Кайдзен , (改善 кайдзэн ) — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

«Кайдзен» в бизнесе — постоянное улучшение, начиная с производства и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен — производство без потерь.

В японском языке слово «кайдзен» означает «непрерывное совершенствование». Исходя из этой стратегии, в процесс совершенствования вовлекаются все — от менеджеров до рабочих, причем её реализация требует относительно небольших материальных затрат. Философия кайдзен предполагает, что наша жизнь в целом (трудовая, общественная и частная) должна быть ориентирована на постоянное улучшение.

Программа Кайдзен позволяет каждому работнику реализовать свой потенциал и превратить хорошие идеи в изменения, помогающие делать работу лучше, удобнее, проще, эффективнее.

Программа Кайдзен в АО «ОКБ Зенит» предлагает каждому работнику возможность не только реализовать идею, но и заработать на ней. Подробно всё описано в Положении о программе Кайдзен, которое можно посмотреть на стенде программы или в сетевой папке «Программа_КАЙДЗЕН» на сервере компании.

Основные этапы работы по программе КАЙДЗЕН.

Первое , что нужно сделать - на входе перед постом охраны взять со стенда программы Кайдзен чистый бланк.

Второе - заполнить одну сторону бланка, как показано на рисунке ниже. Это можно сделать как одному, так и вместе с коллегами.

Бланк предложения по улучшению (лицевая сторона). Заполняет автор(авторы) предложения

Если в разработке идеи участвовало несколько человек, запишите каждого и поставьте процент вознаграждения так, чтобы сумма процентов всех авторов равнялась 100

Пример заполнения бланка :

Третье и последнее действие - положите заполненный бланк в ящик «Ваши идеи» на стенде программы Кайдзен.

Дальше программа Кайдзен работает так: группа по развитию производственной системы забирает бланк из ящика на стенде, регистрирует предложение, проверяет, что оно правильно оформлено, содержит конкретное решение, и не противоречит требованиям внешних стандартов, моральным и этическим нормам, законодательству.

Если предложение соответствует требованиям программы Кайдзен, оно получает статус «принято к рассмотрению». Группа по развитию производственной системы определяет, к какому процессу, области деятельности относится предложение и передает на рассмотрение руководителю - владельцу процесса. Если предложение затрагивает работу одного подразделения, руководитель в течение 5 рабочих дней принимает решение внедрить или отклонить предложение, организует внедрение. Если предложение касается нескольких подразделений, в течение двух недель организует совещание, на котором принимается совместное решение внедрить или отклонить предложение, разрабатывается план внедрения. Если предложение с экономическим эффектом, планово-экономический отдел рассчитывает ожидаемый экономический эффект. После внедрения предложения руководитель пишет заключение о результатах, группа по развитию производственной системы фотографирует улучшения, планово-экономический отдел рассчитывает фактический экономический эффект.

Пример

До установки рукава

После установки рукава

Вознаграждение .

200руб - за инициативность, после того, как предложению присвоен статус «принято к внедрению». 800руб - за результативность, после того, как предложение внедрено и руководитель написал заключение о результатах. Если предложение дает экономию, вместо 800руб автор получает вознаграждение в зависимости от суммы фактического годового экономического эффекта: эффект до 100тыс.руб - вознаграждение 10%, эффект от 100 до 250тыс.руб. - вознаграждение 8%, эффект от 250 до 500тыс.руб - вознаграждение 7% и так далее. Вознаграждение выплачивается вместе с заработной платой.

Автор(ы) может узнать об этапе рассмотрения и статусе предложения на стенде программы Кайдзен (обновляется один раз в месяц), в журнале учета предложений в сетевой папке Программа_КАЙДЗЕН на сервере компании (обновляется 1 раз в неделю), или позвонить по телефону.

Реализация программы.

Программа Кайдзен была запущена в феврале 2016 года. На текущий момент всего зарегистрировано 69 предложений, из которых уже 13 внедрены, 38 находятся на внедрении. Только за октябрь сотрудники Зенита подали 26 предложений. Для сравнения, во 2-ом квартале 2016 было подано 21 предложение.

По двум внедренным предложениям есть экономический эффект. Технологи цеха средств наземного обеспечения проработали изменение технологии при выполнении операции для одной из деталей, которое привело к снижению себестоимости изготовления с обеспечением нужного качества за счет перевода на гидроабразивный станок. А помощник директора по общим вопросам инициировал заключение договора на перезаправку огнетушителей вместо закупки новых.

Кайдзен зародился в Японии несколько столетий назад. Философия кайдзен заключается в постоянном планомерном совершенствовании, то есть стиль кайдзен подразумевает улучшение. Само понятие происходит от слов «кай» (изменение) и «дзен» (хорошо). Бытует мнение, что именно эта философия позволила Японии не просто воспрять после Второй мировой войны с точки зрения экономики, но и в целом стать страной-лидером на мировой бизнес-арене.

Что такое кайдзен

Кайдзен (Kaizen) - ключевая концепция менеджмента. Концепция кайдзен сфокусирована на постоянном стремлении к совершенству, на улучшении всех процессов бизнеса. Иными словами, кайдзен – путь к совершенству.

Японский кайдзен в бизнесе представляет собой улучшение сфер продаж, управления, производства и т.д. При этом в данном процессе задействован весь персонал предприятия. Основная идея концепции кайдзен заключается в ежедневном улучшении компании в целом. Целью является достижение производства без потерь. Иными словами, в рамках бизнеса кайдзен – бережливое производство.

Существует несколько современных определений данной философской системы:

1. Everyday improvement (постоянные ежедневные улучшения).
2. Everybody improvement (улучшения всех и каждого).
3. Everywhere improvement (повсеместно).
4. From small incremental improvement to dramatic strategic improvement (от небольших последовательных усовершенствований до существенных стратегических улучшений).

Данная система направлена на непрерывное развитие в лучшую сторону. Она включает в себя множество различных практик и методик: «Точно-вовремя», «Канбан» (цветные бирки), «Поток создания ценности» или «6 Сигм», «Кружки КК» (кружки контроля качества) и другие.

Один из основных тезисов системы кайдзен – производство должно быть всегда ориентировано на потребителя. Ведь именно благодаря удовлетворенным потребностям клиентов возрастает прибыль предприятия.

Однако, согласно японскому стилю кайдзен, не бывает компании, в которой вообще нет проблем. Именно поэтому важно суметь настроить сотрудников на работу без страха за ошибки, а с желанием и умением их не допускать.

Первый раз основные положения кайдзен были описаны японцем Масааки Имаи в 1986 г. Им была издана книга «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний». Несколько лет спустя вышла вторая работа Имаи – «Гэмба Кайдзэн: Путь к снижению затрат и повышению качества» (1997 г.). Данная книга затронула аспекты производства с точки зрения кайдзен. При этом гэмба (гемба) – место непосредственного производства (цех, офисное помещение и т. д.).

Автор этих работ – основатель консалтинговой компании. На протяжении многих лет он занимался подбором кадров. Сегодня Имаи – основатель института «Кайдзен», в котором обучают грамотному менеджменту на основе данной системы, а также оказывают консультационную помощь организациям, в которых применяется кайдзен.

На сегодняшний момент есть много учебных материалов по данной системе, и в основе каждого пособия лежит опыт практикующих организаций и книги Масааки Имаи.

