Rezultatul planificării achizițiilor conform 223-FZ este a sistem informatic(EIS) plan de achiziții. Dar legea nu reglementează Cumîl formați, astfel încât clienții înșiși stabilesc ordinea procesului de planificare și o înregistrează în Regulamentul de achiziții elaborat la întreprindere.
Formarea unui plan de achiziții este un proces destul de intensiv în muncă, deoarece este necesar să se determine cât mai precis posibil nevoia întregii întreprinderi pentru achiziționarea de bunuri, lucrări, servicii pentru cel puțin următorul exercițiu financiar, să se evalueze și să se convină asupra necesar pentru fiecare achiziție, ținând cont de limitele bugetare și stocurile de depozit, dacă este cazul, gruparea nevoilor similare, formează, coordonează, aprobă și plasează planul de achiziții în Sistemul Informațional Unificat.
Dacă scopul automatizării departamentelor și serviciilor care efectuează achiziții pentru compania dvs. este nu numai de a efectua proceduri reglementate de lege, ci și de a construi un sistem eficient de planificare a achizițiilor, în acest caz merită să acordați atenție dezvoltării planificării. metode, selectând opțiunea optimă și automatizarea acesteia.
În acest articol vom analiza mai multe opțiuni pentru crearea unui plan de achiziții, dar mai întâi vom defini terminologia.
Nevoie– aceasta este o aplicație pentru achiziționarea de bunuri, lucrări, servicii. Inițiatorul nevoii poate fi fie un angajat obișnuit (de exemplu, o cerere pentru achiziționarea de echipamente pentru a-și îndeplini munca), fie un manager, adjunctul său sau un angajat special desemnat în departament (de exemplu, pentru a genera nevoi pentru departamentul său).
Poziția planului de achiziții– aceasta este o componentă separată a planului de achiziții (linie separată). Pentru a spune simplu, o poziție este un lot de achiziție (vezi figura de mai jos).
Mai multe nevoi pot fi combinate într-o singură poziție. De exemplu, cerințele pentru achiziționarea de computere de la diferiți inițiatori pot fi incluse într-o singură poziție. În acest caz, efectuăm o singură achiziție în loc de mai multe, reducând volumul de muncă al departamentului în organizarea și efectuarea achizițiilor.
Posturile din planul de achiziții sunt formate din angajați ai organizației implicați în furnizarea întreprinderii cu resurse materiale sau servicii, apoi responsabil pentru elementele planului de achiziții.
Responsabili de posturile din planul de achizitii pot fi: Sef Centrul Informatic Informatic - achizitii tehnologie informatică, specialisti din departamentul de marketing - achizitie de produse publicitare si cadouri, specialisti din serviciul administrativ si economic - achizitie de articole de papetarie, mobilier etc. De asemenea, rolul responsabilului cu articolele planului de achiziții poate fi îndeplinit de către persoana responsabilă cu planul de achiziții.
Utilizarea unui sistem specializat de generare a unui plan de achiziții simplifică munca persoanei responsabile cu planul de achiziții, întrucât este adaptat acestei sarcini, nu există informații inutile și permite ca pregătirea și aprobarea planului să fie realizată la fel de eficient ca posibil.
Automatizarea procesului de colectare a nevoilor și introducerea acestora în sistem poate fi organizată în unul dintre următoarele moduri:
1. Direct în directorul corespunzător;
2. Pe baza datelor din sistemele contabile;
3. Bazat pe memorii interne;
4. Pe baza planurilor de achiziții departamentale (în tabele Excel).
Să luăm în considerare opțiunile pentru construirea unui proces de planificare folosind exemplul de utilizare a soluției tehnice „Gestionarea achizițiilor” a sistemului DIRECTUM.
Inițiatorii cerințelor creează intrări în director Nevoiîn termenele stabilite de reglementările întreprinderii, convenite cu directorii imediati. Responsabilii de posturi formeaza posturile planului de achizitii in functie de necesitati, verificand corectitudinea datelor introduse, completand cu informatiile necesare formularii planului de achizitii conform 
cerințele legale. De exemplu, metoda de achiziție, achiziție electronică sau nu, data plasării, participanții pot fi doar SMP etc.
