Cum să creați o listă de fișe de post. Fișele postului: întocmim și aprobăm

Acest material se va concentra pe documentele de reglementare scrise ale corporației. Există trei tipuri principale de astfel de documente: reglementări privind unitățile structurale, reglementări pentru efectuarea operațiunilor de lucru și cele personale. De fapt, din punct de vedere al tehnicii de scriere, nu există nicio diferență între reglementările de subdiviziune și regulamentele de funcționare. Dacă un proces de lucru este organizat simplu, direct, ca o bandă transportoare, atunci este mai ușor să-l descrie folosind reglementări speciale. Dacă, dimpotrivă, rezultatul își are originea în profunzimile grupului de lucru (unitatea structurală) după interacțiuni slab formalizate (inspirație, act creativ, brainstorming etc.), atunci este mai ușor de utilizat șablonul reglementărilor privind structura structurală. unitate. Structura ambelor documente va rămâne aproape aceeași, doar reglementările se vor concentra pe criteriile formale de executare a lucrărilor în fiecare etapă (la transferul lucrării și responsabilității către un subcontractant), iar regulamentele vor spune mai multe despre scopurile și obiectivele generale ale departamentul. În ceea ce privește fișele personale de post, acestea sunt pur și simplu un extras, uneori ceva mai detaliat, din documente din primele două tipuri.

Acest articol este dedicat principiilor generale ale întocmirii documentelor de reglementare și nu varietăților acestora, prin urmare în text cuvintele "documente", "dispozitii", "regulamente"Şi "instrucţiuni" va fi adesea folosit interschimbabil. Acum să trecem la treabă.

De ce există fișele postului: Ce să faci? si cine este de vina?

Toată lumea va fi de acord cu asta principalele avantaje ale oricărui document de reglementare sunt concizia și claritatea. Este destul de evident că un document neclar, adică ambiguu sau contradictoriu este pur și simplu imposibil de executat. De asemenea, este destul de evident că folosirea unui document lung este incomod - este plictisitor de citit, dificil de navigat și este ușor să ratezi ceva important. Mai mult, cu cât fișa postului este mai lungă, cu atât este mai mare probabilitatea unor prevederi incompatibile sau ambigue. Toată lumea știe acest lucru, dar majoritatea fișelor postului sunt lungi și neclare. Ce s-a întâmplat?

Majoritatea autorilor de documente de reglementare nu înțeleg pe deplin ce este o fișă de post. Nici majoritatea managerilor care comandă aceste documente de reglementare nu înțeleg acest lucru. Atat managerii cat si executorii tind sa subestimeze si in acelasi timp sa exagereze capacitatile documentelor normative scrise. Pe de o parte, ei subestimează instrucțiunile oficiale, crezând că vuietul șefului este suficient pentru a îndrepta mințile subordonaților și a-i îndrepta către calea cea bună. Pe de altă parte, ei cred naiv că o fișă a postului poate înlocui acest vuiet foarte stăpân într-un moment în care interpretul scapă din vizorul conducerii. Ambele concepții greșite provin dintr-o înțelegere greșită a rolului modest al fișelor de post în gestionarea unei organizații mari.

De fapt, singurul scop al unui document normativ este să răspundă la întrebarea executorului „Ce să faci?” înainte de a începe munca și la întrebarea managerului „Cine este de vină?” în cazul în care rezultatul obţinut nu coincide cu cel urmărit. Orice altceva ar trebui să fie curățat cel mai nemilos din fișa postului. Aceasta este prima regula de intocmire a fisei postului.

Scopul unei fișe de post este de a explica unui subordonat ce i se cere. O fișă de post nu poate motiva un subordonat să-și îndeplinească sarcinile de serviciu!

În primul rând, renunțați la iluzia că după ce a citit fișa postului, subordonatul se va grăbi să o ducă la îndeplinire. Deloc, managerul va trebui să-l motiveze să facă asta. Metodele de motivare pot fi mai bune sau mai rele. Poți să țipi la un subordonat, să-i plătești un bonus, să-i promiți o promovare sau să-l amenințe cu concedierea și așa mai departe. Este important ca toate acestea să nu aibă nicio legătură cu fișa postului lui. Prezența unei fișe a postului va scuti managerul de necesitatea de a specifica în detaliu atribuțiile unui subordonat de fiecare dată și îi va permite să se concentreze pe munca educațională.

Dacă acest lucru este clar, puteți începe să „curățați” documentul. Excludeți din fișa postului toate apelurile, dorințele, expresiile precum „executorul este obligat să...”, „executorul trebuie să...”. Toate acestea sunt inutile. Fișa postului trebuie să conțină propoziții cât mai simple: „A fugit...”, „Ea a făcut...”. O prevedere a fișei postului nu este mai puțin importantă decât oricare alta, așa că nu este nevoie să subliniați unele dintre ele cu fraze colorate. Încercați să aruncați acest gunoi și veți vedea că documentul de reglementare devine cu 20 la sută mai scurt și mult mai clar. Aceasta este a doua regulă de întocmire a fișei postului.

Amintiți-vă: scrieți fișe de post pentru anumite persoane.

O altă extremă în care se încadrează adesea scriitorii de fișe de post este mania de a descrie totul și pe toată lumea. Uneori avem impresia că acestea sunt instrucțiuni pentru copiii mici sau, dimpotrivă, pentru sabotori răuvoitori care se gândesc doar cum să pervertize intenția nobilă a conducerii și să o transforme în rău.

De regulă, astfel de temeri sunt complet nefondate. Oamenii din organizația ta au cel mai probabil o dorință sinceră de a-și îndeplini sarcinile în mod conștiincios. Este suficient ca ei să explice clar scopul acțiunilor lor și vor găsi ei înșiși mijloacele potrivite! Aceasta este a treia regulă de întocmire a fișei postului. Vă rugăm să rețineți: cele mai complexe și responsabile funcții din organizație sunt îndeplinite de specialiștii cei mai calificați și experimentați în consecință, este mai puțin probabil ca alții să aibă nevoie de fișe de post lungi, detaliate și abstruse; Imaginați-vă persoana pentru care scrieți o fișă a postului - și cu inima ușoară o veți reduce de o dată și jumătate! Dacă nu este cazul, atunci poate ar trebui să acordați atenție selecției personalului?

Paradoxul este că pentru un îngrijitor și un operator la o centrală nucleară, fișele postului vor avea aproape aceeași lungime!

Cine și de ce citește fișele postului, sau scopurile, obiectivele, funcțiile: de la general la specific.

Deci, toate epitetele și apelurile inutile ar trebui excluse din documentul de reglementare, precum și tot ceea ce interpretul știe fără nicio fișă a postului pur și simplu în virtutea educației, calificărilor și experienței sale. Ce ar trebui să rămână acolo?

Secțiunea 1 „Dispoziții generale”. Conținutul acestei secțiuni este complet determinat de tradițiile fiecărei organizații specifice și nu are practic niciun efect asupra calității documentului în sine. Fiecare avocat sau ofițer de personal are propria idee despre cum ar trebui să arate această secțiune. Să lăsăm la discreția lor. Menționăm doar că această secțiune trebuie să fie unificată în toate documentele corporative. Dacă acest lucru nu se întâmplă, atunci nu formulările în sine vor deveni importante, ci diferențele dintre ele. De ce ai nevoie de asta?

Ultima secțiune este „dispoziții finale”. Aceeași.

Secțiunea 2 „Obiective și obiective”. Documentul normativ începe de fapt cu această secțiune. Dacă prevederile generale și finale pot fi scrise „pe pilot automat” sau pur și simplu împrumutate dintr-un alt document, atunci trebuie să începeți „Obiective și obiective” cu o înțelegere clară a motivului pentru care ați preluat acest document în primul rând. Următoarea secțiune „Funcții” poate fi încredințată unui subordonat care va îndeplini aceste funcții în viitor, dar „Obiectivele și obiectivele” trebuie să fie stabilite personal de manager. Oricât de dureros ar fi acest proces pentru el, aceasta este sarcina lui principală.

Cum să formulezi corect obiectivele?

Regula a patra pentru întocmirea unei fișe a postului : Obiectivele trebuie să fie de aceeași scară. Amintiți-vă de anecdota despre o întâlnire în care două probleme erau pe ordinea de zi: 1) repararea hambarului și 2) construirea comunismului. Gândește-te, dacă scrii instrucțiuni pentru construirea comunismului, atunci de ce ai nevoie de un hambar? Și dacă este repararea unui hambar, atunci ce legătură are comunismul cu asta?