Практика кайдзен на производстве: 5 методов Масааки Имаи

В своей книге «Гемба кайдзен» Масааки Имаи рассказывает, как следование методам кайдзен на производстве помогло многим известным предприятиям выйти на новый виток развития и в разы повысить свою эффективность. Их обзор подготовила редакция журнала «Генеральный директор».

Каких целей вы добьетесь при помощи кайдзен

Непрерывный процесс совершенствования направлен на изучение самых разнообразных новых форм сотрудничества (самоорганизация благодаря способным сотрудникам, личная ответственность членов команды, развитие инноваций и т. д.). Кайдзен также говорит о том, что успех организации зависит не только от профессиональной компетенции менеджера, но и от социальной. В связи с тем, что процесс смены взглядов всегда движется, осуществляется по схеме «сверху вниз», то крайне важно наличие системы лидирующего менеджмента, в рамках которого сотрудникам показывают пример. Работники с него учатся, перенимают опыт, меняют взгляды.

Целями кайдзен с точки зрения экономики и социального взаимодействия считаются:

• повышение производительности;
• улучшение качества продукта;
• изменение логистики;
• сокращение пустых трат;
• уменьшение запасов;
• повышение готовности производственных средств;
• мотивация участников;
• сплочение команды;
• повышение ответственности сотрудников;
• корпоративный стиль управления;
• сглаживание иерархии;
• непрерывное повышение квалификации сотрудников на всех уровнях.

Главные принципы правильной работы кайдзен

В рамках данной системы существуют несколько основополагающих принципов.

1. Организация рабочего места. Организация рабочего места подразумевает оптимизацию деятельности с помощью грамотного управления своей рабочей зоны. Как мы уже говорили, в Японии принято обозначать этот процесс как «гемба» (gemba). Для соблюдения данного принципа есть определенные инструменты управления, которые получили название 5S методология (S – от первых букв японских слов, применимых к этой системе):

1. Seiri – отсортировываем все, что не потребуется в работе. Чтобы определить ненужные элементы, можно воспользоваться особой маркировкой. Если какие-либо промаркированные предметы не используются в деле, то их нужно убрать с рабочего места.
2. Seiton – приводим в порядок все, что нам необходимо в работе. При этом необходимые инструменты должны быть легкодоступны и находиться в поле зрения.
3. Seiso – все инструменты, необходимые в деле, должны быть чистыми. После завершения трудового дня следует убраться на своем рабочем месте.
4. Seiketsu – перечисленные три шага должны быть стандартизированы и выполняться автоматически. После того как сотрудники обнаружили улучшения в деятельности от такой организации своих рабочих мест, нужно провести тренинг по выполнению этих действий с трудовым коллективом.
5. Shitsuke – практика управления рабочими местами. Следует обеспечить систему мониторинга зоны деятельности сотрудников и следить за их организацией.

2. Устранение неоправданных потерь. Данный принцип основан на поиске и устранении тех действий в процессах производства, которые не имеют ценности и не добавляют ее. В Японии этот принцип называют «muda».

В целом практически любая работа является некой последовательностью определенных действий, которые приводят к преобразованию исходного материала в готовый продукт. Какие-то шаги добавляют готовому продукту ценность, а какие-то – являются потерями и их нужно исключить.

Система кайдзен предполагает наличие семи видов потерь («muda»):

1. Движения. Те движения, которые являются непродуктивными и лишними, просто увеличивают время, необходимое на выполнение каких-либо операций, и их сложность.
2. Ожидание. Лишнее время, которое затрачивается на ожидание выполнения операций, увеличивает весь цикл производства.
3. Технология. Если технологический процесс неправильно организован, то это зачастую приводит к несогласованным действиям.
4. Транспортировка. Постоянные перемещения по разным местам, серьезные расстояния, частые опускания и подъемы в производственном процессе увеличивают потери.
5. Дефекты. В случае возникновения дефектов на их устранение тратятся материальные и трудовые ресурсы, что увеличивает затраты на производство.
6. Запасы. Материальные запасы могут увеличить стоимость продукции, но не ее ценность.
7. Перепроизводство. Данная потеря возникает в тех случаях, когда производится больше продукции, чем было запланировано.

3. Стандартизация. Данный принцип предполагает создание стандартов, то есть стабильной основы для работы. Однако при смене внутреннего или внешнего окружения эти шаблоны должны быть также изменены. В рамках системы кайдзен стандартизация представляет собой процесс, который никогда не может быть завершен и постоянно совершенствуется по циклу PDCA.

Из каких элементов состоит система кайдзен

Система кайдзен включает в себя пять основных элементов, необходимых для ее нормального и функционального (эффективного) существования в организации.

Элемент №1. Командная работа. Весь коллектив является одной единой командой, которая работает для общего блага и достижения единой цели. На всех уровнях сотрудники должны заботиться о своих коллегах. Командная работа основана на постоянном информационном обмене, взаимном обучении, своевременном выполнении должностных обязанностей и т. д.

Элемент №2. Персональная дисциплина. Согласно кайдзен все сотрудники должны самостоятельно повышать свою дисциплину и следить за ней (управлять личным временем, следить за качеством работы, самостоятельно соблюдать требования и регламент, правильно расходовать материалы и ресурсы и т. д.).

Элемент №3. Моральное состояние. Вне зависимости от успешности компании относительно реализации своих планов и идей важно сохранять правильный моральный настрой, командный дух. Для этого необходимо использовать разные мотивационные методики, обеспечивать хорошие условия труда для сотрудников, учитывать заслуги и поощрять за них, оплачивать медицинскую страховку, выплачивать отпускные и т.д.

Элемент №4. Кружки качества. В кружках качества, членами которых являются сотрудники разных уровней, принято делиться опытом, идеями и иными элементами, важными для коллективной деятельности в организации. Благодаря возможности каждого члена данного кружка сопоставить свой уровень работы с уровнем другого сотрудника все участники таких объединений могут улучшать свои показатели, обращая внимание на хорошие примеры.

Элемент №5. Предложения по улучшению. Вне зависимости от того, какую должность занимает тот или иной сотрудник компании, каждый должен иметь право вносить любые предложения по улучшению деятельности предприятия. Даже в тех случаях, когда эти предложения абсурдны, их все равно нужно рассмотреть и учесть.

Применение кайдзен в практике компании

Кайдзен-технологии основаны на создании определенных команд, которые решают разные задачи. В зависимости от этих самых задач можно выделить пять основных видов подобных коллективов:

1. Постоянные команды, которые работают в ежедневном режиме. Членами этой группы являются специалисты, которые трудятся на местах.
2. Команды по решению возникших проблем. Такие команды созываются для решения определенных проблем, которые иногда возникают на предприятии. Членами этих объединений являются участники из разных постоянных команд. При этом численность группы, которая создана для решения определенных проблем, не превышает 6-8 человек. Как правило, после того как решение вопроса найдено, такие команды расформировывают.
3. Кросс-функциональные команды, которые создаются для того, чтобы оценить процессы, существующие в организации, и найти возможности их улучшения. Членами команды становятся руководители различного рода подразделений и специалисты.
4. Команды по реализации решений, которые создаются для того, чтобы внедрить разработанные ранее улучшения производственных процессов. В такие группы входят участники постоянных команд, их представители по решению проблем и члены кросс-функциональных объединений.
5. Малые группы создаются, чтобы разрабатывать, внедрять и применять специфические или новые производственные процессы. Членами таких объединений становятся представители нижних звеньев (рабочий класс), а также представители руководителей подразделений из постоянных команд и команд по решению возникших проблем.

