Приглашение на профессиональный праздник образец. Приглашение на мероприятие: текст, оформление

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 12

ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ?

Корпоративный праздник - одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника.

Приглашение или пригласительный билет - это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.

Приглашение - визитная карточка праздника, выполняющая две основные задачи:

Вводит гостя в тему праздника;

Предоставляет ему нужную информацию.

Оформляются письма-приглашения либо открыткой с текстом на внутренней стороне, либо это конверт с вкладышем - обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4. По форме такой лист может быть прямоугольным, квадратным, круглым с волнистыми или мелкими зазубренными краями. Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений. Прежде всего нужно определиться, каким будет ваше приглашение. Письма-приглашения на корпоративные праздники напрямую зависят от характера и назначения мероприятия. В зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будут новые текст, оформление, способ вручения. Приглашение может быть отправлено адресату в электронном виде или в твердой "открыточной" форме. Выбор зависит от адресатов, их статуса и ожиданий, особенностей использования электронной почты в офисе, задач сохранения интриги и необходимости адресности сообщений.

Словарь кадрового делопроизводства. Письмо-приглашение относится к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию.

Электронное приглашение по размеру шрифта, цветовой гамме, стилю и т. д. должно отличаться от обычной деловой переписки.

Приглашения в конвертах требуют адреса доставки, обозначения имени получателя в письме. Такой формат потребует расходов на сами открытки, на курьерскую доставку и т. д. Соответственно, это должно быть оправдано задачами праздника и аудиторией. Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого.

Можно организовать вручение приглашений при входе в офис.

Главное - приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным.

Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке. Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях и деловых партнерах организации. Уровень почтовой доставки низкий. Письмо может задержаться или вовсе потеряться и не дойти до получателя. Заказные письма с уведомлением - хороший вариант. Однако если это Новый год, Международный женский день, то в предпраздничном ажиотаже письма потребуют большего количества времени на доставку и будут доставлены не ранее чем через неделю.

Когда времени не хватает, можно воспользоваться службой экспресс-доставки или курьерской службой. Курьерскую доставку можно организовать самостоятельно. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение было вручено вовремя. Телефон в данном случае пригодится только для обратной связи. Даже если руководитель компании кого-либо пригласил при личном разговоре (разговор между руководителями компании, фирмы и т. д.), этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме. Начинать рассылку любых приглашений нужно как минимум за 2 - 3 недели до даты корпоративного праздника.

Открытка и внутренний конверт приглашения должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме с пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться и дополнительная информация, например поздравление, какая-нибудь цитата, логотип компании и т. д. Если работодатель хочет сделать оригинальное приглашение, необходимо обратиться в типографию или агентство и оформить заказ на изготовление приглашений. Наружный конверт дает первое впечатление, поэтому необходимо оформить его в едином стиле с вкладышем (даже если это простой почтовый конверт).

Также оформление и текст приглашения напрямую зависят от того, кому оно предназначено. Приглашенных на праздничное мероприятие можно поделить на несколько категорий:

VIP-гости (учредители, спонсоры, крупные клиенты, представители администрации города, постоянные партнеры). Руководители компании обычно таким гостям приглашения вручают лично. Для этих людей должны быть составлены именные тексты. Пригласительные карточки необходимо вручать заранее, за 3 - 4 недели. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости;

Сотрудники компании. Приглашения, адресованные сотрудникам компании, могут быть однотипными, стандартными. В таких приглашениях следует уточнять, кто приглашается на праздничное мероприятие - сам сотрудник, он может взять с собой супругу/супруга, детей. Чтобы никого не забыть, можно передать такие приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом им количестве, а они уже распределят их в порядке иерархии;

Бизнес-партнеры (поставщики, компании-партнеры). Приглашения для этой категории составляются стандартные. Пригласительные билеты необходимо вручить за 1 - 2 недели. Когда количество участников мероприятия ограниченно, необходимо со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто нет. Важно приложить все усилия, чтобы пригласительные письма каждому приглашенному было вручены непосредственно адресату или доверенному лицу.

