При приеме на работу или при переводе сотрудника в другое подразделение, часто бывает востребованной организация своевременного обеспечения ресурсами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей.

Здесь важна как оперативность предоставления ресурсов, так и вопрос безопасности, возникающий при раздаче прав на различные ресурсы. Также немаловажным является история изменения предоставленных ресурсов сотруднику.

Если задуматься, то ресурсов достаточно много и их можно сгруппировать по определенным критериям:

• общие ресурсы компании одинаковые для всех сотрудников (Пример: учетная запись в домене, учетная запись для доступа в интернет, учетная запись в СЭД DIRECTUM и т.д.)
• ресурсы в разрезе видов должностей (Пример: личный почтовый ящик, определенные сетевые ресурсы, доступ к сайтам и т.д.)
• ресурсы в разрезе отделов (Пример: доступ к программам, базам данных и т.д.)

Данные вопросы «закрывает» справочник «Работники», немного доработанный всвязи с поставленной задачей.

Заметим, что в справочнике фиксируется дата подключения и отключения ресурса (на случай перехода сотрудника в другой отдел или его увольнения), а также ответственный за подключение.

Вот так выглядит справочник «Ресурсы по отделам»:

А это справочник «Ресурсы по должностям»:

Конечно, для заполнения справочников «Ресурсы…» необходимо предварительно согласовать список всех ресурсов в разрезе должностей и подразделений и только после этого переходить к наполнению справочников.

А справочник «Работники» заполняется в процессе прохождения типового маршрута «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».

Добавление записей в справочник разрешено только ответственному сотруднику и только после соответствующего согласования.

Кнопка «Заполнить ВСЕ» активна при отсутствии записей в справочнике, это позволяет осуществить первоначальное заполнение ресурсов на основе заполненных полей Должность и Подразделение , естественно, если соответствующие поля не пусты, иначе данный фильтр не обрабатывается. Для того чтобы дозаполнить табличную часть справочника «Работники» существует кнопка «Обновить».

Как это работает?

• После оформления кадровых документов менеджер по кадрам вносит данные о нём в справочники «Персоны» и «Работники» в СЭД DIRECTUM.
• Далее запись справочника «Работники» отправляется вложением по типовому маршруту «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».
• Следующим шагом является открытие доступа к ресурсам ответственными лицами (технический отдел, бухгалтерия, хозяйственная служба)
• Ознакомление с локальными нормативными актами компании.
• Принятие решения о прохождении испытательного срока. За 7 (семь) рабочих дней до окончания испытательного срока сотрудника руководителю подразделения, в котором он работает, приходит задание по выполнению которого, принимается решение о прохождении/непрохождении сотрудником испытательного срока. (Есть возможность указать конкретную дату окончания периода испытательного срока или уволить сотрудника.)
• При необходимости существует возможность изменения прав доступа к ресурсам.

Схема типового маршрута «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».

Контекстная диаграмма деятельности отдела персонала ООО Цифроград представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Контекстная диаграмма

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - IDEF0 Управление персоналом

Процесс оценки потенциала работника на входе получает упражнения, моделирующие ключевые моменты деятельности оцениваемого. В зависимости от результатов оценки сотрудник может быть перемещен в другое структурное подразделение, отправлен на повышение квалификации. Данная оценка также помогает менеджеру составить план обучения и развития, а также методические пособия и инструкции.

Процесс квалификационных испытаний на входе имеет оценку независимого эксперта, а на выходе тоже, что и у предыдущего процесса, единственное отличие - результаты данного процесса влияют на оклад/премию сотрудника, при отрицательных результатах сотрудник может быть уволен.

Процесс аттестации осуществляется на основании таких документов, как:

Приказ о проведении аттестации

Бланк самооценки

Бланк предварительной оценки

Аттестационный лист

Лист оценки стажера (для стажеров).

На выходе имеем все те же документы. Но в виду того, что предыдущие процессы не относятся к стажерам (в отличии от аттестации), на выходе появляется еще один документ - направление для прохождения стажировки.

При подборе кадров данные о сотрудниках и кандидатах поступают из справочников, когда процесс подбора завершен стартует процесс отбора персонала, где на входе поступают результаты анализа, полученные на предыдущем этапе, а также рекомендации на кандидатов на вакантную должность. Далее идет процесс найма, на выходе которого, получаем приказ о приеме на работу, либо приказ о кадровом перемещении (в зависимости от того, какой вид найма использовался: внешний или внутренний). Эти данные фиксируются в соответствующих справочниках. Процесс адаптации следует после найма сотрудника. Если на входе список нарушений, то происходит высвобождение сотрудника с соответствующим оформлением - приказ об увольнении, данный факт также фиксируется в справочнике.

Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа штатного расписания, если таковая потребность имеет место, то происходит процесс разработки требований к идеальному для данного места работнику. Результатом данного процесса является должностная инструкция. После разработки требований необходимо определить источник найма: внешний либо внутренний.

На рисунке 2.3 показан процесс отбора кандидатов по двум направлениям, в зависимости от выбранного вида найма.

Рисунок 2.3 - IDEF3 Отбор персонала

Непосредственно сам процесс найма представляет собой документально оформление отношений работодателя и работника, опираясь на ТЗ РФ. После того, как все документы оформлены, происходит адаптация сотрудника, когда осуществлялся внешний наем и вторичная - если имело место кадровое перемещение.