Время работы всех групп, кроме постоянных, определяется кайдзен-сессией, которая может длиться от 2 до 5 дней. Каждая сессия выстраивается по принципу цикла PDCA и призвана решить определенную бизнес-задачу.

Как вовлечь в кайдзен рабочих, которые говорят: «Ускорить наше оборудование невозможно»

Взрослому человеку воспринимать лекции не просто утомительно, но и порой бесполезно, ибо в голове сидит мысль: «Да я здесь уже 20 лет работаю, ну что мне нового могут рассказать».

Примеров подобного скептицизма много. Как убедить опытных сотрудников, что изменения не только возможны, но и полезны, узнайте из кейса журнала «Генеральный директор».

Кайдзен на производстве

Для того чтобы исключить всевозможные потери уже в самом «гемба», нужно регулярно мониторить и анализировать процессы и операции в рамках производства. Для этого нужно:

1. Постоянно контролировать выполнение всех целей и задач в области развития «ПСК» подразделения.
2. Поддерживать уже внедренные принципы и инструменты «ПСК».
3. Собирать предложения по улучшению, контролю за их внедрением.
4. Совершенствовать стандарты и строго следить за их выполнением.
5. Визуализировать все изменения, происходящие в организации.
6. Внедрять кайдзен-предложения на производстве.

«Кайдзен-предложения» на производстве – предложения, которые подают работники организации. Эти идеи имеют определенную направленность и высказываются, чтобы:

• улучшить работу и повысить производительность;
• изменять условия труда, уменьшить монотонность и повысить безопасность;
• экономить ресурсы (энергоносители и материалы);
• совершенствовать рабочие места и повышать за счет этого эффективность;
• изменять инструменты и приспособления;
• устранять различные виды потерь;
• повышать качество продукции.

Те компании, где есть место кайдзен-предложениям, – примеры предприятий с отлично организованным производством, несмотря на отсутствие экономической выгоды от такой методики.

Схема подачи кайдзен-предложений выглядит следующим образом: сотрудник оформляет его на специальном бланке, где описывает суть проблемы, ее решение и ожидаемый эффект, а затем передает данный документ своему непосредственному руководителю или человеку, ответственному за развитие «ПСК». При этом подобные бланки находятся в свободном доступе для всего персонала компании.

После получения такого листка руководитель должен зарегистрировать его в особом журнале. Решение о внедрении должно быть принято и донесено до инициативного сотрудника в течение 3 дней со дня подачи предложения. Если постановили воплотить идею, то это введение должно быть исполнено в течение 30 дней. После того как предложение будет внедрено, необходимые данные пересылаются в для поощрения сотрудника.

Есть еще «кайдзен-проекты», которые подаются сотрудниками индивидуально или группами и направлены на улучшение всех аспектов деятельности организации с точки зрения экономического эффекта.

Кайдзен-проекты принято разделять на три группы:

1. Малые (эффект от 10 до 30 тыс. руб.).
2. Средние (эффект от 30 до 60 тыс. руб.).
3. Крупные (эффект выше 60 тыс. руб.).

Оформляются кайдзен-проекты в соответствии со специальной формой, которая должна содержать паспорт проекта. В этом документе отражаются входы и выходы проекта, срок его реализации, состав рабочей группы, задания, предполагаемый эффект. Принимается данная программа непосредственным руководителем.

Если проект малый, то он может быть утвержден непосредственным руководителем практически сразу, если крупный – руководителем организации в течение 3 дней. Любая программа заносится в базу данных организации. Срок согласования проекта может быть любым, а вот срок внедрения в случае утверждения составляет 90 дней. За внедрение плана и его реализацию отвечает рабочая группа.

• Как наладить сотрудничество между работниками разных отделов внутри компании

Очевидные результаты практики кайдзен

В современном мире значительно возросла не только конкуренция, но и ужесточились требования со стороны потребителей. Внедрение кайдзен – проект долгосрочный, реализация которого должна осуществляться ежедневно, на постоянной основе, без перерывов даже на месяц, в противном случае вы вернетесь на прежний уровень. Чтобы всегда быть на шаг впереди ваших конкурентов, улучшения должны быть ежедневными. Разумеется, в один миг невозможно увеличить прибыль в 2 раза. Но если планомерно идти вперед, то в скором времени производительность труда вырастет на 50-100% и более. А если десятилетиями делать все необходимое для повышения эффективности работы, то компания всегда будет обгонять конкурентов, и ей гарантированы позиции лидера.

По праву одним из самых ярких примеров эффективности кайдзена является Toyota (более 70-ти лет компания живёт в этой концепции). Этот пример кайдзена восхищает!

Важно понимать, что пошаговые улучшения в совокупности приводят к значительным стратегическим победам. Кайдзен подразумевает наличие не большого штата, а эффективного штата, где каждый сотрудник стремится сделать свою работу лучше, чем вчера. Именно поэтому на предприятиях, которые существуют в рамках философии кайдзен, численность штата может быть меньше на 10-20%, а иногда и на 50%.

Эти изменения часто не требуют никаких вложений. Достаточно просто делать свою работу как можно лучше.

В качестве реального примера кайдзен вернемся к компании Toyota. Ее руководитель (Тайити Оно) был убежден в компетентности и таланте своих сотрудников, а также был уверен, что в случае наличия у них необходимых полномочий, они бы приняли самое верное решение из всех. И этот подход он использовал регулярно. Иначе говоря, если целью компании становилось производство 100 единиц продукции в час, то Тайити Оно обеспечивал своих инженеров лишь той частью ресурсов, которая позволила бы выпустить 90 деталей, а требований к объему при этом не сокращал. В связи с невозможностью легко выполнить поручение, работники были вынуждены либо трудиться без сна и выходных, либо изобретать какие-либо улучшения для решения этой проблемы. После выполнения задачи и достижения нужных производственных объемов Оно снимал с данной линии 10% сотрудников и ставил их работать на другой участок. При этом от оставшихся на прежней линии рабочих он требовал все те же 100 единиц продукции.

Даже в японских школах детей обучают «малому делу», объясняя, что и малая, и большая работы значат одинаково много, и действовать всегда нужно методично.

В России философия кайдзен не очень распространена, так как мы хотим «все и сразу». Поэтому чаще наши организации прибегают к инновационным решениям, а не к методичным улучшениям. Из-за отсутствия готовности к кайдзен многие российские компании имеют низкую производительность и не являются конкурентоспособными на мировой бизнес-арене. Однако некоторые фирмы все же пытаются придерживаться этой философии: Лукойл, Алроса, ГАЗ, Балтика, КАМАЗ, Росатомстрой, Гидросила, Банк «Союз».

10 фатальных ошибок тех, кто неправильно использует метод кайдзен

Ошибка №1. Медленное одобрение идей.

Наилучшим вариантом реакции будет ответ день в день. То есть как только вы получили предложение от сотрудника, вы можете:

• сказать ему: «Сделайте это!»;
• выступить в роли наставника или поручить кому-то наставничество (в случае необходимости доработки проекта);
• создать команду проекта или предложить инициативному работнику разбить программу на микрозадачи (если речь идет о глобальной или комплексной идее). В данном случае скорость реакции может быть более медленной (до 7 дней).

Ошибка №2. Создание комитетов одобрения идей.

