Գրասենյակային հանդիպում. արդյունավետ անցկացման գաղտնիքներ. Խնդրի հանդիպում. տեխնոլոգիա հաջողության համար Որո՞նք են խնդրի հանդիպման պահանջները

Ներածություն 3

1 Գործնական հանդիպման հայեցակարգ 5

2 Գործնական հանդիպումների տեսակները 7

3 Գործնական հանդիպումների կազմակերպման առանձնահատկությունները 9

Եզրակացություն 12

Ներածություն

Աշխատանքի նպատակն է դիտարկել գործնական հանդիպումների տեսակներն ու կազմակերպումը։ Այս նպատակին համապատասխան՝ թեստն իրականացնելիս դրվել են հետևյալ խնդիրները.

1. Տվեք գործնական հանդիպումների ընդհանուր նկարագրություն;

2. Դիտարկենք գործնական հանդիպումների տեսակները.

3. Վերլուծել գործնական հանդիպումների կազմակերպման առանձնահատկությունները.

Այս աշխատանքում հետազոտության առարկան գործնական հանդիպումն է: Հետազոտության առարկա՝ գործնական հանդիպումների տեսակներն ու կազմակերպչական առանձնահատկությունները:

Կորպորատիվ մշակույթի ամենակարևոր ասպեկտներից մեկը ճիշտ բիզնես հաղորդակցությունն է: Բիզնես հաղորդակցությունը արվեստ է, որը թույլ է տալիս շփվել բիզնես գործընկերների հետ, հաղթահարել անձնական նախապաշարմունքները և հասնել ցանկալի կոմերցիոն արդյունքի։ Բիզնես հաղորդակցությունը վերաբերում է ցանկացած հաղորդակցությանը, որը նպաստում է կոմերցիոն խնդիրների լուծմանը: Բիզնես հաղորդակցության սկզբունքները ներառում են՝ յուրաքանչյուր գործընկերոջ իրավահավասարության և եզակիության ճանաչում, հաղորդակցության մասնակիցների փոխադարձ հարստացում։

Գործնական հանդիպումները աշխատողներին որոշումների կայացման գործընթացում ներգրավելու արդյունավետ միջոցներից են, իրենց ստորաբաժանման կամ ամբողջ կազմակերպության գործերին աշխատակիցների ներգրավվածությունը կառավարելու գործիքներից մեկը:

Անձնակազմի կառավարման համաշխարհային պրակտիկայում կազմակերպության տեղեկատվական համակարգի բաց լինելը և աշխատակիցների ներգրավվածությունը նրա խնդիրների լուծման գործում դառնում են աշխատանքային գործունեության մոտիվացիայի ամենակարևոր գործոններից մեկը: Գործնական հանդիպումների անցկացումը կարելի է համարել մոտիվացիան կառավարելու ուղիներից մեկը։ Ուստի հանդիպումները անտեսելը մենեջերի բնորոշ սխալ է։ Ժամանակակից պայմաններում գործնական հանդիպումների ճիշտ անցկացումն անկասկած կարևոր է։ Վերոնշյալ բոլորը որոշում են թեստի այս թեմայի արդիականությունը:

1 Գործնական հանդիպման հայեցակարգը

Բացի գործնական խոսակցություններից և կոմերցիոն բանակցություններից, գործարար պրակտիկայում լայն տարածում ունեն գործնական հանդիպումները, որոնք որոշակի հարցերի բաց կոլեկտիվ քննարկման միջոց են։ Այս միջոցառումների ժամանակ ընդունված որոշումները սովորաբար ավելի արդյունավետ են, քան ղեկավարների նեղ շրջանակի որոշումները: Գործնական հանդիպման էությունը կայանում է նրանում, որ ապահովել ազատ քննարկում և մշակել ընդհանուր որոշում՝ հիմնված տարբեր կարծիքների հաշվի վրա:

Այսպիսով, գործնական հանդիպում- սա արտադրության կազմակերպման, ընկերության կառավարման, մարքեթինգային գործունեության հարցերի քննարկումն է, որն անցկացվում է առաջին անձի կամ նրան փոխարինող մասնագետի կողմից։

Գործնական հանդիպումները համախոհների թիմ ստեղծելու արդյունավետ գործիք դարձնելու պարտադիր պահանջները ներառում են.

կանոնավորություն;

ռազմավարական և գործառնական հարցերի քննարկման համադրություն.

հանդիպումների ժամանակ կորպորատիվ հարաբերությունների հարցերի լուծում (այդպիսի հարցերը ներառում են ներընկերական հարաբերությունների առաջնահերթությունների փոփոխություն, կատարողների գործառույթների և լիազորությունների հստակեցում, նոր գաղափարների մշակում, նախորդ ծրագրերի արդյունքների գնահատում).

Մենեջերը պետք է հիշի, որ հանդիպումը հսկայական ազդեցություն ունի իր իմիջի և գործնական հարաբերությունների ոճի վրա։

Ինչ վերաբերում է գործնական հանդիպումների կազմակերպմանը, ապա պետք է զգուշանալ ծայրահեղություններից՝ դրանց ավելորդ քանակից և տեւողությունից։ Ինչպես գիտեք, ցանկացած լավ գաղափար կարող է վարկաբեկվել դրա իրականացման նկատմամբ ֆորմալ վերաբերմունքով։

Հանդիպման արդյունավետությունը պետք է ընկալվի որպես թիմային աշխատանքի էթիկական նորմ, հանդիպման կազմակերպիչների կողմից աշխատակիցների նկատմամբ ուշադրության և հարգանքի զգալի դրսևորում, որոնք, իրենց հերթին, պետք է.

Հստակ սահմանել հանդիպման նպատակը և առարկան.

Ընտրեք դրա օպտիմալ կանոնները (և այս դեպքում «կանոնակարգ» հասկացությունը կարող է մեկնաբանվել բավականին լայնորեն, ներառյալ հանդիպման մասնակիցների թեման, ժամանակը, կազմը և դրա անցկացման համար պատասխանատուները).

Հանդիպումը մի կրճատեք մասնավոր հարցերի լուծմանը, որոնք կարող են լուծվել «սովորական հիմունքներով»:

Պետք է հիշել, որ գրասենյակային հանդիպումը, որպես կանոն, հավաքական մտքի աշխատանք է։ Հետևաբար, այն պետք է ներառի հարցեր, որոնք պահանջում են բոլոր մասնակիցների համատեղ ինտելեկտուալ ջանքերը կոնկրետ խնդրի քննարկման համար:

2 Գործնական հանդիպումների տեսակները

Ըստ իրենց ընդհանուր նպատակի՝ հանդիպումները կարող են լինել ուսուցողական, գործառնական և խնդիրներ լուծելու

Ուսումնական (տեղեկատվական) հանդիպումնպատակաուղղված է ցանկացած տեղեկատվություն իր մասնակիցներին հասցնելուն, դնելու և համատեղ պարզաբանելու այն խնդիրները, որոնք առաջանում են այդ տեղեկատվության հետ կապված, օրինակ՝ որոշել ցանկացած գործունեության ծրագրի մշակման ժամկետները և շրջանակային պայմանները: Եթե ​​ժամանակը թույլ է տալիս, ավելի լավ է տեղեկատվություն տրամադրել գրավոր, քանի որ ավելի քիչ ժամանակ է ծախսվում դրա մշակման վրա: Բացի այդ, կարդացվող տեղեկատվությունը ավելի լավ է կլանվում, քան լսողությամբ ընկալվող տեղեկատվությունը:

Օպերատիվ խորհրդակցություննվիրված է կազմակերպությունում գործերի ներկա վիճակի պարզաբանմանը, կարծիքների համառոտ փոխանակմանը արտադրության գործընթացում ծագած հարցերի էության վերաբերյալ: Բացի այդ, այն կարող է ուղղված լինել ընթացիկ արտադրական խնդիրների հետ կապված կազմակերպչական կառուցվածքի տարբեր մասերի գործողությունների ընդհանուր մարտավարության մշակմանը:

Խնդիր հանդիպումնրա ամենաբարդ տեսակն է։ Խնդիրային հանդիպումները հանդիպումներ են, որոնց նպատակն է գտնել օպտիմալ լուծումներ, քննարկել տնտեսական խնդիրները, քննարկել զարգացման հեռանկարային խնդիրները և քննարկել նորարարական նախագծեր: Նման հանդիպման ժամանակ մշակվում է կոլեկտիվ որոշում համալիր հարցերի վերաբերյալ, որոնք ազդում են կառույցի ստորաբաժանումների գործառական խնդիրների փոփոխության կամ կազմակերպության գործունեության նոր ոլորտներին դրանց հարմարեցման վրա: Խնդրահարույց հանդիպումը սովորաբար նվիրված է ընդհանուր ծրագրի ձևավորմանը, որն ունի ռազմավարության տարրեր և երկար իրականացման ժամկետ:

Գործնական հանդիպումները աշխատանքային կազմակերպման հատուկ տեսակ են, որոնք գործում են շատ կարճ ժամանակում և ունեն որոշակի ուղղվածություն։ Հանդիպումները դասակարգվում են ըստ հետևյալ հիմնական բնութագրերի.

Ըստ նպատակի՝

որոշումների մշակում և ընդունում;

նախկինում ընդունված որոշումների կատարման խնդիրների պարզաբանում և հստակեցում.

նախկինում ընդունված որոշումների ամփոփում և գնահատում.

գործառնական (վերահսկման սենյակներ):

Ըստ իրադարձության հաճախականության (հաճախականության).

• կանոնավոր;

  պարբերական։

Ըստ մասնակիցների թվի.

նեղ կազմ (մինչև հինգ մարդ);

երկարաձգված (մինչև քսան մարդ);

ներկայացուցիչ (ավելի քան քսան մարդ):

Ըստ հանդիպման մասնակիցների կազմի կայունության աստիճանի.

