Образец на покана за професионален празник. Покана за събитие: текст, дизайн

"Служител по персонала. Управление на досиета на персонала", 2011, N 12

ПОКАНИ за корпоративно събитие: КАК ДА ДИЗАЙНИРАМЕ, КАКВО ДА НАПИШЕМ?

Корпоративният празник е един от компонентите на корпоративната култура. Всеки празник започва с покана. Как да издадем покана? Каква трябва да бъде корпоративната покана? Това ще бъде обсъдено в нашата статия.

Корпоративните и професионални празници са популярни във всяка компания, организация и фирма. Поводът за корпоративно събитие може да бъде професионален или календарен празник или годишнина на шефа.

Покана или покана е средство за мотивация за участие в корпоративен празник, знак за внимание и уважение към колеги, членове на екипа, пропуск за събитие и елемент за създаване на празнично настроение.

Поканата е визитна картичка на празник, която изпълнява две основни задачи:

Запознава госта с темата на празника;

Осигурява му необходимата информация.

Писмата с покани се издават или като пощенска картичка с текст отвътре, или като плик с вложка - обикновено се използва лист свободна хартия с размер на една четвърт от лист А4. Формата на такъв лист може да бъде правоъгълна, квадратна, кръгла с вълнообразни или фини назъбени ръбове. Има стотици различни варианти за дизайн на покана. На първо място, трябва да решите каква ще бъде вашата покана. Писмата за покани за корпоративни събития пряко зависят от естеството и целта на събитието. В зависимост от повода, мащаба и местоположението всеки път ще има нов текст, дизайн и начин на доставка. Поканата може да бъде изпратена до получателя по електронен път или в твърда форма на „пощенска картичка“. Изборът зависи от получателите, техния статус и очаквания, особеностите на използването на електронната поща в офиса, задачите за поддържане на интригата и необходимостта от таргетирани съобщения.

Речник за управление на досиета на персонала. Писмото с покана е един от най-популярните видове бизнес поща. Необходимостта от бизнес контакти налага поканите да бъдат адресирани до едно или няколко лица от името на юридическо лице или конкретен адресат (физическо лице), представляващ определена организация.

Електронната покана трябва да се различава от обикновената бизнес кореспонденция по размер на шрифта, цветова схема, стил и др.

Поканите в плик изискват адрес за доставка, като в писмото се посочва името на получателя. Този формат ще изисква разходи за самите карти, куриерска доставка и т.н. Съответно това трябва да бъде оправдано от целите на празника и публиката. Поканата може да бъде оформена като плакат в офиса. Светъл, красив.

Можете да организирате представяне на покани при влизане в офиса.

Основното е, че поканата символизира началото на празника за всеки поканен. Следователно тя трябва да бъде красива и привлекателна.

Ако се планира сериозно корпоративно събитие, незабавно се изключва изпращането на покани по факс или имейл. Не ви позволява да предадете лично съобщение на получателя и показва небрежното отношение на подателя към гостите и желанието му да спести пари. Имейлът може да се използва за обратна връзка, като въведете своя имейл адрес в RSVP картата. Опцията за проста поща е подходяща, когато става въпрос за многобройни приятели и бизнес партньори на организацията. Цената на пощенската доставка е ниска. Писмото може да се забави или напълно да се изгуби и да не стигне до получателя. Добър вариант са препоръчаните писма с уведомление. Но ако е Нова година, Международният ден на жената, тогава в предпразничната бързина писмата ще изискват повече време за доставка и ще бъдат доставени не по-рано от седмица.

Когато нямате време, можете да използвате експресна доставка или куриерски услуги. Можете сами да организирате куриерска доставка. Важно е да положите всички усилия, за да сте сигурни, че поканата ще бъде доставена навреме. В този случай телефонът е полезен само за обратна връзка. Дори ако ръководителят на компанията е поканил някого по време на личен разговор (разговор между ръководителите на фирма, фирма и т.н.), етикетът изисква писмено потвърждение на поканата. Трябва да започнете да изпращате всички покани поне 2 - 3 седмици преди датата на корпоративния празник.

Картичката и вътрешният плик на поканата трябва да бъдат проектирани в същия стил и цветова схема като текста на поканата върху вложката. Те могат да съдържат и допълнителна информация, като поздравления, някакъв цитат, фирмено лого и др. Ако работодателят иска да изработи оригинална покана, трябва да се свържете с печатница или агенция и да направите поръчка за изработка на покани. Външният плик създава първото впечатление, така че е необходимо да бъде проектиран в същия стил като вложката (дори ако е обикновен пощенски плик).

Също така дизайнът и текстът на поканата директно зависят от това за кого е предназначена. Поканените на празничното събитие могат да бъдат разделени на няколко категории:

VIP гости (основатели, спонсори, големи клиенти, представители на градската администрация, редовни партньори). Мениджърите на компанията обикновено връчват лично покани на такива гости. За тези хора трябва да се съставят персонализирани текстове. Поканите трябва да бъдат представени предварително, 3 - 4 седмици предварително. Всички VIP гости трябва да получат покана лично от ръководителя на компанията или негов заместник;

Служители на компанията. Поканите, адресирани до служители на компанията, могат да бъдат еднотипни, стандартни. Такива покани трябва да посочват кой е поканен на празничното събитие - самият служител, той може да вземе със себе си съпруга и децата си. За да не забравите никого, можете да предавате такива покани на началниците на отдели в количеството, което те поискат, и те ще ги разпределят по йерархичен ред;

Бизнес партньори (доставчици, фирми партньори). Поканите за тази категория са стандартни. Поканите трябва да бъдат представени 1 - 2 седмици предварително. Когато броят на участниците на събитието е ограничен, е необходимо да се обадят всички и да се изясни кой планира да дойде и кой не. Важно е да се положат всички усилия, за да се гарантира, че писмата с покани до всеки поканен се доставят директно на адресата или на доверено лице.

