Эффективным способом начала беседы является. Речевые приемы, применяемые в ходе беседы

В условиях рыночных отношений почти все дела, все трудовые акции, любой коллективный труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед. В работе руководителя деловая беседа является важным инструментом для успешного решения многих производственных вопросов и достижения многих управленческих целей. Это касается любых сфер деятельности, в т.ч. и медицинской отрасли. От грамотного построения деловой беседы часто зависит исход важной встречи. Поэтому любому управленцу необходимо знать тонкости и особенности проведения этой важной процедуры. О тонкостях проведения деловой беседы читайте в статье нашего автора.

Как показывает практика тренинговой работы с руководителями медицинских учреждений, многие управленцы не придают особого значения правильному построению деловой беседы. В большинстве случаев они действуют спонтанно — без предварительной подготовки. В результате позднее не могут понять, почему не получилось то, на что они были нацелены. В связи с этим следует обратить внимание руководителей (особенно молодых и только начинающих свою управленческую карьеру) на приемы, правила и методы проведения деловой беседы.

Понятие и формы деловой беседы

Что же включает понятие «деловая беседа»? По мнению многих психологов, это понятие довольно растяжимое и его трудно определить конкретно. Однако в самом общем виде под деловой беседой понимается осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы что-то в какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

Формы деловой беседы разнообразны. К ним можно отнести и мимолетный разговор накоротке, и обстоятельную беседу «по душам», и разъяснение своих требований, и спор по ряду вопросов, и попытку добиться согласия по какой-либо проблеме, и многое другое.

Традиционно всякая деловая беседа проходит следующие этапы:

— начало беседы и установление контакта;

— передача информации;
— аргументирование (высказывание своих аргументов, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов);
— подведение итогов, принятие решения.

Структура деловой беседы

Начало беседы — это мост между нами и собеседником. Задачи первой фазы следующие:

— установление контакта с собеседниками;
— создание приятной (комфортной) атмосферы для беседы;
— привлечение внимания;
— пробуждение интереса к беседе;
— иногда, если необходимо, и «перехват» инициативы.

Зачастую многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться. Почему? Потому что первые фразы беседы оказались слишком незначимыми. А ведь именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушивать нас дальше или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства, ожидания чего-то нового, для снятия напряжения, возникающего в начале беседы. Именно первые два - три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе (рабочую атмосферу).

Психологи считают, что большой ошибкой в начале беседы являются:

1. Извинения и проявления признаков неуверенности. Фразы типа «Извините, если я помешал», «Я вас умоляю выслушать меня».
2. Неуважение и пренебрежение к собеседнику. Фразы типа «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил на минутку к вам», «Давайте с вами быстренько рассмотрим этот вопросик».
3. Попытки первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Например: «Я бы хотел с вами обсудить следующую проблему. Мне кажется, вы крайне заинтересованы в ее обсуждении именно сейчас». На вполне логичный ответ «Но меня сейчас эта проблема не волнует» — следует парирование «А почему она вас не волнует сейчас? Какие на это есть причины?» Таким образом, собеседник оказывается в оборонительной позиции, он должен (хочет он этого или нет) искать объяснения, аргументы, о которых заранее и не думал.

— какая-либо новость (но не шокирующая);
— собеседник и все что с ним связано;
— общие интересы и темы.

Последний вариант требует определенной подготовительной работы, поскольку здесь нужно действовать наверняка и с первых фраз заинтересовать собеседника.

Какие же приемы можно использовать в начале беседы.

Прием снятия напряжения призван установить тесный контакт с собеседником. Он осуществляется при помощи теплых слов или приятных фраз в адрес собеседника. Уместная шутка также способствует разрядке первоначальной напряженности и создает дружескую обстановку для беседы.

Прием «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личное впечатление, анекдотичный случай или необычный вопрос.
Прием стимулирования игры воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот прием целесообразен при разговоре с собеседниками, отличающимися оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

Прием прямого подхода означает непосредственный переход к делу. Схематично это выглядит так: вкратце сообщаются причины, по которым была назначена беседа, быстро переходят от общих вопросов к частным и приступают к теме беседы. Этот прием больше подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, при телефонных разговорах.

Основное требование к началу беседы — она должна начинаться с так называемого «Вы — подхода», то есть умения человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы его лучше понять.

Фаза передачи информации — вторая фаза деловой беседы. Она создает предпосылки для аргументации и состоит из четырех этапов:

— обозначение проблемы;
— собственно передача информации;
— закрепление информации;
— обозначение нового направления информирования.

