Cum să deblochezi potențialul departamentului de achiziții? Strategie în trei etape. Achiziționarea de bunuri: cum să organizați un proces eficient de aprovizionare pentru o întreprindere sau organizație

Departamentul de logistică este un departament ale cărui activități au ca scop asigurarea resurselor necesare producției. Mai mult, această activitate trebuie desfășurată încă de la început de la apariția unei astfel de nevoi de resurse până la utilizarea acestora în timpul fabricării produselor.

Definiția termenilor cheie

Departamentul de aprovizionare funcționează în cadrul activităților comerciale ale unei entități comerciale, ceea ce presupune implementarea diferitelor operațiuni comerciale legate de achiziționarea resurselor necesare și vânzarea produselor fabricate. Organizarea optimă a acesteia este într-o oarecare măsură determinată de nivelul de utilizare a fondurilor în producție, de creșterea productivității muncii, de reducerea costurilor de producție și de creșterea profitabilității și profitului întreprinderii. Departamentul de aprovizionare cu materiale joacă același rol în managementul producției.

Scopul principal al acestei divizii este de a aduce resurse specifice participanților la producție în cantitatea și volumul necesar, la timp și la costuri minime.

Compartimentul de aprovizionare are o natură țintită, care este determinată de focalizarea sa și de scopul asigurării funcționării întreprinderii de producție. În primul rând, vorbim despre nevoile diverșilor consumatori de produse, servicii sau munca unei anumite entități de afaceri.

Departamentul de achiziții: rolul și semnificația acestuia

Rolul și semnificația sa sunt după cum urmează:

Activitatea acestei diviziuni precede producția și nu servește doar la susținerea procesului, ci și creează în mod independent, într-un anumit sens, prețul acestuia și;

Determină și modelează atât rezultatele economice ale entității comerciale, cât și nevoile de resurse și produse finite ale consumatorilor înșiși;

Desemnarea rezultatelor financiare ale unei întreprinderi producătoare;

Ca tip de activitate a unei întreprinderi, ea servește drept sursă principală a competitivității acesteia.

Ponderea semnificativă a costurilor materialelor în costurile totale (aproximativ 60%) confirmă, de asemenea, importanța semnificativă a materialelor și materialelor tehnice.

Principalele sarcini și funcții ale departamentului de aprovizionare

1. Asigurarea și menținerea ulterioară a unui nivel optim al rezervelor de resurse, care va contribui la minimizarea costurilor asociate achiziționării acestora.

2. Asigurarea livrării exacte, prompte, cuprinzătoare și destul de fiabile a resurselor către consumatori (uneori chiar și la locul de muncă).

Compartimentul achiziții îndeplinește următoarele funcții: comerciale și tehnologice, precum și auxiliare și de bază. Funcțiile principale includ achiziția de resurse, iar funcțiile auxiliare includ marketing și suport juridic.

Categorii de furnizori

În companiile mari moderne, angajații departamentului de aprovizionare sunt împărțiți în mai multe categorii. Acest lucru se datorează creșterii constante a volumelor la întreprinderi, ceea ce presupune o separare a funcțiilor de planificare, furnizare și depozitare a mărfurilor. Cu această structură, fiecare departament își îndeplinește propriile funcții și are o direcție specifică. Coordonarea lucrărilor în cadrul acestor unități structurale se realizează prin provizii.

Structura sistemului de alimentare

Ca parte a acestei organizări a muncii, fiecare departament individual trebuie să fie responsabil pentru un anumit grup de mărfuri cu control deplin asupra aprovizionării resurselor și depozitării acestora în depozite.

Trebuie remarcat faptul că structura sistemului de aprovizionare este principalul instrument pentru atingerea obiectivelor oricărei entități comerciale care operează, de exemplu, în domeniul comerțului. Prin urmare, trebuie acordată o atenție deosebită procesului de structurare a departamentului de logistică.

Departamentul de achiziții este cunoscut și sub un alt nume - „departamentul de achiziții”. Această diviziune se formează în funcție de numărul de furnizori și de gama de mărfuri importate. De asemenea, trebuie luată în considerare cifra de afaceri de produse. Adesea, în companiile din astfel de departamente există peste zece furnizori per angajat. Practic, domeniile de lucru sunt alocate în funcție de tipurile de mărfuri sau grupe de produse. Angajații obișnuiți monitorizează furnizarea de bunuri, plata la timp pentru livrarea acestora și, de asemenea, planifică achizițiile ulterioare. aprovizionarea controlează implementarea celor aprobate, monitorizează cifra de afaceri a mărfurilor, monitorizează munca managerilor și, desigur, asigură managementul general. Responsabilitățile sale includ asigurarea continuității și livrarea planificată.

Logistica și furnizarea tehnică a unei întreprinderi este o sarcină principală pe care managementul trebuie să o rezolve pentru a se asigura că sarcinile atribuite sunt îndeplinite în cel mai eficient mod.

Specificul furnizării întreprinderii

Pentru companiile mici cu o gamă restrânsă de produse, acesta poate fi un specialist în aprovizionare. Pentru organizațiile mijlocii care produc o gamă mai largă de produse, de regulă, un departament de aprovizionare este deja organizat. La întreprinderile mari cu o gamă dezvoltată de produse, nu este neobișnuit să se creeze departamente de aprovizionare (direcții) cu o structură dezvoltată.

În cazurile în care grupurile individuale de produse sunt mari în volum și complexe în sortiment, se creează un departament specializat de aprovizionare cu materiale pe zonă.

De exemplu, la toate întreprinderile din industria țevilor, birourile metalice făceau parte din diviziile de producție ale uzinelor. Acest lucru este justificat de faptul că gama de semifabricate se ridica la zeci de mii de articole, iar pregătirea programelor de producție depindea direct de ritmul livrărilor sale.

Departamentul de achizitii: functii

• Organizarea formării unei game de materiale pentru producție.
• Planificarea aprovizionării pe an și pe perioade ale anului (trimestru, lună).
• Studierea pieței pentru furnizorii grupelor de produse necesare prin participarea la expoziții, târguri și alte evenimente similare. Selectarea opțiunilor optime de aprovizionare ținând cont de logistică.
• Incheierea contractelor de furnizare a resurselor materiale si monitorizarea implementarii acestora.
• Organizarea recepției mărfurilor și produselor primite în conformitate cu documentele în vigoare (Regulamente de livrare, Instrucțiuni P-6 și P-7).
• Amplasarea optimă a bunurilor materiale achiziționate în depozite, ținând cont de logistica internă a întreprinderii.
• Elaborarea standardelor de consum pentru mărfuri individuale în producție și monitorizarea implementării acestora.
• Elaborarea de propuneri de înlocuire a materialelor scumpe cu altele mai ieftine, ținând cont de fabricabilitatea acestora.
• Organizarea activităților de pregătire și implementare a standardelor întreprinderii în ceea ce privește suportul material.

Această activitate la întreprindere este condusă de șeful departamentului de aprovizionare. El raportează direct Directorului Comercial.

Organizarea aprovizionării cu materiale

Departamentul de aprovizionare, ale cărui funcții sunt discutate mai sus, este de obicei construit în trei domenii principale:

1. Grupuri de materiale. Ei organizează și controlează aprovizionarea cu bunuri ale anumitor grupuri (haine și încălțăminte de lucru, rechizite de birou, rulmenți, lubrifianți și combustibil, bunuri de uz casnic etc.), controlează utilizarea corectă a acestora în conformitate cu cerințele procesului tehnologic. Depozitarea operează în contact direct cu ei.
2. Departamentul de control al calitatii la receptie. Organizează inspecția de intrare a materialelor și produselor în conformitate cu prevederile menționate mai sus. Grupul trebuie să includă participarea unui avocat calificat care conduce lucrarea de revendicare. Baza pentru desfășurarea activităților sale este standardul corespunzător al întreprinderii.
3. Biroul de Standarde. Această divizie dezvoltă și monitorizează implementarea standardelor de consum de materiale. Include un specialist responsabil pentru deplasarea în timp util a documentelor contabile și financiare și raportarea acestora, precum și un economist sau un grup corespunzător. Depinde de dimensiunea întreprinderii și de volumul fluxului de informații.