Когда вы решили, каким будет ваше приглашение, стоит подумать о содержании приглашения. Любое приглашение представляет собой краткий текст, состоящий из нескольких простых предложений. Весь текст составляет обычно 5 - 7 предложений. Не стоит забывать, что, как и всякий текст, содержание приглашений условно делится на вступление, основную часть и заключение. Следовательно, в любом приглашении должно быть три абзаца. Но прежде, чем начнем составлять текст наших пригласительных билетов, следует напомнить две особенности языка документации, носящих этикетный характер:

Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимения "Вы" и "Вас" с целью вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу;

Вторая - этикетная, она связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от первого лица единственного числа пишутся приказы, заявления, можно написать и приглашения. Но, составляя текст приглашения, лучше строить изложение от первого лица множественного числа - тем самым автор выступает как представитель организации, компании.

Любое приглашение начинается с обращения, первый абзац - вступление. В основном это типовые фразы: "Уважаемый Иван Иванович!", "Дорогая Татьяна Александровна", "Уважаемая госпожа Петрова", "Уважаемый господин Иванов". Избегайте в обращении высокопарных фраз типа "Глубокоуважаемый Семен Иванович!", "Глубокоуважаемая Анна Александровна". Здесь стоит коснуться вопроса уместности употребления восклицательного знака. Многие из нас неоднократно отмечали, что в деловой корреспонденции и в публикуемых в прессе документах все чаще вместо восклицательного знака встречается запятая. При этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной:

Уважаемый Александр Петрович,

обращаемся к Вам...

Хочется обратить ваше внимание на то, что не стоит строить текст приглашений таким образом. В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству.

Второй абзац - информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие.

Третий абзац - заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано:

К коллеге обращаемся с уважением и вниманием;

К клиенту - с обаянием;

К спонсору - с признательностью;

К представителям СМИ - с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.

В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Письмо-приглашение должно содержать следующую информацию:

Место проведения праздника;

Время начала/отъезда из заданной точки;

Требования к дресс-коду;

Дополнительные сведения, важные для праздника.

Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не просто как распечатка интернет-карты, а как карта, дополненная интересными деталями. Если участники добираются до места праздника самостоятельно, необходимо как можно подробнее описать возможные маршруты.

RSVP-карточка

RSVP-карточка в переводе с французского языка "просьба ответить". Какая информация должна быть в такой карточке? Как правило, она содержит:

Контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход;

Оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить организаторам мероприятия.

Помимо этого RSVP-карточка может содержать предложения выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т. п. Размер такой карточки должен быть меньше самого приглашения. Но общий стиль приглашения распространяется и на RSVP-карточки. Карточку можно заменить пометкой RSVP на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятия приглашения, или отказаться от него. Может быть указан адрес, на который необходимо отправить ответ.

Примерный образец

│ RSVP-карточка (текст 1) │

│ Сможет. Не сможет │

│ (подчеркнуть выбранное утверждение) │

│ присутствовать на юбилее компании "Тандор" │

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ RSVP-карточка (текст 2) │

│ Имя, отчество _________________________________________________________ │

│ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │

│ Количество человек ____________________________________________________ │

│ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │

│ "Лидер" _______________________________________________________________ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примерный образец

Приглашения на юбилей компании (тексты)

Уважаемый Олег Петрович!

Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.

Ждем Вас в ресторане "Олимпия", г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.

Приглашение действительно на одного человека.

С уважением,

Игорь Иванович Сухов,

директор компании "Лидер"

Уважаемый Петр Ильич!

Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.

Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан "Траектория".

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Уважаемая Татьяна Васильевна!

Мы благодарны Вам за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями. Работать с Вами одно удовольствие. Хотим пригласить Вас на торжественное мероприятие, посвященное юбилею нашей компании.

Приглашение действительно на двух человек.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Уважаемый Игорь Петрович!

Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.

Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие. Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании.

Приглашение действительно на двух человек.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Примерный образец

Официальное приглашение (текст)

Уважаемый Николай Викторович!

Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании.

С уважением,

Михаил Иванович Петров,

директор компании "Прогресс"

Примерный образец

Приглашения на мероприятие открытия (тексты)

Наше новое предприятие начнет производство 15 декабря 2011 г, и мы с удовольствием приглашаем Вас принять участие в праздничном мероприятии, посвященном открытию нашего завода.

С уважением,

директор завода "Энергопром"

Иван Иванович Иванов

Уважаемая Елена Александровна!