След като сте решили каква ще бъде вашата покана, струва си да помислите за съдържанието на поканата. Всяка покана е кратък текст, състоящ се от няколко прости изречения. Целият текст обикновено е 5-7 изречения. Не забравяйте, че както всеки текст, съдържанието на поканите е условно разделено на въведение, основна част и заключение. Следователно всяка покана трябва да има три параграфа. Но преди да започнем да съставяме текста на нашите покани, трябва да си припомним две характеристики на езика на документацията, които са от естество на етикета:

Първият е правописен, свързан е с главна буква на местоименията „Ти” и „Ти” с цел учтиво (писмено) обръщане към едно лице;

Второто е етикетно, то е свързано с въпроса: от кое лице трябва да се основава представянето на текста в документа - от първото или от третото? Методът на представяне в трето лице е безличен, заповедите, изявленията се пишат в първо лице единствено число, могат да се пишат и покани. Но когато съставяте текста на покана, по-добре е да пишете в първо лице, множествено число - по този начин авторът действа като представител на организация или компания.

Всяка покана започва с обръщение, първият параграф е въведение. По принцип това са типични фрази: „Уважаеми Иван Иванович!“, „Уважаема Татяна Александровна“, „Уважаема г-жо Петрова“, „Уважаеми г-н Иванов“. Избягвайте да използвате помпозни фрази като „Уважаеми Семьон Иванович!“, „Уважаема Анна Александровна“. Тук си струва да се докоснем до въпроса за целесъобразността на използването на удивителен знак. Много от нас многократно са отбелязвали, че в бизнес кореспонденцията и в документи, публикувани в пресата, все по-често се използва запетая вместо удивителен знак. В същото време текстът на самото писмо, както е обичайно в руската офис работа, започва с абзац, но не с традиционна главна буква, а, както на английски, с малка буква:

Уважаеми Александър Петрович,

Ние се свързваме с вас...

Бих искал да обърна внимание, че не трябва да съставяте текста на поканите по този начин. В европейските страни корпоративният етикет е различен, там не е обичайно да се обръщате към получателя по име и бащино име. Според нашата корпоративна етика е обичайно да се обръщаме към поканения по име и бащино име.

Вторият параграф е информационен. Може да посочи в какво качество човек е поканен на празничното събитие.

Третият параграф е последният. Тук са посочени часът и мястото на събитието и дрескодът. Когато съставяте текста на поканата, трябва да вземете предвид към коя категория гости ще бъде адресирана:

Отнасяме се с уважение и внимание към нашите колеги;

Към клиента - с чар;

На спонсора - с благодарност;

На представителите на медиите – с желанието да заинтересуват и оставят траен отпечатък.

Поканата трябва да съдържа всички необходими инструкции за хората да участват в събитието. Писмото с покана трябва да съдържа следната информация:

Място на провеждане на празника;

Начало/час на тръгване от дадена точка;

Изисквания за дрескод;

Допълнителна важна за празника информация.

Етикетът за покана препоръчва включването на упътвания до мястото на събитието, като се посочват възможни места за паркиране. Ако върху комплекта покани работи опитен дизайнер и стилът на събитието го позволява, упътването може да изглежда не просто като разпечатка на интернет карта, а като карта, допълнена с интересни детайли. Ако участниците сами стигнат до мястото на събитието, е необходимо да се опишат възможните маршрути възможно най-подробно.

RSVP карта

RSVP карта, преведена от френски като „моля, отговорете“. Каква информация трябва да има на такава карта? По правило той съдържа:

Информация за контакт (телефон или имейл) и заявка за връзка и потвърждение на вашето пристигане;

Формуляр с платена поща или плик със собствен адрес, който да бъде изпратен на организаторите на събитието.

Освен това RSVP картата може да съдържа предложения за избор на конкретен тип меню, място за коментари, пожелания и др. Размерът на такава карта трябва да бъде по-малък от самата покана. Но общият стил на покана се простира до RSVP карти. Картата може да бъде заменена със знак RSVP във формуляра за покана, посочващ телефонния номер, на който трябва да потвърдите приемането на поканата или да я откажете. Може да се посочи адресът, на който да бъде изпратен отговорът.

Приблизителна проба

│ RSVP карта (текст 1) │

│ Той може. Не мога │

│ (подчертайте избраното твърдение) │

│ посетете юбилея на фирма Тандор │

Приблизителна проба

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ RSVP карта (текст 2) │

│ Име, бащино име ________________________________________________________________ │

│ Да, ще се радваме да присъстваме на церемонията по награждаването на компанията │

│ Брой хора _____________________________________________________ │

│ Не, не можем да присъстваме на церемонията по награждаването на компанията │

│ „Лидер“ ________________________________________________________________ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приблизителна проба

Покани за годишнина на компанията (текстове)

Уважаеми Олег Петрович!

Каним ви на празнична вечер, посветена на годишнината на нашата компания, която ще се състои на 5 ноември от 18.00 часа.

Очакваме ви в ресторант "Олимпия", Москва, ул. Тюрина, 25.

Поканата важи за един човек.

С уважение,

Игор Иванович Сухов,

директор на фирма "Лидер"

Уважаеми Пьотър Илич!