Șef Departament Achiziții

În această funcție este numit un inginer cu studii superioare economice, care are experiență semnificativă într-o poziție similară.

Șeful departamentului reprezintă categoria „manageri”. Își îndeplinește atribuțiile funcției sale în conformitate cu reglementările actuale și cu alte documente privind aprovizionarea materială și tehnică, Carta organizației și instrucțiunile și ordinele relevante ale conducerii superioare, fișa postului.

Competență

Șeful departamentului de aprovizionare trebuie să cunoască:

• documente normative și legislative referitoare la aprovizionarea organizației;
• metode de piață de agricultură;
• direcții promițătoare pentru dezvoltarea întreprinderii;
• metode de planificare a consumului de resurse materiale, procedura de stabilire a standardelor și monitorizarea implementării indicatorilor de cheltuieli;
• organizare de depozitare;
• procedura de desfășurare a lucrărilor contractuale cu furnizorii;
• nivelul prețurilor cu ridicata și cu amănuntul pentru materialele utilizate;
• legislatia de baza privind munca, protectia muncii si securitatea la incendiu.

Responsabilitățile postului șefului departamentului de aprovizionare

1. Organizarea asigurării întreprinderii cu resurse materiale în calitatea și cantitatea necesară, precum și utilizarea rațională a acestora pentru o eficiență maximă a producției.
2. Managementul planificării pe termen lung și curent în ceea ce privește sprijinirea activităților de bază, nevoile serviciului de reparații și întreținere și alte nevoi ale întreprinderii pe baza aplicării standardelor progresive de consum de materiale.
3. Găsirea modalităților de acoperire a nevoilor de producție folosind rezerve interne.
4. Asigură încheierea contractelor de furnizare a resurselor necesare, caută oportunitatea stabilirii de legături de cooperare pe termen lung.
5. Organizează livrarea la timp a materialelor către depozitele organizației și acceptarea acestora în conformitate cu standardele actuale.
6. Stabilește și monitorizează lucrările de reclamații pe abaterile datorate calității și cantității resurselor, respectării programelor de livrare a acestora.
7. Oferă monitorizarea regulată a stării stocurilor din depozitele întreprinderii, reaprovizionarea lor la timp în conformitate cu standardele.
8. Inițiază elaborarea de măsuri pentru utilizarea rațională a resurselor, a deșeurilor de producție și a activelor nelichide. Găsește modalități de a livra în mod optim inventarul întreprinderii.
9. Organizează funcționarea depozitului, asigură respectarea regulilor de amplasare a obiectelor de depozitare.

Concluzie

Departamentele de aprovizionare ale fabricilor și ale altor întreprinderi influențează direct succesul muncii lor. În costul de producție, materialele ocupă un loc decisiv, ceea ce impune o responsabilitate specială departamentului de aprovizionare pentru soarta organizației.

Orice întreprindere a cărei afacere se bazează pe comerț trebuie să aibă un departament de achiziții într-o formă sau alta. În corporațiile mari, acestea sunt servicii întregi cu un personal mare și, de regulă, o ierarhie complexă. În companiile mici specializate în principal în retail, aceasta poate fi reprezentată de un singur angajat. Indiferent de dimensiunea firmei și de aria ei geografică, potențialul departamentului de achiziții rămâne în continuare subestimat.

Potrivit Serviciului Federal de Statistică de Stat, în 2013, cifra de afaceri medie anuală a organizațiilor implicate în comerțul cu amănuntul și cu ridicata a fost de 8536,2 și 29556,7 miliarde de ruble. În practică, achizițiile de bunuri și servicii pot reprezenta până la 70% din costurile totale ale unei companii.

Creșterea profitului se reduce la două moduri: generarea de venituri suplimentare și reducerea costurilor. Managementul eficient al achizițiilor poate reduce semnificativ costurile și, ca urmare, poate crește cifra de afaceri a companiei.

Avantaje competitive

Funcțiile departamentului de achiziții includ selecția și livrarea mărfurilor, interacțiunea cu antreprenorii, evaluarea fezabilității lucrului cu furnizorii și încheierea de tranzacții și contracte.

În teorie, activitățile sale ar trebui să ofere organizației avantaje strategice importante. Acestea includ:

• Reducerea costurilor (prin cooperare cu furnizori din țări cu costuri reduse)
• Creșterea competitivității (printr-un lanț de aprovizionare inteligent, dezvoltare optimizată a produselor, timp mai rapid de introducere pe piață pentru produse și servicii noi)

În practică, lucrul cu achizițiile cauzează doar probleme suplimentare. Acest lucru este valabil pentru majoritatea unităților de afaceri din lumea comercială. Aceștia se află la cel mai scăzut nivel de management al achizițiilor.

Dezvoltarea organizațiilor comerciale occidentale arată că adoptarea anumitor măsuri poate duce la deblocarea potențialului activităților de cumpărare. Această experiență poate fi combinată într-o strategie în 3 pași care duce la un management eficient al achizițiilor și, în consecință, a cererii.

Pasul unu: Creșteți departamentul de achiziții

Adesea activitatea departamentului de achiziții nu este în concordanță cu politicile globale ale companiei. În acest sens, deciziile de achiziție a unui produs sau de cooperare cu un furnizor sunt luate pe baza unui număr insuficient de criterii. De exemplu, numai prețurile pentru bunuri și servicii sau durata șederii contrapărții pe piață.

Ca urmare, firma rămâne în urmă concurenților și devine mai puțin receptivă la nevoile pieței. Țintele de reducere a costurilor nu sunt atinse. Starea blocului de achiziții rămâne scăzută.

Ce ar trebuii să fac?

1. Stabilește-ți prioritățile. Departamentul de achiziții trebuie să-și alinieze acțiunile cu scopurile și obiectivele strategice ale companiei.
2. Creați echipe interfuncționale. Acest lucru va ajuta la construirea unei baze comune pentru activitățile de achiziții. Fiecare grup ar trebui să aibă propria sa specializare.
3. Stabiliți obiective ambițioase. Managementul stabilește adesea obiective scăzute pentru subordonați, motiv pentru care departamentele nu demonstrează o dezvoltare rapidă.
4. Ridicați statutul departamentului dvs. de achiziții. Toată lumea din organizație trebuie să înțeleagă importanța achiziției. Cooperarea strânsă în cadrul companiei și sinergia cresc șansele de creștere a cifrei de afaceri a companiei.

Pentru a funcționa eficient, departamentul de achiziții trebuie să interacționeze cu alte departamente prin parteneriate.

Pasul doi: implicați profesioniști

Când vine vorba de un domeniu atât de promițător precum achizițiile, nu te poți lipsi de profesioniști. Unul dintre principalele motive pentru eșecul pe calea către furnizarea și furnizarea de succes este lipsa personalului calificat.

Potrivit studiului Rosstat „Rusia în cifre - 2014”, numărul mediu anual de angajați angajați în organizațiile comerciale crește în fiecare an. Doar în comparație între 2012 și 2013, afluxul de personal nou în sectorul comerțului cu ridicata a fost de 49,7 mii persoane, comerțul cu amănuntul – 114,3 mii.

Gestionarea cererii și ajustarea cerințelor pentru bunurile achiziționate nu reprezintă în niciun caz o listă exhaustivă de instrumente pentru reducerea costurilor. Efectul de economisire la care pot duce negocierile comerciale de succes ajunge uneori la 20-30%.

Ce ar trebuii să fac?