В 13:00 состоится праздничный обед, после которого последуют церемония открытия и экскурсия по предприятию. Просим Вас подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия.

С уважением,

директор завода "Энергопром"

Иван Иванович Иванов

Библиографический список

1. Культура русской речи: Учеб. для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. М.: НОРМА-ИНФРА М, 1999.

2. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. М., 2000.

3. Формановская Н. И. Речевой этикет и культура общения. М., 1989.

Ю. Овчиева

Ведущий программист

ЦНИТ Государственного

университета управления

Подписано в печать

На прием с рассадкой, согласно этикета приглашения список приглашенных готовят заблаговременно, что объясняется необходимостью составить план размещения гостей за столом.

На дипломатические официальные приемы гостям направляют соответствующие приглашения, которые могут быть полностью или частично напечатанными. Для менее официальных мероприятий допускается отправка приглашений, полностью написанных от руки. Независимо от вида приглашения всегда пишется от третьего лица. Официальный протокол считает возможным передать его по телефону или телеграфу.

Приглашение на официальные мероприятия всегда печатаются на белоснежной («off white») бумаге черной краской. В последнее время при изготовлении приглашений среди всех стилей написания букв предпочтение отдается рукописным стилям.

Полностью напечатанные приглашения используют для особых мероприятий — очень больших или формальных, официальных приемов. Считается, что такие приглашения демонстрирует особое уважение к приглашенным (они же являются и самыми дорогими). В полностью напечатаном приглашение от руки вписывается только имя гостя и, при необходимости, его жены.

Если хозяином приема является высокопоставленное лицо (глава государства, премьер-министр, спикер парламента, посол государства и т.д.), приглашение может иметь вверху изображение герба страны или печать офиса должностного лица (например, премьер-министра). Существует практика, согласно которой на приглашениях на мероприятия, происходящие на государственном уровне, используется изображение государственного герба, печати офиса должностного лица, выполнены золотой краской, а на пригласительных рабочие завтраки, ланчи, другие менее официальные мероприятия — не цветное выпуклое изображение герба или печати. Все приглашение от имени президента страны имеют золотое изображение государственного герба или президентской печати.

Частично печатные приглашения могут использоваться для любого вида принятия, по любому поводу и для любой даты и времени. Приглашение такого рода могут направляться для ланчей, чая, коктейлей и т.п..

Частично печатные приглашения дешевле, чем печатные полностью, и поэтому они активно используются лицами и учреждениями, которые часто организуют различные протокольные мероприятия. Необходимая информация (вид приема, дата, день, время и место проведения) вписывается от руки черными чернилами соответственно конкретного мероприятия.

Существуют общие требования этикета приглашения к приглашений всех видов. Если мероприятие устраивается в честь определенного официального лица, высокого гостя или в честь национального праздника, соответствующая информация указывается вверху приглашения или, если допускает размер, в самом тексте. В том случае, когда соответствующая фраза слишком длинная, печатается отдельная карточка, которая прикрепляется к приглашению.

Приглашение, которое направляется почетному гостю, не объясняет причину мероприятия, а содержит надпись «То Remind» или «Pour Memoire» (PM).

Обычно, все приглашения, в частности приглашение на прием по рассадкой гостей, обязательно в нижнем левом углу содержат буквы R. S. V. Р. — просьба ответить. Ниже возможно уточнение — «Regrets only» — сообщить только в случае невозможности присутствовать. Такая просьба отсутствует на приглашении, которое направляется почетному гостю, с которым обязательно достигается предварительная договоренность о его присутствии, и таким образом приглашение в таком случае является напоминанием о мероприятии. Если ответ ожидается по телефону, его номер пишется под просьбой дать ответ.

В приглашении, как правило, указывается форма одежды, предусмотренная для конкретного мероприятия. Это может быть:

— Повседневная одежда. Такая форма определяется словами: «informai», «tenue de ville», «undress» (характерно для Великобритании);

Смокинг. В дипломатическом и официальном протоколе для такой формы используется определение «black tie». Возможно также, для полуформальных мероприятий, «dinner dress», «tuxedo»;

— Фрак. В приглашениях такая форма определяется как «white tie». Возможно также «tenue de soire», «evening dress», «decorations» и просто «tails».