ֆիքսված կազմով;

յուրաքանչյուր հանդիպման համար կազմված ցուցակի համաձայն հրավիրվածների հետ.

համակցված.

Ըստ աքսեսուարի՝

կուսակցություն (և այլ հասարակական կազմակերպություններ);

վարչական;

գիտական ​​և գիտատեխնիկական;

միավորված.

Այսպիսով, գործնական հանդիպումները կառավարման գործունեության ամենակարևոր ձևերից են և զբաղեցնում են ժամանակակից բիզնեսի ժամանակի հսկայական մասը:

3 Գործնական հանդիպումների կազմակերպման առանձնահատկությունները

Հանդիպման նախապատրաստումը սկսվում է գործնական հանդիպման անցկացման անհրաժեշտության և իրագործելիության որոշմամբ: Հանդիպման անհրաժեշտությունը հիմնավորելիս վարողը պետք է ձևակերպի առաջադրանքներ, որոնք պահանջում են օպտիմալ և ժամանակին լուծում: Հանդիպումն իմաստ ունի, եթե տեղեկատվության փոխանակման անհրաժեշտություն կա. կարծիքների և այլընտրանքների բացահայտում; բարդ (ոչ ստանդարտ) իրավիճակների վերլուծություն; որոշումներ կայացնել բարդ խնդիրների վերաբերյալ. Կառավարիչը պետք է վերլուծի ժողովի անցկացման բոլոր այլընտրանքները. ավագ մենեջերի որոշումը. խնդիրը հեռախոսով լուծելու ունակություն; կոնֆերանսի զանգ - այլ (պլանավորված) հանդիպումների հետ համատեղելու ունակություն: Եվ եթե սրանից հետո մենեջերը համոզվի հանդիպման օգտակարության մեջ, այն կարող է անցկացվել։ Հակառակ դեպքում հանդիպումը պետք է դադարեցվի։ Նիստի անցկացման անհրաժեշտության մասին որոշում կայացնելուց հետո որոշվում է դրա մասնակիցների օրակարգը և կազմը։

Օրակարգը պատրաստելիս անհրաժեշտ է որոշել՝ 1) համապատասխան հանդիպման թեման և քննարկված խնդիրների բովանդակությունը. 2) այն պայմանները, որոնք պետք է բավարարի հանդիպման վերջնական արդյունքը. 3) ով ինչ նախապատրաստական ​​աշխատանք պետք է իրականացնի (նպատակահարմար է ստեղծել աշխատանքային խումբ օրակարգը ձեւակերպելու համար՝ գերատեսչություններում նախնական հանդիպումներ անցկացնելով):

Հանդիպման թեման դնելիս պետք է խուսափել անորոշ, ոչ կոնկրետ լեզվից։ Սա առաջացնում է առաջարկվող խնդրի նկատմամբ հետաքրքրության նվազում և ենթագիտակցորեն հանգեցնում է այն զգացողության, որ դրա բովանդակային լուծումն ավելորդ է։ Նպատակային հայտարարությունը պետք է արտացոլի հարցերի քննարկման ակնկալվող արդյունքի առանձնահատկությունները:

Մասնակիցների կազմը որոշելիս անհրաժեշտ է հատկապես զգույշ մոտեցում ցուցաբերել քանակական և որակական կազմի ցանկի ձևավորմանը: Հանդիպմանը պետք է ներգրավել այն պաշտոնյաներին, ովքեր առավել իրավասու են քննարկվող խնդրին, և, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, նրանք միշտ չէ, որ գերատեսչությունների ղեկավարներ են։ Ինչ վերաբերում է հանդիպման մասնակիցների թվին, ապա չպետք է հրավիրել այնքան մարդ, որքան նիստերի սենյակում կան աթոռներ (զանգվածային մասնակցության հրավերներ): Օպտիմալ տարբերակն է հանդիպման մասնակիցների թիվը համապատասխանեցնել հարցի քննարկմանը ակտիվ մասնակցողների թվին։ Ապագա գործնական հանդիպման մասնակիցների ընտրության հիմնական չափանիշը օրակարգային հարցերի իրավասությունն է:

Գործնական հանդիպումների զգալի մասի (ավելի քան 70%) վայրը, որպես կանոն, կազմակերպության ղեկավարի գրասենյակն է։ Այնուամենայնիվ, ավելի լավ է ժողովը հրավիրել այդ նպատակով հատուկ սարքավորված տարածքներում: Որպես կանոն, հանդիպման հրավիրվածները նստում են մի սեղանի շուրջ, որն ունի ուղղանկյուն ձև: Սա չափազանց անհարմար է թե՛ առաջնորդի, թե՛ հանդիպման մասնակիցների համար։ Հայտնի է սեղանի մեկ այլ՝ ավելի հարմար ձև՝ trapezoidal։

Նման սեղանի շուրջ ոչ ոք ոչ մեկին չի անհանգստացնում, յուրաքանչյուր մասնակից բոլորին պարզ տեսնում է, իսկ նախագահողն ու քարտուղար-ստղագրագետը պարզ տեսնում են գործնական հանդիպման յուրաքանչյուր մասնակցի։

Հանդիպման մասնակիցների նախապատրաստումը գործնական հանդիպումների կազմակերպման ընթացակարգի նախապատրաստական ​​աշխատանքների վերջին փուլն է, որը ենթադրում է բոլոր մասնակիցների նախնական ծանոթացում օրակարգին և անհրաժեշտ նյութերին: Բոլորը պետք է նախապես իմանան հանդիպման թեման և նպատակները։

Հանդիպման ղեկավարը սովորաբար ընտրում է այն վարելու երկու հիմնական ոճերից մեկը՝ դիվանագիտական ​​կամ ավտորիտար:

Դիվանագիտական ​​ոճը ենթադրում է հաշվի առնել հանդիպման բոլոր մասնակիցների կարծիքները, ինչպես նաև, թե որքանով են տարբեր գաղափարները համապատասխանում միմյանց: Միաժամանակ փոխզիջումներն անխուսափելի են։

Ավտորիտար առաջնորդության ոճով որոշ մասնակիցներ ձգտում են «առաջ մղել» իրենց նախագծերը և գործել հաստատակամ: Այս տեսակ հանդիպումներով առաջնորդը վստահորեն տիրապետում է իշխանության ղեկին, բազմաթիվ առաջարկներ է անում, նոր տեղեկություններ հաղորդում և կտրականապես ձևավորում է իր կարծիքը՝ թույլ չտալով առարկություններ։

Կազմակերպության վերջնական փուլը որոշում կայացնելն ու դրա իրականացման պայմանների համաձայնեցումն է։ Ժողովի որոշումները կայացվում են բոլորի կողմից միասին և յուրաքանչյուրի կողմից առանձին: Հանդիպման արդյունավետությունը կախված է նրանից, թե որքանով է հանդիպման մասնակիցը կարողացել իր գաղափարներն ու մեկնաբանությունները ներառել ընդհանուր որոշման մեջ: Որոշման ձևակերպման մեջ բացատրվում է՝ ում կողմից և ինչ ժամկետներում պետք է իրականացվի որոշակի ծավալի աշխատանք։ Որոշվում է, թե ինչ ձևով են ամփոփվելու արդյունքները (արձանագրության կամ դրա մի մասի բաշխում (քաղվածքներ արձանագրությունից), որոշում է կայացվում տեղեկատվության լայնության վերաբերյալ (ամբողջ թիմը կամ դրա մի մասը):

Որոշումները կարող են ընդունվել երկու եղանակով. 1) որոշումը նախապատրաստող հատուկ ընտրված հանձնաժողովը նախօրոք կազմում է նախագիծ. Նախագիծն ընթերցվում է։ Հանդիպման մասնակիցները կատարում են իրենց ճշգրտումները և ընդունում այն՝ ելնելով քվեարկության արդյունքներից. 2) ժողովի նախագահն ամփոփում է քննարկումը և որոշում կայացնում. Որոշում կայացնելուց հետո անձը (անձանց խումբը) որոշվում է իրականացնել դրա իրականացումը և վերահսկողությունը դրա կատարման նկատմամբ:

Այսպիսով, հանդիպում նախապատրաստող ղեկավարներն ու մասնագետները պետք է առաջնորդվեն գործնական հանդիպումների կազմակերպման ընդհանուր սկզբունքներով.

կազմակերպչական գործունեության մեջ մանրուքներ չկան.

կազմակերպության տեխնիկական կողմը (մասնակիցների աշխատատեղեր, նյութեր, տեխնիկական աջակցություն) պետք է լինի անբասիր.

Ներկայացնողը պետք է պատրաստ լինի (փոխարինող, հաղորդավարների օգնական և այլ օժանդակ անձնակազմ տրամադրվում է):

Եզրակացություն

Այսպիսով, ժողովը կառավարման գործունեության ամենակարևոր ձևերից մեկն է, որի ընթացքում ենթակաների և ղեկավարի միջև տեղեկատվություն է փոխանակվում, և կառավարման որոշումներ են կայացվում: Ինչպես տեսնում եք, հանդիպումը բարդ գործընթաց է, և այն անցկացնելիս անհրաժեշտ է հաշվի առնել հոգեբանական օրինաչափությունների և նախապատրաստման և վարքագծի կանոնները:

Գործնական հանդիպման օրինակ.