1. Angajați un profesionist extern. Beneficiile pe care le veți primi ca urmare a unui management eficient vor acoperi și depăși costurile de găsire și plată pentru serviciile sale.
2. Angajați un specialist în domeniu, care cunoaște în detaliu elementele de cheltuieli ale companiei dumneavoastră. Uneori, un angajat care este bine familiarizat cu specificul activităților întreprinderii poate aduce mai multe beneficii departamentului de achiziții decât munca întregului departament.
3. Instruiți personalul de achiziții. Formarea eficientă nu necesită întotdeauna investiții financiare mari. Tot felul de site-uri web, seminarii web, cursuri, traininguri și literatură educațională vă stau la dispoziție. Uneori, un antrenor de afaceri invitat poate rezolva problema pregătirii unui întreg departament.
4. Definiți clar KPI-urile. Orice obiectiv trebuie să aibă dimensiuni cantitative, temporale și calitative. Angajații au rezultate mai bune atunci când înțeleg care indicatori de performanță sunt responsabilitatea lor personală.

Pasul trei: automatizați procesele de afaceri

Hârțoage, acces la date irelevante împrăștiate și raportare manuală - toate acestea încetinesc viteza de lucru de multe ori. Pentru a vă elibera departamentul de achiziții de operațiunile de rutină, utilizați automatizarea. Economisirea de timp și efort pentru angajați se va traduce de fapt în economii pentru întreaga companie.

Ce ar trebuii să fac?

1. Determină-ți nevoile. Înainte de a utiliza tehnologiile IT, trebuie să analizați ce procese de afaceri sunt de o importanță decisivă pentru compania dumneavoastră. Automatizarea trebuie să funcționeze în practică.
2. Ascultați personalul cu experiență. De multe ori detaliile ies din vizorul unui manager, pentru care este important să vezi, în primul rând, imaginea de ansamblu a afacerii. Ele joacă un rol important atunci când alegeți un produs software. Opinia lucrătorilor specializați va ajuta la luarea în considerare a tuturor nuanțelor funcționării întreprinderii.

Astăzi, implementarea sistemelor de automatizare și instruirea personalului durează câteva săptămâni. Banii și timpul cheltuiți pentru aceasta nu pot fi comparați cu beneficiile pe care compania le primește în cele din urmă.

În contextul activităților de achiziții, piața IT vă permite să automatizați următoarele procese (folosind exemplul „1C: Managementul comerțului”):

• Controlul timpilor de livrare a mărfurilor și al cheltuielilor de numerar
• Urmărirea oportunității plăților către furnizori
• Planificarea achizițiilor
• Înregistrarea discrepanțelor la primirea mărfurilor
• Analiza cauzei întreruperii alimentării
• Contabilizarea serviciilor și cheltuielilor suplimentare la livrarea mărfurilor
• Managementul inventarului operațional și de siguranță

Activitățile de organizare și gestionare a achizițiilor au ca scop asigurarea faptului că societatea primește calitatea și cantitatea necesară de materii prime, materiale, bunuri și servicii la momentul potrivit, la locul potrivit, de la un furnizor de încredere care își îndeplinește obligațiile în timp util. , cu servicii bune (ca inainte de vanzare, si dupa aceasta) si la un pret competitiv. Achiziționarea (aprovizionarea) este una dintre cele mai importante funcții din fiecare companie. Importanța activităților pentru organizarea și gestionarea achizițiilor poate fi considerată sub două aspecte - tactic și strategic.

Aprovizionare în termeni tactici, operaționali - operațiuni zilnice asociate în mod tradițional cu achizițiile și care vizează evitarea penuriei, lipsa resurselor materiale sau a unui produs finit. Lipsa cantității necesare unui produs de calitate sau livrarea sa prematură poate crea o problemă pentru consumatorul final al produsului sau serviciului. Această idee este atât de evidentă încât absența plângerilor consumatorilor poate servi probabil ca un indicator al unei bune oferte. Dificultatea este că unele companii nu așteaptă niciodată nimic mai mult de la funcția de achiziții, așa că nu mai primesc nimic în acest sens. Latura strategică a aprovizionării este procesul propriu-zis de management al achizițiilor, comunicarea și interacțiunea cu alte departamente ale companiei, furnizorii externi, nevoile și cerințele consumatorului final, planificarea și dezvoltarea de noi scheme și metode de achiziție etc. Potențialul pentru achiziții strategice este mare. Dezvoltarea și utilizarea sa depind atât de cunoașterea unui astfel de potențial în rândul conducerii companiei, cât și de capacitatea de a aloca eficient resursele corporative. Este responsabilitatea celor însărcinați cu gestionarea funcției de achiziții să identifice oportunități strategice de pretutindeni și să le aducă în atenția conducerii superioare a companiei. Să ne oprim asupra aspectului terminologic. Când vă familiarizați cu terminologia din acest domeniu, este necesar să luați în considerare caracteristicile și tradițiile care s-au dezvoltat în diferite

sectoare ale economiei, precum și caracteristicile naționale ale managementului economic. În străinătate, domeniul de activitate al furnizării companiei este

un producător sau societate comercială cu tipurile necesare de resurse materiale sau produse finite se numește în mod tradițional Achiziții/Achiziții - managementul achizițiilor/achizițiilor (aprovizionare). Aceeași zonă de activitate de producție în practica internă este încă numită „aprovizionare materială și tehnică” („suport”). La întreprinderile de comerț cu ridicata din economia domestică planificată, termenul „aprovizionare cu bunuri” a fost folosit de mult timp. Cu toate acestea, în ultimii ani, în creștere

numărul de oameni de știință și specialiști în logistică (care proveneau în principal din domeniu

„aprovizionare”) a început să definească această zonă drept „logistica de achiziții”.

În unele cazuri, puteți întâlni conceptul de management al aprovizionării, care înseamnă planificarea și controlul asupra întregului flux de materiale de intrare (resurse materiale și produse finite) care intră în companie. Aceasta include următoarele activități:

– planificarea recepțiilor de resurse materiale și (sau) produse finite și control în această etapă;

– achiziție efectivă;

- livrare;

– acceptare și control al calității;

– depozitare și eliberare pentru producție;

– eliminarea reziduurilor nerevendicate sau de calitate scăzută;

– reciclarea deșeurilor de producție.

Adesea, managementul materialelor în companiile industriale în practica logistică occidentală acoperă domeniile achizițiilor și logisticii producției, care pot fi greu de distins. Într-o fabrică de producție tipică, departamentul de achiziții este responsabil pentru a se asigura că materialele și componentele externe ajung la locul și momentul potrivit (achiziții). Dar odată ce procesul de producție este început, deservirea tuturor nevoilor ulterioare pentru deplasarea materialelor și a semifabricatelor în cadrul întreprinderii este clasificată ca logistică (suport) de producție.

Managementul achizițiilor este domeniul de activitate prin care o firmă achiziționează bunurile și serviciile necesare. Procesul de cumpărare este achiziția organizată de produse pentru prelucrare ulterioară sau revânzare. Produsele achiziționate pentru întreprinderile industriale sunt în principal resurse materiale necesare producției, iar pentru companiile comerciale - produse finite pentru vânzarea ulterioară.

Sfera de activitate aferenta achizitiilor include toate functiile a caror implementare este necesara pentru furnizarea continua a companiei zilnic si pe termen lung. Prin urmare, activitățile unui manager de logistică (director de achiziții) includ următoarele sarcini:

– determinarea necesarului de resurse materiale;

– cautarea unui potential furnizor;

– evaluarea posibilității de achiziție din mai multe surse alternative;

– selectarea metodei de achiziție;

– stabilirea unui preț și condiții de livrare acceptabile;

– monitorizarea mărfurilor până la livrarea acestora;

– evaluarea produselor si serviciilor furnizorilor.

Dacă funcțiile de achiziție sunt extinse, atunci acestea vor include controlul stocurilor, transportul, acceptarea produselor achiziționate și controlul în toate aceste etape.