Если в приглашении форма одежды не указана, считается, что в таком случае организаторы предполагают неформальную, повседневную одежду. В такой ситуации следует уточнить форму одежды накануне приема.

Приглашение на прием могут быть переданы по телефону. Как только получается согласие на приглашение по телефону, сразу же отправляется соответствующее напечатано или написано от руки напоминания. Может быть оно направлено также и телеграфом. Приглашение на официальные мероприятия, переданы телеграфом, дублируются напечатанными. Ответ на приглашение такого рода дается также телеграфом или по телефону.

Приглашение на прием рассылаются заранее. Минимальный срок — за неделю до проведения мероприятия. Правда, такая рассылка может привести к нежелательным последствиям — многочисленных отказов в связи с тем, что ранее уже были приняты приглашения на те или иные меры, оскорбления со стороны некоторых запрашиваемых, которые могут подумать, что о них вспомнили в последний момент, когда кто-то, кого пригласили раньше, отказался.

Зависимости от конкретных обстоятельств приглашения направляются с курьером, реже почте (должностным лицам, выдающимся деятелям рекомендуется всегда передавать с курьером).

Во всех случаях, когда в приглашении есть буквы К. в. V. Р. или слова «просьба ответить», необходимо как можно скорее дать ответ о возможности или невозможности присутствовать. Как водится, ответ дается в течение 1-2 дней после получения приглашения. Если лицо, которое приглашают, не уверена в том, сможет ли она присутствовать, лучше отказаться сразу, чем сделать это в последний момент. Задержка ответа на приглашение ставит организаторов в сложное положение том, что они не могут принять решение о рассадки за столом, а также не могут пригласить кого-то другого. Это и заставляет организаторов напоминать о необходимости дать ответ. Вообще же не ответить на приглашение — серьезная ошибка.

Если супругов отказывается от приглашения из-за отсутствия супруга в городе или в связи с получением раньше другого приглашение одного из них, он или она должен известить об этом организаторов, и тогда возможно отправке приглашения одному — тому, кто свободен на время приглашения.

Считается абсолютно приемлемым как для мужчины, так и для женщины ответить согласием на приглашение, направленное для обоих, и самому — самой прийти на коктейль, обед-буфет, «а-ля фуршет», если это является желательным и когда на его или ее присутствие рассчитывают организаторы.

По приглашению, поступающих от имени главы государства, необходимо дать ответ в течение 24 часов с момента его получения. По приглашению, переданное по телеграфу, следует ответить немедленно также по телеграфу или по телефону. Существует лишь несколько ситуаций, когда возможен отказ принять приглашение от имени главы государства. Это — смерть члена семьи, болезнь приглашенного, свадьба члена семьи, отсутствие приглашенного в столице, в стране в день проведения соответствующего мероприятия.

Более правильным считается ответить на приглашение письмом или открыткой, передачей визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет об официальном приглашении.

Ответ на приглашение пишется от руки черными чернилами на белой бумаге, размер которого примерно такой, как размер приглашение. Ответ дается от третьего лица. Приглашение на прием с рассадкой направляется каждому персонально и старшинство гостей определяется по рангу каждого, поэтому направлять на официальный завтрак, обед, ланч вместо себя другое лицо не разрешается. Такая замена возможна только с согласия организаторов.

Важным моментом в протоколе и этикете приглашений на дипломатические официальные приемы являются вопрос о возможности или невозможности просьбы прислать приглашение. Считается недопустимым просить приглашение себя на какие мероприятия. Официальное лицо может попросить приглашение коллеги или для лица, занимающего высокую должность. Дипломатический работник может в случае, если коллега или выше официальное лицо из его страны проезжает через столицу на место новой аккредитации, попросить своих коллег из дипломатического корпуса включить гостя в список на официальные или дипломатические меры, на которые список приглашенных не имеет ограничений.

Организация любого делового мероприятия требует предварительной подготовки со стороны его устроителей. Заблаговременная отправка приглашения его участникам – это обязательное условие, выполнение которого обеспечивает присутствие всех заинтересованных лиц и их участие в запланированной программе.