Каним Вас и съпругата Ви на празнична вечер, посветена на годишнината на нашата компания, която ще се проведе на 15 август от 17.00 часа.

Очакваме ви на адрес: Москва, ул. Тюрина, бл.25. 3, ресторант "Траектория".

С уважение,

Михаил Иванович Петров,

Директор на фирма Прогрес

Уважаема Татяна Василиевна!

Благодарни сме ви за ползотворното сътрудничество между нашите компании. За мен е удоволствие да работя с вас. Бихме искали да Ви поканим на гала събитие, посветено на годишнината на нашата компания.

Поканата важи за двама души.

С уважение,

Михаил Иванович Петров,

Директор на фирма Прогрес

Уважаеми Игор Петрович!

Вие работите в нашата компания вече двадесет години и вашият принос към общата кауза е наистина безценен.

Имаме удоволствието да ви поканим на празнично събитие. Надяваме се, че заобиколени от вашите колеги, ще се насладите истински на празника, посветен на юбилея на нашата компания.

Поканата важи за двама души.

С уважение,

Михаил Иванович Петров,

Директор на фирма Прогрес

Приблизителна проба

Официална покана (текст)

Уважаеми Николай Викторович!

Имаме честта да Ви поканим на тържество, посветено на юбилея на нашата компания.

С уважение,

Михаил Иванович Петров,

Директор на фирма Прогрес

Приблизителна проба

Покани за откриващото събитие (текстове)

Нашият нов завод ще започне производство на 15 декември 2011 г. и имаме удоволствието да ви поканим да вземете участие в празничното събитие, посветено на откриването на нашия завод.

С уважение,

директор на завод Енергопром

Иван Иванович Иванов

Уважаема Елена Александровна!

В 13:00 часа ще има празничен обяд, последван от откриване и обиколка на предприятието. Молим ви да потвърдите пристигането си, като ни информирате за часа на пристигане.

С уважение,

директор на завод Енергопром

Иван Иванович Иванов

Библиография

1. Култура на руската реч: Учебник. за университети / Ред. проф. Л. К. Граудина и проф. Е. Н. Ширяева. М.: НОРМА-ИНФРА М, 1999.

2. Колтунова М.В. Език и бизнес комуникация. М., 2000.

3. Формановская Н.И. Речев етикет и култура на общуване. М., 1989.

Ю. Овчиева

Водещ програмист

Състояние CNIT

Университет по мениджмънт

Подписано за печат

За прием с места за сядане, според етикета за покани, списъкът на гостите се изготвя предварително, което се обяснява с необходимостта от съставяне на план за разполагане на гостите на масата.

включено официални дипломатически приемиНа гостите се изпращат подходящи покани, които могат да бъдат изцяло или частично отпечатани. За по-малко официални събития поканите могат да бъдат изпратени изцяло на ръка. Независимо от вида на поканата, тя винаги се изписва в трето лице. Официалният протокол счита за възможно предаването му по телефона или телеграфа.

Покана за официални събитиявинаги се отпечатват върху бяла хартия с черно мастило. Напоследък при изготвянето на покани сред всички стилове на писане на писма предпочитание се дава на ръкописните стилове.

Изцяло отпечатаните покани се използват за специални събития - много големи или официални, официални приеми. Смята се, че такива покани показват особено уважение към поканените (те са и най-скъпите). В изцяло разпечатана покана на ръка се вписва само името на госта и при необходимост името на съпругата му.

Ако домакинът на приема е високопоставено лице (държавен глава, министър-председател, председател на парламента, държавен посланик и др.), в горната част на поканата може да има изображение на герба на страната или печата на длъжностното лице (например министър-председателя). Съществува практика, според която поканите за събития, провеждащи се на държавно ниво, използват изображение на държавната емблема, печатите на кабинета на длъжностното лице са направени със златна боя, а върху поканите за работни закуски, обеди и други по-малко официални събития , използва се нецветно релефно изображение на герба или печата. Всички покани от името на президента на страната имат златно изображение на държавния герб или президентския печат.

Частично отпечатаните покани могат да се използват за всякакъв вид приемане, за всеки повод и за всяка дата и час. Такива покани могат да се изпращат за обяд, чай, коктейл и др.

Частично отпечатаните покани са по-евтини от изцяло отпечатаните и затова се използват активно от частни лица и институции, които често организират различни протоколни събития. Необходимата информация (вид прием, дата, ден, час и място) се въвежда на ръка с черно мастило според конкретното събитие.

Съществуват общи изисквания за етикет за покани за всички видове покани. Ако събитието се провежда в чест на конкретно длъжностно лице, вишен гост или в чест на национален празник, съответната информация се посочва в горната част на поканата или, ако размерът позволява, в самия текст. В случай, че съответната фраза е твърде дълга, се отпечатва отделна картичка, която се прикрепя към поканата.

Поканата, която се изпраща на почетния гост, не обяснява причината за събитието, но съдържа надпис „To Remind“ или „Pour Memoire“ (PM).

Обикновено всички покани, особено поканата за прием според разположението на гостите, трябва да съдържат буквите R. S. V. R. в долния ляв ъгъл - моля отговорете. По-долу е възможно пояснение - „Само за съжаление“ - докладвайте само ако е невъзможно да присъствате. Такова искане липсва в поканата, която се изпраща до почетния гост, с когото трябва да бъде постигната предварителна уговорка за присъствието му, поради което в този случай поканата е напомняне за събитието. Ако се очаква отговор по телефона, неговият номер се изписва под заявката за отговор.