Procesul de management al achizițiilor în general este format din șase blocuri funcționale.

Primul bloc funcțional este definirea nevoilor . Procesul de aprovizionare al unei întreprinderi începe cu o determinare rezonabilă a nevoii sale de bunuri (ce, cât și când este nevoie).

Al doilea bloc funcțional este generarea comenzilor de cumpărare . Lista comenzilor se formează pe baza nevoilor justificate ale întreprinderii. În primul rând, se determină condiții acceptabile (prețuri, termeni, mărimi lot), apoi se efectuează o căutare a posibililor furnizori. Acestea sunt selectate pe baza bazelor de date, cataloage, liste de prețuri, calcule ale costurilor estimate de transport și depozitare. Comenzile sunt emise sub forma unui contract de cumpărare.

Al treilea bloc funcțional este plata comenzilor și monitorizarea evoluției comenzilor. În această etapă, un document de plată este emis pentru furnizor, iar acesta, la rândul său, emite o procură pentru primire, care este un fel de garanție a livrării cu succes a bunurilor comandate.

Al patrulea bloc funcțional este recepția și verificarea mărfurilor. Produsele primite de la furnizori sunt supuse unei proceduri de inspecție. Daca respecta si satisface certificatele de calitate, atunci se transfera direct in ateliere (lapte) sau depozite.

Al cincilea bloc funcțional este recepția produselor în depozite. In aceasta etapa se intocmesc facturile pentru marfa, urmate de primirea acestora in depozit si primirea unei comenzi de primire. În caz de deteriorare a mărfii, se emit facturi de retur, mărfurile sunt eliberate din depozit și se emite un ordin de emitere.

Ultimul al șaselea bloc este raportarea. Toate documentele implicate în procesul de achiziție sunt introduse în diverse jurnale și registre pentru întocmirea situațiilor financiare și planificarea viitoare a achizițiilor.

Automatizarea departamentului de achiziții

Automatizarea în sens general este de obicei înțeleasă ca utilizarea mijloacelor tehnice și a sistemelor speciale de control care eliberează parțial sau complet o persoană de participarea directă, achiziție, transformare etc. energie, materiale, informații.

Pentru derularea procesului de achiziție, automatizarea presupune utilizarea de echipamente informatice cu software specializat instalat pe acesta. Totodată, procesul de întocmire a ordinelor de cumpărare, monitorizarea executării acestora, precum și menținerea diferitelor rapoarte va continua să fie efectuat de clientul aplicației, în funcție de drepturile sale de acces.

Scopul principal al automatizării procesului de achiziție este de a asigura un control adecvat al acestui proces, precum și de a minimiza timpul alocat implementării. Un alt factor important este transparența executării planului de achiziții în conformitate cu drepturile de acces la aceste informații.

Pentru a obține acest rezultat, este instalat un software special care va facilita munca dispecerului și va accelera munca acestuia. Calcul automat al costurilor, excluderea din baza de date a informațiilor cu o perioadă de postare expirată, nu este nevoie de reintroducerea informațiilor în sistem, furnizarea de rapoarte, diferențierea drepturilor de acces, încărcarea într-un document extern pentru imprimare - toate funcțiile de mai sus sunt clare exemplu de automatizare.

În orice organizație mare există o problemă de implementare și automatizare a procesului de achiziție. În prezent, mulți dezvoltatori își oferă sistemele de management al achizițiilor pentru întreprinderi. Acestea sunt furnizate atât ca aplicații separate, cât și ca supliment la sistemele automate de management al întreprinderii.

IT-ENTERPRISE - această soluție este concepută pentru un management eficient al întreprinderilor industriale și al structurilor holding.

Managementul achizițiilor în sistemul IT-Enterprise include următoarele etape:

– determinarea nevoilor de resurse materiale pe baza cerințelor de reglementare și de aplicație, solduri de depozit previzionate, aplicații neselectate de departamente, comenzi de achiziție deschise, stocuri de siguranță, materiale înlocuibile;

– identificarea și evaluarea potențialelor surse de aprovizionare cu materiale și anume menținerea unui dosar de furnizori aprobați, preferați, potențiali și respinși cu indicarea lotului minim, maxim și frecvența de livrare, termenul de livrare în zile, condițiile de livrare;

– pregătirea cererilor de achiziție – generarea preliminară a aplicațiilor pentru furnizorii clasați, distribuirea automată a aplicațiilor prin e-mail către persoanele de contact ale furnizorilor;

– evaluarea propunerilor de cumpărare, precum și selectarea unui furnizor și plasarea unei comenzi pentru furnizarea de bunuri, contabilizarea și evaluarea propunerilor, generarea automată a unei încheieri de licitație cu caracteristicile comparative ale condițiilor de achiziție pentru mai mulți furnizori, înregistrarea unei achiziții comanda sub forma de contract, caiet de sarcini, factura etc.;

– monitorizarea executării comenzilor de cumpărare – contabilizarea implementării planului de achiziții;

– controlul distribuirii si emiterii stocurilor.

1C: Întreprindere 8. MTO Logistică și suport tehnic.

Managementul achizițiilor.

Pentru a asigura calitatea produselor fabricate, asigurarea aprovizionării continue cu materiale de producție și onorarea comenzilor în

în conformitate cu termenele planificate fără a depăși costul planificat, o sarcină importantă este gestionarea eficientă a achizițiilor de bunuri și materiale.

Subsistemul oferă managerilor responsabili cu furnizarea informațiile necesare pentru luarea în timp util a deciziilor cu privire la reaprovizionarea stocurilor, pentru a reduce costurile de achiziție și pentru a organiza în mod clar interacțiunea cu furnizorii.

Printre caracteristicile pe care le oferă subsistemul:

– planificarea operațională a achizițiilor pe baza planurilor de vânzări, a planurilor de producție și a comenzilor neexecutate ale clienților;

– plasarea comenzilor la furnizori și monitorizarea execuției acestora;

– inregistrarea si analiza indeplinirii conditiilor suplimentare in cadrul contractelor cu articole fixe de produs, volume si termene de livrare;

– sprijin pentru diverse scheme de primire a mărfurilor de la furnizori, inclusiv acceptarea spre vânzare și primirea materiilor prime și materialelor furnizate de client;

– analiza necesarului de depozit și de producție pentru mărfuri, produse finite și materiale;

– analiza end-to-end și stabilirea relațiilor dintre comenzile clienților și comenzile către furnizori;

– analiza consecințelor care pot rezulta din neîndeplinirea comenzilor de către furnizori (care comandă a clientului ar putea fi perturbată de livrarea în scurtă durată a bunurilor sau a materialelor);

– planificarea achizițiilor ținând cont de nivelul prognozat al stocurilor din depozit și al articolelor de stoc rezervate în depozite;

– selectarea furnizorilor optimi de mărfuri în funcție de fiabilitatea acestora și istoricul de livrare de-a lungul anilor de muncă, criteriile de urgență a executării comenzii, condițiile de livrare propuse, caracteristicile teritoriale sau alte caracteristici arbitrare și generarea automată a comenzilor pentru acestea;

– intocmirea graficelor de livrare si a graficelor de plata.

Produse software ale familiei „Fregat” - automatizarea completă a contabilității în comerț, producție și servicii.

„FREGAT-CORPORATION” îmbină setul necesar de instrumente de contabilitate de gestiune ale unui sistem ERP modern, care asigură gestionarea mișcării fluxurilor de materiale și numerar, contabilitate operațională detaliată bazată pe documente primare, analiza și prognoza eficienței proceselor de afaceri, a acestora. procesarea analitică și prognoza și abordarea tradițională integrată a contabilității, controlului datelor și automatizării. La dezvoltarea FREGAT-CORPORATION, atât tehnicile moderne de management internațional (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II etc.), cât și nevoile reale ale întreprinderilor care nu se încadrează în setul standard de funcționalități ale acestor tehnici, precum și experiența de automatizare de succes s-a luat în considerare contabilitatea și managementul întreprinderii acumulate de firma Fregat. Folosind avantajele sale ca ERP-

sisteme, „FREGAT-CORPORATION” vă permite să obțineți o flexibilitate ridicată, asigură integrarea cu diverse surse de date, sprijinind în mod fiabil managerii în rezolvarea problemelor zilnice de contabilitate de gestiune.