Что должно содержать приглашение

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции письма-приглашения:

• проинформировать о мероприятии;
• получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного адресата;
• определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Текст приглашения официальных лиц на мероприятие должен содержать несколько обязательных элементов:

1. дата, время и место проведения с точным описанием маршрута, помогающего участникам добраться до места без посторонней помощи;
2. тема и программа мероприятия с определением времени, запланированном на каждую его часть;
3. роль приглашаемого: будет ли он обычным участником-слушателем или зрителем, либо ему доверена функция докладчика или организатора дискуссии;
4. указание на вид дресс-кода, установленного для всех участников;
5. просьба предоставить обратную связь о решении адресата об участии, вместо фразы о необходимости направить ответ может использоваться буквенное обозначение R.S.V.P. – сокращенная аббревиатура от Repondez sil vous plait, означающая просьбу ответить на письмо;
6. контактные данные устроителей;
7. дополнительная информация, если она необходима;
8. карты и планы рассадки гостей при проведении самого мероприятия и банкета.

Примеры

Виды приглашений можно выделить по нескольким основаниям для классификации.

По наличию указания ФИО приглашаемого лица они подразделятся на:

• именные ;
• общие для группы приглашаемых без индивидуального обращения к каждому участнику.

По формату мероприятия:

• официальные , к которым относятся не только приемы, но и конференции, круглые столы;
• неофициальные .

По цели приглашения делятся на:

• частные : празднования дней рождений, юбилеев, свадеб и ;
• коммерческие : выставки, открытие магазинов, вернисажей.

Приглашение на мероприятие должно содержать всю необходимую информацию о том, как и где оно будет проводиться и каким образом приглашаемый должен подтвердить устроителям свое участие.

Оно может быть личным, как на приведенном примере:

Также оно может оформляться без обращения к конкретному лицу.

Приглашение на завтрак, обед или ужин обязательно содержит информацию о поводе, по которому собираются участники, и просьбу уведомить о принятии предложения.

Приглашение на прием , как правило, оформляется особенно строго и торжественно, на бумаге самого выского качества. Помимо сообщения о времени и месте проведения оно может содержать информацию о формате проведения мероприятия, и при необходимости плане рассадки гостей.

Приглашение на относится к категории наименее строгих форм приглашений. Основная его задача – это организация личной встречи соискателя со специалистом по найму персонала или руководителем подразделения, в которое подбирается новый сотрудник.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

• Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
• Для организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
• Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
• Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают. 12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное. 13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных. Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1-4 . Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии Примечание: Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку. Таблица 3.

Письмо приглашение на выставку

Важно

Ведь в условиях современной жизни иногда сложно вовремя вспомнить о чем-то важном. Бумага, которая будет все время находиться перед глазами, не даст человеку об этом забыть.

• Такой вариант удобен в том случае, если с конкретными людьми в настоящее время невозможно связаться другими способами.
Все эти причины лишний раз подчеркивают положительные стороны письменного обращения подобного рода.

Образец приглашения на выставку

Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение. Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.
КАК ОТВЕЧАТЬ НА ПРИГЛАШЕНИЯ Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения. В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других — достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).
Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки. В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом.
Например: М.И.

Как написать текст к приглашению

Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

■

Внимание

Образец документа: письмо-приглашение

Например:

• полезные знания,
• важные знакомства,
• конкретное достижение,
• ценный сертификат,
• учебный портфель с набором материалов (видео, аудио, тетради).

Пример выгоды с конкретным достижением: «После окончания мастер-класса у вас в руках будет сильный продающий текст, который вы напишите под чутким руководством преподавателя». Текстовые блоки приглашения «Инвайт» как и любой текстовый формат имеет свою структуру.

Причем здесь она достаточно консервативна и не любит полета фантазии. Если вы забудете о каком-то блоке, ваше приглашение может вместо желания спровоцировать недоумение и даже раздражение.

Представьте, к примеру, если вы упустили из виду дату проведения мероприятия или забыли указать контактные данные организаторов. Чтобы с вами не случилось такой досадной оплошности, мы подготовили список из важных блоков приглашений.

Как написать приглашение на мероприятие?

Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.

Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям. Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему.

Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию. ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей — охраны, водителей или помощников виновника торжества.

Инфо

Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.