Regula cinci de întocmire a fișei postului : Evitați specificarea obiectivelor secundare și secundare. Să presupunem că drumul tău urmează traseul A - B - C. Dacă ai indicat punctul C ca obiectiv, atunci nu ar trebui să menționezi punctul B - vei fi acolo oricum!

Regula șase de întocmire a fișei postului : Evitați obiectivele care nu au legătură sau, mai rău, obiectivele opuse. Amintiți-vă proverbul: „Există un soc în grădină, dar este un om la Kiev”.

În sfârșit, despre obiective: nu vă fie frică de obiectivele declarative. Scopul poate fi complet de neatins. Dacă folosim o analogie cu Manualul de luptă, atunci scopul este ceea ce se numește „direcția mișcării ulterioare” în ordinul de luptă pentru un atac. Este important ca subordonații tăi să nu confunde partea din spate cu partea din față, totul este detalii.

Acum despre sarcini

Regula șapte pentru întocmirea unei fișe a postului : Spre deosebire de scopuri, obiectivele ar trebui să fie realizabile. Mai mult, obiectivele trebuie să fie măsurabile! Îndeplinirea sarcinilor atribuite trebuie măsurată în bucăți sau ruble, tone sau kilometri, în funcție de specificul organizației.

Închide ochii și imaginează-ți subordonatul căruia tocmai i-ai indicat obiective și i-ai atribuit tocmai aceste sarcini. Acum imaginați-l, după ceva timp, raportând despre finalizarea acestor sarcini. Ce dovadă a muncii de succes așteptați de la el? Dacă însuți nu vă puteți imagina cum va raporta subordonatul dvs. despre munca depusă, atunci ați stabilit sarcina prost!

Ține minte: prin formularea sarcinii, determinați astfel forma de raportare!

Regula opt a întocmirii fișei postului : Obiectivele trebuie să corespundă scopurilor. Fiecare obiectiv poate corespunde mai multor sarcini imediate. Fiecare sarcină poate duce la atingerea mai multor obiective. E bine. Dar ceea ce nu poate fi este o sarcină care să nu conducă la cel puțin unul dintre obiectivele stabilite anterior. De asemenea, nu se poate ca pentru un obiectiv stabilit anterior să nu existe cel puțin o sarcină specifică.

Continuând analogia cu Manualul de luptă, observăm că scopurile și obiectivele sunt corelate ca obiect de atac (ofensiv) cu direcția de mișcare ulterioară. Mai simplu spus, o sarcină specifică nu poate fi complet diferită de scopul general.

Secțiunea 3 „Funcții” ocupă aproximativ 60% din întregul document. Aceasta este cea mai importantă parte a fișei postului. Cu toate acestea, dacă v-ați formulat corect scopurile și obiectivele, nu veți avea dificultăți în a descrie funcțiile.

Regula nouă de întocmire a fișei postului : sarcinile și funcțiile sunt legate în același mod ca și scopurile și obiectivele. Imaginează-ți șeful însuși, șeful departamentului și specialistul performant. Ceea ce șeful i-a indicat șefului ca sarcină specifică, pentru specialist este un scop general, față de care, deși se străduiește, dar pentru care nu este personal responsabil. Sarcina lui specifică va fi ceea ce îi va indica superiorul său imediat, adică exact ceea ce se va numi „funcție” în fișa postului.

Să repetăm ​​regulile șapte și opt. Funcțiile trebuie să fie fezabile, adică funcția trebuie formulată în așa fel încât în ​​orice situație specifică să se poată răspunde în monosilabe la întrebarea: „efectuat sau nu”. „Da, da”, „nu, nu”; și orice dincolo de aceasta este de la cel rău.” Funcțiile trebuie să se potrivească cu sarcinile. Gândește-te bine, dacă subordonatul tău îndeplinește toate funcțiile care îi sunt atribuite, vei putea pregăti un raport acceptabil șefului?

Acum să ne oprim asupra aspectelor lingvistice, ca să spunem așa, ale tehnicii de întocmire a fișelor de post.

Regula zece de întocmire a fișei postului . Atunci când formulați scopuri, obiective și funcții, utilizați aceeași structură de propoziție. De exemplu:

Obiective: 1) accelerarea dezvoltării țării, 2) creșterea activității de muncă a maselor, 3) formarea unei persoane noi, 4) stabilirea unui mod de viață socialist.

Sarcinile corespunzătoare: 1) ridică bunăstarea poporului sovietic la un nivel calitativ nou, 2) asigură un astfel de nivel și structură de consum al bunurilor materiale, sociale și culturale care...

Funcțiile (acțiunile) care decurg din scopurile și obiectivele indicate: 1) se preconizează dublarea cantității de resurse alocate... 2) partidul acordă o importanță deosebită consolidării... 3) urmează a fi implementat un set de măsuri ... 4) se va urmări o linie pe... 5) se va face tot ce este necesar pentru... 6) se va continua creșterea accelerată și îmbunătățirea distribuției... 7) partidul consideră că este o sarcină de importanță primordială... 8) sunt planificate măsuri majore pentru a crea un sector de servicii modern, 9) partidul consideră că este o chestiune specială de importanță socială, accelerarea soluționării problemei locuințelor și așa mai departe.

Vă rugăm să rețineți: obiectivele sunt formulate folosind propoziții cu substantive subiect și fără verbe predicate. Sarcinile sunt formulate diferit - folosind verbe într-o formă nedefinită. La formularea funcţiilor s-au folosit mai multe construcţii: „se plănuieşte/se realizează cutare şi cutare”, „cutare şi cutare se va face”, „partidul consideră cutare lucru ca fiind cea mai importantă chestiune/sarcină”. Poate că diferențele au o anumită bază, sau poate că toate acestea sunt doar pentru frumusețe. Dacă nu scrieți un nou program CPSU, atunci este mai bine să vă abțineți de la subtilități inutile.

De ce este important să rămânem la un singur stil? Da, pur și simplu pentru că inconsecvența stilistică distrage atenția persoanei instruite și o face să se întrebe dacă există un sens ascuns aici? De ce să-ți deranjezi capul cu lucruri inutile - scrie mai simplu!

Regula unsprezece de întocmire a fișei postului . Fișa postului trebuie să fie cuprinzătoare, adică să descrie toate acțiunile care pot fi solicitate unui subordonat. Cum să vă asigurați că totul este în regulă cu asta?

Există o tehnică. Includeți în regulamentul procedurii de lucru o secțiune „atribuțiile funcționarilor în legătură cu implementarea acestor reglementări”. Notați cu atenție toți oficialii menționați în secțiunile Scopuri și Obiective și Funcții. Distribuiți cu atenție toate funcțiile între acești funcționari. Au mai rămas funcții suplimentare care nu sunt clare cine le execută? Au mai rămas oficiali care nu au primit nicio funcție?

Vă rugăm să rețineți că sistemul documentelor de reglementare este un sistem holistic. Prevederile privind unitățile structurale trebuie să fie conforme cu reglementările privind operațiunile de lucru. Fișele personale de post, în esență, reprezintă una dintre secțiunile reglementărilor privind unitatea, întocmite într-un document separat doar pentru comoditatea utilizatorilor. Prin urmare, încercați să utilizați aceeași formulare în toate documentele - vezi regula zece.

Regula a douăsprezecea pentru întocmirea unei fișe a postului : oamenii sunt acolo pentru a lua decizii. Mulți autori în fișele postului încearcă să descrie o situație în care totul este normal. Dar o fișă a postului este necesară tocmai în momentul în care ceva nu merge bine. Cele mai multe descrieri de post nu sunt în acest moment. Ce să fac?

Pot exista doar două reacții la o situație de urgență: luați singur o decizie sau raportați „la comandă”. Dacă ezitați să încredințați direct unui subordonat anumite decizii, nu ezitați să includeți în fișa postului obligația de a semnala o urgență. Scutește-ți subalternul de soarta fundului lui Buridan. Este deosebit de important să se asigure integritatea procedurilor operaționale. Fă-ți timp pentru a desena o diagramă a întregului proces. Asigurați-vă că la fiecare furcă există o indicație clară a ceea ce trebuie să faceți: transmiteți lucrarea, trimiteți-o înapoi, transmiteți-o unei autorități superioare sau aruncați-o în coșul de gunoi.

Concluzie

Am analizat douăsprezece reguli pentru întocmirea fișelor postului. Susținem că respectarea acestor reguli va face reglementările clare și utilizabile în viața reală.