Interfața originală și simplă a familiei de programe FREGAT, împreună cu funcționalitatea bogată și puterea tehnologiilor client-server, le permite utilizatorilor de orice nivel de pregătire să le folosească eficient în întreprinderi, de la un mare holding până la un mic depozit. Software „Fregat” fără să fie prea

„greu”, în același timp, nu necesită „terminarea a cel puțin șase luni de cursuri în afara serviciului” pentru configurarea sa.

„Fregat-Warehouse” (versiunea DE-LUXE) - programul vă permite să controlați întregul ciclu de mișcare a stocurilor, inclusiv gestionarea achizițiilor și vânzărilor (cheltuieli) și să sprijine toate tipurile de flux de documente pentru producție, comerț cu ridicata și cu amănuntul :

– contabilitate serială, contabilitate după termenul de valabilitate al mărfurilor, contabilitate prin „încasări”;

– completarea automată a specificației oricărui document în conformitate cu condiții personalizabile, în special, ținând cont de stocul minim și maxim;

– toate metodele standard de anulare a mărfurilor: medie, LIFO, FIFO, prețul unui anumit bon;

– un mecanism puternic de formare a prețurilor. Salvarea istoricului prețurilor;

– capacitatea de a crea, șterge și edita legături între documentele de plată individuale și comenzile de depozit. Plata parțială și „pe produs” a facturilor, suport pentru tranzacții de barter;

– mecanism convenabil pentru sincronizarea datelor cu depozitele la distanță;

– formarea unui carnet de cumpărături și a unui carnet de vânzări;

– mecanisme dezvoltate pentru construcție;

– stabilirea drepturilor de acces. Înregistrarea orei, autorul creării și ultima corectare a documentului.

Program de depozit industrial.

Programele „Depozit industrial” și „Depozit industrial Prof” sunt destinate întreprinderilor care țin evidența bunurilor materiale pentru nevoile lor de producție, și nu pentru vânzare (întreprinderi de producție, depozite auto, agenții guvernamentale, organizații de construcții etc.). Sarcina principală a programului este de a arăta soldurile și mișcarea articolelor de inventar în contextul locațiilor de depozitare (depozite, echipe, facilități, angajați) pentru a răspunde la întrebările „Unde și ce material este depozitat”, „Cine are ce ” și arată mișcarea articolelor de inventar în secțiunile de mai sus.

Revizuirea instrumentelor pentru proiectarea unui sistem automat de control și management al achizițiilor

Sistemul informatic în curs de dezvoltare este destinat utilizării în sistemul de operare Windows și, prin urmare, trebuie să aibă o interfață caracteristică acestui sistem de operare: include un set general acceptat de controale, o interfață fereastră etc.

Pentru a lucra cu baze de date în aplicația în curs de dezvoltare, se folosește Microsoft SQL Server. Este un sistem de management al bazelor de date relaționale (DBMS) dezvoltat de Microsoft Corporation. Folosit pentru a lucra cu baze de date cu dimensiuni variate, de la baze de date personale până la baze de date mari la scară întreprindere; concurează cu alte SGBD din acest segment de piață.

Serverul de baze de date Microsoft SQL Server utilizează o versiune a limbajului SQL numită Transact-SQL (T-SQL pe scurt) ca limbaj de interogare. Limbajul T-SQL este o implementare a SQL-92 (standardul ISO pentru limbajul SQL) cu extensii multiple. T-SQL permite sintaxă suplimentară pentru procedurile stocate și oferă suport pentru tranzacții (interacțiune între baza de date și aplicația gazdă).

Pentru a oferi acces la date, Microsoft SQL Server acceptă Open Database Connectivity (ODBC), o interfață pentru interacțiunea dintre aplicații și DBMS. SQL Server 2005 oferă posibilitatea de a conecta utilizatorii prin servicii web care utilizează protocolul SOAP. Acest lucru permite programelor client non-Windows să se conecteze pe mai multe platforme la SQL Server.

Pentru a lucra cu baze de date, am instalat pe computerul meu

„Microsoft SQL Server 2008”. Această versiune are unele limitări tehnice. Astfel de limitări îl fac nepotrivit pentru implementarea bazelor de date mari, dar este destul de potrivit pentru rularea sistemelor software la scara unei companii mici. Conține suport complet pentru noi tipuri de date, inclusiv specificații XML. De fapt, acesta este un server MS SQL cu drepturi depline, care include toate componentele sale de programare, suport pentru alfabetele naționale și Unicode. Prin urmare, este folosit în aplicații, în proiectare sau pentru auto-studiu.

ASP.NET este folosit ca platformă de dezvoltare a aplicațiilor - o tehnologie pentru crearea de aplicații web și servicii web de la Microsoft. Este o componentă a platformei Microsoft .NET și o dezvoltare a tehnologiei mai vechi Microsoft ASP. În prezent, cea mai recentă versiune a acestei tehnologii este ASP.NET 4.5.

ASP.NET păstrează multe din aceleași înfățișări ca și tehnologia ASP mai veche, ceea ce face ca dezvoltatorii să migreze relativ ușor la ASP.NET. În același timp, structura internă a ASP.NET este semnificativ diferită de ASP, deoarece se bazează pe platforma .NET și, prin urmare, utilizează toate caracteristicile noi oferite de această platformă.

Deși ASP.NET își ia numele de la vechea tehnologie Microsoft ASP, este semnificativ diferit de aceasta. Microsoft a reconstruit complet ASP.NET pe baza Common Language Runtime (CLR), care este baza tuturor aplicațiilor Microsoft .NET. Dezvoltatorii pot scrie cod pentru ASP.NET folosind practic orice limbaj de programare inclus în .NET Framework (C#, Visual Basic .NET și JScript .NET). ASP.NET are un avantaj de viteză față de tehnologiile de scripting, încă de la prima accesare, codul este compilat și plasat într-un cache special, iar apoi doar executat, fără a necesita timp petrecut la parsare, optimizare etc.

Avantajele ASP.NET:

– codul compilat rulează mai repede, majoritatea erorilor sunt prinse în stadiul de dezvoltare;

– gestionarea erorilor de rulare îmbunătățită semnificativ folosind blocurile try..catch;

– comenzile utilizatorului vă permit să evidențiați șabloanele utilizate frecvent, cum ar fi meniurile site-ului;

– utilizarea metaforelor deja folosite în aplicațiile Windows, precum controale și evenimente;

– un set extensibil de controale și biblioteci de clase vă permite să dezvoltați rapid aplicații;

– ASP.NET se bazează pe capacitățile multilingve ale .NET, care vă permite să scrieți codul paginii în VB.NET, Delphi.NET, Visual C# etc.

– capacitatea de a stoca în cache întreaga pagină sau o parte a acesteia pentru a crește performanța;

– capacitatea de a stoca în cache datele utilizate pe pagină;

– capacitatea de a separa partea vizuală și logica de afaceri în fișiere diferite („cod din spate”);

– model extensibil de procesare a cererilor;

– model extins de eveniment;

– model extensibil de controale server;

– disponibilitatea paginilor master pentru specificarea șabloanelor de design de pagină;

– suport pentru operațiuni CRUD atunci când lucrați cu tabele prin GridView;

- suport AJAX încorporat.