Приглашение на мероприятие: текст, оформление

Подберите яркое изображение Деда Мороза и Снегурочки, напишите координаты места и времени провождения корпоратива в виде комикса. Ведь если на праздник приглашает самый главный дед страны, отказаться не сможет никто! Поместите на обложке фото всего коллектива с прошедшего праздника, а вот текст приглашения обычно остается стандартным.
Приложите немного усилий и фантазии, тогда ваше приглашение на корпоратив будет настоящим шедевром! Сотрудники придут в полный восторг от таких билетов и сохранят их на память. Раздать их можно тоже в необычной форме. Например, обрядиться в костюм снеговика – почтальона и вручить каждому гостю белоснежный конверт прямо на рабочем месте! Такие моменты оставляют в памяти позитив и доброту. Ничего лишнего Текст приглашения должен быть четким и точным. Обязательно укажите место, время, форму одежды, число и год проведения мероприятия.

Письмо-приглашение на выставку – образец оформления

Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.].Организаторы [название события]: [список организаторов].Ведущие [название события]: [список ведущих].Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].[Некоторая дополнительная информация] За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.]. Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе. Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований.
К участию в выставке приглашены предприятия России, Украины, Молдовы, Прибалтики и стран дальнего зарубежья. На выставке будут представлены новейшие образцы продукции отечественных и зарубежных предприятий: продукты питания, промышленные товары, товары народного потребления (одежда, обувь, галантерея, парфюмерия, бытовая техника, мебель, бытовая химия, сувениры, игрушки).

В рамках выставки будет организовано проведение презентаций фирм и отдельных товаров (услуг), пройдут бизнес семинары, семинары по качеству продукции, будет проведена демонстрация моделей одежды. Стоимость участия в выставке 71000 рублей включает: оборудованное выставочное место, регистрационный сбор, проезд автобусом до [город] и обратно доставку выставочных образцов, бронирование места в гостинице.

СРОК ПОДАЧИ ЗАЯВОК ДО [дата]. Телефон для справок: [номер].
Если планируется официальное мероприятие, пригласительный билет должен соответствовать определенным стандартам. Его печатают на дорогой белоснежной бумаге, текст сухой и деловой.

Никаких отступлений от правил и креатива. А вот если это приглашение на юбилей, свадьбу или домашний сабантуй – фантазии есть где разгуляться. Никаких ограничений здесь нет, полная свобода творчества.

Можно использовать все оттенки радуги в оформлении, картон, гофрированную бумагу и даже газеты! Постарайтесь выразить всю суть праздника на одном листе, зарядить гостей позитивом и желанием обязательно посетить ваше торжество! Круглая дата Приглашение на юбилей может быть символичным – круглым, а не стандартным квадратным. Круглая дата – это замечательный праздник, отметить его нужно весело и необычно. Закажите круглые пригласительные билеты в больших ярких конвертах.
Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д. Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному. СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу. Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно! КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ПРИГЛАШЕНИЙ 1. Продумать с руководителем список гостей.

Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов. Главное – следить, чтобы полет этой фантазии не победил в споре с правилами делового этикета. Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда. Заголовок к тексту, или тема письма Заголовок к тексту пишется, как всегда, ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее. Текст письма-приглашения Текст этого рода писем обычно короток и носит чисто информативный характер.

Приглашение на мероприятие: текст, оформление

Начать можно со слов: «Уважаемый, Иван Петрович! Приглашаем Вас посетить наше торжество по случаю юбилея одиннадцатого июля в восемнадцать часов. Праздник состоится в кафе «Престиж» по адресу: улица Малиновского, дом пять».
Если присутствует дресс-код или планируется маскарад, обязательно оповестите об этом гостей! Можно подойти к этому вопросу нестандартно, особенно если все приглашенные очень близкие и хорошо знакомые люди. Напишите текст приглашения в стихах. Еще лучше, если они будут собственного сочинения.
Дорогой ты мой дружок, Хочешь скушать пирожок? Красную икру и мясо, Выпить за здоровье кваса? В полшестого будь готов, И садись скорей за стол, Этот стол в кафе « Уют», Пир и радость нас там ждут! Такой шуточный текст понравится приглашенным, они обязательно улыбнутся, прочитав содержимое билета. Но внизу лучше указать точный адрес и время, чтобы гости не попали в неловкую ситуацию.

Как написать приглашение на мероприятие?