Din păcate, problema redactării unor documente de reglementare concise și clare nu se limitează la rezolvarea problemelor pur tehnice. În cele mai multe cazuri, atât clienții, cât și autorii documentelor în mod intenționat, deși inconștient, „încețoșează” și „umflă” fișele postului. Astfel, ei creează un anumit „joc” în relație. Atât superiorii, cât și subordonații au posibilitatea de a manevra. Șefii sunt eliberați de nevoia de a stabili sarcinile în mod clar, subordonații sunt eliberați de nevoia de a le executa fără cusur și ambii sunt eliberați de nevoia de a fi trași la răspundere pentru munca lor.

„Ofițer de personal. Gestiunea evidenței personalului”, 2009, N 11

Cum să întocmești, să convingi și să aprobi o fișă a postului

Articolul explică ce tipuri de documente sunt fișele postului, de către cine sunt aprobate, aprobate și unde este înregistrată semnătura de familiarizare. Acesta examinează în detaliu pe ce reglementări se bazează conținutul instrucțiunii și oferă recomandări pentru elaborarea unui pachet de fișe de post pentru organizație.

Ce este o descriere a postului?

O fișă a postului este un document care este inclus în Clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-93, aprobat. Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 N 299 (modificată la 23 aprilie 2009; denumită în continuare OKUD).

OKUD conține numele și codurile formelor unificate de documente incluse în sistemele de documentare unificate.

Codul de formă unificată a documentului (codul) constă din șapte zecimale digitale și un număr de verificare (CN).

Fișa postului aparține clasei unui sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (cod 02), subclasa „Documentații privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații, întreprinderi” (cod 52), numărul său de înregistrare este 051, numărul de control în OKUD este 9.

Scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 N 4412-6 „Cu privire la procedura de modificare a fișelor de post ale angajaților” precizează că, în ciuda faptului că Codul Muncii al Federației Ruse nu conține nicio mențiune despre fișele postului, este un document important, al cărui conținut nu este doar munca, funcția angajatului, gama de responsabilități ale postului, limitele de responsabilitate, ci și cerințele de calificare pentru postul ocupat.

Deoarece procedura de întocmire a instrucțiunilor nu este reglementată de actele juridice de reglementare, angajatorul decide în mod independent cum să o întocmească și să-i facă modificări.

Atunci când pregătiți o fișă a postului și faceți modificări la aceasta, ar trebui să țineți cont de cerințele Standardului de stat GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor", introduse în efect prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 N 65- Art.

Este general acceptat că o fișă de post este impersonală și definește o funcție, nu o persoană. Acest lucru este, desigur, adevărat, iar în cazul în care este implicat un funcționar public, o astfel de abordare nu ar trebui să permită deloc excepții. Dar trebuie să înțelegeți că într-o întreprindere comercială fișa postului este scrisă pentru confortul angajatului și al angajatorului. Angajând pentru un post o persoană nouă, care are mai multă experiență și cunoștințe decât specialistul anterior, atribuindu-i un salariu mai mare, angajatorul chiar nu intenționează să profite de aceste avantaje ale angajatului și să-i adauge responsabilități de serviciu față de angajat anterior, crește nivelul de responsabilitate? Deci, de ce să nu reflectați acest lucru în fișa postului? Deci, deși impersonală, fișa postului poate fi scrisă pentru o anumită persoană.

Cine dezvoltă, cine aprobă

O fișă a postului poate fi o anexă la un contract de muncă și poate fi aprobată și ca document independent. Pentru a întocmi corect un pachet de fișe de post, departamentele de HR ale unei întreprinderi pot apela atât la recomandările specialiștilor, cât și la reglementări. Nu, nimeni nu controlează modul în care organizațiile comerciale își elaborează instrucțiunile, dar există experiență din partea serviciilor guvernamentale. Astfel, puteți studia Scrisoarea Ministerului Muncii din Rusia din 13 martie 1996 N 482-VK „Recomandări pentru elaborarea fișelor postului (responsabilitățile postului) pentru funcțiile funcționarilor publici ai organelor executive federale”, Ordinul Vamalului Federal. Serviciul Rusiei din 3 decembrie 2004 N 355 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind elaborarea procedurii și aprobarea fișei postului unui funcționar al autorității vamale a Federației Ruse”, Ordinul Serviciului de Stat pentru Controlul Drogurilor din Rusia din noiembrie 25, 2003 N 235 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura de elaborare și aprobare a fișei postului unui angajat, funcționar public federal, angajat al organului de control al circulației stupefiantelor și substanțelor psihotrope”.

Șeful organismului executiv federal aprobă fișele posturilor (responsabilitățile postului) pentru adjuncții săi și pentru șefii unităților structurale și pentru alte funcții guvernamentale - cele standard. Pe baza fișelor de post standard, șeful unei unități structurale aprobă fișele de post pentru anumite funcții guvernamentale din unitate.

Serviciul de Stat pentru Controlul Drogurilor din Rusia a conturat o schemă clară de competențe pentru elaborarea, coordonarea și aprobarea fișelor posturilor (Tabelul 1). Serviciul de personal al unei organizații comerciale va putea întocmi, prin analogie, propriul act local privind repartizarea competențelor de elaborare și aprobare a fișelor posturilor. Un astfel de document va trebui aprobat prin ordin. Dacă nu se așteaptă o astfel de structură ramificată, atunci toate informațiile despre procedura de aprobare a instrucțiunilor pot fi plasate direct în comandă.

Tabelul 1

Repartizarea puterilor personalului de conducere al organelor

Serviciul de Stat pentru Controlul Drogurilor privind organizarea dezvoltării, aprobarea

și aprobarea fișelor postului

Probă aproximativă

„Ofițer de personal”

privind procedura de dezvoltare, aprobare

și aprobarea fișelor postului

Moscova N 23 01.11.2009

comand:

1. Serviciul de personal al Kadrovik LLC întocmește o schiță generală a fișelor posturilor pentru angajații organizației. Termen limită - până la 10 noiembrie 2009. Responsabil - Kryukov R.A.

2. Șefii de departamente și ateliere instruiesc angajații competenți să elaboreze conform schemei fișele posturilor pentru fiecare angajat al departamentului lor, în conformitate cu tabelul de personal. Termen limită - până la 25 noiembrie 2009. Responsabili: Zarubin O.O., Saparmurdinov K.Ch., Nekorchevyy N.G., Leshchenko P.K.

3. Serviciul juridic al Kadrovik LLC se asigură că fișele postului sunt conforme cu cerințele legislației ruse. Responsabil - Zimko U.Yu.

4. Șeful departamentului de protecție a muncii trebuie să se asigure că fișele de post ale angajaților Kadrovik LLC respectă cerințele de protecție a muncii. Responsabil - Shurochkina A.Ya.

5. După ce au convenit fișele posturilor cu serviciul juridic și compartimentul de protecție a muncii, șefii de compartimente semnează instrucțiunile și le transmit secretariatului spre aprobare de către directorul general. Termen limită - până la 05.12.2009. Responsabil - secretar Voronin O.L.

Directorul general Gnedykh A.R. Gnedykh

Ne-am familiarizat cu comanda.

A fost primită o copie pentru depozitare și utilizare la locul de muncă.

Inspectorul departamentului de resurse umane R.A Kriukov 01.11.2009

Sef Departament Achizitii Zarubin O.O. Zarubin 02.11.2009

Şef magazin nr. 1 Saparmurdinov K.Ch. Saparmurdinov 01.11.2009

Şeful magazinului nr. 2 Nekorchevy N.G. Nekorchevy 02.11.2009

Șeful departamentului de transport Leshchenko P.K. Leshcenko 02.11.2009

Șeful Serviciului Juridic Zimko U.Yu. Zimko 01.11.2009

Șef Departament Protecția Muncii

Shurochkina A.Ya. Shurochkina 01.11.2009

secretar Voronin O.L. Voronina 01.11.2009

Această problemă este reglementată și mai detaliat de autoritățile vamale (Procedura standard pentru elaborarea, aprobarea și aprobarea fișelor de post).

