale adunărilor generale ale SRL.

Cu toate acestea, certificarea proceselor-verbale ale ședințelor SRL de către un notar nu poate fi efectuată dacă în Carta este specificată o metodă diferită de certificare, sau absolut toți participanții la ședință au votat că procesul-verbal va fi certificat nu de un notar, ci în alt mod.

Dar cum puteți certifica într-un alt mod procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL? Răspunsul la această întrebare este cuprins în paragraful 3 al art. 67.1 Cod civil al Federației Ruse. Utilizare acceptabilă mijloace tehnice, în special, înregistrări video. În plus, este posibil ca protocolul să fie semnat atât de toți participanții, cât și de unii dintre participanți, pentru a confirma faptul pregătirii acestuia.

Alte metode nu sunt excluse, dar este indicat să le stipulezi în Carta companiei. Dacă există o decizie unanimă că protocolul nu va fi autentificat la notar sau nu există prevederi corespunzătoare în Cartă, va trebui să invitați un notar.

Desigur, dacă există un singur participant în organizație, atunci nu este necesară legalizarea deciziei sale.

Numerotarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL și atribuirea unui număr individual acestuia

Pentru a facilita fluxul de documente într-o organizație, se recomandă ca fiecărui protocol să i se aloce un număr individual. Procedura de atribuire a numerelor nu este specificată de lege în consecință, vă puteți dezvolta și adopta propriul sistem de numerotare.

În practică, numerotarea secvențială este suficientă, de exemplu - procesul-verbal al adunării generale nr. 1, 2, 3 etc. Nu uitați de data la care a fost întocmit documentul. Depunerea acestuia este o modalitate excelentă de a personaliza un document. În plus, data este impusă de lege.

În conformitate cu cerințele părții 6 a art. 37 Legea federală nr. 44, protocoalele sunt depuse într-un registru general. Participanții companiei pot solicita oricând date dintr-o astfel de carte. Legea nu conține alte cerințe în consecință, soluționarea chestiunii de numerotare a proceselor verbale și identificarea acestora cade pe umerii participanților organizației, președintelui și secretarului de ședință.

Cine semnează procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL?

Conform cerințelor paragrafului 3 al art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse, semnăturile trebuie să fie reflectate în protocol:

1. Președinte de ședință.
2. Secretar.

Președintele ședinței poate fi orice membru al SRL. Înaintea fiecărei ședințe au loc alegeri, care este prevăzut la paragraful 5 al art. 37 Legea federală nr. 14. Decizia privind alegerea se ia cu majoritate de voturi.

Lista persoanelor care au dreptul de a deschide o ședință și de a începe procedura de alegere a președintelui este stabilită în clauza 4 a art. 37 Legea federală nr. 14.

Acesta poate fi un singur organ executiv; preşedinte organism colegial, consiliu de administrație; auditor sau auditor; inițiatorul întâlnirii dintre participanții SRL.

Cum se trimite procese verbale participanților la întâlnire și este necesar?

În conformitate cu cerințele paragrafului 6 al art. 37 Legea federală nr. 14, protocolul trebuie trimis participanților organizației. Conducerea este efectuată de persoana care ține procesul-verbal al ședinței. Acțiunea trebuie luată în termen de 10 zile de la data ședinței.

Puteți trimite protocolul prin poștă, dar acest lucru ar trebui făcut prin scrisoare recomandată. Această metodă vă va permite să confirmați că documentul a fost efectiv trimis.

Trebuie remarcat faptul că Carta organizației poate conține cerințe suplimentare pentru procedura de depunere a unui document. De exemplu, poate indica faptul că copiile protocolului trebuie primite personal, la adresa locației organizației sau livrate prin serviciu de curierat. În legătură cu posibilitatea de a preciza procedura de trimitere a protocolului în Cartă, se recomandă să vă familiarizați cu prevederile acestuia și să înțelegeți dacă astfel de cerințe sunt cuprinse sau nu.

Astfel, putem concluziona că procesul-verbal al ședinței SRL este un document obligatoriu care confirmă desfășurarea ședinței și reflectă rezultatele votului pe fiecare problemă pusă pe ordinea de zi. Se intocmeste in scris, certificat de notar sau in alt mod specificat in Carta organizatiei. Se recomandă ca data și numărul documentului să fie reflectate în protocol. Acesta trebuie semnat de președintele și secretarul ședinței și trebuie transmis participanților la ședință în termen de 10 zile de la data întocmirii sale.

Documente pentru descărcare

Descărcați exemplu de protocol

Documentul a devenit invalid sau anulat.

II. Cerințe pentru înregistrarea detaliilor protocolului

adunarea generală

5. Denumirea documentului este procesul-verbal al adunării generale a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe.

6. Data procesului-verbal al adunării generale este data întocmirii procesului-verbal, care trebuie să corespundă cu data însumării rezultatelor (încheierea numărării voturilor) adunării generale.

7. Numărul de înregistrare al procesului-verbal al adunării generale este numărul de ordine al adunării generale din timpul an calendaristic.

8. Adresa la care s-a ținut personal adunarea sau adresa la care au fost transmise în scris hotărârile scrise ale proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe în timpul votului în persoană și în absență este indicată ca locație a adunării generale. În cazul utilizării stării sistem informatic locuințe și servicii comunale (în continuare - sistemul) la desfășurarea adunării generale, adresa este indicată ca loc de desfășurare a adunării generale bloc de apartamente. Dacă adunarea generală a durat câteva zile, data adunării generale este indicată ca dată de începere și dată de încheiere a adunării generale. Locul și data adunării generale specificate în procesul-verbal trebuie să corespundă adresei și datei specificate în convocarea adunării generale.

9. Titlul de conținut trebuie să conțină adresa blocului de locuințe, tipul adunării generale (anuală, extraordinară) și forma deținerii acesteia (vot în persoană, absent, personal și absent).

11. Partea introductivă a procesului-verbal al adunării generale cuprinde următoarele informații:

a) despre inițiatorul adunării generale: pentru persoanele juridice, denumirea completă și numărul principal de înregistrare de stat (denumit în continuare OGRN) ale persoanei juridice sunt indicate în conformitate cu actele constitutive și de înregistrare ale acesteia; pentru persoane fizice, numele de familie complet, prenumele, patronimul (dacă există) sunt indicate în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului, numărul locației al cărei proprietar este o persoană fizică și detaliile documentului care confirmă proprietatea specificată. sediul;

b) despre persoana care prezidează adunarea generală, secretarul adunării generale, persoanele care au numărat voturile, cu excepția cazului în care problema alegerii acestor persoane este inclusă pe ordinea de zi a adunării generale;

c) despre persoanele care au participat la adunarea generală (denumite în continuare cei prezenți) și cei invitați să participe la aceasta (denumite în continuare cei invitați);

f) despre suprafața totală a locuințelor și spații nerezidențialeîntr-un bloc de locuințe;

g) despre ordinea de zi;

h) cu privire la prezența sau absența cvorumului adunării generale.

