Descrierea postului Secretarul conține cerințe pentru calificarea unui angajat, stabilește procedura de subordonare, numire și concediere a acestuia. Documentul descrie responsabilitățile funcționale, drepturile angajatului și responsabilitățile acestuia. Atribuțiile secretarului sunt determinate de specificul organizației.
1. Secretarul face parte din categoria „interpreți tehnici”.
2. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale.
3. Numirea sau revocarea unui secretar se realizează prin ordin al directorului general.
4. În funcția de secretar este numită o persoană cu cel puțin studii medii și cel puțin un an de experiență într-o funcție similară.
5. În absența secretarului, îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile sunt transferate altui funcționar, așa cum este raportat în ordinul organizației.
6. Secretarul trebuie să știe:
7. Secretarul în activitatea sa este îndrumat de:
Secretarul îndeplinește următoarele atribuții funcționale:
1. Primește vizitatori.
2. Primește și transmite către manager documente și declarații personale spre semnare.
3. Primește corespondența trimisă managerului spre considerare. În conformitate cu decizia luată, o trimite către diviziuni structurale sau persoane specifice pentru utilizare la locul de muncă.
4. Efectuează comunicarea folosind mijloace de comunicare, înregistrează și transmite informații oficiale către manager.
5. Desfășoară activități legate de suport tehnic și organizatoric pentru activitatea managerului.
6. Întocmește cereri, scrisori și alte documente în numele managerului.
7. Implicat in pregatirea intalnirilor si intalnirilor organizate de manager. Colectează informațiile necesare, înregistrează, informează participanții despre locul, ora întâlnirii și ordinea de zi. Conduce și întocmește procesele verbale ale întâlnirilor.
8. Organizează deplasări de afaceri pentru manager: cumpără bilete, închiriază transport, spații.
9. Monitorizează implementarea de către angajați a organizării instrucțiunilor și comenzilor din partea conducerii.
10. Formează dosare, asigură securitatea documentelor, le transferă în arhivă în timp util.
11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.
Secretarul are dreptul:
1. Acceptați decizii independenteîn limitele competenţei sale.
2. Nu începeți să vă exercitați puterile dacă există un pericol pentru viață sau sănătate.
3. Solicitați managementului să creeze condiții normale pentru îndeplinirea acestora atributii oficiale, siguranta bunuri materiale, documente.
4. Primiți informații oficiale în întregime pentru a-și îndeplini atribuțiile.
5. Trimite la conducere propuneri de raționalizare pentru a îmbunătăți activitățile organizației și propria lor activitate.
6. Informați managerul despre deficiențele identificate în activitățile organizației, faceți propuneri pentru eliminarea acestora.
7. Primește de la angajații diviziilor structurale materialele necesare și explicații cu privire la motivele încălcării termenelor limită și calitatea îndeplinirii sarcinilor și instrucțiunilor de management.
Secretarul este responsabil pentru:
1. Efectuarea reprezentării neautorizate a intereselor și întâlnirilor organizației.
2. Rezultatele deciziilor luate, acțiuni proprii.
3. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.
4. Încălcarea cerințelor documentelor de conducere ale organizației.
5. Manipularea ilegală a informațiilor personale, transfer de informații confidențiale, secrete comerciale.
6. Cauzarea de daune organizației, angajaților acesteia, contractorilor sau statului.
7. Încălcarea cerințelor disciplina muncii, reglementări interne de muncă, standarde de siguranță, protecție împotriva incendiilor.
8. Încălcarea etichetei și a standardelor de comunicare în afaceri.