ASP.NET are un avantaj de viteză față de alte tehnologii bazate pe script. ASP.NET este un mediu bogat pentru dezvoltarea și implementarea resurselor web. În ASP.NET, puteți lucra cu orice limbaj .NET, până la Managed C++ și Visual Basic, ceea ce vă permite să nu vă gândiți la trecerea la C#.

Instrumentele de proiectare ale sistemului informatic selectate vor minimiza complexitatea dezvoltării, vor simplifica implementarea aplicației în rețeaua locală de calculatoare a organizației și vor asigura performanța și portabilitatea corespunzătoare a sistemului, care este asigurată datorită faptului că instrumentele de dezvoltare a aplicației oferite de Microsoft permite ca produsul final să fie adaptat în mod ideal pentru a funcționa în sistemele de operare din familia Windows.

2 MODELAREA FUNCȚIONALĂ ȘI LINGVISTĂ A SISTEMULUI DE CONTROL ȘI GESTIUNEA CUMPĂRĂRII LA ÎNTREPRINDEREA OJSC „Uzina de conserve de produse lactate ROGACHEVSKY”

©2015-2019 site
Toate drepturile aparțin autorilor lor. Acest site nu pretinde autor, dar oferă o utilizare gratuită.
Data creării paginii: 2016-04-12

În acest articol veți citi despre motivul pentru care o întreprindere are nevoie de un departament de achiziții, ce structură a departamentului de achiziții poate fi considerată optimă și cum să organizați managementul eficient al departamentului de achiziții. Citiți în continuare pentru răspunsuri la aceste întrebări, precum și informații detaliate despre rolurile și responsabilitățile departamentului de achiziții.

O sa inveti:

• De ce are nevoie o companie de un departament de achiziții?
• Care este structura optimă a departamentului de aprovizionare?
• Cum se organizează managementul departamentului de aprovizionare.
• Ce funcții ale departamentului de achiziții sunt importante?

De ce are nevoie o companie de un departament de achiziții?

Lucrarea departamentului de aprovizionare necesare pentru a menține o aprovizionare suficientă de bunuri în întreprindere. El se ocupă cu determinarea nevoilor firmei pentru anumite materiale, bunuri, resurse tehnice, precum și organizarea depozitării și distribuției acestora, controlând scopul utilizării resurselor materiale și tehnice și promovând economiile acestora.

La rezolvarea acestei probleme, angajații departamentului de aprovizionare vor trebui să studieze, să ia în considerare cererea și oferta pentru toate resursele materiale consumate, precum și să analizeze nivelul și fluctuațiile prețurilor pentru produse, pentru serviciile intermediare, să caute cea mai profitabilă opțiune. pentru distribuția mărfurilor, își optimizează stocurile, ținând cont de reducerea costurilor de depozit și transport-achiziție

Funcția principală a departamentului de aprovizionare este asigurarea optimă, la timp, a resurselor materiale adecvate pentru producție - de calitate și complexitate adecvate.

Ce funcții îndeplinește departamentul de achiziții?

Funcțiile departamentului de achiziții sunt prezentate în 3 domenii de bază:

1) Planificare, inclusiv:

• studiul mediului intern și extern al întreprinderii, piețe pentru produse individuale;
• prognoza, determinarea nevoilor intreprinderii de resurse materiale de toate tipurile cu planificarea relatiilor economice optime;
• planificarea necesarului de materiale cu stabilirea unei limite a proviziilor pentru ateliere;
• optimizarea stocurilor de producție;
• planificarea operațională a aprovizionării.

2) Funcții organizaționale:

• colectarea de informații despre nevoile produselor, participarea la expoziții de vânzări, târguri, licitații etc.
• analiza surselor de satisfacere a necesarului de resurse materiale in vederea determinarii celei optime;
• obtinerea si organizarea primirii de resurse reale;
• încheierea de contracte de aprovizionare de afaceri cu furnizorii selectați;
• asigurarea locurilor, atelierelor și locurilor de muncă cu resursele materiale necesare;
• organizarea de depozitare, care face parte din autoritățile de aprovizionare.

3) Controlul și coordonarea muncii:

• monitorizarea indeplinirii obligatiilor furnizorilor prin contracte, termene de livrare;
• controlul primit asupra complexității și calității resurselor materiale furnizate întreprinderii.
• Controlul inventarului;
• formularea de pretenții împotriva companiilor de transport și furnizorilor;
• analiza activității serviciului de aprovizionare, dezvoltarea măsurilor de coordonare a activităților de furnizare, creșterea eficienței activităților acestuia.

Cum să economisești bani în lucrul cu furnizorii: un caz cool de la o companie cunoscută

Editorii revistei Commercial Director au găsit o modalitate de a construi relații profitabile cu furnizorii. Studiați cazul unei companii care a optimizat achizițiile, și-a economisit 10% din buget în doi ani și a redus prețurile furnizorilor cu 25%.

Structura departamentului de aprovizionare

Printre principalii factori care determină structura departamentului de aprovizionare, trebuie remarcat:

1. Dimensiunea intreprinderii,
2. Afilierea în industrie.
3. Tip de producție.
4. Numărul și localizarea geografică a furnizorilor.
5. Volumele și gama de resurse materiale consumate.
6. Volumele și gama de produse produse.

De acești factori depind unitățile care compun serviciul de furnizare, numărul și funcțiile acestora. Serviciul de furnizare este organizat luând în considerare experiența întreprinderilor similare, precum și cerințele pentru îndeplinirea eficientă a tuturor funcțiilor de furnizare.

Atunci când se formează un departament de aprovizionare, condiția principală este principiul completității și complexității - structura trebuie să includă toate diviziile care sunt implicate în aprovizionare.

Un factor important care influențează structura departamentului de achiziții este dimensiunea întreprinderii. Departamentele de achiziții vor varia în funcție de întreprinderi de diferite dimensiuni. La întreprinderile mari se organizează un sistem de management al achizițiilor, logisticii și achizițiilor cu diferite divizii și departamente în funcție de funcții și domenii de activitate. La întreprinderile mijlocii se organizează departamente de aprovizionare cu materiale și tehnică, logistică și achiziții.

Gestionarea materialelor și materialelor tehnice în întreprinderile mici este gestionată de șeful întreprinderii sau de adjunctul acestuia - acest lucru este tipic pentru întreprinderile care nu sunt de producție. Într-o întreprindere mică, pe măsură ce se mărește, se poate forma un departament de aprovizionare. Atunci când se creează un departament de aprovizionare într-o companie, toate funcțiile de depozitare, livrare și gestionare a stocurilor îi sunt transferate.

Printre principalele tipuri de structuri organizatorice ale serviciului de furnizare se numără:

1. Structura funcțională:

• Departamentul transport;
• departamentul de achizitii;
• departament planificare si expediere;
• spații de depozitare;
• grup de vămuire a mărfurilor.

Această structură a departamentului de aprovizionare este potrivită pentru întreprinderile mijlocii fără departament de logistică. Departamentul de planificare și expediere se ocupă de planificarea achizițiilor, controlul, reglementarea și analiza implementării planului de aprovizionare. Structura funcțională este de bază, elementele sale sunt prezente în alte tipuri de structuri organizatorice ale serviciului de furnizare. În întreprinderile mici, de regulă, serviciul MTS include un departament de transport, un departament de achiziții și un depozit.

2. Structura mărfurilor.

Atunci când o întreprindere utilizează o gamă largă de resurse materiale cu volume semnificative de achiziții, în serviciul de aprovizionare se pot forma divizii de mărfuri care lucrează cu resurse materiale de anumite tipuri. O structură similară este tipică pentru marile companii comerciale angro și de producție.

Diviziile de mărfuri sunt angajate în funcțiile operaționale de furnizare și procurare a resurselor materiale specifice. Grupul de planificare și expediere este angajat în planificarea, monitorizarea și reglementarea implementării planului de aprovizionare. Grupul de vămuire asigură înregistrarea documentelor vamale cu trecerea materialelor cumpărate în străinătate prin vamă.