12. Informațiile despre persoanele prezente la adunarea generală sunt indicate după cuvântul „Prezentă” și includ:

A) pentru persoane fizice - numele, prenumele, patronimul (dacă există) al proprietarului spațiilor dintr-un bloc de locuințe și (sau) reprezentantului acestuia (în cazul participării la adunarea generală), indicat în conformitate cu identitatea cetățeanului document, numărul spațiilor din clădirea de apartamente, proprietarul căruia este o persoană fizică și detaliile documentului care confirmă proprietatea asupra spațiilor specificate, numărul de voturi deținute de persoana corespunzătoare, numele și detaliile documentului care certifică atribuțiile reprezentantului proprietarului spațiilor dintr-un bloc de locuințe (în cazul participării la adunarea generală), semnătura acestor persoane;

b) pentru persoane juridice - numele complet și OGRN ale persoanei juridice în conformitate cu documentele constitutive și de înregistrare, numele și detaliile documentului care confirmă proprietatea asupra spațiilor dintr-un bloc de apartamente, numărul de voturi deținute de persoana corespunzătoare; numele de familie, prenumele, patronimul (dacă este prezent) al unui reprezentant al unei persoane juridice, indicat în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului, numele și detaliile documentului care atestă atribuțiile reprezentantului persoanei juridice, semnătura prezentului persoană.

13. În cazul în care la adunarea generală sunt prezente mai mult de cincisprezece persoane, informațiile despre acestea pot fi întocmite sub forma unei liste în care sunt indicate informații despre cei prezenți în conformitate cu paragraful 12 din prezentele Cerințe, care este o anexă obligatorie. la procesul-verbal al adunării generale. În acest caz, în procesul-verbal al adunării generale, după indicarea numărului total al celor prezenți, se întocmește nota „Se atașează lista, Anexa Nr. ____”.

14. Informațiile despre persoanele invitate să participe la adunarea generală sunt indicate după cuvântul „Invitați” și includ:

a) pentru persoane fizice - numele, prenumele, patronimul (dacă există) al persoanei sau al reprezentantului acesteia (în cazul participării la adunarea generală), indicat în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului, denumirea și detaliile documentului care atestă; autoritatea reprezentantului proprietarului sediului dintr-o clădire de apartamente (în cazul participării la o adunare generală), scopul participării persoanei la adunarea generală și semnătura acestuia;

b) pentru persoane juridice - denumirea completă și OGRN ale persoanei juridice în conformitate cu actele constitutive și de înmatriculare ale acesteia, numele, prenumele, patronimul (dacă există) al reprezentantului persoanei juridice, indicate în conformitate cu actul de identitate al cetățeanului; , numele și detaliile actului de identificare, atribuțiile unui reprezentant al unei persoane juridice, scopul participării acestei persoane la adunarea generală și semnătura acesteia.

15. Textul părții principale a procesului-verbal al adunării generale este format din ordinea de zi și secțiuni separate în funcție de numărul de probleme de pe ordinea de zi a adunării generale. Ordinea de zi a adunării generale indică problema sau problemele care fac obiectul examinării la adunarea generală în conformitate cu avizul adunării generale. Dacă sunt mai multe întrebări, acestea sunt numerotate și aranjate în ordinea discuției.

16. Problemele de pe ordinea de zi a adunării generale trebuie să fie formulate extrem de precis, clar, să reflecte esența problemelor aflate în discuție și să nu permită o dublă interpretare. Dacă formularea problemei asupra căreia se ia o hotărâre în adunarea generală este prevăzută de lege Federația Rusă, protocolul va indica formularea corespunzătoare. Nu este permisă includerea punctului „Diverse” pe ordinea de zi a adunării generale sau combinarea problemelor cu conținut diferit într-o singură formulare. Dacă subiectul problemei incluse pe ordinea de zi este luarea în considerare a unui document, se indică numele complet și detaliile acestui document.

17. Textul procesului-verbal al adunării generale este prezentat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).

18. Textul fiecărei secțiuni a procesului-verbal al adunării generale este format din trei părți:

a) partea 1 - „ASCULTAT”, care indică numele de familie, prenumele, patronimul (dacă există) al vorbitorului, numărul și formularea problemei în conformitate cu ordinea de zi, un rezumat al discursului sau un link către document anexat la protocolul care conține textul discursului. Numărul și formularea întrebării în conformitate cu ordinea de zi sunt indicate înaintea cuvântului „ASCULTAT”;

b) partea 2 - „SUGERATE”, care indică un conținut succint al propunerii cu privire la problema luată în considerare, asupra căreia se va lua o decizie și se va vota. În acest caz, propunerea este formulată extrem de precis, clar, trebuie să reflecte esența problemei în discuție și să nu permită o dublă interpretare. Dacă formularea problemei asupra căreia se ia o decizie la adunarea generală este prevăzută de legislația Federației Ruse, formularea corespunzătoare este indicată în procesul-verbal;

c) partea a 3-a - „HOTARAT (HOTARAT)”, care indica deciziile luate cu privire la fiecare problema de pe ordinea de zi, exprimate in formularea „pentru”, „împotriva” sau „abtinere”, cu indicarea numarului si redactarea problematicii în conformitate cu cu ordinea de zi, cantitatea de voturi exprimate pentru diverse opțiuni vot. Decizia poate conține unul sau mai multe puncte, fiecare dintre acestea fiind numerotat.

19. Anexele obligatorii la procesul-verbal al adunării generale sunt:

a) un registru al proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe, care conține informații despre toți proprietarii de spații dintr-un bloc de locuințe, indicând numele de familie, prenumele, patronimul (dacă există) proprietarilor - persoane fizice, numele complet și OGRN ale persoane juridice, numerele spațiilor care le aparțin și detaliile documentului, care confirmă drepturile de proprietate asupra spațiilor, numărul de voturi deținut de fiecare proprietar al spațiilor dintr-un bloc de locuințe;

b) un aviz de convocare a adunării generale, întocmit în conformitate cu paragraful 5 al articolului 45, paragraful 4 al articolului 47.1 Codul Locuinței al Federației Ruse (Colecția de legislație a Federației Ruse, 2005, nr. 1, art. 14; 2014, nr. 30, art. 4264; 2015, nr. 27, art. 3967, nr. 48, art. 6724 ), în baza căreia se ține adunarea generală;

c) un registru de transmitere a mesajelor către proprietarii de spații dintr-un bloc de locuințe despre o adunare generală, care să conțină informații despre proprietarii spațiilor din blocul de locuințe (reprezentanții proprietarilor) cărora le-au fost trimise mesajele, precum și metoda de trimitere a mesajelor, data primirii acestora de către proprietarii spațiilor din blocul de locuințe (reprezentanții proprietarilor), cu excepția cazului în care prin hotărârea adunării generale se prevede că se afișează anunțul de adunare generală. în incinta casei date, determinată printr-o astfel de decizie și accesibilă tuturor proprietarilor spațiilor din casa dată;

d) o listă a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe care au fost prezenți la adunarea generală, cuprinzând informații despre proprietarii de spații dintr-un bloc de locuințe (reprezentanți ai proprietarilor), prevăzute pentru