Инструкция 1 В первую очередь определите причастия в действительном залоге. Сделать это вам помогут суффиксы, при помощи которых причастия образуются от глаголов: -ущ-, -ющ-, -ащ-, -ящ-.

Например, идущий, думающий, лежащий, дымящийся. Для образования причастий прошедшего времени используются суффиксы -вш-, -ш-. Например, думавший, истекший. С причастиями в страдательном залоге так просто разобраться не получится, т.к.

Не спутайте их с отглагольными прилагательными, т.к. причастие тоже согласуется с существительным, имеет род, число и падеж. Например, «уставшего и измученного, его проводили домой».

Внимание

Рассмотрим отличительные глагольные признаки причастия более подробно. Причастие, как и глагол, бывает совершенного и несовершенного вида (искупавшийся и купающийся).

Как составить текст приглашения на корпоративный праздник?

Будем рады видеть вас! К сотрудничеству Письмо №1 Уважаемый Виктор Александрович, Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность.

Инфо

Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.

Приглашаем правильно, или как подготовить и разослать приглашения

Дорогие коллеги!Мы ценим ответственность, целеустремленность и работоспособность, которыми обладают наши сотрудники, но вместе с тем понимаем, что должная продуктивность невозможна без хорошего отдыха. Поэтому мы решили порадовать наших работников и устроить для них небольшой праздник.

В эту субботу, (число), мы приглашаем Вас на корпоративный пикник, где Вы сможете расслабиться, пообщаться с коллегами и насладиться красотой природы. До места проведения праздника будет организован трансфер.Сбор в (время) около главного входа в офис.
Надеемся, что Вы примете наше приглашение!С уважением,дирекция компании. И, наконец, текст приглашения на корпоративный праздник может быть написан в стихотворной форме.

Письмо-приглашение

В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству. Второй абзац — информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие. Третий абзац — заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано: — к коллеге обращаемся с уважением и вниманием; — к клиенту — с обаянием; — к спонсору — с признательностью; — к представителям СМИ — с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление. В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии.

Пример текста приглашения на праздничный юбилей клуба

Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого. Можно организовать вручение приглашений при входе в офис. Главное — приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным. Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу.
Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке.

Название мероприятия;

• Дата проведения;
• Короткая характеристика (2-3 слова);
• Длинная характеристика (о чем, для кого, выгоды);
• Спикеры;
• Программа;
• Адрес;
• Схема проезда + виды транспорта;
• Длительность мероприятия;
• Стоимость билетов;
• Условия регистрации;
• Название организатора;
• Контактные данные организаторов.

Блоки выбираются в зависимости от сценария. Например, для реализации сценария №1 нам нужен блок «Спикеры», во втором варианте подойдет «Программа», для третьего нужно взять «Длинная характеристика».

С помощью этого конструктора вы создадите качественное и продающее приглашение на мероприятие. О чем еще нужно помнить, создавая приглашение? Создавая текст для приглашения на мероприятие в голове желательно держать еще несколько моментов.

Приглашение на мероприятие текст пример

Сможет. Не сможет │ │ (подчеркнуть выбранное утверждение) │ │ присутствовать на юбилее компании «Тандор» │ │ Количество человек │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Примерный образец ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ RSVP-карточка (текст 2) │ │ │ │ Просим Вас ответить не позднее 15 июня 2011 г. │ │ │ │ Имя, отчество │ │ │ │ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │ │ «Лидер» │ │ Количество человек │ │ │ │ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │ │ «Лидер» │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Примерный образец Приглашения на юбилей компании (тексты) Уважаемый Олег Петрович! Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.

Приглашение на мероприятие текст

Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле – не самый лучший вариант). Обращение к гостю должно быть точным и правильным – ошибки здесь недопустимы.

Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета. Например, если приглашенный – иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr.

Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.

Приглашение на корпоративное мероприятие текст

С уважением, Михаил Иванович Петров, директор компании «Прогресс» Уважаемый Игорь Петрович! Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен. Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие.

Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании. Ждем Вас в ресторане «Траектория» 25 марта в 16.00. Приглашение действительно на двух человек.

С уважением, Михаил Иванович Петров, директор компании «Прогресс» Примерный образец Официальное приглашение (текст) Уважаемый Николай Викторович! Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании. Торжественное мероприятие состоится в ресторане «Ахтуба» 25 января в 17:00.