Управление персоналом – одна из самых необходимых составляющих в работе любого крупного предприятия. Кроме всего прочего, это бизнес-процесс, который необходимо организовать таким образом, чтобы все сотрудники предприятия чувствовали себя комфортно и могли работать на благо компании.

Под бизнес-процессом обычно понимают периодически повторяющуюся последовательность определенных процедур, связанных между собой и направленных на создание определенных ценностей для потребителей. Для организации бизнес-процесса активно используются внешние ресурсы.

Бизнес-процессы HR

Бизнес-процессы должны находиться под контролем только одного менеджера – именно он несет ответственность за его выполнение и конечный результат. Практически на любом предприятии обычно выполняется сразу несколько бизнес-процессов, которые классифицируются по определенным признакам.

Отдельного внимания заслуживают бизнес-процессы в сфере управления персоналом: они являются внутренними и направлены на потребителей, находящихся в штате предприятия. Для формирования процесса необходимо знать все о потребителе, поскольку именно от него зависят требования, предъявляемые к выполняемым операциям.

Существует несколько разновидностей процессов, направленных на развитие предпринимательского дела. Бизнес-процесс управления персоналом сложно отнести к какой-либо привычной классификацией, поскольку он представляет собой большое количество независимых друг от друга подпроцессов: вспомогательных, управляющих и т.д.

Процесс по управлению персоналом

Современные бизнесмены стремятся стабилизировать дело, которым они занимаются, и прилагают для этого все усилия. Для этого необходимо сформировать качественные бизнес-процессы, представляющие собой четкую схему, с помощью которой вести работу легче обычного.

К упорядочиванию собственной деятельности некоторые предприниматели приходят далеко не сразу. Обычно это случается после длительного периода убыточности, когда единственным выходом из сложной ситуации является реорганизация предприятия. В качестве дополнительной меры бизнесмены упорядочивают (оптимизируют) работу абсолютно всех специалистов в своем предприятии.

От качественно выполненного подбора сотрудников зависит вся дальнейшая работа предприятия, именно поэтому подбор является ведущим направлением деятельности HR-отдела, управляющего персоналом. Упорядоченный процесс рекрутинга и формирования команды позволит обзавестись профессиональными сотрудниками.

Бизнес-процессы, связанные с поиском и дальнейшим наймом персонала, утверждаются рядом документов, установленных руководителями предприятий. Практически на каждом предприятии подобные документы являются одинаковыми, все рекрутеры действуют по схожей схеме, которая, по сути, состоит из девяти этапов.

Как выбирают персонал крупные предприятия?

Процессы HR были созданы для того, чтобы подбирать качественный персонал для предприятий.

Начинается рекрутинг с определений потребностей компании

Необходимо понять, какие именно специалисты нужны для выполнения поставленных предприятием задач и проектов.

Подача заявок

После того, как предприятие определилось с количеством нужных специалистов и их квалификацией, сотрудники HR-отдела обязаны подать заявки на выбор кандидата в местные государственные структуры (центры занятости населения, кадровые агентства и т.д.). Все подающиеся заявки должны содержать требования к потенциальным сотрудникам (наличие опыта, определенных умений и навыков, знание иностранных языков), некоторые работодатели также формируют запросы, указывая желаемый возраст и пол кандидатов. Сформированная заявка подписывается руководителем предприятия.

Уточнение заявок

Для обеспечения качественного бизнес-процесса сотрудникам HR-отдела приходится уточнять заявки, поданные руководством. Все работники предприятия, занимающиеся рекрутингом, должны понимать, кого именно следует принять на работу. Специалист обязан уточнить следующие позиции:

• наименование имеющейся вакансии, ее структурное подразделение;
• причина появления открытой вакансии;
• место в организации, которое займет новый специалист, его непосредственный руководитель или число подчиненных;
• обязанности нового специалиста предприятия;
• основные требования, предъявляющиеся к соискателям.

Предприятие, намеренное отыскать новых сотрудников, должно корректно указать требования, предъявляемые к потенциальным кандидатам:

• желаемый возраст сотрудника;
• уровень образования;
• необходимый для выполнения внутренних потребностей предприятия опыт работы;
• профессиональные навыки по узкому профилю (если таковые имеются).

HR-специалист обязан иметь представление о том, какие профессиональные навыки необходимы на той или иной позиции, какие качества (личные и деловые) должен иметь новый сотрудник, желающий получить работу. Это необходимо для выполнения корректного анализа должности, на которую разыскивается новый сотрудник.

Формирование профиля для вакансии

Только после того, как руководством были сформированы требования к будущему сотруднику и обозначены условия, в которых он будет трудиться в рамках предприятия, специалисты HR-отдела должны сформировать общий профиль должности с указанием дополнительной информации, а именно:

• обоснованных ограничений по возрасту;
• предпочтений по семейному статусу (далеко не все предприниматели готовы взять на работу сотрудника с маленькими детьми);
• требований к наличию образования;
• требований по здоровью и опыту трудовой деятельности;
• наличия/отсутствия необходимых навыков, умений и знаний;
• наличия тех или иных личностных характеристик.