Nevoile generate de inițiatori, așa cum am discutat deja, sunt, dacă este cazul, grupate de persoana responsabilă de posturi. Se poate grupa după Clasificator integral rusesc produse pe tip de activitate economică, ținând cont de datele până la care trebuie îndeplinită fiecare nevoie.
Avantajele evidente ale acestei scheme includ distribuția sarcinii între departamente, responsabilitatea crescută a inițiatorilor pentru planificare, transparența sporită a procesului, informații structurate maxime (instrumente sporite de analiză - rapoarte analitice, KPI), posibilitatea de grupare automată și manuală. a nevoilor.
● 
Nevoile sunt formate inițial de inițiatori în sistemele contabile. De exemplu, 1C sau altele:
● program de producţie (cu estimări ale costurilor de producţie);
● program de reparații;
● program de investiții;
Această opțiune este aplicabilă atunci când întreprinderea are un grad ridicat de automatizare a activităților întreprinderii în ceea ce privește sarcinile contabile, în acest caz, crearea unui plan de achiziții devine un proces mai puțin intensiv;
Ați putea lua în considerare încărcarea informațiilor în director Nevoi sau direct în director Elemente din planul de achiziții fără a utiliza directorul de nevoi. Depinde de cât de bine se potrivesc informațiile din programele de contabilitate cu formatul planului de achiziții, dacă este nevoie de gruparea nevoilor.
În acest caz, pe baza notelor de hârtie primite, responsabilii de posturi sau responsabilii de planul de achiziții formează ei înșiși posturile.
Această opțiune apare atunci când:
● Un număr limitat de utilizatori lucrează în sistem, de exemplu, departamentul de achiziții, care coordonează și aprobă planul de achiziții și documentele pentru procedura de achiziție în sine. Inițiatorii din sistem nu funcționează.
● Organizația nu este încă pregătită pentru schimbări fundamentale în proces (nu există nicio dorință sau oportunitate de a abandona memoriile de la birou).
Atunci când alegeți această opțiune de lucru, ar trebui să înțelegeți că:
● volumul de muncă al specialiștilor din departamentul de licitații/compartimentul de achiziții/responsabil de posturi va crește;
● riscul erorilor umane la introducerea informațiilor în sistem va crește;
● nu există instrumente convenabile pentru combinarea nevoilor.
O organizație poate folosi o opțiune atunci când șefii de departament înregistrează nevoile departamentului pentru achiziționarea de bunuri, lucrări și servicii în format tabel Excel, reflectă Ce, în care volum si in ce termene limită.
Această opțiune de lucru este utilizată în aceleași cazuri ca și cu opțiunea de generare a nevoilor de către inițiatori în format de memorii.
După cum sa menționat mai sus, este important nu numai să colectăm informații de la inițiatori, ci și să asigurați valabilitatea planului de achiziții. Acest lucru este asigurat, printre altele, prin coordonarea planului cu părţile interesate si lider.
Odată ce v-ați hotărât asupra opțiunii de colectare a nevoilor și de formare a posturilor, trebuie să decideți asupra opțiunii de coordonare a rezultatelor planificării.
|
Opţiune |
Coordonare |
|||
Clienții care lucrează sub 223-FZ sunt obligați să își planifice activitățile. Reamintim că planul de achiziții trebuie publicat în Sistemul Informațional Unificat cel târziu la 31 decembrie a anului în curs. Să luăm în considerare planul de achiziții (223-FZ), un eșantion de umplere și reguli de întocmire.
Vorbim despre un document care ar trebui să conțină informații despre satisfacerea nevoilor viitoare ale clientului, împărțite în trimestre sau luni. El este cel care dictează ce contracte vor fi încheiate pe baza rezultatelor licitației (Partea 5.1, Articolul 3 Nr. 223-FZ). O excepție aici pot fi situațiile neprevăzute (forță majoră), precum și acele cazuri în care introducerea datelor într-o procedură de tranzacționare este fie interzisă (secretul de stat), fie nu este necesară. Acesta din urmă include, de exemplu, informații despre achiziționarea de bunuri sau servicii al căror preț este sub 100 de mii de ruble. Și pentru clienții al căror venit pentru exercițiul financiar este mai mare de 5 miliarde de ruble, această limită este stabilită la 500 de mii de ruble.