Ce sfaturi le puteți oferi dezvoltatorilor? Serviciul de personal al întreprinderii ar trebui să întocmească baza fișelor posturilor și o diagramă a conținutului acestora. Dezvoltarea este încredințată șefilor diviziilor structurale. Pentru conținut specific, trebuie să apelezi mai întâi la cerințele de calificare pentru specialitatea pentru care se elaborează instrucțiuni specifice, iar apoi la profesioniști care au lucrat anterior în acest loc sau care gestionează direct specialiști într-o astfel de funcție, pentru că dacă îți spun ce funcții pe care le are un șofer, curier, vânzător în acest loc, în această organizație, atunci fișa postului va aduce beneficii reale. Este o idee bună să includeți în proces coordonarea instrucțiunilor cu serviciul juridic al organizației, un avocat corporativ. Aceste instrucțiuni vor fi aprobate de persoana care este autorizată să facă acest lucru prin contractul de muncă și fișa postului. Cel mai adesea, fișele postului sunt aprobate de șeful întreprinderii, dar astfel de funcții pot fi transferate și șefului departamentului de personal. Fișele de post ale șefilor diviziilor structurale sunt elaborate direct sub controlul șefului organizației și aprobate de acesta.

Detalii

Pagina de titlu a fișei postului trebuie să conțină următoarele detalii:

Numele organizației;

Denumirea documentului;

Site de dezvoltare;

Ştampila de aprobare;

Viză de aprobare (dacă este furnizată aprobarea);

Semnătura șefului unității structurale;

Chitanță de la angajat care confirmă familiarizarea cu instrucțiunile.

Titlul documentului este în concordanță cu numele postului din cazul genitiv (fișa postului a (cui?) șofer).

Ștampila de aprobare este plasată în colțul din dreapta sus și este formată din cuvântul „Aprob” (nu se pun ghilimele), titlul funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenume și data aprobării. La aprobarea unei fișe a postului prin ordin sau directivă, ștampila de aprobare constă din cuvântul „Aprobat” (nu se pun ghilimele), denumirea documentului de aprobare în cazul instrumental, data și numărul acestuia. De asemenea, este rezonabil să se coordoneze instrucțiunile cu șeful departamentului de protecție a muncii, dacă există unul la întreprindere, sau cu angajatul responsabil de respectarea cerințelor de protecție a muncii.

Fișa de familiarizare face parte din fișa postului și se calculează pe numărul de salariați cărora li se va comunica această fișă a postului în perioada de valabilitate a acesteia.

Pe versoul ultimei foi se notează: „În această fișă a postului sunt numerotate, dantelate și sigilate ___ foi” (cantitate în cuvinte). Înscrierea este semnată de conducătorul instituției sau de o persoană împuternicită de acesta, indicând data.

Probă aproximativă

De acord, aprob

12.11.2009 Director General

Şeful Serviciului Juridic Lyamkin P.D. Lyamkin

Evseev N.N. Evseev

De acord

Șeful Departamentului pentru Siguranța Muncii

Tkachenko Yu.A. Tkachenko 15.11.2009

Societate cu răspundere limitată

"Transportor"

Descrierea postului

şofer

Dezvoltat

Departamentul de transport

SRL „Transportator”

Moscova

Textul de instrucțiuni

Șef departament transport

Chizhik A.Ya. Chizhik

Chitanța salariatului, dacă instrucțiunea în sine este semnată, se află după semnătura șefului unității structurale în următoarea formă:

Am citit fișa postului, Explicația semnăturii

Am primit o copie. semnătura angajatului

În organizațiile mari, ei preferă să întocmească o fișă de familiarizare cu fișele postului.

Probă aproximativă

Fișa de descriere a postului șofer

Structura

Fișa postului constă din mai multe secțiuni.

1. Dispoziții generale.

2. Funcţiile salariatului.

3. Responsabilitățile postului.

4. Drepturi și puteri.

5. Responsabilitate.

Unii specialiști în HR consideră că este necesar să evidențieze și secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)”.

Secțiunea „Dispoziții generale”. În secțiunea „Dispoziții generale” indicați:

Titlul postului în conformitate cu tabelul de personal;

Denumirea unității structurale în care salariatul își va îndeplini atribuțiile;

Subordonarea salariatului;

Lista unităților structurale și (sau) posturilor individuale ale angajaților direct subordonați acestuia în serviciu (dacă există);

Procedura de numire și eliberare dintr-o funcție, procedura de ocupare a acestui post în perioada de absență temporară a unui salariat;

Nivelul de educație și pregătirea profesională suplimentară a salariatului necesar îndeplinirii atribuțiilor de serviciu prevăzute;

Cerințe pentru experiență de muncă în specialitate;

Cerințe de calificare pentru angajat în legătură cu cunoștințele speciale și aptitudinile profesionale, precum și cunoștințele documentelor normative, materialelor didactice, metodelor și mijloacelor utilizate în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;

Acte organizatorice și juridice în baza cărora salariatul desfășoară activități oficiale și își exercită atribuțiile.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Cerințele de personal sunt caracteristicile calitative pe care un angajat „ideal” ar trebui să le aibă într-un anumit loc de muncă sau într-o anumită poziție. Cerințele de personal sunt incluse în fișele postului, fișele de calificare, fișele de competență și alte documente.

Caracteristicile calificării - un rezumat al cerințelor pentru cunoștințe, abilități și abilități, precum și drepturile și responsabilitățile pentru diferite specialități din organizație.

Să vorbim mai multe despre unele dintre punctele de mai sus. Coincidența numelui postului pentru care salariatul este angajat în tabelul de personal, cartea de muncă, contractul de muncă, ordinul de angajare și fișa postului este o cerință necesară, în caz contrar se pierde sensul instrucțiunii în sine. Au angajat un expeditor de marfă, iar acesta a semnat că este familiarizat cu responsabilitățile locului de muncă ale șoferului. Şi ce dacă? Da, a citit-o de dragul interesului, deoarece i s-a dat un document de citit, confirmă această familiarizare și semnează pentru aceasta. Această semnătură a angajatului îi va impune responsabilități de serviciu în conformitate cu instrucțiunile dacă este acceptat în baza unui contract de muncă pentru funcția de expeditor de marfă? Nu, nu va fi.

Denumirea unei unități structurale este necesară dacă lucrarea într-o anumită unitate implică cel puțin anumite particularități. Iar acest specific trebuie indicat în fișa postului.

Este foarte important să definiți subordonarea angajatului în instrucțiuni. În ciuda faptului că în sistemul ierarhic al unei întreprinderi un angajat poate avea mulți manageri superiori, el trebuie să-și cunoască superiorul imediat. Absența unei astfel de indicații în instrucțiuni duce la faptul că angajatul începe fie să se supună tuturor ordinelor superiorilor săi, inclusiv cele contradictorii, fie să aleagă în mod independent comenzile cele mai plăcute. Același lucru este valabil și pentru indicarea posturilor de angajați și departamente, care, dimpotrivă, trebuie să fie subordonate salariatului căruia îi este destinată fișa postului.

Nivelul educațional și cerințele de calificare sunt în mod tradițional incluse în orice fișă a postului. Aceste puncte sunt clar destinate nu angajatului, ci celui care îl angajează. Pentru că, aflând că nivelul său de studii nu coincide cu nivelul indicat în fișa postului, salariatul nu este obligat să ia nicio măsură. Până la urmă, nu își asumă obligația de a obține studii superioare dacă a fost deja angajat cu studii medii de specialitate, dar fișa postului indică studii superioare. Sau angajatul are studii superioare tehnice, dar instrucțiunile precizează studii superioare în științe umaniste. Trebuie să recunoaștem că această parte a fișei postului este destinată serviciilor de personal și managerilor și ar trebui luată în considerare atunci când aplică pentru un loc de muncă, și nu după semnarea comenzii. În timpul certificării poate apărea o problemă, iar dacă eșuează din cauza unui nivel de educație care nu se potrivește cu cel specificat în instrucțiuni, angajatul va avea toate motivele să se adreseze instanței. Aș dori să recomand angajatorului fie să respecte cu strictețe cerințele pe care el însuși le-a stabilit, fie, atunci când angajează un angajat nou promițător, să se asigure că nivelul său de educație corespunde cu cel scris în fișa postului, de exemplu, să efectueze formare pe cheltuiala angajatorului.

Pentru a formula corect cerințele de calificare se folosesc două documente actualizate constant. Acesta este Catalogul unificat de tarifare și calificare a muncii și profesiilor lucrătorilor (constă în caracteristici tarifare și de calificare care conțin caracteristici ale principalelor tipuri de muncă pe profesie ale lucrătorilor, în funcție de complexitatea acestora și categoriile tarifare corespunzătoare, precum și cerințele pentru cunoștințele și aptitudinile profesionale ale lucrătorilor) (ETKS); precum și Directorul unificat de calificare a posturilor de manageri, specialiști și angajați (constă în caracteristicile de calificare ale posturilor de manageri, specialiști și angajați, care conține responsabilitățile postului și cerințele pentru nivelul de cunoștințe și calificări ale managerilor, specialiștilor și angajaților). Categoriile de muncă în ETKS sunt stabilite prin complexitatea lor fără a ține cont de condițiile de muncă (cu excepția cazurilor extreme care afectează nivelul de complexitate a muncii și cresc cerințele pentru calificările executantului).