Когда руководитель рассматривает какой-либо проект, он должен придерживаться принципа «гентигенбуцу» («иди в гемба, смотри, обсуди и одобри»). Лучше увидеть проблему «в лицо» на производстве, чем обсуждать ее с кем-то устно.

Ошибка №3. Накопление предложений, которые ожидают рассмотрения и реализации.

Дело в том, что в вопросе о предложениях всегда важнее качество, чем количество. При таком подходе акцент делается на решениях, способных исключить небольшие проблемы. Это позволяет очень быстро осуществлять идеи и внедрять их в производственный процесс. Кроме того, сотрудники становятся более уверенными в себе и учатся более грамотно использовать различные инструменты для решения проблем.

Ошибка №4. Менее 99% идей реализуется.

Чтобы максимальное количество идей было реализовано, ваши сотрудники должны быть компетентными и проходить обучение. Плюс ко всему важно определить стандарты, которые будут критерием качества хорошего кайдзен-предложения:

• нацеленность идеи на устранение небольших проблем, ее конкретность;
• предложение должно быть направлено на ликвидацию муда, на улучшение производства с точки зрения безопасности и экологии и т.п.

Соотношение поданных и реализованных предложений должно тщательно отслеживаться и визуализироваться. Также необходимо создать команду управленцев, которые будут обеспечивать переход от текущего состояния до целевого процента реализации идей (99%).

Ошибка №5. Неуместные кайдзен-предложения.

Для того чтобы избежать данную ошибку, необходимо разработать стандарты хороших идей. Кроме этого, надо концентрироваться на целях Хосин Канри (развертывания политики), внешнем и внутреннем клиенте, а также совершенствовать процессы в своей зоне ответственности. Генерировать идеи следует, придерживаясь концепции «Безопасность – Качество – Затраты – Поставка», а уделять внимание нужно не отдельным людям, а всему процессу модернизации.

Ошибка №6. Анонимные кайдзен-предложения.

Анонимность в кайдзен не предусмотрена. Качество кайдзен напрямую зависит от уровня развития сотрудников. А если вы не знаете сильные и слабые стороны ваших коллег, то вы не можете обеспечить генератору идеи необходимый коучинг.

Также важно понимать, что, если сотрудники предпочитают анонимно подавать предложения, значит в коллективе нет доверия и царит неблагоприятная среда для кайдзен и бережливого производства. Поэтому перед запуском системы подачи предложений крайне важно наладить здоровый климат в коллективе, а анонимность предложений тогда пропадет сама собой.

Ошибка №7. Несправедливость вознаграждения.

Любой работник должен быть вознагражден даже за самую маленькую реализованную идею. При этом для того чтобы получить более крупное вознаграждение, сотрудник должен быть ознакомлен с критериями, разработанными руководством. Они должны быть максимально просты и понятны:

• затраченные усилия;
• творческий подход;
• эффект и т.д.

Если на вашем предприятии большое значение придается командным предложениям, и вы хотите стимулировать командную работу, то и вознаграждение должно выдаваться группам лиц, которые формируют такое объединение. При этом данный подход значительно уменьшит вероятность незаслуженного вознаграждения, полученного отдельными сотрудниками организации.

Ошибка №8. Использование только материальной мотивации.

Центральной фигурой кайдзен всегда является человек, мотивация которого не может сводиться исключительно к материальным потребностям. В рамках системы кайдзен обязательно должны применяться методы нематериальной стимуляции:

• признание заслуг, которое основано на внимательном отношении к сотрудникам со стороны руководства;
• обеспечение возможности для самореализации, развития навыков работников предприятия;
• признание достижения результата;
• повышение безопасности работы или сохранения окружающей среды благодаря кайдзен-предложениям.

Ошибка №9. Недостаточные поддержка и продвижение программы кайдзен-предложений.

Крайне важно продвигать саму суть кайдзен, которая заключается в повсеместном и каждодневном изменении в лучшую сторону, а не просто проводить семинары по кайдзен и обеспечивать подачу предложений. В первую очередь стоит сделать акцент на активной генерации идей внутри команд, при этом не забывая о том, что качество важнее количества. Можно, например, провести кайдзен-чемпионат или какое-либо другое мероприятие, которое будет направлено на разного рода улучшения.

Ошибка №10. Медленная реализация идей.

Очень часто данная ошибка возникает в связи с отсутствием необходимых для реализации какой-либо идеи ресурсов (время, деньги, материалы и т.д.). Причем это может быть связано именно с хорошей системой подачи предложений. Ведь при правильной организации такой работы идей, заслуживающих внимания, со стороны сотрудников поступает достаточно много, и с точки зрения ресурсных возможностей реализовать их все сложно. Задача руководства заключается в том, чтобы ликвидировать недостаток ресурсов и иные препятствия на пути хорошего предложения к воплощению. Для этого отлично подойдет матрица навыков и система оценок 4M, которая включает в себя человеческие ресурсы, материалы, машины, методы (manpower, material, machine, method).

• Как внедрить систему «Упорядочение 5S»: российский опыт

Работа в стиле кайдзен

Вы все-таки решили применить 5 принципов Кайдзен в работе? Тогда необходимо поместить эти пункты непосредственно перед собой, чтобы всегда можно было на них опереться. Находиться там они должны до той поры, пока вы сами не заметите, что они встали в основе вашей работы.

Сортировка. Для начала стоит задуматься: улучшение чего поможет вам работать еще лучше и эффективнее. Принцип таков: не делайте ничего лишнего, выполняйте только свою работу. Постарайтесь заметить, какие дела вовсе не имеют отношения к вашей работе. Время на некоторые занятия лучше уменьшить, какие-то было бы целесообразней передать тем, чей характер работы больше этому соответствует. Во многих организациях практикуется подсчет менеджерами лично суммы продаваемых ими услуг и даже составления договоров. Однако все эти обязанности должны быть разделены между бухгалтерией и юристами. Все убеждены, что установившийся порядок позволяет быстрее оказать услугу. Но при грамотно организованном процессе, при том что каждый выполняет только свою функцию, работа продвигалась бы активнее.

Иногда, чтобы ваша работа пошла быстрей и была эффективной, достаточно подкорректировать даже самые незначительные детали. Сделайте это, и вы увидите, что в рабочем процессе появятся изменения.

Выстраивание и установка порядка. Как только вы сможете избавиться от лишних дел, вы сумеете упорядочить свои дела. Будет очень полезно, если вы начнете вести рабочую тетрадь или дневник. В нем необходимо отмечать выполняемые вами задания, их порядке, время, затрачиваемое на одно дело. В дальнейшем вы сможете проанализировать, какие дела занимают у вас больше всего времени. Может оказаться и так, что именно незначительные задания отнимают огромную часть рабочих часов. Именно из-за такой рутинной работы вы часто не успеваете выполнить самые важные задания.

После анализа дневника вы сможете выделить пару самых ответственных и важных поручения. Вот именно их вам и следует выполнить в первую очередь во время наивысшей работоспособности.

Уборка или «полировка». В конце дня следует очистить рабочее место от ненужных вещей и все важные документы положить на свои места. Так их будет гораздо легче найти.

К тому же порядок необходим не только на рабочем месте, но и в голове. Чтобы это сделать, можно в конце трудового дня пролистать свой дневник, убедиться, что все самые необходимые задания выполнены, внести какие-либо коррективы. А самое главное понять, что работу вы оставляете на работе, а не тянете ее домой. Так будет легче начинать каждый новый трудовой день.