Чтобы успешно пройти все четыре этапа, необходима:

— лаконичное и четкое построение передаваемой информации: чем больше информации будет адресовано собеседнику и чем неудобоваримей она будет, тем меньший объем информации запомнит наш собеседник;
— умелая постановка вопросов: закрытых — на первом этапе, когда мы хотим ускорить получение согласия или подтверждения ранее достигнутой договоренности (например, «Вы согласны, что проблема требует всестороннего обсуждения?»); открытых (требующих какого-либо объяснения) — на втором этапе; риторических («Можем ли мы считать подобные явления нормальными?») и вопросов на обдумывание («Правильно ли я понял ваше сообщение о том, что...») — на третьем этапе; переломных (когда получено достаточно информации по одной проблеме и мы хотим перейти к следующей или когда мы почувствовали сопротивление собеседника и пытаемся «пробиться») — на четвертом этапе;
— изучение реакций собеседника: не выпускаем собеседника из виду, наблюдая за его внешней реакцией и движениями; осуществляем визуальный контакт, т.е. смотрим в глаза собеседнику, когда он излагает свою точку зрения и умение позицию;
— слушать собеседника: общеизвестна истина — все слушают, но далеко не все слышат.

Остановимся подробнее на двух сторонах этого сложного процесса — процесса слушания. Во-первых, чтобы мы активно слушали и сознательно воспринимали передаваемую информацию, мы:

— концентрируемся только на теме разговора;
— препятствуем возникновению побочных мыслей, ведь скорость мышления в четыре раза больше скорости речи;
— не обдумываем контраргументы;
— используем четыре активные ответные реакции:
— выяснение (просто обращаемся к собеседнику за уточнением его слов, собственного понимания и пр.);
— перефразирование (переформулировка того, что сообщают своими словами в целях проверки понимания или в целях направления разговора в нужную сторону);
— отражение чувств (выяснение правильности понимания эмоционального состояния собеседника, что оптимизирует коммуникацию и говорит партнеру, что его понимают);
— резюмирование (подытоживание основных идей и чувств говорящего; это, по сути, выяснение смысла действия, производимого говорящим).
Во-вторых, чтобы нас активно слушали и сознательно воспринимали передаваемую информацию, мы:
— не «зацикливаемся» на многочисленных перечислениях (исследования показали, что даже тренированные люди могут точно запомнить не более пяти пунктов);
— стараемся не употреблять «критических слов», которые особенно действуют на психику, выводя человека из состояния равновесия (например, слова «землетрясение», «рост цен», «галопирующая инфляция» и др. вызывают у некоторых людей психический ураган, возникает неосознанное желание протестовать и скандалить, и люди уже не следят за тем, что говорят в этот момент другие);
— используем метод логического скелетирования передаваемой информации, которая включает три последовательных действия:
— передаваемая информация условно разбивается на смысловые группы, между которыми расставляются логические паузы;
— в каждой смысловой группе выделяются главные по смыслу слова, и на них делается логическое ударение;
— используется весь диапазон голосовых возможностей и создается образная перспектива информации за счет изменения громкости, тембра голоса, темпа, ритма, высоты и тона речи.

Напомним особенности восприятия человеком вербальной информации:

— фраза должна включать не более 11-13 слов (по некоторым источникам — не более 7);
— скорость произнесения должна быть не более 2-3 слов в секунду;
— фраза, произносимая без паузы дольше 5-6 секунд, перестает осознаваться;
— человек высказывает 80% из того, что хочет сообщить, а слушающие его воспринимают не более 70% из этого, понимают — 60%, в памяти же у них остается от 10 до 25%;
— при импульсивном эмоциональном реагировании обычно понимается не более трети воспринимаемой информации, поскольку возникающий при этом стресс готовит для активного ответа тело (выбрасыванием в кровь адреналина, активизацией дыхания и пульса, использованием резервов сахара и жира), блокируя «ненужную» в данный момент работу мозга.

Важно при всяком удобном случае развивать у себя навыки рефлексивного (активного) слушания, умения слушать. Те, кто действительно умеют прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам:

Продолжение статьи читайте в журнале «Медична практика: організаційні та правові аспекти» № 7/2011 г.

Существует множество приемов ведения деловой беседы. Для начала рассмотрим приемы, применяемые в начале беседы:

• 1. Прием снятия напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряженность.
• 2. Прием «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для начала беседы. В этих целях также можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
• 3. Прием прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вы вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме беседы. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненным.