Поканата, като правило, посочва дрес кода, предвиден за конкретно събитие. Може да е:

— Ежедневни дрехи. Тази форма се определя от думите: “informai”, “tenue de ville”, “събличам” (типично за Великобритания);

Смокинг. В дипломатическия и официалния протокол за тази форма се използва определението „черна вратовръзка“. Възможно е също, за полуофициални събития, „рокля за вечеря“, „смокинг“;

- Фрак. В поканите тази форма се определя като „бяла вратовръзка“. Може би също „tenue de soire“, „вечерна рокля“, „декорации“ и просто „опашки“.

Ако дрескодът не е посочен в поканата, се счита, че в този случай организаторите предлагат неформално, ежедневно облекло. В такава ситуация трябва да посочите дрескода в навечерието на срещата.

Покана за приемможе да се даде по телефона. Веднага след получаване на съгласието за поканата по телефона, незабавно се изпраща съответното печатно или ръкописно напомняне. Може да се изпрати и по телеграф. Поканите за официални събития, изпратени по телеграфа, се копират в печат. Отговорът на покана от този вид се дава и по телеграф или по телефона.

Поканите за прием се изпращат предварително. Минималният срок е една седмица преди събитието. Вярно е, че подобно изпращане може да доведе до нежелани последици - многобройни откази поради факта, че поканите за определени мерки вече са били приети, обиди от страна на някои от исканите, които може да си помислят, че са се сетили в последния момент, когато някой, който беше поканен по-рано отказа.

В зависимост от конкретните обстоятелства, поканите се изпращат по куриер или по-рядко по пощата (на официални лица и видни личности винаги се препоръчва да изпращат по куриер).

Във всички случаи, когато поканата съдържа буквите К. в. V.R. или думите „моля за отговор“, е необходимо да се даде отговор възможно най-скоро за възможността или невъзможността за присъствие. Както обикновено, отговорът се дава в рамките на 1-2 дни след получаване на поканата. Ако поканеният не е сигурен дали ще може да присъства, по-добре е да откажете веднага, отколкото да го направите в последния момент. Забавянето на отговора на покана поставя организаторите в трудната позиция да не могат да вземат решение относно разположението на местата и също така да не могат да поканят някой друг. Това принуждава организаторите да им напомнят за необходимостта от даване на отговор. По принцип неотговорът на покана е сериозна грешка.

Ако съпрузите откажат поканата поради отсъствие на съпруга в града или поради получаване на покана от единия от тях по-рано от другия, той или тя трябва да уведоми организаторите за това, след което е възможно да изпрати поканата към един - този, който е свободен в момента на поканата.

Счита се за абсолютно приемливо както мъжът, така и жената да се съгласят на покана, отправена и към двамата, и сам да дойде на коктейл, обяд, бюфет, ако желае това и когато организаторите очакват присъствието му.

На покана, отправена от името на държавния глава, трябва да се отговори до 24 часа от нейното получаване. На покана, изпратена по телеграфа, трябва да се отговори незабавно, също по телеграф или телефон. Има само няколко ситуации, когато е възможно да откажете да приемете покана от името на държавния глава. Това е смъртта на член на семейството, болестта на поканения, сватбата на член на семейството, отсъствието на поканения в столицата или в страната в деня на съответното събитие.

Счита се за по-правилно да се отговори на покана с писмо или пощенска картичка или чрез връчване на визитка. В някои страни отговорът с визитна картичка се счита за нетактичен, особено когато става въпрос за официална покана.

Отговорът на поканата се изписва на ръка с черно мастило върху бяла хартия, приблизително същия размер като поканата. Отговорът е даден от трета страна. Покана за прием с места за сядане се изпраща лично на всеки и старшинството на гостите се определя от ранга на всеки, поради което не е позволено да изпращате друг човек на официалната закуска, обяд или обяд вместо вас. Такава замяна е възможна само със съгласието на организаторите.

Важен момент в протокола и етикета на поканите за официални дипломатически приеми е въпросът за възможността или невъзможността за заявка за изпращане на покана. Счита се за неприемливо да искате да бъдете поканени на всякакви събития. Длъжностно лице може да поиска покана от свой колега или от високопоставено лице. Дипломатически служител може, в случай че колега или висш служител от неговата страна преминава през столицата за нова акредитация, да поиска от колегите си от дипломатическия корпус да включат госта в списъка за официални или дипломатически събития, за които поканата списъкът няма ограничения.

Организирането на всяко бизнес събитие изисква предварителна подготовка от страна на неговите организатори. Предварителното изпращане на покана до участниците в него е задължително условие, чието изпълнение гарантира присъствието на всички желаещи и участието им в планираната програма.

Какво трябва да съдържа една покана?

Официалният ангажимент ви позволява да информирате всички участници какво събитие ще се проведе и съдържа информация, въз основа на която адресатът може да реши дали се интересува от това предложение и дали е готов да дойде на срещата.

По правило официалният ангажимент се създава за събития като: конференции, срещи на партньори, официални приеми и празници, изложби, интервюта, бизнес срещи по конкретен повод, кръгли маси.

Въпреки факта, че в ежедневието най-често поканата се получава устно, в бизнес комуникацията по-приемлива форма е изпращането на писмо, което се различава по състава на информацията от другите видове писмени съобщения.

Основни функции на писмото с покана:

• информирайте за събитието;
• получавате отговор за съгласие или невъзможност за участие от конкретен адресат;
• определя точния брой лица, потвърдили участие.