Стандартизация (систематизация). Даже если вам удалось избавить себя от лишних обязанностей, упорядочить свой рабочий процесс, расставить акценты, навести порядок на рабочем столе и в своей голове, необходимо сделать из всего вышеперечисленного систему. Это означает, что каждый день вам надо выполнять некую цепочку правил. Вы обязательно увидите плоды ваших усилий, если изо дня в день будете верны такой системе.

Поддерживание практики. Если вам удается соблюдать верхние 4 пункта, вы знакомитесь с новым методом рабочего процесса. И сейчас самое главное не откатываться назад, не возвращаться к прежним рабочим привычкам.

После освоения приобретенного метода работы вы наверняка будете задумываться о том, а как еще можно усовершенствовать рабочий процесс. Пересматривая первые четыре пункта, вы будете постоянно их корректировать, улучшать. И такой подход заставит постоянно совершенствовать не только ваш рабочий день, но и лично вас. А значит вы на правильном пути, так как кайдзен – это и есть вечно развивающееся совершенство.

Подобную систему «5S» можно употребить в любой сфере жизни.

1. Первое «S». Необходимо взять листок бумаги и разделить его на 2 части. В одной части нужно прописать все, что мешает вам, в другой – что помогает.
2. Второе «S». Теперь с учетом всех описанных выше моментов надо составить расписание, в которое войдет полезное времяпрепровождение (велопрогулка, выход в парк в обеденный перерыв и т.д.). Помимо мероприятий, направленных на здоровье, вы можете включить в расписание иные полезные начинания.
3. Третье «S». Данный пункт стоит рассматривать «уборку» как на уровне жизни в целом, так и на рабочем месте. Во всем должен быть порядок. Иногда полезно на данном этапе избавиться от каких-либо мыслей и действовать исключительно физически, а в некоторых случаях этот период может быть медиативным.
4. Четвертое «S». Теперь нужно придерживаться того графика, который вы создали. В скором времени это будет ваш привычный образ жизни.
5. Пятое «S». Исключите возможность возвращения к прежнему времяпрепровождению и мышлению, купируйте соблазны, следуйте здоровому образу жизни и ищите новые способы для улучшения качества своего бытия.

Масааки Имаи «Гемба Кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества»

Данная книга предназначена для менеджеров любого уровня, которые заинтересованы поиском способов для поддержания своих компаний с точки зрения развития и достижения сильных позиций в конкурентной среде. Это литературное издание рассказывает об опыте передовых японских фирм и западных последователях данных организаций. Кроме того, эта книга будет интересна как студентам близких к экономике специальностей, так и простому человеку, который увлекается изучением современных путей развития экономических процессов.

Хироюки Хирано «5S для рабочих. Как улучшить свое рабочее место»

Если вы хотите более эффективно организовать свое рабочее место, то эта книга специально для вас. Автор подробно описывает популярную систему 5S и способы ее внедрения на фирме.

Масааки Имаи «Кайдзен. «Ключ к успеху японских компаний»

Данная книга является первоисточником, в котором впервые был использован термин «кайдзен». Этот литературный «ключ к успеху» призывает своего читателя внимательно отнестись к японскому менеджменту и учесть его эффективность.

Данное произведение будет полезно для руководителей организаций самых разных направленностей. Не помешало бы ее прочесть и менеджерам среднего звена, да и вообще любому человеку, который стремится к развитию.

Джеффри Лайкер и Дэвид Майер «Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota»

В этой книге содержатся рекомендации для преодоления всяческих сложностей при внедрении в практику вашей организации принципов менеджмента известной компании с мировым именем. Авторы подробно описывают модель 4P (философия, процессы, сотрудники и партнеры, решение проблем), впервые показанную в бестселлере Джеффри Лайкера «Дао Toyota».

Данное произведение считается одним из лучших среди аналогичных руководств по кайдзен, так как содержит много полезных советов, практических примеров и хороших рекомендаций.

Роберт Маурер «Шаг за шагом к достижению цели. Метод кайдзен»

Эта книга научит вас подготовке к переменам с помощью кайдзен, преобразованию своей жизни в максимально увлекательную и реализации в ней, несмотря на всевозможные препятствия, которые будут встречаться на вашем пути.

Стивен Спир «Догнать зайца»

В книге рассмотрены такие организации, как Toyota, Alcoa, Pratt&Whitney. Автор описывает их внутреннюю систему деятельности. Несмотря на то что все перечисленные компании являются лидерами в разных областях производства, у них есть общая сильная сторона – грамотно выстроенная система внутреннего управления, которая приводит к непрерывному самосовершенствованию и значительному ускорению процесса по сравнению с иными организациями, использующими кайдзен.

Джеффри Лайкер «Дао Toyota. 14 принципов менеджмента ведущей компании мира»

Эта книга рассказывает об истории компании с мировым именем и мотивирует к личным достижениям, а также развенчивает мифы о том, что на российском рынке невозможно применять опыт иностранных компаний. Писатель делится секретами успеха, в основе которых лежит классическое управление. Кроме того, издание основано на многолетнем опыте других фирм, автор наблюдал за ними более 20 лет и смог описать эффективную формулу успеха.

Тайити Оно «Производственная система Тойоты. Уходя от массового производства»

Эта книга – история о создании компании Toyota и ее существовании в дальнейшем. Автор говорит о том, что именно позволило данной организации стать лидером во всем мире.

Сегодня многие российские бизнесмены ищут средства на модернизацию производства чуть ли не по всему миру и часто находят их… внутри собственной компании. И предложения по улучшению — один из способов найти и задействовать эти скрытые резервы. Правда, до сих пор этот метод вызывает неоднозначное мнение. Так, например, совсем недавно в концерне «Тракторные заводы» серьезно ограничили прием рационализаторских предложений от персонала, в связи с тем, что для этого есть специалисты. Такой подход вызвал определенный резонанс. Ведь, по мнению многих экспертов, в настоящее время происходит второе рождение этого инструмента. Только сейчас их называют несколько иначе — «кайдзен-предложение», «тотальная оптимизация производства» или же «предложение по улучшению». Но суть от этого не меняется.

Конечно, каждое из существующих определений подразумевает свою специфику, свои особенности, но общая цель у них одна — задействовать инициативу сотрудников, найти внутренние резервы и заставить их приносить пользу своей компании. Какой же экономический эффект от рацпредложений может быть получен? В каждом случае все очень индивидуально. «В нашей компании система предложений существует с 2002 года, — рассказывает Константин Озеров, специалист по развитию организационной культуры ООО «Петро» (Группа компаний JTI). — В целом за это время было внедрено более 5 тыс. предложений, при этом из года в год количество новых идей постоянно увеличивается. Если в 2002 году на «Петро» было подано 199 предложений, то в 2010 году — более 2600». По словам эксперта, если конкретное предложение сотрудника помогает улучшить производственные процессы, сделать их более эффективными, экономичными или безопасными, такие идеи будут приняты и внедрены. «В некоторых случаях мы можем подсчитать, какой будет экономическая эффективность от внедрения предложения, а в некоторых случаях эффектом от внедрения будет безопасное пребывание сотрудника на рабочем месте и общее повышение эффективности труда. К примеру, предложение одного из наших сотрудников, касающееся более рационального использования упаковочных материалов, дало компании порядка 1,5 млн долларов экономии в год. В другом случае мы изменили расположение вентиляционного оборудования на складе, чтобы избежать получения травм персоналом. При этом размер экономического эффекта не является основной целью системы предложений. Мы рады даже самому небольшому улучшению. Главное, о чем говорит японская философия кайдзен, чтобы процесс улучшений был непрерывен, и он приведет к отличным результатам».