Acest articol este vizual manual metodologic privind pregătirea protocoalelor. Vă va ajuta să creați un protocol corect și rapid. De asemenea, vă va fi la îndemână atunci când vă decideți să predați acest lucru colegilor pentru a vă feri de a fi nevoiți să corectați greșelile pe care le fac.

Denumirea tipului și afilierea cu sistemele și subsistemele de documentare

Procesul-verbal este un document care consemnează desfășurarea unei ședințe și procedura de luare a deciziilor de către un organ colegial.

Următoarele sunt supuse înregistrării obligatorii:

• ședințe ale organelor colegiale permanente ale puterii și administrației de stat, organelor guvernamentale municipale, organelor de conducere ale întreprinderilor și organizațiilor (adunări generale ale fondatorilor, acționarilor, ședințelor consiliilor de administrație, consiliilor de comitete, comisiilor, direcțiilor etc.) și
• conferințe, întâlniri, întâlniri convocate o singură dată sau periodic.

Reflecție în scopul creării unui document de management principiul colegialității, luarea deciziilor colegiale ne permite să vorbim despre protocol ca formular de document independent.

Protocolul este un document legat în primul rând de sistemul de documentație organizatorică și administrativă. Protocoalele sunt manageriale acte administrative(aparțin subsistemului documentației administrative), care îndeplinesc funcții manageriale și juridice, iar funcția juridică a protocolului este prioritară și iese în prim-plan.

Dar un document cu numele de tip „PROTOCOL” este utilizat în procesul de documentare a multor alte tipuri de activități.

În educaţie şi institutii stiintificeînregistrarea protocoalelor realizările științificeși deschideri, admitere la formare, deschidere de specialități, standarde educaționale, repartizare calificări profesionale, grade academiceși titluri, alegerea în funcții și alte probleme. Astfel de protocoale se referă la sisteme de cercetare științifică sau documentare educațională și metodologică (la anumite subsisteme ale acestora, în funcție de scopul creării protocolului și de conținutul acestuia).

În practica de afaceri se întocmesc protocoale de întâlniri de afaceri, protocoale de intenție, protocoale de transfer de informații confidențiale, protocoale de neînțelegeri și altele, în care se consemnează nerespectarea. decizii de management, și acordurile la care au ajuns părțile (adică colegiale, colective, și nu „comision”, așa cum se spune uneori greșit) acord în rezolvarea problemelor de interes comun. Astfel de protocoale pot fi atribuite subsistemului de documente de informare și de referință ale sistemului de documentație organizatorică și administrativă sau subsistemului de documentație civilă contractuală al aceluiași sistem, deoarece documentează progresul executării contractelor și acordurilor, confirmă interesul și posibilele domenii de cooperare și, de asemenea, stabilesc condițiile de bază pentru încheierea unor tranzacții specifice în viitor.

Protocoalele create pentru confirmarea calculelor fac parte din subsistemul pentru tranzactii cu numerar sisteme de documentare bancară.

Pentru unele funcții de management al personalului se întocmesc procese-verbale ale ședințelor comisiilor de certificare și calificare, care sunt incluse într-un subsistem special de documentație a personalului.

Procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor (și documentele acestora), al căror conținut obligatoriu al informațiilor este stabilit de Codul civil al Federației Ruse, Legea federală„La societățile pe acțiuni”, cerințele autorității de reglementare - Serviciul federal De piețele financiare, formează un subsistem de documente organizatorice, pe baza căruia s-a format deja un subsistem special de documentație constitutivă, iar în prezent se poate vorbi despre procesul de formare a unui subsistem/sistem de documentație care asigură proceduri de guvernanță corporativă.

Clasificarea protocolului

Toate tipurile și varietățile de protocoale, indiferent de apartenența la un sistem sau subsistem de documentare, sunt clasificate pe două motive - metoda de documentare și gradul de completitudine al înregistrării lucrărilor întâlnirii, care funcționează simultan. Astfel, în funcție de gradul de completitudine al înregistrării, protocoalele sunt împărțite în scurta si completa.

Protocoalele complete pot fi text detaliat(metoda text de documentare), stenografie(metoda text folosind special simboluri, care trebuie decriptat la pregătirea protocolului), fonografice(înregistrare sunet), protocoale video(se utilizează înregistrarea video și audio, în special atunci când se desfășoară videoconferințe). Acestea conțin o înregistrare a întregii întâlniri, inclusiv remarci, întrebări, comentarii, discursuri și informații din timpul întâlnirii, zgomot, aplauze etc. în funcţie de modalitatea de documentare.

Scurt protocolînregistrează în mod constant doar numele președintelui, secretarului, componența celor prezenți, lista problemelor luate în considerare și deciziile luate. Un tip de protocol scurt este un protocol întocmit într-o formă prescurtată, care oferă o scurtă prezentare secvenţială a problemelor luate în considerare conform schemei „problema – decizie”.

Procesele-verbale se țin în timpul ședinței de către o persoană special aleasă sau desemnată sau de către secretarul unui organ colegial permanent din oficiu, iar procesele-verbale ale ședințelor operaționale, care sunt conduse de directori, se păstrează și se întocmesc de către secretari sau asistenți de conducere.

La întocmirea procesului-verbal, secretarul de ședință folosește documente pregătite în prealabil pentru ședință: ordinea de zi, listele invitaților, listele membrilor organului colegial, textele rapoartelor, discursurile, certificatele de informare, proiectele de hotărâri etc.

Procesul-verbal întocmit direct la ședință este un proiect. Trebuie clarificată, verificată în raport cu transcrierea sau fonograma (dacă o transcriere a fost luată la întâlnire sau înregistrată pe un dictafon), editată și emis în cel mult 3 sau 5 zile de la data ședinței. Aceste termene limită sau alte standarde pentru momentul pregătirii protocolului pentru semnare - „în ziua ședinței”, „cel mai târziu în următoarea zi lucrătoare”, etc. - reglementate de obicei prin reglementările privind organele colegiale relevante și fișa postului/regulamentul postului de secretar al unui anumit organ colegial.