После того, как профиль был сформирован, специалист, отвечающий за данный участок работы, создает комплекс мер, направленных на поиск нового сотрудника. Он должен завизировать этот документ у руководителя предприятия. После выполнения данной процедуры профиль направляется руководителю отдела, который будет проводить собеседование с кандидатами.

Обычно список мероприятий бизнес-процесса для закрытия вакансии выглядит следующим образом:

• обозначение профиля должности, которую необходимо закрыть;
• определение источников, с помощью которых рекрутеры будут искать нового сотрудника;
• формирование рекламного объявления для дальнейшего размещения на интернет-порталах, в СМИ и прочих мультимедийных ресурсах;
• создание реестра вопросов для усложненного интервью (при необходимости закрытия вакансии узкой специализации).

Особенности работы HR-специалистов по поиску работников

После формирования требований к открытой вакансии специалисты отдела по подбору кадров в рамках бизнес-процесса начинают рассматривать различные источники, из которых к ним могут прийти потенциальные кандидаты:

• собственно компания (сотрудники кадрового резерва);
• специалисты, принимавшие участие в практических занятиях внутри предприятия;
• поиск с помощью СМИ;
• базы данных экс-сотрудников компании (в этом случае рассматриваются только те кандидаты, чей профессионализм не вызывает сомнения у руководства);
• базы резюме, созданные HR-отделом;
• поиск кандидатов с помощью центров занятости и кадровых агентств;
• поиск сотрудников через профсоюзные организации вузов и средних профессиональных учебных заведений;
• агентства по кадровому лизингу (для выполнения временных работ);
• прямой поиск специалистов.

Бизнес-процессы управления персоналом – достаточно сложная наука, которая требует от специалистов HR-отдела находить подход ко всем кандидатам на должности внутри предприятия.

При рассмотрении кандидатов для закрытия руководящих вакансий HR-менеджер должен попросить их пройти психологическое тестирование, помогающее выявить наличие важнейших личностных и профессиональных качеств, необходимых для работы в компании. Для подобных кандидатов используются тесты, сформированные Кеттелом, Лири, Меграбяном, Айзенком и Кейрси.

Первые кандидаты на получение работы

Благодаря выполнению этих мер бизнес-процесса ежедневно предприятие получает большое количество резюме от кандидатов на те или иные вакансии. Все обращения обрабатываются, а информация оказывается в специальных базах данных. Если кандидат устраивает HR-менеджера, он связывается с ним по телефону и приглашает на собеседование.

В некоторых случаях специалист по кадрам предпочитает проводить первичное собеседование по телефону, по результатам которого решает пригласить кандидата в офис для проведения личного собеседования. Там соискателю предлагается заполнить анкету (иногда их даже несколько), затем он должен пройти устное собеседование, по итогам которого менеджер решает, подходит ли кандидат под существующие требования или нет. Если результат собеседования положителен, соискатель допускается к следующему этапу бизнес-процесса.

Большая часть всех имеющихся на сегодняшний день предприятий проводит дополнительные психологические испытания. Исходя из результата тестирования, штатный психолог организации обязан написать заключение и отразить в нем психологические особенности соискателя, его сочетаемость с предлагаемой должностью, достоинства и недостатки, в некоторых случаях даже указываются допустимые сложности при начале трудовой деятельности на новой должности.

Линейность бизнес-процесса – залог успеха

После того, как соискатель успешно прошел собеседование у HR-специалиста, он переходит к следующему звену: теперь ему необходимо убедить линейного менеджера в том, что он достоин получить место в компании. Как правило, бизнес-процессы, в которые входит повторное собеседование, несколько сложнее предыдущих, поскольку здесь звучат каверзные вопросы по узкой тематике, на которые кандидат обязан дать адекватные ответы.

HR-специалист передает менеджеру резюме соискателя, его анкету и результаты проведенных испытаний. В некоторых случаях собеседование с непосредственным руководителем переносится на другой день, однако чаще всего его организовывают непосредственно в день, на который назначена встреча с сотрудником отдела кадров.

После собеседования руководитель подразделения или его секретарь обязаны в течение двух ближайших дней оповестить кандидата о своем решении. Эта часть бизнес-процесса во многих организациях становится обязательной. При проведении интервью сотрудник, занимающий руководящий пост, пытается выяснить как можно больше о потенциальном сотруднике, что им движет, чего он хочет добиться внутри предприятия.

Безопасность предприятия превыше всего

Как только руководитель принимает решение о приеме того или иного кандидата на работу, вся собранная информация о нем поступает в службу безопасности предприятия для проверки. Это – обязательный элемент подавляющего числа бизнес-процессов, поскольку в последнее время участились случаи возникновения ситуаций, когда сотрудник оказывался принятым в штаб, проходил обучение, а затем о нем выяснялись нелицеприятные факты, например, наличие судимости или огромного количества открытых кредитов.

Сотрудники службы безопасности, получив информацию о новом работнике предприятия, обязаны в ближайшие три дня проверить все полученные данные и представить соответствующее заключение в HR-отдел. Если за новым сотрудником компании числятся крупные нарушения законодательства, вероятность того, что он получит это место и начнет работать, близка к нулю.