И с этим трудно не согласиться, ведь сотрудники, работающие на отдельных участках производства, лучше видят, какие детали технологического процесса могут быть улучшены, и вносят соответствующие предложения. Так, на фабрике «Петро» по предложению сотрудников иногда вносятся изменения в конструкцию производственных линий, которые были закуплены за рубежом. В итоге фирмы-производители оборудования применяют инициативы персонала при конструировании новых машин.

Предложения по улучшению не только помогают компании, они, безусловно, приносят пользу самим работникам: улучшают условия труда на предприятии, ликвидируют организационные препятствия, дают возможность более объективно контролировать качество производимой продукции.

Если руководство предприятия поощряет предложения сотрудников, компания развивается более высокими темпами. При применении правильной мотивации система предложений — это
мощный инструмент для повышения эффективности работы персонала. «Наш опыт показывает, что, помимо материального вознаграждения, большое значение имеют моральное удовлетворение и признание заслуг сотрудника перед коллективом, — делится Константин Озеров. — Поэтому по итогам года авторы лучшей идеи направляются на региональное собрание, посвященное итогам работы системы предложений JTI, а также на конференцию в Токио. К примеру, некоторое время назад на эту конференцию поехал директор Службы подготовки табака «Петро». Его предложение, касающееся технического обслуживания участка обработки табака, было признано лучшим в масштабах всей компании JTI».

Минфин России разрешил учитывать затраты на выплату вознаграждений работникам за рационализаторские предложения. При определении налоговой базы по налогу на прибыль их включают в состав расходов на оплату труда. Для подтверждения расходов необходимо предусмотреть выплаты за рацпредложения непосредственно в трудовом договоре с работником, либо в трудовом договоре должна быть ссылка на коллективный договор или локальный нормативный акт, в котором оговорены такие выплаты.

Однако, по мнению специалистов, стимулировать изобретательскую активность необходимо, мотивируя не только персонал, но и руководителей подразделения. Некоторым сотрудникам нужен толчок для начала изобретательской деятельности. В японских компаниях есть жестко установленный стандарт инновационной деятельности. Например, каждый работник должен внести не менее двух рацпредложений в год. Это кажется противоестественным, но эффективно работает. Ничто так не стимулирует работника, как поддержка его личной инициативы или справедливая оценка его трудовых усилий. Умные бизнесмены знают, что полномочия работников нужно расширять, даже если они и допускают одну-две ошибки по ходу дела. Именно взаимопонимание менеджеров и подчиненных — единственный путь к достижению высокого качества, отличного сервиса и верной прибыли. В результате взаимосвязи с коллективом у служащего появляется чувство ответственности. Работники же, не чувствующие единства с компанией, редко прилагают дополнительные усилия или выдвигают новые идеи, которые так высоко ценятся на современном рынке.

Действительно, предложения работников по сокращению издержек и улучшению производства могут приносить предприятиям ощутимые дивиденды. Многие работодатели осознают это и поощряют рационализаторов материально. Но в некоторых компаниях обнаружили, что интенсивность инновационного процесса зависит не столько от величины обещанного вознаграждения, сколько от простоты и прозрачности системы подачи самих предложений. Обычно на предприятиях все поступающие от сотрудников предложения группируют по инструментам «бережливого производства», степени участия автора в реализации предложений и получают коэффициент по выплате вознаграждения. Но некоторые компании подходят к этому более творчески и устраивают настоящие конкурсы идей. Ну, а самые сознательные организации с целью популяризации инновационной деятельности отправляют своих сотруд- ников на обучение, где им рассказывают, как правильно оформить и защитить рацпредложение, знакомят с основами патентоведения и т.д. Насколько оправданы такие шаги, покажет время. Но, как писал Владимир Маяковский: «Если звезды зажигают, значит это кому-то нужно»…

Что такое кайдзен?

КАЙДЗЕН В ЛОГИСТИКЕ, ИЛИ УСМИРЕНИЕ «МОНСТРА ПЕРЕМЕН»

Внедрение кайдзен традиционно начинают с производства и нередко на нем и останавливаются. Но добиться эффективности предприятия можно лишь благодаря слаженной работе на всех его уровнях. Совершенствованию процессов в логистике и посвящена данная статья.

Перевод – Ольга Гончарова, портал «Управление производством»

Оригинал статьи: «Kaizen (KVP) im Handel», Dr. Harald Gerking, Dr. Ingrid Isenhard

«Одна голова – хорошо, а две – лучше». Именно таким принципом руководствовалась DWLogistics – первое подразделение логистики немецкого торгового предприятия – при внедрении кайдзен. Результаты впечатляют: уже на первых семинарах было внесено более 200 предложений касательно совершенствования рабочих процессов на предприятии. Если раньше около 80% идей принадлежало руководству, то сегодня эта цифра не превышает 20%. Остальные 80% являются заслугой рядовых сотрудников. Как им удалось добиться столь впечатляющих результатов?

DWLogistics (DWL) выделилась из немецкого подразделения компании розничной торговли Woolworth 1 января 2007 года. Цель данного отделения заключалась в том, чтобы несколько разгрузить центральный склад в Бёнене (близ Дортмунда) и равномерно распределить нагрузку и фиксированные издержки при сохранении большого оборота. Рядом с Бёненом предприятие организовало логистическую службу для работы со специальным ассортиментом товаров, например, с товарами, требующими поддержания особого температурного режима. В 2006 году работа данного отдела была отмечена двумя наградами – Logistics Service Award и European Supply Chain Excellence Award.

Народная мудрость гласит: «Новая метла чисто метет». Под таким девизом в 2002 году стартовала программа реструктуризации на Deutschen Woolworth. Уже в 2004 году большинство идей были претворены в жизнь, что привело к снижению затрат на логистику более чем на 20%. Но они не остановились на достигнутом. Менеджер отдела логистики принял решение о проведении семинаров по кайдзен, в которых сам принимал участие несколькими годами ранее.

Что такое кайдзен?

Кайдзен – это японская философия непрерывного совершенствования (ее еще называют непрерывным процессом улучшений, или НПУ); она имеет ряд важных характеристик:

• Кайдзен – общее название принципов улучшения на всех уровнях предприятия.
• Процесс непрерывного совершенствования в рамках кайдзен направлен на улучшение работы в группе.
• Речь идет о долгосрочной стратегии обнаружения и решения проблем в производственных процессах, на рабочем месте и в рабочем окружении всего предприятия.
• Кайдзен должен охватывать всех сотрудников, иначе результаты могут быть разочаровывающими.

Из всего вышеперечисленного становится ясна разница между кайдзен и управлением инновациями. В теории инновации почти всегда ведут к улучшению процессов, но практика показывает, что иногда имеют место и ухудшения, которые могут затормозить процесс улучшений. Совсем другое дело с кайдзен. Эта философия поддерживает инновации и одновременно запускает процесс улучшений. Нельзя сказать, что кайдзен и управление инновациями взаимоисключающи, они, скорее, дополняют друг друга.