Formular de protocol

Protocolul este principalul document administrativ al conducerii colegiale și este aproape întotdeauna întocmit ca un document de mai multe pagini. Prin urmare, la întocmirea primei foi a protocolului, este necesar să se folosească forma generală a organizației sau întreprinderii, iar dacă nu există o formă generală, protocolul se întocmește pe foi de hârtie A4 cu detaliile aranjate conform modelul formei generale.

Dacă nu se utilizează un formular pentru a pregăti prima foaie a protocolului, detaliile sunt de obicei completate longitudinal (de-a lungul marginii superioare a foii de hârtie) centrate.

Formularul standard de protocol include următoarele detalii obligatorii:

• numele complet al organizației sau întreprinderii;
• denumirea tipului de document (PROTOCOL);
• data;
• index (în protocoale care se referă la documentele administrative);
• locul de compilare;
• titlu;
• text;
• semnături.

Detalii suplimentare ale protocolului sunt:

• Nume unitate structurală;
• ștampila de aprobare;
• marcarea prezenței aplicațiilor;
• locul (sala, birou) si ora intalnirii;
• numele și parafa președintelui de ședință;
• data semnarii protocolului;
• metoda de vot (deschis, secret, absent).

Caracteristicile de înregistrare a detaliilor obligatorii ale protocolului, precum și prezența, cantitatea și regulile de înregistrare a detaliilor suplimentare, caracteristicile formularului sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, obiceiurile de afaceri sau o situație specifică de management. Dar toate caracteristicile de design se bazează pe algoritm general, care s-a dezvoltat istoric în procesul de elaborare și emitere a unui protocol ca unul dintre principalele tipuri de documente administrative.

Antetul protocolului

Pentru a asigura forța juridică a protocolului, este necesară întocmirea corectă numele complet al organizației sau întreprinderii, ca fiind recunoscut înregistrat în Unificat registrul de stat persoane juridice denumirea persoanei juridice în conformitate cu acesta acte constitutiveși carta (adică cu indicarea obligatorie a formei organizatorice și juridice):

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Societate cu răspundere limitată „Partenerul tău”

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Închis societate pe actiuni"ABVGD"

Denumirea unității structurale(detalii suplimentare ale protocolului) se întocmește de obicei pe un document în următoarele cazuri:

• protocolul înregistrează toate tipurile de activități colegiale într-o divizie separată a întreprinderii (vezi Exemplul 3);
• Procesele-verbale sunt folosite pentru oficializarea întâlnirilor (în primul rând de natură operațională), care au loc într-una dintre diviziile structurale interne ale întreprinderii (vezi Exemplul 4).

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Societate cu răspundere limitată „Compania „Al cincilea element”
Filiala „Nord-Vest”

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Societate pe acțiuni deschisă „Remmekhanizatsiya”
Departament contabilitateși raportarea fiscală

Numele unităților structurale din protocol trebuie să corespundă cu denumirile exacte specificate în diagramă structura organizatorica, masa de personal sau alte documente interne ale organizației.

Numele tipului de document (PROTOCOL) scrise întotdeauna cu majuscule și situate pe unul sau două rânduri sub denumirea întreprinderii sau unității structurale (dacă detaliile sunt dispuse longitudinal, în mod centrat).

Data Procesul-verbal este data ședinței, și nu încheierea și semnarea finală a documentului. Dacă o ședință a unui organ colegial a durat câteva zile, atunci procesul-verbal indică data de începere și data de încheiere. Metodele de formatare a datei pot varia. De exemplu, modul digital:

Exemplul 5 Formatarea digitală a datei

Restrângeți afișarea

Exemplul 6 Mod digital de înregistrare a datei unei întâlniri care a durat 2 zile

Restrângeți afișarea

04.05.2011 - 05.05.2011

Metoda digitală este utilizată în primul rând la înregistrarea datelor pentru întâlniri și întâlniri operaționale.

La înscrierea datelor în protocoalele organelor colegiale (conducere supremă și organe executive) este de preferat metoda alfanumerică.

Exemplul 7 Formatarea alfanumerice a datei

Restrângeți afișarea

Exemplul 8 Înregistrarea datei unei întâlniri care a durat 2 zile

Restrângeți afișarea

Data este situată la un rând sub numele tipului de document sau deasupra unei linii de limită specială în forma generală.

Index (număr) al procesului-verbal se întocmește pe același rând cu data ședinței deasupra liniei de hotar în forma generală sau în suprafața totală alocată pentru data și indicele din partea antet a documentului. Indexul de protocol este numărul de ordine al ședinței din anul calendaristic sau din mandatul organului colegial. Trebuie remarcat faptul că atunci când proiectați indici de la 1 la 9, trebuie să utilizați cel puțin două caractere. De exemplu, cei mai simpli indici sunt desemnați corect: „Nr 01”, „Nr. (A se vedea exemplele 7 și 8).

Recuzită „locul compoziției sau publicării” se întocmește pe o linie separată sub dată și index (dacă detaliile sunt dispuse longitudinal - în centrul liniei următoare).

Acest detaliu conține denumirea locației geografice în care a avut loc efectiv ședința organului colegial. Abrevierile convenționale utilizate la desemnarea denumirilor geografice trebuie să respecte Regulile pentru furnizarea serviciilor poștale.

Exemplul 9

Restrângeți afișarea

Kolomna, regiunea Moscova.

Exemplul 11

Restrângeți afișarea

Cu. cartierul Maleevo Kolomna
Regiunea Moscova

Ca antet se intocmeste protocolul scurtă declarație a tipului de întâlnire(tip de activitate colegială) în cazul genitiv, care este în concordanță cu denumirea tipului de document (PROTOCOL – ce?), denumirea organului colegial și începe cu literă mare.

Exemplul 12 Locația unghiulară a detaliilor părții formale a protocolului

Restrângeți afișarea

Exemplul 13 Dispunerea longitudinală a detaliilor părții formale a protocolului

Restrângeți afișarea

Titlul procesului-verbal ca tip de ședință se întocmește pe una sau două rânduri sub detaliile „locul întocmirii sau publicării”, neapărat de la marginea marginii din stânga sau în zona marcată în forma generală cu colțuri limitative în colțul din stânga sus al foii de hârtie. Acest aranjament este necesar atât pentru amplasarea longitudinală cât și unghiulară a detaliilor (vezi exemplele 12 și 13).

Textul protocolului este cea mai complexă cerință și constă din două părți - introductivă și principală. Partea introductivă a textului este strict formalizată. Conține informații despre componența celor prezenți la ședință și ordinea de zi (lista problemelor supuse dezbaterii), care sunt elemente complet independente ale textului și sunt formulate după reguli standard.