Actul principal care reglementează elaborarea planului este normele aprobate prin HG nr. 932 din 17 septembrie 2012. Când îl compilezi, merită să te bazezi pe^
Pentru a primi un produs sau serviciu la ora stabilită, trebuie să țineți cont și de momentul licitațiilor. Este necesar să se țină cont de indici bursieri, cursuri de schimb etc., în funcție de tipul de activitate al cumpărătorului (clauza 6 din Reguli).
Aceasta ar trebui să includă și informații complete despre contractele pe termen lung, chiar dacă acestea durează mai mult.
Separat, este de remarcat clienții din lista stabilită prin Ordinul Guvernului Federației Ruse nr. 475-r din 21 martie 2016. Proiectele de grafice ale acestora pentru achiziționarea de bunuri/lucrări/servicii, produse inovatoare și de înaltă tehnologie, medicamente de la SMP, proiectele de modificări ale unor astfel de documente sunt supuse monitorizării și evaluării (Decretul Guvernului nr. 1169 din 29 octombrie 2015).
În urma inspecției, clientului i se dă o decizie cu privire la conformitatea sau nerespectarea acestor documente cu legea. În al doilea caz, este necesară eliminarea încălcărilor, în caz contrar FAS poate suspenda activitățile de achiziții ale clientului.
Planul de achiziții trebuie întocmit în formular electronic, care vă permite să copiați părți din text, precum și să îl semnați cu o semnătură electronică. Durata planului de achiziții conform 223-FZ în Sistemul Informațional Unificat este de cel puțin un an. Dacă vorbim de achiziționarea de medicamente, produse inovatoare și de înaltă tehnologie, atunci perioada de plasare variază de la 5 la 7 ani.
Clientul personal, ținând cont de cerințele legii și ale Regulilor, stabilește perioada de pregătire, precum și procedura de generare a proiectului de document. Prin urmare, planurile de achiziții conform 223-FZ pentru 2020 pot fi publicate în Sistemul Informațional Unificat în timpuri diferite. Cu toate acestea, planul pentru 2020 trebuie publicat în termen de 10 zile calendaristice de la data aprobării, dar nu mai târziu de 31 decembrie 2017.
Un exemplu de plan de achiziții 223-FZ și modul de completare sunt prezentate mai jos.
Mai jos sunt prezentate o serie de cazuri în care este necesară modificarea graficului de licitație în cazul în care contractul nu este semnat:
Modificări ale planului de achiziții 223-FZ pot apărea din următoarele motive:
Pentru tranzacțiile deja încheiate, nimic nu este ajustat, chiar dacă s-au modificat termenii esențiali ai contractului. Același lucru este valabil și pentru achiziționarea de produse, informații despre care sunt interzise sau nu trebuie incluse în plan.
La urgență licitația este organizată de urgență, iar informațiile despre aceasta sunt introduse după ce nevoile cumpărătorului sunt satisfăcute.
La efectuarea modificărilor, documentul poate fi completat, corectat sau șters. Încheierea unei înțelegeri cu furnizor unic din cauza unei proceduri nereușite presupune doar corectarea informațiilor despre licitație, și nu o poziție suplimentară.
Executarea corectă a programului ajustat presupune efectuarea de ajustări și aprobarea versiunii finale, precum și întocmirea unei lucrări separate care să enumere toate inovațiile. Toate acestea trebuie semnate cu semnătură electronică.
Inovațiile trebuie să se reflecte în Sistemul Informațional Unificat în formulare electroniceși documente grafice în maximum 10 zile de la implementarea acestora.
Organizații sfera bugetară sau cu o pondere mare de participare la acestea, statele lucrează în principal Legea federală despre achiziții. Uneori situația se schimbă și necesită un depozit. Vă vom spune cum să faceți asta.