Теперь рассмотрим приемы, которые могут применяться на различных этапах проведения деловой беседы:

• 1. Прием странения (от слова «странный») заключается в том, что привычное, обыденное рассматривается в неожиданно новом ракурсе. Этот тактический прием используется тогда, когда беседа заходит в тупик из-за невозможности найти взаимоприемлемое решение. Тактика странения позволяет по-новому взглянуть на проблему и дать тем самым новый импульс дальнейшему развитию переговорного процесса:
  • (А что если мы…

откажемся от наших взаимных претензий?

обратимся для решения конфликтной ситуации к третьей стороне?

2. Прием выдвижения неожиданно новых гипотез, предположений так же, как и предыдущий прием, используется в критических случаях, когда беседа заходит в тупик, для выхода из сложившейся ситуации.

Представим себе... А что, если предположить... Давайте вместе подумаем, что произойдет, если...

• 3. Прием композиционного построения диалога с опорой на "закон края". Психологами замечено, что лучше всего запоминаются начало и конец речи. Поэтому начало и конец беседы должны содержать стратегически важную информацию и соответствовать принципу удовольствия. Это предполагает адекватное использование этикетной лексики и выражение в заключительных фразах положительных эмоций: надежды, удовлетворения, уверенности и т.п. Оптимизм начальных и заключительных фраз вне зависимости от реально достигнутого результата также важная деталь современной успешной речевой стратегии.
• 4. Показ жизненно практической значимости информации используется при внесении предложений, обсуждений проектов. При этом нужно помнить о необходимости иллюстрации утверждений и о сохранении чувства меры.
• 5. Прием открытых, или восполняющих, вопросов используется в том случае, если для говорящего важно выявить точку зрения адресата на тот или иной вопрос. Открытыми называются вопросы, на которые предполагается получить развернутые ответы:

Как, вы полагаете, должно осуществляться наше взаимодействие?

Что вы думаете по этому поводу?

Такие вопросы задаются во время обмена мнениями для получения какой-либо информации от партнера. Прием закрытых, или уточняющих, вопросов, как правило, связан с начальным этапом деловой беседы. Такие вопросы в известной степени подавляют собеседника, подчеркивая лидерство говорящего. Часто такие вопросы используются в серии так называемых "пулеметных вопросов":

А. - Это фирма «Сателит»?

Б. - Да.

А. - Вы получали наш факс об изменении вашего индивидуального номера налогоплательщика?

Б. - Да.

А. - Вы подготовили необходимые документы?

Б. - Да.

При этом следует избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет». Если в начале беседы уже прозвучало «нет», в конце ее, как утверждают психологи, гораздо сложнее будет принять позитивное решение.

Продуктивный диалог не может состоять из одних закрытых вопросов и односложных ответов. Закрепление речевой инициативы только за одной стороной нарушает принцип гармонизации диалогического общения.

Прием частичного согласия используется для «мягкого» возражения собеседнику с целью придать конструктивный тон беседе. Применение этого приема нейтрализует негативную установку возражающего. Доверие к компетентности адресата, его авторитету помогает сохранить доброжелательную интонацию спора.

Вы абсолютно правы,

однако...

в то же время...

С одной стороны, я согласен с вашими доводами, но, с другой стороны

Конечно, вы правы, но как специалист вы понимаете, что

Такой тактический прием еще называют приемом Сократа, который сначала соглашался с собеседником, а затем не оставлял от его утверждения камня на камне. Такая форма возражения как бы подчеркивала беспристрастность и объективность и обсуждении вопроса и не вызывала негативной реакции оппонента.

Прием ссылки на факты является сильной позицией в споре и предполагает серьезную подготовку использующего ее. Факты, как известно, являются сильнейшими аргументами. Опора на цифры показателей, графиков выполнения хода работ, продаж и т.п. переводит деловые переговоры в заинтересованный диалог, в котором лидерство сохраняется за более компетентным и подготовленным из участников. Легко быть убедительным, если владеешь необходимой информацией, и наоборот, любые риторические приемы и тактики окажутся неэффективными, если отсутствует доказательная база.

Искусство делового общения - это искусство задавать вопросы. В форму вопроса в деловой беседе облекается возражение, просьба, предложение, приглашение, отказ.

Вопросительная форма снимает давление на адресата, оставляет за ним право и свободу выбора ответной реплики (кроме закрытых вопросов), ее конструкции, позволяет перехватить речевую инициативу в диалоге. На вопрос чаще стремятся ответить, а не возразить. Это создает определенную перспективу общения.