Իրավիճակը: Փոքր մանրածախ ընկերության կոմերցիոն բաժնի ղեկավար Նիկոլայ Մակարովը մտահոգված է ճաշի և թեյի ընդմիջումների հետ կապված կանոնների շարունակական խախտումներով։ Բանն այն է, որ ժամը 10-ին գալով, բաժնի աշխատակիցներն աշխատանքային օրը սկսում են մի բաժակ սուրճով, մոտ 12-ին գնում են թեյ խմելու, 14-ին ճաշում, 16-ին նորից թեյ են խմում, մեկնում է 18-ին։ տուն գնալ։

Չի կարելի ասել, որ Նիկոլայը դեմ է նման «առօրյային», բացի այդ, ճաշի ընդմիջումը և յուրաքանչյուրը 15 րոպեանոց տեխնոլոգիական ընդմիջում ամրագրված է ընկերության ներքին աշխատանքային կանոնակարգում. Բայց 5-6 հոգանոց ընկերություններում հավաքվելիս աշխատակիցները հաճախ ոչ մի հոգու չեն թողնում վարչությունում. Եթե ​​հեռախոսը զանգում է, հեռախոսին պատասխանող չկա։ Բացի այդ, թեյի ընդմիջումները հաճախ ձգձգվում են: Իսկ հանգստի սենյակից (որտեղ տեղի է ունենում ճաշը) հնչող բարձր ծիծաղը երբեմն հասնում է վաճառքի կետին և հաճախորդներին։

Մակարովը մեկնաբանություններ է արել, անձամբ զրուցել անհատների հետ և մի քանի հուշագրեր է հրապարակել թեյի ընդմիջման կանոնների խախտման վերաբերյալ։ Սակայն, թվում է, թե աշխատակիցները պարզապես դիմադրում են նրա փաստարկներին ու համառորեն անտեսում դրանք։

Ստեղծված իրավիճակից ելնելով որոշում է հանդիպում անցկացնել։ Այս հանդիպումը խնդրահարույց է լինելու. Այն հավաքվում է՝ գոյություն ունեցող խնդրի լուծման մեթոդ մշակելու համար։

Իր աշխատասենյակում հավաքելով կանոնները խախտող աշխատակիցներին՝ ղեկավարը շատ կոնկրետ ուրվագծեց խնդիրը։ Եվ որպես կանոն օրակարգում էր աշխատակիցների վարքագիծն անմիջապես փոխելու հարցը։ Մինչդեռ Նիկոլայը կարծում է, որ նման թեյախմությունները վատ են անդրադառնում ընկերության վաճառքի ծավալների և եկամտի ցուցանիշների վրա, ինչպես նաև հանգեցնում են բաժանմունքում մասնագիտական ​​հարաբերությունները ընկերականով փոխարինելու։

Առաջնորդը փորձում է բաց քննարկում կազմակերպել։ Դա հնարավոր է միայն անկաշկանդ մթնոլորտում։ Մակարովը պահպանում է հանգիստ և ընկերական տոնը, որը կարող է խեղդել քննարկումը. Հանդիպումից իսկապես օգուտ քաղելու համար նա ընտրում է հանդիպումը վարելու դիվանագիտական ​​ոճ, այսինքն. Յուրաքանչյուր աշխատակից արտահայտում է իր տեսակետը: Առաջնորդը հետևում է քննարկման զարգացմանը, որպեսզի բանախոսները մնան քննարկվող խնդրի շրջանակներում և չտարվեն, այլ գործեն շատ դիվանագիտորեն։ Աշխատակիցների կարծիքները լսելուց հետո Մակարովն ընտրում է մեծամասնության կարծիքը և որոշում կայացնելով՝ բարձրաձայնում այն։ Այնուհետև համառոտ ամփոփում է քննարկումը և մատնանշում ապագա անելիքները, որոնք նախատեսվում է իրականացնել կայացված որոշման համաձայն:

Հանդիպման արդյունքներն արձանագրվում են արձանագրություններում և ուղարկվում բոլոր այն անձանց, ովքեր պետք է տեղեկացվեն դրանց մասին:

Օգտագործված տեղեկատվության աղբյուրների ցանկը

1. Կուրբատով Վ.Ի. Ինչպես հաջողությամբ բանակցել: – Ռոստով / D.: Phoenix, 2010. - 318 p.

2. Նարուշակ Վ.Բ. Ներընկերության կառավարման հոգեբանություն. գործնական ուղեցույց HR մենեջերների համար: - Մ.: Քննություն, 2008. - 196 էջ.

3. Պրոկոֆևա Ն.Ի. Բանակցությունների հոգեբանական ասպեկտները. - M.: GrossMedia, 2007. - 128 p.

4. Սամոխվալովա Ա.Գ. Գործարար հաղորդակցություն. հաջողության ուղի: - Կոստրոմա: KSU, 2007.- 332 էջ.

5. Սեմենով Ա.Կ. Կառավարման և բիզնեսի հոգեբանություն և էթիկա: - Մ.: Մարքեթինգ, 2009. - 200 էջ.

6. Ֆոմիչեւ Ա.Օ. Կառուցողական հանդիպում. Կոլեգիալ աշխատանքի տեխնիկա. - Սանկտ Պետերբուրգ: Peter, 2005. - 160 p.

7. Բիզնես հաղորդակցության հոգեբանություն և էթիկա / խմբ. Վ.Ն. Լավրինենկո. - Մ.: Միասնություն-ԴԱՆԱ, 2009. - 327 էջ.

8. Բիզնեսի հաջողության հոգեբանություն / խմբ. Ա.Ն. Կոլեսնիկովա. - M.: VLADOS-PRESS, 2008. - 304 p.

Գրասենյակային հանդիպումները աշխատողներին որոշումների կայացման գործընթացում ներգրավելու արդյունավետ միջոցներից են, իրենց ստորաբաժանման կամ ամբողջ կազմակերպության գործերին աշխատակիցների ներգրավվածությունը կառավարելու գործիքներից մեկը:

Հանդիպման արդյունավետությունը պետք է ընկալվի որպես թիմում աշխատելու էթիկական նորմ, հանդիպման կազմակերպիչների կողմից աշխատակիցների նկատմամբ ուշադրության և հարգանքի զգալի ակտ, որոնք, իրենց հերթին, պետք է.

հստակ սահմանել հանդիպման նպատակային կողմնորոշումը և առարկան.

ընտրել դրա օպտիմալ կանոնները (և այս դեպքում «կանոնակարգ» հասկացությունը կարող է մեկնաբանվել բավականին լայնորեն, ներառյալ հանդիպման մասնակիցների թեման, ժամանակը, կազմը և դրա անցկացման համար պատասխանատուները).

Հանդիպումը մի կրճատեք մասնավոր հարցերի լուծմանը, որոնք կարող են լուծվել «սովորական հիմունքներով»: Պետք է հիշել, որ գրասենյակային հանդիպումը, որպես կանոն, հավաքական մտքի աշխատանք է։ Հետևաբար, այն պետք է ներառի հարցեր, որոնք պահանջում են բոլոր մասնակիցների համատեղ ինտելեկտուալ ջանքերը կոնկրետ խնդրի քննարկման համար:

Այս մոտեցմամբ հանդիպումը պետք է տեղին համարվի, եթե շահագրգիռ և իրավասու կողմերի մեծամասնության կարծիքը չի հանգում խնդրի լուծման առաջարկվող տարբերակներից մեկին։

Գործառնական ժողովը նվիրված է կազմակերպությունում գործերի ներկա վիճակի պարզաբանմանը, կարծիքների համառոտ փոխանակմանը արտադրության գործընթացում ծագած հարցերի էության վերաբերյալ: Բացի այդ, այն կարող է ուղղված լինել ընթացիկ արտադրական խնդիրների հետ կապված կազմակերպչական կառուցվածքի տարբեր մասերի գործողությունների ընդհանուր մարտավարության մշակմանը:

Խնդրահարույց հանդիպումը նրա ամենաբարդ տեսակն է: Նման հանդիպման ժամանակ կոլեկտիվ որոշում է մշակվում համալիր հարցերի վերաբերյալ, որոնք ազդում են կառույցի ստորաբաժանումների գործառական խնդիրների փոփոխության կամ կազմակերպության գործունեության նոր ոլորտներին դրանց հարմարեցման վրա: Խնդրահարույց հանդիպումը սովորաբար նվիրված է ընդհանուր ծրագրի ձևավորմանը, որն ունի ռազմավարության տարրեր և երկար իրականացման ժամկետ:

Բավականին տարածված իրավիճակ է, երբ հանդիպման մասնակիցների մեծամասնությունը քննարկում է «իրենց» ինչ-որ հարց, իսկ օրակարգի մնացած հարցերը դուրս են իրենց իրավասությունից: Կազմակերպության աշխատակիցների աշխատաժամանակը անարդյունավետ է օգտագործվում, եթե նրանք ստիպված են լինում ներկա գտնվել հանդիպման բոլոր հարցերը քննարկելիս: Բացի այդ, «լրացուցիչ» մարդկանց առկայությունը անխուսափելիորեն նվազեցնում է խնդիրների քննարկման արդյունավետությունը։

Երբ օրակարգը տարասեռ է, երբ շոշափվում են կազմակերպությունների կառուցվածքի տարբեր մակարդակների հարցեր, խորհուրդ է տրվում որդեգրել ժողովի մասնակիցների փոփոխական կազմի սկզբունքը։ Միաժամանակ մեծանում է կանոնակարգերի հաստատման և խստորեն պահպանման կարևորությունը։

Շատ հաճախ կա մի իրավիճակ, երբ առանձին աշխատակիցներ հրավիրվում են հանդիպման, բայց նրանց փաստացի մասնակցությունը կախված է կոնկրետ հարցի քննարկման առաջընթացից: Միաժամանակ, նախապես հայտնի չէ, թե հրավիրված աշխատակիցները որքանով են ներգրավվելու հանդիպման գործընթացում։ Այս մոտեցումը ցույց է տալիս անհարգալից վերաբերմունք աշխատողի նկատմամբ և արհամարհական վերաբերմունք նրա աշխատանքի նկատմամբ: Հանդիպման մասնակիցների կազմը օպտիմալացնելու համար օգտագործեք «հեռախոսային հեռավորության» սկզբունքը աշխատակցին, որի մասնակցությունը թելադրված է հենց հանդիպման ընթացքով և այս աշխատողից լրացուցիչ տեղեկատվություն ստանալու անհրաժեշտությամբ:

Գրասենյակային հանդիպման ժամանակը պետք է նախապես պլանավորել և հնարավորության դեպքում չխախտել կազմակերպության ընդհանուր ռիթմը: Հանդիպման կանոնները մշակելիս պետք է հիշել դրա տևողության կազմակերպչական և հոգեբանական նորմերը։ Հաստատվել է, որ անձը սովորաբար կարող է ընկալել ուսուցողական տեղեկատվությունը 20-30 րոպեի ընթացքում: Նշված ժամանակից հետո մարդկանց մեծամասնության մոտ նկատելիորեն նվազում է մտավոր ակտիվությունը, մուտքային տեղեկատվությունը ընկալելու և վերլուծելու կարողությունը:

Հանդիպման ակտիվ և արդյունավետ առաջընթացին նպաստում է դրա անցկացման համար նախատեսված սենյակի սարքավորումների որոշակի պահանջների կատարումը: Բնականաբար, այն պետք է ընդարձակ լինի լավ օդափոխությամբ։ Բացի այդ, հատուկ սենյակ կահույքով հագեցնելիս պետք է առաջնորդվել այն սկզբունքով, որ հանդիպման ընթացքում մասնակիցների հարաբերական դիրքը չի ընդգծում նրանց ծառայողական-հիերարխիկ կարգավիճակի տարբերությունները։ Տվյալ դեպքում «կլոր սեղան» հասկացությունը բառացի և փոխաբերական նշանակություն ունի՝ որպես մարդկանց միջև փոխադարձ շփումների դյուրինության և տարածության օպտիմալ դասավորության ապահովման միջոց։

Կարևոր է, որ հանդիպման վարողը հստակ կատարի իր դերը: Նրա դերը պետք է ներառի հանդիպման նպատակից շեղումները կանխելը և չպատրաստված հարցերի քննարկումը։ Ներկայացնողը պետք է ապահովի մասնակիցների վարքագծի էթիկական չափանիշներին համապատասխանությունը, ազդի խոսքի կոռեկտության և բիզնես կողմնորոշման վրա:

Ժամանակակից բիզնեսն անհնար է առանց տարատեսակ բանակցությունների։ Գործնական հանդիպումները ղեկավարության համար հնարավորություն են տալիս հիմնական նպատակներն ու խնդիրները միանգամից փոխանցել բոլոր կառուցվածքային ստորաբաժանումներին, ստանալ հետադարձ կապ և ստացված տվյալների հիման վրա կարգավորել ընկերության գործողությունների ծրագիրը:

Հանդիպումները բիզնեսի կառավարման մի տեսակ գործիք են, որը մշտապես կարիք ունի գնահատելու արդյունավետությունը և վերլուծելու ձեռք բերված արդյունքները:

Գործնական հաղորդակցություն, գործնական զրույցներ, հանդիպումներ, բանակցություններ, քննարկումներ՝ որպես բիզնես հաղորդակցության ձև

Գործնական շփումը պետք է տարբերել սովորական հաղորդակցությունից, քանի որ առաջինը հետապնդում է կոնկրետ նպատակ և ունի վարքի խիստ էթիկա, իսկ երկրորդը կարող է որևէ հիմք կամ պատճառ չունենալ։

Գործարար հաղորդակցության բազմաթիվ ձևեր կան, որոնցից հիմնականները ներառում են.

• գործարար խոսակցություններ - ներկայացնում են տեղեկատվության փոխանակումը (կամ միակողմանի փոխանցումը) բիզնեսի գործունեության կոնկրետ հարցերի վերաբերյալ: Սա կարող է լինել ուղղակի հաղորդակցություն կամ անուղղակի (օգտագործելով ինտերնետ տեխնոլոգիաներ, հեռախոսակապ): Հաղորդակցության այս տեսակը ներառում է դրա շարունակությունը բանակցությունների կամ հանդիպումների տեսքով.
• Հանդիպումները հաղորդակցության ավելի լայն ձև են, որոնցում, որպես կանոն, ներգրավված են ընկերության աշխատակիցները (սովորաբար կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարները)՝ բիզնեսի զարգացման ռազմավարական խնդիրները լուծելու համար.
• բանակցություններ - ունեն կոնկրետ նպատակ և ուղղված են կարևոր հարցերի քննարկմանը, պայմանագրերի, պայմանագրերի կնքմանը, երկու կողմերի համար կարևոր փաստաթղթերի ստորագրմանը.
• քննարկումներ՝ ընկերության կարևոր հարցերի բաց քննարկում, որի հիմնական գործիքը ուղեղային գրոհն է (գաղափարների գեներացում բոլոր կողմերի կողմից), որի արդյունքում կարող են առաջանալ խնդիրների լուծման ոչ ստանդարտ մոտեցումներ։

Բացի թվարկված ձևերից, կա դրանց մի ամբողջ շարք՝ գործնական հարցազրույցներ, վեճեր, հանդիպումներ, նամակագրություն, շնորհանդեսներ, կոնֆերանսներ։ Նրանք բոլորն ունեն իրենց առանձնահատկությունները, բայց համապատասխանում են բիզնեսի էթիկայի նույն կանոններին:

Գործնական հանդիպումներ՝ առաջադրանքներ, նպատակներ, թեմաներ

Գործնական հանդիպումներն անցկացվում են ընթացիկ խնդրի կամ առաջադրանքի կոնկրետ լուծում մշակելու նպատակով: Բացի այդ, հանդիպումների ժամանակ բաժնի աշխատակիցները կարող են ղեկավարության հետ կիսվել իրենց գաղափարներով ցանկացած հարցի հնարավոր լուծումների վերաբերյալ: Հաղորդակցության այս ձևը թույլ է տալիս համակողմանիորեն տեսնել ընկերությունում տիրող իրավիճակը, նրա ուժեղ և թույլ կողմերը, հեշտացնում է նոր մարդկանց մուտքը թիմ, նրանց ծանոթությունը կորպորատիվ մշակույթին և կազմակերպությունում ընդունված նորմերին:

Հանդիպումների հիմնական նպատակներն ու խնդիրներն են.

• ընկերության քաղաքականության պահպանում, ինչպես նաև դրա մշակում և հաղորդակցություն բոլոր աշխատակիցների հետ.
• բոլոր ծառայությունների և ստորաբաժանումների գործողությունների ինտեգրումը ընկերության ռազմավարական նպատակին համապատասխան.
• նոր առաջադրանքների բացահայտում և արդեն իսկ իրականացված արշավների արդյունավետության գնահատում.
• ի հայտ եկած խնդիրների լուծում.

Թեմաները, որոնք առկա են հանդիպումներին, կարող են բոլորովին տարբեր լինել։

Ռուսական պրակտիկայում ընդունված է պլանավորման հանդիպումներ անցկացնել առնվազն շաբաթը մեկ անգամ։ Այսպիսով, բաժանմունքների ղեկավարները զեկուցում են շաբաթվա ընթացքում կատարված աշխատանքի մասին և պլանավորում հաջորդի համար (կամ ստանում են առաջադրանքներ, որոնք պետք է իրականացվեն առաջիկա աշխատանքային շաբաթվա ընթացքում):

Չպլանավորված հանդիպման պատճառ կամ թեմա կարող է լինել մի շարք խնդիրներ, որոնք առաջանում են դինամիկ և փոփոխվող արտաքին միջավայրի հետ կապված, որտեղ ընկերությունները պետք է գործեն:

Գործնական հանդիպումների տեսակները, տեսակները և դասակարգումը

Գործնական հանդիպումները կարող են տարբեր լինել ձևով, թեմայով և ներկա մարդկանցով:

Նրանց հիմնական դասակարգումը ներկայացված է ստորև.

• որոշակի ոլորտին պատկանելով՝ վարչական ժողովներ (խնդրահարույց հարցեր լուծելու համար), գիտական ​​(գիտաժողովներ, սիմպոզիումներ, սեմինարներ կազմակերպված և անցկացված գիտական ​​ոլորտի արդի խնդիրների լուծման համար), քաղաքական (որոշ քաղաքական շարժումների անդամների համագումարներ և ժողովներ) և խառը. տեսակներ;
• ըստ մասշտաբի և մասնակիցների քանակի՝ միջազգային (օտարերկրյա գործընկերների, մասնագետների, որոշակի ոլորտի փորձագետների ներգրավմամբ), ազգային, տարածաշրջանային, քաղաքային;
• միջոցառման վայրում՝ արտասահմանյան և տեղական հանդիպումներ;
• ըստ անցկացման պարբերականության՝ պարբերական, մշտական ​​ժողովներ.