Secretarul instanței este funcționar public și lucrează numai în instanțe. El asigură munca documentară a judecătorului, procese și participă la ședințe. Dat oficialîndeplinește următoarele responsabilități funcționale:
1. Colectează și pregătește materialele de caz pentru a fi luate în considerare la o ședință de judecată.
2. Păstrează procesul-verbal al ședinței de judecată.
3. Pregătește și trimite citații, convoacă participanții la ședință.
4. Pregătește cauzele în justiție în conformitate cu cerințele legale.
Secretarul grefier este un funcționar care gestionează fluxul de documente al organizației. Sarcinile sale includ:
1. Conducerea convorbirilor telefonice si lucrul cu clientii.
2. Monitorizarea indeplinirii la timp a obligatiilor consemnate in documente.
3. Înregistrarea și prelucrarea corespondenței.
4. Traducerea documentelor și a corespondenței dintr-o limbă străină.
5. Mentinerea unei arhive de documente.
Vă aducem la cunoștință un exemplu tipic de fișă a postului pentru secretara unui manager, eșantion 2019. ar trebui să includă următoarele secțiuni: dispoziții generale, responsabilități de serviciu
secretarul managerului, drepturile secretarului managerului, responsabilitatea secretarului managerului. Fișa postului secretarului șefului aparține secțiunii " La nivel de industrie caracteristici de calificare".
posturile de lucrători angajați la întreprinderi, instituții și organizații
1) Responsabilitățile postului de secretar al managerului Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului întreprinderii. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor. Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului. Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite spre execuție, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite înaintate la semnare managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate. Organizează convorbiri telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin interfoane (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce prompt la cunoștință informațiile primite. prin canalele de comunicare. În numele managerului, el alcătuiește scrisori, cereri și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii, luate sub control. Menține un dosar de control și înregistrare. Oferă locul de munca managerul cu mijloacele necesare de echipamente organizatorice, rechizite de birou, creeaza conditii propice sale munca eficienta. La indicația managerului, tipărește materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit. Copiază documente pe un copiator personal.
2) În îndeplinirea atribuțiilor sale, secretarul managerului trebuie să cunoască: rezoluții, ordine, ordine și alte materiale de îndrumare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței; structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia; organizarea muncii de birou; metode de înregistrare și prelucrare a documentelor; munca de arhivă; dactilografiat; reguli de utilizare a interfoanelor; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; reguli de tastare scrisori de afaceri folosind forme standard; fundamentele eticii și esteticii; reguli de comunicare în afaceri; bazele organizării și managementului muncii; reguli pentru operarea echipamentelor informatice; elementele de bază drept administrativ si legislatia muncii; regulamentul intern al muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.
3) Cerințe de calificare. Superior învăţământul profesional fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.
1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
2. În funcția de secretar este acceptată o persoană care are studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.
3. Secretarul este angajat și eliberat din funcție de directorul organizației.
4. Secretarul trebuie să știe:
5. În activitatea sa, secretarul este îndrumat de:
6. Secretarul raportează direct directorului organizației (director de organizație, șef de departament etc.)
7. În timpul absenței secretarului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost încredințate.
Secretar:
1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale directorului organizației.
2. Acceptă corespondența primită spre examinare de către director, o transmite în conformitate cu decizia luată unităților structurale sau executorilor specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații la pregătirea și luarea deciziilor.
4. Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către directorul organizației.
5. Pregătește documentele și materialele necesare muncii directorului.
6. Urmărește examinarea și transmiterea în timp util de către direcțiile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise directorului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.
7. Organizează convorbiri telefonice cu directorul, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, comunică cu promptitudine acestuia informatii informatii primite prin canalele de comunicare.
8. În numele directorului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de director (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.
10. Urmareste executarea de catre angajatii organizatiei a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor directorului organizatiei, luate sub control.
11. Mentine un dosar de control si inregistrare.
12. Oferă locului de muncă al directorului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții care să favorizeze munca sa eficientă.
13. Tipărește, la indicația directorului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.
14. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
16. Copiază documentele pe un copiator personal.
17. Respectă reglementările interne ale muncii și alte reglementări locale reglementărilor organizatii.
18. Se conformează regulile interneși standardele de sănătate, securitate, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor în muncă.