Так, вопрос-утверждение констатирует решение одного из аспектов обсуждения:

Итак, я могу исходить из того, что Вы возьмете на себя поставки оборудования?

Снимают напряжение и разряжают ситуацию вопросы, в которых говорящий обращается к предшествующим высказываниям собеседника:

Я бы еще раз хотел остановиться на Вашем предложении (на Вашем видении проблемы).

Если обратиться к Вашему предложению о...

Активизируют конструктивную деятельность собеседника и эмоционально успокаивают его уточнения принадлежащих ему предшествующих реплик:

Правильно ли я Вас понял, у Вас есть сомнения относительно...?

Правильно ли я Вас понял. Вы предлагаете...?

Задающий вопросы ведет общение. Обладая речевой инициативой, он направляет его в то или иное русло. Во время общения, речевой коммуникации между говорящими не просто происходит обмен репликами, между ними устанавливается связь, основанная на принципе «зеркального отражения». Что означает фраза «испортили настроение»? Мы сообщаем не только информацию, но и делаем эмоциональный посыл во время общения, который усваивается и отражается собеседником. Если вы излучаете положительные эмоции, они возвращаются к вам во время общения. И напротив, если вы раздражены, даже если эта раздражительность не фиксируется вашим сознанием, вы программируете конфликтную ситуацию. Подражание присутствует в человеке на уровне рефлекса. Поэтому нам иногда так трудно не поддаться речевой агрессии, не заразиться раздражением от другого.

Подражание характеризует не только эмоциональное взаимодействие партнеров. Во время речевого общения мы, как правило, воспроизводим данные нам в вопросах формулировки и определения. Поэтому задающий вопросы может влиять на речевое сознание собеседника при помощи оценочных характеристик:

А. - Как ваше предприятие выживает в условиях экономического кри зиса?

Б. - В условиях экономическою кризиса оказались все. Мы пытаемся расширить рынок сбыта, больше работать.

А. - Подумайте, не хотите ли вы поддержать идею объединения промышленников и производителей отечественной продукции для выработки и проведения в жизнь собственной политики, исходящей из реалий нашей жизни?

Б. - Идею объединения поддержать, конечно, можно, но нам нужно знать, кто будет представлять это движение и какова его программа?

Как видно из приведенного отрывка, в ответах повторяются формулировки и определения, содержащиеся в вопросах. Это очень важно с точки зрения формирования определенного мнения, поэтому задающий вопросы в значительной степени влияет на отвечающего.

При использовании тактики открытых вопросов смена коммуникативных ролей происходит естественно и перехватить речевую инициативу не представляет большого труда. Она естественно переходит от одного партнера по переговорам к другому.

Значительно труднее перехватить речевую инициативу, если оппонент использует тактику закрытых вопросов, следующих друг за другом, или превращает диалог в монолог. Вторжение в чужую речь воспринимается как бестактность, если осуществляется неумело. Тактика «пулеметных» вопросов предполагает односложные ответы «да / нет», которые партнер, желающий перехватить речевую инициативу, может продолжить, расширяя их до развернутой реплики:

А . - Вы являетесь менеджером по сбыту?

Б. - Да.

А. - Значит, вы полномочны решить вопрос, о заключении бартерной сделки.

Б. - Да, но я хотел бы знать, какую фирму вы представляете и на каких условиях хотите заключить сделку?

Речевую инициативу чаще всего легче перехватить, чем удержать. Если в основной части переговоров рассматривается несколько вопросов, опытный менеджер добровольно передает речевую инициативу деловому партнеру при помощи так называемых «переломных вопросов» типа:

- Как вы считаете, стоит ли организовывать для поддержки мероприятия рекламную компанию?

Затем речевая инициатива возвращается к «ведущему» диалог с помощью «закрытых» или уточняющих вопросов.

А. - Сколько для этого потребуется времени?

Б. - Недели две, я думаю.

А. - Потребует ли это дополнительных затрат сверх запланированных?

Б. - Да, конечно.

А. - Нам придется их поделить поровну?

Б. - Я думаю, что да, хотя этот вопрос мне нужно решать вместе с остальными членами правления.

Эффективным является сочетание приема психологической паузы, имеющего большое значение для стимулирования внимания, с приемом отстранения, краткого отступления от темы или с приемом сравнения, сопоставления. Говорящий в данном случае перехватывает и удерживает инициативу благодаря выработке нового подхода к решению проблемы. Сочетание тактических приемов оказывается вообще более действенным, нежели использование одного приема. При этом не нужно забывать об универсальном правиле использования всех речевых и выразительных средств - об уместности.