Текстът на поканата към длъжностните лица за събитието трябва да съдържа няколко задължителни елемента:

1. дата, час и място на събитието с точно описание на маршрута, за да се помогне на участниците да стигнат до мястото на събитието без чужда помощ;
2. темата и програмата на събитието с планираното време за всяка част;
3. ролята на поканения: дали ще бъде обикновен участник-слушател или зрител, или ще му бъде поверена функцията на говорител или организатор на дискусия;
4. указание за вида на дрес кода, установен за всички участници;
5. искане за предоставяне на обратна връзка относно решението на адресата да участва, вместо фразата за необходимостта от изпращане на отговор може да се използва буквеното обозначение R.S.V.P. – съкращение от Repondez sil vous plait, означаващо молба за отговор на писмо;
6. данни за контакт на организаторите;
7. допълнителна информация при необходимост;
8. карти и разпределение на гостите по време на самото събитие и банкет.

Примери

Видовете покани могат да бъдат разграничени според няколко класификационни признака.

Въз основа на посочването на името на поканеното лице те се разделят на:

• персонализирани;
• общи за групатапоканени без индивидуално обжалване към всеки участник.

По формат на събитието:

• официален, които включват не само приеми, но и конференции и кръгли маси;
• неофициален.

По предназначение поканите се делят на:

• частен: празнуване на рождени дни, годишнини, сватби и;
• търговски: изложби, откривания на магазини, вернисажи.

Поканата за събитие трябва да съдържа цялата необходима информация за това как и къде ще се проведе и как поканеният трябва да потвърди участието си пред организаторите.

Може да е лично, както в дадения пример:

Може да се издаде и без контакт с конкретно лице.

Покана за закуска, обяд или вечерятрябва да съдържа информация за причината, поради която се събират участниците и искане за уведомяване за приемане на предложението.

Покана за прием, като правило, се съставя особено строго и тържествено, на хартия с най-високо качество. В допълнение към съобщаването на часа и мястото на събитието, той може да съдържа информация за формата на събитието и, ако е необходимо, плана за сядане на гостите.

Покана запринадлежи към категорията на най-малко строгите форми на покани. Основната му задача е да организира лична среща между кандидата и специалист по подбор на персонал или ръководител на отдела, за който се избира нов служител.

Методи за доставка

След като всички покани за събитията са подготвени, трябва да решите кой е най-добрият начин да ги доставите до получателите. Изборът на доставка зависи от формата и престижа на събитието.

• Ако това е официален прием, тогава е по-добре да връчите повечето от поканите лично на поканените лица.
• За да организирате участието на поканените в търговски събития, можете да използвате услугите на куриери.
• Допустимо е изпращането на покани по пощата, но е необходимо да се вземе предвид периодът от време, необходим за доставката им.
• Най-често срещаният и най-бърз начин за доставка на покана е по имейл. Тази опция обаче не се препоръчва за особено специални събития.

Също така е важно да запомните: правилата на бизнес етикета определят времето за изпращане на писма, което е най-малко 2 седмици преди началото на събитието.

Как да отговорите

След като получите покана, трябва да информирате организаторите за решението си да участвате в събитието или да откажете предложението.

Отговорът се предоставя по различни начини, като се вземе предвид форматът на събитието. Това може да бъде обаждане до канещата страна на посочените в поканата телефони за контакт, изпращане на имейл или предоставяне на писмено уведомление в случаите, когато това е необходимо за спазване на изискванията на бизнес протокола.

Когато подготвяте отговор, особено в случай на отказ от участие в събитие, е важно да формулирате причината за него. Ако няма истинска причина, но не искате да отидете, тогава е по-добре да се позовете на заетост, тъй като препратките, например към болест или болест, могат да се превърнат в неприятности, защото човекът, който отказва, може да бъде видян на друг празник, вечер или банкет.

Ако поканата съдържа съкращението R.S.V.P., тогава отговорът трябва да бъде предоставен на посочените във формуляра телефони за връзка или имейл адрес. Ако организаторите са посочили в текста, че е необходимо да ги информират само в случай на отказ, значи точно това трябва да се направи.

Ако трябва да информирате организаторите на неофициални частни събития за вашето участие, най-често не се изисква спазване на конвенции. Като правило е достатъчно обикновено обаждане с информация дали офертата е приета или отхвърлена по някаква причина.

Способността за създаване на висококачествена покана и правилното й приемане позволява на страните да демонстрират уважително отношение един към друг, да подчертаят стойността на контактите и желанието за поддържане и развитие на по-нататъшна комуникация.

Уверете се, че контактите, посочени в поканата за обратна връзка, са актуални: пощата работи, телефонът е включен, обажданията се отговарят. 12. Не забравяйте да попитате гостите, които са приели поканата, дали имат нужда от допълнителна организационна подкрепа: трябва ли да осигурят транспорт или настаняване в града на тържеството, има ли специални искания за храна на банкета, като се има предвид възможната храна алергии или специфични хранителни системи (вегетарианство, например), и може би нещо друго. 13. Своевременно правете промени в списъка на поканените. Пример за работа със списъка на поканените е представен в таблици 1-4. Таблица 1. Списък на поканите, генерирани по начин на доставка Таблица 2. Списък на заявките (имена) за печат в печатницата Забележка: Поредните номера съответстват на номерата на списъка за доставка. Таблица 3.

Писмо-покана за изложбата

важно

Наистина, в съвременния живот понякога е трудно да си спомним нещо важно навреме. Хартията, която ще бъде пред очите през цялото време, няма да позволи на човек да забрави за нея.

• Тази опция е удобна, ако в момента е невъзможно да се свържете с определени хора по друг начин.
Всички тези причини още веднъж подчертават положителните страни на подобно писмено обжалване.