Caracteristicile tarifare și de calificare ale fiecărei profesii au două secțiuni.

Secțiunea „Caracteristicile muncii” conține o descriere a muncii pe care lucrătorul trebuie să o poată efectua.

Secțiunea „Trebuie să știi” conține cerințele de bază pentru lucrător în ceea ce privește cunoștințele speciale, precum și cunoștințele reglementărilor, instrucțiunilor și altor documente de orientare, metode și mijloace pe care lucrătorul trebuie să le folosească.

Caracteristicile tarifare și de calificare oferă o listă de locuri de muncă care sunt cele mai tipice pentru o anumită categorie de profesie de muncitor. Această listă nu epuizează toată munca pe care un muncitor o poate și ar trebui să o efectueze. Angajatorul poate elabora și aproba, ținând seama de opinia organului sindical ales sau a altui organ reprezentativ al lucrătorilor, o listă suplimentară de lucrări care corespund în complexitate celor cuprinse în caracteristicile tarifare și de calificare ale profesiilor de lucrători ale lucrătorilor. categoriile corespunzătoare.

Pe lângă lucrările prevăzute în secțiunea „Caracteristicile muncii”, lucrătorul trebuie să efectueze lucrări de recepție și livrare a schimburilor, curățarea locului de muncă, dispozitivelor, uneltelor, precum și menținerea acestora în stare corespunzătoare, curățarea echipamentelor și întreținerea acestora. documentatia tehnica stabilita.

Alături de cerințele privind cunoștințele teoretice și practice cuprinse în secțiunea „Trebuie să știe”, lucrătorul trebuie să cunoască: norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și securitatea la incendiu; reguli de utilizare a echipamentului individual de protecție; cerințe pentru calitatea muncii (serviciilor) prestate și pentru organizarea rațională a muncii la locul de muncă; sortimentul și etichetarea materialelor utilizate, ratele de consum de combustibili și lubrifianți; reguli pentru mutarea și depozitarea mărfurilor; tipuri de defecte și modalități de prevenire și eliminare; alarma de productie.

Un lucrător cu calificări superioare, pe lângă munca prevăzută în tariful și caracteristicile sale de calificare, trebuie să fie capabil să presteze munca prevăzută de caracteristicile tarifare și de calificare ale lucrătorilor cu calificări inferioare, precum și să supravegheze lucrătorii de grade inferioare ale aceluiași profesie. În acest sens, munca enumerată în caracteristicile tarifare și de calificare ale categoriilor inferioare nu este, de regulă, dată în caracteristicile categoriilor superioare.

Caracteristicile de calificare ale fiecărei poziții de manager au trei secțiuni: „Responsabilitățile postului”, „Trebuie să știi”, „Cerințe de calificare”.

Pe lângă cerințele de calificare ca atare, există și cerințe de calificare pentru vechimea în muncă. Astfel, Decretul Președintelui Federației Ruse din 27 septembrie 2005 N 1131 „Cu privire la cerințele de calificare pentru experiența în serviciul public de stat (alte tipuri de serviciu public) sau experiența de muncă în specialitatea lor pentru funcționarii publici ai statului federal” (modificat la 26 iulie 2008) enumeră următoarele cerințe pentru experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau vechime în specialitate pentru înlocuire:

Funcții superioare în serviciul public de stat federal - cel puțin șase ani de experiență în serviciul public de stat (alte tipuri de funcție publică) sau cel puțin șapte ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcții principale în serviciul public de stat federal - cel puțin patru ani de experiență în serviciul public de stat (alte tipuri de serviciu public) sau cel puțin cinci ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcții de conducere în serviciul public de stat federal - cel puțin doi ani de experiență în serviciul public de stat (alte tipuri de serviciu public) sau cel puțin patru ani de experiență de muncă în specialitate;

Posturi senior și junior în serviciul public al statului federal - fără cerințe privind vechimea în muncă.

Secțiunea poate include și alte cerințe și prevederi care precizează și clarifică statutul salariatului și condițiile activității acestuia.

Secțiunea „Funcții”. Aceasta este exact secțiunea din fișa postului care ar trebui completată, concentrându-se pe o anumită poziție la o anumită întreprindere. Puteți lua baza din instrucțiunile standard, dar principalul lucru este să acordați atenție acelor acțiuni pe care angajatul le va efectua atât în ​​mod constant, cât și ocazional, deoarece pentru asta a fost angajat angajatul. Dacă angajatul nu face față, atunci va fi necesar să se consulte din nou la această secțiune a instrucțiunilor.

Secțiunea „Responsabilități”. Uneori, această secțiune este combinată cu secțiunea „Funcții”, ceea ce este de înțeles. Dacă angajatorul consideră că este necesar să scrie o secțiune separată, atunci aici va stabili procedura de îndeplinire a funcțiilor, tipurile de muncă, sarcini individuale, inclusiv o singură dată, precum și standardele profesionale etice care sunt obligatorii pentru executarea în curs a muncii. Guvernul Federației Ruse adoptă coduri standard de etică profesională pentru diferite sectoare de activitate. O organizație poate adopta propriul cod de etică corporativă ca act local, cu excepția cazului în care pentru acest tip de activitate a fost adoptată o procedură specială de aprobare a unor astfel de documente.

Secțiunea „Drepturi și puteri”. Această secțiune enumeră drepturile angajatului, precum și responsabilitățile în cadrul acestei poziții. Întrucât majoritatea drepturilor angajaților sunt unificate și descrise în detaliu în Codul Muncii, în această secțiune a instrucțiunilor este logic să se indice doar drepturi specifice care aparțin numai angajatului care ocupă această funcție. Deci, de exemplu, fișa postului unui șofer de troleibuz, aprobată prin Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 8 octombrie 2003 N AK-25-r, enumeră următoarele drepturi:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Șoferul de troleibuz are dreptul: │

│ 1. Refuzați părăsirea depoului sau acceptați troleibuzul pe linie, │

│ dacă starea sa tehnică nu este conformă cu regulile tehnice │

│ exploatarea unui troleibuz. │

│ 2. Limitați intrarea pasagerilor în troleibuz în funcție de │

│ umplerea troleibuzului. │

│ 3. Dacă condițiile de trafic se înrăutățesc (ceață, ploaie, ninsoare, gheață) │

│ ridicați o întrebare cu dispeceratul superior (central) despre schimbare │

│ modul de conducere. │

│ 4. Opriți conducerea în cazurile prevăzute de regulament │

│ trafic rutier. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Este vorba de doar 4 puncte, în timp ce secțiunea „Responsabilități” include 51 de puncte, cu explicații detaliate în fiecare punct. Și acest lucru este corect, nu este deloc recomandat să rescrieți Codul Muncii al Federației Ruse în fișa postului.

Secțiunea „Responsabilitate”. În această secțiune, este adecvat să se determine gradul de responsabilitate a angajatului față de organizație, inclusiv materialul. Dacă cu angajatul a fost încheiat un acord privind responsabilitatea financiară deplină, atunci acest lucru este indicat aici.

Secțiunea „Interrelații”. Dacă angajatorul consideră că este important să reglementeze procesul de interacțiune între angajat și alte departamente, și poate cu organizații terțe, atunci procedura și condițiile pot fi plasate într-o secțiune separată.

Cum să faci o schimbare

Modificările aduse fișei postului pot fi asociate cu modificări ale termenilor obligatorii din contractul de muncă. În acest caz, trebuie îndeplinite cerințele pentru notificarea prealabilă în scris a acestui lucru către angajat. Și numai după ce angajatul a fost de acord să continue raportul de muncă, se fac modificări în fișa postului.

În cazul în care instrucțiunea este o anexă la contractul de muncă, este indicat să se facă simultan modificări la contractul de muncă și la fișa postului prin pregătirea unui acord adițional.

În cazul în care fișa postului a fost aprobată ca document separat și modificările aduse acesteia nu implică necesitatea modificării termenilor obligatorii ai contractului de muncă, cel mai convenabil este să se aprobe fișa postului în noua ediție prin familiarizarea angajatului cu aceasta în scris. . Fișa postului, de regulă, se întocmește în două exemplare, dintre care unul, la cererea salariatului, i se poate preda acestuia.