Далее HR-специалист, взявший сотрудника на работу, обязан проверить все рекомендации с тех мест работы, которые сотрудник указал в собственной анкете. Ему в рамках данного бизнес-процесса придется обзвонить все предыдущие места работы и уточнить информацию: должность, обязанности, профессионализм, причины увольнения и др.

Прием сотрудника на работу

На финальном этапе данного бизнес-процесса выносится решение о приеме соискателя на работу. После того, как кандидат проходит все испытания на своем пути, и сотрудники предприятия не видят причин для того, чтобы отказать ему, формируется официальное решение о приеме нового сотрудника.

Специалист отдела кадров предоставляет своему руководителю всю имеющуюся информацию о новом сотруднике. Тому необходимо изучить ее и на этом основании подписать решение о приеме на работу кандидата. В некоторых случаях руководители предприятий проводят свое собственное собеседование с потенциальными работниками.

Как только руководитель компании поставил свою официальную подпись на решении, HR-менеджер должен отправить новичка в отдел кадров, где тот сможет оформить все необходимые документы. Однако этот этап является далеко не последним в бизнес-процессе управления персоналом, существует еще несколько его дополнительных частей.

Если на том или ином этапе выясняется, что кандидат не подходит под открытую вакансию, HR-специалист поблагодарит его за отклик и откажет. Анкета кандидата в рамках бизнес-процесса отправляется в базу данных, где будет находиться либо до окончания срока хранения документов, либо до тех пор, пока потенциальный работник не пригодится для закрытия иной имеющейся вакансии внутри предприятия.

Предоставление рабочего места сотруднику

После официального уведомления работодатель обязан уведомить соискателя о дате начала трудовой деятельности или же стажировки. Согласно существующему законодательству, которое учитывается бизнес-процессом, сотруднику необходимо пройти медицинский осмотр, в ходе которого будет произведена полная диагностика его организма.

Устраиваясь на работу, сотрудник должен предоставить целый пакет важных документов HR-специалистам:

• копию паспорта;
• трудовую книжку;
• СНИЛС;
• копию диплома о высшем образовании (с вкладышами);
• ксерокопию военного билета;
• несколько фотографий 3х4 (количество зависит от компании);
• ксерокопию свидетельств о браке и рождении детей, которым на момент приема кандидата на работу нет 18 лет.

Иногда работодатели в рамках этого бизнес-процесса требуют от своих сотрудников предоставить им целый ряд дополнительных документов: медсправку о прохождении осмотра, копию водительского удостоверения, первых страниц загранпаспорта и т.д. В некоторых предприятиях этот процесс организовывается по принципу, отличному от других, – именно там нужны дополнительные документы.

Новому сотруднику предлагается написать заявление с просьбой принять его на работу, оно визируется всеми вышестоящими руководителями, после чего направляется в HR-отдел, где инспекторы оформляют новичка и формируют соответствующий приказ для подписи руководства. Специалисту отдела кадров понадобится познакомить нового сотрудника с большим количеством важной документации:

• приказом о зачислении в штат;
• условиями трудовой деятельности;
• трудовым договором;
• внутренними правилами;
• должностными инструкциями;
• положениями с требованием о хранении коммерческой тайны организации (если таковая имеется).

Бизнес-процессы: заключительные фазы

Как только сотрудник оказался в штате предприятия, может показаться, что на этом проведение бизнес-процесса по подбору заканчивается, но это не так. Далее специалисты HR-отдела должны помочь новичку адаптироваться в коллективе и научиться правильно себя вести. Для этого проводятся тренинги, семинары, на которых новым сотрудникам рассказывается о предприятии, его функционале, возможностях карьерного и личностного роста внутри предприятия.

Бизнес-процессы в данном случае раскладываются на большое количество последовательных этапов, среди которых прием на работу является самым важным. Как только сотрудник начинает активно проявлять себя, руководство может предложить ему посетить тренинги, направленные на развитие личных и профессиональных качеств.

В рамках существующего бизнес-процесса новые сотрудники активно вовлекаются в жизнь предприятия, их приглашают на мероприятия, праздники, акции, где они могут или поучаствовать или понаблюдать за ними в качестве зрителей. Сотруднику в данном случае лучше всего не отказываться, поскольку коллектив вряд ли сочтет это уместным. HR-специалист обязан разъяснить новому сотруднику, что внутри предприятия существуют свои культурные ценности и нормы поведения, которые следует соблюдать. В некоторых случаях эта обязанность возлагается на непосредственного руководителя нового сотрудника, понадобится также объяснять новичку некоторые мелочи бытового характера.

Благодаря столь объемному бизнес-процессу ни один новый сотрудник не остается без внимания. Это помогает ему чувствовать себя намного комфортнее на новом рабочем месте и выполнять задачи, поставленные перед ним предприятием. Практически все крупные организации перестали рассматривать своих сотрудников как детали в станке, которые можно легко заменить. Некоторые предприятия даже предпочитают «взращивать» руководителей высшего уровня внутри компании, не открывая эти должности для сторонних соискателей. Единственное, что в данном случае требуется от нового сотрудника, – активное желание развиваться и работать на благо предприятия. Тогда он точно будет замечен руководством и начнет двигаться по карьерной лестнице.