A depune modificări ale planului de achiziții conform 223-FZ, trebuie să:
În unele cazuri, devine necesară ajustarea planului de achiziții. De exemplu, când înainte de a semna o înțelegere:
Rețineți că, în al doilea caz, Ministerul Dezvoltării Economice al Rusiei se obligă să facă modificări ale planului de achiziții conform 223-FZ(scrisoarea nr. D28i-1364).
În practică necesitatea de a face modificări ale planului de achiziții conform 223-FZ poate apărea din cauza unor eventuale sau deja survenite forțe majore (urgențe, accidente etc.), atunci când organizația a devenit dintr-o dată antreprenor în baza unui contract guvernamental. Dacă o achiziție planificată anterior a eșuat, acesta este și un motiv pentru a transfera bani către achiziție nouăși reglați subiectul în sus.
Dar când modificări ale planului de achiziții conform 223-FZ nu faceți (vezi tabelul):
| Situaţie | Exemplu |
| Principalii termeni ai unui contract deja încheiat s-au schimbat | De exemplu, volumul livrării, costul, termenul limită. Ministerul Dezvoltării Economice consideră că în acest caz nu are rost să schimbăm ceva. |
| Legea nu permite includerea datelor privind achizițiile în plan. | Când achiziția este legată de guvern. secret |
| Este posibil ca datele privind achizițiile să nu fie incluse în plan | Prețul tranzacției nu va depăși 100 de mii de ruble. |
| Din cauza unei urgențe sau a amenințării acesteia, a trebuit să facem o achiziție | Informațiile privind achizițiile pot fi incluse în plan după fapt |
Citeste si Cum să dai unui copil un nume de familie dublu la naștere: instrucțiuni
În practică modificări ale planului de achiziții conform 223-FZ poate viza:
Clientul stabilește întotdeauna ce ajustări specifice trebuie făcute planului pentru fiecare caz.
Potrivit Ministerului Dezvoltării Economice (scrisoarea nr. D28i-1001), o nouă poziție nu ar trebui inclusă în plan în două cazuri:
În aceste cazuri, este necesară ajustarea datelor privind achiziția planificată anterior: programul de desfășurare a acesteia și (sau) informații despre procedura de achiziție.
Pentru modificări ale planului de achiziții conform 223-FZ trebuie să parcurgeți două etape principale (vezi tabelul):
EXEMPLU
Situaţie: Nu există date privind achizițiile în plan. S-a desfășurat prin concurs sau licitație.
Soluţie: planul trebuie ajustat ÎNAINTE de postarea anunțului de achiziție în EIS.
Forma planului de achiziții este stabilită prin Hotărârea Guvernului nr. 932 din 17 septembrie 2012 „Cu privire la aprobarea regulilor de elaborare a unui plan de achiziții de bunuri (lucrări, servicii) și cerințe pentru forma unui astfel de plan. .” ÎN planul de achizitii trebuie să conțină informațiile necesare despre achiziție pentru client. Deci, planul de achiziții 223 Legea federală 2013 trebuie să conțină o listă cu următoarele informații:
Nu sunt incluse în planul de achiziții conform Legii federale 223:
Este demn de remarcat faptul că planul poate să nu includă achiziții al căror cost este de până la 100 de mii de ruble. / 500 de mii de rub.
Conform Decretului Guvernului nr. 908 din 10 septembrie 2012 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind publicarea informațiilor privind achizițiile pe site-ul oficial”, plasarea unui plan de achiziții sau informații privind ajustarea planului se efectuează pe CAB în termen de 10. zile de la data aprobării documentului. Planul de achiziții trebuie elaborat și afișat de către client pe OOC până la 31 decembrie a anului următor.