Բացի ներկայացված դասակարգումից, հանդիպումները կարելի է բաժանել խնդրի վրա հիմնված, գործառնական և ուսուցողական:

Խնդրահարույց հանդիպումներն ուղղված են կարճ ժամանակում խնդիրների օպտիմալ լուծումներ գտնելուն։

Գործառնական (կամ դրանք կոչվում են նաև հսկիչ սենյակներ) ուղղված են ընկերության ներկայիս իրավիճակի վերաբերյալ տվյալների ստացմանը: Ստորադասներից ստացված ողջ տեղեկատվությունը կուտակվում է ստորաբաժանման ղեկավարների կողմից, այնուհետև փոխանցվում կազմակերպության գլխավոր գործադիր ղեկավարին: Սա տվյալներ է այն մասին, թե որքանով են իրականացվել ծրագրերը, հասել են նպատակները, լուծվել են խնդիրները։ Նման հանդիպումների և մյուս հանդիպումների հիմնական տարբերությունը դրանց օրինաչափությունն է, մասնակիցների ցուցակի կայունությունը և հանդիպման օրակարգի հնարավոր բացակայությունը (այսինքն՝ դրա մանրամասն պլանը):

Ուսումնական ժողովներն ունեն հակառակ հերթականությունը, ի տարբերություն կառավարման սենյակների. հրահանգի ձևաչափով ամբողջ տեղեկատվությունը ղեկավարից իջնում ​​է ուղղակի ենթականերին, և այնուհետև փոխանցվում է կազմակերպության ուղղահայաց ուժային կառուցվածքի երկայնքով որոշակի առաջադրանքների կոնկրետ կատարողներին: Նման տեղեկատվությունը ներառում է ղեկավարության հրամաններ, որոնք կարող են ազդել կազմակերպության ընթացիկ առաջընթացի, նոր կանոնների, վարքագծի նորմերի և կոնկրետ առաջադրանքների կատարման վերջնաժամկետների վրա:

Գործնական հանդիպումների նախապատրաստում, կազմակերպում և անցկացում

Որպեսզի հանդիպումը արդյունավետ լինի, անհրաժեշտ է ուշադիր դիտարկել դրա հիմնական կետերը՝ հանդիպման նպատակը, հիմնական խնդիրները, միջոցառման փուլերը: Միայն նման պայմաններում կարող եք օգուտ քաղել հանդիպումից։

Ցավոք սրտի, դրանցից շատերն իրականացվում են միայն այն պատճառով, որ դա ընդունված է բիզնես միջավայրում։ Շաբաթվա սկզբին կանոնավոր հանդիպումներն ու հանդիպումները ղեկավարության հետ շատ ընկերություններում դարձել են սովորական և կորցրել իրենց իմաստը:

Այնուամենայնիվ, խոշոր ընկերությունները, որոնք ձգտում են զարգացնել և նվաճել շուկայի մեծ մասնաբաժիններ, այս հարցին մոտենում են մեծ բծախնդիրությամբ.

• որոշվում է հանդիպման մասնակիցների ցուցակը.
• դրա օրակարգը մշակվում է երկար ժամանակով, որին ժամանակի ընթացքում ճշգրտումներ են արվում.
• առաջնահերթությունը մնում է ռազմավարական նպատակներին, որոնց մասին զեկուցում են ստորաբաժանումների ղեկավարները:

Գործնական հանդիպման անցկացման փուլերն ու տեխնոլոգիաները

Յուրաքանչյուր հանդիպում ունի երկու հիմնական փուլ՝ նախապատրաստում և փաստացի անցկացում։

Առաջին փուլում որոշվում է միջոցառման արդիականությունը, սահմանվում են դրա նպատակներն ու խնդիրները, կազմվում է մասնակիցների ցուցակը, օրակարգին համապատասխան պատրաստվում են զեկույցներ և շնորհանդեսներ:

Երկրորդ փուլում անմիջականորեն լուսաբանվում են այն հարցերը, որոնց կարող են մասնակցել բոլոր ներկաները՝ համաձայն առկա օրակարգի։ Որպես կանոն, ընկերության ղեկավարությունը ժողովի նախագահն է և դրա երանգն է տալիս, խոսքի իրավունք է տալիս և դադարեցնում քննարկումը, եթե այն դուրս է գալիս կառուցողական քննարկման շրջանակներից։

Բացի հիմնական փուլերից, հանդիպումը կարող է ներառել որոշումների կայացման փուլ, եթե այն ներառում է խնդրի լուծում: Դա կարող է տեղի ունենալ քննարկման կամ քվեարկության միջոցով:

Բիզնես հանդիպման պլանի օրինակ

Ձեռքի տակ ունենալով հանդիպման մանրամասն պլան՝ կարող եք վստահորեն իմանալ, որ այն արդյունավետ կլինի:

Նման պլանը կարող է ներառել.

• մենեջերի ողջույնի խոսք - արդյունքների ամփոփում որոշակի ժամանակով (եռամսյակ, ամիս, շաբաթ);
• խնդրի լուսաբանում, ընկերության համար դրա արդիականության հիմնավորում.
• այն լուծելու համար ուղեղային գրոհի կազմակերպում;
• բոլոր առկա տարբերակների գնահատում;
• խնդրի լուծման տարբերակների կուտակում;
• քվեարկություն կամ խնդրի լուծման հատուկ գործիքների կիրառման վերաբերյալ որոշումներ կայացնելու այլ տարբերակ.
• խնդրի լուծման սահմանների որոշում՝ ժամկետներ, պատասխանատուներ, մեթոդներ.

Հանդիպման ընթացքում կարևոր է արձանագրել դրա հիմնական կետերը, որպեսզի կարողանանք վերադառնալ կոնկրետ խնդրին և ավելի մանրամասն դիտարկել այն:

Գործարար հանդիպումներ Expocentre-ի ցուցահանդեսներում և կոնգրեսներում

Արտադրանքի առաջմղման արդյունավետ միջոցներից է Expocentre Fairgrounds-ում անցկացվող ցուցահանդեսների և կոնգրեսների շրջանակներում գործարար հանդիպումների անցկացումը: Այս ձևաչափի գործնական հանդիպումները որոշ չափով տարբերվում են մյուսներից։ Եթե ​​մեկ ձեռնարկության ղեկավար թիմը հավաքվում է հերթական հանդիպմանը, ապա ցուցահանդեսի ժամանակ ցանկացած արտադրող բացառիկ հնարավորություն ունի համակողմանիորեն լուծել ձեռնարկության խնդիրները և հրավիրել արտադրանքի բոլոր մատակարարներին և դիստրիբյուտորներին:

Expocentre Fairgrounds-ի գործնական հանդիպումների համար նախատեսված հատուկ կահավորված սենյակները և կոնգրեսների սրահները նախատեսված են տարբեր թվով մարդկանց համար: Ուստի բոլոր մասնակիցներին տեղավորելու հետ կապված խնդիրներ չկան։ Օգտագործելով MatchMaking համակարգը՝ կարող եք նախապես պայմանավորվել հանդիպման ժամի մասին։ Ներկայացման տեխնոլոգիան հանդիպումը կդարձնի ավելի հագեցած և ամբողջական:

9.4. գրասենյակային հանդիպումների նախապատրաստման և անցկացման կանոնները

Գրասենյակային հանդիպումները աշխատողներին որոշումների կայացման գործընթացում ներգրավելու արդյունավետ միջոցներից են, իրենց ստորաբաժանման կամ ամբողջ կազմակերպության գործերին աշխատակիցների ներգրավվածությունը կառավարելու գործիքներից մեկը:

Անձնակազմի կառավարման համաշխարհային պրակտիկայում կազմակերպության տեղեկատվական համակարգի բաց լինելը և աշխատակիցների ներգրավվածությունը նրա խնդիրների լուծման գործում դառնում են աշխատանքային գործունեության մոտիվացիայի ամենակարևոր գործոններից մեկը: Գրասենյակային հանդիպումների անցկացումը կարելի է համարել մոտիվացիան կառավարելու ուղիներից մեկը։ Ուստի հանդիպումները անտեսելը մենեջերի բնորոշ սխալ է։

Այնուամենայնիվ, երբ խոսքը վերաբերում է գրասենյակային հանդիպումներ կազմակերպելուն, պետք է զգուշանալ մյուս ծայրահեղությունից՝ դրանց ավելորդ քանակից և տեւողությունից։ Ինչպես գիտեք, ցանկացած լավ գաղափար կարող է վարկաբեկվել դրա իրականացման նկատմամբ ֆորմալ վերաբերմունքով։

Հանդիպման արդյունավետությունը պետք է ընկալվի որպես թիմային աշխատանքի էթիկական նորմ, հանդիպման կազմակերպիչների կողմից աշխատակիցների նկատմամբ ուշադրության և հարգանքի զգալի դրսևորում, որոնք, իրենց հերթին, պետք է.

Հստակ սահմանել հանդիպման նպատակը և առարկան.

Ընտրեք դրա օպտիմալ կանոնները (և այս դեպքում «կանոնակարգ» հասկացությունը կարող է մեկնաբանվել բավականին լայնորեն, ներառյալ հանդիպման մասնակիցների թեման, ժամանակը, կազմը և դրա անցկացման համար պատասխանատուները).

Հանդիպումը մի կրճատեք մասնավոր հարցերի լուծմանը, որոնք կարող են լուծվել «սովորական հիմունքներով»: Պետք է հիշել, որ գրասենյակային հանդիպումը, որպես կանոն, հավաքական մտքի աշխատանք է։ Հետևաբար, այն պետք է ներառի հարցեր, որոնք պահանջում են բոլոր մասնակիցների համատեղ ինտելեկտուալ ջանքերը կոնկրետ խնդրի քննարկման համար:

Հանդիպում պատրաստելիս նախ պետք է որոշել դրա անհրաժեշտության չափը և փորձել հնարավորինս կրճատել դրա տևողությունը։ Դրա համար կարելի է առաջարկել նախապատրաստական ​​աշխատանքների մի քանի փուլեր, որոնք ցույց կտան քննարկման համար բերված խնդիրների նախնական զարգացման աստիճանը։ Այս փուլերը ներառում են.

Նիստում ակնկալվող հարցերի վերաբերյալ որոշումների նախագծերի մի քանի տարբերակների պատրաստում.

Որոշումների նախագծերի բաշխում առաջարկվող հարցերով շահագրգիռ և իրավասու գերատեսչություններին և մասնագետներին՝ սահմանված ժամկետում իրենց եզրակացությունները տալու խնդրանքով։ Այս եզրակացությունը պետք է ներառի կա՛մ որոշման նախագծերից մեկի ընդունումը, կա՛մ դրա ընդունելի տարբերակներից մեկի ճշգրտման առաջարկները, կա՛մ նոր որոշման սեփական մեկնաբանությունը.

Որոշումների նախագծերի վերաբերյալ գերատեսչություններից կամ անհատ մասնագետներից ստացված եզրակացությունների մշակում և խորհրդակցություն անցկացնելու անհրաժեշտության հարցի մշակում.