19. Asigură curățenia și ordinea la locul său de muncă.
20. Efectuează în limite contract de munca ordinele salariaților cărora le este subordonat în conformitate cu prezentele instrucțiuni.
Secretarul are dreptul:
1. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în prezenta instrucțiune spre examinare de către directorul organizației.
2. Solicitați de la diviziile structurale și angajații organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
4. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii organizației referitoare la activitățile acesteia.
5. Solicitați conducerii organizației să ofere asistență, inclusiv furnizarea de condiții organizatorice și tehnice și înregistrare documentele stabilite necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.
6. Alte drepturi stabilite prin prezent legislatia muncii.
Secretarul răspunde în următoarele cazuri:
1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii Federația Rusă.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru a provoca daune materiale organizații - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.
Fișa postului secretarului șefului - eșantion 2019. Responsabilitățile postului de secretar al managerului, drepturile secretarului managerului, responsabilitatea secretarului managerului.
Descrierea postului nu este inclusă în listă documentele necesare totuși, prezența acesteia face posibilă definirea clară a listei de drepturi și responsabilități care revin angajaților organizației, inclusiv secretarilor.
CONFIRM:
Director general
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Shirokov/Shirokov I.A./
„12” august 2014
Fișa postului de secretar
1.1. Acest document afirmă funcțiile postului, puterile, responsabilitatea și alte condiții de muncă ale secretarului organizației.
1.2. Funcția de secretar are dreptul de a fi ocupată de o persoană care deține un certificat de studii medii generale absolvite și a absolvit suplimentar o pregătire profesională specială sub formă de cursuri, cu vechime în muncă de cel puțin șase luni.
1.3. Numirea și demiterea unui secretar are loc în modul stabilit de actualul Cod al Muncii al Federației Ruse, printr-un ordin separat al șefului organizației.
1.4. Directorul organizației acționează ca supervizorul imediat al secretarului
1.5. In caz de absenta de la locul de munca, secretarul trebuie inlocuit cu un salariat aprobat prin ordin special al conducatorului intreprinderii.
1.6. Secretara trebuie sa stie:
— Fundamentele dreptului muncii și drept civil RF;
— Structura întreprinderii, personalul de conducere, inclusiv șefii de departamente;
— Reguli de păstrare a înregistrărilor;
— Reguli de ortografie, gramatică, stil, punctuație și alte secțiuni ale limbii ruse scrise necesare pentru redactarea competentă și executarea documentației de afaceri;
— Formulare unificate, obligatorii, mostre, modele de documente administrative;
— Bazele organizării procesele de muncă;
— Etica, bazele comunicării și stilului de afaceri, incl. desfășurarea negocierilor, redactarea scrisorilor, codul vestimentar etc.;
— Reguli, metode de lucru cu echipamente informatice și de birou, inclusiv cunoașterea programelor aplicate de calculator (Word, Excel etc.);
— Norme și reguli aprobate privind protecția muncii, securitatea și reglementările interne.
2.1. Lista funcțiilor postului unui secretar include următoarele sarcini:
— Furnizarea la timp a funcționării neîntrerupte a biroului directorului;
— Întocmirea unui program de întâlniri de afaceri, conferințe, întâlniri și alte evenimente ale managerului, organizarea acestora;
— Organizarea călătoriilor de afaceri pentru manager, incl. achiziționarea biletelor, închirierea spațiilor, transportul etc.
— Negocieri pe probleme de actualitate cu șefii diviziilor structurale, transmiterea tuturor informațiilor necesare de la aceștia către directorul întreprinderii, precum și comunicarea ordinelor directorului către angajați;
— Colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor solicitate către manager;
— Monitorizarea executării ordinelor managerului trecute în jurisdicția secretarului;
— Organizarea și susținerea convorbirilor Skype și telefonice ale managerului, primirea și trimiterea de mesaje fax, în lipsa managerului la locul de muncă - primirea informațiilor transmise acestuia și aducerea acesteia șefului;
— Achiziționarea de rechizite de birou pentru manager;
— Monitorizarea funcționării echipamentelor de birou, luarea de măsuri în timp util în cazul avariilor și avariilor;
— Efectuarea documentelor interne și externe legate direct de manager (întocmire ordine, instrucțiuni, scrisori, contracte etc.)