Planul de achiziții trebuie să includă o defalcare trimestrială și lunară. Planul în sine nu ar trebui să afișeze ordinea de livrare doar informații despre luna planificată pentru încheierea contractului, chiar dacă livrarea va avea loc pe parcursul unui an sau mai mulți ani. Dacă achiziția este pe termen lung, atunci planul indică luna în care va fi încheiat contractul, iar perioada corespunzătoare este indicată în coloana Durata contractului. Acest lucru este necesar pentru ca în materie de achiziții publice munca să fie organizată și eficientizată în mod corect și clar, în plus, această abordare va ajuta la evitarea eventualelor greșeli și neînțelegeri;
Achizițiile urgente, de exemplu, contractele de contract/subcontractare care nu pot fi planificate, reprezintă o bază bună pentru ajustarea planului de achiziții împreună cu o modificare a nevoii clientului de bunuri (servicii, lucrări), o modificare a prețului mărfurilor cu mai mult de 10% și altele aprobate în reglementările privind achizițiile. Planul poate fi ajustat de câte ori este necesar dacă regulamentele de achiziții în sine nu conțin informații despre astfel de acțiuni. Absolut orice schimbare în acest domeniu ar trebui să fie reflectată imediat în documentație. În caz contrar, pot apărea din nou probleme dacă modificările intervenite nu sunt indicate la timp.
După intrarea în vigoare a Legii federale 223 privind achizițiile, cea mai dificilă problemă în activitatea clienților va fi formarea sau, mai degrabă, modificarea ulterioară a planului de achiziții, deoarece toate modificările în achiziții trebuie incluse imediat în planul corespunzător. și adăugat pe site-ul oficial. Publicarea tuturor informațiilor necesare pe site este o modalitate de a face licitațiile guvernamentale deschise, corecte și accesibile. Și acesta, după cum știți, este cel mai important lucru în această chestiune, deoarece tocmai partea comerțului de stat este cea care reprezintă cel mai mare număr de toate tipurile de fraudă.
La rândul lor, modificările aduse planului de achiziții (planul de achiziții 223 Legea federală 2013) trebuie să fie agreate și, de asemenea, aprobate de conducerea companiei. Întrucât sectorul public găzduiește în prezent un număr mare de proceduri de achiziții în fiecare zi, numărul de modificări indicate în planul de achiziții va fi destul de mare. În caz contrar, greșelile și neînțelegerile nu pot fi evitate. Structura achizițiilor publice este un mecanism complex care include un număr mare de organizații și întreprinderi, iar rezultatul întregii proceduri depinde de activitatea fiecăreia dintre ele. Prin urmare, înainte de a începe să cooperezi cu clienții guvernamentali, evaluează-ți cu atenție punctele forte, pentru că va trebui să muncești din greu dacă vrei să obții profit.
Într-o afacere care se desfășoară cu participarea intereselor guvernamentale, planificarea aprovizionării nu este doar o parte management eficient, dar și o obligație statutară. Planul de achiziții în conformitate cu 223 Legea federală este o condiție necesară pentru gestionarea resurselor financiare în domeniul furnizării anumitor entități comerciale cu resurse materiale.
Pentru toate întreprinderile care intră sub incidența Legii federale 223 din 18 iulie 2011, planificarea operațiunilor de aprovizionare (cumpărare) este obligatorie. Statul a introdus o astfel de obligație, urmărind două obiective principale:
Atingerea acestor două obiective în cadrul Legii federale 223 asigură clientului procedura de a formula un plan de achiziții pentru anul următor.
Nu există excepții statutare pentru subiecți (întreprinderi), cu toate acestea, există excepții pentru operațiuni care pot să nu fie incluse în planul de achiziții conform Legii federale 223.
De regula generala, harta operațiunilor de achiziții pentru anul următor ar trebui să fie afișată pe oficial resursă informațională sub rezerva a doua termene limita:
De la intrarea în vigoare a legii achizițiilor publice, nu s-a stabilit la nivel legislativ ca entitățile comerciale să fie trase la răspundere pentru încălcarea termenelor specificate.
Astăzi nu există o asemenea responsabilitate. Poate tocmai din acest motiv planurile chiar și ale unor mari corporații cu participare de stat au fost publicate cu încălcarea termenelor stabilite.
Serviciul Federal Antimonopol este conștient de această omisiune și, în viitorul apropiat, se preconizează introducerea unor modificări la Codul contravențiilor administrative, care vor prevedea răspunderea pentru încălcarea termenelor de transmitere a informațiilor privind planificarea activităților de achiziții.