Описание бизнес-процессов по ведению кадрового учета

Бизнес-модель строительной компании включает в себя следующие бизнес-процессы:

• 1 Управление передвижением сотрудников:
• 1.1 Принятие сотрудника:
• 1.1.1 Внесение личных данных;
• 1.1.2 Определение отдела;
• 1.2 Изменение статуса сотрудника;
• 1.2.1 Перевод в другой отдел;
• 1.2.2 Перевод на другую должность;
• 1.2.3 Перевод в другой отдел;
• 1.2.4 Перевод в отпуск;
• 1.2.5 Увольнение;
• 1.3 Составление отчетности.

Бизнес-процесс первого уровня «Деятельность отдела кадров» (рис. 1) подразделяется на несколько бизнес-процессов второго уровня (рис. 2).

Рисунок 1. Первый уровень бизнес-процессов

Рисунок 2. Бизнес-процессы второго уровня

Формирование требований на проектирование системы

Цель : требуется разработать автоматизированную систему, с помощью которой можно будет производить основную работу по кадровому учету.

Критерий : цель считается достигнута, если основные входящие и исходящие документы отдела кадров, формируются с помощью автоматизированной системы на основе базы данных.

Основание разработки : задание на курсовое проектирование

Осуществимость и экономическая целесообразность .

Данная задача вполне осуществима для выполнения, потому что на многих предприятиях подобная система в отделе кадров успешно работает. Наше предприятие принципиально ничем не отличается от других подобных предприятий.

Внедрение данной системы позволит:

• - повысить производительность труда (в десятки и сотни раз)
• - повысить качество и достоверность кадрового учета
• - перейти от учета к анализу кадров предприятия
• - привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствии с законами.

Некоторые задачи (особенно отчетность) можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.

Данная система позволит перейти от простого учета кадров на более высокий уровень. Будет возможно производить анализ движения кадров по разным аспектам, на основе исходных данных легко получать нужную управленческую информацию.

Функции автоматизированной системы, которые автоматизируются:

• 1. Ведение базы сотрудников;
• 2. Прием на работу новых сотрудников;
• 3. Увольнение сотрудников;
• 4. Кадровое перемещение;
• 5. Оформление отпусков;
• 6. Оформление больничных листов;
• 7. Ведение штатного расписания;
• 8. Информационно-справочное обслуживание;
• 9. Отчетность
• - перед бухгалтерией;
• - перед Пенсионным фондом;
• - перед статистическими органами;
• - перед руководством.

Выбор средства разработки

Система будет разрабатываться на основе объектно-ориентированной СУБД 1С: Предприятие 8.3, так как эта СУБД способна в полной мере решить поставленные задачи и приемлема по цене.

Функциональные требования

Функциональные требования приведены в таблице 1.

В таблице приведены требования к основным сущностям разрабатываемой системы, базовым пользовательским функциям для ведения кадрового учета на предприятии, формированию отчетной документации.