1. Lista de calificare și alte cerințe. Nerespectarea acestora va fi motiv pentru refuzul angajării, concedierea unui angajat care nu a trecut testul sau certificarea (scrisoarea Rostrud a Federației Ruse din 08/09/2007 nr. 3042-6-0).
2. Stabilirea unei liste de responsabilități ale postului. Încălcarea acestora poate constitui un motiv de acțiune disciplinară (clauza 35 din rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse „La cererea de către instanțele din Federația Rusă a Codului Muncii al Federației Ruse” din 17 martie 2004 nr. 2).

Pentru profesiile de guler albastru sunt introduse instrucțiuni de lucru (producție). Parametrii dați ai funcției de muncă pot fi stabiliți în contractul de muncă, în conformitate cu art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse sau în reglementările locale (LNA) ale organizației, cu care angajatul se familiarizează atunci când aplică pentru un loc de muncă. Atunci nu este nevoie de DI.

DI se poate elibera (scrisoarea Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4412-6):

• ca anexă la un contract de muncă;
• un document de personal impersonal (fără a indica numele complet al unui anumit angajat), aprobat de manager, care nu este LNA al organizației.

A doua opțiune este mai comună; corespunde exemplului nostru de descriere a postului, elaborat în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003.

Cum să întocmești corect o fișă a postului care este elaborată în conformitate cu standardul profesional

O indicație directă a utilizării standardelor profesionale în dezvoltarea DI este conținută în subsecțiune. „a” clauza 25 din regulile pentru dezvoltarea și aprobarea standardelor profesionale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 22 ianuarie 2013 nr. 23 (în lipsa acestora, caracteristicile de calificare sunt încă luate ca bază). Una dintre opțiunile pentru un astfel de CI este prezentată în materialul nostru Exemplu de completare a unei fișe a postului conform standardelor profesionale. Aici vom vorbi despre cerințele minime impuse de GOST R 6.30-2003 pentru înregistrarea DI:

1. Prezența unei ștampile de aprobare cu sau fără referire la comandă.
2. Disponibilitatea unei ștampile de aprobare (dacă cerința de aprobare este cuprinsă în contractul colectiv sau LNA).
3. Desemnarea tipului de document.
4. Detalii despre standardul profesional pe baza căruia a fost elaborat documentul.

În plus, GOST conține cerințe pentru indentări etc. Rețineți că, în conformitate cu art. 26 din Legea „Cu privire la standardizarea în Federația Rusă” din 29 iunie 2015 nr. 162-FZ, utilizarea standardelor este voluntară.

Conținutul fișei postului și eșantionul de proiectare a acestuia (formular)

Structura DI este următoarea:

1. Formular de organizare (opțional).
2. Mărci de omologare și omologare.
3. Nume care indică poziția la care se referă documentul.
4. Preambul, care indică în conformitate cu ce reglementări a fost elaborat documentul (cartă, lege, standard profesional etc.).
5. Secțiuni:

• responsabilități;
• drepturi;
• cerințe (nivel de calificare, calități de afaceri);
• responsabilitate.

Indiferent de cerințele standardului profesional, responsabilitățile angajaților sunt determinate în primul rând de organizarea proceselor de muncă din organizație.

Deci, fișele postului sunt întocmite, de regulă, conform cerințelor GOST, sub forma unui document separat aprobat de șeful organizației. Conținutul acestui document este elaborat pe baza standardelor profesionale sau a caracteristicilor de calificare ale posturilor, luând în considerare în primul rând nevoile angajatorului.

Orice organizație este interesată să se asigure că angajații își desfășoară activitatea cât mai eficient posibil, înțelegând clar scopurile și obiectivele care le sunt atribuite. Proiectarea competentă a fișelor postului va ajuta la organizarea activităților de muncă.

Procedura de înregistrare a DI

Acest document reglementează relațiile interne de muncă ale angajaților organizației. va depinde de postul specific, dar în general acest document ar trebui să reglementeze locul și scopul lucrătorului în aparatul de conducere, precum și cerințele de calificare pentru acesta, drepturile, responsabilitățile și îndatoririle sale funcționale, precum și posibilele stimulente.

Conform legii, nu este necesar ca o companie să întocmească fișe de post, dar acest document ajută nu doar la reglementarea activităților angajaților, ci și în cazul apariției diverselor situații conflictuale în cadrul organizației sau cu organele fiscale. .

Potrivit lui Rostrud, acest document ar trebui să fie separat pentru fiecare post specific disponibil în tabelul de personal (chiar și pentru unul vacant). Instrucțiunea exprimă interesele celor două părți în relația de muncă, deoarece conține informații suplimentare, cerințe legate de calitățile personale și de afaceri ale angajatului și nu numai.

În lipsa acestui document, devine imposibil să:

• justificarea refuzului de a angaja;
• evaluarea obiectivă a performanței angajatului în perioada de probă;
• repartizarea funcțiilor muncii între lucrători;
• transferul temporar al unui lucrător la un alt loc de muncă;
• evaluarea integrității și completității îndeplinirii de către angajat a funcțiilor sale.

Legislația nu impune cerințe specifice pentru întocmirea unei fișe a postului în plus, lipsa acestui document nu constituie o încălcare a legii și, prin urmare, nu atrage răspunderea. Pe de altă parte, acest fapt poate provoca consecințe negative în adoptarea de către angajator a acțiunilor și deciziilor ilegale.

Corectare și compilare

Baza pentru elaborarea și execuția fișelor posturilor este Directorul de calificare a posturilor. Acesta conține caracteristici de calificare, care sunt împărțite în:

• oficiali;
• cunoștințele necesare;
• cerințele pentru calificarea angajaților.

Este important de înțeles că acest manual este conceput pentru a facilita rezolvarea problemelor de muncă, rezolvarea acestora, precum și pentru a organiza cele mai eficiente activități în managementul personalului. Este doar în scop consultativ.

Întocmirea fișelor de post pentru angajați nu este reglementată de reglementări legale. În consecință, angajatorul decide în mod independent cum să-l oficializeze și să facă modificările necesare. Instrucțiunea poate fi un document separat sau o anexă la contractul de muncă.

Ajustarea este adesea asociată cu modificări ale condițiilor obligatorii din contractul de muncă. Angajatorul este obligat să avertizeze angajatul în scris despre schimbările viitoare. Dacă angajatul cu normă întreagă este de acord să continue relația de muncă, atunci instrucțiunile sunt modificate în consecință. Dacă este o anexă la TD, atunci modificările trebuie făcute prin întocmirea unui acord suplimentar.

Codul Muncii nu spune nimic despre intocmirea si executarea fiselor de post. În ciuda acestui fapt, este cel mai important document, al cărui conținut include termenii de referință, funcția de muncă, limita de responsabilitate, precum și cerințele de calificare. Acest document este întocmit în 2 exemplare, dintre care unul se dă salariatului.

Când au întocmit o fișă de post în conformitate cu GOST, s-au bazat anterior pe Standardul de stat R 6.30-2003, care a fost pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei nr. 65-st. din 03.03.2003, dar efectul său a încetat, întrucât GOST R 7.0.97-2016 a intrat în vigoare la 07.01.2017. Detaliile care trebuie specificate în acest document sunt descrise în secțiunea 2 din GOST.

Un exemplu de fișă a postului este trimis pentru aprobare tuturor funcționarilor care sunt interesați de aceasta. Orice propuneri și comentarii cu privire la proiect pot fi transmise oficialilor interesați pe foi separate, care trebuie datate și semnate de către angajații organizației. Proiectarea unei fișe de post se poate baza pe GOST R 7.0.97-2016, care permite eliberarea vizelor de aprobare pe ultima foaie din partea de jos a documentului original. Acest document poate fi vizat și pagină cu pagină (la discreția întreprinderii).

Reguli pentru detaliile de înregistrare

Standardele de stat elaborate servesc ca exemplu pentru fișele postului. Potrivit acestora, fiecare tip de documentație organizatorică și administrativă trebuie să aibă detalii completate. Ordinea în care sunt așezate pe foaie este, de asemenea, determinată și contează. Fișa postului se referă la documente de uz intern, astfel încât unele tipuri de detalii nu sunt necesare a fi indicate. De exemplu, nu are sens să scrieți sigla organizației, datele sale de referință, numărul de înregistrare sau codul OKPO.