Рис. 1. Различие между кайдзен и управлением инновациями

Другой методологией, которую часто упоминают в связке с кайдзен, является Шесть сигм. Обе методологии преследуют схожие цели. Разница в том, что они во многом базируются на особенностях менталитета тех стран, в которых были разработаны (например, сильная ориентация на числовые показатели в методологии Шесть сигм, разработанной в США). И обе, как правило, недооценивают эмоциональный компонент и его влияние на результат процесса улучшений. Поэтому рекомендуется комбинировать эти методологии с интенсивным управлением изменениями.

Старт процесса изменений

Планируя запуск кайдзен, руководство компании пригласило представителей нескольких консалтинговых фирм для презентации их услуг, причем не только перед руководством, но и перед двумя представителями рабочих – будущими участниками проекта, выступавшими со стороны рядовых сотрудников предприятия. Они были отобраны по следующим критериям:

• глубокое знание технологических процессов;
• открытость нововведениям;
• авторитет среди рабочих.

Презентации проходили в форме тестов. При этом представители рабочих имели возможность составить собственное мнение о консультантах и позднее предложить чью-то кандидатуру на дальнейшее сотрудничество. Выбор пал на фирму OSTO Systemberatung из города Ахен. Вместе с ними в самом начале реализации проекта были определены экономические и социальные цели.

Табл. 1. Экономические и социальные цели проекта

Обучение

Перед стартом проекта с участниками были оговорены правила, которых следовало неукоснительно придерживаться, такие как:

• оставить отговорки
• избегать английских терминов
• отключить телефоны
• открытость, честность
• доверительность
• внимание

После достижения первых результатов команда решила вовлечь в участие в непрерывном процессе улучшений всех сотрудников распределительного центра. За год обучение прошли около 75% сотрудников. Обучение проходило по принципу «Учи учителя». Оно началось с менеджеров процессов, затем его прошли руководители отделов, групп и рядовые сотрудники. Совместными усилиями планировалось преодолеть традиционный образ мыслей сотрудников (табл. 2):

Табл. 2. Перемены в образе мыслей сотрудников

Большое значение имела постоянная поддержка руководства. В течение приблизительно двух лет после начала проекта проводились регулярные семинары по стратегии и развитию рефлексии для того, чтобы иметь возможность контролировать ход проекта и при необходимости вносить коррективы. При этом было важно изменить образ мыслей не только рядовых сотрудников, но и руководителей предприятия.

Табл. 3. Перемены в образе мыслей руководителей

Традиционно много внимания уделяется ликвидации затрат, принимающих разные формы. Наиболее часто встречается перепроизводство, излишки товарно-материальных запасов, избыточная транспортировка, простои оборудования, нерациональные, слишком длинные маршруты, дефекты или «излишняя» непрактичная креативность.

Основным условием сокращения затрат является наведение порядка и чистоты на производстве. Это возможно благодаря кампании по внедрению системы 5S:

• Сэири – «сортировка» – четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
• Сэитон – «соблюдение порядка» (аккуратность) – организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
• Сэисо – «содержание в чистоте» (уборка) – поддержание чистоты и порядка на рабочем месте.
• Сэикэцу – «стандартизация» (поддержание порядка) – необходимое условие для выполнения первых трех правил.
• Сицукэ – «совершенствование» (формирование привычки) – воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Результаты

Предложения поступали из разных отделов. В основном они касались повышения продуктивности (около 36%) и улучшения качества (около 35%). Опасения, что сотрудники из страха сокращения штатов не будут предлагать никаких мер по улучшению продуктивности, не подтвердились. Отдельно стоит отметить предложения касательно повышения мотивации (около 15%).

Рис. 2. Поданные кайдзен-предложения

Естественно, внедрение кайдзен требует времени, но эти затраты можно рассчитать. В среднем на обработку одного рацпредложения требовалось около 8 часов рабочего времени.

Как же выглядят вносимые предложения? Рассмотрим три примера:

Пример 1. Сокращение продолжительности маршрута

Сортировка товаров требует усилий и соответствия определенным документам. Даже с учетом автоматизированного рабочего места на прохождение пути в 160 м требовалось в среднем 1,43 мин времени.

После установки дополнительных рабочих мест расстояние сократилось до примерно 95 м, на прохождение которых требовалось 1,07 мин времени. Если умножить разницу в 22 секунды на годовой оборот и затраты на содержание персонала, то экономия составит 6100 евро в год.

Рис. 3. Изменения в маршруте

Пример 2. Избавление от ненужных вещей

Исторически сложилось так, что грузы, доставляемые в центр распределения, имеют ярлыки, чтобы сотрудникам было проще их сортировать. Со временем проводилось множество других мероприятий по упрощению идентификации, что, в конце концов, привело к еще большей путанице и громоздкости.

Рис. 4. Идентификация грузов

Несовершенство коммуникации привело к тому, что ярлыки все еще используются, хотя в них больше нет нужды. Таким образом, их удаление поможет сэкономить не только ярлыки, но и время на их печать и приклеивание.

Пример 3. Реорганизация

В данном случае было объединено несколько отделов комплектования. Это привело к тому, что отделы стали более сплоченными, так как упростился процесс распространения информации между отделами. На фото видна разница в объеме приказной документации до (справа) и после (слева) объединения отделов.

Рис. 5. Сокращение объема документации

Речь идет не столько об экономии бумаги, что положительно влияет на окружающую среду, сколько об экономии рабочего времени.

Все три примера наглядно демонстрируют, как наиболее просто и при малых затратах достичь впечатляющих результатов.

Контроллинг

«Что нельзя измерить, нельзя контролировать. Что нельзя контролировать, нельзя улучшить», – гласит старая менеджерская мудрость. А как обстоит дело с НПУ? Вот три наиболее значимых вопроса:

• Появляются ли новые идеи?
• Как быстро эти идеи обрабатываются?
• Каков результат этих идей?

В то время как ответ на последний вопрос можно найти в Отчете о местах возникновения затрат, первые два вопроса требуют другого подхода.

Рис. 6. Количество обработанных рацпредложений к количеству внесенных рацпредложений

На данной диаграмме показано количество поступивших идей и реализованных предложений. Отклоненные предложения также считаются обработанными. Из графика видно, сколько предложений поступило (данные по вертикали) и сколько времени требуется на их воплощение (по горизонтали).

Сближение обеих линий означает, что количество обработанных предложений больше новых. В таком случае руководству следует форсировать генерирование новых идей, например, при помощи семинаров. Расхождение линий свидетельствует о более продолжительном периоде обработки предложений. Подобная ситуация несет в себе риск демотивации сотрудников и сокращения потока новых идей, поскольку сотрудники не видят воплощение их идей на практике или видят их реализацию с сильным запозданием. Составление подобных графиков весьма полезно, поскольку позволяет лучше контролировать процесс подачи предложений.

Фактор времени и интенсивная поддержка кайдзен

Один из наиболее важных фактов гласит: «Непрерывное улучшение требует времени». Хотя оно и приносит заметные результаты за короткий срок, для достижения таких важных целей, как постепенное и постоянное совершенствование и обеспечение мероприятий по реструктуризации необходимо более продолжительное использование кайдзен и интенсивная поддержка со стороны руководства предприятия.

Для того чтобы процесс улучшений стал самостоятельным, необходимо 2-3 года. Наиболее наглядно процесс перемен представлен на рисунке «Монстр перемен».