Таблица 1 - Функциональные требования на разработку

	Требование	Детализация требования
	Справочник «Анкета сотрудника» должен содержать заданные значения	Значения справочника: ФИО сотрудника; Документ, удостоверяющий личность; Серия и номер документа; Подразделение; Семейное положение; Дата рождения; Образование; Дата приема; Выговоры; Номер телефона; Дата увольнения; Причина увольнения; Статус сотрудника; Испытательный срок; Условия труда; График работы.
	Атрибут «Документ, удостоверяющий личность» должен выбираться из справочника «Виды документов, удостоверяющих личность»	Значения справочника:
		Заграничный паспорт РФ
		Свидетельство о рождении
		Удостоверение личности в/с
		Справка об освобождении
		Заграничный паспорт ММФ
		Военный билет в/с
		Миграционный паспорт
		Дипломатический паспорт
		Иностранный паспорт
		Свидетельство (беженцы)
		Удостоверение беженца
		Временное удостоверение личности гражданина РФ
		Паспорт образца 1997 года
		Иные документы, выдаваемые органами МВД
	Атрибут «Пол» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения:
	Атрибут «Подразделение» должен выбираться из справочника «Подразделения»
	Атрибут «Семейное положение» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Не замужем; Разведен; Разведена;
	Атрибут «Должность» должен выбираться из справочника «Должности»
	Атрибут «Разряд» должен выбираться из справочника «Разряды»
	Атрибут «Образование» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Без образования Начальная школа Неполное среднее Среднее общее Начальное профессиональное Среднее профессиональное Послевузовское
	Атрибут «Выговоры» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения:
	Атрибут «Причина увольнения» должен выбираться из справочника «Основание увольнения»	Возможные значения:
	Уход на инвалидность	ст. 33 КЗОТ п.2
	Совершение по месту работы хищения	ст. 33 КЗОТ, п.8
	Уход на пенсию	ст. 31 КЗОТ
	Учеба на дневном отделении	ст. 31 КЗОТ
	По сокращению штатов	ст. 33 КЗОТ, п.1
	По соглашению сторон	ст. 29 КЗОТ, п.1
	Уход на службу в армию	ст. 29 КЗОТ, п.3
	По требованию профсоюзного органа	ст. 37 КЗОТ
	За прогулы	ст. 33 КЗОТ, п.4
	По уходу за инвалидом	ст. 32 КЗОТ
	По уходу за детьми до 14 лет	ст. 32 КЗОТ
	По собственному желанию	ст. 31 КЗОТ
	Появление на работе в нетрезвом состоянии	ст. 33 КЗОТ, п.7
		ст. 29 КЗОТ, п.5
	Окончание срока работ	ст. 29 КЗОТ, п.2
	Несоответствие занимаемой должности	ст. 33 КЗОТ, п.2
	Систематич. неисполнение служ. обяз.	ст. 33 КЗОТ, п.3
	Неудовл. окончание испыт. срока	ст. 23 КЗОТ
	Атрибут «Статус сотрудника» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Работает
	Атрибут «Испытательный срок» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: 1 месяц; 3 месяца; 6 месяцев;
	Атрибут «Условия труда» должен выбираться из списка возможных значений	Возможные значения: Нормальные Тяжелые / вредные Особо тяжелые / особо вредные
	Атрибут «График работы» должен выбираться из справочника «Графики работы»	Возможные значения: Табель 8 час. Табель 7 час. Табель 6 час. Табель 4 час.
	Справочник «Должности» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Виды документов, удостоверяющих личность» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Подразделения» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Разряды» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование; Тарифная ставка
	Справочник «Графики работы» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование; Часы работы
		Значения справочника: Наименование Данные справочника: Общее заболевание По уходу за ребенком По беременности и родам Травма на производстве Травма в быту Травма по дороге с работы / на работу
	Справочник «Типы больничных листов» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование типа больничного листа
		Значения справочника: Наименование;
	Справочник «Основания для увольнения» должен содержать заданные значения	Значения справочника: Наименование; Статья КЗОТ
	В разрабатываемой системе пользователь формирует документ: Прием на работу	Структура документа: Дата приема; Подразделение - выбирается из справочника «Подразделения».
	В разрабатываемой системе пользователь формирует документ: Увольнение	Структура документа: ФИО сотрудника - выбирается из справочника «Анкета сотрудника»; Должность - выбирается из справочника «Должности»; Дата увольнения; Основание для увольнения - выбирается из справочника «Основание для увольнения».
	В разрабатываемой системе пользователь формирует документ: Сотрудники в отпуске	Структура документа: Сотрудник - выбирается из справочника «Анкета сотрудника»; Должность - выбирается из справочника «Должности»; Подразделение - выбирается из справочника «Подразделения»; Табличная часть: Период С (начало периода отпу... - имя прецедента; - краткое описание; - актеры, задействованные в прецеденте; - основной поток прецедента. Прецедент : увольнение сотрудника; Краткое описание : прием на работу нового сотрудника на основании поданного заявления, фиксация данных об уволенном сотруднике предприятия Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Увольнение»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Увольнение»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Увольнение» - данные об увольняемом сотруднике; 5. В таблице появляется новая запись с данными об уволенном сотруднике. 6. Статус сотрудника меняется на «Уволенный» в справочнике «Анкета сотрудника» Прецедент : перемещение сотрудника; Краткое описание : перемещение сотрудника на основании поданного заявления, фиксация данных о перемещении сотрудника Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Перемещение сотрудника»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Перемещение сотрудника»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Перемещение сотрудника» - данные о перемещаемом сотруднике; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует введенные атрибуты новой записи; 5. В таблице появляется новая запись с данными о перемещенном сотруднике сотрудника. 6. Данные сотрудника в справочнике «Анкета сотрудника» изменяются в соответствии с введенными данными в таблице «Перемещение сотрудника» Прецедент : оформление отпусков; Краткое описание : оформление отпуска сотрудника на основании поданного заявления, фиксация данных об оформленном отпуске сотрудника Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Сотрудники в отпуске»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Сотрудники в отпуске»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Сотрудники в отпуске» - данные об отпуске сотрудника в соответствии с поданным заявлением; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует введенные атрибуты новой записи; 5. В таблице появляется новая запись с данными об отпуске сотруднике сотрудника. 6. Статус сотрудника меняется на «В отпуске» в справочнике «Анкета сотрудника» Прецедент : оформление больничных листов; Краткое описание : оформление больничного листа сотрудника на основании данных больничного листа, фиксация данных о больничном листе сотрудника Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Больничный лист»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Больничный лист»; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Больничный лист» - данные о больничном листе сотрудника в соответствии с данными больничного листа; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует введенные атрибуты новой записи; 5. В таблице появляется новая запись с данными о больничном листе сотрудника. Прецедент : ведение штатного расписания Краткое описание : ведение штатного расписания, фиксация данных об изменениях в штатном расписании кадров на предприятии Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Штатное расписание»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Штатное расписание» или выполняет корректировку существующей записи в штатном расписании; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Штатное расписание» или редактирует существующую запись в штатном расписании; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует внесенные изменения в штатном расписании; 5. В таблице появляется новая запись о штатном расписании предприятия или изменяются реквизиты существующей записи штатного расписания. Прецедент : ведение воинского учета Краткое описание : ведение воинского учета, фиксация данных об изменениях в воинском учете кадров на предприятии Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 6. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Воинский учет»; 7. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Воинский учет» или выполняет корректировку существующей записи в воинском учете; 8. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Воинский учет» или редактирует существующую запись; 9. Сотрудник отдела кадров фиксирует внесенные изменения в воинском учете; 10. В таблице появляется новая запись о воинском учете на предприятии или изменяются реквизиты существующей записи о воинском учете. Прецедент : ведение ответственных лиц Краткое описание : ведение ответственных лиц, фиксация данных об ответственных лицах на предприятии Актеры : Сотрудник отдела кадров Основной поток : 1. Сотрудник отдела кадров открывает таблицу «Ответственные лица»; 2. Сотрудник отдела кадров инициирует создание новой записи в таблице «Ответственные лица» или выполняет корректировку существующей записи в указанной таблице; 3. Сотрудник отдела кадров вводит атрибуты новой записи таблицы «Ответственные лица» или редактирует существующую запись в указанной таблице; 4. Сотрудник отдела кадров фиксирует внесенные изменения в таблице; 5. В таблице появляется новая запись об ответственном лице на предприятие или изменяются реквизиты существующей записи в таблице «Ответственные лица».