Примерна покана за изложба

В допълнение, това ще ви позволи отново да изразите уважението си. За да сте сигурни, че поканите са достигнали до получателите, трябва да дублирате съобщенията, като ги изпратите по електронен път до всеки гост.
КАК ДА ОТГОВОРИТЕ НА ПОКАНИ Отговорът на покана се дава в съответствие с формата на събитието и самата покана. В някои случаи телефонното обаждане е напълно приемливо, в други е достатъчен имейл, а в трети можете да не бързате с отговора и да изчакате подходящия въпрос от поканилата страна (това може да стане например чрез високо -класиране на лица).
Ако обаче поканата съдържа съкращението RSVP, тогава просто е необходимо да отговорите и възможно най-скоро. В случай на официален дипломатически прием, приемането на поканата или отказът от участие в събитието трябваше да бъде формализиран писмено в съответствие с деловия протокол.
Например: M.I.

Как да напиша текст за покана

Списък на гостите, приели поканата, с посочване на необходимата организационна подкрепа Таблица 4. Списък на гостите, които са отхвърлили покани ПИСАНЕ НА ТЕКСТА НА ПОКАНАТА Нека разгледаме подробно основните елементи на текста на поканата.

■

внимание

Примерен документ: писмо-покана

Например:

• полезни знания,
• важни познанства,
• конкретно постижение
• ценен сертификат,
• образователно портфолио с набор от материали (видео, аудио, тетрадки).

Пример за полза с конкретно постижение: „След като завършите майсторския клас, ще имате в ръцете си силен продаващ текст, който ще напишете под стриктното ръководство на учителя.“ Текстовите блокове на поканата „Покана“, както всеки текстов формат, имат своя собствена структура.

Освен това тук тя е доста консервативна и не обича полетите на фантазията. Ако забравите за някой блок, вашата покана може да предизвика объркване и дори раздразнение вместо желание.

Представете си например, че сте пропуснали датата на събитието или сте забравили да посочите координатите на организаторите. За да предотвратим подобна неприятна грешка да ви се случи, подготвихме списък с важни блокове с покани.

Как да напиша покана за събитие?

Хартията трябва да бъде с „правилната“ плътност и приятна текстура. Недопустимо е печатарското мастило да се размазва или текстът да се чете трудно.

Желателно е поканите да се изпращат в специални дизайнерски пликове, чието качество не е по-ниско от самите покани. Не забравяйте, че текстът на поканата може да не е отпечатан върху самата покана, а в раздел към нея.

Като правило, на тънка, почти прозрачна хартия. Уверете се, че въпреки привидната си крехкост, той все още е достатъчно устойчив на механични натоварвания. НИЕ ДОСТАВЯМЕ ПОКАНИ По възможност поне част от поканите да бъдат доставени, ако не лично, то с помощта на „наши“ хора – охрана, шофьори или помощници на тържествения.

Информация

Обикновено те сами доставят покани на гости с висок статус. Например, би било изключително странно да се предаде покана на високопоставено лице чрез обикновен куриер.

Покана за събитие: текст, дизайн

Изберете ярко изображение на Дядо Фрост и Снежанката, напишете координатите на мястото и времето на корпоративното събитие под формата на комикс. В крайна сметка, ако най-важният дядо на страната ви покани на празник, никой не може да откаже! Поставете снимка на целия екип от последния празник на корицата, но текстът на поканата обикновено остава стандартен.
Вложете малко усилия и въображение, тогава вашата покана за корпоративно парти ще бъде истински шедьовър! Служителите ще бъдат изключително възхитени от такива билети и ще ги пазят като сувенири. Можете също така да ги разпространявате в необичайна форма. Например, облечете се като снежен човек - пощальон и дайте на всеки гост снежнобял плик точно на работното място! Такива моменти оставят позитив и доброта в паметта. Нищо излишно Текстът на поканата трябва да е ясен и точен. Не забравяйте да посочите място, час, дрескод, дата и година на събитието.

Покана за изложба - примерен дизайн

Каним ви да вземете участие в [име и/или описание на събитието], което ще се проведе на [адрес/име на институция и др.]. Организатори на [име на събитието]: [списък на организаторите]. име на събитието]: [списък на презентаторите ].По време на [име на събитието]: [какво е посветено, списък на обсъжданите въпроси и т.н.].[Някоя допълнителна информация] За допълнителна информация относно [име на събитието], моля, свържете се с [телефон, имейл, адрес и др.]. Генерален директор на такъв и такъв офис, подпис В.М. Batkovich Необходими данни за писмото с покана: име на организацията, код на организацията, референтни данни за организацията, OGRN, INN, дата, регистрационен номер, адресат, подпис на ръководителя, бележка за изпълнителя. Текстът на писмото-покана трябва да бъде кратък, стегнат, коректен и да не допуска различно тълкуване.
Предприятия от Русия, Украйна, Молдова, балтийските страни и страни извън ОНД са поканени да участват в изложението. Изложението ще включва най-новите образци на продукти от местни и чуждестранни предприятия: хранителни продукти, промишлени стоки, потребителски стоки (облекло, обувки, галантерия, парфюми, домакински уреди, мебели, битова химия, сувенири, играчки).

В рамките на изложението ще се организират презентации на фирми и отделни стоки (услуги), ще се проведат бизнес семинари, семинари за качеството на продуктите и ще се проведат демонстрации на модели облекла. Цената на участието в изложбата е 71 000 рубли и включва: оборудвана изложбена площ, такса за регистрация, пътуване с автобус до [град] и обратно, доставка на изложбени мостри, хотелски резервации.