Compoziția celor prezenți se întocmește două rânduri sub tipul ședinței de la limita câmpului din stânga și începe cu indicarea președintelui și secretarului ședinței. Numele de familie ale președintelui și secretarului sunt scrise după o liniuță, inițialele urmează prenumelui.

Exemplul 14

Restrângeți afișarea

Președinte - Markov S.V.
Secretar - Petrova A.I.

Numele și parafa membrilor permanenți ai organelor colegiale (aleși sau membri din oficiu ai colegiului) care au fost prezenți la ședință sunt enumerate alfabetic după prenume, fără titlul funcției după cuvântul „Prezenți:”, care este scris două rânduri mai jos, neapărat de la marginea marginii din stânga și se termină cu două puncte. Numele celor prezenți sunt scrise pe toată lățimea liniei cu un interval de rând.

Exemplul 15

Restrângeți afișarea

Prezenți: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Dacă membrii corpului colegial includ mai mult de 15 persoane, atunci se indică cantitativ componența celor prezenți, iar la protocol se anexează o listă de nume, despre care se face o notă.

Exemplul 16

Restrângeți afișarea

Prezent: 20 de persoane (lista atasata)

Numele și inițialele invitaților oficiali care nu sunt membri ai organului colegial, dar au fost prezenți la ședință, sunt enumerați după cuvântul „Invitați:”. Este întocmit de la marginea marginii din stânga două linii sub cuvântul „Prezentă:” și se termină cu două puncte. Se obișnuiește să se indice pozițiile acestor persoane.

Exemplul 17

Restrângeți afișarea

Invitat: manager de clienți Ageeva N.O., șeful departamentului de servicii clienți Kotova L.P.

Lista problemelor supuse dezbaterii și luării de decizii de către organul colegial se întocmește după cuvinte „Agende:”, care sunt situate de la marginea marginii stângi două linii sub compoziția celor prezenți și se termină cu două puncte.

Fiecare punct de pe ordinea de zi este formulat cu prepoziția „O” și răspunde la întrebarea „Despre ce?” și conține o indicație a funcției, prenumelui și inițialele vorbitorului. Mai mult, cuvântul „vorbitor” nu este folosit în protocol, formula corectă de vorbire este: „Raport - (al cui?) poziție, nume, inițiale”.

Problemele sunt numerotate cu cifre arabe, aranjate pe ordinea de zi în funcție de gradul de importanță al acestora (sau în funcție de timpul preconizat de discuție) și sunt întocmite cu linie roșie.

Exemplul 18

Restrângeți afișarea

Agende:

1. La aprobarea Politicii contabile pentru anul 2011
   Raportul contabilului șef adjunct Krasnov A.I.
2. Cu privire la pregătirea unei cereri de împrumut către filiala din Moscova a Băncii de Nord-Vest (OJSC).
   Raportul șefului compartimentului juridic Smolin A.G.

Punctele de pe ordinea de zi trebuie să fie formulate clar și specific, deoarece acestea sunt actuale titluri la textul ulterior al protocolului, care va fi prezentat punct cu punct în succesiunea de examinare a problemelor în cadrul ședinței.

Formularea „Diverse” din ordinea de zi a protocolului completat este considerată inadecvată, deoarece documentul se întocmește după ședință, când este deja posibilă formularea corectă a tuturor aspectelor avute în vedere.

Chiar și în cazurile în care ordinea de zi a ședinței este întocmită ca document de informare independent și transmisă în prealabil participanților la ședință și membrilor organului colegial, textul procesului-verbal trebuie să cuprindă formularea tuturor problemelor discutate. Nota din textul protocolului: „Ordinea de zi este atașată” este inacceptabilă, chiar și atunci când ordinea de zi este depusă împreună cu protocolul ca document informativ separat.

Partea principală a textului protocolului, adică întregul curs al ședinței și deciziile luate, este întocmită de secretarul ședinței, lucrând aproape ca un interpret simultan, doar discursul este „tradus” din formă orală (deseori spontan, emoțional și nu întotdeauna pregătit) în formă scrisă, adică . ordonat, construit pe modele de vorbire, în principal cu ordine directă a cuvintelor și utilizarea de vocabular special și termeni de stil de afaceri.

Partea principală a textului protocolului este structurată în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi pe secțiuni. Fiecare secțiune, care reflectă cursul întâlnirii, este alcătuită din trei părți: ASCULTAT - VORBIT - DECID (DECIS).

Cuvântul „ASCULTAT” este numerotat în conformitate cu numărul punctului de pe ordinea de zi, desenat de la marginea marginii din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. În continuare, din linia roșie, se scriu numele de familie și inițialele vorbitorului în cazul genitiv (ASCULTAT - cine?), se pune o liniuță, iar după aceasta se scrie pe scurt sau detaliat conținutul raportului. Prezentarea este de obicei la persoana a treia singular la timpul trecut:

Exemplul 19

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Krasnova A.I. - a raportat despre principalele prevederi ale Politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011. El a menționat că aceasta a fost complet revizuită în legătură cu modificările aduse Codului fiscal al Federației Ruse. A propus aprobarea politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011.

Dacă textul raportului principal a fost pregătit în prealabil și, după examinarea problemei, a fost transferat secretariatului/secretarului ședinței, atunci la prezentarea textului este convenabil să folosiți o altă tehnică: formulați pe scurt subiectul raportului. în conformitate cu ordinea de zi și după punct notați: „Textul raportului se anexează.”

Exemplul 20

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Krasnova A.I. - privind principalele prevederi ale politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011. Textul raportului se anexează.

În acest caz, raportul întocmit în prealabil trebuie să fie executat, semnat și datat de către autor, pentru ca acesta să poată fi efectiv emis ca document independent anexă la protocol.

Cuvântul „SPEAKED” este scris de la marginea marginii din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. Numele și inițialele fiecărui vorbitor sunt scrise pe o linie roșie și sunt indicate la caz nominativ (VORBIT – cine?). După liniuță, un conținut scurt sau detaliat al discursului este scris sub forma unui discurs indirect.

Toate întrebările adresate vorbitorului și vorbitorilor, precum și răspunsurile la acestea, sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite și sunt, de asemenea, înregistrate pe linia roșie. Este posibil ca numele persoanei care pune întrebarea să nu fie indicat.

Exemplul 21

Restrângeți afișarea

Întrebare: Sunt toate grupurile de contabilitate a mijloacelor fixe reflectate în Politica contabila?

Da, toate grupurile care sunt necesare pentru a reflecta corect mijloacele fixe în contabilitatea întreprinderii noastre.