3. Structura pieței.

Atunci când o întreprindere achiziționează resurse pe piețe diferite sau în țări diferite, în serviciul de aprovizionare se formează divizii regionale, lucrând cu furnizorii de pe aceste piețe (țări). Ca urmare, se va putea lua în considerare normele legale și specificul acestor piețe.

4. Structura matriceală a serviciului de furnizare.

Se formează atunci când o companie implementează mai multe proiecte sau când produce diferite tipuri de produse. În acest caz, pentru fiecare produs sau proiect se formează propria unitate de achiziții.

Atunci când într-o companie este creat un serviciu de logistică, departamentele de transport, expediere, vămuire și depozit sunt transferate în structura acesteia.

Magazinele de la întreprinderile mari au propriile departamente de aprovizionare implicate în planificare. Reglementarea operațională a aprovizionării cu resurse materiale a șantierelor și atelierelor. Aceste divizii au propriile lor depozite, primind resurse materiale de la depozitele departamentului de aprovizionare al intreprinderii.

Serviciul de aprovizionare la întreprinderile mari poate include un departament extern de cooperare care furnizează componente și semifabricate de la furnizori. Aceste departamente pot fi construite pe baza unui produs sau a unei caracteristici funcționale.

De unde ia furnizorii departamentul de achizitii?

• cataloage și liste de prețuri;
• Internet;
• reviste comerciale;
• concursuri;
• materiale publicitare - reclame în mass-media, cataloage firme;
• târguri și expoziții;
• instituții financiare ale organismelor oficiale, bănci;
• directoare comerciale;
• tranzacții și licitații;
• misiuni comerciale;
• cercetare proprie;
• concurenții potențialilor furnizori;
• contacte personale, corespondență cu posibili furnizori;
• agenții de presă specializate, organizații de cercetare;
• Asociatii de comert;
• camere de înregistrare, departamente guvernamentale, servicii de licențiere, inspectorate fiscale și alte organisme cu informații deschise.

Achizițiile competitive pot aduce beneficii semnificative

Oleg Umrikhin,

Director general al companiei „TenderPro”, Dolgoprudny, regiunea Moscova

Prin achiziții competitive, o companie poate obține beneficii semnificative prin identificarea celor mai bune oferte de la furnizori. Competițiile, în funcție de modalitățile de desfășurare, pot fi după cum urmează:

• Concurs „Hârtie”. Propunerile furnizorilor la licitație pentru unul sau mai multe bunuri se depun în convertoare sigilate. De obicei, înainte de o licitație, furnizorii sunt verificați din motive formale. Printre principalele avantaje ale unei astfel de proceduri, trebuie remarcat faptul că este înregimentată, sistematică, formală și colegială. Deși nu este lipsit de neajunsurile sale. În special, complexitatea analizei chestionarelor, trimiterii invitațiilor și comparării ofertelor.
• Platformă de tranzacționare corporativă. Un concurs electronic pentru care este folosit site-ul web special al companiei dvs. Această opțiune se caracterizează prin ușurința de a transmite propuneri de furnizori, de a trimite notificări și o listă competitivă. Printre dezavantaje se numără o pierdere serioasă de timp și bani pentru implementare. În același timp, proiectul depinde de dezvoltatorii implicați.
• Platformă intercorporativă. Informațiile despre achizițiile companiei pot fi postate pe platforme speciale de Internet. O astfel de platformă ar trebui selectată ținând cont de reputația sa, recenziile despre aceasta, ușurința de a lucra cu portalul și capacitățile tehnice ale portalului. De asemenea, este necesar să se afle schemele de plată propuse pentru servicii.

Ce greșeli face adesea departamentul de achiziții?

1. Nereguli în organizarea aprovizionării cu anumite materiale. Ca urmare, resursele companiei sunt fie inactiv, fie apare o muncă de urgență.
2. Neîndeplinirea cererilor de piese de schimb pentru reparațiile programate ale echipamentelor.
3. Munca neprogramata a departamentului de aprovizionare, totul se face in ultimul moment.
4. Depozitul nu a fost informat cu privire la sosirea preconizată a articolelor de inventar - cu timp de nefuncţionare a transportului în aşteptarea descărcarii, iar penalizările apar.
5. Selectarea incompetentă a unui furnizor - cu întrerupere a livrărilor, prețuri contractuale umflate și calitate inadecvată a produsului.
6. Contabilitatea incorectă a articolelor de inventar. Ca urmare, este dificil de înțeles cantitatea de stoc dintr-un depozit.
7. Lipsa sistemului de management al stocurilor. În depozit se acumulează o mulțime de materiale nerevendicate, dar în același timp există o lipsă regulată a celor necesare.

Cum să controlezi activitatea departamentului de aprovizionare

1. Planificarea achizițiilor. Managerii de aprovizionare fără scrupule achiziționează adesea materiale și materii prime de la companiile „necesare” în volume care sunt semnificativ mai mari decât nevoile de producție.
2. Alegerea unui furnizor. Trebuie să începeți prin a forma mult, determinând în ce loturi se vor face achizițiile. Este necesar să se stabilească astfel de reguli pentru a opri riscul divizării partidelor relativ mari în mai multe partide mici. Aprobarea listei de furnizori din care compania va alege trebuie efectuată de o comisie, inclusiv de un angajat al departamentului de control intern sau al serviciului financiar. Această comisie este responsabilă pentru aprobarea grupului final de furnizori. Pe baza listei aprobate, managerul va trimite cereri identice pentru eliminarea riscului de a primi liste de preturi de la un furnizor pentru vanzarile cu amanuntul si de la altul pentru vanzarile cu ridicata.
3. Schimbarea furnizorului. Decizia de înlocuire a unui furnizor care nu a respectat termenii contractului trebuie luată de directorul general sau comercial. Ar fi indicat să se indice în regulamentele de achiziții criteriile după care lucrările, bunurile și serviciile se încadrează în diferite categorii de importanță. Aceasta este diviziunea definitorie atunci când se decide asupra formei adecvate de achiziție - cerere de oferte, concurs închis sau deschis, achiziție simplă sau achiziție cu sursă unică.

O condiție importantă este formalizarea achizițiilor pentru toate formele, inclusiv formatele de documentație, ierarhia și momentul luării deciziilor în fiecare etapă a procesului.

• Training pentru manageri de vânzări: pregătirea unui începător în 3 pași

Achizitionam materiale strict conform planului

Alexandru Kachura,

Vicepreședinte pentru Finance LLC Construcții și Investiții Dezvoltare Corporație-Sud, Krasnodar

Achizitia de materiale de la firma noastra se realizeaza strict conform planului de achizitii. Se folosește un sistem de licitație. În primul rând, o decizie este luată cu privire la fiecare furnizor sau subcontractant de către un comitet de licitație care reunește directorii companiei. Apoi, activitățile acestui document sunt reglementate prin reglementări speciale. Chiar daca exista o singura diferenta de opinie, se va tine o sedinta extraordinara, cu o decizie luata asupra contrapartidei in cauza.

Fiecare furnizor și subcontractant este inspectat de serviciul nostru de securitate - cu un studiu al legalității afacerii, situației financiare etc. Departamentul de control al proprietății (a fost formată o divizie pentru auditul intern, este direct subordonată șefului organizației) analizează periodic prețurile pentru a înțelege conformitatea documentației de licitație.

Datorită acestui sistem, este posibil să se evite umflarea artificială a prețurilor din partea furnizorilor, excluzând cooperarea cu furnizorii „afiliați” și companii aleatorii a căror calitate a activității este necunoscută.

Controlul eficient poate implica și alte mijloace, inclusiv:

1. Înainte de a decide asupra necesității unei anumite achiziții, este necesar să comparați cererea de cumpărare și bugetul.
2. Acces limitat al angajaților la date despre furnizori, cantități de achiziții, prețuri etc.
3. Împărțirea corectă a responsabilităților de-a lungul lanțului - de la aplicare la plată.