КРАЙНИЯТ СРОК ЗА ПОДАВАНЕ НА ЗАЯВЛЕНИЯ Е ДО [дата]. Телефон за справки: [номер].
Ако се планира официално събитие, поканата трябва да отговаря на определени стандарти. Отпечатана е на скъпа снежнобяла хартия, текстът е сух и делови.

Без отклонения от правилата и креативност. Но ако това е покана за юбилей, сватба или домашен сабантуй, има място за развихряне на въображението ви. Тук няма ограничения, пълна свобода на творчеството.

Можете да използвате всички нюанси на дъгата във вашия дизайн, картон, велпапе и дори вестници! Опитайте се да изразите цялата същност на празника на един лист хартия, за да заредите гостите си с позитивизъм и желание със сигурност да присъстват на вашия празник! Кръгла дата Поканата за юбилей може да бъде символична - кръгла, а не стандартната квадратна. Кръглата годишнина е прекрасен празник, трябва да се празнува по забавен и необичаен начин. Поръчайте кръгли покани в големи цветни пликове.
Това е необходимо да знаете, за да съставите план за сядане за банкет, да поръчате храна и напитки, да планирате настаняване в залата по време на официалната част, да организирате трансфери, да резервирате хотелски стаи и др. Нека разгледаме по-подробно процеса на изготвяне на покана, която е възможно най-близка до идеалната. ПОПЪЛНЯВАМЕ СПИСЪК С ГОСТИ ЗА ИЗГОТВЯНЕ НА ПОКАНИ За да може процесът по изготвяне на поканите, изпращането им и получаването на отговор от гостите да протече възможно най-гладко, е необходимо да се извърши внимателна предварителна работа. Препоръчително е да назначите отговорник за това, който лесно да се ориентира в списъка с гости. В идеалния случай организаторът на събитието ще направи всичко сам! КАК ДА НАПРАВИТЕ СПИСЪК С ПОКАНИ 1. Обмислете списъка с гости с вашия мениджър.

Поканите за неформални събития могат да се издават и на пощенски картички, картички, дори на тематични елементи. Всичко зависи от въображението на организаторите. Основното нещо е да се гарантира, че полетът на тази фантазия не печели спора с правилата на бизнес етикета. Между другото, най-често секретарката е тази, която трябва да следи за това... Колкото и неформално да е събитието, то е преди всичко делово и ще събере не приятели, а бизнес партньори. Това винаги трябва да се помни. Заглавие на текста или тема на писмото Заглавието на текста е написано, както винаги, отговорът на въпроса „За какво?“ кратко, стегнато и по същество. Ако колеги от друга организация са поканени на среща, тогава заглавието ще бъде „Относно срещата“, ако на пресконференция, тогава „Относно пресконференцията“ и т.н. Текст на писмото-покана Текстът на този тип писмо обикновено е кратък и чисто информативен.

Покана за събитие: текст, дизайн

Можете да започнете с думите: „Уважаеми Иван Петрович! Каним ви да присъствате на нашето честване на годишнината от единадесети юли в осемнадесет часа. Тържеството ще се проведе в кафене „Престиж“ на адрес: ул. Малиновски, сграда пет.
Ако има дрескод или е планиран маскарад, не забравяйте да уведомите гостите за това! Можете да подходите към този въпрос по нестандартен начин, особено ако всички поканени са много близки и добре познати хора. Напишете текста на поканата в стих. Още по-добре е, ако са по ваша композиция.
Скъпи приятелю, искаш ли да хапнеш пай? Червен хайвер и месо, Пийте квас за вашето здраве? Бъдете готови в пет и половина, И бързо седнете на масата, Тази маса е в кафене Уют, Празник и радост ни чакат там! Гостите ще харесат такъв хумористичен текст, те определено ще се усмихнат, след като прочетат съдържанието на билета. Но е по-добре да посочите точния адрес и час по-долу, така че гостите да не изпаднат в неудобна ситуация.

Как да напиша покана за събитие?

Инструкции 1 Първо, идентифицирайте причастията в активния залог. За това ще ви помогнат суфиксите, с помощта на които се образуват причастия от глаголи: -ush-, -yush-, -ash-, -yash-.

Например ходене, мислене, лъжа, пушене. За образуване на минали причастия се използват наставките -вш-, -ш-. Например мисъл, изтекъл срок. С причастията в страдателен залог не може да се работи толкова лесно, защото...

Не ги бъркайте с отглаголни прилагателни, защото... Причастието също се съгласува със съществителното и има род, число и падеж. Например „уморен и изтощен, той беше ескортиран до вкъщи“.

внимание

Нека разгледаме по-подробно отличителните вербални характеристики на причастията. Причастието, подобно на глагола, може да бъде от свършен и несвършен вид (къпани и къпани).

Как да напиша покана за корпоративно събитие?

Ще се радваме да ви видим! За сътрудничество Писмо № 1 Уважаеми Виктор Александрович, По време на нашата среща на семинара „Творческа работилница“, който се проведе в Москва от 20 до 25 октомври, Вие споменахте, че рекламният отдел на вашата компания се нуждае от нов персонал. Познавам човек, който би бил идеален за тази позиция.

Информация

Освен високия професионализъм, клиентите на Александър го ценят и за креативното му мислене и творчески подход. Познавайки посоката на вашата компания, мога да предположа, че Александър ще представлява интерес за вас като бъдещ служител.