Այս մոտեցմամբ հանդիպումը պետք է տեղին համարվի, եթե շահագրգիռ և իրավասու կողմերի մեծամասնության կարծիքը չի հանգում խնդրի լուծման առաջարկվող տարբերակներից մեկին։

Ամեն դեպքում, բիզնես էթիկայի կարևոր ընդհանուր կանոնը անպատրաստ հանդիպման անցկացման անթույլատրելիությունն է՝ արդյունքը կլինի ժամանակի կորուստ և վստահություն կազմակերպչի նկատմամբ։ Բացի այդ, նման հանդիպման մասնակիցները կզգան, որ ոտնահարված է սեփական արժանապատվությունը և անձնական կարգավիճակը:

Հանդիպման նպատակը որոշելիս պետք է խուսափել անորոշ, ոչ կոնկրետ ձևակերպումներից։ Սա առաջացնում է առաջարկվող խնդրի նկատմամբ հետաքրքրության նվազում և ենթագիտակցորեն հանգեցնում է այն զգացողության, որ դրա բովանդակային լուծումն ավելորդ է։ Նպատակային հայտարարությունը պետք է արտացոլի հարցերի քննարկման ակնկալվող արդյունքի առանձնահատկությունները:

Ըստ իրենց ընդհանուր նպատակի՝ հանդիպումները կարող են լինել ուսուցողական, գործառնական և խնդիրներ լուծելու,

Ուսուցողական ժողովը նպատակաուղղված է ցանկացած տեղեկատվություն իր մասնակիցներին հասցնելուն, դնելու և համատեղ պարզաբանելու այն խնդիրները, որոնք առաջանում են այդ տեղեկատվության հետ կապված, օրինակ՝ որոշել ցանկացած գործունեության ծրագրի մշակման ժամկետները և շրջանակային պայմանները:

Գործառնական ժողովը նվիրված է կազմակերպությունում գործերի ներկա վիճակի պարզաբանմանը, կարծիքների համառոտ փոխանակմանը արտադրության գործընթացում ծագած հարցերի էության վերաբերյալ: Բացի այդ, այն կարող է ուղղված լինել ընթացիկ արտադրական խնդիրների հետ կապված կազմակերպչական կառուցվածքի տարբեր մասերի գործողությունների ընդհանուր մարտավարության մշակմանը:

Խնդրահարույց հանդիպումը նրա ամենաբարդ տեսակն է: Նման հանդիպման ժամանակ կոլեկտիվ որոշում է մշակվում համալիր հարցերի վերաբերյալ, որոնք ազդում են կառույցի ստորաբաժանումների գործառական խնդիրների փոփոխության կամ կազմակերպության գործունեության նոր ոլորտներին դրանց հարմարեցման վրա: Խնդրահարույց հանդիպումը սովորաբար նվիրված է ընդհանուր ծրագրի ձևավորմանը, որն ունի ռազմավարության տարրեր և երկար իրականացման ժամկետ:

Հաջող հանդիպման բանալին մանրամասն օրակարգի և կանոնների մշակումն է: Պաշտոնական հարաբերությունների կառավարման և էթիկայի կազմակերպման կանոնը պետք է լինի օրակարգի պարտադիր նախնական բաշխումը հանդիպման մասնակիցներին՝ նշելով քննարկման համար նախատեսված խնդիրների շրջանակը, դրանց պատրաստման համար պատասխանատուներին և մոտավոր կանոնակարգերը: Բացի այդ, հանդիպման ընթացքում քննարկված հարցերի էության վերաբերյալ հակիրճ գրավոր տեղեկատվության նախնական բաշխումը պետք է համարվի էթիկական գործարար հարաբերությունների նորմ:

Գրասենյակային հանդիպման արդյունավետությունը մեծապես որոշվում է դրա մասնակիցների օպտիմալ ընտրությամբ: Այս առումով հիմնական խնդիրն է ապահովել այն մասնագետների մասնակցությունը, ովքեր շահագրգռված են և իրավասու են հանդիպմանը քննարկված հարցերում։ Այս խնդրի լուծման մի մասը կախված է նրանից, թե որքանով են պատրաստ ապագա մասնակիցները քննարկել օրակարգային հարցերը: Նման պատրաստակամությունը հաստատվում է առաջիկա հանդիպման մասին բավական մանրամասն տեղեկատվության նախնական բաշխմամբ։

Դրա կազմակերպիչները, որպես կանոն, պահանջում են կազմակերպչական կառուցվածքի գերատեսչությունների բարձրաստիճան պաշտոնյաների մասնակցությունը: Այնուամենայնիվ, ոչ ղեկավար աշխատողներից մեկը կարող է ավելի կոմպետենտ լինել կոնկրետ խնդիրների լուծման հարցում: Ուստի նպատակահարմար է մենեջերին իրավունք տալ որոշել, թե ով է ներկայացնելու իր բաժինը հանդիպմանը:

Բավականին տարածված իրավիճակ է, երբ հանդիպման մասնակիցների մեծամասնությունը քննարկում է «իրենց» ինչ-որ հարց, իսկ օրակարգի մնացած հարցերը դուրս են իրենց իրավասությունից: Կազմակերպության աշխատակիցների աշխատաժամանակը անարդյունավետ է օգտագործվում, եթե նրանք ստիպված են լինում ներկա գտնվել հանդիպման բոլոր հարցերը քննարկելիս: Բացի այդ, «լրացուցիչ» մարդկանց առկայությունը անխուսափելիորեն նվազեցնում է խնդիրների քննարկման արդյունավետությունը։

Երբ օրակարգը տարասեռ է, երբ քննարկվում են կազմակերպությունների կառուցվածքի տարբեր մակարդակների հարցեր, խորհուրդ է տրվում կիրառել հանդիպման մասնակիցների փոփոխական կազմի սկզբունքը: Միաժամանակ մեծանում է կանոնակարգերի հաստատման և խստորեն պահպանման կարևորությունը։

Շատ հաճախ կա մի իրավիճակ, երբ առանձին աշխատակիցներ հրավիրվում են հանդիպման, բայց նրանց փաստացի մասնակցությունը կախված է կոնկրետ հարցի քննարկման առաջընթացից: Միաժամանակ, նախապես հայտնի չէ, թե «ամեն դեպքում» հրավիրված աշխատակիցները որքանով են ներգրավվելու հանդիպման գործընթացում։ Այս մոտեցումը ցույց է տալիս անհարգալից վերաբերմունք աշխատողի նկատմամբ և արհամարհական վերաբերմունք նրա աշխատանքի նկատմամբ: Հանդիպման մասնակիցների կազմը օպտիմալացնելու համար օգտագործեք «հեռախոսային հեռավորության» սկզբունքը աշխատակցին, որի մասնակցությունը թելադրված է հենց հանդիպման ընթացքով և այս աշխատողից լրացուցիչ տեղեկատվություն ստանալու անհրաժեշտությամբ:

Գրասենյակային հանդիպման ժամանակը պետք է նախապես պլանավորել և, հնարավորության դեպքում, չխախտել կազմակերպության աշխատանքի ընդհանուր ռիթմը: Հանդիպման կանոնները մշակելիս պետք է հիշել դրա տևողության կազմակերպչական և հոգեբանական նորմերը։ Հաստատվել է, որ անձը սովորաբար կարող է ընկալել ուսուցողական տեղեկատվությունը 20-30 րոպեի ընթացքում: Նշված ժամանակից հետո մարդկանց մեծամասնության մոտ նկատելիորեն նվազում է մտավոր ակտիվությունը, մուտքային տեղեկատվությունը ընկալելու և վերլուծելու կարողությունը:

Հանդիպման ակտիվ և արդյունավետ առաջընթացին նպաստում է դրա անցկացման համար նախատեսված սենյակի սարքավորումների որոշակի պահանջների կատարումը: Բնականաբար, այն պետք է ընդարձակ լինի լավ օդափոխությամբ։ Բացի այդ, հատուկ սենյակ կահույքով հագեցնելիս պետք է առաջնորդվել այն սկզբունքով, որ հանդիպման ընթացքում մասնակիցների հարաբերական դիրքը չի ընդգծում նրանց ծառայողական-հիերարխիկ կարգավիճակի տարբերությունները։ Տվյալ դեպքում «կլոր սեղան» հասկացությունը բառացի և փոխաբերական նշանակություն ունի՝ որպես մարդկանց միջև փոխադարձ շփումների դյուրինության և տարածության օպտիմալ դասավորության ապահովման միջոց։

Ելնելով հանդիպումների նորմալ տևողության պահանջներից՝ այն պետք է ունենա ընդմիջումներ, որոնք անհրաժեշտ են մասնակիցների բարձր ակտիվությունը պահպանելու համար:

Հանդիպման արդյունավետ ընթացքը մեծապես որոշվում է ելույթների հերթականությամբ՝ մասնակցի ամենացածր դիրքից մինչև ամենաբարձրը, որպեսզի նախորդ ելույթի կարծիքը չգերակշռի հետագա ելույթներում:

Հանդիպման ընթացքում ակտիվության բանալին այն կանոնն է, որ բոլոր մասնակիցները պետք է խոսեն: Սա նպաստում է խնդիրների քննարկման առաջընթացի նկատմամբ ուշադրության մեծացմանը։

Կարևոր է, որ հանդիպման վարողը հստակ կատարի իր դերը: Նրա դերը պետք է ներառի հանդիպման նպատակից շեղումները կանխելը և չպատրաստված հարցերի քննարկումը։ Հաղորդավարը պետք է ապահովի մասնակիցների վարքագծի էթիկական չափանիշներին համապատասխանությունը, ազդի ելույթների կոռեկտության և բիզնես կողմնորոշման վրա:

Հանդիպումը կառավարման գործիքներից մեկն է, և եթե մենեջերը գիտի, թե ինչպես օգտագործել այն, հանդիպման մասնակիցներից ոչ ոք չի զգա որպես իզուր ժամանակ: Եկեք խոսենք այն մասին, թե ինչպես կարող է HR մենեջերը նախապատրաստվել խնդրահարույց հանդիպմանը՝ որպես մասնակից կամ մոդերատոր:

Որպես կանոն, ժողովներ են հրավիրվում ընկերության համար կարևոր հարցերի շուրջ։ Սրանք կարող են լինել «օպերատիվներ», որոնք կազմակերպված են ընթացիկ խնդիրների վերաբերյալ կարծիքներ փոխանակելու, պատվերների կատարումը վերահսկելու և պատասխանատու աշխատակիցների գործողությունները համակարգելու համար: Նման հանդիպումները պարբերաբար անցկացվում են, օրինակ՝ շաբաթական, որի նպատակն է ամփոփել նախորդ շաբաթվա արդյունքները և նպատակներ դնել հաջորդ շաբաթվա համար։ Կարող եք նաև առանձնացնել հաշվետու հանդիպումները, որոնց անվանումն ինքնին խոսում է. դրանցում լսվում են հաշվետվություններ և ամփոփվում են որոշակի ժամանակահատվածի արդյունքները: Վերջապես, կան խնդրահարույց հանդիպումներ, դրանց անցկացման տևողության և սցենարի առումով ամենաանկանխատեսելի հանդիպումները, որոնք առաջնորդից կամ վարողից պահանջում են ջանքերի մեծագույն մոբիլիզացիա միջոցառման նպատակին հասնելու համար՝ օրակարգային խնդրի լուծում:

Հանդիպումների այլ տեսակներ ենթադրում են, որ շեֆը հանդիպումից առաջ ունի պատրաստի որոշում, որը պարզապես պետք է բարձրաձայնել և ապահովել մասնակիցների հավատարմությունը դրան՝ կուտակված փաստարկների միջոցով և խոսելու հնարավորություն ընձեռելով։ Քննարկումից հետո անհատական ​​որոշումը դառնում է միասնական, և գործընկերների վերաբերմունքը դրա նկատմամբ շատ ավելի ջերմ է, քան եթե այն տրված լիներ հրամանի տեսքով։ Բացի այդ, մենեջերը կարող է լսել հետաքրքիր գաղափարներ և ստանալ արձագանքներ աշխատակիցներից:

Ընկերության տեղեկատվություն

OJSC Atomenergomash ընկերությունների խումբը դինամիկ զարգացող էներգետիկ հոլդինգ է, որը միավորում է ավելի քան 30 արտադրական ձեռնարկություններ, գիտահետազոտական ​​ինստիտուտներ, ինժեներական և սպասարկման ընկերություններ, որոնք տեղակայված են Ռուսաստանում, Չեխիայում և Հունգարիայում: Գործունեության ոլորտը՝ միջուկային և ջերմային էներգիա, գազի և նավթաքիմիական արդյունաբերություն։ Խումբը մտնում է «Ռոսատոմ պետական ​​կորպորացիայի» համակարգի մեջ: Աշխատակիցների թիվը կազմում է ավելի քան 12 հազար մարդ։

Խնդիրային հանդիպումները վերաբերում են հանդիպումների տեսակներին, որոնցում պետք է լուծում մշակվի: Այդ իսկ պատճառով, նրանք, ամենայն հավանականությամբ, կօգտագործեն մեթոդներ, որոնք օգնում են արդյունավետ օգտագործել արժեքավոր «խորհրդակցական» ժամանակը: Այս տեսակի հանդիպումների մասին խոսենք ավելի մանրամասն։

Հանդիպման նախապատրաստում

Չնայած այն հանգամանքին, որ խնդրահարույց հանդիպումները հաճախ գումարվում են «այրվող» հարցերի շուրջ, որոնք պահանջում են արագ լուծում, ղեկավարը չպետք է անտեսի այս միջոցառման նախապատրաստումը: Բավական ժամանակ պետք է լինի՝

• ձևակերպել հանդիպման նպատակը.
• որոշել մասնակիցների կազմը.
• ընտրել ժամանակը և վայրը;
• քննարկել օրակարգի և կանոնակարգի նախագիծը.
• նախապես տեղեկացնել մասնակիցներին.

Ահա հանդիպման նպատակների օրինակ. Այսպիսով, եթե ընկերությունը խնդիրներ ունի որոշակի ապրանքանիշի արտադրանքի վաճառքի հետ, ապա հանդիպման նպատակները կարող են ձևակերպվել երկու ձևով.

1. Ապրանքանիշի գրավչության բարձրացմանն ուղղված միջոցառումների քննարկում.

2. Քննարկվող ապրանքի կատեգորիայի պահանջարկի անկման պատճառների վերլուծություն և բրենդի գրավչության բարձրացմանն ուղղված գործողությունների ծրագրի ընդունում:

Առաջին տարբերակը ենթադրում է, որ հանդիպման վերջում մասնակիցները կարող են փաստել՝ քննարկել են խնդիրը։ Ֆորմալ առումով նպատակը ձեռք է բերվել, բայց ի՞նչ անել հետո։ Այսպիսով, հանդիպման նպատակն ավելի լավ է արտահայտված արդյունքի առումով։ Պլանի քննարկումը գործընթաց է, և հանդիպման արդյունքը պլանի ընդունումն է որպես ապրանքանիշի գրավչության բարձրացմանն ուղղված կոնկրետ գործողությունների համալիր (երկրորդ տարբերակ):

Երբ նպատակը հստակ ձևակերպվի այն արդյունքի առումով, որին աշխատակիցները պետք է հասնեն հանդիպման ավարտին, ղեկավարը որոշում է մասնակիցների կազմը՝ ընտրելով նրանց, ում որակավորումը, փորձը և մտածելակերպը (ստեղծագործական) թույլ կտան լուծել խնդիրը: Այս կամ այն ​​մասնագետի ներկայության անհրաժեշտությունը որոշվում է հանդիպման նպատակով, և հաճախ գլխավորը համարվում է աշխատակիցների մոտ համապատասխան գիտելիքների, ստեղծագործականության և մտածողության փոփոխականության առկայությունը: Այնուամենայնիվ, որոշ խոշոր ընկերություններում հանդիպումներին չեն կարող մասնակցել այն աշխատակիցները, որոնց պաշտոնի մակարդակը ցածր է հիմնական մասնակիցների (ավագ ղեկավարների) կոչումից: Այս իրավիճակից ելքը անհրաժեշտ մասնագետներ հրավիրելն է ոչ թե հանդիպման ողջ տեւողության, այլ դրա առանձին հատվածների համար։

Հանդիպման մասնակիցների կազմը որոշելուց հետո ընտրվում է հանդիպման վայրն ու ժամը։ Որպես կանոն, հանդիպումը պլանավորող մենեջերը նախընտրում է իր սեփական գրասենյակը որպես վայր, որը թույլ է տալիս նրան վերահսկել: Եթե ​​մեծ թվով մասնակիցներ են սպասվում, ապա ավելի լավ է պատվիրել հանդիպման սենյակ: Մասնաճյուղերի ներկայացուցիչների մասնակցությամբ մեծ հանդիպումների համար երբեմն վարձով են տրվում խորհրդակցությունների սենյակներ։ Ժամանակն ընտրվում է՝ հաշվի առնելով կազմակերպության բիզնես գործընթացները, բացառությամբ այն դեպքերի, երբ քննարկման պատճառը ֆորսմաժորն է։ Օրինակ, մոսկովյան ընկերությունում, որի հաճախորդների մեծ մասը Արևմտյան Սիբիրում գտնվող ձեռնարկություններ են, ընդունված է ներքին միջոցառումներ անցկացնել կեսօրին, երբ հաճախորդների աշխատանքային օրն արդեն ավարտվել է: Երբեմն մենեջերը ժամանակ է սահմանում և այդ մասին տեղեկացնում է քարտուղարին, և նա բոլոր մասնակիցների հետ համաձայնեցնում է հանդիպման մեկնարկի ժամը և, նշելով դա, զեկուցում է ղեկավարին: Այսպիսով, խոշոր ընկերություններում «փոխզիջման» ժամանակը հաճախ շաբաթ է։

Դա կարեւոր է!

Որպեսզի հանդիպումը չվերածվի երկար, անվերահսկելի գործընթացի, անհրաժեշտ է մտածել դրա կառուցվածքի շուրջ և սահմանել հիմնական ելույթների և քննարկումների ժամանակային շրջանակ: Արժե հաշվի առնել, որ նույնիսկ հստակ կանոնակարգերի դեպքում նման միջոցառումները սովորաբար ձգձգվում են, և մեկ ժամ նախատեսված հանդիպումը կարող է տևել մեկուկես ժամ։

Ավելի լավ է նախօրոք տեղեկացնել մասնակիցներին և ուղարկել անհրաժեշտ նյութերը, ինչը թույլ կտա աշխատակիցներին ոչ միայն պատրաստվել հանդիպմանը և լինել «տեղյակ», այլև ուրվագծել խնդրի իրենց լուծումը: Հրամայական է տեղեկացնել մարդկանց իրենց գաղափարներն ակտիվորեն արտահայտելու և լուծման ձևավորմանը մասնակցելու պատրաստակամության անհրաժեշտության մասին: Սա զգալիորեն կնվազեցնի հանդիպման ժամանակը: Դուք կարող եք աշխատակիցներին տեղեկացնել տարբեր ձևերով՝ էլեկտրոնային փոստով, թղթային ձևով՝ քարտուղարության միջոցով՝ ստորագրության դեմ, հեռախոսով, հեռախոսային հաղորդագրության և նույնիսկ ICQ-ի միջոցով: Բայց հիմնական տեղեկատվական մասը սովորաբար նույն տեսքն ունի: Օրակարգի մոտավոր ձևաչափը տրված է հավելվածում։ 1.

Հաջորդ քայլը մարդու ընտրությունն է, ով կհետևի ելույթների և քննարկումների հաջորդականությանը և տևողությանը՝ թույլ չտալով, որ լուրջ իրադարձությունը վերածվի «բազարի» կամ, ավելի վատ՝ դառնալով ինտրիգներ հյուսելու կամ հաջորդի անձնական խնդիրները լուծելու պատճառ։ «խոսող». Ղեկավարը կարող է այդ պարտականությունը փոխանցել հանդիպման քարտուղարին կամ վարողին:

Ժողովի անցկացում

Հանդիպումը, ինչպես նաև դրա նախապատրաստումը կարելի է բաժանել մի քանի փուլերի.