Soluții, adoptate colectiv pe fiecare dintre problemele discutate, sunt scrise după cuvântul „HOTARAT” sau „HOTARAT”. Aceste cuvinte sunt termeni de tip business care reflectă luarea deciziilor colegiale (care implică pronumele „noi”). În practica de afaceri, fiecare termen are propria sferă de utilizare la elaborarea protocoalelor. Astfel, în procesele verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, fondatorilor, ședințelor consiliilor de administrație, ședințelor colectivelor de muncă, ședințelor angajaților (în cadrul autoguvernării stabilite și permise de codul de conduită corporativă), grupurilor de inițiativă, folosirea termenului „DECIDE” este considerată corectă (se formalizează activitățile celor mai înalte organe colegiale, „putere”). În procesele-verbale ale ședințelor comitetelor, consiliilor, grupurilor de lucru, ședințelor operaționale și altor organele executive(formatat " management operațional") termenul corect este considerat a fi "REZOLUT".

Acest cuvânt este scris din marginea din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. De la linia roșie, acțiunile administrative sunt formulate punct cu punct pe scurt și precis, care să fie numerotate în conformitate cu numărul problemei de pe ordinea de zi. Numărul deciziei adoptate este format din două părți, separate printr-un punct, prima cifră corespunzând numărului problemei de pe ordinea de zi, iar a doua - numărul deciziei pe această problemă (la urma urmei, se întâmplă adesea că se iau mai multe decizii și instrucțiuni pe o singură problemă de pe ordinea de zi). Vezi Exemplul 22.

Clauza de stabilire a unei norme juridice („normativ”) este formulată după un model standard de vorbire: ce să faci - în ce timp (de la ce oră sau pentru ce perioadă)? Vezi soluția 1.1 din Exemplul 22.

1. cui - ce să faci - până când? (vezi soluția 1.2 din Exemplul 22) sau

Dacă decizia a fost luată prin vot, atunci rezultatele acesteia sunt prezentate sub forma: „Pentru - 10, împotrivă - 0, abținut - 2” sau „Unanimat”. Respectarea acestui formular este obligatorie atunci când se iau decizii privind numirea, alegerea sau aprobarea candidaților sau cu privire la personal comisii, comitete etc.

Citiți despre votul cumulativ în articolul lui Serghei Rossol "

Parte formală a protocolului

Semnături președintele și secretarul de ședință sunt documentate în procese-verbale editate și verificate. Acestea sunt situate la trei până la patru linii sub text de la marginea din stânga și sunt separate printr-o linie. În stenogramele semnăturilor, inițialele sunt plasate înaintea numelui de familie. Semnăturile personale ale președintelui și secretarului sunt întocmite pe protocolul original.

Exemplul 24

Restrângeți afișarea

Deoarece protocolul este un document administrativ intern al întreprinderii, acesta identificarea ștampilei nu este de obicei necesară.

Copiile (fotocopiile) de pe protocolul încheiat și semnat sau extrasele din protocol, care sunt necesare în procesul de trimitere a documentului spre executare, au dreptul să certifice cu semnătura pe secretarul (secretarul de ședință sau secretarul organului colegial). din oficiu), întocmirea corectă a unei note privind certificarea copiei. Dacă în cadrul organizației se folosește o copie sau un extras din protocol, atunci nu este plasat un sigiliu (precum și pe protocolul în sine). Dacă un extras sau o copie a protocolului este destinată utilizării în afara zidurilor organizației de acasă, merită să puneți un sigiliu pe el.

Exemplul 25 Marcare pe certificarea unei copii a protocolului

Restrângeți afișarea

Unele tipuri de protocoale sunt supuse aprobării de către primul șef al întreprinderii sau organizației. De exemplu, procesele-verbale ale ședințelor comisiei de experți a organizației, comisiei de experți pentru atribuirea/eliminarea restricțiilor privind accesul la informații și documente ale organizației, procesele-verbale ale ședințelor grupurilor de proiect/birourilor de proiect din management de proiect etc.

Aprobarea se eliberează cu o ștampilă de semnătură, care se află în colțul din dreapta sus al documentului și constă din cuvântul „APROBA”, denumirea prescurtată a funcției de manager (deoarece numele complet al organizației sau întreprinderii este indicat în partea antet a documentului sau în forma generală), semnătura personală, transcrierea acesteia și datele de aprobare.

Articolul lui Serghei Rossol „Procesul verbal al adunării generale a acționarilor și participanților” din jurnalul „Munca de birou și fluxul de documente în întreprindere” nr. 4” 2011 la pagina 33 este dedicat particularităților întocmirii procesului-verbal al generalului. adunarea participanților la un SRL și procesele-verbale ale acționarilor unei SA.

Pentru informații despre cum să ținem o adunare generală a acționarilor/participanților la o societate pe acțiuni și un SRL, citiți articolul lui Serghei Rossol „Întâlnirea anuală în companiile de afaceri” din revista „Munca de birou și fluxul de documente într-o întreprindere” Nu . 3” 2011 la pagina 62

În plus, există un caz specific stabilit de lege când unicul fondator al unui SRL este obligat anual din martie până în iunie să ia o decizie în baza rezultatelor anului precedent cu privire la distribuirea profitului net și aprobarea raport anual si bilant.

Dacă intenționați să deveniți unicul fondator al unui SRL sau întreprinderea dvs. deja funcțională necesită modificări ale statutului, atunci ar trebui să începeți toți pașii pentru atingerea acestor obiective odată cu formalizarea deciziei. unic fondator(participant). La nivel legislativ, nu a fost fixată o formă specifică și nu a fost stabilit un conținut exhaustiv pentru executarea acestei hotărâri. Cu toate acestea, pentru a evita neînțelegerile cu autoritățile fiscale, atunci când luați o decizie, ar trebui să respectați anumite reguli stricte, dintre care una este structura sa.

Structura deciziei unicului fondator al SRL trebuie să conțină în mod necesar următoarele elemente: antet, text direct al deciziei, subsol (certificarea deciziei).

Cerințe pentru conținutul deciziei unicului fondator al SRL

Să luăm în considerare designul fiecăruia dintre elementele soluției mai detaliat, folosind exemplul abstractului Rick LLC, care va fi deschis la Moscova.

1. Pălărie.

• cuvântul „Soluție” situat în mijlocul documentului și scris cu majusculă;
• textul „unic fondator la înființarea unei societăți cu răspundere limitată”, în timp ce tipul societății este înscris în întregime, fără a se folosi abrevierea SRL;
• denumirea companiei, care trebuie cuprinsă între ghilimele;
• data hotărârii este în partea dreaptă a documentului, locul încheierii este în partea stângă.