Ние каним правилно или как да подготвим и изпратим покани

Уважаеми колеги! Ние ценим отговорността, всеотдайността и ефективността на нашите служители, но в същото време разбираме, че добрата продуктивност е невъзможна без добра почивка. Затова решихме да зарадваме нашите служители и да им организираме малък празник.

Тази събота, (дата), ви каним на корпоративен пикник, където можете да се отпуснете, да побъбрите с колеги и да се насладите на красотата на природата. Ще бъде организиран трансфер до мястото на събиране на събитието в (час) близо до главния вход на офиса.
Надяваме се, че ще приемете нашата покана! С уважение, ръководството на фирмата. И накрая, текстът на поканата за корпоративен празник може да бъде написан в поетична форма.

Писмо-покана

В европейските страни корпоративният етикет е различен, там не е обичайно да се обръщате към получателя по име и бащино име. Според нашата корпоративна етика е обичайно да се обръщаме към поканения по име и бащино име. Вторият параграф е информационен. Може да посочи в какво качество човек е поканен на празничното събитие. Третият параграф е последният. Тук са посочени часът и мястото на събитието и дрескодът. При съставяне на текста на поканата е необходимо да се съобразим към коя категория гости ще бъде отправена: - обръщаме се към колегата с уважение и внимание; - към клиента - с чар; - на спонсора - с благодарност; - на представители на медиите - с желание да заинтересуват и оставят траен отпечатък. Поканата трябва да съдържа всички необходими инструкции за хората да участват в събитието.

Примерен текст на покана за юбилей на клуба

Поканата може да бъде оформена като плакат в офиса. Светъл, красив. Можете да организирате представяне на покани при влизане в офиса. Основното е, че поканата символизира началото на празника за всеки поканен. Следователно тя трябва да бъде красива и привлекателна. Ако се планира сериозно корпоративно събитие, незабавно се изключва изпращането на покани по факс или имейл.
Не ви позволява да предадете лично съобщение на получателя и показва небрежното отношение на подателя към гостите и желанието му да спести пари. Имейлът може да се използва за обратна връзка, като въведете своя имейл адрес в RSVP картата.

Име на събитието;

• Дата на събитието;
• Кратко описание (2-3 думи);
• Дълго описание (за какво, за кого, ползи);
• високоговорители;
• програма;
• Адрес;
• Упътвания + видове транспорт;
• Продължителност на събитието;
• Цени на билетите;
• Условия за регистрация;
• Име на организатора;
• Данни за контакт на организаторите.

Блоковете се избират в зависимост от сценария. Например, за да реализираме сценарий № 1, се нуждаем от блока „Говорители“, във втората опция „Програма“ е подходяща, за третата трябва да вземем „Дълга характеристика“.

С помощта на този дизайнер ще създадете качествена и продаваема покана за събитие. Какво друго трябва да имате предвид, когато създавате покана? Когато създавате текст за покана за събитие, препоръчително е да имате предвид още няколко точки.

Пример за текст на покана за събитие

Той може. Няма да можете да │ │ (подчертайте избраното твърдение) │ │ да присъствате на годишнината на фирма Тандор │ │ Брой хора │ └─────────────────────── ── ─── ────────────────────────────────────────── ───── ──┘ Примерна проба ┌───────────────────────────────────────── ───── ───── ─────────────────────────┐ │ RSVP карта (текст 2) │ │ │ │ Молим ви да отговорите не по-късно от юни 15, 2011 . │ │ │ │ Име, бащино име │ │ │ │ Да, ще се радваме да присъстваме на церемонията по награждаване на компанията │ │ „Лидер“ │ │ Брой хора │ │ │ │ Не, не можем да присъстваме на награждаването на компанията церемония │ │ „Лидер“ │ │ │ └────────────────────────────────────── ─── ──────── Уважаеми Олег Петрович! Каним ви на празнична вечер, посветена на годишнината на нашата компания, която ще се състои на 5 ноември от 18.00 часа.

Текст на покана за събитие

Списък на гостите, приели поканата, с посочване на необходимата организационна подкрепа Таблица 4. Списък на гостите, които са отхвърлили покани ПИСАНЕ НА ТЕКСТА НА ПОКАНАТА Нека разгледаме подробно основните елементи на текста на поканата.

Обжалване. Няма да навреди да поръчате персонализирани покани от печатница с отпечатани имена на поканените (въвеждането им в празно поле не е най-добрият вариант). Обръщението към госта трябва да е точно и коректно – тук грешките са недопустими.

Има общоприети формули на учтивост и етикет. Например, ако поканеният е чужденец с академична степен или доктор, тогава обръщението към него на английски ще започва с Уважаеми професоре или Уважаеми докторе.

Ако поканеният заема официална държавна длъжност, тогава обръщението трябва да е подходящо: Уважаеми г-н министър или Уважаеми г-н посланик.

Текст на покана за корпоративно събитие

С уважение, Михаил Иванович Петров, директор на фирма „Прогрес“ Уважаеми Игор Петрович! Вие работите в нашата компания вече двадесет години и вашият принос към общата кауза е наистина безценен. Имаме удоволствието да ви поканим на празнично събитие.

Надяваме се, че заобиколени от вашите колеги, ще се насладите истински на празника, посветен на юбилея на нашата компания. Очакваме ви в ресторант Траектория на 25 март от 16.00ч. Поканата важи за двама души.

С уважение, Михаил Иванович Петров, директор на фирма "Прогрес" Примерен образец Официална покана (текст) Уважаеми Николай Викторович! Имаме честта да Ви поканим на тържество, посветено на юбилея на нашата компания. Гала събитието ще се проведе в ресторант Ахтуба на 25 януари от 17:00 часа.