Forma planului de achiziții în conformitate cu 223 Legea federală este determinată de entitatea comercială în mod independent. Dar acest lucru nu înseamnă că o întreprindere se poate descurca complet fără a reglementa această parte importantă a planificării aprovizionării.
Conform Legii Federale 223, forma planului de achiziții, procedura de pregătire, aprobare și plasare a acestuia trebuie să fie consacrate în reglementările locale de achiziții.
De asemenea, un exemplu de plan de achiziții conform Legii federale 223 poate fi înregistrat la nivel local. Dacă în cursul activităților sale o întreprindere încalcă normele propriilor reglementări, aceasta este echivalentă cu o încălcare a normelor legale.
Prin urmare, este evident că un exemplu de plan de achiziții în conformitate cu 223 Legea federală ar trebui întocmit cât mai convenabil și simplu posibil, astfel încât la întocmirea documentelor, utilizarea acestuia să nu complice administrarea intențiilor de afaceri, ci, dimpotrivă, să permită gestionarea mai eficientă a resurselor disponibile pentru a satisface nevoile așteptate.
Ca exemplu de plan de achiziții conform Legii federale 223, puteți utiliza planuri publicate pe site-ul oficial de marile corporații.
Pentru comoditate, se poate întocmi un plan pe baza transmiterii obligatorii a următoarelor informații:
În plus față de parametrii specificați, atunci când întocmește un plan de achiziții conform Legii federale 223, clientul notează:
Planul este aprobat oficial, care este învestit cu astfel de competențe în conformitate cu Regulamente, după care începe procedura de publicare a planului pe resursa de informații oficiale.
Oficial, momentul postării unui plan de achiziții pe o resursă de informații este publicarea acestui plan în partea deschisă a site-ului de achiziții. Acesta este un site oficial de achiziții.
Întreprinderile au dreptul de a posta astfel de informații pe propriile lor site-uri web în orice moment și în orice formă care este în concordanță cu politica lor corporativă. Dar o astfel de publicare nu anulează obligația de a afișa harta achizițiilor pe resursa oficială de informații.
Înainte de publicare în partea deschisă a site-ului, harta de aprovizionare planificată este verificată în așa-numita parte închisă. În timpul procesului de verificare, clientul furnizează administrației site-ului următoarele informații:
Odată ce această identificare a fost făcută, planul va fi pus la dispoziția publicului.
Conform regulilor actuale de planificare a operațiunilor de afaceri, întreprinderile trebuie să întocmească un plan rezonabil de achiziții pentru anul următor la începutul celei de-a doua jumătate a anului.
Această lucrare se desfășoară în mod activ, dar este de la sine înțeles că planul poate fi supus ajustărilor.
Ministrul Economiei și Finanțelor din Regiunea Moscova Educație: 2002 Universitatea Drexel (SUA), specializare în Finanțe,...
Automatizarea proceselor de producție este principala direcție în care producția se mișcă în prezent...
Public țintă: proprietari, directori generali;
HR - directori,...
Care, pe parcursul întregului proces de producție, își transferă costul în părți asupra produselor fabricate. Aşa...
Teorie Această proprietate a fost observată pentru prima dată de Kenneth Arrow într-un articol din 1963 intitulat „Incertitudine și...
Autoeducatie
Vara este vremea vacanțelor și a călătoriilor. Și mergând astăzi la drum, aproape toată lumea se străduiește să-și surprindă...
Interviul este în plină desfășurare și ai reușit deja să vorbești despre educația, realizările tale și să explici de ce ți-ai dorit...
Fiecare persoană din cele aproape șapte miliarde de oameni care trăiesc astăzi pe planeta noastră este complet unică. Acest...
Buna ziua! Astăzi vom vorbi despre sucursale și reprezentanțe ale persoanelor juridice. Dezvoltarea oricărei afaceri...
Există o mulțime de cărți în lume. Și probabil că aveți o mulțime de basme, povești, colecții diferite acasă...
Succesul este un profesor prost. Îi face pe oameni deștepți să creadă că nu pot pierde.
Automatizarea proceselor de producție este direcția principală în care...
Public țintă: proprietari, directori generali;