Detalii obligatorii care trebuie indicate în instrucțiuni:

• denumirea companiei, divizia sa specifică;
• denumirea documentului propriu-zis (fișa postului), care precizează postul specific pentru care a fost elaborat;
• OKUD (cod formular document), pentru instrucțiuni - 0253051;
• data și locul unde a fost întocmit documentul;
• ștampile de aprobare și omologare;
• numărul de înregistrare;
• partea de text;
• un câmp destinat semnăturilor unor persoane cunoscute;
• semnătura oficialului care a elaborat documentul.

Secțiunile principale

Un exemplu de descriere a postului conform GOST ar trebui să includă mai multe secțiuni. Fiecare dintre ele trebuie să ia în considerare în detaliu următoarele aspecte:

1. Conținut și lista funcțiilor de muncă, precum și o listă a tipurilor de muncă efectuate în legătură cu acest post.
2. Puterile și drepturile unui specialist, descrierea lor pe scurt.
3. Răspunderea care se aplică unui angajat pentru neîndeplinirea necorespunzătoare sau completă a sarcinilor de serviciu.

În ceea ce privește cerințele pentru formatarea textului, acestea sunt standard: lățimea marginilor de jos și de sus este de cel puțin 20 mm. În text este necesar să se folosească termeni speciali care sunt stabiliți în mediul de afaceri atunci când se folosesc modele de vorbire și este, de asemenea, necesar să se folosească clișee profesionale. Acest stil de prezentare va ajuta la evitarea interpretării ambigue a sensului și, de asemenea, va face ca informațiile din text să fie cât mai clare posibil pentru ca lucrătorii să le înțeleagă.

Director DI pentru vămuire

Acest angajat este clasificat ca specialist. Este numit și eliberat din funcție prin ordin al conducătorului întreprinderii. Fișa postului unui specialist în vămuire prevede că o persoană care are:

• studii profesionale superioare în specialitatea „afaceri vamale” fără experiență în muncă;
• studii superioare în economie sau drept, cu cel puțin un an vechime în muncă;
• studii medii de specialitate cu minim 3 ani vechime în muncă;
• certificat de calificare în specialitatea vămuire, cursuri de perfecţionare în domeniul vămuirii o dată la trei ani.

În activitățile sale, acest specialist trebuie să fie ghidat de:

• statutul organizației;
• reglementări legale, recomandări metodologice de specialitate referitoare la vămuire;
• instructiuni, ordine de la manager;
• descrierea postului dvs.

Ce ar trebui să știe un specialist în vămuire

Un manager din acest domeniu de activitate trebuie să cunoască următoarele:

• acte juridice și de reglementare, precum și alte documente și materiale de reglementare care reglementează condițiile de deplasare a mărfurilor peste frontieră și procedura de vămuire;
• agent vamal, declarant;
• măsurile statului pentru reglementarea activității economice străine;
• regulile prin care se efectuează controlul valutar în scopuri vamale;
• regimurile vamale;
• pedepsele care se aplică pentru infracțiuni și infracțiuni în domeniul vamal;
• procedura adoptată pentru declarare, precum și tipurile și formele declarațiilor vamale;
• clasificarea care se aplică mărfurilor în scopuri vamale;
• procedura și regulile aplicate pentru completarea documentației vamale;
• tipurile și clasificarea taxelor vamale, precum și procedura care se aplică la plată și calculul acestora;
• procedurile de raportare stabilite de organizație;
• regulile aplicate pentru determinarea valorii în vamă;
• fundamente ale culturii comunicării, economie, psihologie, organizarea muncii;
• reguli de utilizare a echipamentelor inovatoare, precum și a software-ului;
• norme si reguli de securitate industriala, protectia muncii la locul de munca;
• bazele legislației muncii.

Responsabilitățile postului unui manager de vămuire

Un exemplu de fișă a postului pentru acest specialist specifică următoarele responsabilități:

• Efectuați lucrări de pregătire a documentației pentru mărfurile care sunt mutate peste graniță și efectuați alte acțiuni care sunt necesare la organizarea vămuirii.
• Declaratie de marfa in regim vamal, pe baza informatiilor cuprinse in documente de transport maritim si alte documente.
• Verificați acuratețea informațiilor despre mărfurile transportate, care sunt indicate în documentația de transport și comercială.
• Determinați codul produsului pe baza nomenclaturii lor.
• Alegeți o metodă de calcul al valorii în vamă și efectuați calcule pe baza acesteia.
• Determinați tipul de impozit pe un produs și calculați-l.
• Determinați țara de origine a mărfurilor mutate peste graniță.
• Aplicați avantaje fiscale și preferințe tarifare.
• Furnizarea de servicii de consiliere in ceea ce priveste vamuirea.
• Efectuați raportare și munca de birou, procesați informații.

Drepturile unui administrator de vămuire

Executarea corectă a fișei postului presupune următoarele drepturi ale unui specialist în vămuire:

• Dreptul de a vă familiariza cu proiectele de decizii ale managerilor care au legătură directă cu activitățile sale.
• Dreptul de a face propuneri privind îmbunătățirea activităților de muncă.
• Dreptul de a informa conducerea cu privire la deficiențele existente în organizație (în limita competenței specialistului) care au apărut în timpul activității, precum și de a face propuneri pentru eliminarea acestora.
• Dreptul de a solicita, în numele conducerii sau personal, de la departamentele organizației documente sau informații care sunt necesare în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
• Dreptul de a cere de la conducerea organizației să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor oficiale imediate.

Relațiile, responsabilitatea și evaluarea activității managerului de vămuire

O mostră de fișă corectă a postului pentru acest specialist precizează că se raportează la șeful unității structurale. El interacționează cu angajații diviziilor structurale pe probleme care intră în competența sa.

Cerințele pentru întocmirea unei fișe de post includ și prezența unei secțiuni de responsabilitate pentru un specialist în vămuire. Rezultatele activităților de lucru ale managerului ar trebui să fie evaluate de șeful unității sale structurale. Managerul de vămuire ar trebui să fie responsabil pentru:

• neîndeplinirea, îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor oficiale imediate;
• cauzarea de pagube materiale în cursul activităților de muncă (în condițiile legii);
• nerespectarea reglementărilor interne ale muncii, normelor și reglementărilor privind siguranța industrială și protecția muncii.

Ce sarcini rezolvă fișa postului?

Dacă acest document este întocmit corect și respectat cu strictețe de către toți angajații organizației, atunci va fi un sprijin în activitatea întreprinderii. Un exemplu de fișă a postului ar trebui să fie documentele care respectă cerințele statului. Aceasta va asigura semnificația semantică a acestei documentații și va servi drept confirmare a autenticității.

Deși DI-ul angajatului nu este inclus în lista documentelor obligatorii, prezența acestuia este un mare plus în activitatea companiei. Rezolvă următoarele sarcini de producție și management:

• o definiție clară a responsabilităților postului pentru o unitate de muncă individuală, care este inclusă în tabelul de personal, ținând cont de toate caracteristicile sarcinilor specifice și ale locului de muncă;
• delimitarea responsabilităților postului, determinarea relațiilor dintre posturi, stabilirea unei ierarhii de servicii, precum și subordonarea;
• justificarea rambursării lucrătorului pentru anumite tipuri de cheltuieli care sunt cauzate de îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
• stabilirea cerințelor de calificare clare și ușor de înțeles pentru postul și a criteriilor de evaluare a eficienței în îndeplinirea atribuțiilor, precum și a conformității cu funcția deținută;
• stabilirea drepturilor și obligațiilor unui specialist, stabilirea sferei de responsabilitate a acestuia și a pedepsei prevăzute pentru încălcarea sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Acest document trebuie să fie întocmit corect și, de asemenea, să respecte cerințele stabilite. Reglementările la nivel de stat care reglementează regulile de întocmire a acestui document sunt GOST, care stabilesc cerințe specifice aplicate la întocmirea documentelor de afaceri. Anterior, GOST R 6.30-2003 a fost folosit, dar efectul său a încetat, deoarece GOST R 7.0.97-2016 a intrat în vigoare la 1 iulie 2017. Merită să se acorde atenție faptului că prevederile specificate în instrucțiuni nu ar trebui să înrăutățească în niciun fel condițiile de muncă, precum și poziția lucrătorilor, în comparație cu cele garantate de lege.