Развитие идей менеджмента качества позволяет по-новому взглянуть на проблему результативности и эффективности управления персоналом, поскольку качество продукции в первую очередь зависит от деятельности персонала, его профессиональных знаний и умений, ответственности и мотивации к труду и др. Под качеством управления персоналом мы понимаем результативную и эффективную систему управления персоналом, включенную в общую систему управления организацией, которая позволяет ей достичь поставленных целей. Качество работы персонала отражается на конечном результате деятельности – готовом товаре, услуге, части процесса и т.д. Оно зависит, прежде всего, от профессионализма работника, уровня его мотивации к труду в конкретных производственно-экономических условиях. Следовательно, эти понятия характеризуют разные уровни управления: если обеспечение качества управления персоналом является задачей высшего руководства, то обеспечение качества работы – задача линейных менеджеров и самих работников.

В настоящее время идет бурное развитие теории управления качеством, причем акценты переносятся на обучение и мотивацию груда персонала как основного ресурса организации в обеспечении качества работы всей организации, а также рассматриваются вопросы сохранения и поддержания экологического баланса как первостепенной задачи в деятельности организации.

В соответствии с требованиями н. 6.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2008 персонал организации является наиболее ценным и критическим ресурсом, поэтому необходимо гарантировать, что корпоративная среда поощряет рост сотрудников, обучение, передачу знаний и командную работу. Управление персоналом должно быть плановым, прозрачным, с соблюдением этических норм и социальной ответственности. Организация должна гарантировать, что персонал понимает важность своего вклада и свою роль.

Процесс управления человеческими ресурсами (персоналом) организации включает:

• кадровое планирование;
• определение квалифицированных требований и необходимой компетентности персонала, выполняющего работы, влияющие на качество.

В соответствии с требованием п. 6.3 ГОСТ Р ИСО 9004–2010 руководство организации на постоянной основе должно установить процессы, которые дают возможность работнику организации:

• переводить стратегию организации и цели процессов в индивидуальные цели, а также разрабатывать планы по их достижению;
• определять затруднения, возникающие в его деятельности;
• брать ответственность на себя для решения проблем;
• оценивать достижение своих индивидуальных целей;
• активно искать возможности для расширения своей компетентности и опыта;
• шире применять командную работу и генерировать синергетический эффект от сотрудничества между людьми;
• распространять информацию, знания и опыт в организации.

Однако необходимо отметить, что предъявляемые стандартами требования в отношении персонала сильно ограничены. Они сводятся к постоянному повышению квалификации работников, по современные теории управления персоналом рассматривают целый ряд специальных функций (направлений), от которых зависит результативность деятельности персонала. Это – функции планирования потребности в персонале, подбора и адаптации персонала, организации труда, его оценки и мотивации, развития персонала, его трудовых (карьерных) перемещений, стимулирования персонала и сплочения коллектива. Все функции рассматриваются во взаимосвязи и нельзя отказаться от выполнения отдельных работ без нанесения ущерба всей системе управления персоналом.

В силу того, что в основе проектирования и разработки СМК лежит процессный подход, адаптировать управление персоналом к требованиям СМК можно, представив его в виде процесса (рис. 6.1).

Идентифицировать бизнес-процесс как объект СМК означает:

• назначить владельца процесса;
• определить вход и выход процесса;
• выделить владельцу процесса ресурсы, необходимые для выполнения процесса и управления им;
• определить регламенты выполнения процесса;
• разработать систему управления процессом.

В соответствии с терминологией менеджмента качества владельцем процесса управления персоналом является руководитель соответствующей службы в организации (начальник отдела кадров, руководитель службы управления персоналом).

Входом в процесс являются требования других бизнес-процессов организации (технологический процесс производства продукции, процесс сбыта продукции, процессы, обслуживающие основное производство, научно-исследовательский процесс и т.д.), поэтому следует выявить их требования к процессу управления персоналом.

Среди основных требований к процессу можно выделить потребность в персонале в нужном количестве и необходимого качества (т.е. определенная численность работников, владеющих необходимыми профессиональными компетенциями), постоянное совершенствование профессиональных знаний сотрудников, высокий уровень трудовой дисциплины, работа сплоченной команды, отношение к труду как первой жизненной необходимости и др. Вход в процесс управления персоналом может существенно различаться. Выбор приоритетов, как правило, зависит от уровня развития организации, выбранной ею концепции управления бизнесом и концепции управления персоналом.

Рис. 6.1.