— Organizare evenimente corporative, vacanțe, seminarii de formare etc.
— Primirea și trimiterea scrisorilor;
— Primirea documentelor și declarațiilor personale de la angajații organizației pentru aprobarea managerului;
— Organizarea procesului de primire a vizitatorilor care nu sunt angajați ai întreprinderii;
— Participarea la adunările generaleși întâlniri;
— Amabilitate, dispoziție pozitivă, crearea unui microclimat favorabil în echipă.
Drepturi
Secretarul are următoarele drepturi:
3.1. Cere condiții de muncă care să contribuie la creșterea productivității muncii sale (inclusiv furnizarea de modele îmbunătățite de echipamente de birou, respectarea standardelor de organizare a locului de muncă etc.);
3.2. Solicita si primeste documente, certificate, comenzi, instructiuni legate direct de activitatile sale;
3.3. Interacționează cu șefii de departamente, șefii diviziilor structurale și managementul superior pentru a rezolva problemele legate de activitatea organizației;
3.4. Să fie reprezentant al întreprinderii în alte organizații, atât guvernamentale, cât și comerciale, în toate problemele care intră în competența acesteia;
3.5. Participarea la cursuri de perfectionare;
3.6. Refuzați să executați responsabilități de muncă dacă ceva îi amenință viața sau sănătatea la locul de muncă.
Responsabilitate
Responsabilitatea secretarului (strict în cadrul legislației în vigoare) este prevăzută pentru apariția următoarelor situații:
4.1. Calitate slabă sau execuție cu întârziere functii profesionale, și de asemenea eșec complet de la serviciu;
4.2. Refuzul de a îndeplini instrucțiuni, sarcini, întrebări, instrucțiuni și ordine ale managerului;
4.3. Furnizarea intenționată și sistematică de informații false sau incomplete cu privire la activitatea sa;
4.4. Atitudine neglijentă față de asigurarea măsurilor de protecție a muncii, a reglementărilor interne și a siguranței, precum și lipsa acțiunii reale atunci când acestea sunt identificate de alți angajați;
4.5. Încălcarea deliberată a disciplinei muncii în lipsa motive întemeiateși documente care confirmă disponibilitatea acestora.
4.6. Nesupunere.
Conditii de munca
5.1. Programul de muncă și odihnă al secretarului este prevăzut în regulamentul intern al muncii;
5.2. Posibil călătorii de afaceri(să însoțească managerul), atât în interiorul orașului, cât și în alte regiuni.
Semnătura dreapta
6.1. Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente legate direct de activitatea sa.
DE ACORD
Șef departament HR
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Semenov/Semenov R.A./
„12” august 2014
AM CITIT INSTRUCȚIUNILE
Vederkina Anna Valerievna
Secretar al SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Pașaport 7685 Nr 975849
Eliberat de Departamentul Afacerilor Interne al districtului Leninsky din Perm
14.09.2012 cod departament 123-425
Semnătura Vederkina
„17” august 2014
FIȘIERE
Acest document este la fel de important atât pentru secretarul însuși, cât și pentru conducerea companiei. Pe de o parte, se precizează clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul, regulile și legile pe care trebuie să le cunoască, procedura de numire și demitere a acestuia, precum și drepturile sale etc. Pe de altă parte, același document permite angajatorul să coordoneze munca subordonaților și să gestioneze eficient procesul de producție.
Destul de des, atunci când apar conflicte, dispute și dezacorduri, fișele postului devin documente semnificative din punct de vedere juridic și capătă forță probatorie. De aceea, nu trebuie să tratați cu nepăsare pregătirea fișelor de post, trebuie să notați cu atenție și atenție fiecare articol.