Exemplu de proiectare a antetului soluției

2. Soluție.

Deoarece decizia în sine este o consecință a diferitelor fenomene care au loc în viața unui SRL, cum ar fi înregistrarea, lichidarea, modificările la statutul său, însumând rezultatele anului, atunci, în consecință, textul deciziei va avea opțiuni diferite. . Cu toate acestea, trebuie să conțină secțiunile necesare:

• Informații despre solicitant, care începe cu textul „I”.
• Apoi, introduceți informații despre unicul fondator (participant).

Dar, în funcție de faptul că persoana este o persoană fizică sau o entitate juridică, se vor afișa diferite date:

• Pentru o persoană fizică, unicul fondator, trebuie să introduceți numele dvs. complet, detaliile complete ale pașaportului, adresa completă de înregistrare cu codul poștal.
• Numele persoanei juridice trebuie introdus în întregime, adresa legala integral, TIN, OGRN, KPP, precum și informații despre șeful organizației sau alt reprezentant prin împuternicire, executate într-un format similar cu paragraful anterior.

Lista acestor date trebuie completată cu următorul text: „am luat o decizie” sau „Iau o decizie”, urmat de două puncte.

Astfel, partea introductivă a exemplului nostru cu singurul fondator - un individ, domnul Ivanov, va arăta astfel:

După o astfel de introducere ar trebui să plasați lista completa punctele adoptate în decizie, fiecare dintre acestea fiind plasat sub un număr separat pe o nouă linie. Fiecare dintre aceste puncte ar trebui să răspundă la o singură întrebare, „ce să faci?”, să fie scris cu majuscule și să se încheie cu un punct.

Exemplu de text de decizie:

1. Creați o societate cu răspundere limitată „Rik”.
2. Aprobați numele complet al companiei în limba rusă: Societate cu răspundere limitată „Rik”.
3. Aprobați numele corporativ prescurtat în rusă: SRL „Rik”.
4. Aprobați locația companiei: 125187, Moscova, st. Festivalnaya, 71, birou 304.
5. Aprobați statutul Societății cu răspundere limitată „Rik”.
6. Determinați capitalul autorizat în valoare de 10.000 (zece mii), plătiți 100% capitalul autorizat în numerar in termen de 4 luni de la data inregistrarii societatii.
7. Mărimea și valoarea nominală a acțiunii fondatorului companiei Ivan Ivanovici Ivanov în capitalul autorizat se stabilesc în următoarea ordine:
   - o cotă în valoare de 100% din capitalul autorizat al companiei cu o valoare nominală de 10.000 de ruble.
8. Atribui director general Ivanov Ivan Ivanovici, pașaportul cetățeanului Federației Ruse 2814 Nr. 014682 eliberat de departamentul Serviciului Federal de Migrație al Rusiei din oraș. Moscova în districtul Krylatskoye la 20 august 2012, cod de unitate 690-008, înregistrată la adresa: 125187, Moscova, st. Festivalnaya, 71, ap. 34, cu un mandat de 5 ani (mandatul trebuie indicat în strictă conformitate cu cartea, nici mai mult, nici mai puțin).

3. Certificarea deciziei (subsol).

Dacă toate elementele din listă sunt deja listate, atunci putem presupune că partea de text a deciziei unicului fondator este finalizată. După aceasta, se face o indentare și următoarele sunt afișate pe o linie separată în partea stângă a documentului: opțiuni posibile: „Fondator” sau „Participant unic” sau „Semnătura fondatorului”.

Mai jos, tot în partea stângă a documentului, trebuie introdus numele complet al unicului fondator. Dacă el este persoană juridică, atunci decizia va fi semnată de șeful organizației fondatoare sau de un reprezentant care acționează pe bază de procură.

Exemplu de formular pentru certificarea unei decizii:

Cu siguranță trebuie să știți că decizia fondatorului unic nu necesită metode suplimentare de certificare, inclusiv notarizarea. Principalul lucru este că acest document corespunde structurii de mai sus și nu are date distorsionate, corecții sau erori. Decizia fondatorului unic de a crea un SRL este atașată la pachetul complet de documente și transmisă autorităților fiscale.

Totul aici este standard și destul de clar în design. Sunt câteva lucruri pe care ar trebui să le știi subtilități juridice pentru a vă ajuta să evitați greșelile:

Subtilități în decizia unicului fondator al unui SRL

Designul acestei secțiuni este limitat la prezența a patru linii:

• Capitalul minim al unui SRL nu trebuie să fie mai mic de 10.000-00 de ruble. Totodată, suma minimă a societății de administrare poate fi plătită doar în bani. Capitalul autorizat care depășește 10.000 poate fi plătit cu o proprietate care are o valoare monetară pe baza raportului unui evaluator independent. Acum întreaga sumă a capitalului autorizat poate fi plătită în termen de 4 luni de la data înregistrării SRL.
• Unele tipuri de activități SRL au un prag minim de capital mai mare de 10.000-00 de ruble. Întreaga listă a domeniilor reglementate de activitate este disponibilă în serviciul nostru după înregistrare.
• Partea text a deciziei nu permite nici un fel de blot, distorsiuni de date sau corecții. Sunt permise numai abrevierile general acceptate ale datelor pașapoartelor „district”, „oraș”, „stradă”. etc. Este posibilă și abrevierea „LLC”. Este permisă indicarea numelui SRL în orice limbă străină sau limbă a popoarelor Federației Ruse, dacă este necesar.
• Dacă decizia are mai multe foi, atunci aceasta trebuie numerotată, cusată, capsată și semnată pe spate de către unicul fondator.

Opțiuni de oficializare a deciziei fondatorului unic

• Schimbarea adresei SRL.
• Lichidarea SRL.
• Aprobarea unei tranzacții majore.
• Extinderea autorității Schimbarea numelui SRL.
• Crearea SRL.

Întâlnirile participanților și înregistrarea rezultatelor acestora

Organul suprem al SRL, în conformitate cu prevederile părții 1 a art. 32 din Legea „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02/08/1998 nr. 14-FZ (denumită în continuare Legea federală nr. 14), este adunarea generală a participanților săi.

Acesta ia decizii:

1. Pentru toate puterile de competența sa în virtutea legii.
2. Cu privire la problemele din jurisdicția sa prin statutul organizației.

În temeiul părții 1 a art. 32 Legea federală nr. 14, deciziile pot fi luate atât la ședințe ordinare, cât și la ședințe extraordinare. În același timp, este inacceptabil să se ia în considerare în cadrul ședinței probleme care nu au fost incluse inițial pe ordinea de zi.