Cum să optimizați activitatea departamentului de aprovizionare în timpul unei crize

Probleme de planificare operațională– motivul pentru 63% din sarcinile nefinalizate. Trebuie să decideți asupra unei strategii care să ia în considerare achiziționarea în rezervă și economisirea banilor achiziționând doar volumul necesar „aici și acum”.

Planificați pe termen scurt. În timpul unei crize, aprovizionările trebuie planificate doar pe baza nevoilor reale - cu lipsa rezervelor. Nu este nevoie să gestionați inventarul, trebuie doar să aranjați achizițiile la timp. Cererile trebuie utilizate până în data de 15 a acestei luni, iar în data de 16 trebuie întocmit un raport al mărfurilor care sosesc în luna următoare. Pentru produsele cu termen de livrare mai mare de 1 lună trebuie întocmită o listă separată, cu indicarea termenului de executare a cererilor - departamentul de aprovizionare trebuie să asigure livrarea acestor materiale în termenul specificat.

Urmăriți știința. Ar trebui luate în considerare instrumente eficiente și binecunoscute de analiză și prognoză. Printre cele mai comune tehnici, a fost remarcată recent analiza ABC, care afirmă: „Controlul a peste 20% dintre subiecții dominanti vă permite să controlați situația cu 80%”. De asemenea, obișnuită în comerț este analiza ABC-XYZ, care nu este deosebit de potrivită pentru producție. Întreaga gamă de produse este împărțită în 9 grupe, cu identificarea opțiunilor potrivite pentru fiecare dintre ele. Mărfurile scumpe și la cerere trebuie controlate personal, iar unele categorii pur și simplu ocupă un depozit și pot fi uitate pentru o perioadă.

2) Abordați relațiile cu furnizorii

Monitorizați. Monitorizați toate ofertele - furnizorii modifică în mod inegal termenii și prețurile de cooperare. Prin urmare, este inacceptabil să lucrezi doar cu câțiva familiari din cauza intereselor personale sau doar a cunoștințelor. Da, există contracte pe termen lung și obligațiile nu trebuie încălcate. Dar în cazul unei creșteri de preț sau al unei încălcări a termenelor de livrare din partea furnizorului, există de obicei motive de refuz specificate în acord.

Cere concesii la prețuri. În timpul unei crize, inițiativa trece de partea clientului, care poate.

Dacă nu poți plăti, negociază. Dacă compania se confruntă cu dificultăți financiare temporare, puteți încerca să ajungeți de acord asupra distribuției ordinii de plăți. Oferiți furnizorilor dvs. un program de rambursare acceptabil și detalii de cooperare pentru a fi luate în considerare.

Acordați atenție oportunităților de parteneriat. Trebuie să căutați întotdeauna un compromis între oferta curentă profitabilă la prețuri accesibile și parteneriate pentru beneficii pe termen lung. Mulți furnizori sunt gata să facă concesii clienților lor în multe puncte, inclusiv probleme de dezvoltare nouă și adaptare a componentelor la nevoile dumneavoastră.

3) Gestionați-vă proviziile

Este necesar să vă goliți depozitele de materiale și mărfuri care nu vor fi solicitate în viitorul apropiat. Este necesar, în primul rând, să se evalueze dacă aceste resurse ar putea fi solicitate pentru producția auxiliară, alte domenii de activitate și servicii economice generale. Dacă acest lucru nu este posibil, trebuie să vă gândiți la posibile modalități de a le vinde:

Dezavantajele pot fi transformate în avantaje. Departamentul de vânzări poate convinge cumpărătorii că stocurile mari reprezintă un avantaj pentru companie, având în vedere fiabilitatea și stabilitatea aprovizionării sale - cu livrare promptă a volumului necesar, chiar și în cantități mari.

Pune-ți depozitul în ordine. Orice întreprindere de producție are nu numai un depozit central, ci și depozite locale și de atelier; materialele pot fi depozitate de maiștri și maiștri. Departamentul de aprovizionare poate controla depozitul central, astfel încât toate materialele trebuie valorificate acolo, inclusiv cele aflate în depozite și lângă utilaje. Dacă compania operează non-stop, atunci depozitul ar trebui să aibă un program similar. Faceți un inventar, de obicei vă permite să identificați inventarul grav necontabil.

4) Optimizați-vă cadrele

Acest aspect nu trebuie privit doar ca o reducere a personalului sau o tranziție la o săptămână de lucru scurtată.

Distribuția funcțiilor, motivație și control. Este puțin probabil ca pozițiile manageriale din departamentul de achiziții să fie necesare dacă acțiunile se bazează aproape întotdeauna pe comenzi de sus către manageri de nivel inferior și, în același timp, noi propuneri sunt respinse de către aceștia. Compania poate obține eficiență într-o situație în care angajații caută cu minuțiozitate și responsabilitate cele mai bune oferte, verifică depozitul, ținând cont de schimbările de preț așteptate. Acest efect se realizează sub rezerva unei distribuții clare a funcțiilor între angajații din departamentul de achiziții și între serviciul de aprovizionare și alte departamente.

Este deosebit de important să se elaboreze și să funcționeze o schemă de dependență a salariilor angajaților departamentului de achiziții de munca depusă și eficacitatea deciziilor. Se poate baza pe indicatori ai monitorizării pieței, a condițiilor de cumpărare și a prețurilor. Această schemă poate fi însoțită de o serie de nuanțe care nu au fost inițial luate în considerare - prin urmare, este supusă unor modificări regulate, dar trebuie să fie suficient de transparentă și de înțeles pentru angajați.

• Funcțiile departamentului de vânzări: ce trebuie să știe un manager

Dacă bănuiți că un furnizor de kickback-uri, implicați serviciul de securitate

Dmitri Gracev,

Şeful adjunct al Departamentului de materiale şi aprovizionare tehnică al companiei Belon, Novosibirsk

Dacă bănuiți că specialiștii din serviciile de aprovizionare au fost respinse, trebuie să instruiți angajații unui alt serviciu să efectueze un audit blitz al condițiilor de achiziție. În special, compararea prețurilor dvs. de achiziție cu cele publice, solicitarea de propuneri pentru principalele bunuri achiziționate în numele unei companii fictive (sau de la o altă companie, dacă persoana verificată nu cunoaște relația întreprinderilor). Cu o astfel de comunicare, va fi posibil să se determine prețurile reale ale furnizorului și să se înțeleagă metodele acestuia de a-și face lobby interesele în achiziționarea de companii.

Stabilirea cooperării între departamente. Departamentul de achiziții trebuie să controleze informațiile de pe piață, informând departamentul de producție (departamentul de vânzări într-o societate comercială) despre apariția de produse noi cu valoare mai bună pentru consumator, proprietăți oferite de furnizori Furnizorii vor primi date de la furnizori despre produse și tehnologii noi. , aducând noi oportunități companiilor lor de lucru.

Informații despre autori și companii

Oleg Umrikhin, Director General al companiei TenderPro, Dolgoprudny, regiunea Moscova. A absolvit Institutul de Fizică și Tehnologie din Moscova și Școala Superioară de Economie. A lucrat pentru companiile Lukoil, Protek, Rusal. „TenderPro”. Domeniul de activitate: automatizarea procedurilor competitive. Numar de personal: 30.

Dmitri Gracev, șef adjunct al departamentului de logistică al companiei Belon, Novosibirsk. „Belon”. Domeniul de activitate: exploatarea și prelucrarea cărbunelui, comerțul metalelor, producția de materiale de construcție. Numar de personal: 8000.

Alexandru Kachura, Vicepreședinte pentru Finance LLC Construcții și Investiții Corporation Dezvoltare-Sud, Krasnodar. Corporația de construcții și investiții Development-South a început să opereze pe piața de construcții din Krasnodar în 1995.