Nu există o formă unică și obligatorie de fișă a postului pentru o secretară, așa că o puteți întocmi deja conform șablon gata făcut sau elaborați un document la propria discreție. Când pregătiți documentul, merită să rețineți că diferite intreprinderi Secretarii pot îndeplini diferite funcții, dar activitatea lor principală ar trebui să fie aceeași.
Versiunea standard, cea mai comună a fișei postului secretarului include patru secțiuni:
Cu toate acestea, dacă se dorește sau este necesar, documentul poate fi extins pentru a include și alte elemente (de exemplu, „Alte condiții”, „Dreptul de semnare”, etc.).
Documentul este de obicei scris într-un singur exemplar - este semnat și de angajatul pentru care se întocmește, precum și de șeful de departament și de directorul organizației, dar dacă există mai multe secretare, puteți tipări fișa postului în numărul necesar de exemplare. Fiecare dintre ele trebuie să aibă, de asemenea, semnături originale și, dacă este necesar, corectate astfel încât să nu existe dublarea acelorași responsabilități.
În partea de sus a instrucțiunilor, în partea din dreapta sus, trebuie rezervat un loc pentru aprobare de către șeful întreprinderii. Aici trebuie să completați doar câteva rânduri: poziția sa ( director general, director), denumire companie, prenume, prenume, patronim și lăsați spațiu pentru o semnătură cu transcriere. Apoi numele documentului este scris în mijlocul rândului.
Secțiunile principale încep cu a doua parte.
În prima secțiune numită „Dispoziții generale”În primul rând, se notează ceea ce se va discuta în acest document, apoi procedura de numire și eliberare din funcție a secretarului, căruia îi raportează exact, precum și cerințele de calificare pe care trebuie să le îndeplinească (specializare, studii, cursuri suplimentare etc. ), și sunt indicate vechimea necesară și experiența de muncă.
Apoi, aceeași secțiune enumeră toate legile, regulamentele, regulile, ordinele cu care secretarul trebuie să fie familiarizat: standarde și forme de documente adoptate în organizație, reguli de păstrare a evidenței, cunoaștere a echipamentelor de birou etc. Mai jos trebuie să scrieți cine îl înlocuiește pe secretar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă (fără a indica numele anumitor angajați).
Următoarea secțiune „responsabilități funcționale” se referă la atribuţiile ce urmează a fi îndeplinite de secretar. Acestea trebuie descrise cât mai detaliat posibil, în paragrafe separate, în conformitate cu nevoile companiei și ținând cont de timpul de lucru al angajatului.
Capitol „Drepturi” cuprinde inițiativele și puterile pe care secretarul are dreptul să le folosească pentru cele mai eficiente activități. De obicei, aceasta include posibilitatea interacțiunii sale cu alte divizii structurale ale companiei, precum și cu managementul.
In sectiunea "Responsabilitate"Încălcările pentru care secretarul poate face obiectul unei pedepse disciplinare sub formă de privare de bonus, mustrare, mustrare sau chiar concediere ar trebui precizate cu precizie. Într-unul dintre puncte, se poate observa că măsurile aplicate respectă cadrul legii și Codul Muncii RF.
În secțiunea a cincea din fișa postului de secretar, intitulată „Condiții de muncă”, în ce se încadrează, aceste condiții sunt determinate (de exemplu, de reglementările interne ale muncii), precum și unele caracteristici - de exemplu, călătorii de afaceri, programe de schimb etc.
Ultima secțiune a acestui document cuprinde un singur punct, și anume, definește documentele pe care secretarul are dreptul să le certifice cu semnătura sa.
După completarea cu atenție a fișei postului, aceasta trebuie convenită cu angajatul care este responsabil pentru respectarea regulilor și reglementărilor prevăzute în fișa postului a secretarului (acesta poate fi șeful secretariatului, șeful serviciul de personal etc.). Aici trebuie să introduceți poziția sa, numele companiei, numele de familie, prenumele, patronimul și, de asemenea, să certificați toate acestea cu o semnătură cu o transcriere.