Закрепление «лидерства» в деловом общении происходит отнюдь не только благодаря умелому использованию речевых средств и тактических приемов. Существенную роль в определении «лидера» беседы играет баланс интересов и позиций. Так, в рыночных отношениях более сильной будет позиция покупателя, а не продавца, поэтому речевая инициатива сама по себе не определяет успеха переговоров.

Важные этапы деловой беседы, на которых «лидерство» важнее всего, - это начало и конец беседы. На основную часть лидерство уступается иногда сознательно, особенно если партнер болезненно реагирует на перехват речевой инициативы. Дейл Карнеги справедливо утверждал: «Пусть большую часть времени говорит ваш собеседник». Это означает, что самой дальновидным приемом является умение слушать и поощрять собеседника к высказыванию.

Лекция 6. Этика различных видов делового общения.

Деловая беседа.

Совещание.

Переговоры.

Публичное выступление.

Телефонный разговор.

Письменное деловое общение.

1. Дело­вая беседа - осмысленное стремление одного че­ловека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к дей­ствию, которое изменит хотя бы что-то в какой-либо ситуации или установит новые отношения между уча­стниками беседы. Она состоит из этапов :

1 этап.Начало беседы и установление контакта .

На этом этапе решаются следующие задачи :

· установление контакта с собеседниками;

· создание приятной (комфортной) атмосферы;

· привлечение внимания;

· пробуждение интереса к беседе;

· иногда, если необходимо, и «перехват» инициа­тивы.

Именно несколько первых предложений кардинальным об­разом воздействуют на решение собеседника, выслуши­вать нас дальше или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора - час­то из любопытства, ожидания чего-то нового, для сня­тия напряжения, возникающего в начале беседы. Имен­но первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе (рабочую ат­мосферу).

К типичным примерам губительного для беседы начала относят:

· извинения и проявления признаков неуверенности: «Извините, если я помешал...», «Умоляю вас выслушать меня...»;

· неуважение и пренебрежение к собеседнику: «Я как раз случайно заходил мимо и заскочил на минутку к вам...», «Да­вайте с вами быстренько рассмотрим этот вопросик...»;

· попытки первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию: «Я бы хотел поговорить с вами о следующей про­блеме. Мне кажется, вы крайне заинтересованы в ее обсуж­дении именно сейчас». На вполне логичный ответ: «Но меня сейчас эта проблема не волнует», - следует парирование: «А почему она вас не волнует сейчас? Какие на это есть причины?» Таким образом, собеседник оказывается в обо­ронительной позиции, он должен, хочет он этого или нет, ис­кать объяснения, аргументы, о которых заранее и не думал.

В качестве тем , используемых в начале беседы, реко­мендуются следующие:

· какая-либо новость (не шоки­рующая);

· собеседник и все, что с ним связано;

· общие ин­тересы и темы. Последний вариант требует определен­ной подготовительной работы, так как здесь надо будет действовать наверняка и с первых фраз заинтересовать собеседника.

Приемы начала беседы

· Прием снятия напряжения призван установить тесный контакт с собеседником. Он осуществляется при помощи теп­лых слов или комплиментов в адрес собеседника. Уместная шутка также способствует разрядке первоначальной напря­женности и создает дружескую обстановку для беседы.

· Прием «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использо­вать эту «зацепку» как исходную точку для проведения за­планированной беседы. В этих целях можно с успехом ис­пользовать какое-то небольшое событие, сравнение, личное впечатление, анекдотичный случай или необычный вопрос.

· Прием стимулирования игры воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот при­ем целесообразен при разговоре с собеседниками, отличаю­щимися оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

· Прием прямого подхода означает непосредственный пе­реход к делу. Схематично это выглядит так: вкратце сооб­щаются причины, по которым была назначена беседа, быст­ро переходят от общих вопросов к частным и приступают к теме беседы. Этот прием больше подходит для кратковре­менных и не слишком важных деловых контактов, при те­лефонных разговорах.

Основное требование к началу беседы - она должна начинаться с так называемого «Вы-подхода», т. е. уме­ния человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. Начало беседы.

2. Передача информации.

3. Аргументирование.

4. Опровержение доводов собеседника.

5. Принятие решений.

В зависимости от назначения беседы могут иметь, например, такие цели:

Закрепить хорошие отношения с сотрудником;

Повысить удовлетворенность работника разными аспектами трудовой деятельности

Побудить работника, делового партнера, клиента к определенным действиям;

Обеспечить коллективное сотрудничество в рамках отдела, фирмы, между организациями;

Обеспечить лучшее взаимопонимание.