Рис. 7. Процесс становления НПУ

На данном рисунке хорошо описаны типичные трудности, с которыми сталкивается организация в процессе преобразований. Каждое изменение несет в себе, с одной стороны, критику сложившегося положения вещей и, соответственно, тех, кто чувствует себя за это ответственным, а с другой стороны, неуверенность в завтрашнем дне, и тем самым вызывает шквал эмоций, иногда даже противодействие. Каждая из трех фаз – Подготовка, Реализация, Проверка на прочность – имеет типичные индикаторы и признаки, на которые необходимо обратить особое внимание в процессе реализации проекта и прореагировать соответствующим образом.

Например, часто в середине второй фазы (Реализация), если результаты не соответствует ожиданиям, скептики (внутренние и внешние) находят повод для критики. Зачастую это приводит к ненужным изменениям в проекте либо к его сворачиванию.

DWLogistics прошла через все фазы «монстра». Имел место и «кризис смысла», во время которого был поставлен под вопрос успех проекта. В данной ситуации особенно важна поддержка со стороны высшего руководства фирмы. Вместо того чтобы сомневаться в команде и свернуть проект, было принято решение предоставить команде по реализации проекта большую свободу действий и более ответственно подойти к сотрудничеству с менеджерами среднего звена. Были назначены дополнительные обзорные совещания, на которых обсуждались ход проекта, достигнутые успехи и постигшие неудачи. В результате были выработаны принципы действий в подобных ситуациях:

• Не приукрашивать – но ставить проект под вопрос только в действительно критичных ситуациях, в остальных же случаях твердо следовать цели (терпеливо и настойчиво).
• Поддержка и заинтересованность руководства способствуют реализации проекта, а также разрешению конфликтных ситуаций с участием критиков и скептиков.
• Предоставлять максимально полную информацию касательно успехов, позитивных аспектов и (даже незначительного) прогресса в ходе реализации проекта, а также их последствий в перспективе.
• Установить факторы противодействия и (в т.ч. скрытые) мотивы критиков, например, недостаток доверия между коллегами, страх потери контроля/свободы действий, сомнение в собственной компетенции и т.п.
• Принять соответствующие меры: повышение квалификации, укрепление доверия (например, путем привлечения к участию в проекте), обсуждение альтернатив, создание зон стабильности (оставить без изменений наиболее продуктивные и «беспроблемные» структуры)

Затраты и эффективность

Чего же стоит процесс НПУ, сколько времени и усилий требуется на его реализацию? Естественно, затраты сильно зависят от того, сколько времени предприятие готово выделить на проект. Фирма DWLogistics проводила перемены нециклично. Если в начале проекта над его реализацией работали полный рабочий день два сотрудника, то сегодня этим занимаются пять человек всего 20 часов в месяц. Как только мотивация сотрудников падала, тотчас возрастали расходы на проект, и наоборот. Так, с одной стороны, обеспечивался ход проекта, с другой – сдерживались расходы.

В конце концов, «монстр перемен» был побежден. Непрерывный процесс улучшений вошел в колею и стал рутиной. Постоянно меняются фазы, когда изменения вытягивают сотрудники или же подталкивают руководители. При этом важную роль играет коммуникация. В DWLogistics решено вывешивать результаты на информационном стенде рядом со входом в столовую, при этом каждую неделю менять и содержание, и внешний вид вывешиваемых материалов, чтобы поддерживать интерес сотрудников к новостям компании.

Много споров вызвал вопрос «поощрений». Все были согласны в том, что самые интересные идеи должны быть отмечены. С другой стороны, повторяющиеся и нереальные предложения (например, строительство нового склада) не должны быть ни награждены, ни отклонены без рассмотрения. Была разработана система, согласно которой на общем собрании авторы лучших идей награждаются грамотой и подарочным сертификатом и провозглашаются «НПУ-персоной года». К тому же о них и их предложениях пишут в корпоративной газете.

Внедрение кайдзен, или процесса непрерывных улучшений, в DWLogistics принесло свои плоды. Сегодня постоянный поиск улучшений является неотъемлемой частью жизни и философии фирмы. При этом клиент всегда остается в центре внимания, ведь при таком раскладе выигрывают все.

Кайдзен – японская методика повышения эффективности работы, получившая развитие в крупнейших компаниях всего мира. Ее главная цель – постепенное и непрерывное улучшение качества производственного процесса изнутри, шаг за шагом, изо дня в день. Принято считать, что оптимизация требуется только технологическим подразделениям, непосредственно участвующим в производстве продукции, но все большее внимание уделяется системе Кайдзен в офисе.

Как оптимизировать работу офиса

Казалось бы, у каждого офисного сотрудника есть свое рабочее место и вполне конкретные обязанности – зачем что-то менять? Однако статистика показывает, что до 30% рабочего времени тратится впустую: на поиски документов, передвижение от кабинета к кабинету, использование второстепенных программ, ненужные мысли. Если учесть эти данные, то получается, что около 2-х месяцев в году предприятия простаивают, выплачивая заработную плату ни за что.

Статистика показывает, что до 30% рабочего времени тратится впустую: на поиски документов, передвижение от кабинета к кабинету, использование второстепенных программ.

Применение Кайдзен в офисе заключается в упорядочивании, упрощении и ускорении рабочего процесса, создании идеальных условий для качественного и плодотворного выполнения обязанностей. Приведем примеры внедрения философии в работу офиса, которые были использованы крупными организациями и малыми предприятиями:

1. Доведение порядка рабочего стола до идеального состояния и поддержание его.
2. Избавление от ненужного. Требуются сортировка и упорядочивание всего вокруг, личные вещи искореняются из рабочего пространства, составляются электронные библиотеки.
3. Формирование архивов. Можно определить отдельное помещение или шкаф под долгосрочные бумаги. Если это общий архив для нескольких отделов, подписываются полки, коробки или папки.
4. Образование кружков качества. Формируются небольшие группы людей (3-5 человек), которые отвечают за повышение эффективности работы. Они собираются 2 раза в неделю в рабочее время и выявляют имеющиеся проблемы и их причины, а после находят выходы из положения.

Офисное решение проблем всей компании

Кроме простых способов оптимизации офисного процесса работы, есть и более глобальные. Они описаны в книге Уильяма Ларо «Офис-Кайдзен».

Пример 1

Продажи падают – предприятие издает приказ о сокращении командировочных расходов. В результате отделы начинают тратить больше времени на транспортировку, покупать дешевые билеты, стараются экономить, от чего работники теряют интерес к работе и увольняются. Компания теряет квалифицированных сотрудников.

Согласно методике Кайдзен, руководством изначально должен быть организован управляющий комитет ESC. При возникновении спада продаж ему поручается в строго отведенные сроки найти оптимальное решение по экономии затрат и еженедельно фиксировать продвижение работы.

Пример 2

Сотрудники много времени тратят на ожидание какого-то звонка, начала совещания, получение сведений из другого отдела. Этот период не представляет ценности для компании, а значит, является серьезной потерей.

Техника Кайдзен подразумевает в каждой рабочей группе образование системы бережливого управления (вышеупомянутый кружок качества или LDMS). Ее задача – проанализировать эффективность собственного отдела и сократить время простоя до минимума. Контроль осуществляет комитет ESC.

Примеров существует масса, ведь оптимизация работы компании даже на уровне офиса – это бесконечный процесс, которому учит японская методика. Главной остается мысль, что проработанное улучшение сегодня – повод заняться новым улучшением завтра.