În continuare, indicăm date oficiale și personale despre angajat: nume, prenume, patronim, funcția, din nou numele organizației, datele pașaportului, semnătura și data revizuirii documentului. Nu este necesar să puneți o ștampilă, deoarece documentul face parte din fluxul de documente intern al organizației.
Fișa postului de secretar
Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată pe baza unui contract de muncă cu Natalya Vladimirovna Ivanova și în conformitate cu
prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.
1. Dispoziții generale
1.1. Secretarul aparține categoriei directorilor tehnici este angajat și concediat prin ordin al directorului întreprinderii.
1.2. În funcția de secretar este numită o persoană cu studii profesionale superioare, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă, sau cu studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.
1.3. Secretarul managerului raportează direct șefului întreprinderii.
1.4. În activitatea sa, secretarul managerului este ghidat de:
documente de reglementare privind munca efectuată;
materiale metodologice referitoare la aspecte relevante;
statutul întreprinderii;
reglementările muncii;
ordinele și instrucțiunile directorului întreprinderii (director direct);
această fișă a postului.
1.5. Secretarul managerului trebuie să știe:
rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței;
structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
organizarea muncii de birou;
metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
munca de arhivă;
dactilografiat;
reguli de utilizare a interfoanelor;
standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
fundamentele eticii și esteticii;
reguli de comunicare în afaceri;
bazele organizării și managementului muncii;
reguli pentru operarea echipamentelor informatice;
fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
regulamentul intern al muncii;
regulile si regulamentele de protectie a muncii.
1.6. În absența secretarului directorului, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite în modul prescris de un adjunct desemnat, care poartă întreaga responsabilitate pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.
2. FUNCȚII
Secretarului directorului îi sunt atribuite următoarele funcții:
2.1. Efectuarea lucrărilor de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului întreprinderii.
2.2. Păstrarea înregistrărilor.
2.3. Organizarea primirii vizitatorilor.
3. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI
Pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt atribuite, secretarul conducătorului întreprinderii este obligat să:
3.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului întreprinderii.
3.2. Acceptați corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, transferați-o în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
3.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia computerizată menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
3.4. Acceptați documentele și declarațiile personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii.
3.5. Pregătiți documentele și materialele necesare pentru munca managerului.
3.6. Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite pentru execuție, verifică corectitudinea proiectelor de documente pregătite transmise managerului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.
3.7. Organizează convorbiri telefonice cu managerul, înregistrează informațiile primite în absența acestuia și îi aduc la cunoștință conținutul, transmit și primesc informații prin interfoane (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduc la cunoștință în timp util. modalitatea informațiilor primite prin canalele de comunicare.
3.8. În numele managerului, redactați scrisori, solicitări, alte documente și pregătiți răspunsuri către autorii scrisorilor.
3.9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, informarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.
3.10. Monitorizeaza executarea de catre angajatii intreprinderii a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor conducatorului intreprinderii, luate sub control.
3.11. Menține un dosar de control și înregistrare.
3.12. Oferiți locului de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creați condiții care să favorizeze munca sa eficientă.
3.13. Tipăriți, conform instrucțiunilor managerului, materialele oficiale necesare activității sale sau introduceți informațiile curente în banca de date.
3.14. Organizați primirea vizitatorilor, facilitați luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
3.15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și depune la arhive în termenul stabilit.
3.16. Copiați documente pe un copiator personal.
Secretarul are dreptul:
4.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
4.2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.
4.3. Primește de la șefii de divizii structurale, specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
4.4. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.
5. RESPONSABILITATE
Secretarul este responsabil:
5.1. Pentru neexecutarea (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare.
5.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.
5.3. Pentru producerea de prejudicii materiale - in limitele determinate de legislatia muncii, penala si civila in vigoare.