Такого рода перспективные цели должны непременно лежать в основе всех деловых контактов, независимо от предмета разговора. Вместе с тем не менее важное значение для оптимального построения содержательной части беседы имеют ее ближайшие цели и задачи, например такие, как: выяснить конкретные факты; осуществить эмоциональную разрядку одной из сторон; что-то проверить, о чем-то важном рассказать, чтобы узнать мнение, отношение и пр.

Очень важной частью беседы является ее начало. Некоторые считают, что этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. Действительно, инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации.

Задачи первой фазы беседы:

Установление контакта с собеседником;

Создание приятной атмосферы для беседы;

Привлечение внимания к предмету собеседования;

Пробуждение интереса к беседе;

Перехват инициативы (в случае необходимости).

ПРИЕМЫ НЕУДАЧНОГО НАЧАЛА БЕСЕДЫ

1. Всегда следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал...", "Я бы хотел еще раз услышать...", "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать..."

2. Также необходимо избегать любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику, подобных следующим примерам: "Давайте с вами быстренько рассмотрим...", "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...", "А у меня на этот счет совершенно другое мнение..."

3.Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию.

Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, но с психологической точки зрения - это промах.

ЭФФЕКТИВНЫЕ ПРИЕМЫ НАЧАЛА БЕСЕДЫ

Существует множество способов начать деловую беседу, но, как и в шахматах, практика выработала ряд "правильных дебютов". К наиболее перспективным можно отнести следующие приемы:

Метод снятия напряженности. Несколько теплых слов позволяют создать в самом начале беседы доброжелательную атмосферу. Комплименты, шутка, вызвавшая смех, также способствуют созданию дружественной обстановки.

Метод "зацепки". Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для реализации планируемых намерений. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или нестандартный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда деловой партнер обладает чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод прямого подхода. Когда деловые партнеры ограничены временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можно использовать метод прямого подхода, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаем непосредственно к теме беседы.

Если предварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части деловой беседы ее инициатор будет чувствовать себя уверенно.

Очень часто первая фаза беседы осуществляется лишь частично или вообще пропускается. На этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику; таким образом, можно сказать, что начало беседы - это "мост между нами и собеседником".

Задачи первой фазы беседы следующие:

· установление контакта с собеседниками;

· создание приятной атмосферы для беседы;

· привлечение внимания;

· пробуждение интереса к беседе;

· иногда, если необходимо, и "перехват" инициативы.

Прием начала беседы

Существует множество способов начать беседу, но, как и в шахматах, практика выработала ряд "правильных дебютов". Все эти "дебюты" могут быть сведены к следующим четырем приемам.

ь Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов - и вы этого легко добьетесь.

ь Метод "зацепки" позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для проведения запланированной беседы.

ь Метод стимулирования игры воображения предполагает постанову в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.

ь Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросам к частным и приступаем к теме беседы.

Можно дополнительно разработать общую структуру как всей беседы, так и ее фаз.

Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратным: слово берет ведущий беседы и заканчивает ее обращение к собеседнику.

При налаживании личного контакта с собеседником нужно обратить внимание на несколько обыденных мелочей, которые могут относительно легко создать благоприятный для беседы климат. К ним относятся:

ь ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;

ь соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица);

ь проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам;

ь положительные замечания, относящиеся к оснащенности рабочих помещений, их интерьеру, образцовой организации труда, деловой репутации;

ь упоминание об изменениях, которые произошли со времени последней встречи;

Что касается профессиональных контактов, связанных с определенной темой, их цель заключается в том, чтобы вызвать интерес к беседе.

Основное правило личного подхода к беседе заключается в том, что беседа должна начинаться с там называемого "Вы - подхода". "Вы - подход" - это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять.

Нужно постараться избегать таких формулировок:

"Я бы хотел…"

"Мне это представляется интересным…"

"Я пришел к такому выводу…"

И заменить их следующими:

"Вы хотите…"

"Ваша проблема заключается в том…"

"Вам будет интересно узнать…"

То же относится к констатации фактов и передачи сведений.

"Хоть вам это и неизвестно…"

"Вы, конечно об этом еще не знаете…"

"Вероятно, Вы об этом еще не слышали…"

Нужно употребить:

"Как Вы знаете…"

"Конечно, Вам уже известно…"

"Вы, наверное, уже об этом слышали…"

Таким образом, мы дали собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.