• արձանագրության պահպանման համար պատասխանատու անձի նշանակում.
• հիմնական ելույթ;
• քննարկում;
• որոշման կայացում;
• պարտականությունների և ժամկետների նշանակում;
• շնորհակալությունը գործընկերներին որոշվում է ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 մասնակցության համար:

Ռուսաստանում հանդիպումները հաճախ սկսվում են ուշացողներին համբերատար սպասելով, որոնց հավաքվածները փորձում են շտապել լրացուցիչ հեռախոսազանգերով։ Այս իրավիճակը, իհարկե, չի օգնում լուծել խնդիրը, ուստի հնարավորության դեպքում այն ​​պետք է շտկվի: Որպեսզի մարդիկ ավելի կարգապահ դառնան, իսկ հաջորդ հանդիպմանը ուշացողները բազմապատիկ քիչ լինեն, պետք է միայն մեկ անգամ չսպասել որևէ մեկին և ժամանակին սկսել քննարկումը։ Մենեջերի սպառնալից հայացքը մեկ այլ ուշացած անձի նկատմամբ և ելույթ ունեցողի ցուցադրական ընդհատումը լավ խթան է հաջորդ անգամ ինքներդ ձեզ համար անհարմար իրավիճակ ստեղծելուց խուսափելու համար:

Նույնիսկ հանդիպում պատրաստելիս պետն ընտրում է այն վարելու մեթոդներ՝ հաշվետվություն, քննարկում, ուղեղային գրոհ, խմբային հարցազրույց, կարծիքների փոխանակում։ Ողջույններից և հանդիպման թեմայի կարճ հիշեցումից հետո ներկաներից մեկին (սովորաբար քարտուղարին) հանձնարարվում է արձանագրել: Եթե ​​անգամ հնարավոր չէ խստորեն պահպանել այս հարցում ձևականությունները, ներկաներից մեկը պետք է անպայման արձանագրի բոլոր կարևոր կետերը (ում կողմից և ինչ առաջարկներ են արվել, որոշումներ կայացվել, պատասխանատուների անունները, ժամկետները): Այս գրառումները հետագայում կփաստագրվեն արձանագրության մեջ և կարգադրվեն վերահսկել ընդունված որոշումների կատարումը: Արձանագրության պահպանման կարգը սահմանվում է ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 «Միասնական փաստաթղթային համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերի պատրաստման պահանջներ» (արձանագրության մոտավոր ձևի համար տե՛ս Հավելված 2):

Դա կարեւոր է!

Հանդիպման հիմնական առանցքը հիմնական ելույթն է։ Այն որոշում է, թե արդյոք մասնակիցները «արթնանում են» հանդիպմանը ակտիվ աշխատելու համար, թե հակառակը՝ «քնում են»։ Լավ բանախոս կարելի է համարել նա, ով կարողանում է իր ուղերձը դարձնել վառ, տրամաբանական՝ ուշադրությունը կենտրոնացնելով թեմայի հիմնական կողմերի վրա, որոնց վերաբերյալ պետք է որոշում կայացվի։ Ելույթի օպտիմալ տեւողությունը 7-10 րոպե է, որից հետո լսողների ուշադրությունը սկսում է թափառել։

Եթե ​​հանդիպումը լավ պատրաստված է, և մասնակիցները նախապես ուսումնասիրել են ուղարկված նյութերը, ապա հիմնական զեկույցը վերածվում է երկու րոպեանոց ներածական խոսքի, իսկ միջոցառումն ինքնին նվիրված է խնդրի քննարկմանը և լուծումներ մշակելուն: Սա սովորաբար հանդիպման ամենաժամանակատար և էմոցիոնալ ինտենսիվ հատվածն է: Իմանալով այս գործընթացի առանձնահատկությունները՝ կարևոր է խստորեն ապահովել, որ այն դուրս չգա վերահսկողությունից։

Որոշման մշակման ժամանակ է, որ մենեջերին կամ հաղորդավարին հնարավորություն է տրվում ցուցադրել ժամանակակից կառավարման տեխնոլոգիաների մասին իր գիտելիքները։ Գործընթացը բոլոր մասնակիցներից պահանջում է բարձր ակտիվություն, սակայն գաղտնիք չէ, որ որոշ մարդիկ վախենում են իրենց կարծիքն արտահայտել՝ վախենալով գործընկերների բացասական գնահատականից։ Աշխատակիցների միջև անկախ դատողություն ձեռք բերելու մեթոդներից մեկը ուղեղային գրոհն է: Այն հնարավորություն է տալիս լսել բոլոր առաջարկները, նույնիսկ ամենաանհավանականները, խթանել և «որսալ» նորարար գաղափար: Ստեղծագործական գործունեության աճը տեղի է ունենում այն ​​պատճառով, որ յուրաքանչյուր մասնակից արտահայտում է իր մտքերը, ինչը թույլ չի տալիս նրան «կախվել» մեկ կամ երկու հոգու առաջարկներից: Իսկ նրանք, ովքեր սովոր են լռել, այս անգամ չեն կարողանա խուսափել պատասխանից, նրանք ստիպված կլինեն ներգրավվել գաղափարների գեներացման գործընթացում. Հետևաբար, ղեկավարը կամ վարողը ներգրավում և ապահովում է հանդիպմանը ներկա բոլորի ակտիվությունը։

Ահա մեթոդի համառոտ նկարագրությունը.

1. Հանդիպման յուրաքանչյուր մասնակցի տրվում է ժամանակ առաջարկ պատրաստելու համար (5-7 րոպե):

2.. Աշխատակիցները հերթով առաջ են քաշում իրենց գաղափարներից մեկը (առանց մանրամասների կամ հիմնավորման):

3. Եթե մասնակիցն ունի մի քանի առաջարկ, ապա հաջորդը կարող է հնչեցնել միայն այն ժամանակ, երբ երկրորդ փուլում իր հերթը հասնի։

4. Քննադատությունն արգելված է։ Հաղորդավարը խստորեն հետեւում է դրան.

5. Նույնիսկ անհեթեթ գաղափարներն են ողջունելի։

6. Ներկայացնողը թղթի վրա արձանագրում է բոլոր առաջարկված մտքերը:

Արդյունավետ քննարկումից հետո որոշում կայացնելու ժամանակն է։ Այս փուլը մեծապես պայմանավորված է առաջնորդի ոճով և ընկերությունում պատասխանատվության բաշխմամբ: Բոսը կարող է դա անել ավտորիտար կերպով մի քանի րոպեում, կամ կարող է քվեարկությունն անվանել «ժողովրդավարական»: Ամեն դեպքում, պետք է հիշել մի պարզ ճշմարտություն՝ բոլորին հարմար փոխզիջումային լուծումը հազվադեպ է ճիշտ: Եվ հնչելուց հետո մարդիկ կարող են դժգոհ մնալ դրանից։ Պրոֆեսիոնալ մենեջերը անպայման կզգա այս պահը և կփորձի չեզոքացնել դրանից բխող դժգոհությունը։

Ապահովելու համար, որ հանդիպումը «խոսել և հեռացել» հանդիպում չստացվի, անհրաժեշտ է կազմակերպել ընդունված որոշումների կատարումը։ Դա անելու համար հանդիպման վերջին մասում կրկին բարձրաձայնվում են, նշանակվում են կատարման պատասխանատուները և ժամկետները, որոնցում պետք է ավարտվեն աշխատանքները։ Այս ամենը արձանագրված է արձանագրության մեջ։

Առաջնորդի համար սովորական է մարդկանց կառավարելիս փոքր հնարքների դիմել: Դրանցից մեկն էլ ամենատհաճ հրահանգների բաշխումը թողնելն է հանդիպման եզրափակիչ արձանագրության համար։ Այս մոտեցումն ունի բացատրություն՝ մարդիկ հոգնել են, ուզում են գնալ իրենց ճանապարհով և պատրաստ են համաձայնվել ցանկացած գործի։

Ավելի լավ է հանդիպումը ավարտեք գործընկերներիդ մասնակցության համար շնորհակալությունով ու թեթեւ կատակով։ Սա թուլացնում է լարվածությունը և մասնակիցներին լիցքավորում լավատեսություն՝ նրանց մեջ ստեղծելով տեղի ունեցողին ներգրավվածության զգացում, հանդիպման ժամանակ ընդունված որոշումների հետ համաձայնության զգացում։

Գործողությունները հանդիպումից հետո

Հանդիպման ավարտից հետո անհրաժեշտ է առանց հապաղելու պատրաստել և բոլոր մասնակիցներին բաժանել արձանագրություն, որը նկարագրում է որոշումները, պարտականությունները և ժամկետները: Այդ փաստաթղթի հիման վրա քարտուղարը պատրաստում է համապատասխան հրամանը կամ հանձնարարականը, որից հետո բոլորին ներկայացնում է ստորագրության դեմ։ Եթե ​​որոշման կատարման ժամկետը բավական երկար է, ասենք, 1-2 ամիս, պետք է ստեղծել միջանկյալ հսկիչ կետեր։ Օրինակ՝ հանձնարարեք պատասխանատու անձանց սահմանված օրերին և ժամերին կառավարչին ուղարկել հաշվետվություններ գործերի վիճակի մասին: Վերջնաժամկետից հետո անհրաժեշտ է ամփոփել արդյունքները՝ գումարելով ժողով, նախընտրելի է նույն կազմով, մտածելով պարգևների կամ, ընդհակառակը, պատժի միջոցով՝ կախված հաջողություններից կամ անհաջողություններից:

Հավելված 1.

Հանդիպման օրակարգի օրինակ

Հավելված 2.

Հանդիպման արձանագրության օրինակ