Am citit această descriere a postului: Data. Semnătura.
Secretarii sunt angajați, fără a căror participare, cunoștințe și aptitudini este dificil să se asigure munca coordonată a unei entități economice. Gama de responsabilități ale unui secretar este destul de largă. Merită să vă familiarizați cu ele pentru a vă face o idee despre semnificația acestei profesii în realitatea modernă.
Această muncă nu necesită doar ca o persoană să fie organizată, sociabilă și adunată, dar îi poate promite și perspective excelente de carieră. De exemplu, pe viitor poate conta pe un post de angajat al departamentului etc.
Principalele cerințe pentru acest specialist sunt următoarele:
De asemenea, mulți angajatori se concentrează pe calitati personale o persoană (prietenă, receptivitate, punctualitate), atitudinea sa față de cele mai mici detalii, capacitatea de a face față unei game largi de responsabilități și sarcini, aspect plăcut.
Salariile specialiștilor variază de la 15.000 de ruble la 40.000 de ruble. Depinde de volumul de muncă și de situația financiară a organizației în sine.
Există mai multe specializări principale ale unui secretar:
Numirea și eliberarea din funcție a acestui salariat poate interveni numai prin ordin al managerului în subordinea căruia se află. Ordinul prevede, de asemenea, funcționarul căruia îi sunt delegate atribuțiile de secretar al managerului în timpul absenței acestuia de la serviciu.
În activitățile sale, acest angajat este ghidat de:
Atribuțiile secretarului directorului includ:
De asemenea, secretarul trebuie să îndeplinească sarcini oficiale individuale ale superiorului său imediat.
Pe lângă responsabilități, acest specialist are și drepturi. El poate:
Secretarul managerului este responsabil pentru:
Funcționarul este cu un pas mai jos decât asistentul. Dar acest lucru nu îi micșorează gama de responsabilități.
Astfel, responsabilitățile postului unui secretar-grefier includ:
Multe dintre sarcinile care sunt atribuite unui funcționar pot fi îndeplinite și de secretarul managerului, dar merită clarificat faptul că funcționalitatea acestuia este mult mai largă. Acest lucru se datorează, în primul rând, necesității de a asigura activitățile de management ale managementului.
Un funcționar, ca orice alt specialist, are o serie de drepturi, în special:
Pentru a vă angaja pe postul de secretar trebuie să compuneți corect formularul de înscriere. Este important să indicați toate avantajele dumneavoastră profesionale principale, calitățile personale și, bineînțeles, experiența de lucru relevantă. De asemenea, puteți descărca un CV adecvat de pe Internet, îl puteți completa și trimite unui potențial angajator pentru a fi luat în considerare.
Ministrul Economiei și Finanțelor din Regiunea Moscova Educație: 2002 Universitatea Drexel (SUA), specializare în Finanțe,...
Automatizarea proceselor de producție este principala direcție în care producția se mișcă în prezent...
Public țintă: proprietari, directori generali;
HR - directori,...
Care, pe parcursul întregului proces de producție, își transferă costul în părți asupra produselor fabricate. Aşa...
Teorie Această proprietate a fost observată pentru prima dată de Kenneth Arrow într-un articol din 1963 intitulat „Incertitudine și...
Autoeducatie
Ce este fotografia de călătorie
Interviul este în plină desfășurare și ai reușit deja să vorbești despre educația, realizările tale și să explici de ce ți-ai dorit...
Fiecare persoană din cele aproape șapte miliarde de oameni care trăiesc astăzi pe planeta noastră este complet unică. Acest...
Buna ziua! Astăzi vom vorbi despre sucursale și reprezentanțe ale persoanelor juridice. Dezvoltarea oricărei afaceri...
Înregistrarea unei divizii SRL
Ce ar trebui să știe și să poată face un specialist în achiziții publice
Automatizarea proceselor de producție este direcția principală în care...
Public țintă: proprietari, directori generali;