Secțiuni suplimentare

Unele dintre cele mai comune secțiuni suplimentare din DI:

1. „Relații” este o secțiune care reglementează contactele de producție ale angajaților atât din același departament, cât și din diferiți. Dacă este necesar, precizează conexiuni oficiale în cadrul organizației, precum și cu companii terțe. Acest lucru este necesar, de exemplu, dacă lucrătorul interacționează cu contractanții și este necesar să informeze conducerea despre acest lucru. Pentru îmbunătățirea calității DI, nu ar fi de prisos să se stabilească în această secțiune procedura și frecvența de depunere a planurilor, rapoartelor și altor documente de către angajat.
2. „Evaluarea postului” este o secțiune în care sunt stabilite clar criteriile după care va fi evaluată munca.
3. „Procedura de revizuire a fișelor postului.” În această secțiune, este recomandabil să se determine perioada de valabilitate, precum și condițiile de revizuire a DI, care includ:

• orice modificare a structurii organizatorice;
• revizuire, schimbări în personal;
• apariția unor noi responsabilități de muncă, ceea ce duce la redistribuirea celor existente;
• schimbarea naturii muncii ca urmare a introducerii tehnologiilor inovatoare.

Secțiuni suplimentare ar trebui să fie amplasate la sfârșitul fișei postului.

Certitudinea este o componentă importantă a ordinii. Atunci când aplică pentru un loc de muncă, o persoană trebuie să înțeleagă clar ce i se cere. Și, prin urmare, sarcinile și responsabilitățile sale trebuie repartizate undeva. Puteți instrui un recrut atât în ​​cuvinte, cât și prin exemplu, dar totuși este mai bine să fixați funcțiile pe hârtie, sub care va apărea semnătura lui. Dar nici un singur act de reglementare nu explică cum să scrieți o fișă a postului, așa cum nu este clar cine ar trebui să facă acest lucru. Dacă sarcina de a elabora instrucțiuni ține de tine, poți folosi regulile descrise mai jos.

Ce este o descriere a postului

Instrucțiunea este un document din care rezultă clar:

• ce anume trebuie să facă un angajat la locul de muncă;
• cum este obligat să lucreze;
• ce ar trebui să știi și să poți face;
• la ce are dreptul.

Instrucțiunile nu sunt denumite, fiecare tip este conceput pentru a fi utilizat în legătură cu o anumită poziție și calificare. Instrucțiunile trebuie scrise în trei exemplare:

• unul - în treburile departamentului de personal;
• al doilea - în treburile șefului unității;
• al treilea - angajatului.

Atenţie!

Important: trebuie inclusă semnătura angajatului pe instrucțiuni - aceasta este singura dovadă că știe ce ar trebui să facă și ce nu ar trebui să facă.

Dacă nu există semnătură, nu există nimic care să demonstreze că angajatul nu își îndeplinește atribuțiile.. Și, prin urmare, va fi imposibil să-l concediezi pentru muncă proastă.

Elaborarea fișei postului

Pentru a întocmi un document complet și competent, Mai întâi trebuie să vă aprovizionați cu informații:

• pentru ce post și calificări sunt elaborate instrucțiunile;
• ceea ce trebuie să știe persoana instruită;
• cu care persoana instruită trebuie să interacționeze în timpul procesului de muncă;
• tipuri de muncă incluse în atribuțiile persoanei instruite;
• conditiile de munca.

De unde să obțineți informații despre poziții

Informația despre poziții este punctul principal în scrierea instrucțiunilor, deoarece în etapa inițială este important să „separați grâul de pleavă”, adică trebuie să alegeți exact lista de lucrări care este potrivită pentru un anumit angajat, în conformitate cu poziția și calificările sale specifice pentru întreprinderea dvs. De exemplu, un strungar de clasa a doua nu trebuie să știe ce ar trebui să știe un strungăr de clasa a patra.

Chiar și legislatorii sovietici au dezvoltat în mod activ tot felul de directoare de profesii, care nu sunt folosite doar astăzi, ci sunt și actualizate.

Cerințele pentru manageri sau angajați pot fi găsite în Rezoluția Ministerului Muncii nr. 37. Și lista de posturi și lista de cerințe pentru acestea.

Dar acest ghid se aplică numai managementului și specialiștilor. Cerințe pentru profesiile active Nu o poți pune doar într-un articol, dar le puteți găsi la link-ul către ETKS: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=LAW&n=92907&req=doc.

În fereastra prezentată există un tabel, în a treia coloană a căruia trebuie mai întâi să găsiți tipul de lucru(sudura, de exemplu, sau turnatorie), iar in fereastra care se deschide prin link veti gasi materialele necesare dupa profesie si categorie.

Atenţie!

Important: Cărțile de referință prezentate prezintă nu numai tipurile de muncă în concordanță cu postul, ci și cantitatea de cunoștințe pe care trebuie să le aibă persoana instruită.

Nuanţă: Este posibil să nu aveți nevoie de anumite cerințe, deoarece cărțile de referință sunt standard. De aceea consultați-vă cu șeful departamentului în care va lucra persoana instruită - lăsați-l să arunce tot ce nu este necesar. De asemenea, poți să-l adaugi pe al tău!

Informații despre condițiile de muncă

Ar trebui să căutați aceste informații direct la locul de muncă unde va lucra recrutul. Deoarece, din cauza specificului muncii dvs., aveți dreptul de a solicita informații oricărui angajați ai organizației, obligați supervizorul imediat al noului angajat să furnizeze informații despre următoarele condiții de muncă:

• ce echipament va folosi persoana instruită (tip, model);
• interacțiunea cu alți membri ai echipei;
• despre instrumente;
• despre comportamentul la locul de muncă (ce este permis, ce nu).

Înregistrarea DI

Instrucțiunile în sine pot consta din mai multe secțiuni.:

1. Prevederi generale:
   • scopul documentului (de exemplu: instrucțiunea definește drepturile, îndatoririle, responsabilitățile și condițiile de muncă în specialitate);
   • categoria de post (manager, specialist, muncitor etc.);
   • modul în care este numită postul (prin concurs, prin ordin etc.);
   • informații despre înlocuire (în absență - cine poate înlocui angajatul);
   • cerințe de calificare (educație, experiență, drepturi sau licențe etc.);
   • o listă a actelor sau documentelor juridice a căror cunoaştere este obligatorie.
2. Responsabilitățile postului. În această secțiune trebuie să enumerați toate tipurile de muncă pentru post, luate din cărți de referință și completate cu propria dvs. listă.
3. Drepturile angajaților. Un angajat, de exemplu, poate avea dreptul de a lua decizii în mod independent cu privire la anumite aspecte specifice, precum și de a-și îmbunătăți abilitățile și de a face propuneri creative și inovatoare.
4. Relații. Aici, enumerați cu ce angajați sau departamente trebuie să interacționați în timpul procesului de lucru și cine raportează cui. De asemenea, puteți include aici procedura și calendarul de aprobare a documentelor.
5. Responsabilitate. Aici puteți enumera încălcările specifice pentru care angajatul va fi responsabil și sancțiunile corespunzătoare. De exemplu, pentru căsătorie - fără bonus.

Aprobarea DI

Așadar, de îndată ce ați elaborat o schiță de instrucțiune, trebuie să fiți de acord cu aceasta:

• cu un avocat;
• cu șeful de compartiment, în subordinea căruia funcția conform instrucțiunilor;
• cu directorul.

Atenţie!

Nuanţă: prin scrisoarea Rostrud nr. 3520-6-1, fișele postului sunt recunoscute ca documente organizatorice, prin urmare nu este nevoie să le coordonați cu comitetul sindical, decât dacă există o astfel de cerință în Regulamentul dumneavoastră privind OK sau contractul colectiv.

De asemenea, nu este necesară emiterea unui ordin pentru aprobarea DI; ștampila de aprobare a directorului este suficientă.

Reglementări privind fișele postului

Acesta este un act local care descrie regulile de mai sus. În conformitate cu acesta, instrucțiunile vor trebui elaborate, aprobate, aplicate și stocate.

Elaborarea Regulamentelor nu este obligatorie, dar facilitează semnificativ munca ofițerului de personal, deoarece este un fel de instrucțiune pentru redactarea instrucțiunilor, deoarece explică modul de redactare a unei fișe a postului.

Componentele Regulamentelor:

• ștampila de aprobare;
• în ce domeniu se aplică Regulamentul;
• prevederi generale privind DI;
• funcționarul responsabil de elaborarea instrucțiunilor (un funcționar este un angajat care îndeplinește funcții administrative. El poate fi șeful OK sau șeful altui departament);
• cerințe pentru proiectarea, conținutul și aprobarea DI;
• modul în care sunt revizuite și modificate MDI-urile;
• procedura de citire a instrucțiunilor;
• ordinea depozitării lor.

Pentru o mostră de Regulamente.