Основным требованием к процессу управления персоналом может быть обеспечение производственно-хозяйственных процессов необходимым количеством персонала, обладающего достаточными компетенциями для качественного выполнения своих обязанностей. Следовательно, это требование и будет входом в бизнес-процесс. Выходом – реализованный уровень трудового потенциала, соответствующий требованиям организации.

Для управления персоналом как процессом руководителю организации необходимы следующие виды ресурсов:

• специалисты, профессионально занимающиеся вопросами научного управления персоналом (HR-менеджеры);
• информация об объекте управления, предоставляемая заинтересованным лицам, обеспечение механизма прямой и обратной связи, а также формирование аналитической базы для планирования, организации и контроля работы по управлению персоналом;
• материально-технические ресурсы, необходимые для оснащения службы управления персоналом необходимыми средствами связи, компьютерами, мебелью и другим инвентарем;
• финансовые ресурсы для обеспечения мероприятий, направленных на приведение трудового потенциала организации в соответствии с требованиями СМК.

Разработка регламента процесса предполагает приведение в соответствие или создание необходимой документации организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативного, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, методы управления персоналом.

При создании регламентирующих документов необходимо опираться на требования Трудового законодательства РФ. Основными регламентирующими документами по управлению персоналом в организациях являются Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и т.д.

К основным регламентирующим документам можно отнести политику управления персоналом, положение о системе управления персоналом, стратегический и оперативный планы по управлению персоналом, которые должны сопровождаться пакетом документограмм по функциям управления персоналом, возможно использование и других документов. Документ о политике управления персоналом должен включать основную цель управления персоналом, вытекающую из миссии организации и ее стратегических целей, давать описание основных принципов, а также приоритетных направлений в данной области на определенную перспективу.

Положение о системе управления персоналом должно представлять собой документ, закрепляющий выбранную высшим руководством организации концепцию управления персоналом, используемую для создания оптимальной модели управления персоналом конкретной организации с учетом факторов внешней среды и возможностей организации. Основная цель разработки такого документа состоит в формировании основных методологических подходов к управлению персоналом. Для реализации этой цели документ должен включать следующую информацию:

• описание концепции управления персоналом с использованием общих категорий и терминов;
• описание основных субъектов внешней среды, участвующих и регулирующих процессы управления персоналом, и принципов взаимодействия организации с этими субъектами;
• классификацию основных объектов управления и их характеристику;
• единый для всей организации понятийный аппарат в отношении управления персоналом;
• принципы построения документов нижестоящих уровней.

В планах выбранные приоритеты закрепляются в виде перечня мероприятий с указанием их целей, сроков, ответственных лиц, необходимых ресурсов. Документограммы, процедурограммы являются документами организационно-методического характера, которые регламентируют деятельность субъектов управления в отношении последовательности действий, использования инструментария в рамках отдельных специальных функций управления персоналом.

К ним можно отнести подбор персонала, сто оценку и обучение, адаптацию и др.

Разработка системы управления процессом требует закрепления обязанностей по управлению бизнес-процессом (управлению персоналом) за исполнителями, разделения между ними ответственности, а также разработки механизмов, инструментария оценки результативности и эффективности процесса.

Рис. 6.2.

В общем виде схема идентификации процесса управления персоналом организации приведена на рис. 6.2.

Бизнес-процесс управления персоналом будет зависеть от конкретных характеристик организации и условий ее функционирования.

Ответственность за общее руководство и координацию работ подразделений для обеспечения функционирования и развития процесса управления человеческими ресурсами возлагается на руководителя организации, а за обеспечение необходимого количества и качества персонала, поддержание в рабочем состоянии соответствующих записей об образовании, подготовке, навыках и опыте отвечает руководитель службы по кадрам.

Руководитель службы качества организации несет ответственность за обучение и подготовку персонала по вопросам внедрения, функционирования и улучшения СМК, а также за подготовку внутренних аудитов.

Кадровая политика организации должна быть направлена на создание стабильного, высококвалифицированного трудового коллектива, способного выполнять стоящие перед организацией задачи в области качества.

Достижение этой цели осуществляется посредством:

• обеспечения необходимыми кадрами рабочих, инженерно-технических работников и служащих;
• подбора и расстановки кадров с учетом потребности организации, уровня компетентности, профессиональной квалификации;
• своевременного перемещения на вышестоящие должности перспективных, растущих работников;
• повышения заработной платы в соответствии с качеством и результативностью труда.

Законность данной политики по управлению персоналом основывается на Трудовом кодексе (ТК РФ) и коллективном договоре организации.

Взаимоотношения в коллективе организации регламентируются правилами внутреннего распорядка, положениями, должностными (рабочими) инструкциями и другими документами.

Потребность в персонале определяется руководством организации и руководителями структурных подразделений на основе штатного расписания с учетом стратегии развития организации и условий выполнения конкретных договоров (контрактов).

Профессиональный отбор осуществляется путем собеседования кандидата с начальником отдела кадров (ОК), который впоследствии направляет кандидата к руководителю подразделения, в котором имеются вакансии.

При должностных перемещениях руководителей и специалистов, установлении им категорий, заработной платы, а также при увеличении оклада, учитывается их способность к практическому использованию полученных знаний, умений и навыков (ТК РФ).