Singurul document oficial care confirmă desfășurarea ședințelor, consemnând problemele avute în vedere la acestea și deciziile luate cu privire la acestea, este, în conformitate cu partea 6 a art. 37 Legea federală nr. 14, protocol. Păstrarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL trebuie să fie organizată de organul executiv (colegial sau unic) al organizației.

Cerințe pentru conținutul protocolului

Legislația nu stabilește cerințe pentru procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL, cu toate acestea, art. 181,2 Cod civil(denumit în continuare Codul civil al Federației Ruse) reglementează problemele de luare a deciziilor la reuniunile SRL.

În virtutea acestei norme, în procesul-verbal al ședinței sau în decizia unică a unui participant al companiei sunt incluse următoarele informații:

• data și ora începerii și sfârșitului ședinței corp suprem OOO;
• indicarea locului unde are loc ședința;
• informații despre participanții companiei care au venit la întâlnire;
• agenda și deciziile luate cu privire la problemele identificate;
• informatii despre membrii comisiei de numarare;
• informații despre cei care au votat împotriva unei anumite probleme, dacă introducerea unor astfel de date este necesară din cauza cerințelor organizației.

Cerințele de mai sus sunt obligatorii, de aceea trebuie incluse în orice proces-verbal al adunării generale, fără excepții.

Pe lângă legislativă cerințele stabilite documentul corporativ în cauză, în conformitate cu obiceiurile comerciale, trebuie să conțină:

• caracteristici care îl individualizează (de exemplu, numărul de serie);
• informații despre persoanele care au vorbit la întâlnire (vorbitorul principal, participanții care au vorbit și au pus întrebări);
• repartizarea voturilor (pentru, împotrivă și abținere);
• rezultatul votului (hotărâre luată, propunere respinsă etc.);
• semnăturile persoanelor autorizate.

Formular de protocol, legalizare

Codul civil al Federației Ruse în paragraful 3 al art. 181.2 stabilește că forma procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL trebuie să fie scrisă . Totodată, în virtutea sub. 3 p. 3 art. 67.1 C. civ., pentru a confirma desfășurarea unei astfel de ședințe și faptul că s-a luat o hotărâre pe o anumită problemă (rezultate votului pe aceasta), poate fi necesară legalizarea procesului-verbal.

În totalitate, dacă procedăm de la litera legii, nu se efectuează legalizarea proceselor-verbale ale adunărilor generale ale unui SRL. Doar certificat:

• faptul că o decizie a fost luată de adunarea generală;
• o listă de participanți prezenți la o anumită întâlnire.

Cu toate acestea, datorită faptului că informațiile specificate sunt incluse în protocol ca fiind componente, în practică folosesc expresia „certifică protocolul”. Totodată, participanții companiei pot evita necesitatea îndeplinirii obligației de a certifica protocolul de către un notar prin specificarea unei modalități diferite de certificare în statutul organizației sau luând o decizie unanimă corespunzătoare a tuturor participanților.

Nu-ți cunoști drepturile?

Codul civil al Federației Ruse în sub. 3 p. 3 art. 67.1 permite următoarele metode:

1. Semnarea protocolului de către toți participanții.
2. Semnarea unui document de către o parte a participanților care au participat la întâlnire.
3. Prin utilizarea mijloacelor tehnice de înregistrare (în practică, înregistrarea video este adesea folosită).

Norma nu limitează această listă, indicând că o altă metodă care nu contravine legii poate fi folosită pentru a stabili clar faptul că se ia o decizie.

Cerința sub-clauzei nu se aplică. 3 p. 3 art. 67.1 din Codul civil al Federației Ruse și în legătură cu acele societăți care au un singur participant, ceea ce este indicat direct de Camera Notarială Federală în scrisoarea sa din 01.09.2014 nr. 2405/03-16-3.

Mai multe detalii despre problema luată în considerare pot fi găsite în articolul „Autentificarea proceselor verbale ale adunărilor generale ale unui SRL”.

Caracteristici de individualizare și numerotare

Practica raporturilor de drept civil s-a dezvoltat în așa fel încât documentele oficiale (în special cele corporative) trebuie să aibă caracteristici individualizatoare. Acest lucru se aplică și proceselor-verbale ale adunărilor generale.

Aceste semne includ:

1. Numerotarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL.
2. Indicarea datelor de constituire și semnare a fiecărui document.

Detaliile specificate vă permit să identificați un anumit protocol, ceea ce simplifică procedura de documentare. În plus, alin. 2 ore 6 linguri. 37 Legea federală nr. 14 prevede că toate protocoalele trebuie depuse într-un registru general, extrase din care pot fi solicitate oricând de către participanții SRL. Legislația nu conține alte cerințe pentru procedura de stocare a protocoalelor.

Cine semnează procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL?

Răspunsul la întrebarea luată în considerare este dat în paragraful 3 al art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse, conform căruia următoarele semnături trebuie aplicate pe protocol:

• presedintele sedintei;
• secretar al ședinței.

Totodată, în temeiul clauzei 5 a art. 37 Legea federală nr. 14, președintele poate fi unul dintre participanții SRL, care este ales ca atare după deschiderea ședinței și înainte de începerea examinării principalelor probleme de pe ordinea de zi.

Alegerea președintelui de ședință se efectuează de către persoana care deschide ședința, care, în conformitate cu paragraful 4 din prezenta normă, poate fi:

• organ executiv unic;
• Președintele organului colegial de conducere al societății;
• Președinte al Consiliului de Administrație;
• auditor;
• auditor;
• un membru al societății dintre inițiatorii ședinței.

Reguli pentru trimiterea protocolului către participanți

Persoana care a ținut procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL, în conformitate cu alin. 3 alin.6 art. 37 Legea federală nr. 14, este obligat să trimită o copie a acesteia tuturor participanților organizației. Această prevedere permite o perioadă de 10 zile pentru a se conforma cererii de trimitere.

Protocolul final este trimis în conformitate cu următoarele cerințe:

1. Trimis prin scrisoare recomandată.
2. Trimis la adresa de înregistrare a fiecărui participant.

În cazul în care statutul SRL specifică orice cerințe suplimentare sau de altă natură cu privire la procedura de trimitere a copiilor de pe procesele-verbale, acestea se aplică. Deci, ca alternativă, poate fi indicată livrarea documentului manual, folosind serviciu de curierat etc.

Deci, procesul-verbal este o confirmare a ședinței și consemnează faptul că au fost luate anumite decizii. Documentul are o formă scrisă simplă și trebuie să fie certificat de un notar sau într-un alt mod stabilit de cartă sau de o decizie a tuturor participanților. Totodata, acesta trebuie sa aiba caracteristici individualizatoare (numar si data), sa fie semnat de persoana care prezida sedinta si de secretarul sedintei si apoi trimis participantilor SRL in termen de 10 zile.